Немаловажную роль в организации кадрового учета и работы с персоналом играет автоматизация труда работников кадровой службы предприятия. В настоящее время существует целый ряд программных средств, призванных автоматизировать процессы кадрового учета. Одной из наиболее популярных таких программ является 1С 8, которая подробно рассматривается в этой книге.

Эта программа давно занимает лидирующие позиции на рынке, она уже получила большое количество поклонников. К ее характерным особенностям следует отнести повышенную гибкость, настраиваемость, функциональную эластичность, и, как следствие, – применимость к особенностям практически любого предприятия (торгового, бюджетного, финансового, производственного и т.д.).

Настоящее руководство рассчитано на обучение широкого круга пользователей работе по автоматизации кадрового учета и начислению заработной платы с помощью программы 1С 8. Начинающие пользователи с помощью этой книги получат возможность последовательного и комплексного изучения рассматриваемой конфигурации; более опытные пользователи найдут в книге ответы на интересующие вопросы и откроют для себя новые возможности программы. Для руководящих работников изучение данной книги также небесполезно – например, для принятия решений о концептуальном направлении построения процессов кадрового учета на предприятии.

Не исключено, что в процессе изучения программы читатель обнаружит некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что он видит на экране компьютера – такая вероятность обусловлена тем, что программа 1С постоянно совершенствуется и дорабатывается. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.

Данная книга состоит из двух частей. В первой части рассматривается конфигурация «1С Зарплата и управление персоналом 8», которая специально предназначена для автоматизации кадрового учета, а также расчета и начисления зарплаты. Во второй части мы узнаем, как ведется учет заработной платы в конфигурации «1С Бухгалтерия предприятия 8». Отметим, что первая часть будет намного больше по объему, поскольку данная конфигурация является специализированным продуктом, разработанным специально для кадрового учета и расчета зарплаты, в то время как «1С Бухгалтерия предприятия 8» – это комплексный продукт, в котором расчет и начисление зарплаты является лишь частью функциональности.

В этой главе мы рассмотрим, какие же основные задачи кадрового учета можно решать с помощью программы «1С Зарплата и управление персоналом 8». Также кратко рассмотрим структуру описываемой конфигурации.

Возможности программы

Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначена для решения следующих задач:

♦ Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий;

♦ Ведение самых разнообразных справочников: организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;

♦ Проведение анкетирования сотрудников;

♦ Подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, заключение трудового договора, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т.д.) в соответствии с действующим законодательством;

♦ Формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;

♦ Планирование занятости сотрудников (участие в мероприятиях, планируемые встречи и т.д.);

♦ Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством;

♦ Раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;

♦ Работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;

♦ Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т.д.), с формированием соответствующей отчетности;

♦ Проведение различного рода мероприятий;

♦ Формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы организации, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняется пользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;

♦ Решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.

В следующем разделе мы кратко ознакомимся со структурой рассматриваемой конфигурации и ее основных инструментах.

Структура прикладного решения

Рассматривая структуру конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» следует в первую сказать о том, что возможности программы предусматривают ведение кадрового учета как в целом по компании, так и отдельно по каждой входящей в ее состав организации.

Учтите, что содержимое главного окна программы, а также набор доступных для работы команд, функций, кнопок и прочих инструментов зависит от того, какой интерфейс включен у вас в данный момент. Самый полный набор инструментов можно использовать при включенном интерфейсе «Полный». Выбор интерфейса осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Сервис▸Переключение интерфейса. Здесь и далее подразумевается, что в программе включен Полный интерфейс (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Главное окно программы

Основным рабочим инструментом программы является главное меню. Каждый пункт главного меню включает в себя перечень команд, предназначенных для перехода в соответствующие режимы работы программы. В состав главного меню входят следующие пункты:

♦ Файл – команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows: к ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.

♦ Правка – в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.

♦ Операции – с помощью команд данного меню осуществляется выбор вариантов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции▸Справочники на экране откроется окно выбора справочника. Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.

♦ Персонал, Расчеты с персоналом, Кадровый учет и Расчет зарплаты по организации – каждое из перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка учета. По мере изучения книги мы будем знакомиться с ними подробнее.

♦ Предприятие – данное меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим формирования отчетности по медицинскому страхованию, просмотра и редактирования некоторых справочников, настройки производственного календаря, и др.

♦ Сервис – данное меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы.

♦ Окна – в этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы.

♦ Справка – в состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.

В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. В дальнейшем мы неоднократно будем останавливаться на тех либо иных командах контекстного меню. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели (состав меню Действия и инструментальной панели также зависит от конкретного интерфейса).

Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы, и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.1 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро, одним щелчком мыши перейти в требуемый режим работы.

Непосредственно под главным меню программы располагается несколько инструментальных панелей. Кнопки инструментальных панелей дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое этих панелей, предложенное по умолчанию.

Список «горячих клавиш»

Таблица 1.1.

«Горячие клавиши» общего назначения

Таблица 1.2.

Таблица 1.3.

«Горячие клавиши» для работы в окне редактирования

Таблица 1.4.

«Горячие клавиши» для работы в интерфейсах списка и с иерархическими списками

Таблица 1.5.

«Горячие клавиши» для работы с полями ввода в окнах редактирования

Таблица 1.6. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с табличными документами

Таблица 1.7. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с текстовыми документами

Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Об этом будет рассказано в данной главе.

Программа 1С (независимо от используемой конфигурации) может функционировать в двух режимах: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.

В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.

Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора). В этой главе мы рассмотрим, какие действия по настройке программы пользователь может выполнять самостоятельно.

Установка пароля доступа

Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, рекомендуется защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис▸Параметры пользователя – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Ввод пароля

В данном окне в полях Имя и Полное имя отображается сокращенный и полный вариант имени текущего пользователя. Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность появления ошибки.

При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем,, то при активизации команды Сервис▸Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 2.1, в котором этот пароль можно изменить.

Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте – при утере пароля доступ к данным будет невозможен.

Настройка интерфейса

Для перехода в режим настройки пользовательского интерфейса программы следует выполнить команду главного меню Сервис▸Настройка. В результате на экране откроется окно Настройка, в котором выполняются необходимые действия. Данное окно показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Настройка пользовательского интерфейса

Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.

Обратите внимание, что на рис. 2.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые – серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 2.2 панель Главное меню обозначена черным флажком, а панель Текст – серым. Это означает, что главное меню будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст – только в режиме работы с текстовыми документами (причем – в нижней части интерфейса).

Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако пользователь может самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.

Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Создание пользовательской панели инструментов

В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК – в результате новая панель будет добавлена в список панелей на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что система не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет панель инструментов из списка.

С помощью кнопки Сброс осуществляется восстановление параметров системной инструментальной панели, выделенной в списке курсором, которые были установлены для нее по умолчанию. Это бывает целесообразно, например, после редактирования системной панели для возврата к ее первоначальному состоянию.

Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Вкладка Команды

Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в категорию, на которой в поле Категории установлен курсор. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).

Настройка параметров программы

Для перехода в режим настройки параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис▸Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Настройка параметров

На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Тексты и Справка. Остановимся подробнее на каждой из них.

На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок сброшен, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается текущая дата компьютера).

На вкладке Тексты (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.

Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.

При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.

В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.

В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, изображенное на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Настройка параметров шрифта

Если установлен флажок Шрифт стиля, то требуемый шрифт выбирается из списка, который расположен ниже данного флажка. Правее расположены два флажка с одинаковым названием – Из стиля; такой же флажок находится в выделенной области Начертание. Если указанные флажки установлены, то параметры шрифта будут соответствовать выбранному стилю. Если же требуется отредактировать параметры выбранного стиля шрифта (например, изменить его размер), то нужно сбросить соответствующий флажок и вручную установить требуемые значения. При установленном флажке Системный шрифт выбор стиля шрифта осуществляется из списка, который расположен под этим флажком. Флажки Из стиля используются таким же образом, как и при установленном флажке Шрифт стиля.

Если установлен флажок Системный шрифт, то справа внизу окна становится доступным поле Набор символов. В данном поле из раскрывающегося списка выбирается требуемый набор символов.

В левом нижнем углу окна настройки параметров шрифта демонстрируется образец того, как будет выглядеть текст при установленных в данный момент настройках.

После того, как установлены требуемые параметры шрифта, следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате в окне Параметры на вкладке Тексты соответствующим образом будет заполнено поле Шрифт. С помощью кнопки Отмена осуществляется закрытие окна Выбор шрифта без сохранения выполненных изменений.

На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.

Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Описание интерфейсов списка

Выбор объектов для просмотра или редактирования осуществляется в окнах списка. Такое окно открывается при активизации многих функций главного меню. Например, если вы хотите сформировать документ или заполнить справочник – вам нужно выполнить соответствующую команду главного меню или щелкнуть на соответствующей ссылке панели функций. В любом случае на экране откроется окно списка, в котором будет представлен перечень сформированных ранее объектов, а уже из этого окна вы будете переходить в режим ввода, просмотра или редактирования объекта. В нижеследующих главах книги мы будем знакомиться со многими окнами списка, а здесь расскажем об общих правилах работы с этими окнами, поскольку порядок действий во многих из них аналогичен.

В левом верхнем углу окна списка находится кнопка Действия. При нажатии на данную кнопку открывается меню с перечнем команд, которые предназначены для работы со списком документов либо для перехода в другие режимы работы. Эти же команды содержатся в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна списка, а также дублируются соответствующими кнопками инструментальной панели. Рассмотрим подробнее некоторые из этих команд.

Команда Действия▸Добавить предназначена для добавления в список новой позиции (документа, элемента справочника и т.п.). Данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert. При необходимости можно добавить новую позицию списка на основании текущей позиции – это бывает целесообразно в случаях, когда большинство параметров у имеющейся и создаваемой позиции совпадает. Для добавления новой позиции на основании текущей предназначена команда Действия▸Скопировать, вызываемая также нажатием клавиши F9.

Для перехода в режим редактирования текущей позиции списка следует воспользоваться командой Действия▸Изменить либо клавишей F2.

Формирование новой и редактирование имеющейся позиции списка иногда может выполняться как непосредственно в окне списка, так и в отдельном диалоговом окне. Переключение между этими режимами осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге.

В программе реализована возможность так называемого «отложенного удаления». Смысл ее заключается в том, что объекты, которые предполагается удалить, вначале помечаются на удаление, а само удаление осуществляется позже, с помощью команды главного меню программы Операции▸Удаление помеченных объектов. Чтобы пометить позицию списка на удаление, следует установить на нее курсор и активизировать команду Действия▸Установить пометку удаления. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Аналогичным образом впоследствии можно снять пометку на удаление.

С помощью команды Действия▸Установить отбор и сортировку списка осуществляется переход в режим настройки фильтра на отображаемые в окне данные. Использование этой возможности целесообразно при работе с большими объемами данных, а также в иных случаях. При выполнении команды на экране открывается окно настройки параметров фильтра, изображенное на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Настройка отбора данных

Данное окно состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 1.8) и Сортировка. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержатся возможные условия фильтра. Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры указывается конкретное значение выбранного фильтра: например, на рис. 2.7 выбран фильтр Организация, а значение фильтра – ЗАО Станкоимпорт. Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра (Равно, Не равно, В списке, Не в списке и др. – у разных условий фильтра могут быть разные варианты применения). Например, на рис. 2.7 для фильтра Организация выбран вариант Равно. Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только позиции для организации ЗАО «Станкоимпорт». Если же установить вариант Не равно, то из списка будут исключены все позиции кроме тех, которые относятся к организации ЗАО «Станкоимпорт» (иначе говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).

Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько наименований) следует выбрать вариант В списке либо Не в списке. В первом случае будут показаны позиции, соответствующие заданным параметрам, во втором – такие позиции будут из списка исключены (здесь прослеживается аналогия с вариантами Равно и Не равно).

В дальнейшем для использования сохраненного фильтра следует вновь открыть окно Список отборов, установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Восстановить – в результате в окне Отбор и сортировка на вкладке Отбор будут восстановлены все параметры выбранного фильтра. Для удаления фильтра из окна Список отборов нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна Список отборов без выбора фильтра, а с помощью кнопки Справка осуществляется вызов справочной информации.

На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки позиций, содержащихся в окне списка. Содержимое вкладки показано на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Вкладка Сортировка

В правой части вкладки содержится перечень возможных признаков сортировки, в левой части – те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов сортировки и переключение направления сортировки осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии, то при последующих открытиях окна списка все позиции в нем будут по умолчанию отсортированы в соответствии с текущими настройками сортировки.

Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка, следует нажать кнопку ОК; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.

Команда Действия▸Отбор по значению в текущей колонке также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение ячейки окна списка, в которой установлен курсор. Для выключения фильтра следует повторно активизировать данную команду.

Подменю Действия▸История отборов доступно только после того, как хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро восстановить какой-нибудь из примененных ранее фильтров.

С помощью команды Действия▸Отключить отбор осуществляется отключение примененного ранее фильтра. Данная команда становится доступной только после применения какого-либо фильтра.

С помощью команды Действия▸Вывести список осуществляется переход в режим настройки печатной формы списка перед его выводом на печать. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Настройка печатной формы списка

В данном окне в поле Выводить в указывается тип выходного документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Табличный документ либо Текстовый документ. В поле Выводить колонки путем установки соответствующих флажков указываются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. По умолчанию флажки установлены возле всех колонок. После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране откроется окно с печатной формой списка; для вывода его на печать следует воспользоваться командой главного меню программы Файл▸Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Команда Действия▸Настройка списка предназначена для перехода в режим настройки представления содержащейся в окне списка информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Настройка списка

Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочее. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в списке. По умолчанию установлены все флажки. Справа вверху расположены кнопки, с помощью которых можно быстро установить либо снять сразу все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию – для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка. В правой части окна с помощью соответствующих параметров можно выполнить дополнительную настройку списка.

Вкладка Прочее включает в себя следующие параметры:

♦ При открытии восстанавливать позицию – если установлен данный флажок, то при открытии окна списка курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна.

♦ При открытии переходить – значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты – В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен в первой позиции списка) и В конец списка (курсор будет помещен в конец списка).

♦ Обновлять автоматически каждые ... секунд – использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо позиции). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматической обновление списка.

После того, как выполнена настройка программы, можно приступать к заполнению ее справочников. Справочник в системе 1С – это своего рода каталог, хранилище основной, базовой информации, на основании которой строится вся дальнейшая работа. В справочниках содержится информация о физических лицах компании, ее структуре, штатном расписании, и др.

В этой главе мы рассмотрим порядок заполнения и ведения основных справочников, используемых в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8».

Сведения о физических лицах

Справочник физических лиц – самый главный справочник, используемый в конфигурации «Управление персоналом». Это неудивительно: ведь персонал любого предприятия – это его сотрудники, каждый из которых является физическим лицом. В справочнике физических лиц хранится самая подробная информация о каждом сотруднике предприятия.

Окно списка физических лиц

Для перехода в режим работы со справочником физических лиц следует выполнить команду главного меню Предприятие▸Физические лица – в результате на экране откроется окно списка Физические лица, изображенное на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Список физических лиц

Для удобства работы со списком в программе реализована возможность группировки физических лиц. Поэтому окно списка разделено на две части. В левой части содержится список групп сотрудников, а в правой части – перечень сотрудников, входящих в активную группу. Активная группа – это группа, которая выбрана в левой части окна; для выбора группы нужно щелкнуть на ней мышью.

В левом верхнем углу окна находится кнопка Действия. При нажатии на данную кнопку открывается меню с перечнем команд, которые предназначены для работы со списком документов либо для перехода в другие режимы работы. Эти же команды содержатся в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна списка, а также дублируются соответствующими кнопками инструментальной панели. Рассмотрим подробнее некоторые из этих команд.

Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования параметров текущего физического лица нужно выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Enter, дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. И при создании нового, и при редактировании параметров текущего физического лица на экране открывается окно редактирования, описание которого приводится в следующем разделе.

Ввод и редактирование сведений о физических лицах

Окно редактирования представлено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Окно редактирования

В данном окне вводится вся информация о физическом лице (сотруднике, кандидате и т.д.).

При вводе данных по новому физическому лицу в первую очередь необходимо указать его фамилию, имя и отчество. Для этого предназначено поле Имя, которое расположено в верхней части окна.

После ввода фамилии, имени и отчества можно приступать к заполнению иных реквизитов окна редактирования. На рис. 2.7 видно, что это окно состоит из нескольких вкладок: Общее, Персональные данные, Дополнительно, Награды, и Прочее.

На вкладке Общее осуществляется ввод основных данных по физическому лицу. Содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2.

В поле Дата рождения с клавиатуры либо с помощью календаря вводится дата рождения физического лица. В поле ИНН с клавиатуры вводится индивидуальный номер налогоплательщика, а в поле Страх. № ПФР – страховой номер Пенсионного фонда России. Поле Код ИФНС также заполняется с клавиатуры – здесь указывается код инспекции Федеральной налоговой службы, к которой относится данное физическое лицо. Пол физического лица (Мужской либо Женский) выбирается из раскрывающегося списка в поле Пол.

Чтобы ввести информацию о месте рождения физического лица, нужно воспользоваться параметром Ввести место рождения. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, в котором с клавиатуры следует ввести страну, город, район и область (край, республику). Все поля в данном окне необязательны для заполнения (например, можно указать только город либо только страну).

Поле Удостоверение предназначено для ввода информации о документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью на кнопке выбора, которая находится в конце данного поля, откроется окно, изображенное на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Ввод данных об удостоверении личности

В данном окне определяются значения следующих параметров:

♦ Вид документа – значение данного поля выбирается в окне справочника документов, удостоверяющих личность (это окно выводится на экран с помощью кнопки выбора). Здесь указывается название документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет и т.д.).

♦ Серия и Номер – данные поля заполняются с клавиатуры. В них указывается соответственно серия документа, удостоверяющего личность, и его номер.

♦ Дата выдачи и Кем выдан – в данных полях вводится соответственно дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и название органа, выдавшего этот документ. Поле Дата выдачи может заполняться как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а поле Кем выдан – только с клавиатуры.

♦ Запись о паспортных данных действует с – здесь нужно указать дату, начиная с которой сведения, содержащиеся в данном документе, вступают в силу (в большинстве случаев эта дата совпадает с датой выдачи документа).

Кроме этого, в соответствующем поле следует указать дату регистрации физического лица по месту жительства.

Если данные о документе, удостоверяющем личность, изменялись (например, человек менял паспорт, и т.п.), то с помощью кнопки История можно перейти в режим просмотра истории этих изменений.

Завершается ввод данных о документе, удостоверяющем личность, нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

На вкладке Персональные данные вводится информация о гражданстве, отношении к воинской обязанности, семейном положении и прочие персональные сведения. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Вкладка Персональные данные

Для ввода данных о гражданстве физического лица предназначен параметр Гражданство. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Ввод данных о гражданстве

С помощью соответствующего переключателя нужно указать, является человек гражданином какой-то страны либо он представляет собой лицо без гражданства. Учтите, что действующее законодательство накладывает определенные ограничения на прием на работу лиц без гражданства, но, с другой стороны, внесение физического лица в справочник еще не означает того, что этот человек будет принят на работу.

Если переключатель установлен в положение Гражданин страны, то нужно указать название этой страны. Для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне, содержимое которого формируется в соответствующем классификаторе, укажите страну, гражданство которой имеет данный человек.

Если физическое лицо не является налоговым резидентом Российской Федерации, установите соответствующий флажок. Напомним, что налоговым резидентом Российской Федерации считается любое лицо, постоянно пребывающее на территории РФ. В этом случае при обложении доходов данного лица подоходным налогом будет применяться ставка 13%. (для нерезидентов эта ставка составляет 30%). Под постоянным пребыванием в данном случае подразумевается нахождение на территории Российской Федерации на протяжении не менее 183 дней за последние 12 месяцев.

В соответствии с действующим законодательством, на всех граждан России, а также на иностранных лиц и лиц без гражданства, пребывающих на российской территории, распространяется обязательное медицинское, социальное и пенсионное страхование. Если по каким-то причинам физическое лицо не имеет права на такое страхование – нужно установить флажок Не имеет права на обязательное страхование.

Чтобы сохранить данные о гражданстве, нажмите в данном окне кнопку ОК.

С помощью параметра Воинский учет осуществляется переход в режим ввода данных об отношении к воинской обязанности. Необходимые действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Отношение к воинской обязанности

В поле Отношение к воинской обязанности из раскрывающегося списка выбирается одно из трех значений: Военнообязанный, Не военнообязанный и Призывник. Если человек военнообязанным не является, то большинство параметров данного окна можно не заполнять. Укажите лишь дату, с которой запись о данных воинского учета вступает в силу (для этого предназначено поле Запись о данных воинского учета действует с), и нажмите кнопку ОК.

В поле Категория запаса из раскрывающегося списка выбирается категория запаса, к которой относится данное лицо. Возможные варианты: 1 – до 45 лет, 2 – до 50 лет и 3 – до 55 лет.

В поле Воинское звание нужно ввести воинское звание, присвоенное данному физическому лицу. Для этого нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Аналогичным образом заполняется поле Состав (профиль), в котором указывается командный состав или профиль вооруженных сил.

В поле ВУС с клавиатуры вводится уникальный числовой код военно-учетной специальности, которая имеется у данного физического лица. Данные о годности к воинской службе выбираются из раскрывающегося списка в поле Годность к военной службе.

В соответствии с действующим законодательством, каждый военнообязанный или призывник отнесен к конкретному военкомату. Название такого военкомата указывается в поле Военкомат (выбор осуществляется из справочника военкоматов, вызываемого нажатием кнопки выбора).

Следующий параметр, который следует заполнить – это поле Отношение к воинскому учету. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка из перечисленных ниже вариантов:

♦ Состоит на воинском учете;

♦ Встает на воинский учет;

♦ Не состоит на воинском учете (но должен);

♦ Снят с воинского учета по возрасту;

♦ Снят с воинского учета по состоянию здоровья.

Если у данного физического лица имеется мобилизационное предписание, следует установить флажок Наличие мобпредписания.

Поскольку сведения об отношении человека к воинской обязанности могут изменяться (он может становиться на воинский учет, сниматься с воинского учета, ему могут присвоить очередное воинское звание, и т.д.), в программе автоматически хранится история всех таких изменений. Эту историю в любой момент можно просмотреть – для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку История, которая находится внизу окна.

Завершается ввод данных о воинской обязанности физического лица нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В нижней части вкладки Персональные данные расположена таблица Семья, в которой хранится информация о семейном положении физического лица и о его родственниках. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Затем заполняются следующие реквизиты:

♦ Степень родства – в данном поле указывается степень родства (например, Жена, Сын и т.п.). Необходимое значение выбирается в окне справочника степеней родства физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

♦ Родственник – здесь вводится фамилия, имя и отчество родственника либо близкого человека физического лица.

♦ Дата рождения – в данном поле с клавиатуры вводится дата рождения родственника физического лица.

Под таблицей находится поле Семейное положение, в котором из соответствующего классификатора выбирается значение, характеризующее семейное положение человека – например, Состоит в зарегистрированном браке, Разведен (разведена), Состоит в незарегистрированном браке, и т.д.

Для ввода и хранения информации об образовании физического лица, а также о степени владения им иностранными языками предназначены соответствующие таблицы (см. рис. 3.4).

В таблице Учеба хранятся сведения об учебных заведениях, которые были окончены физическим лицом. В соответствующих колонках вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо клавишей Insert, для редактирования текущей – командой контекстного меню Изменить либо клавишей F2. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete). При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Чтобы изменить порядок следования позиций в списке, используйте команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз.

Таблица Языки предназначена для ввода и хранения информации о владении физическим лицом иностранными языками. Для каждой позиции списка отображается название иностранного языка, которым владеет физическое лицо, и степень владения этим языком. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Требуемый язык выбирается в окне справочника языков народов мира, а степень знания языка – в окне справочника степеней знания языков. Эти справочники вызываются с помощью соответствующих кнопок выбора.

В таблице Профессии можно сформировать перечень профессий, которыми обладает данное физическое лицо. Для добавления в список новой позиции выполните команду контекстного меню Добавить, затем в появившейся позиции нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника профессий выберите требуемую профессию.

Также в программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения информации о наградах и поощрениях физического лица – для этого предназначена вкладка Награды.

Что касается вкладок Дополнительно и Прочее, то на них можно ввести дополнительные сведения о физическом лице, для которых не нашлось места на других вкладках.

Группировка физических лиц по определенным критериям

Как мы уже отмечали ранее, для удобства работы рекомендуется объединять физических лиц в тематические группы. Например, можно создать следующие группы: Уволенные, Штатные сотрудники, На испытательном сроке, и т.д. Перечень групп физических лиц для каждого предприятия определяется отдельно, с учетом его специфических особенностей.

Для перехода в режим формирования новой группы физических лиц необходимо в окне списка (рис. 3.1) выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Создание группы физических лиц

В данном окне осуществляется формирование новой группы физических лиц либо редактирование имеющейся группы (для перехода в режим редактирования нужно курсором выделить в окне списка требуемую группу и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2).

В поле Группа физ. лиц при необходимости можно выбрать родительскую группу для создаваемой группы. Для заполнения данного поля следует воспользоваться кнопкой выбора, и в открывшемся окне выбрать родительскую группу из числа ранее созданных групп. Отметим, что заполнение данного поля не обязательно.

В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемой группы. Поле Код заполняется автоматически при создании группы, но при необходимости значение данного поля можно отредактировать с клавиатуры, предварительно выполнив команду Действия▸Редактировать код.

Завершается процесс создания группы физических лиц нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы физическое лицо было сразу помещено в нужную группу, следует в окне списка сделать эту группу активной, и после этого переходить в режим создания нового элемента списка (физического лица). В результате физическое лицо будет помещено в активную группу.

Однако впоследствии можно выполнять перемещение физических лиц из одной группы в другую. Для этого нужно выделить в списке соответствующую позицию курсором и выполнить команду Действия▸Переместить в группу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+M – при этом на экране откроется окно с перечнем всех имеющихся групп физических лиц. В данном окне следует установить курсор на название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Формирование структуры фирмы

В рассматриваемой конфигурации предусмотрено использование справочников, в которых хранится информация о структуре компании. К таким справочникам относятся: справочник подразделений, справочник территорий и справочник помещений. Доступ к этим справочникам осуществляется с помощью соответствующих команд меню Предприятие или ссылок панели функций.

Далее мы рассмотрим каждый из перечисленных справочников.

Порядок создания структуры компании

Для регламентированного учета в программе используется справочник подразделений организаций, а для управленческого – справочник организационной структуры предприятия, в котором формируется список подразделений компании в целом. Далее мы познакомимся с каждым из них.

Для перехода в режим работы со справочником подразделений предназначена команда Предприятие▸Подразделения организаций. При активизации данной команды на экране отображается окно справочника, которое представлено на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Справочник подразделений организаций

Данный справочник имеет иерархическое представление. Для добавления в него новой позиции следует установить курсор в ту позицию, которая должна являться родительской, и выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert. Необходимые действия по внесению в справочник нового подразделения (а также по редактированию имеющегося подразделения) выполняются в окне, изображенном на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Добавление подразделения в справочник

При заполнении справочника рекомендуется в первую очередь внести в него подразделения самого верхнего уровня иерархии, и уже после этого для каждого такого подразделения создать перечень подчиненных подразделений.

При необходимости можно для любого подразделения компании изменить родительское подразделение – для этого предназначена команда Действия▸Переместить в группу, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M.

Для пометки объекта на удаление следует выделить его курсором и выполнить команду Действия▸Установить пометку удаления либо нажать клавишу Delete. Для снятия пометки на удаление нужно повторно активизировать данную команду. При установке пометки на удаление и при снятии этой пометки программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Для перехода в режим работы со справочником организационной структуры (рис. 3.10) предназначена команда Предприятие▸Структура предприятия.

Рис. 3.10. Справочник организационной структуры

В этом окне слева показана общая структура предприятия, а справа представлен перечень подразделений по всем организациям, входящим в состав компании. Иначе говоря, справа показано содержимое справочника подразделений организаций, с которым мы познакомились выше. Вы можете работать с этим справочником и в данном режиме: для добавления нового подразделения организации выполните команду Подразделения организаций▸Новое подразделение, для редактирования имеющегося – дважды щелкните на нем мышью.

Создавать структуру предприятия для управленческого учета удобно методом переноса позиций из справочника подразделений организаций. Для этого следует выделить щелчком мыши требуемое подразделение в правой части окна, затем выполнить команду Подразделения организаций▸Включить в структурное подразделение – в результате на экране отобразится окно списка подразделений компании, содержимое которого будет полностью соответствовать левой части окна структуры компании. В этом окне нужно выделить щелчком мыши подразделение компании, в состав которого вы хотите включить подразделение организации, и нажать кнопку Выбрать. А можно просто перетащить мышью подразделение организации из правой части окна в левую на требуемую позицию. Подразделения организации, включенные в состав организационной структуры компании, отображаются справа от названия головного подразделения. На рис. 3.10 в состав подразделения Производство, входящего в организационную структуру компании, включены подразделения организаций Цех № 1, Проектное бюро и Возведение зданий.

Чтобы добавить в структуру компании новое подразделение, выполните команду Предприятие▸Новое структурное подразделение или нажмите клавишу Insert. Чтобы отредактировать введенное ранее подразделение, дважды щелкните на нем мышью или выполните команду Предприятие▸Редактировать, вызываемую также нажатием клавиши F2. Ввод новых и редактирование имеющихся подразделений осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Ввод и редактирование подразделения

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести название структурного подразделения. Под этим название впоследствии оно будет отображаться в интерфейсах списка и выбора, а также в документах и отчетах. В поле Код указывается уникальный числовой идентификатор подразделения. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового подразделения, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры (но это делать не рекомендуется, поскольку можно нарушить целостность данных).

Параметр Руководитель предназначен для выбора руководителя данного структурного подразделения. Значение данного поля используется при формировании отчетов, которые должны быть заверены подписью руководителя этого подразделения. Чтобы выбрать руководителя, нужно щелкнуть на ссылке, расположенной справа от данного поля – в результате на экране отобразится окно, в котором представлен список ответственных лиц организаций. Если он является пустым, то нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить, после чего в поле Руководитель нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников выбрать руководителя подразделения. В поле Должность из справочника должностей выбирается должность руководителя (например, должность руководителя подразделения Бухгалтерия обычно называется Главный бухгалтер). Дата, начиная с которой руководитель подразделения исполняет свои обязанности, указывается в поле Действует С.

В области Дополнительные характеристики можно сформировать списки свойств и категорий подразделения, которые позволяют дополнительно характеризовать данное подразделение. Иными словами, в полях Свойства и Категории можно ввести дополнительные сведения о подразделении, для которых не нашлось места в других полях данного окна. Добавление новых позиций в эти списки осуществляется с помощью соответствующей команды контекстного меню или клавиши Insert.

В области Соответствие подразделениям организаций можно сформировать список подразделений организаций, которые необходимо включить в состав данного подразделения. Иначе говоря, здесь выполняется та же операция по включению подразделений организаций в состав подразделения компании, которую мы только что рассмотрели в окне организационной структуры. Чтобы добавить в список новую позицию, выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert. Затем в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выберите название организации, а в поле Подразделение организации – название подразделения. В принципе, можно сразу выбирать подразделение, без предварительного указания организации, поскольку в окне выбора подразделения будет присутствовать поле для выбора организации.

Чтобы удалить позицию из списка подразделений организаций, включенных в состав подразделения компании, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить или просто нажмите клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Завершается ввод и редактирование подразделения компании нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. Чтобы выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений, нажмите кнопку Закрыть.

Несмотря на то, что вводить и редактировать подразделения в справочник организационной структуры можно и в процессе эксплуатации программы, необходимый минимум сведений (хотя бы одно подразделение) необходимо ввести на стадии ввода исходных данных.

Справочник территорий

Территория компании – это объект структуры, который включает в себя несколько помещений. Для перехода в режим работы со справочником территорий компании предназначена команда главного меню Предприятие▸Территории▸Территории – при ее выполнении на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Справочник территорий компании

В данном окне содержится список введенных ранее территорий. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Добавление (Действия▸Добавить) в справочник новой территории либо редактирование (Действия▸Изменить) имеющейся выполняется непосредственно в окне списка.

Справочник помещений

В справочнике помещений компании хранится информация обо всех помещениях организации в территориальном разрезе. Переход в режим работы c данным справочником выполняется с помощью команды главного меню Предприятие▸Территории▸Помещения – при активизации данной команды на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Справочник помещений компании

В данном окне представлен список введенных ранее помещений, причем каждое помещение относится к определенной территории.

Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой Действия▸Добавить, для редактирования имеющейся позиции – командой Действия▸Изменить. Все действия по формированию и редактированию позиций выполняются в окне, изображенном на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Ввод и редактирование помещения

В соответствующих полях данного окна нужно ввести наименование помещения, выбрать территорию, к которой оно относится, и, при необходимости – установить признак того, что это помещение предназначено для встреч. Завершается ввод и редактирование помещения нажатием кнопки ОК или Записать.

Формирование и редактирование перечня должностей

В справочнике должностей хранится информация обо всех должностях компании. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда Персонал▸Должности – при активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Справочник должностей

В данном окне отображается список введенных ранее должностей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается ее код и наименование. Все необходимые действия по создания новых и редактированию имеющихся позиций выполняются в окне, которое показано на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Ввод и редактирование должности

Здесь в поле Наименование следует ввести название должности – например, Менеджер, Слесарь, Экономист, Кондитер, и т.д. Под этим названием должность впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора (например, в справочнике должностей, см. рис. 3.15), а также выводиться в печатных формах документов и в отчетах (там, где это необходимо). Дальнейшие действия по вводу и редактированию данных выполняются на вкладках Описание должности и Компетенции.

Содержимое вкладки Описание должности показано на рис. 3.16. Отметим, что ни один из параметров данной вкладки не является обязательным для заполнения (впрочем, это касается и вкладки Компетенции), поэтому вы можете ограничиться вводом названия должности и нажать кнопку ОК. Но при желании вы можете сформулировать требования к претендентам на замещение данной должности, определить должностные обязанности, а также ввести дополнительные условия приема (например, размер оклада, либо особенности графика работы, и т.п.). Все эти данные вводятся в соответствующих полях с клавиатуры.

Если кандидатам на замещение данной должности предлагается заполнить типовую анкету, то эту анкету можно указать в поле Анкета резюме кандидата. Выбор осуществляется из справочника типовых анкет, окно которого вызывается с помощью кнопки выбора или нажатием клавиши F4.

На вкладке Компетенции можно сформировать список компетенций, относящихся к данной должности, или дополнительных требований к сотруднику, который ее занимает. Для добавления в список новой позиции нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающей подсказки при подведении к ним указателя мыши), после чего в поле Компетенция нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника компетенций сотрудников выбрать требуемое значение.

Сведения о должности можно вывести на печать. Для этого нужно сохранить введенные данные с помощью кнопки ОК или Записать, и нажать кнопку Печать.

Настройка многовалютного учета

Справочник валют предназначен для хранения информации об используемых в конфигурации валютах. Доступ к справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Валюты; при активизации данной команды на экране открывается окно справочника, описание которого приводится ниже.

Список используемых в конфигурации валют

Окно списка валют изображено на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Справочник валют

В данном окне содержится список введенных ранее валют. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается код валюты, ее обозначение, название валюты, курс и кратность.

