Склад является неотъемлемой частью любого современного предприятия. Даже те субъекты хозяйствования, которые не занимаются производственной или торговой деятельностью, должны иметь склад: ведь где-то надо хранить, например, запасные части и комплектующие изделия к компьютерам и другой оргтехнике, канцелярские товары и офисные принадлежности, топливо и ГСМ для транспортного парка, и др.

В общем случае понятию «склад» можно дать следующее определение:

Склад – это специально оборудованное помещение, предназначенное для приемки и хранения поступивших товарно-материальных ценностей, для подготовки их к потреблению и отпуску (сортировка, комплектация, упаковка, и т. п.) и для последующего отпуска потребителям. Склады предприятиям необходимы для создания и поддержания запасов товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, и т. д.), которые используются в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому грамотной постановке складского учета на любом предприятии должно уделяться особое внимание.

Несмотря на то, что на разных складах хранятся разные ценности, функции складов примерно одинаковы. В общем случае их можно представить так:

• временное размещение и хранение товарно-материальных ценностей;

• преобразование товарно-материальных потоков;

• обеспечение логистического сервиса.

Функция временного размещения и хранения товарно-материальных ценностей подразумевает необходимость выполнения работ по размещению ценностей на складе, обеспечению необходимых условий хранения ценностей, их сохранности, а также изъятию ценностей из мест хранения и их отпуск со склада.

Преобразование товарно-материальных потоков представляет собой расформирование одних единиц измерения ценностей и формирование других. Характерный пример – формирование комплектов ценностей путем объединения в них отдельных единиц, либо наоборот – разукомплектование ценностей. Например, было пять штук разных гаечных ключей, которые хранились и учитывались по отдельности. После объединения их в один комплект (набор) они учитываются вместе, и их отдельный расход невозможен – потребитель может получить только комплект ключей полностью. Таким образом, вместо пяти отдельных ценностей образовался один комплект (набор), но на общую сумму остатка по складу это не повлияет.

Обеспечение логистического сервиса – это выполнение различного рода сопутствующих работ, необходимость которых обусловлена спецификой конкретного предприятия. К таким работам можно отнести, например, погрузочно-разгрузочные работы, доставка отпущенных материалов непосредственно в цех, перемещение ценностей внутри склада, и др.

Современные предприятия в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности используют самые разные склады. Эти склады можно классифицировать по ряду признаков.

Например, в зависимости от конструкции склада все склады можно разделить на три группы: закрытые склады, открытые склады и полузакрытые склады. Закрытые склады – это те, которые расположены в отдельных помещениях, под крышей. Полузакрытые склады закрыты лишь частично: например, у них есть только крыша, или крыша и пару стен, и т. п. На открытых складах ценности хранятся на полностью открытых пространствах, без каких-либо построек.

По функциональному назначению склады делятся на: склады запасных частей, таможенные склады, склады топлива, склады готовой продукции, склады товарно-материальных запасов, продовольственные склады, и др.

Некоторые ценности хранятся только при поддержании на складе определенных условий: давление, влажность, температура, и т. п. По этому признаку все склады делятся на склады с искусственно регулируемой средой и с нерегулируемой средой. На складах первой группы хранятся, например, многие продукты питания (в частности, сыпучие продукты нельзя хранить в помещениях с повышенной влажностью), бумажные изделия, и др.

По ассортименту хранимых ценностей склады можно разделить на специализированные склады и склады со смешанным (универсальным) ассортиментом. На складах первой группы хранятся только ценности определенного вида (например, на продовольственном складе нельзя хранить бытовую химию или стройматериалы), а на складах второй группы ассортимент может быть смешанным (стройматериалы нередко хранятся вместе с инструментом, запасными частями или производственным инвентарем).

По виду использования склады делятся на склады индивидуального пользования и склады коллективного пользования (так называемые «склады-отели»). К первой группе относятся склады, которые используются для хранения товарно-материальных и иных ценностей каким-то одним предприятием (например, собственные склады предприятий). Ко второй группе относятся склады, на которых одновременно могут хранить ценности разные предприятия и организации (обычно такой склад принадлежит какому-то крупному собственнику, который сдает его нескольким предприятиям).

