Вы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Наверняка вам приходили мысли о том, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Вам хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?

Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и абсолютно идеальным, верно?

Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Я чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий. Я терпеть не могу продумывать мелочи, порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.

Однако все это можно назвать моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха в своих предприятиях. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной работой и жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.

Где-то в процессе правила игры изменились. Сегодня мы живем в эпоху постоянной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют информационные потоки – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых информационных поступлений. Информация поступала в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на новости было довольно просто – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами тайм-менеджмента все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.

Сегодня подобные системы кажутся архаичными: очень сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, сообщения по внутренней сети, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, а на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.

Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, которые делают прежние стратегии тайм-менеджмента абсолютно непригодными. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Но при этом роли наши определены гораздо менее четко, а сама работа стала более свободной. Сегодня строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: никогда невозможно все закончить.

Спросите себя: «Когда я составлял список дел и расставлял приоритеты (А, В, С), то брался ли я за дела, помеченные буквой «С», до дел с приоритетом «А», и не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела с приоритетом «С», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь делами категории «А» или «В», потому что раньше вы просто об этом не задумывались.

Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще, разобрать стол, что-то прочесть или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые места работы. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что работа завершена, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли и полностью выполнили свою работу, невероятно ценно.

Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Чистое пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и переоценить свои приоритеты.

Проблема заключается в том, что парадигма современной работы практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.

Не волнуйтесь! Сегодня правила игры изменились – стали совершенно новыми. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Сегодня ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация [2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Нам нужно научиться преодолевать эти препятствия и целиком сосредоточиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.

Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я расскажу о том, как можно превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Я расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени на то, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)

В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут вам повысить свою эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того чтобы сосредоточиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход к работе, на основе которого будет легко создать системы и процедуры. В следующих главах я покажу вам, как создать эти системы и процедуры. Но сначала давайте поговорим об основополагающих принципах и образе мыслей. А в следующих главах мы попробуем применить этот образ мыслей к повседневным рабочим ситуациям: электронной почте, списку дел, проектам и совещаниям.

Сейчас я расскажу вам об основных особенностях пути продуктивного ниндзя. Когда мы обсудим каждую из них, вы поймете, каким образом они могут влиять на вашу работу. В следующих главах я покажу вам конкретные средства и приемы, которые сделают вас настоящим продуктивным ниндзя.

Если вы купили эту книгу, то, скорее всего, вы испытываете стресс. Продуктивный ниндзя знает, что для амбициозного человека, который стремится внести свой вклад в благополучие человечества, стресс в той или иной форме неизбежен. И действительно, щедрый прилив адреналина может быть событием приятным и даже полезным. Но нам прекрасно известно и то, что стресс мешает расслабленной концентрации и дзен-спокойствию, необходимым для продолжительной продуктивной работы. В этой главе мы с вами поговорим о стрессе и о выявлении тех причин, которые вызывают стресс у вас. В следующей главе мы перейдем к управлению вниманием и обсудим, как снижение уровня стресса обостряет внимание. Прощай, стресс! Здравствуй, дзен-спокойствие!

Вы наверняка слышали о реакции «дерись или беги». Когда человек ощущает опасность или риск, в организме вырабатывается адреналин, учащается сердцебиение и обостряется восприятие. Таким образом человек готовится к отражению возможной угрозы. В первобытные времена выброс адреналина повышал шансы на выживание – помогал быстро бежать либо отражать нападение, или добывать зверя, чтобы прокормить себя и свое племя. Работа во многих отношениях похожа на охоту. Она дает нам возможность прокормить свою семью – только теперь мы никого не убиваем, а выполняем свою роль и получаем награду в денежном выражении. На эти деньги мы покупаем еду и оплачиваем кров, то есть обеспечиваем семье безопасность. Мы остаемся добытчиками. В этом смысле работа – это средство выживания. И первобытное начало, которое живо в каждом человеке, относится к работе очень серьезно, несмотря на то что и без работы выжить тоже вполне возможно (пособия по безработице, сбережения, экономия, помощь от родных и друзей).

Иногда бывает так, что за несколько недель до выхода на новую работу или сразу после работодатель и работник подписывают контракт. В контракте записано все, что обеспечивает обеим сторонам определенную безопасность и контроль, а также проясняет характер их отношений. Вы никогда не задумывались об ожиданиях обеих сторон и о том, насколько далеко они выходят за рамки контракта? А о том, как эти предположения развиваются в головах работника и работодателя в процессе работы? Вот небольшой пример:

Многие считают, что самая стрессовая работа – это руководство организацией. Нет никакого сомнения в том, что такая работа порождает серьезные стрессы. Поскольку я сам возглавляю организацию, то мне отлично знакомы бессонные ночи, стрессы и перегрузки. Я беседовал с руководителями ряда крупных компаний, которые рассказывали мне о том, как научились жить со стрессом, минимизировать его и превращать в приемлемое для жизни состояние. Эти люди не обладают никакими магическими силами, которые позволили бы им полностью избавиться от стресса.

Однако потенциальные факторы стресса существуют на всех уровнях любой организации. Люди, занимающие самое скромное положение и не несущие практически никакой ответственности, обычно не могут контролировать свою нагрузку, и это порождает стресс. Более всего мне симпатичны те, кто находится на среднем уровне: они стремятся удовлетворить всех окружающих. На них с одной стороны давит начальство, а с другой – непосредственные подчиненные. Они находятся между Сциллой и Харибдой. Стресс порождается не должностью, а особенностями работы и ситуации. Любая работа или ситуация может породить стресс, а степень этого стресса зависит от нашей способности справляться с тем, что валится на нашу голову.

В заключение этой главы хочу развенчать два мифа, сложившихся в умах тех, кто испытывает стресс от работы.

1. Близок конец света. (Нет, это не так!)

2. Все остальные работают лучше и добиваются большего, чем я.

(Если бы вы знали правду, то от души посмеялись бы.)

К чему мы с вами стремимся? Нам нужны «задорная легкость действий, продуктивная включенность в момент настоящего и контроль над ситуацией». Такое состояние умиротворяет и способствует дзен-спокойствию, которое нам всем необходимо.

Игривая легкость [7] – это творческий задор, расслабленность и признание того, что ты обладаешь свободой добиться успеха, несмотря на случайно допущенные ошибки.

О тайм-менеджменте написано огромное множество книг. А вот о более тонком искусстве управления вниманием не написано почти ничего. В этой главе мы с вами обсудим основные привычки по менеджменту внимания, которые помогут вам добиться статуса продуктивного ниндзя. Мы сосредоточимся на том, что поможет вам управлять вниманием четырьмя способами:

1. Распределение работы соответственно уровню внимания.

2. Защита внимания от отвлечений.

3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.

4. Создание новых «карманов внимания».

Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.

Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы работали за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такая работа – укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Работа настолько простая, что ее можно выполнить в полусне: вы просто кладете вишенку на пирожное, а потом на следующее, а потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Такие работы ценны тем, что они практически не требуют внимания, ими можно заниматься даже с похмелья, и хорошая форма для них не требуется. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой – если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Если у вас осталась половина вишен, а половина пирожных осталась не украшенной, значит, вы проиграли. Руководителям легко контролировать качество таких работ и оценивать эффективность работников. Еще проще оценить результаты руководителям более высокого уровня.

В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой простой работе. Но на самом деле в наши дни подобных видов работы почти не осталось – по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер предсказывал это много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной эпохи и рассвет эпохи информационной. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу – «умственный труд». Умственный труд заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе полученной информации, а не в автоматическом выполнении конкретной функции. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.

Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится – с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой – выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.

Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в столь привычный для вас мир!

Мы с вами только что обсудили вопрос управления вниманием и выяснили, что этот фактор чрезвычайно важен для повышения продуктивности до уровня ниндзя. И причина этого вполне понятна – информационная перегрузка.

Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.

Электронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.

Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на связи.

Люди превращаются в рабов своей электронной почты. Письма накапливаются и постоянно требуют нашего внимания. Когда я был руководителем компании, то электронная почта у меня всегда была включена. Сигналы о поступлении новых писем отвлекали меня от моей работы. Я половину времени проводил за просмотром полученных сообщений и из-за этого не справлялся с серьезными проблемами, требующими моего внимания. Я лишь постоянно напоминал себе, что проблема, которой я занимался, все еще не решена. Вам знакома такая ситуация?

Чтобы использовать систему, которая избавит вас от зависимости от электронной почты и выработает зависимость от решительности и эффективности, нужно осуществить три изменения в образе мыслей.

Хочу вас обрадовать. Получив электронное письмо, вы можете отреагировать семью способами:

✓ Удалить письмо или переместить его в другую папку.

✓ Сделать это немедленно (если требуется менее двух минут, сделайте это автоматически).

✓ Сделать это позже.

✓ Решить, что письмо не требует никаких действий, но его стоит сохранить для ссылок или использования в будущем.

✓ Передать письмо кому-то другому.

✓ Зафиксировать решение о действиях, которые нужно будет предпринять в будущем (добавить в свой календарь).

✓ Решить, что действий от вас не требуется, но нужно проверить, не придется ли действовать кому-то другому.

Это единственные решения, которые можно принять относительно каждого полученного электронного письма. Проблема заключается в том, что большинство людей откладывают эти решения на потом. В результате важная информация теряется среди бесполезных писем, которые следовало удалить давным-давно.

ПРАВИЛО 800/20

Многие из тех, кого я учил очищать папку «Входящие», очень часто спрашивали меня, каково соотношение писем, требующих действий, и тех, что действий не требуют. Я вас удивлю: действий требует не более 20 % получаемых писем. Я называют это вариантом правила Парето 80/20: около 20 % получаемых вами имеют 80 % значения. Не менее 80 % электронных писем относится к категории малозначительных, рекламных, формальных или почти бесполезных. Пойду дальше и скажу, что у моих слушателей соотношение бывает еще более экстремальным. Электронная почта господствует в нашей профессиональной жизни. Общение мы ценим больше тишины и размышлений. Отправка электронного письма нередко является заменой ответственности за ясность мышления. В результате электронная почта для многих организаций и компаний стала настоящим проклятием.

Я постоянно встречаю людей, у которых в начале занятия в папке «Входящие» находится около 800 непрочитанных и необработанных электронных писем, а буквально через пару часов их остается около двадцати. И остаются только те, которые требуют серьезных действий. Поэтому нужно отказаться от правила 80/20, заменив его на 800/20.

На каждые 800 получаемых вами писем приходится всего 20 важных, а 780 можно удалить, переместить или, в худшем случае, быстро ответить, потратив на это несколько секунд. Не страдайте из-за полученной тысячи писем, воспринимайте их как два десятка разговоров. С тем, что по-настоящему важно, вы легко справитесь, но, чтобы найти такие письма среди вала бесполезных посланий, рекламных уведомлений и рассылки, потребуется безжалостная сосредоточенность.

ЧТО ХУДШЕЕ МОЖЕТ СЛУЧИТЬСЯ?

Задумайтесь, что вы потеряете, если завтра ваша электронная почта рухнет? Я спрашиваю, не сколько писем вы потеряете, а сколько возможностей получить преимущество или предотвратить неудачу будет упущено? Как изменится ваш мир?

Мы придаем огромное значение каждому полученному письму, но важны лишь действия и информация во внешнем мире, а вовсе не то, что происходит в вашем почтовом ящике.

Мысли об электронной почте заставляют нас нервничать. На моих семинарах часто звучит слово «страх». Люди боятся промахнуться, боятся действовать без разрешения, боятся слишком быстро удалить письма, которые могут понадобиться в будущем. Все эти страхи вполне понятны, но они пагубно влияют на нашу способность эффективно, сосредоточенно, решительно и спокойно действовать.

Во-первых, электронные письма почти всегда можно восстановить. Возможно, специалистам вашего компьютерного отдела придется немного повозиться, но как только электронное письмо написано, его всегда можно вытащить тем или иным образом. Все зависит от соотношения ценности содержания письма и расходов на его восстановление. Прислушайтесь к моим словам: ценность представляет не электронное письмо, а информация, обязательства или действия, которые в нем скрываются. Сможет ли отправитель повторить письмо? Есть ли у кого-нибудь копия? Можно ли получить ту же информацию или обязательства иным образом? Обычно ответ на все эти вопросы утвердительный.

Я никоим образом не хочу принижать ваш статус и значимость, но эти электронные письма вряд ли смогут испортить показатели вашей компании и уж точно не нарушат мир во всем мире. Это всего лишь небольшой блок информации в электронном виде, который порождает у нас навязчивые идеи и болезненную зависимость. Письма – это не домашние животные. Вы ничего не получите, скопив самую большую в мире коллекцию неразобранной почты. Настало время стать по-настоящему безжалостным.

Если безвозвратное удаление вас тревожит, то можете сделать две очень простые вещи. Во-первых, измените установки папки «Удаленные» так, чтобы она опустошалась не при каждом закрытии почтового ящика, а раз в две недели или раз в месяц. Таким образом вы обеспечите себе автоматическую страховку. Если что-то не показалось вам важным и вы удалили письмо, а потом начальник сказал, что это было очень важно, то, скорее всего, двух недель будет вполне достаточно для того, чтобы одуматься и все восстановить. Во-вторых, создайте вспомогательные папки, которые будут альтернативой удалению. Не бойтесь перегружать эти папки: большинство людей пользуются ими гораздо реже, чем им кажется. Но с помощью программ (например, Outlook) вы сможете легко отсортировать письма по дате, теме и имени отправителя, а также осуществить поиск. Так что потерять что-нибудь даже в самой переполненной папке вам вряд ли удастся.

Я собираюсь показать вам, как можно переосмыслить папку «Входящие», с тем чтобы она из потенциальной причины стресса и отвлекающего фактора превратилась в мощный центр сбора важной поступающей информации. В зависимости от используемого вами почтового сервера действия могут быть различны, но основа все равно останется общей.

Папка «Входящие» может стать причиной стресса, потому что мозг человека пытается использовать ее для выполнения слишком большого количества функций. Обычно папка «Входящие» – это место:

✓ Куда приходят новые сообщения.

✓ Где накапливаются старые, непрочитанные или необработанные письма.

✓ Где хранятся письма, на которые вы не отреагировали, но знаете, что сделать это необходимо.

✓ Где хранятся письма, на которые вы отреагировали, но оставили их, чтобы помнить, что кто-то еще должен что-то сделать.

✓ Где хранятся старые письма с полезной информацией, которая может пригодиться в будущем.

✓ Где хранятся письма, которые вы пометили для работы в будущем, когда возникнет аналогичная ситуация (никогда не замечали, что такого не случается?), или пока вы не выясните, что именно нужно сделать.

Полагаю, вам теперь понятно, почему просмотр почтового ящика никак не проясняет ситуацию, а найти что-то важное в нем довольно сложно. В каждом электронном письме может содержаться важная информация, и даже один их вид заставляет задуматься, какой она могла бы быть. Совершенно понятно, что папка «Входящие» напоминает вам о том, разбираться с чем у вас абсолютно нет времени, то есть порождает стресс. А ведь она могла бы стать эффективным средством, облегчающим процесс принятия решений и позитивно влияющим на работу в целом.

Нам нужно отделить бесполезные письма, приходящие в наш ящик, от малого количества по-настоящему важных и ценных. Для этого стоит завести три рабочие папки – @Action (действия), @Read (чтение) и @ Waiting (ожидание). На них мы и сосредоточимся. (Я использовал знак «@», потому что мой провайдер сортирует папки по алфавиту, а этот знак позволяет переместить рабочие папки в начало.) Рабочие папки потому так и называются, что вы работаете с их содержимым и тратите на них максимум времени и внимания. Поскольку в них не содержится ничего, кроме рабочих материалов, они становятся нашими помощниками и мерилом нашей активности. Хотите знать, сколько ответов вам еще нужно написать, сколько прочитать за неделю и сколько получить от своих коллег? Теперь вы это знаете!

За рабочими папками, где магия творится прямо на наших глазах, располагаются папки более спокойные. Вспомогательная библиотека похожа на обычную: здесь тихо, спокойно, вокруг масса полезной информации, которая может понадобиться. Важно помнить, что в папки вспомогательной библиотеки не должны попадать письма, требующие реальных и немедленных действий. Здесь следует хранить полезную информацию и различные материалы, которые могут понадобиться в будущем.

Поскольку большинство людей привычно пользуются папками определенным образом, хочу сразу отметить, что главное, о чем следует думать при организации вспомогательной библиотеки – вовсе не легкость поиска информации в будущем. Подобный подход ведет к одной ужасной привычке, которая сильно вредит эффективности.

ПРОКЛЯТИЕ ВЛОЖЕННЫХ ПАПОК

Посмотрите на те вспомогательные папки, которые у вас уже есть. По меньшей мере у половины моих слушателей этих папок чересчур много. Избыточное количество папок снижает эффективность, поскольку приводит к ненужной мыслительной работе в тот момент, когда вы пытаетесь очистить папку «Входящие». Очень важно избавить процесс переноса писем из почтового ящика от каких бы то ни было затруднений. Переносить письма в нужные папки следует быстро и без усилий. Заметьте, я сказал в «нужные»!

Большинство людей не доверяют перенос писем программам. Они создают множество папок, каждая из которых посвящена конкретной теме. Им кажется, что так будет легче найти нужную папку. Однако внутри каждой папки в программе Outlook вы можете сортировать письма по названию, теме, дате, а также другими способами. Кроме того, в программе есть возможность поиска, причем поиск может охватывать весь ваш почтовый ящик. До 2003 года функция поиска была не очень удобной и эффективной, на что жаловались многие пользователи. Но в более современных версиях поиск осуществлять легко и удобно. А если вы являетесь пользователем Gmail, то к вашим услугам всегда функция поиска Google!

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ИЛИ ДЕСЯТОК МАЛЕНЬКИХ?

Я вас не убедил? Тогда пойдем другим путем. Представьте, что вы держите в руках скомканный листок бумаги и хотите бросить его в корзину. Вам нужно попасть в корзину, чтобы комок не оказался на полу. А теперь выбирайте. Хотите ли вы кидать свою бумажку в большую корзину или предпочтете метить в десяток маленьких? Не могу сказать, какая из этих маленьких корзиночек предназначена именно для мусора, а не для чего-то другого. Если вы создали сотни вложенных друг в друга папок, это может пагубно сказаться на эффективности обработки электронной почты. Несколько больших папок избавят вас от затруднений, и решения будут приниматься быстрее и лучше. И хотя вы можете пока что с этим не согласиться, но чем меньше папок, где будут храниться письма, тем легче будет найти нужную информацию!

ПОЛЕЗНЫЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ ПАПКИ

Какие именно папки вам необходимы, вы определите, исходя из своей роли и ответственности. Кроме того, вы должны понимать, насколько важна подобная категоризация писем для вашей роли. Я много лет работаю с электронной почтой и за это время придумал несколько очень полезных папок. Поскольку я часто обсуждаю с людьми организацию их почтовых ящиков и категоризацию писем (честно говоря, эта тема мне всегда интересна, сколь бы скучной она вам ни казалась!), то мне удалось услышать немало полезных советов, которые я потом проверил на практике. Некоторые оказались просто отличными, от других пришлось отказаться.

ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ИЛИ «СЕЙФ»

В этой папке я храню все электронные подтверждения: билеты в театр, посадочные талоны на самолет, лицензионные ключи к купленному программному обеспечению, электронные письма с подтверждениями паролей, то, что я могу забыть, и тому подобное.

ФИНАНСЫ

Финансовую информацию я храню отдельно. Такое решение я принял после того, как целый день провел, собирая воедино все свои финансовые транзакции для бухгалтера в конце финансового года. Впрочем, такая папка будет полезна и тем, кто занимается в своей компании покупками, счетами и другими документами подобного рода.

ЛИЧНАЯ

Многие люди называют эту папку «Личной» или «Домашней». Честно говоря, хранить подобные письма отдельно нет особого смысла – но многие это делают. Удастся ли мне найти письмо с предложением плана поездки на следующий месяц, если я закину его в огромную папку «Архив», где хранятся и многочисленные служебные письма? Конечно, удастся, но разделение писем на служебные и личные в психологическом плане более комфортно.

ЦИРКУЛЯРЫ / УВЕДОМЛЕНИЯ / ИЗВЕЩЕНИЯ / БЕКОН

Ваш ящик завален сотнями внутренних сообщений, обновлений социальных сетей, таких как LinkedIn, Facebook и Twitter, и автоматическими уведомлениями? Создайте папку для всей этой малоценной корреспонденции. Создав ее, проявите безжалостность настоящего ниндзя. Установите в своем Outlook правило, по которому письма, получаемые регулярно и не требующие немедленных действий, отправлялись бы прямо в эту папку, не попадая в папку «Входящие». Вы спросите, а почему бы просто не отказаться от подобных уведомлений? В нашей компании Think Productive мы называем такие письма «беконом». Это не совсем спам. В таких письмах есть смысл. Они не нужны вам каждую минуту и каждый день, но иногда оказываются полезными. Мое представление о «беконе» и «спаме» зависит от того, над чем я работаю. В данный момент я отписался от ряда уведомлений, но поскольку они никогда не отнимали у меня много времени и внимания, то и серьезной проблемой не были. И все же такую работу нужно проделать!

«THINK PRODUCTIVE» (МОЯ) / «РАБОТА» ИЛИ «ОРГАНИЗАЦИЯ» (ВАША)

Да, у меня есть папка, где я храню все, связанное со своей компанией. Одна папка. Никаких вложенных папок. Никакого клиентского архива, никакого архива семинаров с датами. Одна папка. Как вы думаете, я что-то теряю? Крайне редко. Теряю ли я письма реже, чем раньше, когда у меня были сотни вложенных папок? Именно! Надеюсь, теперь вы убедились в полезности такого подхода. И я призываю вас пойти на эксперимент и проделать со своими папками то же самое.

Z-РАЗНОЕ

Все, что не подходит ни под одну указанную категорию, отправляется в большую, всеобъемлющую папку «Разное». Я поставил в начале букву «Z», чтобы эта папка располагалась в самом конце списка и не маячила на глазах. Очень важно четко определить содержание своих папок, но эта является единственным исключением. Она играет очень важную роль: избавляет вас от необходимости создавать новые папки для новых ситуаций. Вам хочется создать новую папку для единственного письма? Положите его в папку «Разное»!

БОЛЬШИЕ КОРЗИНЫ ВМЕСТО МАЛЕНЬКИХ – ИСКЛЮЧЕНИЯ

На одном из семинаров я столкнулся с серьезным сопротивлением моему предложению создавать большие папки без вложений. Естественно, к таким доводам стоило прислушаться. В результате я пришел к выводу, что из правила «больших корзин» есть несколько исключений. К тем, кто предпочитает хранить электронные письма в маленьких корзинках, относятся менеджеры отдела кадров, которым приходится учитывать премии, выговоры и прочее. Кадровики обычно заводят отдельные папки для каждого дела. В такой папке могут храниться письма от человека, в отношении которого ведется расследование, от его руководства, свидетелей, адвокатов и т. п. Такие письма могут быть очень деликатными и конфиденциальными. Кроме того, в будущем может возникнуть необходимость предъявить всю переписку для принятия окончательного решения. Но прежде чем вы подумаете, что знаете миллион подобных примеров, которые тоже являются исключениями, спросите себя, действительно ли вам понадобится предъявлять целую папку кому бы то ни было или хранить ее как архив, посвященный конкретной проблеме, для какой-нибудь официальной цели. Если ответ «нет», то принцип «больших корзин» вам вполне подойдет, даже если поначалу он вам не понравится. Не волнуйтесь – пройдет несколько дней, и вы начнете полностью доверять новой структуре.

Помните свою папку «Входящие»? Это то самое место, где вы проводите все свое время! А теперь она выполняет единственную функцию: сюда поступают новые письма и находятся здесь, пока вы их не рассортируете.

При наличии рабочих папок и качественной вспомогательной библиотеки вам легко определить, что делать с каждым поступившим письмом. Нет никакого смысла оставлять что-то в папке «Входящие», поскольку здесь вступает в действие правило «одного касания»: открытое письмо уже не закрывается и не остается в папке в полном бездействии – навсегда.

В первые несколько дней работы по новой системе ниндзя вам наверняка захочется провести слишком много времени в папке «Входящие». Вы будете беспокоиться о том, что, переместив самые важные письма в три рабочие папки, потеряете их из виду и забудете о них. Старые привычки умирают долго.

На самом деле человеку свойственно сопротивляться переменам. Мы должны осознать свои привычки, чтобы изменить их к лучшему. Как только вы примете новые процессы, вам нужно будет очень ясно осознать, почему вы проводите время с электронной почтой. Планируйте это время в двух разных режимах:

1. Организационный режим – время, которое вы проводите в папке «Входящие», безжалостно удаляя, перемещая и принимая решения.

2. Режим действия – время, проведенное в рабочих папках и посвященное действиям, ответам, организации чтения и отслеживания того, что для вас должны сделать другие люди.

Давайте сосредоточимся на времени, которое вы проводите в самой папке «Входящие», то есть на организационном режиме. Сейчас вы увидите, как можно с поразительной скоростью перевести эту папку из ее текущего состояния в состояние девственной чистоты!

Вы какое-то время не заглядывали в папку «Входящие», и там скопилось множество непрочитанных, неразобранных писем. Дабы очистить папку, вам нужно:

✓ Удалить большую часть писем.

✓ Обработать остальные – одно за другим.

Итак, в папке «Входящие» осталось несколько писем, которые требуют размышлений и организации. Теперь ваш подход должен стать более взвешенным и тщательным. Вот здесь-то вам и пригодятся созданные ранее рабочие папки. Эта работа тоже должна быть достаточно стремительной – за исключением того времени, которое вы потратите на изучение писем одного за другим. Не поддавайтесь искушению начать с тех, действия по которым очевидны. Не начинайте с писем от людей, с которыми вам больше всего хочется пообщаться. Не выбирайте те, которые хочется сделать быстрее всего. Не менее соблазнительна и прокрастинация. Нам всегда хочется отложить работу, которая требует размышлений, на потом. Никто не спешит отправлять ответы, которые могут не понравиться. («Мы решили не продолжать работу над этим проектом», «Боюсь, у меня нет времени, чтобы сделать то, что вам нужно», «Я задержал сроки. Извините, что не поставил вас в известность заранее».)

Если вы сразу же обработаете лучшие письма, а худшие оставите на потом, то произойдет следующее. Я был свидетелем этого не раз. Большую часть проактивного внимания вы потратите на разборку почты и удаление писем, не требующих внимания. Когда внимание ваше начнет рассеиваться, у вас на руках останется 30–40 самых сложных писем: тех самых, заниматься которыми вам совсем не хочется. Настроение у вас испортится. Конечно, очистить папку «Входящие» все еще возможно, но вам страшно этого не захочется.

Обработка писем одно за другим – это именно то, чем следует заняться. Руководствуйтесь правилом двух минут: все, что требует не более двух минут, следует сделать немедленно. Не переносите такие письма в папку @Action. Возможно, что-то вам захочется перенести во вспомогательную библиотеку или удалить. Помните, что письма, попавшие в рабочие папки, удалить будет труднее, чем в процессе разборки почты.

30-СЕКУНДНАЯ ОЦЕНКА

Поскольку в процессе обработки вам нужно отделить зерна от плевел, то сразу же встает очень важный вопрос: «Важна ли для меня эта информация?» Как правило, ответ на этот вопрос можно дать очень быстро (помните, что на этой стадии вы всего лишь оцениваете важность информации, а не необходимость действий!). Если вы затруднились дать утвердительный или отрицательный ответ, воспользуйтесь «30-секундной оценкой». У вас есть 30 секунд на то, чтобы понять, важное перед вами письмо или нет. За эти 30 секунд вы не должны читать письмо целиком или отвечать на него. Вам нужно просто изменить свой ответ с «возможно» на «да» или «нет». Через полминуты нужно либо удалить письмо, либо перенести его в папку для дальнейшего чтения, либо определить, какие действия необходимы.

Как мы уже говорили в начале этой книги, прежние приемы тайм-менеджмента отныне не могут обеспечить нам продуктивного выполнения всех разнообразных задач и проектов, над которыми мы работаем одновременно. И они никак не помогают нам быстро и ответственно реагировать на огромное количество постоянно поступающей информации.

В следующих четырех главах я познакомлю вас с четырьмя основными привычками – Сбором и упорядочиванием, Организацией, Обзором и Действием, – которые служат основой спокойного и уверенного контроля. Эта модель называется CORD (Capture and Collect, Organization, Review, Do). Ее испытали и проверили участники семинаров, проводимых компанией Think Productive. Эти люди пришли к нам из самых разных организаций, больших и малых, из Великобритании и других европейских стран. Модель включает четыре основные привычки, которые вытекают одна из другой. Овладейте каждым шагом, и вы станете настоящим ниндзя!

Каждая из этих привычек облегчает освоение следующей. Если вы хорошо умеете собирать и хранить информацию, вам будет легче ее организовывать. Если вы хорошо организуете информацию, гораздо проще будет проводить анализ и обзор. А если вы овладели всеми тремя, то действие не потребует почти никаких усилий. И в результате вам будет проще собирать и хранить, организовывать и анализировать!

В этой главе мы поговорим обо всех четырех привычках, образующих модель CORD, и подумаем об их взаимосвязи с вашими привычками. Благодаря этому вы сможете в полной мере овладеть полезнейшей моделью – и поразить всех вокруг блестящей эффективностью, которая будет даваться вам безо всяких усилий!

СБОР И УПОРЯДОЧИВАНИЕ

Вы должны подчинить себе все информационные потоки. Я говорю о ваших собственных идеях, действиях, пришедших вам в голову во время разговоров с коллегами, работе с документами, голосовой почтой, уведомлениями социальных сетей и, конечно же, письмами, пришедшими на ваш почтовый ящик. Очищайте каждый поток так же, как мы только что сделали с папкой «Входящие», – и вы обретете дзен-спокойствие и будете подготовленным, как настоящий ниндзя.

ОРГАНИЗАЦИЯ

Получив и собрав информацию, нужно заняться организацией. Мы должны задать себе важные вопросы, которые обеспечат безжалостную сосредоточенность и полное спокойствие. Мыслите спокойно и трезво и вырабатывайте привычки, которые помогут вам действовать максимально быстро и без усилий.

ОБЗОР

Привычка к обзору и анализу включает сверку с ежедневными и еженедельными списками дел, которые помогут вам направить внимание и силы на достижение оптимальной эффективности, осознанности и маневренности. Помните, как мы с вами говорили о квалифицированной работе, в которой вы одновременно являетесь и управляющим, и исполнителем? Привычка к обзору и анализу даст вашему внутреннему управляющему возможность проявить себя в полную силу, а вам – возможность избавиться от хаоса и обрести ясность.

ДЕЙСТВИЕ

Конечно, все эти привычки бесполезны, если у человека нет привычки действовать! Последняя важная привычка касается уровня внимания и энергии, сделанного выбора, тактики и темпа, необходимых для оптимальной эффективности. Действие способствует повышению осознанности и оригинальности, помогает избежать прокрастинации, добиться результатов и позитивно относиться к своей работе.

ОТ БЕССОЗНАТЕЛЬНОЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ К ПОДСОЗНАТЕЛЬНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ

Размышляя, насколько полезна для вас модель эффективности CORD, вы должны думать о своих привычках. Модель «Четыре этапа компетентности» сегодня широко используется на курсах менеджмента, а также в процессе обучения и развития. Она предназначена для проверки того, как люди овладевают полезными навыками и применяют теорию на практике. Поэтому давайте потратим время на то, чтобы понять, как вы учитесь, а затем подумать о том, что нужно сделать, чтобы изменить ваши привычки.

Я советую постоянно вспоминать эти четыре этапа, когда вы будете читать следующие четыре главы. Будьте достаточно самокритичны – это позволит вам понять, что может максимально повысить вашу эффективность. Путь от бессознательной некомпетентности к подсознательной компетентности – это путь от новичка к опытному профессионалу, целиком овладевшему необходимыми навыками. Вспомните, как вы чему-либо учились – ведь тогда вы прошли тот же путь. В качестве примера я буду использовать обучение вождению автомобиля. Но даже если вы не водите машину, уверен, что вы все же сможете представить себе этапы и примеры, о которых я буду говорить.

БЕССОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ

Когда вы не умели водить машину, каким представлялось вам вождение? Уверен, вы видели в этом умении почти что чудо! Всякие ручки, рычаги, кнопки, ключи, зеркала… Это так сложно! Если бы я попросил вас завести машину и поехать по магазинам, вы не знали бы, как это сделать, и не знали бы, чему нужно научиться, чтобы изменить положение.

СОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ

Давайте вернемся на несколько лет назад к вашему первому уроку вождения. Вы сели на водительское место, и инструктор предложил вам выехать на дорогу. К вашему ужасу, машина заглохла. Кошмар! В смятении и панике вы попытались снова завестись и только через несколько минут оказались способны анализировать, что же произошло. Может быть, что-то со сцеплением? Или вы неправильно выбрали передачу, или было недостаточно оборотов? Как бы то ни было, вы начали осознавать, какие навыки необходимы для вождения. Наверняка в следующий раз вы более сознательно контролировали свои действия, и досадной промашки не случилось.

СОЗНАТЕЛЬНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ

А теперь вспомните день экзамена по вождению. Вы наверняка ощущали прилив адреналина и делали все очень сосредоточенно. Вы контролировали каждое свое движение. Вы сознавали, что достаточно много тренировались, вы держались за руль, не скрещивая руки, как делали когда-то раньше. На экзамене вы думали только об одном – о самом экзамене. Все нужно сделать правильно. Действуй правильно. Будь сосредоточенным.

И это сработало – вы сдали экзамен! Но от вас потребовалась невероятная концентрация и мощное проактивное внимание.

ПОДСОЗНАТЕЛЬНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ

Подумайте, как вы водите машину сейчас! Вы больше не думаете ни о зеркалах, ни о сигналах. Вы можете даже разговаривать с человеком, который сидит рядом с вами, о том, что приготовить на ужин. Даже есть за рулем вы можете! Вы думаете о разных вещах, слушаете радио или аудиокнигу. Вождение дается вам без малейших усилий. Это – автоматическая привычка. Вам не приходится осознанно контролировать каждое движение – вы просто ведете машину.

ПРОДУКТИВНОСТЬ БЕЗ УСИЛИЙ

Друзья мои, добро пожаловать в мир бессознательной компетентности. Все ваши действия – это просто привычка. Вам не нужно об этом думать и принимать осознанные решения – вы просто действуете [11].

В следующих главах мы с вами обсудим привычки продуктивности. Можно сказать, что главная цель этой книги – заставить вас задуматься о продуктивном поведении в смысле ваших привычек (сознательная компетентность). Задумавшись, вы сможете улучшить эти привычки, чтобы в будущем вам не приходилось думать о предпринимаемых действиях (подсознательная компетентность). И когда вы сформируете сильные, эффективные привычки, произойдет чудо. Никаких усилий, никакой сосредоточенности на собственной компетентности – просто привычное совершенство.

НО КАК ЖЕ ДОБИТЬСЯ ПРИВЫЧНОГО СОВЕРШЕНСТВА?

Давайте вернемся к сознательной компетентности и водительским навыкам. Можете ли вы честно, положа руку на сердце, сказать, что вы – самый лучший и надежный водитель в мире? Или лучший, насколько это возможно? Если бы завтра вам снова пришлось сдавать экзамен, вы его сдали бы? У наших привычек есть одна особенность – мы вырабатываем у себя бессознательную компетентность, которая позволяет добиться продуктивности без усилий, но одновременно у нас вырабатываются и дурные привычки тоже. Мы начинаем лениться, а совершенные ошибки и промахи никогда не произошли бы, если бы мы были более сосредоточены и сознательно контролировали свои действия. Короче говоря, нет пределов совершенству. Невозможно достичь некоей конечной точки, в которой о дальнейшем совершенствовании можно было бы забыть. Как это ни печально, но тайной формулы совершенства не существует.

Изменение привычек – одно из самых трудных занятий. Чтобы изменить привычки во имя повышения продуктивности, нужно их осознать и понять возможности совершенствования. Это может показаться простым, но, уверен, всем нам отлично известно обратное.

Изменение привычек – дело чрезвычайно сложное. Улучшить хорошие привычки еще труднее, потому что вы считаете, что в них-то давно достигли высот бессознательной компетентности. Ниндзя должен осознать необходимость постоянно проверять не только то, что делается неправильно, но и все правильное. Вы должны постоянно возвращаться к сознательной компетентности, а это, в свою очередь, подтолкнет вас к мысли о постоянном самосовершенствовании. Думайте не только о работе, но и о процессе работы, чтобы понять, как их можно улучшить. Это нелегко, если не встроить в свою работу определенные механизмы, которые будут подталкивать нас к размышлениям и обучению. Именно на этом и основывается модель эффективности CORD. Она помогает нам думать о процессе работы. Эффективно ли вы собираете и храните? Организуете ли вы данные и напоминания о действиях? Анализируете ли вы свой список? Достаточно ли вы эффективны, когда наступает время действия? Четыре привычки, которые мы обсудим в следующих четырех главах, являются основными ментальными процессами любого современного квалифицированного работника.

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ МОДЕЛЬ ПРОДУКТИВНОСТИ CORD

Существуют два способа применения этой модели. Она может служить для управления процессом личной работы, а также для структурирования дней и недель и сохранения подвижности и гибкости, которые позволят справиться с любой задачей и сложностью. Кроме того, вы будете уверены в том, что работаете максимально продуктивно в каждый момент времени.

Рабочий процесс

Нам всем нужно обдумывать свои рабочие процессы и в особенности процесс, который начинается с получения информации и заканчивается полным завершением работы. Модель CORD поможет вам собрать и сохранить всю информацию. После этого вы сможете организовать ее и определить, нужно ли предпринимать какие-то действия. Если действия необходимы, вам следует проанализировать информацию в контексте того, что можно сделать в данное время, а затем, что требуется сделать для завершения работы. Хотя логичнее всего начать с первого пункта и, не останавливаясь, дойти до конца, подобный подход может оказаться не самым лучшим, если у вас и без того много дел. Тем не менее модель CORD поможет вам постоянно вести к завершению даже самые сложные задачи, повышая продуктивность и качество своей работы.