Курс валюты указывается на рабочую дату. О том, что такое рабочая дата и как ее установить, мы говорили ранее. В окне списка валют значение рабочей даты отображается в левом верхнем углу окна, в поле Дата курса.

Значение Кратность представляет собой котировочную единицу валюты и обычно используется работе с валютами, имеющими достаточно низкий курс. Например, если курс какой-то валюты по отношению к базовой валюте (обычно в качестве базовой валюты используется российский рубль) составляет 2,1472 рубля за 1000 единиц валюты, то в поле Кратность следует ввести значение 1000, а в поле Курс – 2,1472.

Добавление новой и редактирование текущей валюты можно выполнять как в окне списка (по аналогии со справочниками видов надбавок и должностей, которые рассмотрены выше), так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия▸Редактировать в диалоге либо аналогичная команда контекстного меню. При включенном режиме Редактировать в диалоге все действия по формированию новой и редактированию текущей валюты выполняются в окне, описание которого приводится в следующем разделе.

Ввод и редактирование сведений о валюте

Окно редактирования валют показано на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Окно редактирования валюты

В данном окне необходимо определить значения следующих параметров:

♦ Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится краткое название текущей валюты. Длина краткого наименования не может превышать 10 символов. Рекомендуется в качестве краткого наименования вводить обозначение валюты, используемое в Общероссийском классификаторе валют.

♦ Код – здесь указывается числовой код валюты; длина числового кода не может превышать 3 символов. Рекомендуется вводить такой же числовой код, который используется для данной валюты в Общероссийском классификаторе валют.

♦ Полностью – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование валюты.

♦ Параметры прописи целой части для русского языка и Параметры прописи дробной части для русского языка – в этих выделенных областях определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. В частности, указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле указывается количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение – 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют – 2 знака).

Завершается процесс формирования либо редактирования валюты нажатием кнопки ОК либо Записать – после этого изменения отразятся в окне списка. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться также кнопкой Подбор из ОКВ, которая расположена справа вверху окна списка. При нажатии на эту кнопку на экране откроется окно Общероссийского классификатора валют, в котором нужно выделить курсором добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате на экране откроется окно редактирования валюты, в котором будут заполнены поля Наименование, Код и Полностью (при необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры). Заполнение остальных полей данного окна выполняется в обычном порядке.

Чтобы просмотреть, дополнить или отредактировать курс той или иной валюты, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Перейти▸Курсы валют. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Просмотр, ввод и редактирование курсов валют

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата курса, название или обозначение валюты, величина курса и кратность. Чтобы добавить в список новую позицию, нужно выполнить команду Действия▸Добавить. После этого в соответствующих полях данного окна указывается дата курса, курс валюты на эту дату и кратность валюты (при необходимости). Подобным образом выполняется редактирование введенных ранее курсов валюты; переход в режим редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Изменить (предварительно следует установить курсор в соответствующую позицию). Отметим, что в данном окне может храниться неограниченное число курсов валют, которое определяется только потребностями пользователя. Возможности программы предусматривают загрузку курсов валют с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг». Для этого в окне списка валют или в окне курсов валют нужно нажать кнопку Загрузить курсы, которая находится в инструментальной панели. Затем в открывшемся окне следует указать период, за который требуется загрузить курсы валют, и сформировать список валют, по которым должны быть загружены курсы, после чего нажать кнопку Загрузить. Помните, что для использования данной возможности необходимо наличие действующего подключения к Интернету.

Регистрация мероприятий, проводимых компанией

В процессе финансово-хозяйственной деятельности практически любой субъект хозяйствования периодически участвует в различного рода мероприятиях либо выступает организатором мероприятий. Какие мероприятия имеются в виду? Самые разные: выставки, ярмарки, рекламные акции, презентации, корпоративные праздники и т.д. В этих мероприятиях, так или иначе, участвуют либо все сотрудники предприятия, либо некоторые из них. Поэтому для полноты кадрового учета рекомендуется вести учет мероприятий, в которых принимают участие члены трудового коллектива.

Информация о мероприятиях хранится в справочнике мероприятий. Доступ к этому справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Мероприятия. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Справочник мероприятий

В данном окне отображается перечень мероприятий компании. Для каждой позиции списка показывается ее код и наименование, а также протяженность мероприятия (начальная и конечная дата). Для перехода в режим ввода нового мероприятия следует воспользоваться командой Действия▸Добавить, для редактирования текущего – командой Действия▸Изменить. При выполнении любой из этих команд на экране открывается окно редактирования, которое показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Окно редактирования мероприятия

В первую очередь в данном окне следует определить значения полей Код и Наименование. Значение поля Код формируется системой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название мероприятия; желательно ввести такое название, чтобы впоследствии по нему легко можно было идентифицировать данное мероприятие в окне списка и других интерфейсах программы.

В полях Начало и Окончание следует ввести соответственно дату начала мероприятия и дату его окончания. Иначе говоря, здесь определяется продолжительность мероприятия; заполнение полей Начало и Окончание является обязательным – без этого будет невозможен дальнейший ввод данных. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

В выделенной области Состав мероприятия вводится подробная информация обо всех событиях (этапах) данного мероприятия, с разбивкой по времени. Для добавления в список событий новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели, после чего с клавиатуры ввести требуемую информацию (для заполнения колонок Начало и Окончание можно также воспользоваться календарем).

Информацию о данном мероприятии можно вывести на печать – для этого следует воспользоваться кнопкой Печать, которая расположена внизу окна.

Завершается процесс формирования нового либо редактирования имеющегося мероприятия нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Формирование и ведение списка организаций

В справочнике организаций ведется список организаций, входящих в состав корпорации. Кроме этого, в справочник включаются также организации, с сотрудниками которых в данной конфигурации ведутся какие-либо расчеты.

Для перехода в режим работы со справочником организаций следует выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Организации – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Справочник организаций

В данном окне содержится список введенных ранее организаций. Разумеется, при первом открытии данного окна оно не будет содержать ни одной позиции.

Формирование новых и редактирование имеющихся позиций списка можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия▸Редактировать в диалоге. Рассмотрим оба возможных варианта.

Если режим редактирования в диалоге отключен, то после выполнения команды Действия▸Добавить либо нажатия клавиши Insert в окне будет добавлена новая пустая позиция, данные в которую вводятся с клавиатуры. По завершении ввода новой организации следует нажать клавишу Enter. Добавить новую позицию в список можно также с помощью команды Действия▸Скопировать (данная команда активизируется также нажатием клавиши F9). При этом в новую позицию будут скопированы все реквизиты позиции, на которой был установлен курсор. Эти реквизиты можно отредактировать. Чтобы отредактировать введенную ранее позицию, необходимо установить на нее курсор и нажать клавишу Enter либо выполнить команду Действия▸Изменить. В результате станут доступны для редактирования все поля данной позиции. Для завершения редактирования нужно нажать клавишу Enter.

Если же режим редактирования в диалоге включен, то необходимые действия по вводу новой либо редактированию имеющейся организации выполняются в окне, которое показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Окно редактирования организации

В верхней части окна в поле Наименование с клавиатуры вводится краткое наименование организации. Код организации в справочнике указывается в поле Код. Значение данного поля формируется автоматически, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.

Значение поля Префикс вводится с клавиатуры. Это значение в дальнейшем будет автоматически подставляться перед номерами документов, которые создаются от имени данной организации. Эта возможность упрощает процесс идентификации документов и позволяет вести раздельную нумерацию документов, оформленных от имени разных организаций, что особенно полезно при работе с большими объемами информации.

Остальные параметры окна редактирования организации размещены на двух вкладках: Юр./физ. лицо и Ответственные лица. Рассмотрим содержимое каждой из них.

В поле Наименование сокращенное указывается сокращенное название, а в поле Полное наименование – официальное наименование (эти параметры заполняются в соответствии с уставными документами). Поля ИНН, КПП, ОГРН заполняются с клавиатуры; в них указывается соответственно индивидуальный номер налогоплательщика данной организации, код причины постановки на учет и код ОГРН.

На вкладке Ответственные лица ведется перечень ответственных лиц данной организации. В рассматриваемой конфигурации к ответственным лицам относятся: руководитель организации, ее главный бухгалтер, кассир и руководитель кадровой службы. Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду контекстного меню Добавить. После этого в поле Действует с нужно ввести дату формирования записи, в поле Роль из раскрывающегося списка выбрать тип ответственного лица (возможные варианты – Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир либо Руководитель кадровой службы). Затем в поле Исполнитель из справочника физических лиц нужно выбрать сотрудника, а в поле Должность из справочника должностей – занимаемую им должность.

Завершается процесс формирования либо редактирования организации нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Настройка анкетирования сотрудников

Кадровые службы часто практикуют такой метод, как анкетирование сотрудников предприятия. В рассматриваемой конфигурации предусмотрено ведение справочников типовых анкет и вопросов для анкетирования, данные которых используются при проведении опросов. Далее мы рассмотрим каждый из этих справочников.

Типовая анкета

Ввод, редактирование и хранение анкет, которые используются кадровой службой предприятия, осуществляется в справочнике типовых анкет. Данный справочник используется совместно со справочником вопросов для анкетирования, с которым мы познакомимся позже.

Для перехода в режим работы со справочником типовых анкет предназначена команда главного меню Персонал▸Анкетирование▸Типовые анкеты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Справочник типовых анкет

Для удобства работы и при большом количестве типовых анкет рекомендуется объединять их в тематические группы. В левой части окна списка содержится перечень групп типовых анкет, в правой части – список анкет, которые входят в состав текущей группы. Для каждой типовой анкеты в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Любую анкету можно вывести на печать – для этого необходимо установить на нее курсор и нажать кнопку Печать, которая расположена в правом верхнем углу данного окна.

Чтобы сформировать новую группу типовых анкет, следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Создание группы типовых анкет

В данном окне в поле Родитель указывается родительская группа анкет. Заполнение данного поля не обязательно. Если же требуется указать родительскую группу, то нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название создаваемой группы. Рекомендуется ввести значение, по которому будет легко идентифицировать данную группу в окне списка и других интерфейсах программы.

Значение поля Код формируется системой автоматически; при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.

После заполнения всех перечисленных реквизитов следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.

Для перехода в режим формирования новой либо редактирования имеющейся анкеты предназначены команды Действия▸Добавить, Действия▸Скопировать и Действия▸Изменить, вызываемые также с помощью клавиш соответственно Insert, F9 и F2. При выполнении любой из этих команд на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Окно редактирования анкеты

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой анкеты, а в поле Код – код текущей записи (значение данного поля формируется автоматически, но его можно отредактировать с клавиатуры, включив данный режим с помощью соответствующей команды меню Действия). В поле Заголовок можно ввести заголовок анкеты, а в поле Вступление – ее краткое описание либо иной текст аналогичного характера. Дальнейшие действия выполняются на вкладках Основная, Состав вопросов и Макет печатной формы анкеты.

На вкладке Основная можно указать вид анкеты (Опрос или Тестирование), а также определить некоторые другие параметры (например, установить признак адресной рассылки или включения в справочник физических лиц).

На вкладке Состав вопросов (ее содержимое показано на рис. 2.10) формируется перечень вопросов типовой анкеты. При желании вопросы можно объединить в разделы. Для этого предварительно сформируйте список разделов, а затем заполняйте разделы вопросами.

Для добавления в список нового вопроса следует выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Затем в поле Вопрос нажатием кнопки выбора нужно вызвать окно справочника вопросов для анкетирования ( он используется совместно со справочником типовых анкет, с ним мы познакомимся позже) и выбрать в данном справочнике требуемый вопрос.

Если вопрос является обязательным для заполнения, то дважды щелкните мышью в поле Обязательный, после чего в открывшемся окне укажите требуемый признак. В поле Вес вопроса можно указать вес (приоритет, важность) данного вопроса.

На вкладке Макет печатной формы анкеты определяется вид печатной формы типовой анкеты. Чтобы сформировать печатную форму в соответствии с настроенными ранее параметрами следует на данной вкладке нажать кнопку Заполнить. С помощью кнопки Очистить осуществляется удаление всей информации из печатной формы анкеты.

После того, как выполнены все действия по формированию, настройке и редактированию типовой анкеты, нужно в окне редактирования нажать кнопку ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно редактирования будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

Вопросы для типовой анкеты

Вызов справочника вопросов для анкетирования осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Анкетирование▸Вопросы для анкетирования. При активизации данной команды отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.27.

Рис. 3.27. Справочник вопросов для анкетирования

На рисунке видно, что данное окно разделено на две части: левую и правую. В правой части отображается перечень групп вопросов для анкетирования, в левой части – список вопросов, входящих в активную группу. Использование механизма группировки позволяет систематизировать содержимое справочника и повысить тем самым удобство работы с ним.

Чтобы сформировать группу, следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Окно формирования группы вопросов выглядит так же, как и окно формирования группы типовых анкет, с которым мы познакомились в предыдущем разделе.

Формирование нового и редактирование имеющегося вопроса выполняется в окне редактирования, которое представлено на рис. 3.28. Это окно вызывается стандартным способом – с помощью соответствующих команд меню Действия.

Рис. 3.28. Редактирование вопроса для анкетирования

В верхней части данного окна в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное краткое наименование формируемого вопроса. Под введенным здесь названием данный вопрос будет отображаться в окне списка и других интерфейсах программы. Поле Код, как обычно, заполняется автоматически, но его значение при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. В поле Формулировка указывается полная формулировка вопроса (данное поле также заполняется с клавиатуры).

В поле Ответ в виде из раскрывающегося списка выберите значение, характеризующее, в каком виде должен быть представлен ответ на данный вопрос. Например, это может быть число, текст, дата, четкий ответ типа да/нет, выбор нескольких вариантов из предложенного списка, и т.п.

При необходимости можно оценить каждый вариант ответа – это позволит более наглядно представлять результат анкетирования. Для оценки варианта ответа следует ввести требуемое значение в поле Оценка. Например, на рис. 2.12 представлены два разных варианта ответа, и каждый из них оценен по пятибалльной шкале в зависимости от предпочтительности.

Если к данному варианту ответа опрашиваемый должен добавить развернутое пояснение, то в колонке Требуется развернутый ответ необходимо установить соответствующий флажок.

Завершается процесс ввода либо редактирования вопроса для анкетирования нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Сформированные в данном справочнике вопросы для анкетирования будут в дальнейшем доступны для выбора в режиме редактирования типовой анкеты.

Ввод прочей кадровой информации

В данном разделе мы рассмотрим ряд справочников, в которых содержится прочая кадровая информация. Некоторые данные из этих справочников используются при ведении других справочников конфигурации, т.е. являются вспомогательными данными. Кроме этого, хранящаяся здесь информация активно используется в процессе эксплуатации программы.

Контактные данные организаций и физических лиц

С данными, которые хранятся в справочнике видов контактной информации, мы уже косвенно сталкивались выше – при описании справочника физических лиц, а именно там, где рассматривали окно редактирования и ввода контактной информации. Для перехода в режим работы с данным справочником выполните команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши название справочника и нажмите кнопку ОК. В результате откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Справочник видов контактной информации

В данном справочнике имеется много предопределенных элементов. Предопределенный элемент – это элемент, который создается в режиме работы Конфигуратор, и его редактирование либо удаление в режиме работы 1С: Предприятие невозможно – он постоянно присутствует в справочнике. Однако в справочник можно в обычном порядке добавлять, а впоследствии – редактировать и удалить пользовательские элементы.

Чтобы ввести новую позицию, следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert. Все дальнейшие действия производятся непосредственно в окне списка (это касается и редактирования позиций).

Значение поля Код программа сгенерирует автоматически при включении в справочник новой позиции. При необходимости его можно изменить с клавиатуры.

В поле Тип из раскрывающегося списка выберите тип контактной информации. Предлагаются следующие варианты: Адрес, Телефон, Адрес электронной почты, Веб-страница, Местный телефон, Произвольный адрес и Другое.

В поле Наименование введите название контактной информации. В частности, если в поле Тип указано значение Адрес, то в поле Наименование можно ввести значение Рабочий, и т.д.

В поле Вид объекта контактной информации следует из раскрывающегося списка выбрать справочник, где будет задействован данный вид контактной информации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Предлагаются следующие значения: Справочник «Физические лица»; Справочник «Юридические лица»; Справочник «Территории компании»; Справочник «Подразделения компаний»; Справочник «Подразделения организаций».

Список причин для увольнений

Периодически на каждом предприятии происходят увольнения сотрудников. Для каждого увольнения необходимо наличие соответствующей причины, а информация о таких причинах хранится в справочнике причин увольнения из компании.

Справочник вызывается с помощью команды Предприятие▸Классификаторы▸Причины увольнения – при ее активизации отображается интерфейс списка, изображенный на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Справочник причин увольнения из компании

По умолчанию в данном окне содержится несколько предопределенных элементов, которые были сформированы в режиме работы Конфигуратор. К ним относятся:

♦ Не прошел испытательный срок;

♦ По собственному желанию;

♦ По распоряжению администрации.

Подробнее о предопределенных элементах рассказывается выше, в разделе. Где рассматривался справочник видов контактной информации. Здесь же мы отметим, что в справочнике причин увольнения из компании допускается редактирование предопределенных элементов, но запрещено их удаление.

Все действия по формированию новых и редактированию имеющихся причин увольнения из компании выполняются в окне списка. Для перехода в данные режимы следует воспользоваться соответствующими командами меню Действия.

Ввод и хранение сведений об удостоверениях личности

С данными, которые хранятся в справочнике видов документов, удостоверяющих личность, мы уже косвенно сталкивались выше – при изучении справочника физических лиц, а именно там, где рассматривается окно редактирования и ввода основных сведений о физическом лице. Чтобы открыть окно справочника, нужно выполнить команду Предприятие▸Классификаторы▸Документы, удостоверяющие личность. Окно справочника показано на рис. 3.31.

Рис. 3.31. Справочник документов, удостоверяющих личность

Включать в список позиции можно как в ручном, так и в автоматическом режимах.

Для ручного добавления следует выполнить команду Действия▸Добавить, и ввести с клавиатуры название документа (в поле Наименование), код инспекции министерства по налогам и сборам для данного документа (поле Код ИФНС) и код пенсионного фонда России для данного документа (поле Код ПФР). По окончании ввода данных нужно нажать клавишу Enter.

Чтобы ввести документ в автоматическом режиме, нажмите кнопку Подбор, которая расположена в правом верхнем углу окна (см. рис. 3.31). При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно классификатора видов документов, удостоверяющих личность. В данном окне следует выделить курсором требуемый документ и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью – в результате выбранный документ отобразится в списке.

Классификатор стран мира

В классификаторе стран мира осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о странах, граждане которых могут быть сотрудниками данного предприятия. Переход в режим работы с классификатором осуществляется с помощью команды Предприятие▸Классификаторы▸Классификатор стран мира – при ее активизации на экране отображается окно справочника, которое показано на рис. 3.32.

Рис. 3.32. Классификатор стран мира

В данном окне приводится перечень введенных ранее стран. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается ее код, а также краткое и полное наименование (все перечисленные параметры рекомендуется указывать в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира).

С помощью команд меню Действия в окне списка можно выполнить ряд стандартных действий – в частности, установить фильтр на отображаемые в окне данные, выполнить сортировку данных, настроить печатную форму списка, обновить список, переключить режим редактирования (в списке либо в диалоге) и др. Описание этих команд приведено в предыдущих разделах.

Если включен режим редактирования в списке, то для добавления в справочник новой позиции следует воспользоваться командой Действия▸Добавить, после чего в соответствующих полях ввести с клавиатуры требуемые данные.

Если включен режим редактирования данных в отдельном диалоговом окне, то при выполнении команды Действия▸Добавить на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Редактирование страны

В данном окне в соответствующих полях с клавиатуры вводится краткое и полное наименование страны, а также ее код. После этого нужно нажать кнопку ОК либо Записать. Добавлять новые страны в классификатор можно также с помощью Общероссийского классификатора стран мира, который открывается при нажатии в окне списка на кнопку Подбор из ОКСМ. В окне Общероссийского классификатора стран мира нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши – в результате на экране откроется окно редактирования (см. рис. 3.33), в котором будут заполнены все поля. Добавление новой страны в список произойдет после нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Семейные положения физических лиц

Служба персонала любого предприятия содержит сведения о семейном положении своих работников. Ввод, редактирование и хранение этих сведений осуществляется в справочнике, вызов которого осуществляется с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Семейное положение физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Справочник семейных положений физических лиц

Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).

Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.34), затем в открывшемся окне классификатора установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

Расширенные сведения о физических лицах, контрагентах и прочих объектах

В программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения дополнительной информации о физических лицах, контрагентах, организациях и прочих объектах. В данном случае имеется в виду информация, для которой не нашлось места в других местах программы. Чтобы перейти в режим работы с этой информацией, нужно выполнить команду Операции▸Справочники, и в открывшемся окне выбрать справочник Дополнительная информация – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.35.

Рис. 3.35. Справочник дополнительной информации о физических лицах

Работать со справочником можно в двух режимах: в окне списка и в отдельном диалоговом окне (имеется в виду ввод новых и редактирование имеющихся позиций). Для смены режима выполните команду Действия▸Редактировать в диалоге или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов.

Если вы намерены работать в окне списка, то в поле Объект следует ввести тип данных (например, Организации, Контрагенты или др.), а затем – указать конкретный объект соответствующего типа (например, если вы указали тип Организации, то выбор объекта будет осуществляться из справочника организаций, и т.д.).

В поле Вид данных указывается способ хранения данных. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Файл либо Изображение.

В поле Имя файла с клавиатуры вводится имя файла с данными (рекомендуется указывать полный путь к файлу), а в поле Описание – краткое описание хранящейся о физическом лице информации (например, Заявка кандидата, План испытательного срока, Отчет о работе и т.д.).

Если вы намерены работать в отдельном диалоговом окне, то при активизации команды Действия▸Добавить (либо Действия▸Изменить) на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.36.

Рис. 3.36. Окно редактирования дополнительной информации

Работа в данном окне ведется по тем же правилам, что и в окне списка. После заполнения параметров следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.

Список учебных заведений, где учились работники

Любой работник компании имеет какое-то образование (начальное, среднее, высшее, незаконченное высшее и т.д.), которое он получил при окончании соответствующего учебного заведения. В программе предусмотрен механизм ввода, редактирования и хранения сведений об учебных заведениях, в которых получали образование работники компании.

Необходимые действия выполняются в справочнике учебных заведений, для вызова которого следует выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Классификаторы▸Учебные заведения, При активизации данной команды отображается окно, которое показано на рис. 3.37.

Рис. 3.37. Справочник учебных заведений

Здесь представлен список позиций, добавленных ранее в справочник учебных заведений. Для каждого учебного заведения показывается его код и наименование.

Работа со справочником ведется непосредственно в окне списка. Для ввода нового учебного заведения предназначена команда Действия▸Добавить, для редактирования текущего – команда Действия▸Изменить (также для этого можно воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели).

Для пометки текущего объекта на удаление следует воспользоваться командой Действия▸Установить пометку удаления (данная команда вызывается также нажатием клавиши Delete); чтобы сразу удалить объект из списка, нужно нажать комбинацию клавиш Shift+Delete либо выполнить команду Действия▸Удалить.

Сведения о видах образований, полученных сотрудниками

После окончания учебного заведения человек получает образование, которое является основой для его дальнейшей карьеры. Возможности программы предусматривают ввод, редактирование и хранение сведений о видах образования, полученных физическими лицами и сотрудниками компании. Эта информация хранится в справочнике видов образования, который вызывается с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Виды образования физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.38.

Рис. 3.38. Справочник видов образования

Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).

Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.38), затем в открывшемся окне классификатора выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

Данные о пользователях программы

Поскольку возможности программы предусматривают многопользовательский режим работы, то информацию о пользователях, которые могут работать с программой, целесообразно систематизировать. Для хранения данных о пользователях программы предназначен справочник пользователей, для доступа к которому следует воспользоваться командой Сервис▸Пользователи и права доступа▸Пользователи. При выполнении данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.39.

Рис. 3.39. Справочник пользователей

На рисунке видно, что данный справочник состоит из двух частей – левой и правой. Это уже знакомый нам вариант представления данных: в левой части окна содержится перечень групп пользователей, в правой части – список пользователей, входящих в активную группу. В одну группу обычно включают пользователей, которые наделены сходными должностными обязанностями и работают в одном направлении; примеры групп пользователей – Офис-менеджеры, Бухгалтерия, Склад, Отдел поставок и т.д.

Для создания новой группы пользователей следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели – в результате на экране откроется окно, в котором нужно ввести название группы, ее код и, при необходимости – родительскую группу в иерархии.

Ввод нового и редактирование имеющегося пользователя выполняется в окне редактирования, которое открывается с помощью команд Действия▸Добавить, Действия▸Скопировать и Действия▸Изменить. Данное окно изображено на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Ввод и редактирование пользователя

В поле Краткое имя с клавиатуры вводится краткий вариант имени пользователя, который будет отображаться в интерфейсах программы; кроме этого, по краткому имени программа определяет пользователя, т.е. выполняет его идентификацию. Полный вариант вводится также с клавиатуры в поле Полное имя.

В нижней части окна выполняется настройка параметров, которая будет актуальна для данного пользователя.

После ввода всех требуемых данных следует нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Закрыть.

Следует отметить, что выполнять ввод новых и редактирование имеющихся пользователей можно и непосредственно в окне списка (рис. 3.39). Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели).

Справочник вакансий

Отдел по работе с персоналом любой компании должен формировать и вести перечень вакансий, имеющихся на предприятии. Ведь этот перечень является базой для подбора персонала предприятия. Отметим, что к формированию списка вакансий следует приступать после того, как составлен перечень должностей (описание справочника должностей приведено выше, в соответствующем разделе). Также необходимо построить организационную структуру компании (об этом мы также говорили ранее), так как при добавлении новых вакансий следует обязательно вводить название подразделения, в котором она открыта.

Чтобы открыть список вакансий, используйте команду главного меню Персонал▸Вакансии. Окно справочника, которое после этого отобразится на экране, представлено на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Справочник вакансий

Здесь отображается список вакансий, введенных ранее в программу. Каждую вакансию легко идентифицировать, поскольку для каждой позиции списка показаны следующие сведения: код вакансии, название вакансии, название подразделения компании, в котором открыта вакансия; название вакантной должности; дата, до которой вакансия должна быть закрыта (если это поле является пустым – значит, срок закрытия вакансии не ограничен).

Все имеющиеся в программе вакансии делятся на два вида – открытые и закрытые. Закрытым вакансиям присваивается соответствующий признак (об этом мы поговорим чуть ниже), а в окне списка они отображаются серым цветом (на рис. 3.41 закрыта вакансия слесаря, которая является последней в списке).

Возможности программы предусматривают отбор списка вакансий по виду – для этого следует в списке, расположенном под меню Действия, выбрать значение Открытые вакансии или Закрытые вакансии. Данный механизм особенно удобен при наличии большого числа позиций в списке. Если же этому параметру присвоено значение Все вакансии, то перечень будет включать в себя все вакансии, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы ввести в справочник новую вакансию, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или выполните команду Действия▸Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры вакансии, выполните команду Действия▸Изменить. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.42.

Рис. 3.42. Работа по оформлению вакансии

Вначале введите вакантную должность. В поле Должность нажмите F4 (отметим, что эта клавиша является стандартным инструментом и работает во всех полях выбора, имеющихся в окнах конфигурации), затем в появившемся окне справочника должностей выделите курсором нужное значение и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Затем по таким же правилам в поле Подразделение выберите подразделение компании, где открыта вакансия. Отметим, что оба этих параметра обязательны для заполнения.

Далее в соответствующем поле введите название вакансии. Это название программа генерирует самостоятельно после заполнения полей Должность и Подразделение, но в случае надобности его можно изменить с клавиатуры.

С помощью соответствующих параметров, находящихся в области Описание вакансии, вы можете указать дополнительные сведения о вакансии, в частности – требования, которым должны удовлетворять кандидаты, их должностные обязанности и условия приема на работу. Необходимые данные можно ввести как вручную, так и автоматически. В последнем случае переведите переключатель в положение Соответствует описанию должности – тогда необходимые значения будут скопированы из описания должности, выбранной в поле Должность, и вручную изменить их будет невозможно. Если же переключатель установить в положение Произвольное, то эти поля станут доступными для редактирования, и вы сможете заполнить или изменить их вручную.

В поле Дата открытия указывается дата открытия данной вакансии. По умолчанию здесь отображается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. Аналогичным образом заполняется поле Плановая дата закрытия, в котором можно указать дату, до которой должна быть закрыта данная вакансия. Это поле по умолчанию не заполнено, и если срок закрытия вакансии не определен, то его можно так и оставить пустым.

В поле Ответственный указывается сотрудник, который назначен ответственным за данную вакансию, а в поле Заявитель – сотрудник, открывший вакансию. Эти поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника пользователей выбрать требуемое значение.

После закрытия вакансии следует присвоить ей статус Закрыта – для этого нужно установить флажок Закрыта, который по умолчанию снят. Как мы уже отмечали ранее, закрытые вакансии в списке отображаются серым цветом, что позволяет быстро идентифицировать их в списке вакансий.

По каждой вакансии можно хранить дополнительные сведения во внешних файлах. Это могут быть, например, графические объекты (диаграммы, картинки, изображения и т.п.), текстовые файлы, и т.д. Для перехода в режим работы с внешними файлами, относящимися к вакансии, нужно в инструментальной панели окна редактирования нажать кнопку Файлы. При этом на экране отобразится окно, состоящее из двух вкладок – Изображения и Файлы.

На первой вкладке хранятся графические объекты, на второй – прочие файлы (текстовые, табличные, и др.). Работа на этих вкладках ведется по одинаковым правилам: ввод новых позиций осуществляется с помощью кнопки Добавить, после чего в появившемся окне нужно ввести путь к требуемому файлу и нажать кнопку Открыть. Отметим, что после этого на вкладке Изображения отобразится изображение выбранного объекта, и вы можете сопроводить его произвольным описанием. Что касается вкладки Файлы, то на ней появится имя выбранного файла, к которому, опять же, можно ввести дополнительную информацию (наименование или краткое описание). Чтобы быстро открыть включенный в список файл для просмотра и возможного редактирования, выделите его щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Открыть.

Итак, можно считать, что все необходимые подготовительные действия мы выполнили: программа настроена и заполнены ее справочники. Теперь можно напрямую приступать к ведению кадрового учета. Как мы уже отмечали ранее, в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» предусмотрено ведение как управленческого кадрового учета, так и регламентированного.

Управленческий учет позволяет вести учет кадров в рамках всей корпорации, планировать потребность в персонале, вести подбор кадров, осуществлять планирование занятости персонала, а также выполнять некоторые друге операции.

Регламентированный кадровый учет предусматривает документальное оформление отношений с сотрудниками в строгом соответствии с действующим законодательством (трудовые договора, отпуска, командировки и т.д.), а также ведение персонифицированного и воинского учета.

В данной главе мы рассмотрим порядок ведения регламентированного кадрового учета в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».

Основной документ, который определяет кадровую политику предприятия – это его штатное расписание. Поэтому именно с ним мы и познакомимся в первую очередь.

Штатное расписание

Штатное расписание – главный элемент кадрового учета, во многом определяющий стратегию работы с персоналом. Каждое предприятие разрабатывает собственное штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности, специфики кадровой политики и иных факторов.

Чтобы открыть штатное расписание, выберите команду Кадровый учет▸Штатное расписание, или воспользуйтесь ссылкой Штатное расписание, которая расположена в панели функций на вкладке Кадровый учет. Окно штатного расписания представлено на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Работа со штатным расписанием

Если в состав компании входит несколько организаций, то в поле Организация следует указать ту, штатное расписание которой вас интересует.

Окно состоит из двух больших частей. Слева представлен список подразделений, справа отображается список должностей для текущего подразделения – в том случае, если с помощью кнопки По подразделению, расположенной в инструментальной панели окна, включен режим отображения должностей по подразделению. Если отключить этот режим (это делается нажатием кнопки), то в правой части окна отобразится полный список должностей по всей организации.

Сведения о должностях представлены в соответствующих полях, которые размещаются на двух строках для каждой должности. Название активного в данный момент поля подсвечивается более темным цветом (например, на рис. 4.1 курсор установлен в поле Вид тарифной ставки). Для каждой позиции списка представлены следующие сведения: название должности; число выделенных для нее ставок; вид ставки (дневная, месячная и т.д.); валюта ставки; минимальный размер ставки в соответствии с ее видом (если ставка дневная – то размер ставки отображается за один рабочий день, если ставка месячная – то размер ставки отображается за один месяц, и т.д.); максимальный размер ставки в соответствии с ее видом; название графика работы; сведения об особых условиях труда (при наличии таковых).

Для включения в штатное расписание новой штатной единицы нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. Для перехода в режим просмотра и редактирования данных о штатной единице дважды щелкните на ней мышью. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Режим ввода, просмотра и редактирования штатных единиц

В данном окне с помощью параметра Подразделение нужно указать название подразделения, в котором открыта данная штатная единица. Нажмите клавишу F4, и в открывшемся окне справочника подразделений выбрать нужное подразделение. Аналогичным образом в поле Должность выбирается должность, для которой создается штатная единица.

Далее следует приступить к заполнению параметров, находящихся на вкладке Штатная единица (см. рис. 4.2). В поле Количество ставок укажите число вакансий, имеющихся для данной должности. Например, если штатное расписание подразумевает наличие трех менеджеров, то в поле Должность выберите значение Менеджер, а в поле Количество ставок – значение 3.

Далее в соответствующих полях следует с клавиатуры ввести минимальный и максимальный размеры ставки для данной штатной единицы.

После этого в поле Вид ставки нужно из раскрывающегося списка выбрать вид данной ставки. Возможные варианты – Месячная, Дневная и Часовая. В зависимости от значения данного поля впоследствии будет осуществляться расчет заработной платы сотрудникам.

В поле График работы для данной штатной единицы указывается график работы. Для выбора значения данного поля также следует воспользоваться кнопкой выбора, затем в открывшемся окне справочника графиков установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Если работа в данной должности подразумевает наличие особых условий труда, то в поле Условия труда из раскрывающегося списка нужно выбрать код этих условий.

При отсутствии надбавок для данной штатной единицы список надбавок может не заполняться.

Чтобы ввести новую надбавку, выполните команду Действия▸Добавить. В поле Вид надбавки из справочника основных начислений по организации, вызываемого нажатием кнопки выбора или клавиши F4, выбирается вид надбавки. После этого указываются показатели для расчета начисления (например, процент от ставки), которые зависят от настроек, произведенных для выбранной надбавки в справочнике основных начислений по организации.

На вкладке Дополнительно с клавиатуры можно ввести дополнительные сведения о штатной единице – например, сформулировать должностные обязанности и требования к кандидату.

Справа внизу окна находится поле строка штатного расписания действует с, где нужно указать дату, с которой вводится данная штатная единица. Этот параметр является обязательным для заполнения – в противном случае провести документ не удастся.

Завершается ввод или редактирование сведений о штатной единице нажатием кнопки ОК или Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

Чтобы распечатать штатное расписание, нажмите в верхней части окна (см. рис. 4.1) кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите команду Форма Т-3, после чего в открывшемся окне нажмите кнопку Сформировать. В результате будет сгенерировано штатное расписание предприятия по форме № Т-3.