В зависимости от механизации складских операций все склады делятся на четыре группы: немеханизированные (на таких складах все работы выполняются вручную), комплексно-механизированные, автоматизированные и автоматические.

Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?

Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.

В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.

Карточка складского учета необходима для количественного учета хранимых на складе ценностей в натуральных единицах измерения. В настоящее время в Российской Федерации могут использоваться карточки складского учета по форме М-12, которая была утверждена еще при Советском Союзе (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 года № 241), либо карточки складского учета материалов по форме М-17, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.

В верхней части карточки указывается следующая информация: наименование предприятия, которому принадлежит склад, индивидуальный номер карточки, название или номер склада, подробные данные о хранимой ценности (наименование, марка, сорт, номенклатурный номер, и др.), номер стеллажа и ячейки для данной ценности, и др.

Перечень приходных и расходных операций по данной ценности с расчетом остатка по результату каждой операции ведется в табличной части документа. Вначале указывается дата записи и номер складского ордера или иного документа, на основании которого делается запись, порядковый номер записи и наименование поставщика/покупателя.

После этого для приходной операции количество ТМЦ указывается в колонке Приход, а для расходной операции – в колонке Расход. В колонке Остаток рассчитывается остаток ценности по результатам данной операции.

Затем сотрудник, ответственный за ведение складского учета и создавший данную запись, должен поставить дату и расписаться.

Фактическое количество товарно-материальной ценности на складе должно совпадать с остатком, рассчитанным после проведения последней операции в карточке складского учета. Несоответствие этих данных свидетельствует о том, что какая-то операция в складском учете не отразилась, либо о наличии иных ошибок (например, арифметических) в складском учете.

При большом количестве приходных/расходных операций по той или иной ценности можно учитывать ее на нескольких карточках, скрепленных и хранящихся вместе. Все эти карточки должны иметь один и тот же номер, так как фактически это одна карточка складского учета, в которой учитывается одна и та же ТМЦ.

Время от времени остатки по карточкам складского учета сверяются с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера по данному складу.

Приходный складской ордер – это документ, которым в складском учете оформляется поступление товарно-материальных ценностей. Он, в отличие от накладной, не является первичным документом, и для его формирования необходимо наличие другого документа: той же накладной, акта об излишках, и т. д. Иначе говоря, просто так приходный складской ордер никто выписать не имеет права, поскольку он может быть выписан только на основании другого документа.

В приходном складском ордере указывается наименование организации-получателя ценностей и наименование контрагента, от которого они поступили. Каждый приходный ордер должен быть пронумерован (это обычно делает складской работник, ответственный за оприходование ценностей). Необходимо указать дату составления приходного ордера (дата ордера считается датой оприходования ценностей на склад), и название (или номер) склада, на который поступили ценности. Также на ордере пишется код счета бухгалтерского учета, на котором в бухгалтерии учитываются ценности, поступившие по данному ордеру (этот код складским работникам сообщают в бухгалтерии).

Что касается расходного складского ордера, то он не является документом, обязательным к применению, и каждое предприятие само решает, использовать его или нет. Если расходный складской ордер не используется, то в складском учете вместо него могут использоваться другие документы (лимитно-заборные карты, накладные, и др.).

Расходный складской ордер подписывает работник склада, отпустивший ценности (как правило – кладовщик), и лицо, принявшее эти ценности.

На основании складских ордеров (вместо расходного ордера может использоваться другой документ) делаются соответствующие записи в карточках складского учета.

Товарно-транспортная накладная – это первичный учетный документ, удостоверяющий факт приемки-передачи товарно-материальных ценностей, доставленных транспортом поставщика, получателя или сторонней организации.

В настоящее время в Российской Федерации используются товарно-транспортные накладные формы 1-Т, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 78 от 28.11.1997 года. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с применением автомобильного транспорта, а также для расчетов за перевозку этих ценностей и для учета выполненной транспортной работы.

Надлежащим образом оформленная товарно-транспортная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя, а также принимается к исполнению в складском, оперативном и бухгалтерском учете.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ценности, поступившие из-за границы Российской Федерации, можно приходовать на основании документов, предоставленных грузоотправителем, поскольку в разных государствах формы товарно-сопроводительных документов почти всегда различаются.