Вращающиеся тарелки

Модель CORD можно считать диагностическим средством и постоянным напоминанием о том, что работа – это не только действие, но еще и размышление. Когда я пишу это предложение, то точно знаю, что нарушаю сроки, поставленные редактором. Вследствие этого я понимаю, что пренебрег сбором и упорядочиванием сведений, организацией и анализом. Но, поскольку я это знаю, то смогу вернуть ситуацию под контроль. И я не испытываю стресса. Вспомните китайского жонглера, который вращает тарелки на палочках. Наша работа подобна ежедневному или еженедельному вращению четырех тарелок – если не обратить достаточного внимания на один элемент модели CORD, то очень скоро возникнет стресс. Вот почему очень важно вращать каждую из четырех тарелок. И вот что произойдет с нашим состоянием, если мы пренебрежем одной или несколькими из них.

НАСКОЛЬКО НАДЕЖНА ВАША МОДЕЛЬ?

Степень вашей продуктивности зависит от качества самого слабого звена модели CORD. Представьте себе эту модель в виде шнура – насколько сильно вы можете его растянуть? Где он порвется? Постоянное пренебрежение одной из четырех привычек ослабляет и остальные три. Продуктивность вашей работы зависит от овладения всеми четырьмя.

Уверенность, необходимая для ответа на самый важный вопрос квалифицированной работы

Вот вопрос, ответить на который вам поможет модель продуктивности CORD:

«Являются ли мои действия в данный момент самыми верными и адекватными?»

Хотя вопрос может показаться простым, незнание ответа на него – верный путь к стрессу. Вам начнет казаться, что вы постоянно упускаете что-то очень важное. И даже если в данный момент ничего плохого не происходит, отсутствие ответа на вопрос ведет к неэффективности и постоянной тревоге о том, что неприятный сюрприз вот-вот выскочит из-за угла.

Разработка собственной системы продуктивности и использование принципов модели CORD позволят вам точно отвечать на приведенный вопрос – причем не один раз в день или в неделю, а постоянно. Сей вопрос столь непрост, потому что требует серьезных размышлений, причем размышлений более детальных и методичных, чем те, к которым привык наш ленивый, забывчивый мозг. Но это не страшно. Оригинальность ниндзя возвращает нас к старой поговорке: «Сомневаешься – иди в обход!» Если ваш мозг неспособен хранить информацию, концентрироваться и обеспечивать структуру, необходимую для анализа разнообразных проектов и действий (а ведь мы все – просто люди!), то ответ очень прост: вам нужен второй мозг!

В этой главе мы с вами обсудим первый этап модели CORD: искусство сбора и фиксирования информации. Необходимо записать все стрессовые, навязчивые и творческие идеи о том, что нужно что-то сделать. Это подразумевает и упорядочивание всех бумаг и записок, которые лежат на вашем столе, в бумажнике, на кухонном столе и т. п. Это касается и виртуальной информации – электронные письма, уведомления, сайты и т. п. Все это нужно получить и упорядочить, чтобы затем серьезно и сосредоточенно обдумать и использовать второй мозг. Второй мозг «запомнит» всю эту информацию и напомнит нам о ней в нужный момент.

В предыдущей главе вы видели схему модели продуктивности CORD, где были показаны отдельные элементы сбора и упорядочивания информации. В этой главе мы обсудим все эти элементы, а затем вы получите возможность подумать о своих привычках в этой области. Совершенно очевидно, что в своем стремлении держать все под контролем мы должны, в первую очередь, выяснить, что означает это «всё»! Потоки информации поступают изо всех углов и закоулков. Нужно проанализировать то, что вы уже делаете, затем определить основные источники информации, а потом сосредоточиться на том, что нуждается в улучшении.

Многие замечают в себе естественное сопротивление идее сбора информации. Это происходит потому, что люди путают «Сбор и упорядочивание» с «Организацией»: записав что-то, мы чувствуем себя обязанными это сделать. Поэтому, прежде чем мы начнем, хочу подчеркнуть: получение информации – это не обязательство, а всего лишь способ добиться большей ясности. Мы должны позволить себе иметь большую коллекцию идей, но отнюдь не все они должны переводиться в действия. Получение информации – даже самой безумной и невероятной – это важная часть интеллектуального процесса. И не пытайтесь при этом цензурировать собственные мысли. Пусть улавливание и коллекционирование идей течет свободно, без всякого вашего вмешательства. Вы сможете отвергнуть любую полученную идею только потом – на этапе организации, но не раньше. Если что-то пришло вам в голову, запишите свою мысль!

Один из главных ключей к продуктивному управлению вниманием – это опережение собственного мозга. Умение переводить расплывчатые мысли в ясные – бесценный навык для любого ниндзя, занимающегося квалифицированной работой. По оценкам ученых, в течение дня в нашем мозгу возникает около 65 тысяч «мыслей». Значительную их часть составляют мысли о базовых потребностях и побуждениях: «хочу есть», «хочу пить» или «Навстречу идет классный мужчина». Но в то же время мы постоянно мысленно оцениваем и переоцениваем свою работу. Если человек не зафиксирует действия и импульсы, которые роятся в его мозгу, то возможно следующее:

✓ Он не сможет быть уверен в том, что сделал наилучший выбор относительно того, на что направить свое внимание, а потенциально ценные и важные моменты могут так и остаться непроясненными.

✓ Он будет испытывать стресс.

✓ Он снова и снова будет возвращаться к одной и той же мысли, вместо того чтобы направить свое драгоценное проактивное внимание на сосредоточенное действие. Такой образ мыслей подавляет творческое начало и ведет к неэффективности!

Дабы зафиксировать свои мысли и убедиться в том, что они оказались в нашем втором мозге, которому мы полностью доверяем, нужно закончить мыслительный процесс и вернуться к сосредоточенному действию. Фраза «собраться с мыслями» обычно относится к людям, которые успокоились после периода стресса. Дзен-спокойствие можно обрести, зная, что вы отметили и собрали все, что пришло вам в голову: это замена чересчур кратковременной памяти чем-то значительно более надежным. И теперь вы готовы принимать решения по всем вопросам, а не только по тем, которые смогли вспомнить в данный момент.

Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» поступающие письма ждут решения своей судьбы. К счастью, почти во всех программах электронной почты есть папка «Входящие», то есть встроенный «сборный пункт», с которого можно начать процесс CORD. Мы с вами обсуждали, как важно держать папку «Входящие» пустой. Это совершенно понятно: пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).

«СБОРНЫЕ ПУНКТЫ»

Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.

НАСТОЛЬНЫЕ ЛОТКИ

✓ В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.

✓ Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым вполне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: вы станете быстрее выбрасывать все ненужное, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.

БУМАЖНИК / СУМОЧКА

✓ Если вы похожи на меня и ваша работа частенько проходит вне офиса, то у вас наверняка скапливаются билеты и чеки, которые подтверждают ваши расходы. Эти документы тоже надо собирать. Как большинство из нас убедилось на собственном горьком опыте, потерять чеки или забыть, что они означают, очень легко, особенно если между моментом получения и организацией проходит много времени.

ПЛАСТИКОВЫЕ ПАПКИ ФОРМАТА А4

✓ Когда я нахожусь вне офиса, то в сумке от моего ноутбука всегда лежат две очень важные пластиковые папки. На одной написано «В офис», на другой – «Домой». Если в процессе работы у меня появляются какие-то документы или записи, то я использую эти папки в качестве временных лотков, чтобы затем, добравшись до дома или офиса, переложить их туда, где им и место. Я убедился, что такие папки просто бесценны. Во-первых, без них я просто сваливал бы все бумаги в сумку, где они в лучшем случае измялись бы, а в худшем – вообще потерялись. Во-вторых, работать с ними очень легко. Я без труда раскладываю сложенные в них документы туда, где они должны находиться.

СТАЦИОНАРНЫЙ КОМПЬЮТЕР

✓ Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не нужно!

Разрабатывая систему эффективности и определяя места сбора информации, стоит вспомнить, что ваша работа заключается не только в сборе, но и в удалении! Постарайтесь разработать свою систему таким образом, чтобы вам было максимально удобно пользоваться ею. Например, если вы будете знать, что вам нужно проверить три папки «Входящие», а не одну, как сейчас, то вам просто не захочется этого делать – особенно если папки эти пусты. Поэтому можно по-прежнему направлять все электронные письма в одно место, что избавит вас от психологической неприязни и сэкономит время на разборку почты. Попробуйте направлять сообщения социальных сетей на тот же электронный адрес – для этого нужно всего лишь потратить пару минут на изменение настроек своих страничек. Но делайте это только в тех случаях, если это действительно избавит вас от постоянной проверки своих аккаунтов – вам же не нужен лишний и бессмысленный отвлекающий фактор!

К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная наша задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.

Фаза организации требует мышления в режиме «начальник», но истинный ниндзя должен не забывать о режиме «работник» (режим действия) и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого momentum [12], когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «работника». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства. Мы с вами впервые заговорили о необходимых структурах. Далее мы перейдем к обсуждению оптимальных инструментов (бумага, программные приложения, Outlook и т. п.). Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности для решения сложных задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся в квалифицированной работе – от мгновенных действий до задач в рамках больших проектов. Списки дел нам не помогут, поскольку содержащиеся в них задания нам предстоит разделить на два или три разных списка. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня. Так будет действовать наш второй мозг:

Давайте начнем с самого высокого из трех уровней. «Список проектов» мы будем использовать для отслеживания всех проектов, над которыми работаем. Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых.

Например, замена телефона, когда истекает телефонный контракт, считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Возможно, надо приобрести новый телефон и присоединиться к новой телефонной сети, а для этого приходится выполнить ряд действий: изучить новые модели телефонов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести обеспечительный платеж. Такова последовательность действий одного проекта.

Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.

Список проектов генерирует действия. Каждый проект включает одно или несколько текущих действий. По мере развития проектов будут возникать новые действия, которые мы занесем в основной список действий, готовый к завершению.

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли очень быстро получить только самую необходимую информацию и так же быстро принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в очередной период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, – действия, которые предусматривают общение с ближайшими коллегами, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них систему, которая будет максимально эффективна для вас.

Ваш основной список действий может быть сложным или простым – по вашему выбору. Он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает личное взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на действия. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ

Очень важно правильно подобрать слова для своего списка. Следует абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Подбор слов играет первостепенную роль. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «начальником» и внутренним «работником». Позвольте «работнику» кричать на «начальника»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Подумайте о следующих конкретных действиях, которые вы должны осуществить. Можете одновременно представлять несколько конкретных действий – не стремитесь к точному порядку. Именно эти действия и надо добавить в основной список. Основной список действий должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время. И когда это время настанет, вы сможете сделать информированный выбор.

ГЛАГОЛ, ОБЪЕКТ, СУБЪЕКТ

Если вы не уверены в том, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Если есть все три элемента, значит, вам удалось устранить неопределенность и повысить эффективность. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным. Правильно и четко подбирайте слова.

ПРАВИЛЬНЫЙ И НЕПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР СЛОВ

ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ВЫПОЛНИТЬ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ, НЕ СЛЕДУЕТ ВКЛЮЧАТЬ В ОСНОВНОЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ СПИСОК

В основном списке действий не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее подходящее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.

Практическая часть действия – это то, что превращает слово из существительного в глагол! Поэтому фраза «Найти Вирджинию, чтобы поговорить о программе» – это существительное, то есть то, что нужно сделать. Позвонить Вирджинии – это нечто совершенно другое. Это конкретное действие! Вы можете представить, как делаете это. Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим – но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.

Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о структуре этого списка, с тем чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.

МЕСТА

Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:

Дом

Работа дома, домашние дела, личные дела, которыми я занимаюсь дома.

Прогулки и дорога

Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.

Онлайн-банкинг

Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт Нокса. Поэтому когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.

Звонки, размышления / решения

Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.

Другой офис

Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.

Другая работа

Сегодня многие работают как фрилансеры, работают с частичной занятостью в разных местах, выполняют разные работы и т. п. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.

Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.

ВНИМАНИЕ

Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:

Офис – проактивное внимание

Офис – активное внимание

Офис – инертное внимание

Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тэгом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)

ЛЮДИ И ОБЩЕНИЕ

Последняя подкатегория, которая может быть уместна при составлении списка действий, – «люди». Это особенно полезно, если у вас есть начальник или помощник, который вечно задает вам множество вопросов, а также если вы хотите превратить неизбежные помехи (например, телефонные звонки) в бесценные моменты эффективности (если кто-то оторвал вас от работы и прервал замечательное состояние «потока», это можно обратить в пользу, если вовремя вспомнить, какие ваши дела связаны с этим человеком!).

Существуют другие приемы организации действий, связанных с людьми. Возможно, они вам подойдут, а может быть, и нет.

«Лайза» и «Лайза-ожидание»

В моей системе существует два списка действий, связанных с моей помощницей Лайзой. Такие же списки у меня есть и для других моих непосредственных подчиненных. Первый список называется просто «Лайза». В него я включаю все задания, о которых еще ей не сказал. Когда я оказываюсь в офисе, то передаю его Лайзе. А что же за второй список? В нем перечислены все действия Лайзы, завершения которых я ожидаю. Я переношу действия во второй список, после того как мы с ней все обсудим и она приступит к работе. Некоторые дела курсируют между двумя списками, а порой перемещаются в список «Офис», если дальше продолжать работу должен я.

«Общение с Ли»

Ли – наш истинный продуктивный ниндзя. Он ведет список «Общение с Грэмом», а у меня есть аналогичный список для него. Когда мы общаемся по телефону, то оба руководствуемся собственными списками. Хотя пункты этого списка трудно считать практическими действиями. Это, скорее, список того, что нужно обсудить с Ли – что проверить, о чем спросить совета, какими идеями поделиться и т. п. Однако выделение этих пунктов из списка «Офис» значительно повышает продуктивность. Когда у нас есть десять минут, чтобы пообщаться по телефону, наше общение приносит гораздо больше результатов, чем сотни электронных писем. Такие списки можно вести отдельно, а в электронном виде использовать тэги или подкатегории.

Если у вас нет подчиненных, если круг вашего постоянного общения включает очень немногих, то списки в категории «Люди и общение» могут вам и не понадобиться. Это совершенно нормально. Даже двух факторов – мест и внимания – вполне достаточно для того, чтобы построить систему продуктивности. Используйте этот прием только в том случае, если он кажется вам ценным и полезным.

ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ И КОРОТКИЕ ДЕЙСТВИЯ

Правило двух минут – одна из основ многих систем повышения продуктивности и рекомендация книг о тайм-менеджменте. Популярным его сделал Дэвид Аллен, хотя раньше оно использовалось Дином Ачесоном. Правило очень просто: любое необходимое действие, которое требует для своего выполнения менее двух минут, нужно выполнять сразу же, а не включать в основной список дел.

Эту полезную привычку нужно сделать частью фазы организации. Она заметно сокращает размеры основного списка действий, повышает решительность и продуктивность. Откладывая короткие действия на потом, вы тратите те же самые две минуты (а то и больше!) на их фиксацию, чтение, припоминание… В результате вы потратите больше времени на размышления и организацию, чем потратили бы на действие!

ИЗМЕНЧИВАЯ ПРИРОДА ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ

Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – это же динамичный список того, что вам нужно сделать в течение определенного времени. То же самое происходит и с составляющими частями этого списка. Вы что-то делаете, пункты списка исчезают, но появляются новые. Поступает новая информация, которая приводит к новым действиям, которые попадают в этот список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, ваши обязательства, саму вашу жизнь.

ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – ПРОСТОЙ ВАРИАНТ

Простой основной список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.

Заметьте, что я попытался показать вам структуру основного списка действий. Возможно, вы включите в каждую подкатегорию несколько разных действий, а не одно, два или три, которые я использовал для примера. Надеюсь, вас заинтересовала сама структура и использованные категории. Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.

ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СРЕДНИЙ ВАРИАНТ

Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.

ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СЛОЖНЫЙ

Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!

ЕЖЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЛ: ОБОЮДООСТРЫЙ МЕЧ НАСТОЯЩЕГО НИНДЗЯ

Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако хотя многие уже это делают, большинство таких списков неработоспособно: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.

Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.

Ниндзя относится к ежедневному списку дел иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.

Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.

Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые бумажки помогают мне сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Если основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!

Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации, которая может потребовать вашего внимания в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка Джози из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.

ПЕРЕСМОТР ЕЖЕДНЕВНОГО СПИСКА ДЕЛ

Если неожиданность произошла часов в одиннадцать, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу: другие дела вытеснят все то, на что вы хотели направить свое драгоценное внимание, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.

Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. Вы должны понимать, что мир меняется, но вы подготовлены к этим переменам, вы умеете принимать разумные решения, вы владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете что? Именно так и следует жить!

Да, да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь сделать все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.

Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. Я использую список «Ожидание» для того, чтобы следить за бесчисленным множеством событий. В моем списке отражены:

✓ Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).

✓ Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).

✓ Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).

Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Этот список не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для эффективной проверки списка «Ожидание».

Списки трех уровней, список проектов, основной список действий и ежедневный список дел – это практически все, что вам нужно. Однако для окончательной организации всего, что скопилось в вашем лотке для бумаг, вам нужно учесть и несколько других компонентов. Что же это за компоненты?

✓ Лоток ожидания.

✓ Цифровые и бумажные справочные системы.

✓ Парк хороших идей.

✓ Календарь.

✓ Контрольные списки (об их разработке мы поговорим в следующей главе).

✓ Большая корзина для мусора.

Давайте же рассмотрим каждый из этих компонентов.

ЛОТОК ОЖИДАНИЯ

Многим людям недостает места, где можно было бы разместить все то, с чем они в данный момент не работают (билеты на конференцию, которая пройдет на следующей неделе; распечатка письма, на которое вы ожидаете ответа; документы, которые должны забрать ваши коллеги). На деле лоток ожидания может располагаться там же, где и лоток с актуальными документами, о котором мы говорили в главе 6, посвященной сбору и фиксации информации. Лично я располагаю такие лотки следующим образом:

✓ Входящие (верхний).

✓ Ожидание (средний).

✓ Исходящие (нижний) – здесь скапливаются все рабочие документы, которые впоследствии попадут в библиотеку и справочные разделы.

СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ: ЦИФРОВЫЕ И БУМАЖНЫЕ

Подобно многим людям, я в последнее время все реже пользуюсь бумажными справочными системами. Мне хотелось бы вообще устранить бумагу из своей жизни, но пока что есть моменты, где возможна только бумага. Поэтому сначала мы с вами поговорим о цифровых системах, значимость которых постоянно возрастает, а потом вернемся к бумаге.

Цифровая справочная система состоит из трех компонентов:

1. Сервер (рабочие файлы – документы Word и Excel, которыми пользуются разные члены команды или сотрудники): сегодня в небольших организациях потребность в серверах пропадает, поскольку все большую популярность приобретают такие сервисы, как Dropbox и Google Docs.

2. Личные справочные материалы (место, где хранятся личные пароли, клиентские номера, текстовые выдержки, рецепты, возможно, фотографии схем и других документов, полезных для определенных проектов). Я довольно долго пользуюсь функцией Notes программы Outlook, а также One Note и Evernote. В Evernote меня больше всего привлекает то, что я могу получить доступ к своим файлам где угодно, через интернет-сайт с помощью своего ноутбука, iPad или мобильного телефона. Фантастический способ мгновенного доступа к массе полезной информации!