Оформление трудового договора

Для перехода в режим подготовки и вывода на печать трудового договора нужно выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Сотрудники. При активизации данной команды на экране откроется окно формирования трудового договора, изображенное на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Список сотрудников предприятия

Это окно представляет собой справочник сотрудников предприятия по всем входящим в его состав организациям. В левой части окна по умолчанию отображается перечень организаций и структурных подразделений каждой из них. Над этим перечнем находится поле с раскрывающимся списком, в котором можно изменить формат представления данных: например, вы можете включить группировку не по подразделениям, а по виду договора или по структуре компании. Чтобы открыть список сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, выберите в раскрывающемся списке значение По виду договора, и щелчком мыши выделите позицию Трудовые договоры (так, как показано на рис. 4.3).

В правой части окна отображается список сотрудников по подразделению, организации или виду договора, на котором установлен курсор в левой части окна. Для каждого сотрудника в соответствующих колонках отображается ФИО, название подразделения, название должности, вид договора и дата принятия на работу.

Чтобы заключить с сотрудником трудовой договор, нужно добавить этого сотрудника в данный справочник. Для добавления сотрудника нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. При этом на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.4. Отметим, что в начале эксплуатации программы при нажатии кнопки Добавить открывается окно Помощника устройства на работу, в котором в пошаговом режиме вводится необходимый минимум данных о сотруднике. Здесь мы не будем рассматривать этот режим работы, поскольку он прост в использовании и интуитивно понятен. Отметим лишь, что Помощник будет появляться при нажатии кнопки Добавить до тех пор, пока на последнем этапе его работы вы не отключите его дальнейшее появление, установив соответствующий флажок.

Рис. 4.4. Добавление сотрудника в справочник

Если добавляемый сотрудник ранее не был внесен в справочник физических лиц – установите переключатель, который находится в верхней части окна, в положение Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц. Если же информация о данном человеке ранее была внесена в справочник физических лиц – вы можете просто выбрать его оттуда. Для этого установите переключатель в положение Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц, затем щелкните на расположенной справа ссылке, и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите требуемое значение. В этом случае личные данные добавляемого сотрудника будут перенесены из справочника физических лиц.

Далее мы будем рассматривать процесс добавления сотрудника «с нуля»», то есть не переносом его личных данных из справочника физических лиц, а путем ввода их в окне добавления сотрудника.

В поле Имя с клавиатуры вводится фамилия, имя и отчество сотрудника. После этого они автоматически будут подставлены в поля ФИО.

Дальнейшие действия по добавлению сотрудника выполняются на вкладках Общие, Дополнительно, а оформление трудового договора осуществляется на вкладке Трудовой договор.

На вкладке Общие вводятся личные данные сотрудника, а также ряд сведений общего характера. В поле Дата рождения с клавиатуры нужно ввести дату рождения сотрудника, а в поле Пол из раскрывающегося списка выбрать его половую принадлежность. Затем в соответствующих полях вводится страховой номер Пенсионного фонда России, код налоговой инспекции, а также индивидуальный номер налогоплательщика. В поле Вид договора указывается вид договора, который был заключен с данным сотрудником администрацией предприятия. Чтобы заключить с сотрудником трудовой договор, укажите в данном поле значение Трудовой договор (оно предлагается по умолчанию). В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которую оформляется данный сотрудник.

В поле Табельный № указывается табельный номер сотрудника. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Наименование из раскрывающегося списка выбирается вариант представления сотрудника, под которым он будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. Если ни один из предложенных вариантов вас не устраивает – можете ввести требуемое значение с клавиатуры (длина значения – не более 15 символов).

После этого нужно указать вид занятости данного сотрудника на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид занятости, возможные варианты – Основное место работы (это значение предлагается использовать по умолчанию), Внешнее совместительство и Внутреннее совместительство.

На вкладке Дополнительно можно ввести дополнительные сведения произвольного характера, относящиеся к данному сотруднику.

Для оформления трудового договора нужно перейти на вкладку Трудовой договор, которая открыта на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Оформление трудового договора

Номер и дата трудового договора указываются в полях соответственно Договор № и от. В полях Действует с по указываются соответственно начальная и конечная даты срока действия трудового договора. Отметим, что начальная дата может не совпадать с датой заключения договора, а конечную дату можно не указывать – в этом случае договор будет считаться бессрочным.

В полях Подразделение и Должность указывается соответственно название подразделения и должности нового сотрудника. В поле График работы указывается график работы, в соответствии с которым он будет исполнять свои обязанности. Требуемое значение выбирается в окне справочника графиков работ, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

В поле Кол. ставок укажите количество ставок, на которое принимается сотрудник. По умолчанию в данном поле предлагается значение 1,00, что соответствует одной ставке. Если же сотрудник принимается, например, на полторы ставки, введите в данном поле значение 1,5.

После этого в соответствующих полях укажите вид расчета (значение этого параметра выбирается в окне справочника основных начислений организации, но данное поле не является обязательным для заполнения), сумму тарифной ставки или должностного оклада, а также валюту, в которой выражена ставка (оклад).

Вы можете распечатать трудовой договор с сотрудником – для этого нужно нажать кнопку Трудовой договор, которая находится внизу окна, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать команду Трудовой договор.

Все трудовые договоры сохраняются в отдельном списке. Для перехода в режим работы с трудовыми договорами предназначена команда главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Трудовые договоры. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Трудовые договоры, которая находится в панели функций на вкладке Кадровый учет. В любом случае на экране отобразится окно списка трудовых договоров, из которого с помощью команды Действия▸Добавить можно перейти в режим оформления нового трудового договора. Ввод и редактирование трудового договора осуществляется так же, как и при его оформлении из справочника сотрудников.

Приказ о приеме на работу

Чтобы надлежащим образом оформить прием сотрудника на работу в организацию в соответствии с правилами регламентированного кадрового учета, в программе предусмотрено ведение документа Прием на работу в организацию. Печатная форма этого документа представляет собой приказ о приеме на работу, оформленный в соответствии с действующим законодательством.

Чтобы оформить прием сотрудника на работу, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Прием на работу в организацию, и в открывшемся окне списка выполнить команду Действия▸Добавить или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования документа, изображенное на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Составление приказа о приеме на работу

В данном окне в поле Номер указывается номер текущего документа, а в поле От – дата и время его формирования. Значения данных полей формируются автоматически при создании нового документа, однако их можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которую принимается на работу сотрудник. Затем в табличной части окна формируется перечень лиц, принимаемых на работу в организацию, которая указана в поле Организация. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При выполнении любого из этих действий в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Далее необходимо определить значения следующих параметров:

♦ Подразделение – в этом поле указывается название структурного подразделения предприятия, в котором будет работать сотрудник. Данное поле заполняется с помощью кнопки выбора. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно списка подразделений той организации, которая указана в поле Организация. В данном окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

♦ Должность – здесь нужно указать должность, которую будет занимать принимаемый на работу сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране откроется окно справочника должностей, в котором необходимо выделить курсором нужную должность и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter. Данный параметр можно заполнить также из раскрывающегося списка, в котором представлен перечень должностей только для выбранного ранее подразделения.

♦ Ставка – в данном поле указывается количество ставок, выделяемых данному сотруднику. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.

♦ Дата приема – в данном поле указывается первый день работы сотрудника в данной должности. Заполнение данного поля обязательно, это можно сделать с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

♦ Испытательный срок – если сотрудник принимается на работу с условием успешного прохождения испытательного срока, то в данном поле указывается продолжительность испытательного срока, выраженная в месяцах. Требуемое значение вводится с клавиатуры либо с помощью калькулятора, с точностью до одного знака после запятой.

♦ Условия приема на работу – в данном поле можно ввести дополнительные условия приема данного сотрудника на работу.

♦ График работы – в данном поле указывается график работы, в соответствии с которым сотрудник будет исполнять свои обязанности.

Информация о том, каким образом будет начисляться принимаемым на работу сотрудникам заработная плата и прочие выплаты, вводится на вкладке Начисления. Здесь нужно сформировать список сотрудников, и по каждому из них указать порядок начисления всех причитающихся выплат. При этом можно включать в список одного и того же сотрудника несколько раз – в соответствии с количеством относящихся к нему видов расчета (выплат).

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.

Для печати документа предназначена кнопка Печать, которая расположена в нижней части окна. При нажатии на эту кнопку открывается подменю с командами Форма Т-1 и Форма Т-1а. Если выполнить команду Форма Т-1, то на экране отобразится приказ о приеме на работу по форме Т-1. Реквизиты печатной формы документа будут заполнены в соответствии с данными, веденными в окне формирования документа. При активизации команды Форма Т-1а будет сформирована печатная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме Т-1а.

Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.

Приказ об увольнении с работы

Чтобы оформить увольнение работника из организации в соответствии с действующим законодательством, в конфигурации предусмотрено формирование документа Увольнение из организаций. При выводе на печать этот документ формируется в виде Приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками по форме Т-8 либо Т-8а.

Чтобы сформировать новый документ Увольнение из организаций, нужно выполнить команду главного меню программы Кадровый учет▸Кадровый учет▸Увольнение из организаций, и в открывшемся окне списка выполнить команду Действия▸Добавить или в инструментальной панели нажать кнопку Добавить. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Подготовка приказа на увольнение

В первую очередь при формировании нового документа определяются значения полей Номер и От. Эти поля заполняются автоматически в момент создания нового документа, но при желании их значения можно отредактировать с клавиатуры по своему усмотрению (поле От можно заполнить также с помощью календаря). Заполнение данных полей обязательно.

В поле Организация указывается название организации, из которой увольняется сотрудник или несколько сотрудников, указанные в табличной части документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень организаций, входящих в состав компании.

В табличной части окна формируется список сотрудников, увольняемых из организации (одним документом можно оформить увольнение нескольких сотрудников). Для добавления в список нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.

После этого в поле Сотрудник выбирается сотрудник, которого нужно уволить. Для заполнения данного поля нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране откроется окно, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Дата увольнения указывается дата последнего дня работы сотрудника в данной должности. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

В поле Основание указывается основание для увольнения сотрудника. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Содержимое раскрывающегося списка может зависеть от особенностей организации кадрового учета на конкретном предприятии. Ниже перечислены примеры оснований для увольнения, которые характерны для большинства предприятий:

♦ По собственному желанию – в данном случае основанием для увольнения сотрудника является его заявление с просьбой об увольнении.

♦ По решению администрации – в данном случае основанием для увольнения сотрудника является соответствующее распоряжение (приказ) администрации. Так обычно оформляется, например, увольнение сотрудника по причине несоответствия его занимаемой должности, либо за несоблюдение трудовой дисциплины, и т.д.

♦ В связи с переходом на другую работу внутри организации – в данном случае основанием для увольнения сотрудника может являться как его заявление о переводе (если работник переходит на другую работу по собственному желанию), так и соответствующее распоряжение (приказ) администрации (если перевод на другую работу осуществляется без согласия работника).

♦ В связи с сокращением штатов – если сотрудник увольняется в связи с сокращением штатов, то основанием для увольнения будет соответствующее распоряжение (приказ) администрации.

В поле Статья ТК РФ следует указать статью Трудового кодекса Российской Федерации, по которой сотрудник увольняется из организации. Для этого нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника оснований увольнения (статей ТК РФ) выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Параметры Компенсация, Порядок расчета, Дней, Рабочий год и По предназначены для ввода данных, необходимых для расчета компенсации или удержаний перед увольнением. Например, если у сотрудника имеется неиспользованный отпуск, то ему причитается компенсация, а если он имеет задолженность перед организацией – эту сумму с него следует удержать. Это и нужно указать в поле Компенсация, где из раскрывающегося списка выбирается значение Компенсация или Удержание. В поле Порядок расчета выбирается порядок расчета – По шестидневке или По календарным дням. В поле Дней вводится число дней, за которое производится перерасчет, а в полях Рабочий год и По – соответственно начальная и конечная даты периода времени, за который производится перерасчет.

Поле Комментарий, которое расположено под табличной частью окна, предназначено для ввода с клавиатуры произвольного комментария к текущему документу. Например, при увольнении нескольких сотрудников за несоблюдение трудовой дисциплины в данном поле можно ввести текст Несоблюдение трудовой дисциплины.

С помощью команд, расположенных в подменю Действия▸Перейти, осуществляется переход в режим просмотра списков сотрудников организации, занятых штатных единиц организации и состояний (статусов) сотрудников организаций. Во всех окнах, открываемых при активизации соответствующих команд, по умолчанию будет применен фильтр на отображаемые данные по текущему документу. Этот фильтр можно отключить только в окне списка занятых штатных единиц организаций – для отключения фильтра предназначена команда Действия▸Отключить отбор.

Сформированный документ можно вывести на печать в виде приказа (распоряжения) о прекращении действия рудового договора по форме Т-8 или Т-8а. Для этого нужно нажать кнопку Печать, которая расположена в нижней части окна, и в открывшемся подменю выбрать требуемую форму документа.

Если в табличную часть окна внесено несколько сотрудников, то можно изменять порядок их следования в списке – для этого предназначены команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз. Чтобы удалить позицию из списка, нужно воспользоваться командой контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом необходимо учитывать, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

После ввода всех необходимых данных документ нужно провести по учету – для этого предназначена команда Действия▸Провести, вызываемая также нажатием кнопки ОК. Кнопка Записать предназначена для сохранения изменений без закрытия окна документа. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Приказ о переводе на другую работу

Чтобы оформить перевод работника на другую работу внутри организации в соответствии с действующим законодательством, в программе предусмотрено ведение документа Кадровое перемещение организаций. Этот документ выводится на печать в форме Приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме Т-5 либо Т-5а.

Для перехода в режим формирования документа Кадровое перемещение организаций выполните команду главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Кадровое перемещение организаций, и в инструментальной панели открывшегося окна нажмите кнопку Добавить, или нажмите клавишу Insert. В любом случае откроется окно оформления приказа, которое показано на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Подготовка приказа о внутреннем перемещении работников

Как и при формировании многих других документов, значения полей Номер и От будут сформированы автоматически, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению (поле Номер – с клавиатуры, поле От – с клавиатуры либо с помощью календаря). Заполнение данных полей обязательно.

В поле Организация нужно из раскрывающегося списка выбрать наименование организации, к которой относится переводимый на другую работу сотрудник (сотрудники). Выбор осуществляется из числа организаций, входящих в состав компании.

Параметр Индексация заработка с коэффициентом используется, когда данным документом оформляется повышение тарифных ставок сотрудников, производимое по предприятию в целом, которое учитывается при исчислении среднего заработка. В этом случае нужно установить данный флажок, и в расположенном справа поле с клавиатуры ввести коэффициент индексации.

Если перемещение сотрудников осуществляется между обособленными подразделениями организации, то в полях Откуда и Куда нужно указать названия этих подразделений (выбор значений осуществляется из раскрывающихся списков).

В поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

В табличной части окна вводится информация о сотрудниках, переводимых на другую работу внутри организации (одним документом можно оформить перевод на другую работу сразу нескольких сотрудников). Новая позиция добавляется в список стандартным образом – с помощью команды Добавить, расположенной в контекстном меню, либо соответствующей кнопки инструментальной панели. У новой позиции в списке номер будет сформирован автоматически. После этого в поле Сотрудник нужно нажать кнопку выбора, в открывшемся окне щелчком мыши выделить переводимого на другую работу сотрудника и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. В поле С указывается дата, с которой сотрудник перемещается на другое место работы. В поле Подразделение нужно указать название структурного подразделения, в которое перемещается сотрудник. Выбор значения осуществляется в окне списка подразделений, которое вызывается с помощью кнопки выбора. В поле Должность аналогичным образом выбирается название должности, которую после перемещения будет занимать сотрудник. После этого в поле Ставка нужно указать число ставок, на которое переводится сотрудник. В поле График работы нужно указать график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на новом месте. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

В поле Основание перемещения можно указать, на основании чего осуществляется внутреннее перемещение сотрудников. Это может быть, например, приказ руководства, распоряжение администрации, и т.д.

В поле Комментарий с клавиатуры можно ввести произвольный комментарий к текущему документу – например, Перевод на время отпускного сезона.

Что касается сведений о начислениях, то они вводятся на вкладке Начисления по тем же правилам, что и при приеме сотрудника на работу (подробнее см. выше соответствующий раздел).

Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена в нижней части окна, и в открывшемся меню выбрать требуемый вид документа; возможные варианты – Форма Т-5 и Форма Т-5а.

Приказ о предоставлении отпуска

В соответствии с действующим законодательством каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск, а в некоторых случаях – и на другие отпуска (для учебы, или без сохранения заработка, и т.д.).

В рассматриваемой конфигурации для учета отпусков организации предназначен документ Отпуска организации.

Для создания документа Отпуска организации выполните команду главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Отпуска организаций, после чего в открывшемся окне списка выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert. В результате откроется окно оформления приказа, которое показано на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Подготовка приказа о предоставлении отпуска

Поля Номер и От заполняются автоматически в момент создания нового документа; при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры, а поле От – также с помощью календаря. В поле Номер отображается номер текущего документа, в поле От – дата его формирования. Заполнения этих полей обязательно для всех документов.

В поле Организация указывается название организации, сотрудники которой отправляются в отпуск. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень входящих в состав компании организаций.

В табличной части окна вводится информация о сотрудниках, которых необходимо отправить в отпуск (одним документом можно оформить отправку в отпуск нескольких сотрудников). Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно активизировать команду Добавить, которая находится в контекстном меню, или нажать клавишу Insert. При этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.

Затем в поле Сотрудник нужно указать отправляемого в отпуск сотрудника. Данное поле заполняется стандартным образом – для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемое значение.

В полях С и По указывается продолжительность отпуска (иначе говоря – первый и последний дни отпуска). Данные поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

В поле Рабочий год указывается год, за который сотруднику предоставляется данный отпуск.

Если на время отпуска сотрудника его ставка освобождается, то в поле Освобождать ставку следует установить соответствующий флажок. Это будет означать, что на время пребывания сотрудника в отпуске на его место можно взять другого человека.

В поле Вид отпуска указывается вид отпуска – Отпуск ежегодный, Отпуск учебный, Отпуск учетный неоплачиваемый и Отпуск без сохранения зарплаты.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести основание для предоставления отпуска (например, Личное заявление работника).

После того, как список отправляемых в отпуск сотрудников сформирован, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный комментарий к текущему документу. Следует учитывать, что введенный здесь текст будет распространяться на всех сотрудников, внесенных в список.

После того, как список отправляемых в отпуск сотрудников сформирован, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный комментарий к текущему документу.

Для вывода документа на печать предназначены команды подменю, которое открывается при нажатии кнопки Печать (данная кнопка расположена в нижней части окна). Возможен выбор одного из трех вариантов:

♦ Форма Т-6 – в данном случае будет сформирован Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6.

♦ Форма Т-6а – при активизации данной команды будет сформирован Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам по форме Т-6а.

♦ Отпуска – с помощью данной команды осуществляется формирование графика отпусков в виде диаграммы.

Команды, расположенные в подменю Действия▸Перейти, предназначены для быстрого перехода в режимы работы, которые так или иначе могут быть связаны с текущим документом.

Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК либо выполните команду Действия▸Провести.

Командировки работников предприятия

Оформление командировок сотрудников подразумевает подготовку следующих документов: приказ о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение.

Для отражения в кадровом учете командировок сотрудников используется документ Командировки организации. Этот документ можно вывести на печать в виде Приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, Приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку по форме Т-9а и Командировочного удостоверения по форме № Т-10.

Чтобы оформить документ Командировки организации, выполните команду главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Командировки организаций, и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Подготовка документов на командировку

В первую очередь в данном окне определяются значения обязательных к заполнению полей Номер и От. Как и в других аналогичных окнах, эти поля заполняются автоматически при создании нового документа, но их можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, сотрудники которой направляются в командировку.

В выделенной области Место назначения указывается страна, город и наименование организации, куда командируется сотрудник. Значения полей Страна, город и Организация вводятся с клавиатуры.

Далее нужно сформировать перечень сотрудников, направляемых в командировку – это делается в табличной части окна. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить одно из стандартных действий – активизировать команду контекстного меню Добавить, нажать клавишу Insert либо соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате в табличной части окна появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. После этого в поле Сотрудник нужно указать отправляемого в командировку сотрудника. При нажатии кнопки выбора на экране открывается окно, в котором нужно выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Если на время нахождения сотрудника в командировке на его место планируется временно взять другого человека, то следует установить флажок Освобождать ставку – это будет означать, что ставка, занимаемая данным работником, временно свободна.

В полях С и По указывается период пребывания сотрудника в командировке. В поле С следует ввести дату отъезда в командировку, в поле По – дату прибытия из командировки. Значения данных полей можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

В поле Цель указывается цель, с которой сотрудник отправляется в командировку (иначе говоря, в данном поле указывается командировочное задание сотрудника). Это поле заполняется с клавиатуры. Например, на рис. 4.10 командировочное задание сотрудника – Заключение контракта.

В поле Комментарий, как обычно, можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему командировочному документу.

Выбор печатной формы документа производится с помощью соответствующих команд меню Печать, которое находится в нижней части окна.

Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК либо выполните команду Действия▸Провести. При необходимости можно в любое время отменить выполненное ранее проведение документа – для этого следует воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения.

Учет невыходов на работу

Для учета невыходов на работу по разным причинам (болезнь, отгул и др.) предназначен документ Неявки и болезни организаций. Чтобы создать такой документ, выполните команду главного меню программы Кадровый учет▸Учет невыходов▸Неявки и болезни организаций, и в открывшемся окне выполните команду Действия▸Добавить или нажмите кнопку Добавить, расположенную в панели инструментов. В результате откроется окно формирования и редактирования документа, изображенное на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Оформление невыхода сотрудника на работу

В первую очередь нужно определить значения полей Номер и От – установленные по умолчанию значения можно при необходимости отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация выберите название организации, в которой не вышел на работу сотрудник (сотрудники).

После того, как заполнены перечисленные выше поля, можно приступать к заполнению табличной части документа. Одним документом можно оформить невыход на работу как одного, так и нескольких сотрудников.

Сотрудник, который не вышел на работу, указывается в поле Сотрудник. Если для временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника на его место предполагается взять другого сотрудника, то в поле Освобождать/занимать ставку нужно установить соответствующий флажок. Это будет означать, что ставка, занимаемая данным работником, временно свободна. В поле С указывается дата первого невыхода на работу. После этого в поле Состояние указывается причина неявки – например, Болеет, Прогулы, Уход за больным ребенком, и т.д. Когда работник выходит на работу, он вновь добавляется в список в данном окне, и в поле С указывается дата выхода на работу, а в поле Состояние – значение Работает.

При необходимости в поле Комментарий можно с клавиатуры вести произвольный комментарий к документу. Чтобы сформированный документ соответствующим образом отразился в учете, его необходимо провести с помощью команды Действия▸Провести или нажатием кнопки ОК.

Формирование графика отпусков

Для перехода в режим работы с данной функциональностью и сформировать график отпусков, нужно выполнить команду главного меню программы Кадровый учет▸Учет невыходов▸Ввод графика отпусков организаций, затем в инструментальной панели открывшегося окна списка нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Формирование графика отпусков организации

После того, как в полях Номер и От указаны соответственно номер текущего документа и дата его формирования (предложенные в данных полях значения по умолчанию можно отредактировать с клавиатуры), нужно в поле Организация указать наименование организации, от имени которой формируется данный документ (иначе говоря, для которой выполняется построение графика отпусков). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень организаций, входящих в состав корпорации.

После этого нужно перейти в табличную часть документа, чтобы сформировать список сотрудников. После выполнения команды контекстного меню Добавить, вызываемой также нажатием клавиши Insert, в список будет добавлена новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.

Затем в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, для которого планируется отпуск. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы выбранный сотрудник был работником организации, указанной в поле Организация.

В полях Начало и Окончание указывается соответственно первый и последний дни отпуска данного сотрудника. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему документу. Например, если график отпусков формируется для сотрудников отдела продаж, то в данном поле можно ввести текст Отпуска отдела продаж. Заполнение данного поля не обязательно.

Сформированный график можно вывести на печать. Требуемый вид печатной формы документа выбирается с помощью команд, которые открываются при нажатии кнопки Печать (эта кнопка расположена внизу окна). Возможные варианты:

♦ График отпусков – при активизации данной команды график отпусков будет представлен в виде диаграммы.

♦ Форма Т-7 – при выполнении данной команды будет сформирован график отпусков по форме Т-7.

Чтобы провести по кадровому учету сформированный график отпусков, нужно выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК. При необходимости впоследствии можно отменить проведение данного документа – для этого нужно воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения.

С помощью команды Перейти▸График отпусков организации можно быстро перейти в режим просмотра в отдельном окне сформированного графика отпусков. Это окно, которое открывается при активизации данной команды, представлено на рис. 4.13.

Рис. 4.13. График отпусков

В данном окне содержится перечень отправляемых в отпуска сотрудников с указанием фамилии каждого сотрудника, даты и вида отпуска.

В данной главе мы узнаем, каким образом в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» ведется персонифицированный учет сотрудников предприятия.

Анкета застрахованного лица (АДВ-1)

Возможности программы предусматривают формирование документа Анкета застрахованного лица. Для создания этого документа нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Пачка АДВ-1 (Анкета застрахованного лица), после чего в открывшемся окне выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. При этом откроется окно, изображенное на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Создание документа по форме АДВ-1

При создании нового документа в нем будут автоматически заполнены поля Номер и От, но их можно отредактировать по своему усмотрению. После этого в соответствующем поле нужно ввести название организации, по сотрудникам которой будет создан документ. В окне, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки для выбора, будет отображаться список организаций, входящих в компанию, из которых и выбирается требуемое значение.

В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.

В поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за оформление документа. Для выбора значения нажмите F4, затем в открывшемся окне установите курсор на требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Дальнейшие действия выполняются в таблице, которая занимает центральную часть интерфейса. Чтобы включить в перечень нового сотрудника, нажмите клавишу Insert или воспользуйтесь соответствующей кнопкой инструментальной панели. После этого в поле Сотрудник нажмите F4, и в открывшемся окне укажите требуемого сотрудника.

Сформировать список сотрудников можно и в автоматическом режиме – для этого нужно нажать кнопку Заполнить. В результате в таблицу будут внесены сотрудники предприятия, которым на данный момент не присвоен страховой номер Пенсионного фонда России.

Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. При нажатии на эту кнопку будет создано две печатные формы: Анкета застрахованного лица по форме АДВ-1 и Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1.

При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать каталог для сохранения.

После формирования документа его обязательно нужно провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК (после этого документ станет недоступным для редактирования).

Кнопка Показать файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России.

В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.

Заявление об обмене либо дубликате страхового свидетельства

С помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет ▸Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства) осуществляется переход в режим формирования документов по формам АДВ-2 и АДВ-3. Напомним, что форма АДВ-2 – это заявление об обмене страхового свидетельства (например, при смене фамилии или иных личных данных), а форма АДВ-3 – это заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (подается в ПФР при утере страхового свидетельства).

Чтобы сформировать документ, выполните команду Кадровый учет▸Персонифицированный учет ▸Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства), и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Оформление документа

В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).

В поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ (иначе говоря – сотрудники которой будут перечислены в табличной части документа). Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из числа организаций, входящих в состав компании.

Сотрудник, ответственный за оформление данного документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемого сотрудника. Выбор осуществляется из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.

С помощью переключателя Вид заявлений выбирается вид формируемого документа. Для этого нужно установить переключатель в одно из следующих значений:

♦ Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);

♦ О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3).

Затем следует заполнить таблицу, где формируется список сотрудников, для которых формируется заявление. На рисунке 5.2 видно, что табличная часть состоит из трех вкладок: Сотрудники, Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные.

Содержимое вкладки Сотрудники зависит от положения переключателя Вид заявлений. Если этот переключатель установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то данная вкладка включает в себя три колонки: №, Сотрудник и Дата получения свидетельства. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в табличной части появится новая позиция, номер которой (значение поля №) будет заполнен автоматически.

Затем в поле Сотрудник следует указать сотрудника, от имени которого оформляется заявление. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора; при этом выбранный сотрудник должен быть работником организации, которая указана в поле Организация.

В поле Дата получения свидетельства указывается дата получения данным сотрудником страхового свидетельства, если это произошло в организации, указанной в поле Организация. В противном случае поле Дата получения свидетельства заполнять не следует. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3), то на вкладке Сотрудники будет еще одна колонка – Отметка о представлении сведений. Здесь указывается, были ли представлены сведения о заработке и трудовом стаже сотрудника в Пенсионный фонд Российской Федерации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Представлялись или Будут представлены. Указанное здесь значение используется в печатной форме документа в последней его графе.

На вкладке Сотрудники имеется также кнопка Заполнить заявления. При нажатии на эту кнопку будут автоматически заполнены вкладки Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные (на последней вкладке информация будет заполнена только для тех сотрудников, у которых указана дата получения страхового свидетельства в соответствующем поле вкладки Сотрудники).

Содержимое вкладки Данные, указанные в свидетельстве показано на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Вкладка Данные, указанные в свидетельстве

Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3), то вкладка Данные, указанные в свидетельстве выглядит так, как показано на рис. 5.3. Если же переключатель Вид заявлений установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то на данной вкладке будут отсутствовать поля Пол, Дата рождения и Место рождения.

Значение поля Физическое лицо не редактируется. Поля № свидетельства (здесь отображается номер страхового свидетельства данного сотрудника), Фамилия, Имя и Отчество можно отредактировать с клавиатуры. Значение поля Пол при необходимости можно отредактировать – значение выбирается из раскрывающегося списка. Также можно изменить и значение поля Дата рождения – требуемое значение вводится либо с клавиатуры, либо с помощью календаря.

В поле Место рождения отображается название места рождения сотрудника, которое было указано в страховом свидетельстве. Чтобы изменить это значение, нужно нажать кнопку выбора – при этом на экране откроется окно, в котором все поля заполняются с клавиатуры, причем ни одно поле не является обязательным для заполнения. По окончании ввода данных нужно нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.

На вкладке Изменившиеся данные выполняется ввод изменившихся данных. Редактировать можно все поля вкладки, за исключением полей № и Физическое лицо.

В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение: Мужской либо Женский.

Дата рождения указывается в соответствующем поле с клавиатуры либо с помощью календаря. С клавиатуры также заполняются поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес регистрации (здесь вводится адрес сотрудника согласно прописке), Адрес фактический (данное поле заполняется в случае, когда фактический адрес проживания не совпадает с адресом прописки) и Телефон.

Ввод места рождения сотрудника осуществляется в поле Место рождения (нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне ввести требуемые сведения).

В поле Гражданство вводится информация о гражданстве данного сотрудника. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне с помощью переключателя выбрать значение Гражданин страны или Без гражданства. При выборе значения Гражданин страны нужно в распложенном справа поле нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить курсором требуемое значение и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

После того, как заполнены все вкладки окна, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.

Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена внизу окна. При этом будут сформированы соответствующие заявления на всех сотрудников, перечисленных в табличной части окна. Кроме этого, будет создана печатная форма документа Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1.

Документ с данными о страховом стаже

Возможности программы предусматривают формирование документа Сведения о страховом стаже и взносах по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Чтобы создать документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет ПФР▸Пачка СЗВ-4 (Сведения о страховом стаже и взносах), и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить. В результате на экране открывается окно формирования документа, изображенное на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Окно формирования документа

В первую очередь нужно определить значения обязательных к заполнению полей Номер и От. В поле Номер вводится номер текущего документа, в поле От – дата его формирования. При создании нового документа эти поля будут заполнены автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ. При нажатии в данном поле кнопки выбора на экран выводится окно справочника организаций, в котором нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Выбор осуществляется из числа организаций, входящих в состав корпорации.

Сотрудник, ответственный за оформление текущего документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом не стоит забывать, что выбранный сотрудник должен числиться в организации, указанной в поле Организация.

В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат. Переключатель Тип формы позволяет определить тип формы – СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (в последнем случае в расположенном справа раскрывающемся списке нужно выбрать код территориальных условий).

С помощью переключателя Тип сведений выбирается тип предоставляемых сведений:

♦ Исходные – при установленном данном значении предоставляется исходный тип сведений;

♦ Назначение пенсии – сведения предоставляются для назначения пенсии.

Переключатель Корректировка может принимать одно из перечисленных ниже положений.

♦ Отсутствует – документ не является корректирующим.

♦ Отменяющая – в данном случае предоставляемые сведения являются отменяющими. Если выбран этот вариант, то в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.

♦ Корректирующая – если выбрано это значение, то будет предоставлен корректирующий тип данных. При этом в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.

Затем в таблице нужно составить список сотрудников, сведения о которых предоставляются в ПФР. Чтобы выбрать сотрудника, нужно в поле Сотрудник нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу.

В нижней части окна содержится несколько кнопок. Рассмотрим назначение каждой из них.

Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. Из меню, которое открывается при нажатии на данную кнопку, выбирается требуемый вариант – СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2.

Кнопка Показать файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России. Если выбран формат файла XML, то в открывшемся окне будет показан файл с учетом XML-синтаксиса.

При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения.

После формирования документа его следует провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК.

С помощью кнопки Записать документ осуществляется сохранение выполненных в окне изменений без закрытия окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

После проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Отменить проведение документа также не получится. Поэтому при последующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия▸Провести, Действия▸Записать, Действия▸Записать и закрыть, и Действия▸Отмена проведения.

С помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Ввод данных по форме СЗВ-4 осуществляется переход в режим ввода данных для формы СЗВ-4 по конкретному сотруднику. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Ввод данных для формы СЗВ-4

В верхней части окна в поле Организация (филиал) указывается название организации, а в поле Сотрудник вводится сотрудник, работающий в выбранной организации.

Затем в соответствующих полях указываются суммы начисленных страховых взносов, а также вводятся сведения об отсутствии сотрудника на работе.

Для заполнения параметров, расположенных в области Стаж работы за отчетный период, нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (имеется с виду инструментальная панель, которая расположена именно в этой области). При этом табличную часть области будет добавлена новая позиция, для которой можно определить значения перечисленных ниже параметров.

♦ Период Начало и Окончание – в данных полях указывается соответственно первый и последний дни работы сотрудника в организации, указанной в поле Организация. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

♦ Территориальные условия – здесь указывается код территориальных условий, в которых работал сотрудник на данной должности. Значение поля Территориальные условия выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень сокращенных обозначений территориальных условий (например, РКС – район крайнего севера, и т.д.).

♦ Код особых условий труда – здесь при необходимости можно указать код особых условий труда, если таковые имели место. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, и используется для исчисления льготной пенсии.

♦ Исчисление трудового стажа – в этой группе параметров определяется продолжительность трудового стажа. Вначале в поле Код следует указать код трудового стажа на предприятии, которое указано в поле Организация. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Затем в полях Месяцы и Дни указывается количество полных соответственно месяцев и дней, засчитываемых в трудовой стаж в течение данного периода; требуемые значения вводятся с клавиатуры. Если это время сотрудник находился в отпуске по уходу за детьми, то в поле Вид отпуска нужно ввести вид использованного отпуска. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – ДЕТИ и ДЕКРЕТ.

♦ Досрочное назначение пенсии – в данной группе параметров нужно ввести сведения, которые используются для досрочного назначения пенсии (при наличии таких сведений). В поле Код указывается сокращенное обозначение код работ для данного сотрудника. После этого в поле Часы/минуты указывается следующая информация: для преподавательской деятельности – количество часов, для авиаторов – количество часов налета, для парашютистов – количество прыжков. В поле Минуты указывается количество минут налета для авиаторов и летчиков. В поле Ставка вводится количество ставок. Требуемые значения в полях Часы/минуты, Минуты и Ставка вводятся с клавиатуры.