Утвержденная форма товарно-транспортной накладной не всегда учитывает те либо иные специфические особенности субъекта хозяйствования или перевозимого груза. Это может быть характерно для фармацевтической, химической, оборонной промышленности, и др. В таких случаях заинтересованные министерства, ведомства или концерны могут на основании типовой утвержденной формы 1-Т разработать собственную форму товарно-транспортной накладной, в которой будут учтены все отраслевые и иные особенности. После согласования этой формы в соответствующих государственных органах она утверждается и допускается к применению.

Как правило, товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах, три из которых вручаются представителю перевозчика, причем один экземпляр он отдает грузополучателю – на основании этого экземпляра получатель приходует на склад ценности. Еще один экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя: по нему будут списаны со склада отпущенные товарно-материальные ценности. Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной передаются грузоперевозчику.

Товарно-транспортная накладная формы 1-Т содержит много реквизитов. Но это не говорит о том, что они все должны быть заполнены: при оформлении документов субъекты хозяйствования заполняют реквизиты, руководствуясь их необходимостью.

Товарная накладная также предназначена для оформления отпуска и приемки товаров между разными субъектами хозяйствования, является товарная накладная. Ее принципиальное отличие от товарно-транспортной накладной заключается в том, что в ней не отражается информация о перевозке ценностей.

В настоящее время в Российской Федерации в основном используются товарные накладные формы ТОРГ-12, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 от 25.12.1998 года. Надлежащим образом оформленная товарная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя.

Товарная накладная выписывается двух экземплярах: один экземпляр (первый) – для грузополучателя, второй – для грузоотправителя.

В целом порядок оформления товарных накладных во многом совпадает с оформлением товарно-транспортных накладных. Но в товарной накладной нет реквизитов, предназначенных для сведений о грузоперевозчике, автомобиле, водителе, о таре и количестве грузовых мест, для расчета стоимости транспортных услуг, погрузочно-разгрузочных и иных сопутствующих работ.

Накладная на внутреннее перемещение также является документом, используемым в складском учете. Главное отличие накладной на внутреннее перемещение от товарной и товарно-транспортной накладных – то, что она предназначена для оформления перемещения ценностей внутри предприятия: например, со склада в цех, с цеха на склад, и т. п.

При оформлении документа в первую очередь указывается его дата. В соответствии с этой датой ценности будут списаны у отправителя, и оприходованы – у получателя. Накладная на внутреннее перемещение без даты является недействительной.

Также необходимо указать номер документа. При этом можно использовать как цифры, так и буквы; буквы могут использоваться в качестве префикса номера. Далее следует указать отправителя и получателя товарно-материальных ценностей.

В табличной части документа формируется список перемещаемых ценностей. Для каждой ценности нужно указать ее порядковый номер в списке, номенклатурный номер, наименование, единицу измерения, количество, цену стоимость.

Внизу накладной на внутреннее перемещение приводятся итоговые данные: общая стоимость отпущенных товарно-материальных ценностей, а также количество позиций в документе.

Накладная на внутреннее перемещение заверяется подписями представителей отправителя и получателя ценностей. Предварительно документ заверяет подписью ответственный сотрудник, который разрешил отпуск ценностей (это может быть, например, заведующий складом). Работник предприятия, принявший ценности со склада, передает их на место назначения, и в накладной на внутреннее перемещение расписывается работник, получивший эти ценности.

На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых ценностей (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).

Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и другой акт является первичным документом, и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.

Акт на списание ТМЦ – это один из первичных документов, на основании которых осуществляется списание ТМЦ со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание ценностей производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча, и т. п.

Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист, и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание ценностей по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).

Полный перечень списываемых ценностей формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название ценности, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке Примечание можно дать краткие необходимые пояснения.

Под табличной частью в строке ИТОГО цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых ценностей, а также их общее количество ценностей в натуральных показателях.

Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты, и т. д.).

Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т. е. внести данные в карточки складского учета).

Перед эксплуатацией программы просмотрите и, при необходимости – отредактируйте параметры ее настройки. Для перехода в режим настройки предназначена команда Настройки→Настройки. При активизации данной команды на экране открывается окно, состоящее из нескольких вкладок – Общие, Цены, Справочник товаров, Данные фирмы, Прочие и др. Рассмотрим наиболее важные параметры настройки программы.