3. Закладки на интернет-сайты: для отслеживания сайтов, на которых люди побывали и хотели бы побывать в будущем, многие используют сервисы, подобные Delicious. Если вы сохраняете не очень много закладок, эту функцию можно включить в Evernote или тот браузер, которым вы пользуетесь. А можно завести для этого и отдельный аккаунт, если вы пользуетесь такой функцией регулярно.

Грядущая гибель бумажных справочных материалов

Сегодня хранение бумажных документов для справки пока требуется, но ситуация меняется на глазах. И все же определенные документы (подтверждения уплаты налогов или регистрационные документы на машину и т. п.) незаменимы. «Безбумажный офис» не кажется мне целью, к которой следует стремиться, но вместо того, чтобы искать способы избавиться от бумаги, постарайтесь просто сократить количество бумажных документов. Вот что можно сделать, если вы уже заполнили документами ящики и полки офисного шкафа.

✓ Выбросьте или сдайте в макулатуру те бумажные документы, информацию по которым легко найти в Интернете. Сегодня многие формы, отчеты, газеты и журналы хранятся в интернете, где с ними можно познакомиться онлайн или скачать.

✓ Сохраняйте только те документы, которые действительно нужны в оригинале, а не в отсканированной копии.

✓ Устраивайте генеральную чистку своих папок, оставляя только то, что вам действительно нужно (это лучше всего делать хотя бы раз в год).

Сегодня существует множество быстродействующих сканеров, которые делают работу с бумажными справочными материалами и загрузку их на сервер или в личную справочную программу типа Evernote делом быстрым и простым! Если вы имеете дело с большим количеством бумажных документов, папок и архивов, то подумайте о приобретении такого устройства. Оно сэкономит ваше время и деньги, а также заметно сократит бумажный документооборот в офисе. Суперсканер на рабочем столе поможет вам стать по-настоящему безжалостным – гораздо больше бумаг отправится в мусорную корзину. Вы не уверены, что вам это нужно? Просто отсканируйте документ – и безжалостно выбрасывайте его!

Как работать с оставшимися бумажными справочными материалами?

Проще всего отсортировать оставшиеся документы по алфавиту. Это самый удобный и простой метод работы и поиска. В моем офисе существует два исключения из этого правила. Свои финансовые документы я храню всего в нескольких папках: так их легче просматривать и обновлять. Кроме того, это облегчает работу над налоговой декларацией. Все финансовые документы живут у меня в отдельной папке, а не в алфавитных картотеках. Другое исключение – сертификаты и контракты. Их я тоже храню в отдельном месте. А все остальное отсортировано по алфавиту. Несколько лет назад у меня был огромный шкаф, который состоял из четырех секций. Сегодня количество секций сократилось до двух, а в ближайшие годы должно сократиться еще.

ПАРК ХОРОШИХ ИДЕЙ

Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В моем Парке обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе Парка хороших идей я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.

КАЛЕНДАРЬ

Недавно я вел семинар для молодежи 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, было нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать, как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.

Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.

✓ Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.

✓ Не заполняйте календарь делами. Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее только в случае крайней необходимости. Но даже в этом случае в календаре могут значиться лишь сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.

✓ Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с тем, что происходит в вашем электронном календаре.

✓ Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

Контрольные списки очень часто недооценивают. Я расскажу, как ими пользоваться, в главе, посвященной обзору и анализу.

А пока что скажем, что контрольные списки позволяют освободить голову, не задумываться об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт, а не судорожно вспомнить все заново. Стандартные контрольные избавляют от нужды возвращаться в режим «начальник» перед началом действия. С их помощью вы можете оставаться в автоматическом режиме «работник» и спокойно действовать. Таким образом, удается не загружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.

✓ Регулярные совещания группы или команды – списки обычно обсуждаемых вопросов повестки избавляют от необходимости заново продумывать повестку.

✓ Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.

✓ Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.

✓ Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров для офиса.

✓ Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.

Контрольные списки вселяют уверенность и избавляют от трений. Прелесть их в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Они хранятся в цифровой вспомогательной библиотеке. Это секретное оружие продуктивности. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то контрольные списки могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ДЛЯ МУСОРА

Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Советую не жалеть времени на установки корзины и папки удаленных документов на своем компьютере. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то короткое время все еще будут доступны, позволит вам смелее удалять ненужные документы и стирать страховые копии. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю. Вы можете удалить файл, но у вас все еще остается время на его восстановление.

Цель этапа организации – ясность в отношении всей зафиксированной и полученной информации и избавление от ощущения информационной перегрузки. Вы принимаете решения, и когда новая информация поступает в почтовый ящик, в мозг или куда-либо еще, вам становится совершенно ясно, каким образом она вписывается в ваши проекты и действия. Дзен-спокойствие позволяет вам направить проактивное внимание на действия, избавляет от прокрастинации, неуверенности и постоянных напоминаний о решениях, принятых подсознательно, но так и не подтвержденных сознанием. Однако такой уровень спокойной продуктивности не появляется спонтанно. Для принятия решений необходима готовность настоящего ниндзя. Только систематическая, упорная и безжалостная подготовка поможет вам сохранить умиротворенность и выделить время и место для размышлений.

Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:

1. Справочная библиотека

2. Мусорная корзина

3. Парк хороших идей

В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:

✓ Ежедневный список дел

✓ Основной список действий

✓ Список проектов

✓ Список «Ожидание»

✓ Парк хороших идей

Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины оттого, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге. Сейчас мы с вами пробежимся по небольшому списку, и вы сможете выбрать то место, которое наилучшим образом подходит для ваших списков.

БЛОКНОТ ИЛИ ЕЖЕДНЕВНИК

Если вы уже ведете свои списки в большом черном ежедневнике или обычном блокноте, то, возможно, это самый удобный для вас вариант. Однако, когда вы перейдете от составления стандартного списка дел к новой системе, вам потребуется место для основного списка действий, списка проектов, списка «Ожидание» и Парка хороших идей. Действовать можно по-разному, но я рекомендую то, что проверил на собственном опыте в плане продуктивности.

✓ Фиксируйте проекты на внутренней стороне задней обложки ежедневника или блокнота

Ваши проекты остаются более-менее постоянными и не меняются от недели к неделе. Если вы используете блокнот или ежедневник, то большая часть проектов сохранится в течение всего срока жизни этой тетради. Внутренние общие страницы ежедневника можно использовать для основного списка действий и списка «Ожидание». А Парк хороших идей, чтобы вам было проще, разместите в другом месте, например, в справочном файле или на отдельном листе бумаги, который будет храниться в ящике рабочего стола. Если вы пользуетесь ежедневником, то сможете переносить пункты основного списка действий на конкретные даты.

✓ Первые страницы блокнота используйте обычным образом.

Первые страницы блокнота используйте для сбора и фиксации информации. Не записывайте действия прямо в основной список. Возьмите за правило принимать решения, как настоящий ниндзя, то есть говорить не только «да», но и «нет». И тогда вы сможете фиксировать любые креативные идеи, пусть даже весьма странные, а порой и дурацкие. Зато они никогда не попадут случайным образом в основной список действий.

✓ Когда основной список действий, расположенный в конце блокнота, окажется исчерканным, просто вырвите страницу.

Вырывать страницы из конца блокнота можно раз в неделю. Делайте это регулярно. Но главное – сделать это до того, как список станет нечитаемым. Когда большая часть действий выполнена и вычеркнута, список приобретает нечитаемый вид. Это влияет на вашу уверенность и ясность представления, что может стать причиной стресса. Когда у вас нет места, вы начинаете подсознательно сопротивляться включению новых пунктов в основной список действий. Поэтому стоит начать с чистого листа.

ДОКУМЕНТЫ WORD ИЛИ ТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ

Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т. п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке:

1. Ежедневный список дел

2. Основной список действий

3. Список «Ожидание»

4. Список проектов

5. Парк хороших идей

Поскольку вам необходим удобный доступ к ежедневному списку дел и основному списку действий, а остальные списки используются значительно реже, такой порядок повысит вашу продуктивность. Внимательно следите за разбиением на страницы. Сделайте линию разбиения видимой, чтобы избежать путаницы. Кроме того, советую использовать 2–3 колонки на странице, и тогда ваш основной список действий не превратится в нечитаемый документ на десять страниц!

MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ

На протяжении многих лет Outlook остается для меня основным средством работы с электронной почтой, календарем и списком контактов. Я постоянно использовал эту программу для управления заданиями, и когда решил от нее отказаться, то это решение далось мне нелегко: возможности этой программы явно недооценивают! По-видимому, функцией Outlook Task пользуются редко только потому, что ее силу и гибкость трудно понять с первого взгляда. Когда я работаю с кем-либо и прошу показать мне раздел «Задания» в их Outlook, то вижу в нем первые семь заданий, полученные этим человеком при выходе на работу. Люди начинают пользоваться программой с самыми лучшими намерениями – они хотят следить за всеми своими действиями, но установки по умолчанию составляют из этих действий один длинный и нечитаемый список. Люди быстро теряют к нему интерес, потому что все важное в таком аморфном списке просто теряется. Они забывают о функции «Категории», а она позволяет делить списки на части:

✓ Офис – проактивное внимание

✓ Дом

✓ Лайза – ожидание

Категории можно использовать и иным образом, создавая вложенные списки разного вида. Например, для обозначения «Мест» можно использовать символ #, а для списков «Люди» – символ @. Это поможет вам сгруппировать сходные списки, что облегчит процесс управления ими. И это отличный способ создания вложенных списков – только следите за тем, чтобы доступ к самым важным из них был удобным.

Смело экспериментируйте. Не бойтесь проявить оригинальность. Списки должны удовлетворять вашим требованиям – они же, в конце концов, ваш второй мозг.

EXCEL

Если вы хорошо знакомы с этой программой, то понимаете, что это отличный способ хранения списков. Я видел очень удачные варианты списков в Excel, где для разных списков и мест были составлены разные таблицы. Не менее удачными были и списки, где вся информация располагалась на одной странице, а далее использовались фильтры, которые позволяли выбирать список проектов, основной список действий или ежедневный список дел.

КАРТОТЕКА: «КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР ХИПСТЕРА»

Американский специалист по эффективности Мерлин Манн придумал термин «карманный компьютер Хипстера», которым он назвал набор простых карточек, которыми ораторы пользуются во время публичных выступлений. Списки, составленные подобным образом, компактны, легкодоступны и удобны в обращении. Используйте для каждого списка свои карточки. К сожалению, сортировать информацию на карточках, как и при работе с блокнотами и бумажными документами, сложнее, чем в Outlook, но зато все необходимое всегда у вас под рукой. А когда какая-нибудь карточка окончательно истреплется, вы всегда можете ее просто заменить.

ИНТЕРНЕТ-ПРИЛОЖЕНИЯ

Пожалуй, самое удобное и функциональное место для хранения списков – это специальная программа из Интернета. У подобного программного обеспечения есть ряд преимуществ. Во-первых, эти программы специально разработаны для управления списками. В хороших программах предусмотрено множество функций, которые облегчают работу с вложенными списками «Место», «Внимание» и «Люди». Кроме категорий основного списка действий, вы можете группировать те же действия по проектам, что позволяет хранить в одном и том же месте список проектов и основной список действий – достаточно лишь сменить фильтры, и вы увидите именно то, что вам нужно в данный момент.

Например, когда я нахожусь рядом с Джимом, то могу вытащить лишь те действия, которые с ним связаны и помечены соответствующим тэгом. Когда я дома и пребываю в хорошем настроении, то вытаскиваю задания из списка «Дом», а также те, что помечены тэгом «проактивное внимание». Если я занимаюсь обзором и анализом и хочу просмотреть все свои проекты, это не составляет никакого труда.

Программные приложения и их аналоги для смартфонов и планшетов обеспечивают легкий текстовый поиск и расстановку тэгов. Таким образом, вы можете очень быстро и легко получить необходимую информацию. Возможности приведения данных к наиболее удобному формату практически бесконечны. У интернет-приложений масса достоинств, но есть и серьезный недостаток: люди отвлекаются на поиск чуть более простых способов управления списками, забывают о функциональности, а это снижает продуктивность серьезной работы. Помните о тонкой грани!

ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ СМАРТФОНОВ И ПЛАНШЕТОВ

Сегодня многие люди используют интернет-приложения, причем не только на компьютерах, но и на смартфонах и планшетах. Выбирая самое подходящее приложение, интересуйтесь и тем, существуют ли возможности установить аналогичное на мобильное устройство. Выбирайте наиболее функциональное и полезное для компьютера и мобильных устройств. Я расскажу, на что нужно обращать внимание, принимая решение о покупке. Главный мой совет – изучите побольше видеоматериалов в YouTube, отзывов потребителей, скриншотов и презентаций. Эти материалы дадут вам полное представление о стиле, полезности и функциональность каждого приложения.

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРИЛОЖЕНИЙ?

1. Функциональность

Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:

✓ Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).

✓ Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «тэги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!

✓ Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).

✓ Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!

Стоит обратить внимание и на следующее:

✓ Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.

✓ Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.

✓ Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).

✓ Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений, Remember the Milk, позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)

✓ Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).

✓ Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что случится с вашей информацией, если приложение рухнет, что, честно говоря, довольно маловероятно!)

2. Надежность и репутация

Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.

Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.

3. Стильность

В последнее время на рынке появились новые игроки, которые делают ставку на стильность своих продуктов. До тех пор, пока стиль не вредит надежности, все прекрасно. Стильный интерфейс, которым удобно и интересно пользоваться, – это большое преимущество в глазах продвинутых пользователей. Когда вы чувствуете, что с новым приложением работать удобнее и проще, то инстинктивно начинаете использовать его чаще. Все, что облегчает работу со списками и заставляет вас снова и снова к ним возвращаться, повышает эффективность. Но не увлекайтесь стилем – помните о содержании!

4. Цена

Выбирая приложения, невозможно не обращать внимания на цену. И тому есть две причины. Во-первых, в более доступном ценовом диапазоне находятся приложения, которые можно бесплатно скачать на сайте, а также найти бесплатные или очень дешевые варианты для мобильных телефонов и планшетов. Многие приложения абсолютно бесплатны, но не стоит отдавать им предпочтение перед теми, что стоят недорого. Преодолейте психологический барьер и заплатите, если продукт явно лучше! Заплатить пару фунтов за хорошее приложение для телефона, которым вы будете пользоваться каждый день на протяжении многих лет, это не проблема. Только вспомните, с какой легкостью вы тратите деньги на все остальное! Правильно выбранное приложение принесет вам огромную пользу. Существует также множество дорогих приложений. Пара весьма достойных программ стоят довольно дорого, и все же я знаю людей, которые с удовольствием пользуются ими и уже забыли об уплаченных деньгах. Подумайте об этом: даже 100 фунтов, потраченных на идеальное приложение, окупятся очень быстро. Только представьте себе, какой дополнительный доход, дополнительные комиссионные, повышение зарплаты и сокращение стрессов это приложение вам даст! Вспомните свои увлечения и хобби, на которые вы тратите деньги, чтобы избавить себя от стресса. Так стоит ли сомневаться в необходимости тратить несколько фунтов в месяц на приложение, которое принесет вам реальную пользу?

КАКОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ВЫБРАТЬ?

Если вы убеждены, что вам нужно программное средство управления списками, то какое же выбрать? Я расскажу вам о том, чем пользуюсь сам. (Не считайте это рекламой. У меня нет никаких коммерческих соображений, и я стараюсь сохранить максимальную объективность.)

Toodledo

В нашей компании Think Productive мы пользуемся этой программой довольно давно. Я пользуюсь ею и сам, и она мне нравится. Конечно, интерфейс трудно назвать изящным (особенно для iPad, где он смотрится довольно скучно), но зато работать с сайтом очень легко, сайт и смартфон прекрасно синхронизированы, и в приложении есть все, что вам нужно. Интернет-версия распространяется бесплатно, а приложения для iPhone и iPad стоят не более пары фунтов. Toodledo – простое и функциональное средство.

Todoist

У этого приложения есть множество почитателей. Оно работает на самых разных платформах. Один из наших эффективных ниндзя, Ли, просто обожает Todoist. Сайт прекрасно и очень доступно оформлен, а приложения для смартфона и планшета выглядят привлекательнее, чем у Toodledo. Кроме того, у программы есть много других достоинств, например, плагины, которые прямым образом взаимодействуют с различными браузерами, системами электронной почты и календарями. Мы нередко получаем письма от тех, кто побывал на семинарах Ли и проникся любовью к этому приложению, которое Ли постоянно демонстрирует! Приложение распространяется бесплатно, приложения для смартфона и планшета тоже бесплатны. А если вы хотите получить более широкие функции, то стоит подписаться за 18 фунтов в год (около 30 долларов).

Pocket Informant

Это приложение пользуется заслуженной популярностью у пользователей продукции Apple. Это стильное, удобное приложение, которое обожает наш ниндзя продуктивности Мэтью. Прекрасные возможности поиска. Хотя программа стоит около 15 фунтов (и в долларах тоже 15$), эти деньги не будут потрачены впустую. В программе очень удобно реализована функция синхронизации задач и календаря. Кроме того, ее можно использовать вместе с Toodledo и Google Calendar. Добавьте к этому интеграцию с Evernote и доступ в Интернет – и вы получите прекрасное универсальное средство. Я считаю, что это приложение превосходит Things и по стилю, и по цене, и по эксклюзивности, характерной для продукции Apple.

Omnifocus

Еще одно приложение Apple. В создании этого приложения принял участие создатель Inbox Zero и 43folders.com Мерлин Манн, и программа получилась действительно очень функциональная. Стоит она довольно дорого (около 40 фунтов или 80 долларов), но у нее есть множество верных поклонников. Встроенные возможности помогают работать со Еженедельным списком дел, а также есть обычные функции управления списками. Программа выглядит очень стильно, и я сам использовал бы ее, если бы она могла применяться на разных платформах. Наш ирландский ниндзя Кейт пользуется ею и шутит, что цена сама по себе является преимуществом: уж если вы заплатили за приложение «приличные деньги», то будете пользоваться им постоянно, не тратя время на бесполезные занятия!

Nozbe

Это приложение придумал Майкл Сливински, создатель журнала Productive! Он стремился создать идеальное приложение, в котором была бы реализована система Дэвида Аллена, и это ему удалось. Перед вами программа, созданная с истинной любовью. Эта программа тоже стоит довольно дорого – стоимость месячной подписки составляет около 10 фунтов (15 долларов), – но у нее тоже много верных поклонников. Советую обратить на нее внимание.

Evernote

Честно говоря, это приложение не предназначалось для повышения эффективности, и возможности управления списками в нем (пока) довольно ограничены. Но я видел людей, которые считали эту программу лучшим средством управления списками, не говоря уже о других весьма полезных ее функциях. Нам говорили, что в будущем в Evernote появится еще больше элементов повышения продуктивности, которые подтвердят репутацию этой программы как лучшей «электронной картотеки» в мире. Есть что-то чудесное в мысли о том, что вы управляете своими списками в той же программе, где находится масса вспомогательных материалов для ваших проектов и действий. Советую вам в ближайшие пару лет обратить пристальное внимание на эту программу, поскольку ее перспективы весьма увлекательны!

Как выбрать место для хранения своих списков…

Выбор способен поставить в тупик. Помимо сотен приложений, всегда остаются Word, Excel, простые блокноты, Outlook, карточки и масса других вариантов. Если вы не можете сделать выбор, запомните две очень важных вещи.