Если в табличную часть области Сведения о стаже застрахованного лица введено несколько позиций, то их можно быстро расположить в порядке возрастания дат – для этого нужно воспользоваться кнопкой Расположить, которая находится в инструментальной панели данной области.

Завершается ввод сведений для формы СЗВ-4 нажатием кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Передача документов СЗВ-4 в ПФР

Для формирования ведомости уплаты страховых взносов по форме АДВ-11 в программе предназначен документ Передача СЗВ-4 в ПФР. Переход в режим работы с этим документом осуществляется с помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Передача СЗВ-4 в ПФР, или с помощью ссылки Передача СЗВ-4 в ПФР, которая находится в панели функций на вкладке ПФР. В любом случае на экране отобразится окно списка сформированных ранее документов, в котором для перехода в режим ввода нового документа нужно нажать кнопку Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 5.6.

Рис. 5.6. Оформление ведомости уплаты взносов в ПФР

В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).

В поле Организация указывается название организации, от имени которой оформляется текущий документ. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.

В поле Ответственный указывается сотрудник, ответственный за составление данного документа. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Выбор должен осуществляться из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.

В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.

С помощью переключателя Тип сведений укажите тип предоставляемых сведений ИСХД (исходные) или ПЕНС (сведения предоставляются для назначения пенсии).

На вкладке Расчеты с ПФР отражается состояние расчетов организации с Пенсионным фондом России в разрезе календарных лет. Иначе говоря, на данной вкладке суммы задолженности и уплаченных взносов показываются в разрезе лет образования задолженности. Суммы задолженности показываются по состоянию на начало отчетного периода (фактически это суммы начального сальдо) и по состоянию на конец отчетного периода (конечное сальдо). Суммы переплаты переносятся на следующий отчетный период, т.е. в строке с переплатой указывается следующий год.

После того, как заполнены все вкладки окна, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.

Чтобы провести документ, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести. Это будет означать, что данные переданы в ПФР. Эти данные фиксируются в информационной базе, и впоследствии будут доступны только для просмотра.

Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена внизу окна, и вы открывшемся меню выбрать печатную форму документа – АДВ-11, СЗВ-4 или Пояснительная записка.

Кнопка Показать файл открывает меню, команды которого преднзаначены для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России. При этом текст файла отобразится на экране в отдельном окне.

При необходимости можно сохранить файл на внешний носитель. Для этого выберите требуемую команду в меню, открываемом кнопкой Записать файл на диск. При активизации команды на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения.

Итак, как вести регламентированный кадровый учет, в том числе и персонифицированный учет, мы уже знаем. Теперь рассмотрим, как в программе ведется управленческий кадровый учет.

Подбор кадров и работа с кандидатами

Чтобы вести кадровый учет, вначале нужно подобрать персонал – в противном случае с чем же (или – с кем же) тогда работать? Планирование персонала и подбор кадров компании – это ответственный участок работы по управлению персоналом, и далее мы узнаем, как это делается в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».

Кадровый план предприятия

Кадровое планирование ведет кадровая служба любого современного предприятия. В программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» для этого предназначен инструмент, который так и называется – Кадровое планирование. Он изучает и анализирует данные о наличии вакансий и количестве ставок в штатном расписании, а также принимает во внимание изменения корректировки, внесенные в кадровый план.

Чтобы войти в данный режим работы, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровое планирование. При ее активизации отобразится окно, изображенное на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Планирование персонала

Верхняя часть данного интерфейса включает в себя лишь вспомогательные функции – здесь отображается список имеющихся на предприятии вакансий в соответствии со справочником вакансий (описание этого справочника приведено в предыдущем разделе). Нижняя часть, в свою очередь, разделена еще на три части: слева отображается организационная структура предприятия, справа вверху представлен автоматически сформированный кадровый план, а справа внизу – список документов, на основании которых в кадровый план вносились изменения (порядок работы с этими документами будет рассмотрен ниже). Отметим, что отображение организационной структуры зависит от режима, выбранного в меню Режим кадрового планирования. Если выбран режим По структуре юридических лиц, то в поле Организация из раскрывающегося списка нужно выбрать организацию, структура которой и будет представлена в списке. Если же выбран режим По центрам ответственности, то будет отображаться организационная структура предприятия в том виде, в котором она была сформирована в справочнике организационной структуры.

В кадровом плане представлены следующие сведения: название подразделения, название должности, количество ставок по каждой должности, количество занятых ставок и число вакансий. Если в левой части окна курсор установлен не на верхнюю позицию иерархии (Подразделения организации или Подразделения – в зависимости от выбранного режима планирования), а на название подразделения, то в кадровом плане колонка Подразделение исчезнет, поскольку в этом случае она становится ненужной.

В режиме кадрового планирования По структуре юридических лиц информация о количестве ставок берется из штатного расписания (порядок работы со штатным расписанием будет рассмотрен позже). Однако вы можете изменить эту информацию с помощью документа, который так и называется – Изменение кадрового плана. Вы можете сформировать такой документ непосредственно из режима кадрового планирования – для этого нужно нажать кнопку Изменить кадровый план (см. рис. 6.1). Кроме этого, переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Изменение кадрового плана. При активизации данной команды на экране отображается окно, в котором нужно нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Корректировка кадрового плана

В данном окне в поле Номер отображается порядковый номер документа в конфигурации. Значение данного параметра формируется программой автоматически в момент сохранения документа, но впоследствии его можно отредактировать (для этого нужно включить режим редактирования с помощью команды Действия▸Редактировать номер). Отметим, что без серьезных на то оснований редактировать номер документа не рекомендуется, поскольку почти всегда присвоенный по умолчанию номер является оптимальным.

В поле от отображается дата и точное время формирования документа. Это поле также заполняется автоматически – по умолчанию в нем отображается текущая дата. Изменить значение данного поля можно как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.

В поле Дата изменений указывается дата, с которой изменения по данному документу должны быть внесены в кадровый план предприятия. Отметим, что эта дата не обязательно совпадает с датой формирования документа: например, документ можно сформировать в начале квартала, и запланировать внесение изменений в кадровый план на конец квартала.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается название организации, к которой относится данный документ. Это поле можно оставить незаполненным – тогда документ будет относиться ко всему предприятию (компании) в целом.

В табличной части окна формируется перечень должностей с указанием структурного подразделения и количества ставок по каждой из них. Это можно делать как вручную, так и автоматически.

При ручном формировании списка, чтобы добавить должность, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. В поле Подразделение нужно указать название структурного подразделения, в котором имеются ставки – для этого нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемое значение. Отметим, что выбор подразделения осуществляется из числа подразделений организации, указанной в поле Организация, а если данный параметр не заполнен – то из списка подразделений компании. После этого в поле Должность аналогичным образом выберите должность, а в поле Количество с клавиатуры введите количество ставок по данной должности.

Для автоматического заполнения табличной части окна предназначены команды меню, открываемого нажатием кнопки Заполнить. Если в данном меню выбрать команду По текущему состоянию, то список будет сформирован по занятым на момент заполнения рабочим местам. Если же выбрать вариант По расхождениям, то список будет сформирован по расхождениям между данными кадрового плана и количеством реально работающих сотрудников.

Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу Delete. При этом будьте осторожны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В нижней части окна в поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Чтобы сохранить документ и провести его по учету с отражением изменений в кадровом плане, нажмите кнопку ОК. Чтобы просто сохранить документ, без проведения его по учету, нажмите кнопку Записать. Чтобы выйти из данного режима без сохранения изменений, нажмите кнопку Закрыть.

Список документов на изменение кадрового плана можно увидеть в режиме кадрового планирования, в нижней части окна (см. рис. 6.1). Вы можете просмотреть сводные данные по истории всех изменений кадрового плана – для этого используйте команду Вид▸История всех изменений.

Источники данных о кандидатах

Информация о кандидатах может поступать в кадровую службу компании из разных источников. Это может быть, например, кадровое агентство, средство массовой информации, рекомендация знакомого, и т.д. Возможности программы предусматривают хранение сведений о таких источниках, а также проведение оценки эффективности каждого источника.

Для решения данной задачи предназначен соответствующий справочник, который вызывается с помощью команды главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Источники информации о персонале. При этом открывается окно, изображенное на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Источники информации о кандидатах

Здесь содержится перечень сохраненных ранее источников. Для каждого источника показывается его числовой код и название. Ввод и редактирование новых источников осуществляется непосредственно в окне списка. После нажатия кнопки Добавить появится новая позиция, где в поле Наименование нужно будет ввести название источника. Код источника будет сформирован автоматически после нажатия клавиши Enter.

Использование источников информации зачастую подразумевает несение определенных финансовых трат. Если такой источник, как, например, рекомендация знакомого или собственного сотрудника является бесплатным, то те же газеты стоят денег, равно как и услуги кадровых агентств. Многие предприятия выписывают целый ряд специализированных печатных изданий, посвященных вопросам трудоустройства и подбора персонала, кто-то пользуется платными услугами на рекрутинговых сайтах, и т.д. Поэтому в программе реализован механизм учета таких затрат – для этого предназначен документ Учет затрат на источники персонала.

Чтобы сформировать такой документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Учет затрат на источники персонала, и в открывшемся окне нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Оформление документа по учету затрат на источники информации о персонале

Первое, что нужно сделать – это заполнить поле Номер, в котором указывается порядковый номер документа. Это значение генерируется автоматически при записи документа, но в случае надобности вы можете его изменить. Чтобы это стало возможным, выполните команду Действия▸Редактировать номер. Отметим, что без особой надобности делать этого не рекомендуется, поскольку программа автоматически ведет оптимальную нумерацию документов, а редактирование номера вручную может привести к нарушению целостности данных.

Затем в поле от следует ввести дату документа. По умолчанию в данном поле отображается рабочая дата, но при необходимости это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.

Список источников, по которым нужно учесть затраты данным документом, формируется в табличной части окна. Для добавления в список новой позиции нажмите кнопку Добавить – в результате появится строка, номер которой будет присвоен автоматически. В поле Дата отобразится текущая дата, которую можно изменить по своему усмотрению. Источник информации, по которому отражаются затраты, указывается в поле Источник. Для этого нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка источников информации выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Сумма затрат вводится с клавиатуры в поле Сумма, а валюта, в которой выражена сумма затрат, выбирается из справочника валют в поле Валюта. Если затраты были понесены в российских рублях, то в поле Курс указывается значение 1, а если в какой-то другой валюте, то в данном поле отображается курс этой валюты по отношению к национальной денежной единице на дату, указанную в столбце Дата. Отметим, что поле Курс заполняется автоматически после заполнения поля Валюта, но это значение вы можете отредактировать по своему усмотрению.

Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить, вызываемую также нажатием клавиши Delete, или нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК. После этого окно редактирования автоматически закроется, а документ будет учитываться при формировании отчетов, и отражаться в других регистрах конфигурации. С помощью кнопки Записать можно сохранить документ без проведения: в этом случае документ будет присутствовать в списке, но в отчетах и прочих регистрах он отражен не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Учет заявок и резюме кандидатов

В программе реализована возможность сохранения в базе данных информации о кандидатах на замещение вакантных должностей. Это позволяет в любой момент просмотреть сведения о любом кандидате, который когда-либо обращался в компанию по поводу трудоустройства: ведь даже если человек не подошел на одну должность, ему через какое-то время можно предложить другую вакансию.

Данная задача решается с помощью документа, который называется Заявка кандидата. Для перехода в режим работы с этим документом предназначена команда главного меню Персонал▸Заявки кандидатов. При активизации данной команды отображается перечень сохраненных ранее заявок кандидатов (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Заявки кандидатов

В В данном окне для каждой заявки показаны следующие сведения: символ важности документа (высокая важность, низкая или средняя), код заявки, наименование заявки (как правило – ФИО кандидата), текущее состояние (статус) заявки, ФИО физического лица и название организации, на работу в которой претендует кандидат (этот параметр может оставаться незаполненным).

Слева вверху окна расположено поле, в котором можно отобрать для просмотра все имеющиеся в конфигурации заявки (как на рис. 6.5), только активные заявки, и только заявки, работа по которым завершена. Признак того, что по заявке завершена работа, устанавливается в режиме ее редактирования, а в общем списке заявок такие заявки отображаются серым цветом.

С помощью поля Организация, которое находится справа вверху окна, можно установить фильтр по организации на представленные в списке документы – для этого нужно установить флажок слева от данного поля, и из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать требуемую организацию.

Чтобы ввести в базу данных новую заявку кандидата, нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования заявки нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду Действии▸Изменить или нажать клавишу F2. Ввод и редактирование заявок осуществляется в окне, изображенном на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Оформление заявки

Прежде всего в поле Наименование нужно указать название заявки. Обычно здесь вводится фамилия, имя и отчество кандидата, но можно ввести иную информацию. В полях Вакансия, Должность, Организация и Подразделение вводится соответственно название вакансии, вакантной должности, организации и структурного подразделения, где открыта данная вакансия. Значения перечисленных параметров, кроме поля Организация, выбираются из соответствующих справочников, которые вызываются нажатием клавиши F4 или кнопки выбора. Что касается поля Организация, то оно заполняется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций. Отметим, что ни один из перечисленных параметров не является обязательным для заполнения – это позволяет сохранить в базе данных информацию об интересующих и потенциально устраивающих кандидатах без привязки к вакансии или должности.

Если от кандидата поступило резюме, то его можно включить в состав данной заявки. Чтобы оформить резюме, нажмите кнопку Открыть резюме, расположенную в правом верхнем углу – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 6.7.

Рис. 6.7. Ввод и просмотр резюме кандидата

В данном окне представлен перечень вопросов, ответы на которые обычно содержатся в стандартном резюме. Фамилия, имя и отчество кандидата вводятся в соответствующих полях с клавиатуры. Дату рождения можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Пол кандидата выбирается из раскрывающегося списка.

Чтобы ввести сведения об образовании, дважды щелкните мышью в поле Ответ напротив строки Образование. Аналогичным образом впоследствии можно перейти в режим дополнения или редактирования введенных ранее данных. В любом случае на экране открывается окно, в котором вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Чтобы отредактировать то или иное поле, дважды щелкните на нем мышью.

По аналогичным правилам вводятся сведения о трудовой деятельности кандидата. Для этого нужно в поле Ответ напротив строки Трудовая деятельность (см. рис. 6.7) дважды щелкнуть мышью, и в открывшемся окне ввести название организации, в которой работал кандидат, начальную и конечную даты периода его работы в данной организации, а также название занимаемой им должности. Все перечисленные параметры заполняются с клавиатуры, а даты можно указать также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В нижней части окна в поле Дата регистрации (см. рис. 6.7) указывается дата регистрации резюме в базе данных. В поле Зарегистрировал можно указать сотрудника, ответственного за регистрацию данного резюме (выбор осуществляется в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием F4 или кнопки выбора). В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному резюме.

Чтобы сохранить резюме и провести его по учету, нажмите кнопку ОК. После этого информация о резюме появится слева внизу окна редактирования заявки, в поле Переписка, встречи и опросы (см. рис. 6.6).

Готовое резюме можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна. Отметим, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки ОК или Записать.

Теперь вернемся в режим редактирования заявки и продолжим изучение данного окна (см. рис. 6.6). В большом текстовом поле, которое находится чуть ниже параметра Подразделение, можно ввести произвольную текстовую информацию, относящуюся к данной заявке. Например, если у кандидата есть хорошие рекомендации, или какой-то особенный опыт работы, или какие-то другие достоинства и недостатки – сведения об этом можно ввести в данное поле.

В поле Дата поступления заявки указывается дата оформления данной заявки. По умолчанию при формировании новой заявки в данном поле предлагается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В правой части окна в поле Важность указывается степень важности данной заявки. Как мы уже отмечали ранее, заявка может иметь одну из трех степеней важности – высокую, среднюю или низкую. Выбор требуемого значения осуществляется из раскрывающегося списка, а по умолчанию всем новым заявкам присваивается степень важности Средняя.

Справа внизу окна редактирования находится область Дополнительно. Здесь можно ввести ряд дополнительных данных о текущей заявке.

В поле Источник информации можно указать источник, из которого была получена информация о данном кандидате. Это может быть, например, кадровое агентство, средство массовой информации, рекомендация знакомого, и т.д. Требуемое значение выбирается в окне справочника источников информации о кандидатах, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

В программе реализована возможность группировки заявок по тем или иным критериям. Чтобы включить заявку в состав группы, нужно в поле Группа заявок нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне указать требуемую группу.

Как мы уже отмечали ранее, в наименовании заявки обычно указывается фамилия, имя и отчество кандидата. Однако в программе реализована возможность привязки заявки к конкретному человеку, предварительно внесенному в справочник физических лиц. Для этого в поле Физическое лицо нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите требуемое значение.

В поле Ответственный можно указать сотрудника предприятия, ответственного за оформление данной заявки кандидата. Выбор осуществляется из справочника пользователей, который вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.

Если данная заявка уже отработана и работы по ней завершены (например, человек принят на работу или ему дан окончательный отказ), то нужно установить флажок Работа по заявке завершена. Как мы уже отмечали ранее, такие заявки отображаются в списке серым цветом. В расположенном ниже текстовом поле можно указать, по какой причине данная заявка считается отработанной.

По каждой заявке можно хранить дополнительные сведения во внешних файлах. Это могут быть как изображения, так и иные файлы (текстовые, табличные и др.). Для перехода в режим работы с внешними файлами, относящимися к заявке кандидата, нужно в инструментальной панели окна редактирования нажать кнопку Файлы. При этом на экране отобразится окно, изображенное на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Окно дополнительных файлов

Это окно содержит вкладки Изображения и Файлы. Первая предназначена для хранения картинок, изображений и прочих графических объектов, а вторая – для хранения файлов иных форматов (текстовых, табличных и т.п.). В целом порядок работы на данных вкладках почти одинаков: для добавления новой позиции нужно нажать кнопку Добавить, после чего в появившемся окне указать путь к соответствующему файлу и нажать кнопку Открыть. На вкладке Изображения после этого отобразится изображение выбранного объекта, к которому можно добавить произвольное описание. Что касается вкладки Файлы, то здесь появится имя выбранного файла, к которому также можно ввести дополнительную информацию. Чтобы быстро открыть тот или иной файл для просмотра и возможного редактирования, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Открыть.

Чтобы сохранить введенные данные о заявке, нажмите в окне редактирования кнопку ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна без сохранения выполненных изменений.

Проведение опросов сотрудников

Ни один прием на работу ни в одной организации не обходится без проведения собеседования с кандидатом. Кроме стандартного собеседования можно предложить кандидату пройти какой-нибудь тест либо поучаствовать в каком-либо опросе (анкетировании). Цели этих тестов и опросов могут быть самыми разными: выявить профессиональные качества кандидата, особенности его характера, склонности и привычки, честность и порядочность и т.д. В этом разделе рассказывается о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» оформляется проведение различного рода опросов и анкетирований.

Для перехода в режим работы с опросами выполните команду главного меню Персонал▸Анкетирование▸Опрос. В результате откроется окно списка опросов, изображенное на рис. 6.9.

Рис. 6.9. Список опросов

Для каждого проведенного опроса в соответствующих колонках данного окна показывается следующая информация:

♦ Признак проведенного документа (этот признак отображается в крайней слева колонке; на рис. 6.9 проведены все опросы).

♦ Дата формирования документа. Некоторые пользователи путают дату формирования и дату проведения документа. В данном случае показана дата именно формирования документа.

♦ Порядковый номер документа в конфигурации.

♦ Опрашиваемое лицо.

♦ Название типовой анкеты, на основании которой проводился опрос.

♦ Имя ответственного пользователя.

♦ Произвольный комментарий.

Из окна списка можно перейти в режим формирования нового и редактирования текущего опроса. Чтобы создать новый опрос, следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования опроса нужно установить на него курсор и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно редактирования опроса (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Формирование и редактирование опроса

В полях Номер и Дата регистрации отображается соответственно номер текущего документа и дата его формирования (при необходимости присвоенные по умолчанию значения в этих полях можно отредактировать по своему усмотрению).

В поле Анкетируемый следует указать кандидата, с которым проводится опрос (анкетирование). Для заполнения данного поля следует воспользоваться расположенной справа кнопкой выбора. При нажатии на данную кнопку появится раскрывающийся список, в котором нужно выбрать тип данных – Заявки кандидатов или Физические лица. Затем на экране открывается окно, в котором нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (данная кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter.

В поле Типовая анкета нужно выбрать типовую анкету. После этого в табличной части окна отобразится список вопросов этой анкеты. Для ответа на вопрос нужно дважды щелкнуть мышью в поле Ответ и ввести требуемое значение.

Опрос можно считать завершенным после того, как полностью сформирован список вопросов и даны ответы на все вопросы. При необходимости в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу.

Чтобы сформировать печатную форму текущего документа и вывести его после этого на печать, следует воспользоваться кнопкой Печать, которая расположена внизу окна.

При нажатии на кнопку ОК окно будет закрыто с сохранением всех выполненных изменений; при этом документ будет проведен (также для проведения документа по учету можно воспользоваться командой Действия▸Провести). Если необходимо отменить проведение документа, то следует воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения. Чтобы сохранить изменения, не закрывая окно, нужно нажать кнопку Опрос завершен или Записать. При нажатии на кнопку Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

Прием сотрудника на работу

Чтобы новый сотрудник мог приступить к исполнению своих служебных обязанностей, нужно в первую очередь оформить его прием на работу. Для этого в рассматриваемой конфигурации предусмотрен соответствующий документ – Прием на работу. Чтобы перейти в режим формирования данного документа, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Прием на работу, и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.11.

Рис. 6.11. Прием на работу в компанию

На рисунке показан пример окна, в котором уже заполнены все реквизиты. Однако при первом открытии данного окна в нем будут заполнены только поля Номер и От, в которых отображается соответственно номер текущего документа, а также дата и время его формирование (значения, предложенные в данных полях по умолчанию, при необходимости можно отредактировать по своему усмотрению). Заполнение полей Номер и От обязательно. Чтобы номер документа стал доступным для редактирования, выполните команду Действия▸Редактировать номер.

В табличной части данного окна на вкладке Сотрудники формируется перечень физических лиц, которых нужно принять на работу. С помощью одного документа Прием на работу можно оформить поступление на работу сразу нескольких сотрудников.

Чтобы добавить в табличную часть новую позицию, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Номер новой позиции будет сформирован автоматически; кроме этого, нужно заполнить следующие поля:

♦ Сотрудник – в данном поле указывается кандидат, прием на работу которого оформляется данным документом. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемое значение.

♦ Подразделение – в этом поле нужно указать структурное подразделение предприятия, в которое принимается данный сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника подразделений, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

♦ Должность – здесь указывается название должности, на которую принимается сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране открывается окно справочника должностей, в котором следует выделить курсором требуемую должность и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

♦ Дата приема – здесь указывается дата, с которой сотрудник оформляется на работу (как правило, это дата первого рабочего дня). Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

♦ По – данное поле заполняется только в том случае, если сотрудник принимается на работу на какой-то определенный период времени (например, для временной замены другого работника, либо для выполнения каких-то работ в течение определенного времени). Здесь указывается дата последнего рабочего дня в данной должности для данного сотрудника. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

♦ Испытательный срок – в данном поле указывается, проходил ли принимаемый на работу сотрудник испытательный срок. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – С испытательным сроком и Без испытательного срока.

♦ График работы – здесь указывается график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на предприятии. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Вы можете заполнить табличную часть документа и в автоматическом режиме. Для этого используйте команды меню, открываемого нажатием кнопки Заполнить. При активизации команды Кандидатами в табличную часть будут включены кандидаты, которым предложена работа, а при выборе команды Сотрудниками, принятыми в организацию, в список будут включены сотрудники организаций, входящих в состав компании.

После того, как на вкладке Сотрудники сформирована табличная часть документа, можно при необходимости в поле Комментарий ввести с клавиатуры дополнительную информацию произвольного характера.

На вкладках Начисления и Взыскания можно сформировать перечни соответственно начислений и взысканий, которые будут применяться к принимаемым на работу сотрудникам.

С помощью команд, расположенных в подменю Действия▸Перейти, можно быстро перейти в некоторые другие режимы работы.

При выполнении команды Действия▸Перейти▸Занятые рабочие места на экране открывается окно, которое показано на рис. 6.12.

Рис. 6.12. Занятые рабочие места компании

Это окно можно вызвать, если необходимо наглядно увидеть, какие рабочие места будут заняты после оформления текущего документа Прием на работу. В данном окне приведен перечень этих рабочих мест. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата ее формирования, наименование структурного подразделения предприятия, название должности, количество занимаемых ставок и название документа, на основании которого это рабочее место занято. Следует учитывать, что по умолчанию в данном окне может быть установлен фильтр на отображаемые данные; этот фильтр можно отключить, воспользовавшись командой Действия▸Отключить отбор. Если фильтр не установлен, то данная команда будет недоступна.

Чтобы настроить печатную форму списка для последующей распечатки, нужно выполнить команду Действия▸Вывести список, затем в открывшемся окне выбрать тип печатной формы документа (текстовый либо табличный), напротив включаемых в документ колонок установить флажки и нажать кнопку ОК.

Для настройки представления содержащейся в окне информации следует выполнить команду Действия▸Настройка списка, и в открывшемся окне на вкладке Колонки определить перечень колонок, которые должны отображаться в окне.

Команда Действия▸Перейти▸Намеченные события по персоналу, вызываемая в окне формирования документа Прием на работу, предназначена дл перехода в режим просмотра предстоящих кадровых событий компании. При активизации данной команды на экране открывается окно списка предстоящих кадровых изменений компании.

Внутреннее перемещение сотрудников

Для отражения в управленческом кадровом учете операций по переводу сотрудников на другие должности внутри предприятия в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» предусмотрен документ Кадровое перемещение. Чтобы оформить внутреннее перемещение работника, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Кадровое перемещение, и в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Enter. В результате на экране отобразится окно формирования документа, изображенное на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Кадровое перемещение компании

Список сотрудников, которых нужно перевести на другие должности, формируется в табличной части данного окна (одним документом можно оформить перевод нескольких сотрудников) на вкладке Сотрудники (см. рис. 6.13). Для добавления нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – при этом в списке появится новая позиция, которой автоматически будет присвоен порядковый номер.

После этого в поле Сотрудник нужно указать работника, который будет переведен на другую должность. Значение данного поля выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Название должности, которую теперь будет занимать переводимый сотрудник, указывается в поле Должность. Значение можно выбрать из раскрывающегося списка. Также для заполнения данного поля можно воспользоваться кнопкой выбора (она находится справа от кнопки раскрывающегося списка) – при нажатии на нее на экране открывается окно справочника должностей, в котором следует выделить курсором требуемую должность и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле С указывается дата первого дня работы сотрудника в новой должности. В поле График работы нужно указать график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на новом месте. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить, вызываемую также нажатием клавиши Delete, или нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу. Например, если оформляется перевод на другую должность на время отпуска другого сотрудника, то в данном поле можно указать: Переведен на эту должность до выхода из отпуска Иванова И.И.

На вкладках Начисления и Взыскания можно сформировать перечни соответственно начислений и взысканий, которые будут применяться к принимаемым на работу сотрудникам.

При необходимости можно перейти в режим просмотра динамики (движения) рабочих мест. Иначе говоря, в данном режиме можно увидеть, каким образом изменялась каждая каждое рабочее место (т.е. когда был принят сотрудник на эту должность, когда был с нее уволен или переведен на другую должность, и т.д.). Для перехода в этот режим нужно в окне Кадровое перемещение выполнить команду Перейти▸Занятые рабочие места – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 6.14.

Рис. 6.14. Список занятых рабочих мест компании

В данном окне по умолчанию установлен фильтр – отображается только та информация, которая относится к текущему документу Кадровое перемещение (т.е. к документу, из которого это окно вызвано).

В крайней слева колонке для каждой позиции списка показывается либо знак «минус», либо знак «плюс». Знак «минус» означает уход сотрудника с должности, а знак «плюс» – вступление его в новую должность. В колонках Подразделение и Должность указывается информация о новом месте работы сотрудника, а в поле Кол. ставок – число занимаемых им ставок.

В колонке Регистратор отображается наименование, номер и дата формирования документа, на основании которого сформированы позиции окна списка занятых штатных единиц.

Чтобы отключить фильтр на отображаемые данные, установленный по умолчанию, нужно в окне списка занятых штатных единиц выполнить команду Действия▸Отключить отбор.

После того, как в окне Кадровое перемещение выполнены все необходимые действия (сформирован список сотрудников, которых необходимо перевести на другие должности, для каждого сотрудника заполнены соответствующие реквизиты), нужно нажать кнопку ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с сохранением всех изменений, во втором случае – изменения будут сохранены без закрытия окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений.

Учет отсутствий на работе

Для отражения в управленческом кадровом учете факта отсутствия сотрудника на рабочем месте предназначен документ, который так и называется – Отсутствие на рабочем месте. Чтобы оформить такой документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Отсутствие на рабочем месте, затем в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования документа, которое изображено на рис. 6.15.

Рис. 6.15. Учет отсутствий на работе

Как обычно, при формировании нового документа поля Номер и Дата регистрации заполняются автоматически, но при необходимости их значения можно отредактировать с клавиатуры. Заполнение этих полей обязательно.

В поле Сотрудник нужно указать отсутствовавшего на работе сотрудника. Значение данного поля выбирается в окне, которое вызывается с помощью кнопки выбора.

В полях С и По указывается период времени (дни и часы), в течение которого сотрудник отсутствовал на работе. Если был пропущен один день, то значения дат будут идентичны. Даты можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика, а часы выбираются из раскрывающегося списка.

В поле Причина указывается причина, по которой сотрудник не вышел на работу. Значение данного поля выбирается в окне справочника причин отсутствия на работе. Вот несколько наиболее часто встречающихся причин: заболевание, командировка, отпуск ежегодный, отпуск прочий, прогул, отсутствует по невыясненной причине, и др.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Это может быть полезно, например, когда в поле Причина отсутствия установлено значение Отсутствовал по невыясненной причине – для более точного определения причин отсутствия данного сотрудника на работе, а также в иных случаях.

Завершается работа в окне редактирования документа нажатием кнопки ОК или Записать. Документ будет проведен по учету только после нажатия кнопки ОК либо выполнения команды Действия▸Провести. Возможности программы предусматривают отмену проведения документа в случае такой необходимости – для этого нужно воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения. Кнопка Записать предназначена для сохранения выполненных изменений без проведения документа по учету. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Вы можете просмотреть список состояний сотрудников, включенных в табличную часть документа Отсутствие на работе в компании. Для перехода в соответствующий режим нужно активизировать команду Действия▸Перейти▸Состояние сотрудников – при этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.16.

Рис. 6.16. Информация о состоянии сотрудников компании

Информация, которая представлена на рис. 6.16, основана на содержимом окна Отсутствие на рабочем месте, которое показано на рис. 6.15.

Увольнение работников

Для оформления увольнения сотрудника в управленческом кадровом учете предназначен документ Увольнение. Чтобы оформить такой документ, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Увольнение, затем в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 6.17.

Рис. 6.17. Увольнение сотрудников

При формировании нового документа в нем будут автоматически заполнены поля Номер и Дата, но при необходимости значения этих полей можно отредактировать по своему усмотрению. Заполнение данных полей обязательно для всех документов.

В табличной части окна формируется перечень сотрудников, которые должны быть уволены из компании (одним документом можно оформить увольнение как одного, так и нескольких работников). Для добавления в список нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели) – при этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.

Фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника указывается в поле Сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо нажать клавишу Enter.

В поле Дата увольнения указывается дата увольнения сотрудника. Обычно датой увольнения считается дата последнего дня работы сотрудника в компании. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.

В поле Причина из раскрывающегося списка следует выбрать причину, по которой сотрудник увольняется из компании. Возможные варианты:

♦ Истечение контракта;

♦ Не прошел испытательный срок;

♦ По распоряжению администрации;

♦ По собственному желанию.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному документу.

Планирование занятости персонала – неотъемлемая часть управленческого кадрового учета. В данной главе мы расскажем о том, как эта задача решается в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».

Планирование участия сотрудников в мероприятиях

В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности субъектам хозяйствования иногда приходится принимать участие в различного рода мероприятиях: выставки, семинары, презентации, рекламные акции и т.п. Для участия в подобных мероприятиях требуется определенное количество трудовых ресурсов: кто-то должен вести семинар (или присутствовать на семинаре в качестве слушателя), кому-то необходимо представлять компанию на выставке, и т.д. Для учета и планирования занятости сотрудников в таких мероприятиях в программе предусмотрено ведение документа Регистрация участия сотрудников в мероприятиях.

Чтобы перейти в режим формирования данного документа, нужно выполнить команду главного меню программы Персонал▸Занятость персонала▸Регистрация участия сотрудников в мероприятиях, затем в открывшемся окне нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Планирование участия в мероприятиях

На рис. 7.1 показано окно, в котором уже заполнены все реквизиты. При первом открытии данного окна в нем будут заполнены только поля Номер и От, в которых указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения данных полей формируются системой автоматически, но в случае необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (в поле От можно также ввести значение с помощью календаря).

В поле Мероприятие указывается название мероприятия, в котором планируется участие сотрудников компании. Выбор значения осуществляется в окне справочника, которое выводится на экран с помощью клавиши F4 или кнопки выбора.

В табличной части окна формируется список сотрудников, которые участие которых планируется в данном мероприятии, и определяется роль каждого сотрудника. Для добавления в список сотрудника нужно воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате в табличной части появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Выбор сотрудника осуществляется в поле Сотрудник – для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать нужного сотрудника.

После этого в поле Участвует в нужно указать этап мероприятия, в котором планируется участие данного сотрудника. Если сотрудник должен принять участие на нескольких этапах мероприятия, то для каждого этапа нужно ввести отдельную позицию в списке. Чтобы заполнить данное поле, нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране отображается окно, в котором представлен состав мероприятия (состав мероприятия определяется в режиме его редактирования в справочнике мероприятий). В данном окне нужно выделить курсором требуемое значение и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Затем в поле Как нужно определить роль сотрудника в данном мероприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Слушатель, Участник либо Ответственный.

Для изменения сортировки данных в списке предназначены команды контекстного меню Сортировать по возрастанию и Сортировать по убыванию.

С помощью команды Действия▸Перейти▸Событийный план занятости физлиц осуществляется переход в режим просмотра планируемой занятости сотрудников компании. При активизации данной команды на экране открывается окно, в котором приводится список сотрудников, занятых в мероприятиях. По умолчанию установлен фильтр на отображаемые данные (показана только информация из текущего документа). Для отключения фильтра и просмотра всей имеющейся информации следует воспользоваться командой Действия▸Отключить отбор.

Для каждой позиции списка в соответствующих полях отображается дата участия сотрудника в мероприятии, ФИО участника, название, номер и дата формирования документа, в котором зафиксировано участие сотрудника в мероприятии, занятость сотрудника в мероприятии (Занято либо Свободно), этап мероприятия, в котором участвует сотрудник, роль, отведенная сотруднику в данном мероприятии (Слушатель, Участник либо Ответственный).

Чтобы сформировать печатную форму списка участников мероприятия, нужно воспользоваться командой контекстного меню Вывести список – при этом на экране откроется окно, в котором указывается тип печатного документа (текстовый либо табличный) и определяются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. После этого в данном окне нужно нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.

Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.

Планирование встреч

Многим из нас в процессе работы часто приходится устраивать различные встречи: с посетителями, с коллегами, с руководством, с подчиненными и т.д. Для планирования подобных встреч и отражения их в управленческом учете предназначен документ Встречи. Чтобы сформировать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Встречи. В результате откроется окно списка документов, в котором нужно выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Планирование встреч

В данном окне заполняются следующие параметры.

♦ Номер и Дата регистрации – значения данных полей формируются автоматически при создании нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Заполнение данных полей обязательно для всех документов.

♦ Место – в данном поле указывается место проведения планируемой встречи. Значение данного поля выбирается в окне справочника территорий компании, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (с этим справочником мы познакомились ранее). Если нажать не кнопку выбора, а расположенную справа кнопку Подобрать свободное помещение, то в открывшемся окне будут представлены для выбора только те помещения, которые во время проведения встречи являются свободными.

♦ Дата и Начало – в данных полях указывается дата и точное время начала планируемой встречи. Поле Дата можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а значение поля Начало выбирается из раскрывающегося списка.

♦ Продолж-ть – в данном поле с клавиатуры указывается продолжительность планируемой встречи. Это значение указывается в часах.

Также окно включает в себя две вкладки: Встреча и Планирование. Здесь указываются физические лица, с которыми запланирована данная встреча. На вкладке Встреча с клавиатуры можно ввести произвольное описание предстоящей встречи или совещания, а список участников предстоящей встречи формируется на вкладке Планирование. Чтобы добавить в список участников встречи новую позицию, нужно в левой части вкладки выполнить команду контекстного меню Подобрать, и в открывшемся окне указать участников встречи. В правой части вкладки отображается диаграмма Ганта, в которой представлены сведения о занятости участников встречи и помещений (в диаграмме учтены только те помещения, в режиме редактирования которых установлен флажок Для встреч).

Для удаления позиции из списка участников щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Удалить. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.

Бронирование помещений для встреч

Планируя занятость персонала компании, следует учитывать такой важный момент, как занятость помещений. Это необходимо, например, при планировании встреч, чтобы избежать назначения более чем одной встречи в одном и том же помещении в одно и то же время.

Данная задача решается с помощью документа Резервирование помещений. Он позволяет отразить в управленческом кадровом учете все необходимые сведения о свободных и занятых помещениях компании по состоянию на любой момент времени.

Чтобы сформировать новый документ, нужно выполнить команду главного меню Предприятие▸Территории▸Резервирование помещений, и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 7.3.

Рис. 7.3. Планирование занятости помещений

В данном окне в поле Номер указывается номер текущего документа, а в поле Дата регистрации – дата и время его формирования. При создании нового документа эти поля заполняются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры.

С помощью соответствующего переключателя указывается состояние помещения, возможные варианты – Занято или Недоступно.

Выбор помещения осуществляется в поле Помещение. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника помещений выбрать требуемое значение.

В поле Начиная с вводится дата и время, начиная с которого помещение принимает указанное выше состояние. Данное поле можно заполнить с клавиатуры, с помощью календаря или из раскрывающегося списка. В поле Дней вводится количество дней, а в поле Часов и минут – количество часов, в течение которых помещение будет пребывать в указанном выше состоянии. Учтите, что если в поле Занятость установлено значение Свободно, то поля Дней и Часов будут недоступными для редактирования. Вместо них будет отображаться поле До, в котором указывается дата и время, до которого помещение будет недоступным для использования.

С помощью команды Действия▸Перейти▸Планируемая занятость помещений осуществляется переход в режим просмотра занятости помещений компании. При активизации данной команды на экране открывается окно, в котором по умолчанию будет установлен фильтр на отображаемые данные (показана информация, соответствующая текущему документу). Чтобы отключить этот фильтр, нужно выполнить команду Действия▸Отключить отбор.

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:

♦ название, номер и дата формирования документа, в котором зафиксировано данное состояние помещения;

♦ название помещения в соответствии со справочником помещений;

♦ информация о том, когда помещение занято, когда недоступно, а когда – свободно.

В программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» реализована возможность ведения как регламентированного, так и управленческого учета заработной платы. В данной главе мы рассмотрим, как это делается в обоих случаях.

Регламентированная заработная плата

В рассматриваемой конфигурации учет регламентированной заработной платы представляет собой поэтапный процесс, состоящий из нескольких шагов. В первую очередь следует заполнить соответствующие справочники (описание многих из них приведено выше), составить табель учета рабочего времени, сформировать первичную документацию. Далее начисляется заработная плата с параллельным расчетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ), выполняется подготовка зарплаты к выплате, и оформляются документы на выплату зарплаты. В случае необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда. Отдельный механизм для расчета и отражения в учете взносов в ПФР.

В нижеследующих разделах мы узнаем, как ведется работа на всех основных этапах регламентированного учета заработной платы.

Формирование табеля

Возможности программы предусматривают формирование табелей учета рабочего времени за разные промежутки времени (например, месяц или полмесяца). Для перехода в режим работы с табелями выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Ввод табелей учета рабочего времени – в результате откроется окно списка табелей, изображенное на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Перечень готовых табелей

Здесь содержатся все созданные ранее табеля учета рабочего времени. Каждый табель имеет собственный индивидуальный номер, и формируется на конкретный период времени, причем можно составлять табеля как по всей организации, так и отдельно по каждому входящему в ее состав структурному подразделению.

Чтобы сформировать табель учета рабочего времени, нажмите в данном окне кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования табеля (для перехода в режим просмотра и редактирования табеля дважды щелкните на нем мышью), которое показано на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Заполнение табеля

В данном окне в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выберите организацию, по которой формируется табель. Этот параметр является обязательным для заполнения. Если табель составляется отдельно для каждого структурного подразделения, то в поле Подразделение укажите соответствующее подразделение. Но это не обязательно, и если данное поле оставить пустым, то при автоматическом заполнении табличной части окна (о том, как это делать, будет рассказано чуть ниже) в список будут включены все работники организации, указанной в поле Организация.

В поле Месяц из раскрывающегося списка нужно выбрать месяц, за который формируется табель. Но, как мы уже отмечали ранее, формировать табель можно не только за месяц, но и за любой произвольный промежуток времени – это определяется с помощью переключателя, расположенного под данным параметром. Если вы хотите сформировать табель на полмесяца, то установите переключатель в положение, соответствующее первой или второй половине месяца. Если же требуется составить табель за произвольный промежуток времени, установите переключатель в последнее положение и в расположенных справа полях введите начальную и конечную даты этого промежутка времени.

Список сотрудников, включаемых в данный табель, формируется в табличной части окна. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Для ручного заполнения табеля используйте кнопку Добавить, после чего в поле Сотрудник выберите сотрудника из соответствующего справочника и с клавиатуры заполните сведения об использовании этим сотрудником рабочего времени. Если же вы хотите заполнить табель автоматически (что намного удобнее), нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду По всем сотрудникам. При этом в список будут включены все сотрудники, которые на данный момент работают в организации, указанной в поле Организация (а если указано еще и подразделения, то только сотрудники этого подразделения). Отметим, что при автоматическом заполнении списка сотрудников каждому сотруднику по умолчанию проставляется по всем рабочим дням отработка 8 часов (значение Я8), а по всем выходным дням – значение В.

Учтите, что для заполнения табеля рабочего времени нужно знать условные обозначения использования рабочего времени, определенные действующим законодательством.

Справа от параметров настройки времени находится переключатель Способ ввода времени (см. рис. 8.2), с помощью которого можно задать требуемое представление данных в табеле. Возможные варианты – По дням периода или Сводно, в целом за период. Рассмотрим оба варианта.

При выборе варианта По дням периода (кстати, именно этот вариант предлагается использовать по умолчанию) данные в табеле будут представлены так, как показано на рис. 8.2. Если же выбрать вариант Сводно, в целом за период, то представление табеля изменится – информация будет показана не отдельно по каждому рабочему дню, а сразу по нескольким дням.

В нижней части окна в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному табелю. Готовый табель можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна (предварительно следует провести или записать документ).

Оформление договора подряда

С работниками, не состоящими в штате, обычно заключаются договоры гражданско-правового характера на выполнение определенных работ. Характерный пример —договор подряда, но также к договорам гражданско-правового характера относятся и авторские договоры.

Возможности программы предусматривают оформление договоров гражданско-правового характера с последующим расчетом и начислением причитающейся по ним оплаты. Для начисления оплаты используется документ Начисление зарплаты сотрудникам, описание которого будет приведено позже, а здесь расскажем о том, как осуществляется оформление договоров гражданско-правового характера.

Чтобы войти в режим работы с такими договорами, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Плановые начисления▸Договоры на выполнение работ с физ. лицом. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 8.3.

Рис. 8.3. Список заключенных ранее договоров

В данном окне отображается перечень всех договоров гражданско-правового характера, заключаемых с физическими лицами. Для каждой позиции показывается следующая информация:

♦ признак проведенного/непроведенного документа;

♦ дата формирования документа;

♦ его порядковый номер в конфигурации;

♦ название организации, заключившей договор с физическим лицом;

♦ название подразделения этой организации;

♦ ФИО физического лица;

♦ сумма договора;

♦ ответственный за оформление договора сотрудник;

♦ произвольный комментарий.

Чтобы оформить договор гражданско-правового характера, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированного ранее договора, дважды щелкните на нем мышью. Ввод и редактирование договоров гражданско-правового характера осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.4.

Рис. 8.4. Ввод и редактирование договора

В данном окне параметры Номер и от заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования большинства других документов конфигурации, рассмотренных нами ранее.

В поле Организация нужно указать название организации, которая заключила договор гражданско-правового характера с физическим лицом. Выбор значения осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций. В поле Подразделение можно указать название структурного подразделения предприятия, курирующего данный вид деятельности (этот параметр не является обязательным для заполнения).

В поле Сотрудник укажите физическое лицо, с которым заключается договор. Выбор значения осуществляется в окне справочника сотрудников, но учтите, что для выбора будут доступны только те сотрудники, которым при оформлении в поле Вид договора указано значение Договор подряда (выполнение работ, оказание услуг) или Авторский договор.

Условия заключаемого договора указываются в области Условия договора. В поле Договор отображается вид договора, который назначен сотруднику, указанному в поле Сотрудник, причем это значение изменить вы не сможете. Для авторских договоров в расположенном ниже поле из раскрывающегося списка выбирается вид авторского договора – Авторского заказа, Лицензионный или Об отчуждении исключительных прав.

В полях Сроки с до указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого должны быть выполнены и сданы все работы по договору.

В поле Начисление нужно указать вид расчета по договору. Требуемое значение выбирается в окне справочника дополнительных начислений организации, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Для договоров подряда в данном поле по умолчанию предлагается значение Оплата по договорам подряда, для авторских договоров – значение Оплата авторских договоров или Оплата лицензионных договоров (в зависимости от выбранного вида авторского договора).

В поле Оплата определяется порядок оплаты данного договора. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Однократно в конце срока или Ежемесячно.

Сумма, которая подлежит оплате по данному договору, указывается в поле Стоимость, а в расположенном справа поле из раскрывающегося списка выбирается валюта, в которой выражена эта сумма. Если в поле Оплата установлено значение Однократно в конце срока, то указанная сумма должна быть выплачена единовременно по окончании срока действия договора, а если в поле Оплата выбрано значение Ежемесячно, то данная сумма должна оплачиваться ежемесячно в течение всего срока действия договора.

В поле Код вычета можно указать код профессионального вычета, который может быть предоставлен при исчислении НФДЛ с начисленных по данному договору сумм. Что касается параметров Ответственный и Комментарий, то с ними мы уже неоднократно сталкивались при оформлении других документов конфигурации.

Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действие▸Провести или нажмите кнопку ОК. В результате начисление по данному договору будет зарегистрировано в плановых начислениях сотрудника в соответствии со сроками договора. Кроме этого, сотрудник будет внесен в отдельный список физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера.

Чтобы просто сохранить договор, без проведения его по учету, нажмите кнопку Записать.

Готовый договор следует распечатать, после чего он должен быть подписан как со стороны организации, так и со стороны исполнителя работ. Чтобы получить печатную форму документа, нажмите кнопку Печать.

Начисления за сверхурочную работу

По закону все сверхурочно отработанные сотрудниками часы должны быть зарегистрированы и оплачены. Для отражения в учете сверхурочных часов, отработанных сотрудниками предприятия, в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначен документ Оплата сверхурочных часов, который вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Оплата сверхурочных часов. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Оплата сверхурочных, которая находится в панели функций на вкладке Расчет зарплаты. В любом случае на экране отображается список сформированных ранее документов на регистрацию сверхурочно отработанных часов (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Документы на оплату сверхурочных

Все документы на оплату сверхурочных, которые формируются в конфигурации, автоматически включаются в данный список. Для каждого документа показаны следующие сведения: признак проведенного/непроведенного документа, дата и время формирования документа, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, месяц и год, в котором зафиксированы сверхурочные работы, список сверхурочно работавших сотрудников, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий.

В верхней части окна находится параметр Организация, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в списке документы. Для этого установите флажок, и из раскрывающегося списка выберите название организации, документы которой должны быть включены в список. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, снимите этот флажок.

Чтобы зарегистрировать сверхурочную работу сотрудников, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Оформление документа на регистрацию сверхурочных часов

Вверху окна содержится ряд стандартных параметров, которые нам уже хорошо знакомы: Организация, Номер, от и Ответственный. Они заполняются так же, как и в окнах редактирования других документов конфигурации, с которыми мы познакомились в предыдущих главах и разделах книги. Отметим, что из них необязательным для заполнения является только поле Ответственный.

В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором выполнялись сверхурочные работы. Другими словами, начисление за сверхурочную работу будет отражено в расчетном листке того месяца, который указан в данном поле.

В табличной части окна формируется список сверхурочно работавших сотрудников. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Далее рассмотрим оба варианта.

Для ручного формирования списка сотрудников используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. Для новой позиции порядковый номер будет сформирован автоматически, после чего в поле Сотрудник нужно указать работавшего сверхурочно. После этого автоматически будут заполнены поля Подразделение и Часовая тарифная ставка. Часовую тарифную ставку можно изменить вводом требуемого значения с клавиатуры.

В поле Дата выхода укажите дату выхода сотрудника на работу.

Для автоматического заполнения табличной части окна нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Списком сотрудников. При активизации данной команды на экране отобразится окно, изображенное на рис. 8.7, в котором настраиваются параметры отбора сотрудников для включения в список.

Рис. 8.7. Формирование списка сотрудников

Вы можете отобрать сотрудников в зависимости от принадлежности к организации, структурному подразделению, занимаемой должности, а также указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных). На рис. 6.18 показана настройка, когда в список для начисления сверхурочных попадут все сотрудники, работающие в организации ЗАО «Станкоимпорт», включая уволенных после 1 января 2010 года. Если для всех включаемых в список сотрудников дата сверхурочных работ, а также количество отработанных часов, подлежащих оплате в 1,5-м или 2-м размере, является одинаковым, то введите требуемые значения в соответствующие поля области Дополнительно. В этом случае все параметры табличной части окна будут заполнены и рассчитаны автоматически (в случае необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры). Чтобы применить условия отбора, нажмите в данном окне кнопку Выполнить.

После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем суммы будут отражены в начислениях сотрудников за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.6), а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.

Как произвести начисления за работу по праздникам и выходным

Для регистрации работы в общегосударственные праздничные и выходные дни в программе предусмотрено ведение документа, который называется Оплата праздничных и выходных дней. На основании этого документа впоследствии производятся соответствующие начисления сотрудникам, которым пришлось выходить на работу в праздничные и выходные дни.

Для перехода в режим регистрации выходов на работу в праздничные и выходные дни нужно выполнить команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Оплата праздничных и выходных дней. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Оплата праздничных и выходных, которая находится в панели функций на вкладке Расчет зарплаты. В любом случае на экране отображается список сформированных ранее документов на регистрацию работ по праздникам и выходным (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Список документов на оплату по праздникам и выходным

Все документы, фиксирующие работу по праздникам и выходным, включаются в данный список. Для каждого документа показаны следующие сведения.

♦ Признак проведенного/непроведенного документа.

♦ Дата и время формирования документа.

♦ Порядковый номер документа в конфигурации.

♦ Название организации, сотрудники которой выходили на работу в выходные и праздники.

♦ Месяц и год, в котором зафиксированы выходы на работу по выходным и праздникам.

♦ Список сотрудников, работавших в выходные и праздники (одним документом можно зарегистрировать выход на работу как одного, так и нескольких сотрудников).

♦ Пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа.

♦ Произвольный комментарий.

В верхней части окна находится параметр Организация, с помощью которого можно установить фильтр по организации на содержащиеся в списке документы. Для этого установите флажок, и из раскрывающегося списка выберите название организации, документы которой должны отображаться в списке. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, отключите этот параметр.

Чтобы зарегистрировать работу сотрудников в выходные и праздничные дни, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.9.

Рис. 8.9. Формирование документа на оплату за работу в праздники и выходные

В верхней части окна находится несколько стандартных параметров, которые нам уже хорошо знакомы: Организация, Номер, от и Ответственный. Они заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов конфигурации, с которыми мы познакомились выше. Отметим, что из этих параметров необязательным для заполнения является только поле Ответственный.

В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором сотрудники работали по выходным или праздникам. Иначе говоря, начисление за работу в выходные и праздничные дни будет отражено в расчетном листке того месяца, который указан в данном поле.

В табличной части окна формируется список сотрудников, которые работали в выходные и праздничные дни. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Далее рассмотрим оба варианта.

Для ручного формирования списка сотрудников используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. Для новой позиции порядковый номер будет сформирован автоматически, после чего в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, который работал в выходные или праздничные дни. После этого автоматически будут заполнены поля Подразделение и Часовая тарифная ставка, а также поле Начисление. Два последних параметра вы можете отредактировать: значение поля Начисление выбирается из раскрывающегося списка (здесь указывается вид оплаты, возможные варианты – Оплата праздничных и выходных дней или Доплата за работу в праздники и выходные), а часовую тарифную ставку можно изменить вводом требуемого значения с клавиатуры.

В поле Дата выхода укажите дату выхода сотрудника на работу. Если это государственный праздник, то выбрать значение можно из раскрывающегося списка, который содержит перечень всех государственных праздников в месяце, указанном в верхней части окна в поле Месяц начисления. Также выбрать дату можно и в календаре, который открывается нажатием кнопки выбора.

Для автоматического заполнения табличной части окна нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню укажите требуемый вариант заполнения – Работавшими в праздники или Списком сотрудников. При активизации команды Списком сотрудников на экране отобразится окно, в котором настраиваются параметры отбора сотрудников для включения в список.

Однако удобнее использовать вариант Работавшими в праздники. Правда, это возможно только при наличии заполненного и проведенного табеля учета рабочего времени, сформированного за месяц, указанный в поле Месяц начисления. При активизации данной команды программа автоматически сформирует список сотрудников, у которых в табеле отмечены выходы на работу в праздничные и выходные дни. По каждому сотруднику будет указано подразделение, в котором он числится, вид начисления, дата выхода на работу, количество отработанных часов, часовая тарифная ставка и сумма к начислению. Другими словами, при использовании данного варианта будут автоматически заполнены все реквизиты табличной части документа. В случае необходимости вы можете вручную внести требуемые корректировки.

В нижней части окна в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Например, можно указать причину, по которой сотрудникам пришлось работать в выходные и праздники, и т.п. Но учтите, что введенное в данном поле значение будет распространяться на всех сотрудников, внесенных в документ.

Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК. После этого содержащиеся в нем суммы будут отражены в начислениях сотрудников за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.9), а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.

Как оформить невыход сотрудников на работу

Существует немало причин, по которым сотрудник предприятия не появляется на рабочем месте в рабочее время. Эти причины могут быть уважительными или неуважительными. К первым относятся отсутствие по причине болезни, ухода за больным ребенком, очередной отпуск или отпуск без сохранения заработной платы (при условии согласования с руководством), и т.д. Среди неуважительных причин отсутствия на работе наиболее известной является прогул.

Отсутствие на рабочем месте оплачивается лишь в случаях, определенных действующим законодательством. Все остальные невыходы оплате не подлежат, независимо от того, уважительные причины имелись для этого (например, отпуск за свой счет) или нет (прогул, преждевременный уход с работы, и др.). В данном разделе мы расскажем о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется регистрация неоплачиваемых невыходов на работу.

Для регистрации неоплачиваемых невыходов на работу предназначен документ Невыходы в организациях, вызвать который можно с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Невыходы в организациях. При активизации данной команды отобразится окно, изображенное на рис. 8.10.

Рис. 8.10. Документы по невыходам на работу

В данном окне представлен список сформированных ранее документов. Для каждого документа показаны сведения, по которым его можно быстро идентифицировать в списке: дата формирования и порядковый номер, название организации, месяц регистрации невыходов, список сотрудников по документу, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (два последних параметра могут оставаться незаполненными).

Чтобы зарегистрировать неоплачиваемый невыход на работу, нажмите кнопку Добавить. При этом на экране откроется окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис. 8.11.

Рис. 8.11. Оформление невыхода сотрудника на работу

В данном окне в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, нужно выбрать название организации, по сотруднику (или сотрудникам) которой регистрируется неоплачиваемый невыход на работу. Этот параметр является обязательным для заполнения.

В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируются невыходы по данному документу. Иначе говоря, регистрация невыходов будет отражена в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле.

В табличной части окна формируется список сотрудников, у которых имеются неоплачиваемые невыходы. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Далее рассмотрим оба варианта.

Для ручного формирования списка сотрудников используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. Для новой позиции порядковый номер будет сформирован автоматически, после чего в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, не вышедшего на работу. После этого автоматически будет заполнено поле Подразделение – здесь отобразится название подразделения, в котором числится данный сотрудник.

В поле Невыход обязательно нужно указать вид невыхода сотрудника на работу. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможны перечисленные ниже варианты:

♦ Отпуск за свой счет;

♦ Отпуск по невыясненной причине;

♦ Прогул, простой по вине работника;

♦ Дополнительный учебный отпуск без оплаты;

♦ Отпуск без оплаты согласно ТК РФ.

В полях Дата начала и Дата окончания указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого сотрудник отсутствовал на работе. Если сотрудник отсутствовал один день, то значения данных полей будут совпадать. В полях Зачесть в норму дней и Зачесть в норму часов указывается соответственно количество пропущенных дней и часов.

Если сотрудник пропустил менее одного рабочего дня, то нужно переключатель Невыходы, который находится в верхней части окна, установить в положение Внутрисменные. В этом случае в табличной части окна указывается дата невыхода и количество пропущенных часов.

Чтобы сформировать список сотрудников автоматически, нажмите в инструментальной панели окна кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Списком сотрудников. При этом отобразится окно, которое показано на рис. 8.12.

Рис. 8.12. Настройка автоматического заполнения списка

Отбирать сотрудников для включения в список можно по следующим параметрам: принадлежность к организации, структурному подразделению, название занимаемой должности. Также вы можете указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных). На рис. 8.12 продемонстрирована настройка, когда в список попадут все сотрудники, работающие в организации ООО «Домстрой», включая уволенных после 1 января 2010 года. Если для всех включаемых в список сотрудников вид невыхода, а также даты пропусков являются одинаковыми, то введите требуемые значения в соответствующие поля области Дополнительно. В этом случае все параметры табличной части окна будут заполнены и рассчитаны автоматически (в случае необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры), кроме полей Зачесть в норму дней и Зачесть в норму часов. Чтобы применить условия отбора, нажмите в данном окне кнопку Выполнить.

После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные о невыходах на работу будут учтены в начислениях сотрудников за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.11), а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.

Как произвести начисления по больничным листам

Возможности программы предусматривают регистрацию листков временной нетрудоспособности, выданных сотрудникам предприятия, и начисление выплат по этим листкам. Для решения этой задачи в конфигурации используется документ, который называется Начисление по больничному листу. Этот документ вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Начисление по больничному листу или щелчком на ссылке Начисление по больничному, которая находится в панели функций на вкладке Расчет зарплаты. В любом случае на экране открывается окно сформированных ранее документов, которое показано на рис. 8.13.

Рис. 8.13. Список документов на выплаты по больничным листам

Все зарегистрированные в программе больничные листы автоматически попадают в этот список. Для документа показаны следующие сведения.

♦ Признак проведенного/непроведенного документа. Документы, которые не проведены, только сохраняются в информационной базе, но никакого влияния на начисления и состояние взаиморасчетов с сотрудником не оказывают.

♦ Дата и время формирования документа. Это значение может не совпадать с датой начала нетрудоспособности работника.

♦ Порядковый номер документа в конфигурации (не путать с серией и номером листка временной нетрудоспособности – они указаны далее).

♦ Название организации, сотруднику которой оформлен листок временной нетрудоспособности.

♦ Сотрудник, которому оформлен листок временной нетрудоспособности.

♦ Начальная и конечная даты интервала времени, в течение которых сотрудник был на больничном.

♦ Месяц и год, в котором сотрудник находился на больничном.

♦ Номер первичного листка временной нетрудоспособности, если данный листок является его продолжением.

♦ Серия и номер листка временной нетрудоспособности.

♦ Причина временной нетрудоспособности.

♦ Процент оплаты листка временной нетрудоспособности относительно среднего заработка сотрудника.

♦ Пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа.

♦ Произвольный комментарий.

В верхней части окна находится параметр Организация, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в списке документы. Для этого установите флажок, и из раскрывающегося списка выберите название организации, документы которой вас интересуют. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, снимите данный флажок.

Чтобы зарегистрировать предъявленный сотрудником листок временной нетрудоспособности, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.14.

Рис. 8.14. Оформление больничного листа

Если оформляемый документ является продолжением другого листка временной нетрудоспособности (такое бывает в случае продолжительных заболеваний, когда больничный лист продлевается несколько раз) – установите флажок Продолжение листка, и в расположенном справа поле укажите первичный листок временной нетрудоспособности. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка оформленных ранее листков временной нетрудоспособности выделите требуемый документ щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Очевидно, что предварительный листок должен быть уже зарегистрирован в программе.

В полях Входящие серия и Номер указывается соответственно серия и номер листка временной нетрудоспособности, которые присвоены ему изначально (типографским способом). Не стоит путать этот параметр с порядковым номером документа в конфигурации, который присваивается автоматически в момент записи или проведения документа и отображается в поле Номер документа. В поле от указывается дата формирования документа, которая может не совпадать с периодом временной нетрудоспособности работника.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, нужно выбрать название организации, сотруднику которого оформляется листок временной нетрудоспособности. Этот параметр является обязательным для заполнения.

В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируются временная нетрудоспособность сотрудника. Иначе говоря, начисление выплат по листку временной нетрудоспособности будет отражено в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле.

Сотрудник, по которому регистрируется листок временной нетрудоспособности, указывается в поле Сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.

Причина нетрудоспособности выбирается из раскрывающегося списка в поле Причина нетрудоспособности. Возможен выбор одного из перечисленных ниже вариантов.

♦ Заболевание или травма (кроме травм на производстве) – при оплате больничных листков, выданных в связи с заболеванием или травмой, в том числе в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности или осуществлением экстракорпорального оплодотворения.

♦ Уход за больным ребенком – при оплате больничных листков, выданных в связи с уходом за больным ребенком до 15 лет. При этом возраст ребенка и другие особенности выплаты пособия уточняются в расположенном ниже поле В случае ухода за ребенком.

♦ Отпуск по беременности и родам – при оплате больничных листков, выданных в связи с отпуском по беременности и родам (отпуском в связи с усыновлением (удочерением) непосредственно из роддома).

♦ Травма на производстве – при оплате больничных листков, выданных в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием.

♦ Долечивание в санаторно-курортных учреждениях – при оплате больничных листков, выданных в случае долечивания в установленном порядке в санаторно-курортных учреждениях, расположенных на территории Российской Федерации, непосредственно после стационарного лечения.

♦ Карантин – при оплате больничных листков, выданных в связи с карантином застрахованного лица, а также карантином ребенка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольное образовательное учреждение, или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным.

♦ Протезирование в стационаре – при оплате больничных листков, выданных в связи с осуществлением протезирования по медицинским показаниям в стационарном специализированном учреждении.

♦ Уход за больным взрослым членом семьи – при оплате больничных листков, выданных в связи с уходом за больным членом семьи старше 15 лет.

В поле Дата начала нетрудоспособности указывается дата первого дня нетрудоспособности работника. После этого в полях Освобождение от работы с по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, на протяжении которого сотрудник будет находиться на больничном.

В поле Назначить пособие с указывается дата, начиная с которой сотруднику будет начисляться пособие по временной нетрудоспособности. Обычно эта дата совпадает с датой начала временной нетрудоспособности работника, но возможны и исключения. Характерный пример – когда начало заболевания приходится на то время, когда сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы (то есть за свой счет). В этом случае пособие будет начисляться с даты, когда сотрудник должен был появиться на работе. После заполнения данного поля программа автоматически рассчитает количество дней, за которые будет начислено пособие по временной нетрудоспособности (это значение отобразится в расположенном справа поле).

Если сотрудник допустил нарушение режима, то администрация предприятия вправе снизить ему размер пособия по временной нетрудоспособности. В данном случае в поле Снизить пособие за нарушение режима с нужно указать дату, начиная с которой сотруднику будет снижено пособие (обычно здесь указывается дата, когда сотрудник был уличен в нарушении режима).

Процент оплаты от среднего заработка, в соответствии с которым сотруднику будет начислено пособие по временной нетрудоспособности, указывается в соответствующем поле. В расположенном ниже поле Ограничение размера пособия указывается порядок расчета максимального размера пособия по временной нетрудоспособности. Эти параметры заполняются автоматически в зависимости от причины нетрудоспособности и ранее зарегистрированного в программе страхового стажа данного сотрудника, однако при необходимости их можно отредактировать.

Возможности программы предусматривают автоматическое выполнение расчета пособия по временной нетрудоспособности по данному больничному листку. Для этого нужно нажать кнопку Рассчитать – и через некоторое время, необходимое для выполнения расчета (в зависимости от производительности компьютера – от нескольких секунд до одной-двух минут) справа от данной кнопки отобразится сумма пособия. При этом программа самостоятельно возьмет в информационной базе все необходимые для расчета данные. Также результат расчета можно увидеть, щелкнув на ссылке Начислено пособие, которая находится справа от кнопки Рассчитать – при этом откроются начисления по листку временной нетрудоспособности.

Отметим, что список начислений можно сформировать и вручную, а также отредактировать результаты автоматически выполненного расчета. Чтобы добавить в список начисление, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Если у сотрудника на данном предприятии имеется более одного места работы (например, кроме основной должности, человек работает по совместительству), то в поле Рабочее место из раскрывающегося списка нужно выбрать требуемое место работы. Если же рабочее место у работника одно, то данный параметр будет заполнен автоматически.

В полях Дата начала и Дата окончания укажите соответственно начальную и конечную даты интервала времени, в течение которых работник находился на больничном. Затем укажите вид начисления (для этого в поле Начисление нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника начислений выберите требуемое начисление), и укажите процент среднего заработка для расчета. После нажатия кнопки Рассчитать начисления программа выполнит автоматический расчет на основании имеющихся данных. Отметим, что автоматически рассчитанную сумму начисления вы можете отредактировать. Чтобы удалить позицию из списка начислений, выделите ее щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), или нажмите клавишу Delete. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции, а сразу удаляет позицию из списка.

При необходимости можно самостоятельно сформировать исходные данные для расчета (как нетрудно догадаться, это нужно сделать перед выполнением автоматического расчета). Для перехода в данный режим работы перейдите на вкладку Оборот больничного листа (выбор вкладки осуществляется справа внизу окна, см. рис. 8.14), а затем – на вкладку Расчет среднего заработка (рис. 8.15).

Рис. 8.15. Подготовка данных для расчета листка

Здесь в полях Расчетный период с по нужно указать соответственно начальную и конечную даты периода времени, за который будет рассчитан средний заработок сотрудника (последние 12 месяцев). Затем заполните табличную часть документа, где за каждый месяц указывается информация о заработке сотрудника. При этом вы можете вводить данные по двум видам заработка – Основной заработок и Премии (требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид заработка). Если у сотрудника на данном предприятии имеется более одного места работы (например, кроме основной должности, человек работает по совместительству), то для каждого места работы в списке формируется отдельная позиция.

После заполнения табличной части окна нажмите кнопку Рассчитать заработок за расчетный период – в результате программа автоматически выведет сумму среднего заработка за указанный период.

После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные о временной нетрудоспособности будут учтены в начислениях сотрудника за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.14), а также во взаиморасчетах с данным сотрудником за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудника за данный месяц.

Сформированный документ можно вывести на печать в виде расчета среднего заработка или оборотной стороны листка временной нетрудоспособности (предварительно необходимо записать и провести документ). Для этого нужно выбрать требуемый вариант в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.

Как произвести начисление премий и прочих поощрительных выплат

Для оформления премирований сотрудников предприятия за достигнутые успехи в труде, а также для оформления прочих выплат поощрительного характера предназначен документ, который называется Премии сотрудников организаций. Переход в режим работы с этим документом осуществляется с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Премии сотрудников организаций. При активизации данной команды открывается перечень подготовленных ранее документов (рис. 8.16).

Рис. 8.16. Список документов премирования

Все документы на премирование, создаваемые в конфигурации, автоматически попадают в данный список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак проведенного/непроведенного документа, дата и время его формирования, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, сотрудникам которой оформлены премии данным документом, месяц и год, в котором начислена премия, а также иная информация.

Чтобы оформить премии сотрудникам организации, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.17.

Рис. 8.17. Ввод и редактирование документа

В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка выбрать название организации, сотрудникам которой производится начисление премии. После этого в поле Месяц начисления укажите месяц, в котором производится начисление (другими словами, в данном поле указывается месяц, в расчетном листке которого будет отражено начисление премии по данному документу).

В поле Вид премии укажите вид премирования (например, месячная премия, или премия по итогам года, и др.). Требуемое значение выбирается в окне справочника дополнительных начислений организации, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

В полях Начислено по итогам работы за период с по укажите начальную и конечную даты интервала времени, за который планируется выдать премию. После этого в расположенном справа поле укажите число месяцев, на протяжении которых должна начисляться премия. Например, если в поле Число месяцев ввести значение 5, то премия будет начисляться регулярно на протяжении пяти месяцев.

В табличной части окна формируется список сотрудников, которым начисляется премия. Вы можете делать это как вручную, так и автоматически. Чтобы вручную добавить сотрудника в список, нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Затем в поле Сотрудник нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника выделите щелчком мыши премируемого сотрудника и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого в соответствующих полях укажите размер премии (в рублях или процентах – это зависит от того, какой порядок расчета данного вида премирования определен ему в справочнике дополнительных начислений организации), а также сумму премирования.

Чтобы автоматически сформировать список премируемых сотрудников, нажмите в инструментальной панели окна кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выполните команду Списком сотрудников. В результате на экране отобразится окно настройки параметров отбора. В данном окне вы можете отобрать сотрудников в зависимости от принадлежности к организации, структурному подразделению, занимаемой должности, а также указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных).