Настройка параметров, определяющих общую направленность учета, осуществляется на вкладке Общие (рис. 1.2), которая открывается по умолчанию.

Рис. 1.2. Общие параметры программы

Дату начала периода, который будет использоваться в качестве рабочего периода для отчета по обороту, следует указать в поле Начало общего периода для отчетов. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора (значение вводится в формате ДД.ММ.ГГГГ). В результате при вызове этого отчета из других интерфейсов программы (например, с помощью клавиши F3) рабочий период будет начинаться с указанной пользователем даты, а завершаться – текущей датой.

В поле Единица измерения по умолчанию можно с клавиатуры ввести краткое обозначение или наименование единицы измерения, которое будет по умолчанию подставляться в справочнике товаров при добавлении в него нового товара.

Вы можете указать размер наценки (в процентах), которая будет автоматически подставляться при оприходовании товара. Требуемое значение введите в полях, предназначенных для разных видов наценок (розничная, оптовая и др.), либо с клавиатуры, либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

В полях Ставка НСП и Ставка НДС указывается ставка соответственно налога с продаж и налога на добавленную стоимость (в процентах); эти значения будут использоваться по умолчанию при оприходовании товара.

В поле Сортировка остатков товаров из раскрывающегося списка выбирается подходящий вариант сортировки списка учитываемых товаров. Возможен выбор одного из двух вариантов: Сортировка по коду или Сортировка по наименованию.

Помимо перечисленных параметров, на вкладке Общие имеется также ряд флажков; в большинстве случаев можно оставить их в положениях, предложенных по умолчанию.

Выполненные настройки вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из режима настройки без сохранения выполненных изменений.

Настройка параметров ценообразования осуществляется на вкладке Цены, содержимое которой показано на рис. 1.3. Выполненные здесь настройки будут использованы для формирования цен на реализуемые товары, а также для отображения этих цен в интерфейсах и отчетах программы.

Рис. 1.3. Параметры ценообразования

В области настроек Округление продажных цен (в валюте прихода) настраивается способ округления цен при разных их величинах: до 20, от 20 до 100 и выше 100 (в качестве денежной единицы используется валюта прихода). Подходящий вариант выберите в раскрывающемся списке. Точно так же в области Округление продажных цен (конечных в основной валюте) настраивается округление конечной цены товара, которая выражена в основной валюте.

В поле Валюта, в которой указана каталожная цена товаров указывается валюта, в которой будет указываться цена товаров в каталоге. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, который вызывается нажатием кнопки выбора (кнопка выбора находится в конце данного поля): нужно выделить в списке требуемую валюту курсором и нажать кнопку Выбрать. По умолчанию в качестве валюты каталожной цены товаров используется рубль.

Остальным параметрам можно оставить значения, предлагаемые по умолчанию, если это не противоречит особенностям постановки складского учета и ценообразования на конкретном предприятии.

В программе реализована возможность тонкой настройки справочника товаров, в зависимости от специфики работы. Параметры настройки справочника товаров расположены на вкладке Справочник товаров, содержимое которой показано на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Параметры справочника товаров

Вы можете помимо стандартных полей, имеющихся в карточке товара (более подробно с карточкой товара мы познакомимся ниже), использовать в ней ряд дополнительных полей – например, для ввода дополнительных характеристик товара, пояснений, и т. п. Названия этих полей указываются в соответствующих полях вкладки Справочник товаров (см. рис. 1.4).

Если установить флажок Обновлять остатки при каждом открытии окна справочника, то остатки товарно-материальных ценностей на складах предприятия будут автоматически обновляться при каждом открытии окна справочника товаров. Эту возможность особенно удобно использовать при большом количестве приходных и расходных операций (например, в розничной или мелкооптовой торговле). По умолчанию данный флажок установлен.

Далее следует ввести информацию о предприятии, которое является пользователем программы. В первую очередь это нужно для того, чтобы в интерфейсах и документах программы отображались необходимые данные предприятия (название фирмы или фамилия предпринимателя, банковские реквизиты, и др.).