1. Лучше пользоваться тем, что вам нравится, а не тем, что, как вам кажется, вы должны использовать. Если начальник склоняет вас к Outlook, а продвинутые коллеги настаивают на более современных решениях, а вам самому по душе обычный блокнот и ручка, никого не слушайте.

2. Лучше использовать систему, а не тратить массу времени и внимания на постоянное переключение с одного на другое. Да, конечно, смена программы раз в два-три года – это отличный повод обновить свои списки, но не стоит выбирать то, что увеличит вашу нагрузку. Лишние десять минут, потраченных на списки, оторваны от реальной работы. Поскольку мы стремимся к повышению эффективности, а не к улучшению организации, остерегайтесь этой ловушки. Лучшее – враг хорошего. Всегда стремитесь к суперфункциональности, а не к совершенству.

Ощущение импульса, когда вы испытываете удачу, делает этап действия, то есть заключительную часть процесса CORD, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений, касающихся работы, в тот самый момент, когда поступает новая информация и возникает потребность в решении. К сожалению, мы слишком часто откладываем подобное решение (о том, что именно нужно сделать) на «потом». Принимая же решения в преддверии приближающегося срока, очень легко сделать ошибку. Даже если выбранное решение будет правильным, принимается оно в спешке, а любая спешка – это источник стресса.

Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно или хотя бы еженедельно очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой не представляет. Он не может делать правильные выводы, у него нет полной ясности. Ощущение не выполненной до конца работы порождает сильнейший стресс.

А работать можно гораздо лучше. Конечно, было бы хорошо, если бы можно было «просто заниматься своей работой» и послать внутреннего «управляющего» подальше. Однако нам необходим внутренний «управляющий», поэтому давайте пошлем его на семинар по менеджменту, где его научат полезным навыкам! Нам необходима полная ясность, а не случайные моменты: «О, я понял, мне нужно сделать…» или «Отличная идея! Давайте…».

Если сложить все эти мелкие моменты размышления о работе, то мы получим несколько часов в неделю. Но это время не принесет нам никакой пользы, если мы не умеем завершать процесс размышлений. Напротив, размышления вызовут у нас стресс. Ниндзя относится к размышлениям серьезно и умеет отделять мышление от действия.

Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – Еженедельному и Ежедневному обзору.

Вы должны сразу понять: контрольный список [13] – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при Еженедельном и Ежедневном обзоре.

Такие обзоры – это тот момент времени в течение рабочего дня или рабочей недели, когда контроль берет на себя ваш внутренний «начальник». Именно для этого и пригодится контрольный список – подобные чек-листы всегда были основным секретным оружием всех магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско».

Контрольные списки делают процесс логичным. В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах, составляющих руководство по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».

Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы тоже работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как в «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом. Разработанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает трение.

Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!

Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух в неделю и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние momentum [14] и контроля. В этой главе я научу вас тому, как овладеть самым важным орудием анализа и обзора. Мы обсудим Еженедельный чек-лист. Это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Это время размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления. В это время проекты и действия обретают новую жизнь. Это время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.

Составление Ежедневного чек-листа – это очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Вам нужно выбрать те действия, которые предстоит выполнить сегодня. Это идеальное начало дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную и эффективную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет нашу интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.

Еженедельный чек-лист, как вам уже, наверное, стало ясно, – важнейший элемент продуктивности. Логичное и регулярное его составление – это ключ к успешной квалифицированной работе. Как же сделать этот важный навык привычкой? Какое время оптимально для выполнения этой процедуры? Универсальных советов в этой области нет. Главное – это делается на этапе анализа и обзора. Но все же я дам вам несколько советов общего характера.

ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ

Найдите такой момент, когда вы можете выделить для составления Еженедельного чек-листа два часа. Желательно находиться в состоянии проактивного внимания и располагать свежими силами. Если же, когда настанет назначенное время, вы почувствуете, что внимание рассеивается, и сил недостаточно, перенесите процедуру на следующие дни. Это лучше, чем бороться с собой.

ПРОСТРАНСТВО

Вам понадобится не только время и внимание, но и подходящее пространство. Найдите место, где можно свободно разложить свои бумаги. Вас не должны отрывать, отвлекать и посягать на ваше внимание. Многие из тех, кто постоянно работает в офисе, договариваются о том, чтобы сделать Еженедельный чек-лист в другом месте – в конференц-зале или на другом этаже, в кафе или дома. Когда вы чувствуете, что весь мир отступил и замер, оставив вас наедине с вашей работой, значит, вы правильно выбрали место и время для составления Еженедельного чек-листа. Научитесь выявлять и устранять все, что может вам помешать.

РАСПОРЯДОК

И, наконец, вы должны включить создание Еженедельного чек-листа в свой распорядок – только тогда это станет привычкой. Каждую неделю составляйте свой чек-лист в одно и то же время, и тогда вам не надо будет думать об этом. Это станет обычным ритуалом, который выполняется без размышлений, – вы просто делаете это, и все.

Вот некоторые мои собственные соображения по сему поводу.

Понедельник для меня не подходит. С утра в понедельник меня буквально рвут на части. К обеду у меня уже целая куча дел, от которых мне сложно оторваться.

Офис – не годится. В офисе я не могу гарантировать полную защиту своего внимания – разве что в те дни, когда запираюсь в кабинете, а остальные сотрудники разъезжаются по командировкам.

Я люблю работать в поездах. Обстановка и психологическая атмосфера во время долгой поездки весьма способствует, с моей точки зрения, анализу и обзору. Я часто езжу в командировки, а кроме того, регулярно езжу на игры команды «Астон Вилла». И поскольку я живу в Брайтоне, мне постоянно приходится ездить на поезде в Бирмингем. Продолжительность этой поездки достаточна для завершения Еженедельного чек-листа (в течение двух часов меня никто не отвлекает, и у меня есть возможность сменить обстановку, когда я пересекаю Лондон на метро!).

Пятница – отличный день. Конечно, если «Вилла» не играет. По утрам в пятницу я люблю работать дома. Утром у меня гораздо больше сил и энергии, чем днем. Если я успеваю все сделать до обеда, то затем могу быстро просмотреть все свои планы и действия, с тем чтобы отправить свои соображения всем, пока сотрудники не разъехались отдыхать.

Раннее утро – это замечательно. Попробуйте прийти в офис на час раньше всех остальных или проведите первую половину дня дома. Для успешного завершения чек-листа на неделю требуется полная концентрация. Пустой офис или дом, где вас никто не отвлекает, прекрасно подойдут для этой цели.

Если Еженедельный чек-лист можно сравнить с глубоководным дайвингом, то Ежедневный подобен касанию воды пальчиком, чтобы сориентироваться на месте – проверить температуру здесь и сейчас. Во время составления Ежедневного чек-листа вы сверяете недельный чек-лист применительно к сегодняшнему дню. Это очень короткий процесс, который задает темп вашему дню. И это не обязательная процедура: если вы работаете вне офиса, вне обычного течения дел, то Ежедневный чек-лист не нужен. Однако если большую часть дня вы посвящаете действиям из основного списка, то этот чек-лист поможет вам повысить свою продуктивность.

ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.

Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой вы раньше и не мечтали.

Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вы уже отчетливо представляете, что нужно сделать. Теперь вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.

ПРОАКТИВНОЕ, АКТИВНОЕ И ИНЕРТНОЕ ВНИМАНИЕ

Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и распределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.

На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности и сейчас собираюсь вам о них вкратце рассказать. Конечно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.

МОНОЗАДАЧНОСТЬ

В тактиках прежнего тайм-менеджмента вряд ли можно найти что-нибудь хуже, чем пресловутая идея многозадачности. Долгое время считалось, что квалифицированный работник просто обязан заниматься множеством дел параллельно. Хорошо, если ты сделал дело, но ты считаешься успешным, если используешь режим многозадачности и одновременно делаешь два дела, а то и три. Ошибка, ошибка, ошибка!

Давайте разберемся, что имеют в виду, когда говорят о многозадачности. Многозадачность – это выполнение двух и более действий одновременно. Ваш мозг сосредоточивается на одном деле, добивается какого-то прогресса, переключается на второе, реагирует на третье, возвращается и, утратив драгоценную сосредоточенность, добивается минимального прогресса в первом деле, снова переключается на что-то новое и так далее и тому подобное. Пытаясь использовать свое внимание таким образом – или, точнее, позволяя распылять свое внимание подобным образом! – мы тратим массу сил и внимания на повторный психологический настрой («Чем я снова занимаюсь?»). Нам приходится постоянно отвлекаться, и нам трудно завершить начатое. Если кто-то называет себя мастером многозадачности, то это лишь означает, что человек не способен целиком и полностью сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент!

Как-то на моем семинаре была женщина, которая никак не могла с этим согласиться. Она была классическим, профессиональным мастером многозадачности и не скрывала этого. Я подошел к ее столу и попросил показать мне ее электронную почту. У нее оказался самый забитый почтовый ящик в компании. Одновременно на экране было открыто девять окон, и в каждом красовалось незаконченное письмо. Эта женщина смотрела на меня и улыбалась.

Монозадачность – вещь гораздо более ценная. И хотя это понятие не пользуется популярностью в бизнес-лексиконе, к нему следует относиться с большим уважением. Давайте же поднимем тост за монозадачность, за искусство сосредоточенного доведения дела до естественного завершения без отвлечений и прерываний! Закончив одно дело, переходите к следующему и завершайте его. Не переключайтесь на новое дело, пока не закончите начатое. Регулярная и упорная нацеленность на определенную задачу подобна укладыванию вишенок на пирожные. Вы целиком сосредоточены на работе, выполняемой в данный момент, вы увлечены ею. Вы спокойны, вы не обращаете внимания на окружающий мир. Там может царить шум, паника и стресс, но вы словно окутаны своеобразным коконом. Вы спокойно делаете то, что ниндзя умеет делать лучше всего: вы собираете, проясняете, завершаете и организуете – делаете свое дело, занимаясь чем-то одним.

Увы, установка на многозадачность по умолчанию принята в корпоративных культурах многих компаний, с которыми мы работали. Отчасти этот хаос – результат развития разных технологий и компонентов квалифицированной работы. Вы понимаете, что ваша рабочая среда полна отвлекающих факторов и шумов. Кругом царит суета и не дающий сосредоточиться шум. Вы ничего не можете изменить. Но вы можете признать этот факт и решить, что работу, требующую проактивного внимания, лучше выполнять в другом месте. Для меня остается загадкой, почему некоторые начальники так сопротивляются идее дистанционной работы, ведь она повышает эффективность вашей работы и снижает уровень стресса. Начальникам будто кажется, что это глубокое оскорбление принятому в компании стилю работы. Кроме того, если вы будете работать вне офиса, вам же приходится доверять! Если у вас такой начальник, я вам сочувствую. Придется прибегать к уловкам и выбирать моменты, чтобы «нарушить правила». Попробуйте проникнуть в конференц-зал, чтобы подумать в тишине и покое. А когда вы блестяще справитесь со своей работой, такое поведение вряд ли сочтут преступлением.

ФИКСАЦИЯ РАДИ ПРОДОЛЖЕНИЯ

Заниматься только одним делом порой бывает трудно по ряду причин. Отчасти мы сами постоянно пытаемся сойти с рельсов, даже не сознавая этого. Вот мы сидим и занимаемся одним важным и полезным делом, но нас постоянно бередят тревожные мысли, идеи «из другой оперы» и иные дела. Нам страшно хочется проверить электронную почту или отвлечься на разговор с коллегой. Да сам наш мозг пытается подтолкнуть нас к многозадачности! Вот почему нам нужно собирать и фиксировать все потенциально полезные идеи, даже если впоследствии они окажутся практически бесполезными. Регистрация этих идей и понимание того, что они сохранены в нашей системе ниндзя, позволяет вам, вернувшись, полностью погрузиться в прежнюю работу, не «переключая программы», не погружаясь в другие размышления и не нарушая благотворное состояние потока. Сбор и фиксация – самая важная для монозадачности привычка. Чтобы закрепить этот навык, постарайтесь максимально облегчить себе фиксацию. Записывайте информацию на телефоне или на листке бумаги (лучше не менять содержание экрана, если работаете, например, с документом Word). Поэкспериментируйте, чтобы найти самый быстрый, простой и удобный способ записать необходимую мысль. Считайте это не просто полезным делом (зафиксированные идеи могут оказаться ценными), но средством экстренной коррекции, помогающим вам сохранить концентрацию на том деле, которым вы занимаетесь в данный момент.

ПРИЕМ ПОМИДОРА

Метод был изобретен студентом университета Франческо Чирилло в конце 80-х годов. Он назвал этот прием в честь стильного кухонного таймера в виде помидора. В основе предназначенного для управления вниманием и концентрацией метода лежат два очень простых, но весьма точных наблюдения. Во-первых, чтобы сохранить состояние проактивного внимания в течение всего дня, следует после коротких всплесков (25 минут) устраивать короткие перерывы (5 минут). И, во‑вторых, когда вы разбиваете день на 25-минутные блоки с помощью таймера и работаете строго до звонка будильника, время для вас движется от 25 к нулю, а не тянется до перерыва бесконечно. Это отличный способ разбиения крупных задач на легко выполнимые блоки. Такой метод помогает сосредоточиться на конкретной цели и избавляет от соблазна отвлечься на что-то другое. Приложение Pomodoro можно загрузить в смартфон или в компьютер. Эти устройства будут звенеть потише, чем настоящий кухонный таймер. Я использовал оба способа с большим успехом. Если в вашем офисе работают и другие люди, то не стоит приносить таймер с собственной кухни!

Кроме того, прием Помидора помогает избежать риска завязнуть на весь день в одном деле из множества запланированных. Попробуйте использовать его в течение дня или недели, и вы начнете составлять рабочий график в соответствии с ним – и тогда поразитесь тому, как мало времени тратится на то, что нравится вам меньше всего.

ПРОКРАСТИНАЦИЯ ПО РАСПИСАНИЮ

Одно из преимуществ метода Помидора – спокойная уверенность в том, что после каждых 25 минут работы вас ожидает пятиминутный перерыв, когда можно расслабиться и отвлечься. Это очень полезный прием, так как он создает четкую границу между соблазном и добродетелью: вы сознательно предоставляете соблазну законные 5 минут. Эту идею можно развить дальше. Заметив, что во время работы начинаете медлить, заглядывать в Facebook, мечтать и смотреть по сторонам, проявите гибкость. И вместо того чтобы бичевать себя за медлительность (что только усиливает драматичность того, чему вы пытаетесь сопротивляться, и, следовательно, усиливает степень сопротивления), просто установите иные границы. Почувствовав нежелание работать, позвольте внутреннему «начальнику» решить: «Ну хорошо, пять минут отдыха, а затем продолжим работу над этой конкретной задачей». Тем самым вы лишите откладывание работы прелести запретного плода. Такая установка даже может заставить вас желать окончания пятиминутного перерыва и стремиться к продолжению прерванной работы.

ЧАСЫ СИЛЫ

Метод «Часы силы» я открыл для себя пару лет назад и теперь использую его, когда нужно сделать нечто важное, но не доставляющее удовольствия. Идея очень проста. Заранее решите, что в период мощного проактивного внимания один час вы будете заниматься тем, от чего всеми силами пытались уклониться. В конце концов, даже самому неприятному заданию можно посвятить час в день. Я не заставляю себя заниматься этим делом целый день. Я не заношу эти дела в ежедневник на целый день (тогда скорее всего я буду искать способы уклониться от этого дела, отвлекаясь на более простые, хотя и не столь важные задания). Но час в день я им посвящаю железно. Это помогает сосредоточиться. К концу «Часа силы» я успеваю глубоко вникнуть в задачу, и мне становится ясно, что она вовсе не так страшна и тяжела, как мне казалось. Чтобы понять, какие дела требуют такого подхода, я включил в свой Еженедельный контрольный список такой вопрос: «Какие основные задачи особенно трудны для меня – настолько, что заниматься ими не хочется?» Получив ответ, я планирую Часы силы на следующую неделю специально под эти задачи. Так приятно знать, что я принял на себя обязательство и собираюсь добиться прогресса в тех делах, которые по какой-то причине зависли.

Часы силы можно использовать и совершенно иначе. Подумайте над следующим вопросом:

«Какое дело, если я буду заниматься им по часу в день каждый день, будет успехом для человека моего рода занятий?»

Скажем, если вы занимаетесь продажами, то таким делом мог бы стать «холодный обзвон». Если вам не нравится это занятие, то вы наверняка находите себе другое вместо него. Тогда выработайте привычку каждый день с 9.30 до 10.30 заниматься «холодным обзвоном» – и результаты не заставят себя ждать. Конечно, ничего особенного в этом нет. Наверняка вы прямо сейчас вспомнили какое-то свое занятие, которому никогда не посвящали целый час в день. Час силы – это способ обеспечения стабильности, наращивания уверенности, превращения сознательного выбора в простую подсознательную привычку – и достижения цели.

Час силы дастся вам проще, если вы расскажете коллегам о своем плане и попросите, чтобы они не отвлекали вас в это время. Попробуйте поставить на стол фарфоровую кошечку, как это делает в нашем офисе Елена. Такое публичное объявление о своей занятости подкрепит вашу решительность. Все, что так или иначе делает этот час особенным и не похожим на другие, пойдет вам на пользу. Попробуйте изменить заставку рабочего стола на мониторе, включите любимую музыку, выпейте чашку дорогого травяного чая вместо обычного. Можно обозначить этот час и сменив обстановку – например, работать за другим столом или поработать где-то в другом месте.

ПАКЕТНЫЙ РЕЖИМ

Для того чтобы не тратить массу внимания и времени на подготовку, лучше всего группировать сходные задачи и выполнять их за один присест. Настройка на определенную работу требует времени. Если вы уже настроились, то стоит продолжить подобную работу. Вот почему я советую «пакетировать» все электронные письма и обрабатывать их блоками несколько раз в день. Это особенно полезно тем, кому приходится работать с большим количеством документов или файлов, поскольку половина времени уходит на поиск нужной информации. Собирая все действия по продажам или работе с клиентской базой в один пакет, вы сможете настроиться нужным образом и принять более правильные решения относительно общего подхода. Возможно, вам даже удастся копировать отдельные блоки информации и переносить их из одного электронного письма или отчета в другие. Несколько звонков друг за другом не только настроят вас на подобную работу, но еще и дадут возможность выйти из офиса и подышать свежим воздухом. Пакетный режим переведет вас в состояние потока и momentumа, которое обладает собственным импульсом. Вы заметите, что эффективность ваша намного возрастет и будет гораздо выше, чем если бы вы просто переходили от одной задачи к другой.

Когда в главе 4 мы обсуждали обработку электронной почты с целью повышения эффективности, то говорили, что нужно делать это в пакетном режиме, а не держать почту постоянно открытой и разбираться с письмами по мере поступления, отвлекаясь от основной работы. Знаете, сколько Помидоров требуется каждую неделю на очистку папки «Входящие»? За следующие две недели вы точно это узнаете!

МОДЕЛИРОВАНИЕ И НАСТАВНИЧЕСТВО

Мы нередко работаем так, словно до нас никто ничего подобного не делал. Возможно, действительно: нам поручено дело в новой для нашей организации сфере или разработка совершенно нового продукта или идеи. И нам кажется, что мы можем положиться только на собственное воображение, но чаще всего это не так.