Рассчитать премию каждому сотруднику можно в автоматическом режиме – для этого нажмите в инструментальной панели окна кнопку Рассчитать, и в открывшемся меню выберите команду Рассчитать документ (если премия выражается в процентах, то предварительно заполните поле Процент оплаты). Сумму премии по любому сотруднику при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

Готовый документ можно вывести на печать в виде приказа (распоряжения) о поощрении работников по утвержденной форме № 11 или 11-а (требуемый вариант выбирается в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать).

Как рассчитать и начислить отпускные выплаты

Планирование и оформление отпусков сотрудников предприятия производится в регламентированном кадровом учете (об этом мы говорили ранее). Однако расчет и начисление сумм отпускных – задача не кадровой, а бухгалтерской службы. В рассматриваемой конфигурации эта задача решается с помощью документа, который называется Начисление отпуска сотрудникам организаций. Для перехода в режим работы с этим документом нужно выполнить команду главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Начисление отпуска сотрудникам организаций. При активизации данной команды отобразится окно, изображенное на рис. 8.18.

Рис. 8.18. Перечень оформленных документов

Все оформленные в программе документы по расчету и начислению отпускных автоматически попадают в этот список. Для каждого документа отображаются следующие сведения: признак проведенного/непроведенного документа, дата и время его формирования, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, сотруднику которой оформлен листок временной нетрудоспособности, месяц и год, в котором будет отражено начисление отпускных, и прочие сведения.

Для перехода в режим начисления и расчета отпускных нажмите выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.19.

Рис. 8.19. Оформление документа

Первое, что нужно сделать – это указать название организации, сотруднику которого начисляются отпускные (для этого предназначено поле Организация). Этот параметр является обязательным для заполнения. В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируется начисление отпускных. Другими словами, начисление отпускных сотруднику предприятия будет отражено в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле. Сотрудник, которому предоставлен очередной оплачиваемый отпуск и начисляются отпускные, указывается в поле Сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.

Дальнейшие действия производятся на вкладках Условия, Оплата, Расчет среднего заработка (по календарным дням) и Расчет среднего заработка (по шестидневке). Отметим, что если в информационной базе имеются все необходимые данные для расчета отпускных, то вам нужно будет заполнить лишь вкладку Условия. На вкладках Расчет среднего заработка (по календарным дням) и Расчет среднего заработка (по шестидневке) содержатся сведения о среднем заработке сотрудника в зависимости от графика работы. Если эти сведения имеются в базе данных, то программа заполнит эти вкладки автоматически (при необходимости вы можете отредактировать их вручную), если же данных в программе нет – вы можете ввести их самостоятельно. Что касается вкладки Оплата, то здесь отображается результат расчета отпускных, который вы также можете откорректировать. Отметим, что ввести сведения об оплате отпускных можно и вручную.

На вкладке Условия нужно в поле Дата начала отпуска ввести дату первого дня отпуска сотрудника. Отметим, что этот параметр является обязательным для заполнения, и именно его значение определяет расчетный период, за который будут собираться данные для расчета среднего заработка.

Если сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то на данной вкладке нужно установить флажок Ежегодный оплачиваемый отпуск, и в расположенных справа полях с и по ввести соответственно первую и последнюю даты отпуска. После этого в расположенном справа поле отобразится количество дней отпуска, которое программа рассчитает автоматически.

В полях За период работы нужно указать начальную и конечную даты периода работы, за который сотруднику предоставляется отпуск. После этого в расположенном ниже поле Порядок расчета нужно из раскрывающегося списка выбрать порядок расчета основного отпуска – По календарным дням или По шестидневке.

Если сотруднику предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, или иной вид оплачиваемого отпуска (для учебы, и др.) – установите флажок Дополнительный (другой) отпуск, и в расположенных справа полях с и по введите соответственно первую и последнюю даты отпуска. После этого в расположенном справа поле отобразится количество дней отпуска, которое программа рассчитает автоматически. Вид дополнительного отпуска нужно конкретизировать в поле Вид отпуска – его значение выбирается в окне справочника основных начислений организации, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки выбора. Учтите, что если вы хотите в одном документе рассчитать сотруднику отпускные сразу по основному и дополнительному отпускам, то перерыв между этими отпусками делать нельзя – один отпуск должен начинаться сразу за другим. В противном случае на каждый отпуск придется оформлять отдельный документ.

Если сотруднику вместо предоставления отпуска выплачивается денежная компенсация, то установите флажок Компенсация, и в расположенном справа поле с клавиатуры введите количество дней отпуска, за которые нужно рассчитать компенсацию. После этого в расположенном ниже поле Порядок расчета нужно из раскрывающегося списка выбрать порядок расчета компенсации – По календарным дням или По шестидневке.

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нажмите на вкладке Условия кнопку Рассчитать. Результат выполненных расчетов отобразится на вкладке Оплата.

После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные будут учтены в начислениях сотрудника за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.19), а также во взаиморасчетах с данным сотрудником за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудника за данный месяц.

Сформированный документ можно вывести на печать в виде расчета среднего заработка отпуска (или компенсации), либо в виде записки-расчета о предоставлении отпуска по утвержденной форме № Т-60 (предварительно необходимо записать и провести документ). Для этого нужно выбрать требуемый вариант в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.

Начисление зарплаты

Зарплата работникам компании начисляется в конце каждого месяца на основании введенных ранее сведений о причитающихся начислениях и удержаниях. Эта задача решается путем оформления и проведения по учету документа Начисление зарплаты сотрудникам. Чтобы начислить зарплату, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Начисление зарплаты сотрудникам, после чего в открывшемся окне списка нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия▸Добавить. После этого откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 8.20.

Рис. 8.20. Окно начисления зарплаты

В данном окне в поле Месяц начисления, которое расположено в верхней части окна, указывается период, за который начисляется зарплата. Также необходимо определить значения параметров Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный, которые нам уже хорошо знакомы. Поле Подразделение заполняется лишь в случае, когда зарплата начисляется отдельно по какому-то подразделению предприятия.

В центре окна находятся вкладки Основные начисления, Договоры (подряда), Дополнительные начисления, Погашение займов, НДФЛ и Прочие удержания. Вкладка Основные начисления предназначена для начисления основной заработной платы, вкладка НДФЛ – для удержания налога на доходы физических лиц, а на остальных вкладках фиксируются прочие начисления и удержания – например, начисления по договорам подряда, удержания по исполнительным листам, и т.д. На вкладке Основные начисления в табличной части нужно составить перечень сотрудников, которым необходимо начислить основную заработную плату. Вы можете это делать как в автоматическом, так и в ручном режиме.

В первом случае следует нажать кнопку Заполнить (она находится вверху окна, в панели инструментов), после чего в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По всем сотрудникам (в этом случае будет сформирован полный список всех сотрудников организации, указанной в верхней части окна в поле Организация), Списком сотрудников или Подбором сотрудников. Независимо от выбранного способа вы можете вручную внести любые изменения в список.

Для ручного добавления позиции в список нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов данной вкладки. Затем в поле Сотрудник нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников организации выберите работника для включения в список. После этого в поле Начисление укажите вид начисления (он также выбирается в соответствующем справочнике), в соответствии с которым будет начислена зарплата. Также можно указать показатели для расчета начисления, количество отработанных и оплаченных дней и часов, дату начала и окончания периода, за который выполняется начисление. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты.

На вкладке Договоры подряда формируются начисления по договорам подряда. Основанием для заполнения данной вкладки являются документы Договор на выполнение работ с физическим лицом, с которым мы уже познакомились выше.

При автоматическом заполнении и расчете документа на данную вкладку попадают сведения по всем договорам подряда, по которым в данном месяце должны быть произведены выплаты. Содержимое данной вкладки можно сформировать или отредактировать вручную.

На вкладке Дополнительные начисления формируются сведения о дополнительных начислениях, которые должны быть выплачены в данном месяце. Эта вкладка также может заполняться как в автоматическом, так и в ручном режиме (данные, которые введены автоматически, можно отредактировать).

На вкладке Договор займа формируются данные об удержаниях из заработной платы сотрудников в счет погашения полученных ими ранее займов. Основанием для заполнения данной вкладки является документ Договор займа с сотрудником, который в регламентированном учете вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Договор займа с сотрудником.

На вкладке Прочие удержания формируются данные обо всех удержаниях из заработка сотрудников, кроме НДФЛ и погашений займов. Например, сюда попадают профсоюзные взносы, удержания по исполнительным документам, и др. Эта вкладка также может заполняться как в автоматическом, так и в ручном режиме (данные, которые введены автоматически, можно отредактировать). Что касается налога на доходы физических лиц, то он начисляется на вкладке НДФЛ. Рекомендуется для начисления НДФЛ использовать автоматический режим. Это, во-первых, позволяет сэкономить время, а во-вторых – минимизирует вероятность ошибки при начислении. Чтобы выполнить автоматический расчет НДФЛ, нажмите кнопку Рассчитать, и в открывшемся меню выберите команду Рассчитать (в этом случае будет выполнен полный расчет документа) или Рассчитать НДФЛ – в результате в столбце Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. При этом исходные данные для расчета НДФЛ берутся из соответствующих настроек, справочников и регистров конфигурации.

Документ будет проведен по учету после нажатия кнопки ОК или выполнения команды Действия▸Провести. Если вы хотите сохранить документ без проведения (например, чтобы вернуться к работе с ним позже), нажмите кнопку Записать.

Подготовка зарплаты к выплате

Следующий этап – это подготовка начисленной ранее заработной платы к выплате. Эта задача решается с помощью документа Зарплата к выплате. К его формированию следует приступать лишь после того, как создан и проведен по учету документ Начисление зарплаты сотрудникам, описание которого приведено в предыдущем разделе. Отметим, что готовить к выплате можно не только зарплату, но и другие виды начислений – премии, отпускные, и др. (выбор начисления для подготовки к выплате осуществляется в режиме редактирования документа, об этом будет рассказано ниже).

Чтобы подготовить зарплату к выплате, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Касса и банк▸Зарплата к выплате, после чего в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия производятся в окне, которое показано на рис. 8.21.

Рис. 8.21. Подготовка начисленной заработной платы к выплате

В соответствующих полях, которые находятся в верхней части окна, нужно ввести номер и дату документа, название организации, период начисления зарплаты и название подразделения (последний параметр не является обязательным для заполнения). В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.

В поле Выплачивать нужно указать вид начисления, который следует подготовить к выплате. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Зарплата, Плановый аванс, Отпускные, Командировочные, Премии и др.

В центральной части окна содержится таблица, где составляется перечень сотрудников для выплаты заработной платы. Это можно сделать как вручную, так и автоматически.

При ручном формировании списка добавление в него сотрудника осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать сотрудника из соответствующего справочника, и указать причитающуюся к выплате сумму.

Для автоматического формирования списка нужно нажать кнопку Заполнить. В результате табличная часть (включая суммы к выплате) будет заполнена на основании имеющихся в конфигурации данных о предстоящей выплате зарплаты или иного начисления, указанного в поле Выплачивать. Попросту говоря, при нажатии данной кнопки программа возьмет данные из документа по начислению заработной платы за этот же месяц. Именно этот вариант рекомендуется использовать, поскольку он практически исключает возможность ошибки при подготовке зарплаты к выплате и формировании платежной ведомости.

Можно также формировать список сотрудников путем отбора их по заданным условиям. Для этого нажмите кнопку Подбор по условию, и в открывшемся окне выполните настройку параметров формирования списка. В частности, вы можете включить в него как всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами..

Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать.

Выше мы уже говорили о том, что производить выплату зарплаты можно как через кассу, так и через банк. При выборе первого варианта учтите, что после того, как все выплаты по ведомости произведены, необходимо вернуться в окно редактирования документа, и в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено. Чтобы быстро сделать это для всех позиций, нажмите кнопку Отметка выплаты, и в открывшемся меню выберите команду Выплатить все.

Затем следует провести документ по учету нажатием кнопки ОК, а после этого выполнить команду Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер для формирования расходного кассового ордера на выплату заработной платы из кассы предприятия. На экране отобразится окно редактирования расходного кассового ордера, в котором нужно указать номер документа и нажать кнопку ОК.

В результате выполненных действий в окне редактирования документа в колонке Документ отобразится название, дата и номер расходного кассового ордера по данной ведомости (рис. 8.22).

Рис. 8.22. Документ, по которому сформирован расходный кассовый ордер

Впоследствии расходный кассовый ордер по данной ведомости можно найти в окне списка, вызываемом с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Касса и банк▸Расходный кассовый ордер. Также для этого можно просто щелкнуть на любой ссылке в колонке Документ. Учтите, что вы не сможете отредактировать документ Зарплата к выплате после того, как на его основании сформирован расходный кассовый ордер.

Взносы в Пенсионный фонд России

Следующий этап – это расчет сумм страховых взносов. Задача решается с помощью документа Начисление страховых взносов. Чтобы рассчитать и начислить страховые взносы, нужно в главном меню программы выполнить команду Расчет зарплаты по организациям▸Налоги и взносы▸Начисление страховых взносов, после чего в открывшемся окне списка нажать клавишу Insert или кнопку Добавить. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 8.23.

Рис. 8.23. Начисление страховых взносов

Первое, что нужно сделать – это в поле Месяц начисления указать месяц, в котором текущий документ должен быть проведен по бухгалтерскому учету.

В середине окна находятся вкладки Взносы, Осн. начисления, Доп. начисления, Необлагаемые суммы, Пособия по соц. страхованию и По уходу за ребенком до полутора лет. Параметры, расположенные на первой вкладке, предназначены для расчета сумм страховых взносов. Что касается вкладок Осн. начисления и Доп. начисления, то находящиеся на них данные о начисленных работникам суммах дохода используются для расчета сумм страховых взносов. На остальных вкладках содержатся сведения о необлагаемых суммах, о полученных социальных пособиях, и о выплатах по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет.

Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически (это касается всех вкладок). В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Добавить, которая находится в инструментальной панели. После этого вручную вводятся необходимые сведения.

Для автоматического заполнения вкладок и расчета сумм страховых взносов нажмите кнопку Заполнить и рассчитать, расположенную в верхней части окна. После этого на основании введенного ранее документа Начисление зарплаты сотрудникам, а также иных имеющихся в конфигурации данных будут заполнены все вкладки окна. Что касается вкладки Взносы, то здесь на основании сведений о ставках налога, хранящихся в соответствующем регистре, отобразятся суммы начисленных страховых взносов по каждому сотруднику.

Для проведения документа по учету нажмите кнопку ОК, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа – кнопку Записать.

Бухгалтерские проводки по зарплате

Бухгалтерские проводки по заработной плате, а также по начислениям и удержаниям программа автоматически сформирует после того, как создан и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню выполнить команду Расчет зарплаты по организациям▸Учет зарплаты▸Отражение зарплаты в регл. учете. Но не забывайте, что предварительно должны быть созданы и проведены документы Начисление зарплаты сотрудникам и Начисление страховых взносов за соответствующий месяц.

Список сохраненных ранее документов хранится в окне, которое изображено на рис. 8.24.

Рис. 8.24. Документы по отражению зарплаты в учете

Чтобы оформить новый документ, выполните в данном окне команду Действия▸Добавить или нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать введенный ранее документ, дважды щелкните на нем мышью. В любом случае на экране отобразится окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис 8.25.

Рис. 8.25. Ввод и редактирование документа

Поскольку все подготовительные действия мы уже выполнили, для формирования проводок по зарплате нужно лишь нажать в данном окне кнопку Заполнить. После этого нужно провести документ нажатием кнопки ОК или с помощью команды Действия▸Провести. Чтобы убедиться в том, что документ проведен по учету и в конфигурации сформированы все необходимые проводки, выполните команду Перейти▸Отражение основных/дополнительных начислений в бухучете сотрудников организаций, которую можно вызвать как в окне списка, так и в окне редактирования.

Управленческая заработная плата

Корректировка начислений и удержаний

Расчет управленческой зарплаты – это процесс, включающий в себя один или несколько видов начислений. В частности, это может быть расценка, тарифная ставка, твердый оклад, или оклад с премией по результатам работы, и т.д. Ну и, само собой, из заработной платы сотрудника могут производиться удержания (штраф, депремирование, погашение ссуды, и т.д.), и т.д. Сведения о начислениях и удержаниях хранятся в соответствующих справочниках, доступ к которым осуществляется с помощью команд главного меню Расчеты с персоналом▸Начисления и удержания▸Начисления и Расчеты с персоналом▸Начисления и удержания▸Удержания. Эти сведения используются для регулярных начислений управленческой зарплаты: например, сотруднику каждый месяц начисляется оклад, премия в размере 20%, и удерживается определенная сумма в счет погашения полученной ранее ссуды в размере 10% от среднемесячного заработка.

Но иногда стандартные начисления или удержания требуется подкорректировать. Характерный пример – когда сотрудник взял отпуск за свой счет: в этот период начисления ему производиться не должны. Подобных примеров можно привести немало, но суть у них одна: иногда могут возникать ситуации, когда обычные, постоянные начисления и удержания на какой-то период следует подкорректировать или вообще отменить.

Эта задача в рассматриваемой конфигурации решается с помощью документа, который называется Ввод постоянного начисления или удержания. Чтобы сформировать такой документ, нужно выполнить команду главного меню Расчеты с персоналом▸Ввод постоянного начисления или удержания, и в открывшемся окне нажать кнопку Добавить (для формирования нового документа) или дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции списка (для перехода в режим редактирования документа). В любом случае на экране отображается окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 8.26.

Рис. 8.26. Формирование и редактирование документа

Если действие документа должно распространяться на всех сотрудников определенного подразделения, то укажите его в поле Подразделение (выбор осуществляется в окне справочника организационной структуры, вызываемом с помощью кнопки выбора). Если же список сотрудников будет формироваться независимо от принадлежности к подразделению, оставьте этот параметр незаполненным. С помощью переключателя Действие нужно указать действие, которое будет применено к расчету, выбранному в поле Вид расчета. Например, если вы хотите прекратить начисление оклада с 1 октября 2010 года, то установите переключатель в положение Прекратить начисление, затем в поле Вид расчета нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника начислений выберите значение Оклад, а в поле Прекратить с введите значение 01.10.2010. Если же вам нужно, к примеру, изменить размер удержаний из управленческой зарплаты сотрудника на период с 1 октября по 31 декабря 2010 года, то установите переключатель в положение Внести или изменить удержание, затем в поле Вид расчета нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника удержаний выберите требуемый вид удержания, а в полях Период с и по введите значения соответственно 01.10.2010 и 31.12.2010.

В табличной части окна формируется список сотрудников предприятия, на которых должно распространяться действие документа. Это можно делать как вручную, так и автоматически.

Для ручного добавления сотрудников в список используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. После этого нужно выбрать сотрудника, и указать конкретное изменение. Последний параметр зависит от значения, выбранного в поле Вид расчета.

Для автоматического заполнения табличной части нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Списком сотрудников. В результате на экране откроется окно, в котором осуществляется настройка параметров отбора сотрудников для включения в список.

Для удаления позиций из табличной части окна используйте клавишу Delete или кнопку Удалить текущий, которая находится в инструментальной панели. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сохранить введенные данные и провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести.

Как сформировать документ по начислению управленческой зарплаты

Начисление заработной платы в управленческом учете осуществляется с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам. Для перехода в режим работы с этим документом в главном меню программы предназначена команда Расчеты с персоналом▸Начисление зарплаты сотрудникам. В открывшемся окне выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert, чтобы сформировать новый документ. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования, которое показано на рис. 8.27.

Рис. 8.27. Оформление документа по начислению управленческой зарплаты

Если начисление производится только сотрудникам какого-то определенного подразделения, укажите его в поле Подразделение, которое находится вверху окна. В поле Месяц начисления укажите месяц, за который производится начисление управленческой заработной платы. Параметры Номер и от заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов конфигурации. Отметим, что в поле от рекомендуется указывать последний день месяца, за который производится начисление заработной платы. Например, если вы начисляете зарплату за январь 2011 года, то в поле от введите значение 31.01.2011.

Большинство остальных параметров находится на вкладках Начисления, Удержания и Погашение займов. Следовательно, одним документом Начисление зарплаты сотрудникам вы можете отразить не только начисления, но и удержания, в том числе в счет погашения полученных ранее займов.

Содержимое вкладки Начисления показано на рис. 8.27. Вы можете заполнить список сотрудников как вручную, так и автоматически. Для автоматического заполнения нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите подходящий вариант. При этом для каждого включенного в список сотрудника будут заполнены параметры Начисление, Дата начала, Дата окончания и Показатели для расчета начисления. Что касается ручного заполнения, то оно осуществляется по обычным правилам – с помощью кнопки Добавить.

Чтобы программа автоматически выполнила все необходимые расчеты, нажмите кнопку Рассчитать и в открывшемся меню выберите режим расчета. Возможен выбор одного из перечисленных ниже вариантов.

♦ Рассчитать (полный расчет) – при активизации данной команды программа выполнит полный расчет на всех вкладках. Иначе говоря, в этом случае будут рассчитаны все начисления, удержания и платежи в счет погашения займов за данный месяц.

♦ Рассчитать начисления – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Начисления.

♦ Рассчитать удержания – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Удержания.

♦ Рассчитать погашение займов – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Погашение займов.

♦ Рассчитать … и Рассчитать … с комментарием – с помощью этих команд выполняется расчет по тому сотруднику, на котором в списке установлен курсор, в последнем случае – с дополнительными комментариями.

Результаты расчетов отобразятся на соответствующих вкладках. На рис. 8.27 показан результат расчета, выполненного на вкладке Начисления.

Справа внизу окна находится ссылка Показать расчетный листок. С ее помощью можно просмотреть расчетный листок по тому сотруднику, на котором в списке установлен курсор.

Чтобы сохранить данные о начислении управленческой заработной платы и провести их по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести.

Как подготовить управленческую зарплату к выплате

Начисленную зарплату необходимо подготовить к выплате, сформировав платежную ведомость. Для перехода в соответствующий режим работы выполните команду Расчеты с персоналом▸Выплата зарплаты▸Платежные ведомости. В результате отобразится окно списка созданных ранее документов, изображенное на рис. 8.28.

Рис. 8.28. Платежные ведомости управленческого учета

В поле Оплачена, которое расположено слева от поля Дата, и содержится признак оплаты для тех документов, по которым уже сформирован и проведен расходный кассовый ордер. На рис. 8.28 таковым является последний документ в списке.

Чтобы подготовить начисленную заработную плату к выплате, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить. Для перехода в режим просмотра или редактирования сформированного ранее документа дважды щелкните на нем мышью или установите на него курсор и выполните команду Действия▸Изменить. В любом случае отобразится окно, которое показано на рис. 8.29.

Рис. 8.29. Подготовка ведомости на выплату управленческой зарплаты

Если платежные ведомости формируются отдельно по подразделениям предприятия, то в данном окне в поле Подразделение укажите название подразделения, по которому вы хотите подготовить зарплату к выплате. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.

В поле Выплачивать из раскрывающегося списка выберите значение Зарплата, если формируется ведомость на выплату заработной платы, а Плановый аванс – при формировании ведомости на выплату планового аванса.

После этого следует приступать к заполнению табличной части документа, где формируется список сотрудников с указанием причитающейся к получению суммы по каждому из них. Это можно делать как вручную, так и автоматически, причем последний вариант является намного более предпочтительным, поскольку программа не только сформирует список сотрудников, но и укажет сумму по каждому из них. Чтобы заполнить табличную часть документа в автоматическом режиме, нажмите кнопку Заполнить.

При необходимости список можно отредактировать вручную, добавляя в него новые позиции или удаляя имеющиеся. Сумму по каждой позиции также можно изменить путем ввода требуемого значения с клавиатуры.

Готовую платежную ведомость можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, которая находится внизу окна. Отметим, что предварительно нужно сохранить документ с помощью кнопки Записать или команды Действия▸Записать, либо провести его с помощью кнопки ОК.

Как произвести выплату управленческой зарплаты сотрудникам предприятия

В рассматриваемой конфигурации факт выплаты управленческой заработной платы оформляется с помощью документа Расходный кассовый ордер, который «привязывается» к соответствующей платежной ведомости. Оформить этот документ можно из окна списка документов на подготовку зарплаты к выплате (с ним мы познакомились ранее) – для этого следует выделить в списке нужный документ щелчком мыши и выполнить команду Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер. В результате отобразится окно редактирования расходного кассового ордера.

Кроме этого, войти в режим работы с расходными кассовыми ордерами можно с помощью команды Расчеты с персоналом▸Выплата зарплаты▸Расходный кассовый ордер. При ее выполнении отображается окно, которое показано на рис. 8.30.

Рис. 8.30. Расходные кассовые ордера

Здесь представлен перечень всех ордеров, ранее сохраненных в информационной базе – и по управленческому, и по регламентированному учету (см. отметку в колонках соответственно БУ и УУ).

Для перехода в режим формирования нового документа нажмите в данном окне кнопку Добавить или клавишу Insert. При этом откроется окно формирования документа, которое представлено на рис. 8.31.

Рис. 8.31. Подготовка документа на выплату зарплаты

В данном окне переключатель Учет, который находится справа вверху окна, нужно установить в положение Управленческий, чтобы расходный кассовый ордер был отражен в управленческом учете. Учтите, что этот переключатель доступен для редактирования только в том случае, если в меню Операция, которое находится в левом верхнем углу окна редактирования, выбрана операция Выплата заработной платы по ведомостям. При выборе любого другого вида операции переключателю автоматически устанавливается положение Бухгалтерский, и изменить его вы не сможете.

В поле Номер с клавиатуры введите порядковый номер документа в конфигурации. Что касается даты документа, то по умолчанию в поле от подставляется текущая дата, а после сохранения документа к ней добавляется точное время сохранения.

В центральной части окна находится две вкладки – Платежные ведомости и Сотрудники. Содержимое вкладки Платежные ведомости показано на рис. 8.31 – здесь формируется список предварительно подготовленных платежных ведомостей на выплату управленческой заработной платы (одним кассовым ордером можно оформить выдачу зарплаты как по одной, так и по нескольким платежным ведомостям). Если расходный кассовый ордер создается из окна списка платежных ведомостей с помощью команды Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер, то на данной вкладке требуемая ведомость появится автоматически.

В противном случае вы можете самостоятельно сформировать список платежных ведомостей – это можно делать как вручную, так и автоматически. Для ручного формирования списка используйте кнопку Добавить. При нажатии данной кнопки в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Нажмите в поле Ведомость кнопку выбора, и в открывшемся окне списка документов на подготовку зарплаты к выплате выберите требуемую ведомость. После выбора ведомости итоговая сумма по ней автоматически отобразится в поле Сумма к выплате.

Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Неоплаченными ведомостями. В результате в список будут включены все не оплаченные до настоящего момента ведомости на выплату управленческой заработной платы, имеющиеся в конфигурации. Если вы хотите закрыть не все такие ведомости, а только одну или несколько из них – удалите лишние ведомости из списка, используя кнопку инструментальной панели Удалить текущий или клавишу Delete.

В нижней части вкладки в информационной строке Итого показывается итоговая сумма к выплате по всем включенным в список платежным ведомостям.

Содержимое вкладки Сотрудники показано на рис. 8.32.

Рис. 8.32. Вкладка Сотрудники

Здесь представлен перечень сотрудников по платежным ведомостям, находящимся на вкладке Платежные ведомости, причем внести в него изменения нельзя. Здесь также показывается итоговая сумма по всем сотрудникам, которая должна совпадать с итоговой суммой на вкладке Платежные ведомости.

В нижней части окна находятся параметры Выдать, По, Основание и Приложение. В поле Основание с клавиатуры можно ввести основание для выдачи денежных средств сотруднику, указанному в поле Выдать. Например, здесь можно ввести текст Выдача денег для выплаты зарплаты, и т.п.

Поле Приложение также заполняется с клавиатуры – здесь можно сформировать список приложений к расходному кассовому ордеру. В данном случае приложениями будут являться ведомости на выплату заработной платы, список которых сформирован на вкладке Платежные ведомости.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Завершается работа по оформлению выплаты заработной платы нажатием кнопки ОК, в результате чего расходный кассовый ордер будет проведен в конфигурации по управленческому учету.

Любой учет в конечном итоге сводится к формированию отчетности. В данной главе мы расскажем о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется формирование наиболее востребованных отчетных форм.

Отчетность регламентированного учета

Свое знакомство с отчетами мы начнем с регламентированного учета и узнаем, как получить отчеты по кадрам и заработной плате.

Личная карточка работника по форме Т-2

Отчет по форме Т-2 – это знаменитая личная карточка работника, которая на протяжении многих лет используется в регламентированном кадровом учете. Чтобы сформировать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Личная карточка Т-2.

Все действия по настройке параметров отчета выполняются в том же окне, в котором будет сформирован отчет (рис. 9.1). В первую очередь в поле следует указать дату, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет. Для этого слева вверху окна нужно либо выбрать из раскрывающегося списка стандартную дату (начало квартала, начало года и т.д.), или выбрать в данном поле значение Произвольная дата (это значение предлагается по умолчанию), и в расположенном справа поле дата указать дату формирования документа. Затем в поле Организация нужно указать организацию, по сотруднику (сотрудникам) которой будет сформирован отчет. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.

С помощью параметров Отбор по подразделению и Отбор по работнику можно настроить фильтры на включаемые в отчет данные соответственно по подразделениям и по работникам. В результате личные карточки будут сформированы только по тем сотрудникам, которые удовлетворяют заданным критериям отбора. Если в раскрывающемся списке выбрано значение Не отбирать. Если же выбрано значение Только выбранные, то с помощью кнопки Подбор нужно отобрать конкретные значения (подразделения или сотрудников), данные по которым должны быть включены в отчет.

Чтобы сформировать отчет в соответствии с заданными параметрами, нажмите кнопку Сформировать, которая находится слева вверху окна. Эту же кнопку нужно нажимать после изменения любого параметра отчета (например, когда нужно сформировать и распечатать личные карточки по нескольким сотрудникам) – только после этого отчет будет переформирован в соответствии с новыми настройками.

Фрагмент личной карточки работника по форме Т-2 показан на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Личная карточка работника

Для отправки отчета на принтер используйте команду главного меню программы Файл▸Печать (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P).

Список работников

Кадровым службам довольно часто приходится формировать списки работников. Эти сведения в любой момент могут понадобиться руководству, бухгалтерии, начальникам структурных подразделений, и др. Чтобы проучить и распечатать такой список, выполните команду главного меню Кадровый учет▸Списки сотрудников организаций – в результате отобразится окно настройки параметров отчета, которое показано на рис. 9.2.

Рис. 9.2. Настройка параметров отчета

В верхней части данного окна располагается ряд кнопок, предназначенных для выбора варианта отчета, а в расположенной справа области настройки (для управления ее отображением предназначена кнопка Настройки) можно настроить данные для отбора в отчет по следующим критериям: организация, подразделение и должность. Причем в данном отчете реализована возможность применения так называемого «обратного фильтра»: для этого нужно в раскрывающемся списке выбрать значение Кроме выбранных, после чего сформировать перечень объектов (организаций, подразделений или должностей – в зависимости от настраиваемого параметра), которые должны быть исключены из отчета. Такой отбор является прямой противоположностью отбора Только выбранные, при котором в отчет попадают лишь отобранные для этого данные.

Пример сформированного отчета показан на рис. 9.3.

Рис. 9.3. Список сотрудников

В данном случае выбран вариант отчета Список именинников организаций (обратите внимание – справа вверху окна нажата соответствующая кнопка). Выбирая другие кнопки этой инструментальной панели, вы можете формировать самые разные списки сотрудников, сгенерированные по разным критериям (наличие детей, родственники сотрудников, стаж работников, северные надбавки и др.).

Как сформировать расчетный листок

Расчетный листок – это документ, который выдается работнику после того, как произведены все начисления и удержания. Он включает в себя информацию о состоянии расчетов работника с предприятием за текущий месяц (начальное и конечное сальдо взаиморасчетов, начисления и удержания). Чтобы сформировать расчетные листки по регламентированной зарплате, выполните команду главного меню Расчеты зарплаты по организациям▸Отчеты▸Расчетные листки организаций – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 9.4.

Рис. 9.4. Настройка расчетных листков

Первое, что нужно сделать – это указать интервал времени, за который нужно сформировать расчетные листки. Вы можете выбрать один из стандартных периодов, либо указать произвольный период в полях с и по. В расположенном справа поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по сотрудникам которой требуется сформировать расчетные листки. Чтобы очистить это поле и получить расчетные листки сразу по всем организациям, щелкните в нем мышью и нажмите кнопку с символом X, которая находится справа от кнопки выбора, или комбинацию клавиш Shift+F4.

В правой части окна расположена область настроек. Управление ее отображением осуществляется с помощью кнопки Настройка, поэтому если при открытии окна по каким-то причинам эта область не отображается – нажмите эту кнопку.

С помощью переключателя Вид расчетного листка укажите вариант представления расчетного листка.

♦ Кратко – расчетный листок будет содержать минимум информации, в нем будут отражены только суммы начислений и удержаний, а также входящее и исходящее сальдо взаиморасчетов сотрудника с организацией.

♦ Для сотрудника – этот вариант содержит больше сведений, чем Кратко, и он лучше всего подходит для выдачи сотрудникам на руки. По сравнению с вариантом Кратко в нем содержатся некоторые дополнительные сведения (в частности, указан период, за который произведены начисления и удержания).

♦ Подробно – этот вариант содержит максимум сведений, его можно использовать для детального анализа начислений и удержаний (в частности, здесь имеются сведения о тарифных ставках, процентах премирования, ставках удержанных налогов, и др.).

Вы можете формировать расчетные листки как по подразделениям, так и в целом по организации. Чтобы получить расчетные листки по одному или нескольким подразделениям, нужно в области Отбор по подразделению из раскрывающегося списка выбрать значение Только выбранные, затем в расположенном ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить. В результате в списке появится новая позиция, в которой нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши требуемое подразделение и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Вы можете добавить в список для формирования расчетных листков любое количество подразделений.

Аналогичным образом можно сформировать расчетные листки по выбранным сотрудникам – для этого предназначена область Отбор по сотруднику.

Чтобы сформировать расчетные листки в соответствии с заданными настройками, нажмите кнопку Сформировать или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Помните, что если вы измените настройки формирования расчетных листков (например, укажете другой период или откорректируете критерии отбора данных), то для его переформирования в соответствии с новыми настройками нужно вновь нажать кнопку Сформировать или Ctrl+Enter, поскольку автоматически расчетные листки после изменения настроек не переформируются.

Пример сформированных расчетных листков показан на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Расчетный листок

На данном рисунке показан листок, параметры настройки которого представлены на рис. 9.4. Чтобы распечатать расчетные листки, нажмите кнопку Печать сформированного отчета сразу (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), которая расположена справа от кнопки Сформировать. Также можно воспользоваться командой главного меню Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.

Как получить справку по форме 2-НДФЛ

Данные о доходах физических лиц, предоставляемые в налоговую инспекцию, оформляются в виде справки по утвержденной форме 2-НДФЛ. Чтобы получить такую справку, выполните в главном меню команду Расчет зарплаты по организациям▸Налоги и взносы▸Сведения о доходах физлиц 2-НДФЛ, и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно формирования документа, изображенное на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Формирование справки по форме 2-НДФЛ

В данном окне нужно указать налоговый период, за который требуется сформировать справки, выбрать организацию, ответственного сотрудника и указать должность этого сотрудника. После этого с помощью переключателя Сведения формируются для выберите вариант формирования справки.

В табличной части окна формируется список физических лиц, по которым нужно получить справки. Если выполнить команду Заполнить▸Физ. лицами, получавшими доходы, то список будет сформирован автоматически: в него будут включены все физические лица, получавшие доходы в организации, указанной в поле Организация (это касается не только штатных сотрудников, но и всех остальных – например, лиц, получавших доходы по договорам гражданско-правового характера). При необходимости вы можете сформировать или отредактировать список вручную с помощью соответствующих кнопок инструментальной панели.

Кнопка Получить файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате налоговой службы. При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Получить файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения. Учтите, что кнопки Получить файл и Получить файл на диск доступны только в том случае, когда переключатель Сведения формируются для установлен в положение передачи в ИФНС с идентификатором файла.

Чтобы провести документ, необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Записать документ осуществляется сохранение введенных данных без закрытия окна и без проведения документа. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

Для отправки документа на принтер нажмите кнопку Печать (предварительно нужно записать или провести документ). Пример справки по форме 2-НДФЛ показан на рис. 9.7.

Рис. 9.7. Справка по форме 2-НДФЛ

Отправка готового документа на печать осуществляется с помощью команды главного меню Файл▸Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Отчетность управленческого учета

Далее мы рассмотрим несколько популярных у пользователей отчетов, которые можно сформировать на основании данных управленческого учета персонала и заработной платы.

Сведения о перемещениях и увольнениях сотрудников

В программе реализована возможность получения сводной информации о перемещениях и увольнениях работников. Для этого нужно сформировать отчет, который вызывается с помощью команды главного меню Персонал▸Отчеты по персоналу▸Перемещения сотрудников. При выполнении данной команды открывается окно, которое представлено на рис. 9.8.

Рис. 9.8. Настройка параметров отчета

Справа находится кнопка Настройки, предназначенная для управления отображением области настроек. В ней содержатся параметры, позволяющие задать критерии отбора данных для включения в отчет. В частности, вы можете сформировать отчет по отдельным подразделениям, по сотрудникам, по должностям.

В верхней части окна нужно указать период времени, на который формируется отчет. Вы можете выбрать из раскрывающегося списка один из стандартных периодов, либо указать произвольный период в полях с и по.

В верхней части окна отображается панель вариантов, кнопки которой позволяют выбрать подходящий вариант отчета. При подведении указателя мыши к любой кнопке отображается соответствующая всплывающая подсказка, помогающая понять, что это за отчет. Таким образом, за один и тот же период времени при прочих одинаковых настройках вы можете сформировать и отправить на печать несколько разных отчетов. Например, на рис. 9.9 показан отчет Список перемещений.

Рис. 9.9. Отчет о перемещениях работников

Этот отчет содержит список документов на внутреннее перемещение или увольнение сотрудников предприятия. В нем отображается дата события (в соответствии с датой проведения документа на перемещение или увольнение работника), ФИО сотрудника (полностью), название должности и реквизиты документа (название, номер и дата), которым оформлено данное событие.

Если в данном отчете дважды щелкнуть мышью на ФИО сотрудника, то на экране отобразится окно с информацией об этом сотруднике (эти сведения берутся из справочника сотрудников). Если дважды щелкнуть мышью на названии должности, то откроется окно редактирования этой должности. Если же дважды щелкнуть мышью на ячейке с реквизитами документа, то откроется окно редактирования этого документа.

Все сформированные отчеты выводятся на печать одинаково – нажатием кнопки Печать сформированного отчета сразу, которая находится справа от кнопки Сформировать, или с помощью команды главного меню Файл▸Печать, вызываемой также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Статистический кадровый отчет

В рассматриваемой конфигурации предусмотрен механизм настройки, формирования и вывода на печать отчета о кадровой статистике. Переход в режим работы с этим отчетом осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Отчеты по персоналу▸Статистика кадров, при активизации которой на экране отображается окно, изображенное на рис. 9.10.

Рис. 9.10. Настройка параметров отчета

В верхней части окна нужно указать дату, по состоянию на которую формируется отчет. Вы можете выбрать из раскрывающегося списка одну из стандартных дат, либо ввести произвольную дату в поле Дата.

В правой части окна расположена область настроек. Вы можете управлять ее отображением с помощью кнопки Настройка, поэтому если при открытии окна по каким-то причинам эта область не отображается – просто нажмите данную кнопку.

Отчет можно получить как по одному или нескольким предварительно отобранным подразделениям, так и в целом по компании (без отбора подразделений). Чтобы получить данные по одному или нескольким подразделениям, нужно в области Отбор по подразделению из раскрывающегося списка выбрать значение Только выбранные, затем в расположенном ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить. В результате в список добавится новая позиция, в которой нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши требуемое подразделение и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Вы можете отобрать для отчета любое количество подразделений.

Подобным образом производится отбор сотрудников для включения в отчет – для этого предназначена область Отбор по сотруднику. Как мы уже отмечали выше, формировать список как сотрудников, так и подразделений можно с помощью кнопки Подбор.

Внизу области настроек имеется два флажка: Количество физических лиц и Количество работающих. Они предназначены для включения в отчет (или, в случае снятия флажка – исключения из отчета) соответствующих показателей.

На рис. 9.11 показан пример сформированного отчета, в который включены сведения только о физических лицах (флажок Количество работающих снят).

Рис. 9.11. Пример статистического отчета

Если на любой позиции списка отчета дважды щелкнуть мышью, то откроется меню, содержащее команды Расшифровать, Открыть и подменю Упорядочить. С помощью команд подменю Упорядочить можно отсортировать позиции в списке по значению того или иного поля. Команда Открыть предназначена для открытия окна редактирования соответствующего объекта (например, подразделения). При активизации команды Расшифровать открывается окно с расшифровкой отчета.

Ведомость заработной платы по управленческому учету

На основании произведенных начислений и удержаний, а также текущего состояния взаиморасчетов работника с предприятием можно сформировать расчетную ведомость по управленческой зарплате. Для этого выполните команду Расчеты с персоналом▸Расчетная ведомость – в результате откроется окно настройки отчета, которое во многом напоминает окна настройки других отчетных форм. Пример сформированного отчета показан на рис. 9.12.

Рис. 9.12. Расчетная ведомость по управленческой зарплате

Для отправки документа на принтер выполните команду Файл▸Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Отчет по начислениям и удержаниям

Возможности программы предусматривают получение сводного отчета по всем начислениям и удержаниям, производимым в управленческом учете. Чтобы получить такой отчет, выберите в главном меню команду Расчеты с персоналом▸Свод начисленной зарплаты. Затем в открывшемся окне настройки параметров отчета укажите период его формирования, при необходимости – задайте условия отбора данных для включения в отчет, и с помощью соответствующих флажков определите показатели, которые должны быть выведены в отчете.

Пример сформированного отчета показан на рис. 9.13.

Рис. 9.13. Отчет по начислениям и удержаниям

Для отправки готового отчета на принтер выполните команду Файл▸Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

В данной главе мы узнаем, какие задачи можно решать с помощью программы «1 Бухгалтерия предприятия 8», а также научимся быстро вводить исходные данные.

Функциональные возможности программы

Одним из ключевых достоинств рассматриваемой конфигурации является гибкость платформы, что позволяет широко применять программу в самых различных областях. Реализованные механизмы учета движения денежных потоков, основных средств и нематериальных активов, производственных, коммерческих и иных видов затрат, прочих активов и пассивов предприятия открывают широкие возможности для ведения управленческого учета и выходят далеко за рамки традиционных бухгалтерских стандартов.

Задачи, решаемые с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8», можно сформулировать следующим образом:

♦ комплексная автоматизация хозяйственной, организационной и финансовой деятельности предприятия;

♦ параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета;

♦ использование механизма типовых операций;

♦ учет денежных средств предприятия;

♦ учет банковских и кассовых операций;

♦ учет движения товарно-материальных ценностей;

♦ учет расчетов с контрагентами;

♦ учет складских операций;

♦ производственный учет;

♦ учет основных средств и нематериальных активов;

♦ учет заработной платы и расчетов с персоналом;

♦ ведение кадрового учета;

♦ настройка, формирование и вывод на печать бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным нормативными актами РФ;

♦ ведение многовалютного учета;

♦ построение разнообразной аналитической отчетности.

Помимо перечисленных, с помощью рассматриваемой конфигурации можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

«Стартовый помощник»

Для ввода исходных данных в рассматриваемой конфигурации предусмотрен специальный механизм, называемый Стартовый помощник. Пользователю предлагается последовательно, в пошаговом режиме ввести все минимально необходимые сведения, причем этот процесс сопровождается подсказками и рекомендациями.

Отметим, что вы можете отказаться от Стартового помощника и ввести все необходимые данные позже, используя другие режимы работы. Однако здесь мы рассмотрим именно этот способ ввода исходных данных, поскольку он весьма популярен у начинающих пользователей программы.

Стартовый помощник отображается на экране по умолчанию при первом запуске программы. Если по каким-то причинам этого не произошло, его всегда можно вызвать с помощью команды главного меню Справка▸Стартовый помощник.

На начальном этапе интерфейс Стартового помощника выглядит так, как показано на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Стартовый помощник

Для перехода к следующему этапу нужно щелкнуть мышью на ссылке Далее, расположенной в правом нижнем углу окна. В результате на экране отобразится окно, в котором с помощью переключателя нужно выбрать способ ввода данных об организации: ввод новых данных либо редактирование введенной ранее информации. Если до настоящего момента никаких сведений об организации не вводилось, нужно установить переключатель в положение Ввести сведения о новой организации и щелкнуть мышью на ссылке Далее. После этого откроется окно, которое представлено на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Сведения об организации

В данном окне вводятся общие сведения об организации: краткое и полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет, префикс (это полезно, если предполагается эксплуатировать программу от имени нескольких организаций). Отметим, что краткое наименование используется только внутри программы для упрощения идентификации предприятия, а полное наименование необходимо для формирования официальных документов и форм отчетности. Корректность заполнения полей ИНН и КПП программа контролирует автоматически. В случае ввода некорректного значения справа от данных полей красным шрифтом отображается соответствующее информационное сообщение.

На следующем этапе, переход к которому осуществляется щелчком мыши на ссылке Далее, вводятся банковские реквизиты предприятия (рис. 10.3).

Рис. 10.3. Ввод банковских реквизитов

В соответствующих полях данного окна вводится основной расчетный счет предприятия, корреспондентский счет, наименование и БИК обслуживающего банка, а также город, в котором он находится. Все перечисленные параметры заполняются путем ввода значений с клавиатуры. Введенные сведения будут отражены не только в справочнике организаций, но и в справочниках банков и банковских счетов.

На следующем этапе (рис. 10.4) вводится информация об учетной политике предприятия применительно к бухгалтерскому и налоговому учету.

Рис. 10.4. Определение учетной политики

Здесь указывается год, начиная с которого будет действовать данная учетная политика, затем из раскрывающегося списка выбирается система налогообложения (Общая или Упрощенная), выбирается способ оценки товаров в рознице и материально-производственных запасов, а также указываются иные необходимые сведения.

На следующем этапе осуществляется формирование организационной структуры предприятия путем составления иерархического списка его структурных подразделений, отделов и служб (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Построение организационной структуры

По умолчанию список подразделений будет включать в себя только одну корневую позицию – Подразделения организаций. Чтобы добавить новое подразделение, нужно нажать в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить, после чего в появившейся позиции с клавиатуры ввести наименование структурного подразделения.

В процессе построения организационной структуры предприятия не забывайте о том, что при нажатии кнопки Добавить новое подразделение добавляется в подчинение той позиции, на которой установлен курсор. Поэтому перед каждым нажатием данной кнопки проверяйте местоположение курсора.

Вы можете добавлять новые позиции в список на основании введенных ранее. Для этого выделите в списке щелчком мыши позицию-источник и нажмите в инструментальной панели кнопку Скопировать, после чего с клавиатуры отредактируйте название.

Чтобы отредактировать название введенной ранее позиции, выделите ее в списке щелчком мыши, нажмите в инструментальной панели кнопку Изменить и с клавиатуры внесите требуемые изменения.

С помощью кнопки Удалить можно пометить текущую позицию на удаление. При этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Аналогичным образом при необходимости осуществляется снятие пометок на удаление. Последующее удаление помеченных объектов осуществляется с помощью специального механизма, вызываемого при активизации команды главного меню Операции▸Удаление помеченных объектов.

Вся введенная на данном этапе информация автоматически переносится в справочник подразделений, с которым мы познакомимся позже.

После построения организационной структуры следует ввести контактные данные своей организации (рис. 10.6).

Рис. 10.6. Ввод контактных данных

Здесь в соответствующих полях нужно ввести юридический, фактический, почтовый и электронный адреса организации, а также номера контактных телефонов и факса. Отметим, что в одно поле можно ввести более одного номера телефона – для этого нужно разделить водимые номера запятой.

Нажатием кнопки Далее осуществляется переход к вводу сведений об ответственных лицах организации (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Ввод сведений об ответственных лицах

Все параметры данного окна заполняются путем ввода значений с клавиатуры. Здесь нужно указать фамилию, имя, отчество каждого ответственного работника, а также название занимаемой им должности. Введенные здесь данные автоматически сохраняются в справочнике ответственных лиц организации, справочнике физических лиц, а также в справочнике должностей.

На этом ввод основных сведений об организации завершается. На следующем этапе (рис. 10.8) можно проверить их с помощью соответствующих ссылок.

Рис. 10.8. Проверка введенных данных

Если все в порядке – устанавливаем переключатель в положение Перейти к общим настройкам конфигурации и щелкаем Далее. После этого на экране откроется окно, изображенное на рис. 10.9.

Рис. 10.9. Выбор способа ведения складского учета

В данном окне с помощью переключателя нужно указать, каким образом должен вестись складской учет. По умолчанию переключатель установлен в положение Не вести учет по складам. После выбора подходящего варианта переходим к следующему этапу с помощью ссылки Далее.

На следующем этапе (рис. 10.10) следует указать, должен ли вестись учет возвратной тары.

Рис. 10.10. Настройка учета возвратной тары

По умолчанию в данном окне переключатель Вести учет возвратной тары? установлен в положение Нет (в этом случае в документах будут отсутствовать реквизиты для учета возвратной тары).

После щелчка мышью на ссылке Далее программа предложит просмотреть и изменить некоторые пользовательские настройки (рис. 10.11).

Рис. 10.11. Основные пользовательские настройки

Как видно на рисунке, в данном окне содержится пять параметров. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Если установлен флажок Запрашивать подтверждение при выходе из программы, то каждый раз при попытке закрыть программу на экране будет отображаться запрос на подтверждение выхода. Это позволяет предотвратить случайное закрытие программы, что иногда чревато потерей несохраненных данных.

Если вы хотите, чтобы отправляемые на печать документы распечатывались без предварительного просмотра, установите флажок Печать документов без предварительного просмотра. Отметим, что в большинстве случаев этот параметр целесообразно отключить (поэтому данный флажок по умолчанию снят).

Показывать в документах счета учета – при установленном данном флажке в интерфейсах редактирования документов будут отображаться счета бухгалтерского и налогового учета. В противном случае управление отображением этих счетов будет осуществляться с помощью кнопки Показать/скрыть счета учета.

Если вы намереваетесь вести учет по нескольким организациям, установите флажок Учет по всем организациям. В противном случае (если вам предстоит работать только с одной организацией) данный параметр целесообразнее отключить – в этом случае вы не будете видеть документы, оформленные от имени других организаций.

Не отражать документы в налоговом учете – данный параметр нужно установить лишь в том случае, если вы не планируете вести налоговый учет.

После настройки перечисленных параметров щелкаем мышью на ссылке Далее, чтобы перейти к следующему этапу работы Стартового помощника (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Ввод значений по умолчанию

На данном этапе стартовый помощник предлагает определить некоторые значения по умолчанию, которые будут автоматически подставляться в соответствующие параметры интерфейсов ввода и редактирования. Это избавит вас от необходимости, например, при формировании каждого документа вводить название своей организации или указывать стандартную ставку НДС. Требуемые значения выбираются из соответствующих раскрывающихся списков, открываемых нажатием кнопки выбора.

После настройки значений по умолчанию щелкаем мышью на ссылке Далее для перехода к заключительному этапу работы Стартового помощника (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Завершение работы со стартовым помощником

При желании вы можете вывести на экран подробный отчет о текущих настройках информационной базы, а также открыть имеющееся в программе учебное пособие – для этого нужно установить соответствующие флажки. После щелчка мышью на ссылке Готово работа Стартового помощника завершается. Теперь можно приступать к следующему этапу подготовки программы к работе – к заполнению ее справочников, каталогов и классификаторов. Этому мы научимся в следующей главе книги.

Как мы уже отмечали в первой части книги, справочник в системе 1С – это своего рода каталог, хранилище основной, базовой информации, на основании которой строится вся дальнейшая работа. Это относится ко всем конфигурациям 1С, в том числе и к типовому решению «1С Бухгалтерия предприятия 8». Далее мы рассмотрим те справочники, которые необходимы для учета заработной платы или выполнения действий, имеющих то или иное отношение к данной теме.

Справочник физических лиц

Справочник физических лиц предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех физических лицах, работающих или работавших на предприятии. Более того – здесь можно хранить сведения и о кандидатах, которые могут стать работниками предприятия. В программе реализована возможность группировки физических лиц по категориям, например: штатные работники, внештатные работники, подотчетные лица, уволенные, и т.д.

Чтобы открыть справочник физических лиц, выполните команду главного меню Кадры▸Физические лица. Отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.1.

Рис. 11.1. Справочник физических лиц

Как видно на рисунке, окно справочника состоит из двух панелей. В левой панели формируется перечень групп физических лиц (Штатные, Внештатные, Уволенные, и др.), а в правой отображается содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что механизм группировки физических лиц очень удобен – это позволяет систематизировать хранение данных о физических лицах в зависимости от текущего статуса или положения каждого лица. К тому же возможности программы предусматривают использование уровней вложенности – например, в группе Штатные можно создать подгруппы Администрация, Бухгалтерия, Склад, Отдел продаж, Производственный цех и т.д.

Вы можете в любой момент переместить физическое лицо из одной группы в другую (например, уволившегося человека – из группы Штатные в группу Уволенные). Для этого нужно щелкнуть на соответствующей позиции правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно со списком имеющихся групп, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели данного окна) или клавишу Enter.

Чтобы создать новую группу физических лиц, нужно выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. Для перехода в режим редактирования группы щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование группы физических лиц осуществляется в окне, которое изображено на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Ввод и редактирование группы физических лиц

В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование группы физических лиц. В поле Код указывается код этой группы. Значение данного поля формируется автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.

В поле Группа физ. лиц можно указать группу из числа созданных ранее, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.

Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Переход в режим ввода информации о новом физическом лице осуществляется с помощью команды Действия▸Добавить, либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу, к которой необходимо отнести данное лицо). Чтобы отредактировать информацию о физическом лице, следует воспользоваться командой Действия▸Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по вводу и редактированию данных выполняются в окне, которое представлено на рис. 11.3.

Рис. 11.3. Ввод данных о физическом лице

Начинается ввод сведений о физическом лице с указания его ФИО. В поле Имя нужно с клавиатуры последовательно, через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО – в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 11.3. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Петрова М.И., или Петрова Мария Ивановна, и т.д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода ФИО).

В поле Дата рождения с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата рождения физического лица. Отметим, что данное поле можно заполнить и с клавиатуры. После этого в поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол физического лица (Мужской или Женский).

В поле Место рождения указывается место рождения физического лица. Для ввода данных нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.4.

Рис. 11.4. Ввод данных о месте рождения

В данном окне нужно с клавиатуры ввести соответствующие данные (все параметры заполнять необязательно), и нажать кнопку ОК. На рис. 11.3 значение поля Место рождения сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 11.4.

В поле Удостоверение указываются данные документа, удостоверяющего личность. Ввод сведений осуществляется в окне, изображенном на рис. 11.5 (это окно вызывается нажатием кнопки выбора).

Рис. 11.5. Данные о документе, удостоверяющем личность

В данном окне в поле Вид документа нужно указать вид документа, удостоверяющего личностью. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника документов, удостоверяющих личность, выделить щелчком мыши требуемую позицию (в большинстве случаев это будет Паспорт гражданина Российской Федерации) и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.

В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.

С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений данных о документе, удостоверяющем личность (смена фамилии после замужества, замена документа, и др.).

Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК или клавиши Enter.

В поле Гражданство указываются сведения о гражданстве физического лица. Для этого также предназначено отдельное окно (рис. 11.6), вызываемое по кнопке выбора.

Рис. 11.6. Сведения о гражданстве

В данном окне в поле Страна следует указать название страны, гражданином которой является человек. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить щелчком мыши нужную позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Если по каким-то причинам человек не имеет права на пенсионное обеспечение, либо не является налоговым резидентом Российской Федерации, то нужно установить соответствующие флажки. В отдельном поле указывается дата, начиная с которой запись о гражданстве считается действительной. С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений записей о гражданстве данного физического лица.

Если человек является инвалидом, то нужно в поле Инвалидность нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне установить признак инвалидности, ввести реквизиты справки об инвалидности, указать группу, и нажать кнопку ОК. Если человек не является инвалидом, то значение поля Инвалидность должно выглядеть так, как показано на рис. 11.3.

В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.

Далее нужно ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 11.7).

Рис. 11.7. Ввод контактных данных

В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.8 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).

Рис. 11.8. Ввод адреса

В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.

Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – когда один адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.

В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.

Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ, и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).

Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно закрыто не будет, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.

При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать – для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК. Пример печатной формы документа показан на рис. 11.9.

Рис. 11.9. Печать сведений о физическом лице

Чтобы распечатать данные, нужно выполнить команду главного меню Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.

Справочник организаций

Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Организации и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 11.10.

Рис. 11.10. Справочник организаций

Как видно на рисунке, в справочнике уже имеется информация о собственном предприятии ООО «Меркурий», которую мы ввели в режиме работы Стартового помощника (подробнее см. выше раздел «Стартовый помощник»). Теперь рассмотрим, каким образом осуществляется добавление в справочник новых организаций.

Предположим, что нам нужно ввести информацию об организации ЗАО «Капитал». Первое, что нужно для этого сделать – это выполнить в окне справочника команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). В результате любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования организации, изображенное на рис. 11.11.

Рис. 11.11. Ввод и редактирование организации

Теперь в поле Наименование с клавиатуры введем краткое наименование организации – ЗАО «Капитал» (см. рис. 11.11). Значение поля Код будет сформировано программой автоматически при сохранении введенных данных, поэтому его не заполняем.

Как видно на рис. 11.11, основная часть интерфейса ввода и редактирования состоит из нескольких вкладок: Основные, Адреса и телефоны, Коды, Фонды и Прочее. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры. Ключевые сведения об организации содержатся на вкладке Основные, содержимое которой показано на рис. 11.11.

Будем считать, что для организации ЗАО «Капитал» головной организацией является ООО «Меркурий». Поэтому в поле Головная организация из раскрывающегося списка выберем значение ООО «Меркурий». Отметим, что сразу после этого автоматически заполнится расположенное ниже поле ИНН – его значением станет индивидуальный номер налогоплательщика головной организации. Вручную отредактировать это значение в данном случае невозможно.

Далее введем информацию о банковском счете организации. Но учтите, что предварительно необходимо записать элемент: после щелчка мышью на кнопке выбора в поле Осн. банковский счет на экране появится соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно. В результате введенная информация о новой организации будет сохранена в справочнике организаций.

После этого на экране отобразится окно списка банковских счетов для организации ЗАО «Капитал». В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый банковский счет и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если до настоящего момента информация о банковских счетах ЗАО «Капитал» не вводилась – ее нужно ввести. О том, как вводить данные в справочник банковских счетов, мы узнаем ниже.

Теперь в поле КПП с клавиатуры введем код причины постановки предприятия на учет, а в поле Дата гос. регистрации с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, укажем дату государственной регистрации организации ЗАО «Капитал». Затем последовательно нажмем кнопки Записать и ОК – результат выполненных действий показан на рис. 11.12.

Рис. 11.12. Добавление в справочник новой организации

Обратите внимание: в справочнике организаций одна позиция выделена жирным шрифтом. Так обозначается основная организация, которая будет использоваться в программе по умолчанию. Чтобы назначить организацию основной, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Установить основной.

Впоследствии вы всегда можете отредактировать сведения по любой введенной ранее в справочник организации. Для перехода в режим редактирования нужно выделить эту организацию щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования организации (см. рис. 11.11), в котором выполняются необходимые действия.

Справочник банков

В справочнике банков осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о банках, в которых имеются счета как у собственной организации, так и у ее контрагентов и прочих юридических и физических лиц. Информация из данного справочника необходима для заполнения справочника банковских счетов, который рассматривается далее, а также в ряде иных случаев. Например, если собственная организация имеет несколько счетов в разных банках, и перечисляет зарплату безналичным путем на счета работников, то счет, с которого переводятся деньги, должен быть отнесен к какому-либо банку.

Для перехода в режим работы с данным справочником выполните в меню Операции команду Справочники, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши позицию Банки и нажмите кнопку ОК. Также для этого можно воспользоваться командой главного меню Банк▸Банки. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.13.

Рис. 11.13. Справочник банков

На рисунке видно, что окно справочника имеет двухпанельное представление. Это сделано для того, чтобы у пользователя была возможность группировать содержимое справочника: в левой панели формируется перечень групп, а в правой отображается содержимое текущей группы (для каждой позиции в соответствующих колонках отображается БИК, наименование, номер корреспондентского счета, название города, адрес и контактные телефоны). Например, можно в отдельных группах хранить банки разных стран, или разделить отдельно банки счетов собственных организаций, входящих в состав холдинга, и банки счетов сторонних организаций, и т.д.

Чтобы добавить в справочник новую группу банков, нужно выполнить команду Действия▸Новая группа или нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.14.

Рис. 11.14. Добавление группы банков

В данном окне в поле Группа указывается название группы, которой будет подчинена создаваемая группа. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если создаваемая группа должна находиться в корневой директории Банки, которая создана по умолчанию, то поле Группа нужно оставить пустым. Если же это поле ранее было заполнено, то для его очистки щелкните в нем мышью и нажмите клавишу Delete или комбинацию клавиш Shift+F4.

В поле Код при желании можно ввести произвольный числовой код группы банков. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.

Завершается ввод группы нажатием кнопки ОК или Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.

При необходимости вы можете впоследствии изменить параметры любой введенной ранее группы. Для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо аналогичную команду контекстного меню, или нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы (см. рис. 11.14), в котором вносятся необходимые корректировки.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом банке, нужно выделить щелчком мыши группу, к которой его следует отнести, и выполнить команду главного меню Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенного ранее банка выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Отметим, что ввод новых и редактирование введенных ранее банков можно осуществлять как в отдельном диалоговом окне, так и непосредственно в окне списка. Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге либо кнопки Редактировать в диалоге, находящейся в инструментальной панели (названия кнопок инструментальных панелей отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). Если включен режим редактирования в окне списка, то все необходимые данные вводятся в соответствующих полях с клавиатуры, а завершение ввода и редактирования осуществляется щелчком мыши на любой другой позиции списка.

Если же включен режим редактирования в отдельном диалоге, то ввод и редактирование данных осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.15.

Рис. 11.15. Ввод и редактирование данных о банке

В данном окне в поле Группа указывается название группы, в состав которой будет включен данный банк. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если данный банк должен находиться в корневой директории Банки, которая создана по умолчанию, то поле Группа следует оставить пустым. Если же это поле ранее было заполнено, то для его очистки щелкните в нем мышью и нажмите клавишу Delete или комбинацию клавиш Shift+F4.

Все остальные параметры данного окна заполняются с клавиатуры. В соответствующих полях вводится наименование банка, номер корреспондентского счета и БИК, название города, адрес и контактный телефон. Завершается ввод данных нажатием кнопки ОК или Записать, а с помощью кнопки Закрыть можно закрыть окно без сохранения выполненных изменений.

Справочник банковских счетов

Справочник банковских счетов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о банковских счетах субъектов хозяйствования. Причем в справочнике хранятся сведения о счетах как собственной организации (и всех компаний, входящих в состав корпорации или холдинга), так и о счетах сторонних организаций (контрагентов).

Справочник банковских счетов имеет одну особенность, отличающую его от большинства других справочников. Она заключается в том, что данный справочник находится в подчинении справочникам организаций и контрагентов. На практике это означает, что ввод новых позиций в справочник банковских счетов возможен только в режиме редактирования элемента справочника организаций или контрагентов. Иначе говоря, если вы хотите ввести банковский счет нового контрагента, то нужно вначале создать этого контрагента в соответствующем справочнике, и в окне его ввода/редактирования на вкладке Счета и договоры в области настроек Банковские счета выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования банковского счета, с которым мы познакомимся чуть позже.

Если же необходимо добавить новый счет для собственной организации или для организации, входящей в состав своей корпорации, то нужно вначале ввести ее в соответствующий справочник, и в окне ее ввода/редактирования на вкладке Основные в поле Осн. банковский счет нажать кнопку выбора. Затем в открывшемся окне справочника банковских счетов следует выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования банковского счета, описание которого будет приведено чуть позже.

Что касается редактирования банковского счета, то в данный режим можно переходить как из интерфейсов редактирования организаций и контрагентов, так и непосредственно из окна справочника банковских счетов.

Чтобы вызвать справочник банковских счетов сразу, не открывая интерфейсы редактирования организаций и контрагентов, выполните команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите позицию Банковские счета и нажмите кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.16.

Рис. 11.16. Список банковских счетов

В окне справочника отображается перечень счетов, введенных ранее в режимах редактирования организаций и контрагентов, а также – в режиме Стартового помощника. Если вы попытаетесь ввести новый счет непосредственно из окна справочника банковских счетов (например, выполните команду Действия▸Добавить или нажмете клавишу Insert), то на экране отобразится сообщение о невозможности совершения данной операции по причине того, что неизвестен владелец счета (рис. 11.17).

Рис. 11.17. Сообщение о невозможности добавления счета

Правда, обойти это ограничение можно путем создания новых позиций на основе уже имеющихся. Например, в справочнике банковских счетов уже есть счет организации, и вы хотите для этой же организации ввести еще один счет. В этом случае нужно выделить имеющийся счет щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Скопировать или нажать клавишу F9. В результате откроется окно редактирования, в котором вам останется лишь внести требуемые изменения (номер счета, и др.), и нажать кнопку ОК. Учтите, что владельца счета в данном режиме изменить вы не сможете.

Чтобы отредактировать данные по введенному ранее банковскому счету, нужно выделить в списке соответствующую позицию щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить или аналогичную команду контекстного меню (можно также воспользоваться клавишей F2 или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели). В результате на экране откроется окно ввода и редактирования банковского счета, изображенное на рис. 11.18.

Рис. 11.18. Редактирование банковского счета

Отметим, что именно в этом окне осуществляется не только редактирование имеющихся, но и ввод новых банковских счетов.

В поле Номер счета с клавиатуры вводится номер банковского счета. Затем в поле Вид счета из раскрывающегося списка выбирается его вид: Расчетный, Депозитный, Ссудный или Иной. Последнее значение выбирается в том случае, если ни одно из трех предыдущих не подходит к данному банковскому счету. Для обычного счета предприятия, по которому проводятся текущие платежи, снимаются и вносятся наличные деньги и т.п., в данном поле нужно указать значение Расчетный (его предлагается использовать по умолчанию).

В поле БИК следует указать БИК данного банка. Требуемое значение вводится с клавиатуры, причем программа автоматически проверяет правильность данного реквизита. Введенное значение автоматически сверяется с содержимым классификатора банков, и если в нем не нашлось банка, соответствующего введенному БИК – на экране отобразится соответствующее информационное сообщение с предложением добавить новый банк в классификатор. При утвердительном ответе на этот запрос на экране отобразится окно ввода нового банка (см. рис. 11.15), с которым мы познакомились ранее.

В поле Корр. счет вводится номер корреспондентского счета, используемого при проведении непрямых расчетов. В этом случае нужно снять расположенный ниже флажок Прямые расчеты. Если же банк проводит платежи без использования корреспондентского счета (то есть напрямую), то флажок Прямые расчеты следует установить.

Поскольку ввод нового банковского счета возможен только при привязке к конкретной организации или контрагенту, то наименование владельца счета автоматически подставляется программой в поле Текст наименования контрагента в поле «Получатель». Содержащееся в данном поле значение будет автоматически подставляться в поле Получатель при формировании платежных документов. И если изменить владельца счета вы не можете, отредактировать способ представления его названия программа разрешает. Для этого нужно установить расположенный справа флажок Редактировать текст, и с клавиатуры ввести подходящее значение (например, вместо СП «Новое время» можно ввести значение Совместное предприятие «Новое время»). По окончании ввода снимите флажок Редактировать текст – и данное поле вновь станет нередактируемым.

С помощью переключателя Указывать КПП плательщика вы можете указать, в каких случаях необходимо указывать код причины постановки на учет организации-плательщика: При перечислении налогов (в данном случае КПП будет указываться только в налоговых платежных документах) или Во всех платежных поручениях (КПП будет указываться во всех без исключения платежных поручениях, в том числе и на выплату заработной платы).

В поле Текст назначения платежа можно с клавиатуры ввести произвольный текст, который будет автоматически подставляться в поле Назначение платежа в платежных документах (например, Зарплата Иванову И.И. за январь 2011 г.).

В полях Дата открытия и Дата закрытия можно указать соответственно дату открытия данного банковского счета и дату его закрытия. Эти параметры не являются обязательными для заполнения.

В поле Представление из раскрывающегося списка можно выбрать вариант представления данного банковского счета. Иначе говоря, именно по значению данного поля можно будет идентифицировать данный счет в интерфейсах списка и выбора. Содержимое раскрывающегося списка (то есть перечень возможных представлений счета) формируется программой автоматически по мере заполнения полей Номер счета, Вид счета и БИК.

Завершается ввод и редактирование данных о банковском счете нажатием кнопки ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений (при этом программа выдаст запрос на сохранение).

Отметим, что для каждой организации или контрагента можно указать основной банковский счет, который будет по умолчанию подставляться в платежные документы. Для организации основной счет указывается в поле Осн. банковский счет на вкладке Основные окна редактирования. Для контрагента нужно в режиме его редактирования на вкладке Счета и договоры в области настроек Банковские счета выделить щелчком мыши тот счет, который будет являться основным, и нажать в инструментальной панели (которая расположена над списком счетов) кнопку Основной. Счет, являющийся основным, в этом списке будет выделен жирным шрифтом.

Список статей движения денежных средств

Для перехода в режим работы с данным справочником можно использовать команды главного меню Банк▸Статьи движения денежных средств и Касса▸Статьи движения денежных средств. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.19.

Рис. 11.19. Список статей движения денежных средств

Как и многие другие справочники, данный справочник имеет двухпанельную структуру: слева формируется перечень групп статей, справа отображается содержимое текущей группы. При работе со справочником рекомендуется вначале сформировать структуру групп статей, а уже после этого заполнять группы соответствующими позициями. Но это не догма: вы в любой момент можете отредактировать содержимое справочника по своему усмотрению, в том числе добавить в него новые группы и позиции или отредактировать имеющиеся.

Чтобы добавить в справочник новую группу статей, выполните команду Действия▸Новая группа или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 11.20.

Рис. 11.20. Добавление группы статей

Окно редактирования группы выглядит так же, как и окно ввода: для перехода в режим редактирования нужно выделить группу щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить или нажать клавишу F2.