«Все кажется невозможным, пока это не сделано».

Нельсон Мандела

Посмотрите на свою организацию и другие. Вы наверняка найдете того, кто занимался той же проблемой и добился успеха. Гораздо проще «смоделировать» его образ действий, чем пытаться изобрести колесо. Ищите возможность перенять опыт других людей. Пригласите коллегу на кофе или отправьте ему электронное письмо с парой самых важных вопросов, которые могут продвинуть вас вперед. Ищите возможности спросить совета, учитесь на ошибках других и не жалейте собственных советов для тех, кто идет по вашему пути.

Все это не только повысит вашу эффективность, но еще и поможет найти полезных друзей, что может благотворно сказаться на карьере.

УЛОВКИ

Сегодня много говорят о «лайф-хакинге» или «трэвел-хакинге». Это настоящий феномен в мире блоггеров. Когда появился сайт www.lifehacker.com, это стало настоящим откровением. Люди могли найти здесь массу полезных советов и уловок. Такие уловки помогают находить более простые способы действий, обманывать системы или просто проявлять оригинальность. Любая уловка – это секрет. Стоит его раскрыть, и ваша эффективность может серьезно возрасти.

Массу полезной информации можно найти на сайтах, подобных LifeHacker.com. Однако не стоит путать чтение материалов о повышении эффективности с реальным ростом эффективности! Не втягивайтесь в «порнографию эффективности». Кроме того, на многих сайтах советы по повышению эффективности перемешаны с чисто бытовыми «маленькими хитростями» – например, как отчистить лобовое стекло автомобиля, загаженное птицами. И все же некоторые посты на таких сайтах могут открыть вам глаза на использование определенных приемов и найти новые, более эффективные способы действий.

Стремясь найти полезную уловку или хитрость, особенно в отношении программного обеспечения вроде Outlook или Toodledo, нужно правильно сформулировать вопрос и задать его в YouTube или Google. Вы поразитесь тому, сколько смекалистых парней сидят дома и снимают пошаговые видеоруководства по решению вашей проблемы! Благословенны смекалистые, ибо они наследуют Землю!

ЗАНИМАЙТЕСЬ ЛЮБИМЫМ ДЕЛОМ

И вот мы с вами подошли к завершению этой главы. Занимайтесь любимым делом и любите то, чем занимаетесь. Подобный совет может показаться недостижимой мечтой. Я же утверждаю, что в нашу информационную эпоху эта мечта достижима, как никогда. Сегодня мы с легкостью общаемся с людьми во всем мире и нам гораздо проще найти тех, кто может помочь нам в работе или даже создать то, чем вы хотите заниматься. В наше время барьеры, как никогда, низки.

«Ни одно великое достижение невозможно без энтузиазма».

Ральф Уолдо Эмерсон

Однако многие люди по-прежнему проводят долгие часы, занимаясь работой, которую они ненавидят, и стараются стать счастливее по выходным, покупая то, чего не могут себе позволить. При этом возникают долги, которые еще больше привязывают их к работе. Люди боятся рисковать и что-то менять. Поймите меня правильно: я вовсе не утверждаю, что единственный способ заняться любимым делом – это уволиться с работы. Но вы станете гораздо более ценным сотрудником для своей компании, если будете заниматься чем-то таким, что вас по-настоящему увлекает и что доставляет вам истинное удовольствие. Я абсолютно убежден, что главный секрет эффективности (и лучшая тактика действий!) заключается в следующем: нельзя заниматься нелюбимым делом слишком долго!

Итак, вы разобрались с папкой «Входящие» и очистили ее, организовали всю свою информацию, прояснили все вопросы, подготовили списки действий и контрольные списки и можете приступить к раскладыванию вишенок на пирожные. Осталась последняя проблема – другие люди. Работа с людьми может доставить величайшую радость, но она же способна стать одной из самых неприятных сторон вашей деятельности. В этой главе мы с вами поговорим, как справиться с этой проблемой. Сначала мы обсудим, как она может повлиять на вашу способность к завершению групповых проектов, а затем более детально рассмотрим, как использовать способности других людей для повышения эффективности и результативности встреч и совещаний в стиле ниндзя.

Если говорить упрощенно, то проект – это то, что вы должны завершить и для чего требуется более двух этапов (действий), а дата завершения отстоит от сегодняшнего дня больше, чем на неделю. Это довольно широкое определение, но я дал его сознательно. Все, что можно назвать проектом, попадает в ваш список проектов, поэтому чем шире определение, тем ближе ваш список проектов к полному списку всего, над чем вы работаете.

В этой книге основное внимание мы уделяем управлению действиями – и тому есть причина. Сосредоточенность на действии создает благотворную сосредоточенность на выполнении. Однако управление проектами – не менее важный навык. Проекты придают нашим идеям и действиям ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта те же действия способствуют прогрессу.

Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. Ниндзя постоянно ищет новые проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате у нас получается проект, который поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.

На самом деле более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Проектами мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди. Мы считаем их тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали процессы действия и достижения. Мы вспоминаем профессиональных менеджеров проекта, этих неприятных людей, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.

Кроме широкого определения проекта, мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению любым проектом. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения в список проектов – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.

КАК УПРАВЛЯТЬ ПРОЕКТАМИ, НЕ ПРЕВРАЩАЯСЬ В МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТОВ

Старые методы управления проектами, как и прежние списки дел, редко бывают продуктивными в современных условиях. Чаще всего они сводятся к чрезмерно детализированному планированию при отсутствии регулярного обзора и поправок. Когда мир меняется (а это происходит постоянно!), проект не может быть исполнен, а часы, потраченные на планирование, оказываются потраченными впустую. Мир и люди просто уходят вперед! Легко спланировать великолепный проект в теории, но потом в дело вмешиваются другие люди, которые устанавливают на дороге барьеры, не держат слово и становятся источниками путаницы и конфликтов. Еженедельный анализ проектов в ходе работы с контрольным списком даст вам возможность не сбиться с пути. В этом отношении подвижность гораздо важнее готовности. Старайтесь меньше времени уделять планированию, и гораздо больше – проверке и обзору.

Конечно, бывают проекты сложные, с сотнями взаимосвязей и взаимозависимостей, где приходится искать «критический путь» среди деталей и осложнений. Я вовсе не призываю вас отказаться от идеи планирования проекта.

МОДЕЛЬ ПРОЕКТА «ПЯТЬ ВЕХ»

Работая над повседневными проектами, следует 20 % времени посвящать планированию, а 80 % – регулярному управлению, анализу и корректировке. Один человек может управлять сложным проектом, который выполняет самостоятельно, но как только в действие вступают другие люди, ситуация быстро осложняется. Идеальный план регулярного и легкого управления должен включать не более пяти вех. Вехой мы называем реальные моменты, когда нужно ответить на вопрос: «Как понять, не ушли ли мы в сторону?» Однако зачастую такие вехи становятся орудием микроуправления и порождают осложнения и путаницу, вместо того чтобы прояснить ситуацию. Именно поэтому в каждом проекте этих вех должно быть от одной до пяти – не больше пяти и не меньше одной!

ПРОСТОЙ ПРОЕКТ ПОДОБЕН ХОРОШЕЙ КНИГЕ: В НЕМ ЕСТЬ НАЧАЛО, СЕРЕДИНА И КОНЕЦ

Когда в осуществлении проекта принимают участие другие люди, вначале необходима серьезная детализация. Она позволит вам понять, действительно ли проект развивается так, как вы ожидали. Подумайте о том, что чем больше деталей вы кому-то поручите, тем больше путаницы возникнет – несмотря на самые лучшие намерения и навыки, которыми располагаете вы и другие участники. Именно так и произойдет. Поэтому постарайтесь не поддаться соблазну чрезмерного усложнения. Модель «Пять вех» – вот что вам действительно требуется:

1. Определение проекта

2. Ведение проекта

3. Середина пути

4. Завершение

5. Празднование

Давайте рассмотрим все эти пять вех.

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Определение проекта – это сбор и анализ всех ресурсов и установление, каким будет проект в целом. На этом этапе вы должны поделиться своими мыслями, совместно согласовать вехи и разделить ответственность за каждый этап проекта между теми, кто будет им заниматься.

2. ВЕДЕНИЕ

Приступив к проекту, нужно постоянно контролировать направление движения. Я, как правило, стараюсь проверять достигнутый прогресс в первые несколько дней или после нескольких первых действий. Иногда я поручаю это кому-то другому. Это очень полезно, если вы хотите придать новый импульс процессу или если тому, кто отвечает за проект, не хватает опыта, и вы хотите его поддержать. Представьте, что вам нужно разработать новый буклет или интернет-сайт. Эта веха дает вам возможность обсудить первые идеи с дизайнером, а также выявить некоторые проблемы, которых вы не предвидели изначально.

3. СЕРЕДИНА ПУТИ

Как понять, что вы уверенно движетесь к завершению? Пройдена ли середина пути? Середина пути – это мощное средство мотивации. Контролируйте развитие проекта и периодически возвращайтесь к его главным целям, чтобы убедиться в том, что намеченный конечный результат все еще актуален – ведь с момента начала проекта мир уже успел измениться!

4. ЗАВЕРШЕНИЕ

Кажется, что завершение – это самое простое, но именно на этом этапе многие совершают ошибки. На этапе определения проекта или хотя бы в самом начале работы нужно убедиться, совпадают ли ваши представления о критериях завершения проекта с представлениями других участников. Как убедиться, что дело сделано? Как должен выглядеть результат? Каковы критерии успеха? Есть ли финансовое мерило успеха? Это будет количество людей, принявших участие в проекте? Или количество произведенных, купленных или проданных товаров? Следует в самом начале точно определить, что станет успехом, иначе неопределенность может дорого вам обойтись!

5. ПРАЗДНОВАНИЕ

Последний этап – это празднование. Нам, британцам, несвойственно праздновать успех и отмечать все то, что было сделано хорошо. К сожалению, это еще не вошло у нас в привычку. Мы часто упускаем возможность порадоваться удаче. Наша модель поможет вам заметить возможность для позитивного настроя, размышлений, осознания и обучения. Я вовсе не предлагаю отмечать поступление каждого отчета вечеринкой в дорогом ресторане. Но даже короткого электронного письма или разговора с теми, кто принимал участие в проекте, бывает достаточно для выражения благодарности и полезного диалога. Это важно и в том случае, если над проектом вы работали в одиночку!

Огромное множество книг написано о планировании проектов, и я не собираюсь вдаваться здесь в подробности. Однако я считаю, вам следует запомнить следующее: вы – ниндзя, и, даже если вал проектов повергает вас в панику, следуя по пути ниндзя, вы сможете справиться с любыми трудностями и преодолеть все препятствия, которые могут оказаться у вас на пути. Не уклоняйтесь от неожиданного поворота событий, а притягивайте его!

Любые проекты в тот или иной момент неизбежно требуют одного из важнейших средств продуктивности – того, которое мы любим и ненавидим. Я говорю о встречах и совещаниях. Во время встречи очень важно переключиться с личности на группу. Мы приходим на совещание как личности и уходим как личности, но работа на совещании всегда ведется в группе, поэтому сейчас мы с вами рассмотрим встречу на макроуровне и микроуровне. Надо ли нам меняться? Как может измениться наша корпоративная культура?

И на индивидуальном, и на групповом уровне всегда существует очень важная напряженность. Я говорю о напряженности между слушанием и действием.

Балансировать на грани ради обеспечения надежной, долгосрочной максимальной продуктивности нелегко. Нам нужно сознательно посвящать часть своего времени и внимания не собственной работе, а совсем иным вещам. Необходимо понять окружающих, понять стратегию проекта, научиться внимательно слушать, как воспринимают то, что нам кажется ценным, другие люди. А порой нужно просто выложить карты на стол. Умение понимать эту напряженность и использовать ее наилучшим образом поможет вам разобраться в том, действительно ли совещание приносит пользу, или нужно использовать какие-то уловки ниндзя, чтобы не тратить время впустую на бесполезных встречах и совещаниях, куда вас затянули другие люди.

Как бы вы описали свое время и внимание относительно окружающих? Тратите ли вы все свое время на «психотерапевтические» встречи, где больше слушаете, чем делаете, и думаете только о том, чтобы вас оставили в покое и позволили заняться собственным делом? Или вы пребываете в фазе «невежества», то есть палите изо всех пушек, но не получаете ни поддержки, ни одобрения, ни обратной связи, которая позволила бы добиться максимальной эффективности?

А как бы вы описали корпоративную культуру совещаний в своей организации? Не оказались ли вы в «бюрократической» пустыне, где вас никто не слушает и ваше мнение никому не интересно? Не скучаете ли вы на «психотерапевтических» совещаниях в конференц-зале № 3? А может быть, вам кажется, что в вашей организации умеют справляться с «напряженностью внимания» и поддерживают идеальный баланс? Это та самая «продуктивная» ячейка нашей таблицы, где мы все мечтаем оказаться.

Давайте всесторонне рассмотрим напряженность внимания. Сначала я помогу вам сократить время, проводимое на встречах и совещаниях, устранив все ненужное и предложив альтернативу. Для этого вам потребуются новообретенные характеристики ниндзя – безжалостность, уловки, маскировка и оригинальность. А затем мы перейдем к самой важной части: как сделать совещания эффективными, продуктивными и ценными. Это позволит вам создать адекватную среду, которая будет способствовать дзен-спокойствию, готовности и подвижности.

КАК СОКРАТИТЬ ВРЕМЯ, ДАРОМ ПОТРАЧЕННОЕ НА СОВЕЩАНИЯ

Совещания – порождение ХХ века

Когда еще не было компьютеров, совещания были формальными и затянутыми. Я ощутил это на себе, когда целый год преподавал в сельской школе в Уганде. Мне приходилось присутствовать на педсоветах, которые велись в стиле, привитом моим коллегам британскими колониальными властями лет сто тому назад. Первые полчаса мы выслушивали продолжительные, самодовольные вступления и «вступительные замечания», а затем тратили два часа абсолютно впустую. Мы почти никогда не принимали никаких важных решений. Основные решения совещаний были связаны с распределением дополнительных нагрузок и обязанностей. Об этом рассказывал директор школы, потом мы долго обсуждали каждый пункт, но мнение директора все равно никто не оспаривал. Я не мог избавиться от ощущения, что все совещание можно было заменить простой бумажкой на доске объявлений, где было бы написано: «Вот ваши новые обязанности. Если у кого-то есть какие-то вопросы, обращайтесь к директору школы». Результат был бы тем же самым – но пятнадцати самым интеллигентным и образованным людям деревни не пришлось бы тратить понапрасну свое время. Они могли бы дать дополнительные уроки детям одной из самых бедных деревень мира. И это было бы куда более полезной тратой нашего времени.

ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ. И ЕЩЕ КОЕ-ЧТО

Вы никогда не задумывались о стоимости совещаний? Я имею в виду буквальную стоимость. Я говорю не о стоимости аренды помещения, кофе и печенья. Речь идет даже не об убитом часе вашей жизни и о цене этого времени для вашего начальника. Я говорю о стоимости сбора всех этих людей в одной комнате на целый час. Самая значительная затрата – это невозможность использовать свое проактивное внимание на что-то продуктивное и полезное. Этот час можно было посвятить решению одной из основных задач из вашего ежедневного списка дел. А теперь умножьте стоимость упущенной возможности на количество людей, собравшихся за столом, и вы поймете, о чем я говорю. То, что со стороны кажется часом хихиканья, кофе с печеньем и несерьезных разговоров, оборачивается настоящим злом.

ПОЧЕМУ ЖЕ МЫ НЕ МЕНЯЕМСЯ?

Учитывая то, что за последние пятнадцать лет способы получения и передачи информации радикально изменились, нельзя не удивляться поразительной устойчивости способов проведения встреч и совещаний. На мой взгляд, тому есть две веские причины. И чтобы добиться прогресса, мы должны понять эти причины.

1. Люди – животные социальные, и собираться вместе для них совершенно естественно.

2. Некоторым людям печенье и безделье нравятся гораздо больше продуктивности.

3. Нашей культуре свойственна коллективная инерция: гораздо проще жаловаться на пустые совещания, чем стать тем, кто решительно и энергично попытается все изменить.

НЕ ПОДМЕНЯЙТЕ ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ СОВЕЩАНИЯМИ

«Совещания просто незаменимы, когда не хочется ничего делать».

Джон Кеннет Гэлбрайт

Однажды я почувствовал, что совещания в нашей компании стали проводиться чаще обычного. Мой ежедневник пестрел записями: «полчаса на обсуждение этой проблемы». Иногда к моменту наступления этого «получаса» моя помощница обнаруживала, что кроме названия ничего больше нет. Никто не помнил, зачем вообще был назначен этот разговор. Поставить диагноз оказалось очень просто. У меня были две напряженные недели. Когда люди задавали мне вопросы, я откладывал решение, просто, потому что у меня не было сил дать им немедленный ответ. Поэтому я говорил: «Мне нужно об этом подумать. Давайте назначим получасовой разговор и там примем решение, хорошо?»

На первый взгляд я поступал вполне разумно: совещание обещало быть коротким, назначенный срок стимулировал принятие решения и анализ проделанной работы. На самом деле это было пустой тратой времени и сил. Как бы ни было это тяжело, старайтесь принимать решения сразу же. Избавляйте себя от лишних встреч и переговоров. Умение слушать своих коллег на месте – качество более полезное, чем привычка откладывать решение до сбора целого совещания.

ВМЕСТО ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЯ ДЕЛАЙТЕ ЧТО-ТО ДРУГОЕ

«Разница между творчеством и обсуждением инноваций – это разница между рассуждениями о том, как что-нибудь сделать, и реальным действием».

Майкл И. Гербер (автор книги «Пересмотр электронного мифа»)

Это сразу же повысит вашу продуктивность. Просто говорите «нет». Удовлетворяйте потребность в социальном контакте иным образом. Мы собираемся по самым разным причинам, но всегда есть лучший способ провести те самые полчаса или полдня, чем тратить время и внимание на совещание, которое, честно говоря, никому не нужно.

НЕ НАДО ТЯНУТЬ

Если можно решить проблему без проведения множества переговоров и совещаний, сделайте это. Помните, всегда лучше потом извиниться, чем заранее просить разрешения.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Хотя при необходимости скоординировать работу группы людей наше первое желание – собрать их в одной комнате, на самом деле гораздо проще использовать для той же цели электронную почту. У почты есть дополнительные преимущества: пытаясь достичь согласия или получить разрешение на действие, человек, принимающий решение, скорее найдет нужный ответ, если ему не придется придумывать поводы для того, чтобы этого не делать.

Электронную почту часто недооценивают. Метод мозгового штурма эффективен, потому что дает возможность собрать множество идей от большого количества людей. Потом эти идеи объединяются в нечто большее, чем просто сумма частей. Электронная почта может сыграть свою роль в этом процессе: с помощью почты можно быстро собрать лучшие идеи от каждого – и на это уйдет пять минут, а не целый час, проведенный в душной комнате. Такой вариант всем понравится. Если в конце обмена электронными письмами вы так и не получите решения, на какое рассчитывали, всегда можно разослать всем еще одно письмо с перечислением лучших идей и предложением их обдумать. А если и тогда решение не будет найдено, то можно будет собрать нескольких человек (тех, чьи идеи были наиболее интересными) для короткого совещания.

ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИЯ

Хотя это практически равносильно совещанию, проводимому в одном помещении, хорошо организованная телеконференция почти всегда занимает вдвое меньше времени, чем хорошо организованное совещание. Люди больше сосредоточены на основной теме. Поскольку во время телеконференции труднее вскочить и высказать свое мнение, люди более тщательно взвешивают свои замечания и идеи. Такие сервисы, как Skype, постепенно вытесняют обычные совещания из корпоративной культуры. Думаю, это к лучшему.

КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Такие технологии, как Google+ или сайты wiki, приобретают все большую популярность. Преимущество их понять несложно: если вы работаете над документом или идеей, то можете привлечь к этой работе тех, кого пригласили бы на совещание – например, руководителя финансового отдела. В подобной ситуации человек может пропустить все обсуждения, не относящиеся к его сфере компетентности, и сосредоточиться только на финансовом аспекте проекта.

ЗАХВАТ СТОЛА

Овладейте искусством захвата стола! И тогда вам не придется встречаться с людьми, чтобы попросить у них разрешения или спросить их мнение. Захват стола происходит двумя способами – запланированным и незапланированным. Запланированный способ более вежлив: отправьте короткое электронное письмо: «Привет, я работаю над проектом, и мне нужен твой совет. Ты будешь в офисе сегодня или завтра? Я заскочу, и мы поболтаем». Если ответа нет или вам кажется, что человек вас избегает из-за каких-то проблем, прибегните к незапланированному способу: просто подойдите к его столу.

Когда вы окажетесь за одним столом, эффективность общения заметно возрастет. Вы стоите над ним в очень неудобном положении. Кроме того, вы отвлекаете одного-двух коллег. Они это знают и постараются избавиться от вас как можно быстрее, поскольку в такой ситуации всем неудобно. В конце концов, вы получите сообщение по электронной почте, которое ваш собеседник с удовольствием напишет в тишине и покое, избавившись от вашего общества. А вы избавите себя и его от нужды тратить полчаса на совещание, в ходе которого половина времени уйдет на вводную часть.

РАССЫЛКА ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ

Для эффективного общения и рабочего настроя очень важно, чтобы все члены команды работали в одном темпе и были в курсе дел друг друга. Это жизненно необходимо большинству компаний, где «радар новых возможностей» у каждого работника постоянно включен и работает на полную силу. Электронная почта – прекрасное средство, позволяющее держать всех в курсе. По внутренней связи человек может разослать другим членам команды информацию о своих достижениях. Это гораздо удобнее, чем собирать всех в одной комнате и целый час об этом рассказывать. Кроме того, много интересного можно узнать, столкнувшись с коллегами в коридоре или собравшись выпить в пятницу вечером.

КОРИДОРНЫЙ КОНСЕНСУС И УПРАВЛЕНИЕ ВО ВРЕМЯ ПРОГУЛКИ

Управление во время прогулки – фантастически полезное средство для любого менеджера, обладающего навыками общения, но не имеющего времени. Это очень просто, хотя эффективно использовать такой прием может не каждый. Раз в день или два-три раза в неделю прогуливаясь по этажам, вы даете людям возможность поговорить с вами. В такой ситуации можно пообщаться не только с членами своей команды, но и с теми, кто не находится в вашем подчинении, но в чьем опыте вы нуждаетесь. Я видел, как прекрасные руководители делали это, не имея под рукой ни блокнота, ни смартфона. Но если у вас, как и у меня, память, словно сито, не бравируйте: возьмите с собой блокнот и запишите все мысли и идеи, которые возникнут в результате такого общения. Когда у вас выдастся свободное время, составьте список тех людей, с которыми рассчитываете встретиться, когда будете прохаживаться по коридорам, и список проблем, которые можно было бы обсудить. Такая «прогулка» должна стать постоянной частью основного списка действий. Если вы все сделаете правильно, то она принесет вам не только профессиональную, но и социальную помощь. Кроме того, потратив менее получаса, вы сможете обсудить полдесятка важных проблем.

ЕЖЕДНЕВНЫЕ «ПЯТИМИНУТКИ»

Это своеобразная уловка, хотя по сути своей это настоящее совещание! Существует множество книг, в которых обсуждается идея коротких ежедневных совещаний. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов», в которой рассказывается о том, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – это умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи и совещания, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами:

1. Что хорошего?

2. Над чем сегодня работаем?

3. Насколько мы продвинулись на пути к тому, чтобы занять ведущее положение в своем бизнесе?

4. Какие проблемы?

5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?

Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, решаются после «пятиминутки». Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в «пятиминутке» и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни наша «пятиминутка» действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.

КАК УКЛОНИТЬСЯ ОТ ЧУЖИХ СОВЕЩАНИЙ

«Когда говоришь «да» другим людям, убедись, что тем самым не говоришь «нет» самому себе».

Пауло Коэльо

Все, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих много времени совещаний. А что делать, если организатор совещания – не вы? Когда кто-то приглашает вас на совещание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что совещание совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.

«У МЕНЯ ЕСТЬ БОЛЕЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА»

Конечно, это правда, но не стоит говорить именно так. «Мне нужно срочно закончить проект Х», «Мой начальник попросил меня посвятить эти дни исключительно проекту Y». Не грубо, но вполне безжалостно.

«В ЭТО ВРЕМЯ Я ЗАНЯТ»

Удобная фраза, особенно если вас приглашают на совещание «для украшения», а не по серьезной причине (чаще всего так и бывает – поскольку люди, которые организуют совещание, сосредоточены только на выполнении своей задачи и совсем не думают о вашем времени и внимании).

«Я НЕ СМОГУ ПРИСУТСТВОВАТЬ, НО…»

Вместо того чтобы идти на совещание и тратить час-два своего времени, потратьте пять минут на то, чтобы узнать тему, и изложите свои соображения в письме. Это позволит вам внести свой вклад и защитить свое время и внимание. Чаще всего организаторы совещаний ценят такое внимание к затронутой теме.

«МОЖЕТ БЫТЬ»

Этот прием особенно хорошо работает с Outlook, где можно использовать опцию «возможно, я буду присутствовать». Не считайте себя обязанным объясняться – вы изъявили свою готовность, но подобную фразу обычно истолковывают так: «Я постараюсь прийти». На самом деле вы скорее всего постараетесь не приходить. Могут использоваться также вербальные или электронные эквиваленты этой особой кнопки.

Возможно, вы, прочитав мои советы, подумали: «Ну, если все будут так поступать, нам никогда не собрать ни одного совещания. А нам же нужно взаимодействовать, иначе наша организация попросту рассыплется». И в этих словах есть своя правда. Подобные приемы уклонения следует использовать лишь при необходимости. Однако не забывайте, что оспаривать статус-кво бывает очень полезно. Как бы то ни было, если вы начнете использовать уловки настоящего ниндзя, то поразитесь тому, насколько редко люди будут замечать, что вы уклоняетесь от совещаний.

Порой бывают моменты, когда решить проблему может только реальное совещание. Вот несколько ситуаций, где совещание будет наилучшим выбором. Тогда – и только тогда – вы можете спланировать самое продуктивное совещание своей жизни.

«80 % профессиональных бизнесменов считают, что можно позитивно повлиять на результаты совещания с помощью правильно выбранного качественного печенья». (Опрос в гостиничной сети Holiday Inn, 2008)

ВСТРЕЧАЙТЕСЬ НА НЕБЕ, НЕ НА ЗЕМЛЕ

Совещания нередко портит то, что люди используют их для детальных обещаний, а не для решения глобальных проблем, таких как:

✓ Каким должен быть общий подход?

✓ Если противопоставить это тому, то что лучше выбрать?

✓ Кого мы пытаемся удовлетворить этим решением?

✓ Что важнее – качество или цена? Когда ответ на этот вопрос изменится?

Это вопросы небесного уровня, основанные на стратегическом мышлении и умении видеть картину в целом. Найдите ответы на них – и можно будет действовать, не собирая нового совещания для прояснения мелких деталей.

«Верблюд – это лошадь, дизайн которой выбирал комитет».

Алекс Иссигонис, дизайнер Mini

СОБИРАЙТЕСЬ, КОГДА НУЖНО РАЗРЕШИТЬ ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Нет смысла прятаться за электронными письмами, когда принятие определенных решений требует общения с глазу на глаз. Но хочу предупредить: решайте эмоциональные проблемы только в том случае, если они важны для вас. Если Джон проработал в компании 27 лет, а сейчас его должность оказалась ненужной, это важно. Если Бил собирается устроить истерику из-за того, что вы отдали предпочтение не тому дизайну, который он выбрал, это не важно. Пусть устраивает истерики кому-нибудь другому. Желательно дома.

СОВЕЩАНИЕ ДОЛЖНО СОЗДАВАТЬ ИМПУЛЬС, ПОТОК, ЭНЕРГИЮ

Начинайте проекты с «вступительного совещания». Главная цель такой встречи – сплотить команду и подготовить ее к следующему этапу проекта. На совещании нужно создать атмосферу momentum, ощущение потока и силы – благодаря этому дальнейшее сотрудничество будет более эффективным и гармоничным. Поскольку основная задача – завязать личные контакты и сблизить участников проекта, то такие совещания можно проводить в оригинальной обстановке. Наберитесь смелости и пригласите всех в соседний боулинг или ресторан.

Если вы нашли себе оправдания и уклонились от 60–70 % совещаний, а также сократили число собственных совещаний процентов на 90, осталось лишь сделать эффективными немногие оставшиеся. Ставки в этой редкой игре чрезвычайно высоки. В свое время мне довелось побывать на нескольких подобных совещаниях. Надеюсь, мне тоже удалось провести пару достойных совещаний, но об этом судить другим, а не мне!

Одну из замечательных встреч, на которых я присутствовал, проводил Мартин Фаррелл, настоящий маг и волшебник из нашей компании, верный друг и заслуживающий доверия коллега. Именно Мартин познакомил меня с самым замечательным принципом совещаний, какой только мне доводилось слышать. Этот принцип предложили Лоис Грессл и Джордж Гавлински – они вместе с Мартином работали над книгой «Совещаемся вместе». Принцип этот заключается в континууме 40–20–40.

Если вам понадобится провести совещание и вы хотите, чтобы оно прошло успешно, используйте континуум 40–20–40. Это значит: 40 % внимания сосредоточьте на подготовке и обеспечении совещания до его начала; 20 % внимания можно посвятить самому совещанию – времени, когда все участники будут вместе; а затем 40 % внимания следует посвятить реализации решений.

Как любое золотое правило, этот принцип кажется простым и даже, на первый взгляд, очевидным. Однако на деле им пользуются редко – потому что это нелегко. Нам хочется уделить все свое внимание самому совещанию: какой должна быть повестка, как построить весь процесс и т. п. На самом деле гораздо важнее найти правильное место, подготовить персонал и все точно организовать. Чтобы совещание действительно принесло плоды, надо внимательно проследить за всем, что произойдет после.

Вы тщательно подготовились и убедили других сделать то же самое. Вы даже купили хорошее печенье. Как же обеспечить эффективность самого совещания?

ПРИВЕТСТВИЕ И ВСТУПЛЕНИЕ

Если вы пригласили больше четырех-пяти человек, то на создание групповой динамики потребуется чуть больше времени. Ваша задача – сделать так, чтобы все почувствовали себя максимально комфортно. Ощущение комфорта способствует повышению активности участников совещания. В такой обстановке люди меньше боятся выставить себя в невыгодном свете. Чтобы люди почувствовали себя комфортно, старайтесь установить зрительный контакт и поговорить с каждым участником встречи сразу после его прихода. Будьте доброжелательны. Сделайте так, чтобы ваши собеседники почувствовали себя особенными. Если эта деталь кажется вам излишней, вспомните себя: вспомните, как вы чувствовали себя на разных совещаниях – и разница станет вам очевидна.

На своих совещаниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое предложение позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание группы направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.

Обычно я задаю три-четыре вопроса:

✓ Имя.

✓ Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).

✓ Причина приглашения.

✓ Что вам особенно хорошо удается (формулировка этого вопроса довольно расплывчата, что позволяет человеку высказаться в профессиональном или личном плане и почувствовать себя комфортнее).

Я больше всего люблю последний вопрос. Отвечая на него, люди немного раскрываются, идут на определенный риск, чтобы привлечь внимание группы и в дальнейшем общении почувствовать себя увереннее. Это очень важно для продуктивного обсуждения реальных проблем. Многие исследования говорят о благотворном влиянии смеха на процесс принятия решений группе. Последний вопрос всегда вызывает хотя бы одну улыбку, поскольку люди стараются сказать что-то интересное. Это очень простое, но весьма эффективное средство.

ТЕМП

Председатель совещания управляет темпом. Здесь нужно сохранить баланс: не старайтесь быть слишком жестким и кратким, чтобы сэкономить время. Нередко из-за такой экономии люди просто предпочитают отмолчаться. Они не ощущают своей вовлеченности в процесс принятия решений. И это обязательно отзовется в будущем, когда сотрудники начнут оспаривать обязательства и заявлять, что их мнение не было выслушано. Но в то же время мы собираемся для принятия решений, а не для групповой психотерапии, поэтому не следует давать участникам возможность повторяться. Подумайте, какого рода совещание вам требуется, какого консенсуса вы хотите добиться. Темп совещания должен соответствовать индивидуальному темпу самого медлительного участника. Разумно оцените возможности всех приглашенных и определите, можно ли такого участника опередить.

СТИМУЛИРУЙТЕ ВЫЯВЛЕНИЕ И ОБСУЖДЕНИЕ ПРЕПЯТСТВИЙ

Что мешает вам достичь своих целей? Порой это бывает трудно объяснить. Иногда это вы мешаете всем остальным. Иногда это люди, иногда отсутствие у членов команды отчетливого представления о задаче или разногласия относительно того, что должно быть сделано. Предоставьте людям время (либо на самом совещании, либо до него, либо после) на то, чтобы открыто высказаться по поводу любых препятствий и барьеров. В команде роль общения чрезвычайно велика, поэтому вы должны всячески это общение стимулировать. Сделайте совещание поводом для того, чтобы поднять определенные проблемы и откровенно их обсудить. Никто из участников не должен уклоняться от такого обсуждения.

ЛЕГКИЙ ДИСКОМФОРТ = БЫСТРЫЕ РЕШЕНИЯ

Легкий дискомфорт может послужить прекрасным катализатором для принятия решений в группе. Когда будете проводить совещание, подумайте об этом. Вот несколько полезных фраз:

✓ «Понимаю, что все хотят выпить кофе, поэтому давайте быстро решим этот вопрос и двинемся дальше».

✓ «Я знаю, что здесь слегка жарковато. Как только мы покончим с этим вопросом, я попрошу кого-нибудь заняться кондиционером».

✓ «Давайте еще пять минут посвятим этому вопросу, и можно будет размять ноги».

Существуют и более экстремальные способы использования легкого дискомфорта с целью более сосредоточенного и быстрого принятия решений. Совещание можно провести в необычном месте. Можно даже не предлагать участникам садиться. Стоячие совещания – средство полезное, но не забывайте о напряженности внимания, о чем мы говорили в начале этой главы. Иногда дискомфорт является наилучшим подходом, но порой неудобство значительно снижает способность людей слушать и активно участвовать в обсуждении.

СЛЕДОВАНИЕ КУРСУ

Во время совещания роль председателя заключается в том, чтобы строго следовать курсу. Решения и действия должны быть понятны и четко определены. Если на вашем совещании каждый участник имеет строго отведенное время для выступления (лично я не считаю такой подход эффективным всегда, он бывает полезен лишь иногда), можно в ходе совещания упоминать о минутах, чтобы окончательно прояснить принятые решения («Хорошо, а теперь давайте сформулируем это за несколько минут».) Согласованная, краткая и ясная формулировка способствует большей концентрации внимания и обеспечивает уверенность в полном и однозначном понимании.

НИКТО НЕ ДОЛЖЕН БОЯТЬСЯ СДЕЛАТЬ ОШИБКУ

Мы привыкли считать ошибки промахами и чем-то однозначно плохим. Но прогресс без ошибок невозможен. Мы должны убеждаться в том, что что-то работает, а что-то нет. Однажды я услышал от руководителя такие слова: «У меня нет проблем с теми, кто ошибается. Главные мои проблемы возникают с теми, кто не признается в своих ошибках и не хочет их исправлять». Поощряйте эксперименты и инновации и старайтесь сделать их «безопасными».

ВСЕ ХОРОШО, ЧТО ХОРОШО КОНЧАЕТСЯ

Очень важно правильно закончить совещание. Обычно люди лучше всего запоминают последние несколько минут, поэтому вы должны вселить в них ощущение общей цели, гармонии и momentumа. Объясните, что произойдет дальше, и убедитесь в том, что все хорошо представляют себе следующие шаги – особенно те, которые они должны осуществить сами.

ПУБЛИЧНО ПРИНЯТЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

Обязательства, принятые публично, – это лучший способ держать ситуацию под контролем. Люди осознают необходимость отчета и точно представляют себе свою ответственность. Попросите участников подтвердить свои обязательства письменно и огласите их на совещании. В прошлом я использовал старый трюк: просил людей написать письмо или записку самим себе через три-шесть месяцев. В этом письме нужно было описать все то, что должно быть достигнуто к этому времени. Я собирал эти письма и рассылал в указанную дату. Важен был не сам факт получения письма через полгода (впрочем, и это служило прекрасным конкретным напоминанием!). Изложив свои обязательства в письменном виде, люди лучше помнили о них и трудились с большей отдачей. И к моменту получения написанных писем оказывалось, что им удалось добиться гораздо лучших результатов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Заключение не менее полезно, чем вступление, о котором я говорил в начале этого раздела.

Дайте участникам возможность высказаться и почувствовать, что они внесли большой вклад в успех общего дела. В то же время нужно обратить внимание людей на степень их участия и приступить к перспективному планированию. В заключение я обычно задаю следующие вопросы:

✓ Что вам больше всего понравилось на этом совещании?

✓ Удивило ли вас что-нибудь в этом совещании?

✓ Как изменились ваши планы в результате совещания?

✓ Чего вы ожидаете?

Реализация решений совещания – не просто важна, это – главная цель любого совещания. Без реальных действий совещание бессмысленно. Сами по себе принятые обязательства и высказанные хорошие идеи ничего не значат. Они не могут осуществиться и изменить мир без реальных действий. Задумайтесь об этом: самое тщательно спланированное и прекрасно проведенное совещание может оказаться пустой и бессмысленной тратой времени, если его решения не будут воплощены в жизнь. Давайте же поговорим о ключевых привычках, которые необходимы для создания культуры реализации решений и продуктивных действий.

СОСТАВЛЯЙТЕ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ ВО ВРЕМЯ САМОГО СОВЕЩАНИЯ

Не опускайте рук при первой же трудности. Многие совещания, на которых я присутствовал, а затем и проводил, заканчивались сбором информации, ощущением активных действий и рассылкой собранной информации всем участникам. К тому времени, когда люди получали информацию, она уже безнадежно устаревала: слова начинали терять свой смысл. Более того, начинала меркнуть память о самом совещании, поскольку к этому времени успевало пройти несколько других совещаний, посвященных другим темам. Люди просто не понимали, кто и что должен сделать. Неопределенность порождала медлительность, а та порождала страх и т. д и т. п.