В соответствующих полях данного окна вводится код и наименование группы статей (значение поля Код формируется системой автоматически, но его можно отредактировать; поле Наименование заполняется вручную). В поле Группа указывается группа статей, которой будет подчинена создаваемая группа (значение данного поля выбирается в окне, открываемом с помощью кнопки выбора). Если данная группа должна подчиняться только верхней позиции иерархии, которая называется Статьи движения и создана в программе по умолчанию, то поле Группа следует оставить пустым.

Завершается процесс создания (редактирования) группы статей нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Чтобы ввести в справочник новую статью движения денежных средств, нужно выделить щелчком мыши группу, в состав которой ее нужно включить, и выполнить команду главного меню Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 11.21.

Рис. 11.21. Ввод и редактирование статьи движения денежных средств

В данном окне в поле Наименование нужно ввести наименование статьи движения денежных средств. Заполнять это поле следует таким образом, чтобы суть статьи была понятна – например, применительно к зарплате можно ввести статью Расходы на оплату труда, и т.п.

В поле Код программа автоматически присваивает числовой код каждой новой статье. Значение данного поля формируется в порядке очередности, причем ведется сплошная нумерация – независимо от того, в какую группу добавляется новая статья. При необходимости вы можете изменить код, но для этого нужно включить режим его редактирования с помощью команду Действия▸Редактировать код.

В поле Вид движения денежных средств нужно из раскрывающегося списка выбрать вид движения, который наиболее точно подходит для создаваемой статьи движения денежных средств. Содержимое данного поля необходимо для автоматического формирования формы № 4 регламентированной отчетности, которая называется «Отчет о движении денежных средств» (в этот отчет попадают и данные по выплате зарплаты). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка.

В поле Группа можно выбрать или заменить группу статей, в которую должна быть включена создаваемая статья. Для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне укажите требуемую группу.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку ОК или Записать. Чтобы закрыть окно без сохранения изменений, нажмите кнопку Закрыть.

План счетов

План счетов является ведущей составляющей бухгалтерского учета, его базой и основным структурным элементом. С помощью плана счетов производится группировка и сортировка информации о финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования, что позволяет получать полную, достоверную и наглядную картину состояния активов и пассивов предприятия в денежном выражении. Типовой план счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Однако каждый субъект хозяйствования на основе Типового плана счетов вправе разработать свой собственный план счетов, составленный с учетом вида деятельности предприятия, особенностей организации учета, специфики производственного процесса, формы собственности и иных факторов.

Начисление и выплата заработной платы, удержание налогов, премирования работников и налагаемые на них финансовые санкции, удержания по исполнительным листам и прочие операции, связанные с оплатой труда, в обязательном порядке находят свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Поэтому пользователь должен уметь работать с Планом счетов в программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» и, при необходимости, вносить в него требуемые изменения, а также формировать проводки и т.д. О том, как это делать, мы и расскажем далее.

Отметим, что в рассматриваемой конфигурации используется два плана счетов: для бухгалтерского и для налогового учета. Изначально они создаются в режиме Конфигуратор (программа поставляется с уже готовыми планами счетов), но пользователь может самостоятельно вносить в них изменения в режиме работы 1С: Предприятие: добавлять новые счета, редактировать имеющиеся, и т.д. Правда, на внесение изменений в план счетов наложены определенные ограничения (в частности, не все счета можно удалить, и т.д.).

Порядок работы с планами счетов бухгалтерского и налогового учета во многом аналогичен, поэтому в данной книге мы рассмотрим его на примере плана счетов бухгалтерского учета.

Счета, внесенные пользователем в режиме 1С: Предприятие, помечаются в крайней левой колонке окна списка (рис. 11.22) соответствующим символом, который отличается от символа счетов, изначально введенных в режиме Конфигуратор. Это позволяет быстро определить, какие счета были добавлены пользователем самостоятельно.

Для всех счетов существует правило: если счет имеет субсчета, то в проводках разрешено использовать только эти субсчета. Иначе говоря, если счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» имеет субсчета 01 и 02, то вставить в проводку вы сможете только счета 70.01 и 70.02, а родительский счет 70 – нет. При попытке включить в проводку любой родительский счет на экране отображается информационное сообщение о невозможности данной операции.

Список счетов

Чтобы перейти к работе с планом счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Планы счетов. В результате откроется окно, в котором будет предложено выбрать план счетов – бухгалтерского или налогового учета. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку ОК. На рис. 11.22 показано окно плана счетов бухгалтерского учета.

Рис. 11.22. План счетов бухгалтерского учета

В данном окне содержится перечень счетов бухгалтерского учета. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается следующая информация:

♦ Код счета (субсчета).

♦ Код для быстрого выбора (при его вводе можно быстро выбрать счет в списке).

♦ Наименование счета.

♦ Признак забалансового счета. Сальдо и обороты по забалансовым счетам не учитываются при расчете баланса и других отчетных форм.

♦ Активность счета: А – счет активный, П – пассивный, АП – активно-пассивный. Активный счет может иметь только дебетовое сальдо, пассивный – только кредитовое (в обоих случаях сальдо может быть со знаком «минус»), активно-пассивный – как дебетовое, так и кредитовое.

♦ Признак ведения валютного учета. Этот признак обычно устанавливается, например, для валютного счета в банке, для валютной кассы, для некоторых счетов по расчетам с контрагентами и др.

♦ Признак ведения количественного учета. Обычно этот признак устанавливается счетам, по которым ведется учет в натуральных показателях (например – счета по учету товарно-материальных ценностей).

♦ Название субконто. По каждому счету возможно ведение аналитического учета в разрезе 3-х уровней субконто.

Символ, расположенный в крайней левой колонке, указывает, где был создан данный счет – в режиме Конфигуратор или в режиме 1С: Предприятие. Среди счетов, которые видны на рис. 11.22 в режиме 1С: Предприятие создан только счет 20.03.

Кроме этого, некоторые счета в списке подсвечиваются другим цветом (по умолчанию – светло-желтым). Такие счета запрещено использовать в проводках (этот признак устанавливается в режиме редактирования счета, мы на нем еще остановимся позже). Как мы уже отмечали ранее, по умолчанию таковыми являются родительские счета (в проводках можно использовать только их субсчета).

Если счет создан в режиме работы Конфигуратор, то в режиме 1С: Предприятие можно будет изменить только его код, наименование, родительский счет и признак запрета использования в проводках, а также информацию по субконто.

Как ввести или отредактировать счет

Чтобы добавить в план счетов новый счет, нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert. Можно ввести новый счет путем копирования уже имеющегося – для этого предназначена команда Действия▸Скопировать, вызываемая также нажатием клавиши F9 (этот механизм удобно использовать, например, при вводе субсчетов к счету). Для перехода в режим редактирования счета нужно выделить его в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отображается окно ввода и редактирования счета, которое представлено на рис. 11.23.

Рис. 11.23. Ввод и редактирование счета

В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.

♦ Код – в данном поле с клавиатуры вводится код счета и, при необходимости – субсчета (после точки).

♦ Вид – в данном поле указывается вид счета в зависимости от сальдо. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Активный, Пассивный либо Активный/Пассивный.

♦ Наименование – в данном поле вводится полное наименование счета.

♦ Подчинен счету – это поле заполняется при вводе (редактировании) субсчетов. Значение поля выбирается в окне списка счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора, и представляет собой код родительского счета.

♦ Забалансовый, Валютный, Количественный – с помощью данных флажков устанавливаются признаки соответственно забалансового счета, валютного счета и количественного учета по счету. Данные параметры недоступны в окнах редактирования счетов, созданных в режиме Конфигуратор.

♦ Запретить использовать в проводках – при установленном данном флажке счет нельзя будет использовать в бухгалтерских проводках. Выше отмечалось, что данную возможность целесообразно применять к родительским счетам, имеющим субсчета.

В нижней части окна формируется список субконто, в разрезе которых будет вестись аналитический учет по данному счету. По каждому счету возможно применение до трех уровней субконто. Над списком субконто расположена инструментальная панель, кнопки которой предназначены для добавления субконто в список, изменения текущего субконто, удаления текущего субконто, а также для изменения порядка следования субконто (две последние кнопки со стрелками).

Для каждого субконто путем установки соответствующих флажков можно отметить следующие признаки учета:

♦ Только обороты – если по данному субконто предполагается вести учет только оборотов.

♦ Суммовой – если по данному субконто обороты и остатки должны рассчитываться в национальной денежной единице.

♦ Количественный – параметр отображается только в том случае, когда для редактируемого счета установлен признак количественного учета (флажок Количественный). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в натуральных показателях.

♦ Валютный – параметр отображается только в том случае, когда для редактируемого счета установлен признак валютного учета (флажок Валютный). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в валюте.

При добавлении субконто в списке сформируется новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. При нажатии на кнопку выбора в поле Вид на экране отображается окно с перечнем видов субконто, в котором необходимо выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Список корректных корреспонденций счетов бухгалтерского учета

В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» реализована возможность формирования списка корректных корреспонденций счетов. Данные этого регистра впоследствии можно использовать для контроля корректности корреспонденций.

Например, вы можете определить, что в вашей организации все операции, связанные с учетом заработной платы, ведутся исключительно на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В этом случае проводка, отражающая выплату зарплаты из кассы предприятия, будет выглядеть так: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50 «Касса». Эту проводку рекомендуется внести в список корректных корреспонденций: тогда при проверке бухгалтерских проводок на предмет их корректности (о том, как это делать, мы поговорим позже) программа выявит все некорректные проводки. И если у вас выплата зарплаты отражена, например, проводкой Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 51 «Расчетные счета», то программа уведомит вас о несоответствии данной проводки списку корректных корреспонденций, и предложит либо отредактировать проводку, либо добавить ее в этот список.

Чтобы перейти в режим работы со списком корректных корреспонденций счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Регистры сведений, и в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета (рис. 11.24).

Рис. 11.24. Выбор регистра корректных корреспонденций счетов

После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране отобразится окно Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета (рис. 11.25).

Рис. 11.25. Список корректных корреспонденций счетов

В данном окне представлен перечень сформированных ранее корректных корреспонденций (если ранее корректные корреспонденции не составлялись, данный список будет пустым). Для каждой позиции отображается счет по дебету, счет по кредиту и комментарий, кратко раскрывающий суть данной корреспонденции.

Чтобы добавить в список корректных корреспонденций новую позицию, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить или клавишу Insert. Чтобы отредактировать имеющуюся запись, выделите ее щелчком мыши и нажмите F2 или выполните команду Действия▸Изменить. Ввод новых и редактирование имеющихся корреспонденций осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.26.

Рис. 11.26. Ввод и редактирование корректных корреспонденций

В данном окне в полях Дебет и Кредит нужно указать соответственно счет по дебету и счет по кредиту. Для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемый счет. В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный комментарий к данной корреспонденции (это не обязательно, но желательно, чтобы сразу был понятен смысл корреспонденции).

Как мы уже отмечали ранее, в плане счетов предусмотрены некоторые ограничения по использованию счетов в проводках. В частности, не допускается включать в проводки родительские счета, имеющие субсчета. Однако к регистру корректных корреспонденций это не относится: здесь вы можете формировать абсолютно любые корреспонденции, безо всяких ограничений. Например, вы можете указать только счет по дебету – и в этом случае все проводки, в которых дебетуется данный счет, будут автоматически считаться корректными. Или вы можете указать только родительский счет, без конкретики по субсчету – в этом случае программа выдаст запрос, изображенный на рис. 11.27.

Рис. 11.27. Запрос на добавление в корреспонденцию счетов

Если на этот запрос ответить отрицательно, то корреспонденция будет сформирована именно в таком виде – без субсчетов. Если же ответить утвердительно, то на экране отобразится окно, пример которого показан на рис. 11.28. В данном случае изначально формировалась корреспонденция Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 52 «Валютные счета», но поскольку у счета 60 есть субсчета, программа и выдала этот запрос.

Рис. 11.28. Выбор корректных корреспонденций для добавления в регистр

В данном окне путем установки соответствующих флажков можно выбрать позиции, которые будут занесены в список корректных корреспонденций. Если установлены все флажки, то на каждый субсчет будет сформирована отдельная запись в регистре корректных корреспонденций. Если снять все флажки, то в регистр не добавится ни одна запись (а чтобы в него попала запись только с родительским счетом, нужно нажать кнопку Нет при появлении запроса, см. рис. 11.27).

Чтобы удалить запись из регистра корректных корреспонденций, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить или нажать клавишу Delete.

Использование регистра корректных корреспонденций счетов позволяет дополнительно систематизировать процесс формирования бухгалтерских проводок, что в конечном итоге позволяет избежать путаницы в учете.

Журнал бухгалтерских проводок

Журнал проводок – это регистр, в котором содержатся все сформированные в программе бухгалтерские проводки. Он является довольно удобным механизмом для просмотра, поиска, редактирования проводок, а также для вывода списка проводок на печать.

В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» ведутся отдельные журналы проводок для бухгалтерского и налогового учета. Поскольку порядок работы с ними практически идентичен, мы рассмотрим его на примере журнала проводок бухгалтерского учета.

Чтобы открыть журнал проводок, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Журнал проводок (бухгалтерский учет), либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал проводок (бухгалтерский учет). В результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.29.

Рис. 11.29. Журнал проводок

В данном окне отображается перечень всех имеющихся в программе проводок, где и как бы они не были сформированы: в режиме ввода/редактирования документов, вручную, автоматически, и т.д. Для каждой проводки отображаются данные, по которым ее можно идентифицировать: дата формирования проводки, реквизиты и название документа (на основании которого она сформирована), название организации, корреспонденция счетов, аналитика, сумма, и др.

В верхней части окна содержатся параметры, с помощью которых вы можете применить фильтр на отображаемые в списке бухгалтерские проводки. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных, когда среди всего обилия проводок необходимо найти проводки только по какому-то одному счету, организации или типу данных.

Чтобы в списке отображались проводки только по какому-то одному счету, нужно в верхней части окна установить флажок возле поля Счет, после чего в этом поле нажать кнопку выбора и в открывшемся окне справочника счетов указать требуемый счет. Для применения фильтра по организации установите флажок возле поля Организация, после чего из раскрывающегося списка (его содержимое формируется в справочнике организаций) выберите нужную организацию. Чтобы применить фильтр по типу данных, нужно установить флажок возле поля Регистратор, после чего нажать кнопку выбора и указать тип данных (например, Платежное поручение), а затем – конкретный документ.

В журнале проводок вы можете выполнить быструю проверку всех бухгалтерских проводок на предмет соответствия списку корректных корреспонденций. Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Проверка проводок либо выполнить команду Действия▸Проверка проводок. Если в ходе проверки будут обнаружены проводки с некорректными корреспонденциями счетов, то на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.30, а в нижней части интерфейса отобразится окно служебных сообщений с информацией об обнаружении некорректных корреспонденций.

Рис. 11.30. Список проводок, не соответствующих регистру корректных корреспонденций

В данном окне все проводки помечены флажками. В этом случае после нажатия кнопки ОК все они будут добавлены в регистр корректных корреспонденций и, соответственно, впоследствии не будут распознаваться как некорректные. Если какие-то проводки не должны добавляться в этот регистр, снимите соответствующие флажки. Если же вы не хотите добавлять в регистр корректных корреспонденций ни одну из обнаруженных проводок, просто нажмите в данном окне кнопку Отмена.

Как мы уже отмечали ранее, журнал бухгалтерских проводок можно вывести на печать. Для этого нужно выполнить команду Действия▸Вывести список, в результате чего на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.31.

Рис. 11.31. Настройка печатной формы документа

В данном окне выполняется настройка печатной формы документа, то есть определяется, в каком виде и какая информация должна быть выведена на печать. В верхней части окна в поле Выводить в из раскрывающегося списка выбирается формат печатного документа – Табличный документ или Текстовый документ. После этого путем установки соответствующих флажков нужно указать колонки, которые должны включаться в печатную форму документа.

На рис. 11.32 показана печатная форма журнала бухгалтерских проводок, созданная в табличном формате.

Рис. 11.32. Печатная форма документа

Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.

Журнал хозяйственных операций

Любая хозяйственная операция, связанная с деятельностью предприятия, подлежит обязательному отражению в учете. В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» ввод хозяйственных операций возможен одним из трех перечисленных ниже способов.

♦ При формировании соответствующих первичных документов (платежное поручение, кассовый ордер, документ на приход или расход товарно-материальных ценностей, и др.).

♦ С использованием типовой операции (перечень типовых операций формируется в справочнике типовых операций). Впоследствии одну и ту же типовую операцию, представляющую собой своеобразный шаблон, можно использовать для отражения в учете разных, но однотипных хозяйственных операций.

♦ Вручную, без привязки к конкретному документу (так оформляются, например, бухгалтерские справки).

Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал операций, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Журнал операций, либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал операций. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.33.

Рис. 11.33. Журнал операций

Данное окно состоит из двух частей. В верхней его части представлен перечень имеющихся в системе хозяйственных операций. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:

♦ признак проведенной/непроведенной операции;

♦ дата и время ее формирования;

♦ номер документа, на основании которого сформирована операция;

♦ вид документа, на основании которого сформирована операция;

♦ наименование организации, к которой относится данная операция;

♦ контрагент по документу, на основании которого сформирована операция.

Если операция сформирована вручную (чуть позже мы научимся это делать), то для нее в поле Вид документа отображается значение Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Дело в том, что сама по себе операция в системе «1С Бухгалтерия 8» может выступать в роли отдельного документа (как, например, платежное поручение), что и происходит, когда она создается не на основе другого документа, а вручную.

Что касается нижней части окна, то в ней отображаются бухгалтерские проводки по операции, на которой установлен курсор в верхней части окна. Причем проводки бухгалтерского учета отображаются на вкладке Бухгалтерский учет, а проводки налогового учета – на вкладке Налоговый учет.

В верхней части окна находится параметр, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в окне операции. Для этого рядом с полем Организация нужно установить флажок, после чего из расположенного справа раскрывающегося списка выбрать наименование организации, операции которой должны отображаться в списке. В данном случае операции будут отфильтрованы по значению колонки Организация, находящейся в верхней части окна.

Добавлять операции в журнал операций вы можете как на основании документов, так и вручную (когда документом будет являться сама операция). Рассмотрим оба возможных варианта.

При добавлении операции на основании документа необходимо сформировать сам этот документ, после чего соответствующая операция будет добавлена в журнал операций автоматически. Для этого нужно выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert – в результате на экране отобразится окно выбора документа (рис. 11.34).

Рис. 11.34. Выбор документа для формирования операции

В данном окне нужно выделить требуемый документ щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Если для выбранного документа в системе предусмотрено несколько видов операций (такими документами являются, например, платежные поручения, кассовые ордера, и др.), то после этого на экране отобразится окно выбора операции по данному документу. После выбора вида операции на экране отобразится окно ввода соответствующего документа. Если же для документа не предусмотрен выбор операции, то окно его ввода откроется сразу после того, как он выбран в списке.

Если же операция добавляется вручную, то в журнале операций нужно выполнить команду Действия▸Добавить операцию, либо в инструментальной панели нажать кнопку Добавить операцию. В результате на экране откроется окно вода и редактирования операции, изображенное на рис. 11.35.

Рис. 11.35. Ввод и редактирование операции

В данном окне выполняются все действия по вводу и редактированию операции (для перехода в режим редактирования следует выделить операцию в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить или нажать клавишу F2). Для этого определяются значения перечисленных ниже параметров.

♦ Номер – в данном поле вводится номер операции, с помощью которого ее можно впоследствии идентифицировать. Значение данного поля формируется программой автоматически при записи операции с помощью кнопки Записать или команды Действия▸Записать, но его можно отредактировать по своему усмотрению (предварительно нужно включить режим редактирования номера с помощью команды Действия▸Редактировать номер).

♦ от – здесь указывается дата и время ввода операции. В момент создания операции значение данного поля формируется программой автоматически – в нем отображается текущая дата. После того как операция записана с помощью кнопки Записать, к дате добавляется время записи операции. И дату, и время при необходимости можно изменить вручную.

♦ Организация – в этом поле вводится наименование организации, от имени которой создается данная операция. Значение поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.

♦ Типовая операция – поле заполняется в том случае, если текущую операцию необходимо создать на основании типовой операции. Значение данного поля выбирается в окне справочника типовых операций, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. После выбора типовой операции будут автоматически сформированы бухгалтерские проводки и заполнены другие реквизиты окна.

♦ Сформировать проводки – кнопка предназначена для переформирования бухгалтерских проводок по данной операции. Это бывает необходимо, например, если данная операция была создана на основании типовой операции, но после этого бухгалтерские проводки были отредактированы вручную, а также в иных случаях. Подобные изменения вступают в силу только после нажатия кнопки Сформировать проводки.

♦ Содержание – в данном поле с клавиатуры вводится содержание текущей операции. Это может быть произвольная информация, кратко отражающая суть данной операции (например, Предоплата за материалы, Возврат задолженности, и т.д.).

♦ Сумма операции – здесь указывается полная сумма текущей операции. Это значение нигде по конфигурации не проводится и носит исключительно информационный характер. Отражение в учете и отчетности находят только суммы бухгалтерских проводок. Пример: первая проводка операции составлена на сумму 10 000 рублей (приход товаров от поставщика), вторая проводка на сумму 1 800 рублей (НДС по поступившим ценностям). Эти две суммы будут соответствующим образом отражены в учете и отчетности, а общая сумма операции (11 800) лишь справочно показывает общую сумму сделки в поле Сумма операции.

Центральная часть окна предназначена для формирования бухгалтерских проводок по текущей операции. Она состоит из двух вкладок – Бухгалтерский учет и Налоговый учет, порядок работы на которых идентичен.

Над списком проводок расположена инструментальная панель, предназначенная для работы с этим списком. Для формирования новой проводки нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). Новую проводку можно также создать путем копирования текущей проводки – для этого предназначена команда Действия▸Скопировать, которая вызывается также нажатием клавиши F9.

При выполнении любого из перечисленных действия в списке проводок будет создана новая позиция, которой автоматически присвоится порядковый номер. Счета по дебету и кредиту проводки выбираются в окне списка счетов бухгалтерского учета, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Значение субконто счетов по дебету и по кредиту выбирается из соответствующих справочников. Окно справочника также выводится на экран с помощью кнопки выбора. Как мы уже отмечали ранее, в программе реализована возможность ведения трех уровней субконто по каждому счету.

Значение поля Количество можно ввести только для тех счетов, в настройках которых установлен признак количественного учета. Чаще всего это счета, предназначенные для учета товарно-материальных ценностей. Например, если создается бухгалтерская проводка на сумму полученных от поставщика материалов, то можно указать точное количество поступивших товарно-материальных ценностей.

Поле Валюта доступно для редактирования только для счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета. В данном поле указывается наименование валюты. Значение поля выбирается в окне справочника валют, которое открывается на экране с помощью кнопки выбора.

В поле Валютная сумма вводится валютная сумма в той валюте, которая выбрана в поле Валюта. Данное поле также доступно для редактирования только для тех счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета.

В поле Сумма вводится сумма текущей бухгалтерской проводки. При формировании проводок с помощью типовой операции данное поле может быть заполнено автоматически.

В поле Содержание с клавиатуры вводится краткое содержание текущей бухгалтерской проводки. Данное поле также может быть заполнено автоматически в случае формирования текущей проводки на основании типовой операции.

Для изменения порядка следования проводок в списке следует использовать кнопки со стрелками. Эти кнопки находятся в инструментальной панели, которая расположена над списком проводок.

В нижней части окна (под списком проводок) расположено поле Комментарий. В данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной операции.

В инструментальной панели окна редактирования операции находится кнопка Перейти. При нажатии данной кнопки открывается меню, с помощью команд которого вы можете быстро перейти в другие режимы работы программы (например, открыть журнал бухгалтерских проводок, и др.).

Завершается процесс ввода и редактирования операции нажатием кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Как мы уже отмечали ранее, ввод операций вручную может использоваться для формирования бухгалтерских справок. Вы можете распечатать этот документ – для этого нужно нажать внизу окна кнопку Бухгалтерская справка. Печатная форма документа показана на рис. 11.36.

Рис. 11.36. Бухгалтерская справка

Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл▸Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Теперь у нас есть все необходимые знания для того, чтобы приступать к начислению и расчету заработной платы в программе «1С Бухгалтерия предприятия 8».

В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» учет заработной платы состоит из нескольких этапов. На первом этапе осуществляется начисление заработной платы с одновременным расчетом НДФЛ. После этого производится расчет и начисление страховых взносов на основании ставок, хранящихся в соответствующем регистре сведений. На следующем этапе осуществляется подготовка сумм заработной плате к выплате, оформление выплаты и формирование соответствующих бухгалтерских проводок. В случае необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда.

Как начислить зарплату и рассчитать НДФЛ

Ввод информации о начислениях заработной платы работникам предприятия вводится в конце месяца с помощью документа Начисление зарплаты работникам организаций. Переход к работе с этими документами осуществляется с помощью соответствующей команды меню Зарплата или ссылки Начисление зарплаты работникам организаций, находящейся в панели функций на вкладке Зарплата. Окно списка документов, которое при этом открывается на экране, изображено на рис. 12.1.

Рис. 12.1. Документы по начислению зарплаты

В данном окне для каждой позиции, помимо стандартных параметров, отображается месяц и год, за который произведено начисление по документу.

Чтобы сделать новое начисление зарплаты, нужно нажать в инструментальной панели кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. Чтобы отредактировать сделанное ране начисление, дважды щелкните на нем мышью. Ввод и редактирование начислений осуществляется в окне, которое показано на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Ввод и редактирование начислений

В верхней части данного окна в поле Месяц начисления указывается месяц, за который производится начисление. Кроме этого, заполняются стандартные поля Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный.

Центральная часть окна состоит из двух вкладок: Начисления и НДФЛ, на которых производится соответственно начисление зарплаты и удержание налога на доходы физических лиц. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Содержимое вкладки Начисления показано на рис. 12.2. В табличной части формируется список работников, которым начисляется зарплата по данному документу. Этот список можно сформировать как вручную, так и автоматически.

Чтобы добавить сотрудника вручную, нужно в инструментальной панели вкладки нажать кнопку Добавить (можно воспользоваться также клавишей Insert), после чего в поле Работник выбрать значение из справочника сотрудников организации. Затем в поле Начисление из справочника начислений организации нужно выбрать вид начисления, в соответствии с которым будет рассчитана зарплата. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты, а поле Код дохода НДФЛ будет заполнено автоматически после выбора значения в поле Начисление.

Для автоматического заполнения табличной части окна нужно нажать кнопку Заполнить, которая находится в инструментальной панели окна, и в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По плановым начислениям или Списком работников. При необходимости любую позицию списка можно отредактировать вручную.

Начисление налога на доходы физических лиц производится на вкладке НДФЛ, содержимое которой показано на рис. 12.3.

Рис. 12.3. Вкладка НДФЛ

Лучше всего производить начисление налога в автоматическом режиме. Для этого нужно нажать кнопку Рассчитать – в результате в поле Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. Данные для расчета будут взяты из соответствующих справочников, регистров и настроек программы.

Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия – Провести. Чтобы сохранить данные без проведения документа, нажмите кнопку Записать.

Характерной особенностью документа на начисление заработной платы является то, что после его проведения бухгалтерские проводки в конфигурации не формируются. Кстати, это касается также документов Зарплата к выплате и Расчет страховых взносов, порядок работы с которыми рассматривается ниже. Бухгалтерские проводки программа создаст лишь после проведения документа Отражение зарплаты в регламентированном учете, описание которого также приведено ниже.

Подготовка зарплаты к выплате и формирование платежной ведомости

Для подготовки заработной платы работников организации к выплате через кассу или перечислению на их счета в банке предназначен документ Зарплата к выплате организации. Он оформляется после проведения документа Начисление зарплаты работникам организаций, с которым мы только что познакомились. Другими словами, после начисления зарплаты ее следует подготовить к выплате, и данный раздел мы посвящаем этой теме.

Для перехода в режим подготовки начисленной зарплаты к выплате нужно выполнить команду главного меню Зарплата▸Зарплата к выплате, или в панели функций на вкладке Зарплата щелкнуть мышью на ссылке Зарплата к выплате. В результате на экране отобразится окно списка документов, изображенное на рис. 12.4.

Рис. 12.4. Список документов на подготовку зарплаты к выплате

В данном окне представлен список сформированных ранее документов. Помимо стандартной информации, для каждой позиции списка показывается период выплаты зарплаты, а также способ выплаты (через кассу или через банк).

Ввод новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 12.5.

Рис. 12.5. Ввод и редактирование документа

В верхней части окна указывается номер и дата документа, название организации, работникам которой производится выплата, месяц начисления зарплаты, и наименование структурного подразделения (этот параметр не является обязательным для заполнения). В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.

В табличной части окна формируется список работников, которым будет произведена выплата заработной платы. Его можно сформировать как вручную, так и автоматически.

При ручном формировании списка добавление в него работников осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать работника, и указать причитающуюся к выплате сумму.

Для автоматического формирования списка нужно в верхней части окна нажать кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выбрать один из следующих вариантов: Списком работников или По задолженности на конец месяца. При выборе варианта Списком работников на экране откроется окно, изображенное на рис. 12.6.

Рис. 12.6. Отбор работников для включении в список

В данном окне нужно указать параметры формирования списка. В частности, вы можете включить в него как всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами.

Более удобным является вариант По задолженности на конец месяца. В данном случае будет не только сформирован список работников, но и по каждому из них будет автоматически проставлена причитающаяся к выплате сумма (эти данные берутся из документа Начисление зарплаты работникам организаций, с которым мы познакомились ранее).

Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать. На рис. 12.7 показан документ по форме Т-53.

Рис. 12.7. Ведомость по форме Т-53

Если выплата денежных средств работникам осуществляется через кассу предприятия, то после закрытия ведомости (то есть после фактической выплаты всех причитающихся денег всем включенным в нее лицам) нужно в окне редактирования (см. рис. 12.5) в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено.

После этого нужно провести документ, а затем с помощью команды Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер необходимо сформировать расходный кассовый ордер на выплату зарплаты из кассы предприятия. Учтите, что бухгалтерские проводки, отражающие факт выплаты денег из кассы предприятия, формируются именно на основании этого расходного кассового ордера.

После того как по документу Зарплата к выплате организации сформирован расходный кассовый ордер, его редактирование становится невозможным (все параметры в окне редактирования будут заблокированы).

Страховые взносы

Расчет сумм страховых взносов осуществляется с помощью документа Расчет страховых взносов. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню программы выполнить команду Зарплата▸Расчет страховых взносов. Отметим, что по данному документу программа автоматически создаст соответствующие бухгалтерские проводки после того, как будет сформирован и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете (его описание приводится ниже, в соответствующем разделе).

На рисунке 12.8 изображено окно списка сохраненных ранее документов Расчет страховых взносов.

Рис. 12.8. Окно списка документов

В данном окне представлен перечень сформированных ранее документов. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, изображенном на рис. 12.9.

Рис. 12.9. Окно ввода и редактирования документа

В верхней части окна заполняются стандартные параметры – Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный. В поле Месяц начисления указывается месяц, в котором данный документ должен быть проведен по учету.

Центральная часть интерфейса включает в себя две вкладки: Взносы и Начисления. Параметры, расположенные на первой вкладке, предназначены для расчета сумм страховых взносов. Что касается второй вкладки, то находящиеся на ней данные о начисленных работникам суммах зарплаты используются для расчета сумм страховых взносов.

Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически. В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Добавить, которая находится в инструментальной панели. После этого вручную вводятся суммы начисленных налогов.

Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить и рассчитать, расположенную в верхней части окна. После этого на основании введенного ранее документа Начисление зарплаты работникам организаций (с ним мы познакомились ранее, в соответствующем разделе) будет сформирован список сотрудников, а на вкладке Начисления отобразится информация о произведенных в данном месяце начислениях. Что касается вкладки Взносы, то здесь на основании сведений о ставках налога, хранящихся в соответствующем регистре, отобразятся суммы начисленных страховых взносов по каждому сотруднику.

Для проведения документа по учету нажмите кнопку ОК, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа – кнопку Записать.

Отражение данных о зарплате в учете

Чтобы данные о зарплате, а также о причитающихся налогах и удержаниях отразились в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо сформировать и провести документ Отражение зарплаты в регламентированном учете, доступ к которому осуществляется с помощью команды главного меню Зарплата▸Отражение зарплаты в регламентированном учете либо соответствующей ссылки на вкладке Зарплата панели функций. Но не забывайте, что предварительно должны быть созданы и проведены документы Начисление зарплаты работникам организаций и Расчет страховых взносов за соответствующий месяц, описание которых приведено в предыдущих разделах.

Окно списка документов представлено на рис. 12.10.

Рис. 12.10. Список документов

Для формирования нового документа нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить, для редактирования имеющегося – дважды щелкните на нем мышью. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 12.11.

Рис. 12.11. Ввод и редактирование документа

Чтобы в окне отобразились проводки бухгалтерского и налогового учета, нажмите в инструментальной панели кнопку Заполнить. После этого нужно провести документ нажатием кнопки ОК или с помощью команды Действия▸Провести.

Чтобы просмотреть результат проведения документа, выполните команду Действия▸Результат проведения документа, которую можно вызвать как в окне списка, так и в окне редактирования. На рис. 12.12 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 12.11.

Рис. 12.12. Результат проведения документа

На данном рисунке показаны проводки, сформированные в бухгалтерском учете. Чтобы просмотреть проводки налогового учета, нужно переключиться на соответствующую вкладку.

Отчеты по заработной плате

Для быстрого формирования отчетности по зарплате на вкладке Зарплата панели функций имеются соответствующие ссылки (рис. 12.13).

Рис. 12.13. Ссылки для формирования отчетности по зарплате

С помощью этих ссылок можно получить самые разные отчеты и документы: расчетные листки, расчетные ведомости, оборотно-сальдовую ведомость по счету 70, карточки по НДФЛ, и др. В целом порядок формирования всех отчетов примерно одинаков.

Например, чтобы получить расчетные листки работников, нужно щелкнуть на ссылке Расчетные листки, затем в открывшемся окне указать отчетный период и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетных листков показан на рис. 12.14.

Рис. 12.14. Расчетные листки

Если выплата зарплаты за данный месяц уже производилась, то в расчетном листке будет присутствовать строка Выплачено, в которой отобразится выплаченная сотруднику сумма.

Чтобы сформировать расчетную ведомость в произвольной форме, нужно щелкнуть на ссылке Расчетная ведомость (произвольная), затем в открывшемся окне указать отчетный месяц и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетной ведомости показан на рис. 12.15.

Рис. 12.15. Расчетная ведомость

Как видно на рисунке, в данном случае все выплаты работникам произведены. Если же зарплата была начислена, но выплата еще не осуществлялась, то в ведомости вместо двух последних колонок (на рис. 12.15 это Всего выплачено и Через кассу) будет присутствовать колонка Конечное сальдо. Подобным образом с помощью соответствующих ссылок формируются и другие виды отчетов по заработной плате.

После прочтения этой книги вы имеете все знания, необходимые для автоматизации работы с персоналом и начисления зарплаты в программе 1С 8. Описание построено на примере двух популярных типовых решений фирмы 1С: конфигурация «1С Зарплата и управление персоналом 8», которая специально разработана для работы с персоналом и учета заработной платы, и конфигурация «1С Бухгалтерия предприятия 8», в которой имеется модуль учета зарплаты.

Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателям. Предложения и пожелания направляйте по адресу: arsen211@yandex.ru. Гладкий Алексей Анатольевич