Реализация результатов начинается в момент окончания совещания. Не заканчивайте встречу, пока у вас и всех остальных участников не сформируется отчетливое представление о том, какие действия надо выполнить. Желательно иметь список действий – его можно написать на доске, за несколько минут составить на ноутбуке или оформить в бумажном виде. Используйте встречу для прояснения того, что нужно сделать. Убедитесь, что все присутствующие ясно понимают свои действия и готовы их осуществить.

КУЛЬТУРА ДЕЙСТВИЯ

Одного лишь составления списка действий все же недостаточно. Необходимо создать внутри команды культуру действий, чтобы, когда действия будут осуществлены, их можно было вознаградить, но при этом не считать результат удивительной неожиданностью. Вы должны рассчитывать на действия. Действия должны быть частью повседневной реальности, а не поводом для удивления и празднования.

ФИКСИРУЮЩЕЕ ПИСЬМО

Организатор совещания должен обеспечить рассылку «фиксирующего» письма, в котором в текстовом виде или в виде приложения содержится полный и четкий список действий. Это можно сделать самостоятельно или кому-то поручить. В письме нужно поблагодарить участников за то, что они уделили совещанию время, а также рассказать о том, что получится в результате принятых обязательств. Такое письмо создает импульс, напоминает всем об их обязательствах и служит напоминанием и справочным материалом. Письмо должно быть читабельным – структурированным и не очень длинным. И, самое важное, все в нем должно быть изложено точно и ясно.

КТО РУКОВОДИТ ПРОЕКТОМ?

Когда совещание закончено и команда приступила к реализации поставленных задач, руководство действиями можно возложить на кого-то другого. В фиксирующем письме сообщите всем участникам, кто руководит проектом. Это может быть тот, кто проводил совещание или менеджер проекта. Абсолютно точно укажите, кто именно является руководителем, кто направляет все действия и к кому нужно обращаться с вопросами и проблемами.

СОЗДАЙТЕ ВОЗМОЖНОСТЬ ДЛЯ ПРОЯСНЯЮЩИХ ВОПРОСОВ

Если вы руководите командным проектом, вам нужно создать возможности для проясняющих вопросов. Причем так, чтобы человек, задавая вопросы, не боялся выставить себя в невыгодном свете. Это можно сделать в электронных письмах, но для той же цели прекрасно подойдут регулярные беседы, «захват стола», беседы в коридорах и общие дискуссии. Задавайте вопросы типа:

✓ «Вы точно представляете себе, что нужно сделать?»

✓ «У вас есть все необходимое?»

✓ «У вас все нормально?»

И помните, что одни лишь перечисленные вопросы не дают человеку возможности прояснить все непонятное, не показавшись бестолковым. Избавьте собеседника от неловкости, сказав что-то вроде:

✓ «Не удивлюсь, если у вас появится несколько вопросов. На этой неделе у меня есть время. Не хотите ли что-нибудь обсудить?»

✓ «Я понимаю, что всем нам есть о чем подумать, поэтому смело спрашивайте, если у вас появятся вопросы».

✓ «Ко мне уже многие обращались с вопросами. А у вас есть вопросы?» (Говорите так, даже если никто к вам не обращался. Человек понимает, что он не один такой, а следовательно, он вовсе не глуп.)

✓ «Задача очень сложная. У вас есть какие-то проблемы?»

Со временем вы начнете замечать, кто с готовностью задает вопросы, кого нужно к этим вопросам подтолкнуть, а кто избегает подобных разговоров любой ценой, хотя и не представляет, как сделать то, что от него требуется.

ПОСЛЕДУЮЩИЕ ПИСЬМА

Рассылка фиксирующего письма после совещания сегодня стала нормой. Менее распространены письма, которые рассылаются через неделю или через месяц. К ним прикладывают оригинальный или скорректированный список действий. Такое письмо напоминает о необходимых действиях и дает возможность спокойно задать проясняющие вопросы.

СРОКИ

При любой возможности устанавливайте сроки. Мы говорили об этом в главе, посвященной фазе действий процесса CORD. Сроки возникают как черт из табакерки. Вспомните о проектах, которые вы заканчивали ночью накануне сдачи. Когда вы к ним приступали, то были уверены, что такого не произойдет, верно? То же относится и к делегированию обязанностей. Не бойтесь устанавливать жесткие сроки, но при этом будьте открыты для вопросов и изменений.

УСТАНОВИТЕ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ

Действие должно подлежать оценке. И дело не только в соблюдении сроков. Важна оценка результата и его воздействия на корпоративные результаты в целом. Критерии оценки повышают ясность и концентрацию на первых этапах, а также облегчают мониторинг в дальнейшем. Вопросы о сути действий – прекрасный способ регулярно оценивать ход осуществления проекта. Вполне возможно, что через несколько недель после совещания выяснится, что требуются совершенно иные действия.

В последних нескольких главах я рассказал вам о содержании и применении модели эффективности CORD. Кроме того, мы создали второй мозг для управления проектами и действиями. Вы установили полный контроль над папкой «Входящие» в своем почтовом ящике и сосредоточились на управлении проектами. Вы поняли, как можно сократить количество совещаний, и как следует проводить те совещания, присутствовать на которых необходимо. Все хитрости, советы и подходы, которые мы с вами обсудили, работают. Я знаю это, потому что сам ими пользуюсь. Помимо этого, я обучаю их применению других людей и вижу, каких результатов они добиваются. Полагаю, теперь вас ничто не остановит! Кроме, конечно же, вас самих.

Авторы многих книг по тайм-менеджменту не понимали, что человек – создание очень сложное. Он не всегда делает то, что для него хорошо – даже если знает, как надо. Мы принимаем неправильные решения, отдаем приоритет незначительным делам, оставляя серьезные и важные задачи невыполненными. Основной список действий не управляет нашими поступками. Мы медлим, ищем повода уклониться от сложной задачи, которая может сделать нас великими, но связана с риском выставить себя в невыгодном свете. Мы уступаем соблазнам, отвлекаемся и отрываемся от работы.

Даже когда мы готовы действовать, вооружившись всеми знаниями, средствами и системами мира, мы все равно находим массу поводов для того, чтобы не действовать. Любому ниндзя нужно победить злейшего врага – собственное сопротивление.

Где-то в глубине нашей души живет злобное маленькое существо – хитрое, невидимое, ехидное, навязчивое, безответственное, ревнивое. А хуже всего то, что оно знает нас лучше, чем мы сами. Этот чудовищный монстр – наше сопротивление. Никто точно не знает, каковы мотивы сопротивления и почему оно возникает в сознании в тот самый момент, когда вы приступаете к работе и хотите выполнить ее эффективно. Удивительно, но чем более важна для нас выполняемая работа, чем важнее результаты собственных действий, тем сильнее внутреннее сопротивление. Злобный монстр саботирует все наши действия, уничтожает результаты и сбивает с пути.

Стивен Прессфилд написал о внутреннем сопротивлении и о его преодолении целую книгу «Война за креатив». Он рассказывает о том, как творческие люди борются с внутренними голосами. В душе каждого из нас звучит монолог отчаяния, сомнений, ревности, страха. Внутреннее сопротивление подбрасывает нам негативные мысли, чтобы помешать сделать то, что мы должны сделать. Даже если вы не считаете себя творческим человеком, на самом деле вы именно таковы. Если ваша работа связана с извлечением ценности из информации и идей, то вы – именно такой человек, о каких пишет Стивен Прессфилд. Сознаете вы или нет, признаетесь ли в этом или нет, но в вашей душе живет внутреннее сопротивление – это чувство знакомо каждому.

«Не нужно быть гением.

Достаточно лишь перестать сопротивляться».

Сет Годин

Ниндзя должен использовать самосознание, чтобы победить внутреннее сопротивление. В этой борьбе можно идти на любые уловки – лишь бы обойти этого врага. Или нужно трудиться с таким напором, чтобы никакое внутреннее сопротивление не могло сбить вас с курса. Сопротивление теряет силу только перед лицом серьезного импульса. В этой главе мы поговорим о том, как осознать внутреннее сопротивление и создать momentum [18], способный его победить.

И, наконец, давайте поговорим о перфекционизме. Возможно, мои слова покажутся вам слишком оригинальными, ведь в школе вас учили совсем другому, но стремление к полному совершенству – это наш враг, а вовсе не друг. Избегайте перфекционизма любой ценой, поскольку он может убить творческое состояние momentum. Доведение результата до совершенства – это бессмысленная трата времени. Последний этап работы над чем-либо редко бывает лучшим. Когда лучшее и самое продуктивное время уже потрачено, нужно двигаться дальше, прежде чем перфекционизм не впился в вас своими когтями. Чего вы хотите – дать миру сто новых вещей или пять совершенных?

Всегда можно сделать что-то лучше и совершеннее, но это не означает, что вы должны к этому стремиться. Переходите к следующим важным делам. Если бы перед концом света у вас осталась только одна задача, то вряд ли вы могли бы потратить на нее все свои последние часы, чтобы довести ее до совершенства. Наверняка вы решили бы закончить ее побыстрее, а потом посидеть с пивком и полюбоваться фейерверком.

Перфекционизм – это не просто напрасная трата сил. За это время сопротивление успевает поднять голову и хитроумно замаскироваться. Внутренний перфекционист – это голос, который реагирует на сопротивление, но еще и питает его. Изменение интервалов между абзацами в документе Word – явный признак того, что внутренний перфекционист одержал победу. Избавьтесь от него. Пусть люди его увидят.

Главная ценность – не в форме, а в содержании. Вспомните закон Парето 80/20. Вспомните, что 80 % результатов вы получаете за счет 20 % своих действий. Мне часто приходится работать с советами директоров. В такие советы входят занятые люди, у которых масса дел, поэтому не думайте, что ваш отчет, который вы пишете для таких людей, – главное дело жизни. А теперь спросите себя: неужели совету директоров действительно нужен идеальный 45-страничный документ, который они лишь просмотрят, когда до него дойдет дело? А может быть, этим людям требуется лишь суть? Резюме на одной странице обычно оказывается более полезным и эффективным, чем подробный отчет на сорока пяти. Если им понадобятся детали, они спросят.

Порой мы путаем совершенство и заботу. Идеальное обслуживание в ресторане вовсе не совершенно, оно просто предполагает внимание к клиенту и заботу о нем. Внимание и заботу всегда замечают. Если руководство знает, что вас по-настоящему волнуют результаты работы, вам простят несовершенство. Сделайте все так, как считаете нужным, и не стремитесь к бессмысленному идеалу.

Таким образом, если вы хотите повысить продуктивность, то вам нужно научиться, скорее, довольствоваться несовершенным, но хорошим результатом. Позвольте себе быть неидеальным и работать просто хорошо. Да, конечно, высочайшее качество вашей работы может произвести впечатление, но и объем достаточно добротно выполненной работы производит не меньшее впечатление. Именно к этому и следует стремиться. Позвольте себе ошибаться – и учитесь на собственных ошибках.

Поверьте, в несовершенстве есть своя прелесть. Мы должны радоваться случайным недоразумениям. Вспомните, что в истории человечества было множество замечательных случайностей. Случайность позволила открыть закон всемирного тяготения [19]. По воле случая появились великолепные музыкальные произведения, новые блюда и лекарства. Ненароком появились тысячи вещей, которые до сих пор изумляют наш мир. Игра случая – это сюрприз, веселье, радость. Только благодаря недоразумениям и непредсказуемости мы вспоминаем, что мы – всего лишь люди. Мы – не супергерои, мы – продуктивные ниндзя, то есть люди, старающиеся работать в меру своих сил.

Когда несовершенство результата заставляет вас сомневаться в собственных способностях и убеждать себя в том, что работа не стоит ваших переживаний и нужно вести более спокойную и простую жизнь, вы можете сосредоточиться на своих многочисленных и разнообразных успехах. Перестаньте заниматься самобичеванием. Мы – только люди. Безумцы те, кто постоянно стремится к совершенству, а не мы.

Кроме того, случайности и нестыковки помогают нам заметить, как это прекрасно, когда все идет по плану. Всевозможные перипетии напоминают нам о том, что нельзя воспринимать все как должное. А вдруг это чудо? Разве не волшебство все те замечательные вещи, которые появились благодаря нам? Разве не чудо – эта поразительная энергия состояния momentum и его потрясающая продуктивность? Нет, это не волшебство и не чудо. Нам просто так кажется. Все очень просто – эти чудеса произошли благодаря вполне человеческим навыкам ниндзя, а вовсе не благодаря неким особым качествам супергероев.

Несовершенство напоминает, что, несмотря ни на что, мы по-прежнему остаемся простыми смертными человеками.

Я искренне надеюсь, что вам понравилась эта книга, и хочу поблагодарить вас за то, что вы потратили деньги, время и внимание на мои слова. Прежде чем мы расстанемся, хочу вам признаться. Все это чепуха! Я много лет изучал и преподавал все это. Я знаю, что мне удалось значительно повысить свою продуктивность, но вместе с тем понимаю, что могу совершенствоваться и дальше. И прежде чем вы потребуете свои деньги назад и отправитесь к настоящему гуру, хочу напомнить, что предупреждал вас об этом в самом начале. Не поймите меня превратно. Я изучил и разработал несколько прекрасных систем. Я настойчиво трудился, чтобы добиться высочайшего уровня эффективности, но я не хочу, чтобы вы отложили мою книгу, решив, что я – не такой, как вы. Мы с вами участвуем в одном и том же путешествии, потому что нам всем предстоит открыть много нового.

Всегда есть чему учиться, всегда есть что улучшать. Все, о чем я рассказал в этой книге, основывается на чистом здравом смысле. Просто эти методы применяются гораздо реже, чем могли бы. Вы полагаете, только вы сражаетесь с подобными проблемами? Подумайте о тех, кто еще не осознал себя настолько, что даже не купил эту книгу и не сделал первый шаг!

Итак, настал момент истины.

Знания, полученные из этой книги, помещены в банк. Вы – хранитель. Теперь вы можете вернуться и перечитать эту книгу завтра или на следующей неделе, или в следующем месяце. Неважно, сделаете вы это или нет. А важно вот что:

ЧТО ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ ДЕЛАТЬ?

Давайте пойдем чуть дальше сосредоточенного рассмотрения собственного пупа и размышлений о своих дурных привычках в организации работы. Давайте что-нибудь изменим. Все те упражнения, к которым вы собирались вернуться и выполнить их позже, все те гениальные идеи о переменах в своей работе, которые у вас появились, все те планы, которые вы собирались составить завтра… Почему бы не начать прямо сейчас? Между хорошей идеей и практическим действием лежит целая пропасть. Давайте же начнем воспитывать в себе ниндзя, каким вы хотите, надеетесь и заслуживаете быть. Не надо начинать с большого – нужно просто начать, а не сидеть, смотреть со стороны и кивать.

И самое главное. Постарайтесь превратить свой опыт в возможность изменить ситуацию не только у себя на работе, но и во всем мире.

ВОЗМОЖНО ВСЕ: ПРЕПЯТСТВИЕ – НЕ В ВАШИХ НАВЫКАХ ИЛИ ВРЕМЕНИ, А В ВАШЕМ ВООБРАЖЕНИИ

Вы действительно можете изменить мир. Я знаю, это звучит высокопарно, но все ваши герои, которые совершали такие подвиги, были обычными людьми, такими же, как вы. Просто они верили в свою высокую цель. А когда у них что-то шло не так, они отступали и вооружались дзен-спокойствием, безжалостностью, умением обращаться с оружием, уловками и маскировкой, самосознанием, оригинальностью, готовностью и подвижностью. И начинали все снова. Настойчивое стремление всегда приносит победу.

Разговоры не стоят ничего. Действие – вот что важно.

У каждого из нас бывают такие утра, когда, несмотря на самые благие наши намерения, мы ощущаем себя вялыми, неспособными подняться и начать действовать. В такие дни я надеваю наушники и слушаю альбом Майлза Дэвиса Kind of Blue. Если вы любите джаз (и даже если нет), то наверняка знаете, что этот альбом считается одним из величайших альбомов всех времен. Критики постоянно ставят его на первые места во время опросов, проводимых разными журналами. Это великолепная музыка от начала до конца. Она вводит меня в состояние momentum.

Несколько лет назад я видел документальный фильм о том, как создавался этот альбом, и был изумлен, узнав, что весь он был записан за два приема, каждый из которых длился не более 7–8 часов. За это короткое время весной 1959 года был создан истинный шедевр, который до сих пор продолжает поражать людей. Время записи этого альбома ничуть не больше того, что доступно вам, когда вы утром садитесь за свой рабочий стол. Всего семь или восемь часов.

Каждый из нас может создать шедевр. Майлз сделал это легко – просто волшебно. Возможно, ему помогло то, что, когда он играл свои соло, ему не приходилось отвлекаться на электронную почту. Но на самом деле он просто переживал тогда игривый, будоражащий momentum. Его окружали великие музыканты, он был полностью готов – конечно, без фанатизма. Он и его музыканты играли в полную силу, не стремясь при этом к совершенству.

Когда я слушаю Kind of Blue, то эта музыка мгновенно избавляет меня от утренней вялости. Я обретаю momentum и чувствую, что все в моих силах: нужно собрать команду, все спланировать, принять обязательства, решительно сделать первые шаги, предпринять все, чтобы заглушить голос внутреннего сопротивления. Как только возникает этот бесшабашный продуктивный momentum, остановить его уже невозможно. И как бы громко ни кричал мой ящеричный мозг, моя эффективность повышается с каждой минутой. Будучи истинным ниндзя, я держу свой momentum под полным, но совершенно свободным и спокойным контролем.

Мне хочется думать, что с помощью этой книги мы сможем создать движение продуктивных ниндзя, распространить его на разные сферы и страны, разные эпохи и роли. И все мы будем стараться изменить этот мир к лучшему – в большом и малом. Приступая к работе над этой книгой, я стремился вдохновить людей стать продуктивными ниндзя и делиться своими навыками с окружающими. Мне хотелось создать общество, в котором все поддерживают друг друга, радуются общим успехам и стремятся сделать мир лучше. Дайте эту книгу другу, расскажите коллегам о пути ниндзя, совершенствуйте собственные навыки и помогайте другим делать то же самое. В конце книги вы найдете наши координаты. Надеюсь скоро вас услышать.

Именно так я и намерен действовать. А вы?

ПЯТЬ КНИГ, КОТОРЫЕ ВАМ СТОИТ ПРОЧИТАТЬ

Пара слов о том, что было использовано в этой книге

Хотя я считаю книгу одним из самых полезных средств развития, в работе над любым руководством, где даются практические советы о приемах и стратегиях работы, есть серьезный подвох. Она нередко устаревает еще до выхода, поскольку программное обеспечение в области повышения продуктивности развивается стремительно. Еще один подвох: в мире существует огромное множество полезных программ, а в своей работе я обычно использую только одну, хотя и другие программы не хуже. В блоге нашей компании Think Productive мы периодически печатаем статьи об интересных новых программных продуктах, появляющихся на рынке. Если вы подпишетесь на нашу рассылку, то всегда будете в курсе новинок! Хочу еще раз напомнить, что мой выбор всегда основывается только на личном опыте. Я совершенно объективен. От компаний, продукты которых я рекомендовал в этой книге, я не получил ни цента за рекламу.