Сведения о предприятии – пользователе программы вводятся на вкладке Данные фирмы, содержимое которой представлено на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Сведения о предприятии

Все параметры данной вкладки заполняются с клавиатуры, причем обязательным для заполнения не является ни один параметр. В соответствующих полях введите название организации (либо ФИО предпринимателя), адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, и др.

Введенные данные сохраняются нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

Настройку некоторых дополнительных параметров работы программы вы можете выполнить на вкладке Прочие (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Дополнительные параметры настройки программы

Возможности программы предусматривают использование разных способов оплаты за товарно-материальные ценности, перечень которых формируется в верхней части вкладки Прочие. Чтобы добавить новый способ, нажмите кнопку Добавить, которая расположена под списком – в результате на экране откроется окно Добавление способа оплаты, в котором с клавиатуры введите название способа оплаты и нажмите кнопку ОК.

Вы можете удалить из списка любую позицию. Для этого установите на нее курсор и нажмите кнопку Удалить, которая расположена справа от кнопки Добавить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Ниже расположены поля Каталог для хранения различных рабочих файлов и документов, Путь для архивации базы данных и Каталог для хранения временных файлов программы, в которых указываются пути к соответствующим каталогам. Чтобы ввести требуемое значение, нужно нажать кнопку выбора, расположенную в конце каждого поля, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

В программе реализована возможность вызова популярных внешних программ (проводник, калькулятор, и др.) с помощью соответствующих команд, находящихся в подменю Дополнения→Внешние программы. Это позволяет пользователю, не выходя из программы «Учет товаров», вызывать другие приложения. Наиболее часто данная возможность используется для вызова калькулятора (по умолчанию в подменю Дополнения→Внешние программы предусмотрены команды для вызова стандартного проводника Windows и системного калькулятора).

Пользователь может самостоятельно добавить в подменю Дополнения→Внешние программы какие-нибудь программы, в зависимости от своих потребностей – это осуществляется в режиме настройки программы на вкладке Прочее. Список требуемых программ формируется в нижней части вкладки. Для добавления в список новой программы нужно нажать кнопку, расположенную слева под списком (над кнопкой ОК) и в открывшемся окне указать путь к исполняемому файлу требуемого приложения. Имя исполняемого файла отобразится в списке в колонке Имя файла или каталога для открытия. В колонке Название пункта следует с клавиатуры ввести название команды, которая будет добавлена в подменю Дополнения→Внешние программы для вызова данного приложения.

Настройка программы – это еще не все, что нужно сделать для подготовки ее к работе. Необходимо также заполнить основные справочники и каталоги (по сути, это является вводом исходных данных в программу). Поэтому далее мы рассмотрим порядок работы со справочниками программы, а затем научимся с ее помощью выполнять основные операции складского учета.

Для отражения в складском учете операции по приходу товарно-материальных ценностей следует сформировать в программе соответствующую приходную накладную. Для перехода в режим работы с приходными накладными следует выполнить команду главного меню Документы→Приходные документы. При активизации данной команды на экране отображается окно списка накладных, изображенное на рис. 1.13.

Рис. 1.13. Список приходных накладных

В окне представлен перечень созданных ранее приходных накладных. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается номер накладной, ее дата, наименование поставщика товаров, название склада, на который оприходованы поступившие товары, сумма по документу в закупочных ценах и ценах реализации, информация об оплате документа, имя создавшего документ пользователя и прочие сведения.

Для создания нового документа нажмите кнопку Новая, которая находится слева внизу окна, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Insert. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.14.

Рис. 1.14. Формирование приходного документа

В программе «Учет товаров» формирование приходной накладной осуществляется в два этапа: вначале вводится общая информация о документе (дата, номер, поставщик, и др., см. рис. 1.14), а затем формируется спецификация документа.

Ввод общей информации выполняется на вкладках Накладная, Отгрузка и доставка и Продажи.

На вкладке Накладная вводятся данные, по которым можно идентифицировать документ. В поле Номер накладной указывается номер документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания документа, но при необходимости его можно отредактировать.

В поле Дата накладной указывается дата приходной накладной. Значение данного поля также формируется автоматически – по умолчанию предлагается текущая дата. Можно изменить дату документа, введя требуемое значение либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Склад вводится название склада, на который будут оприходованы поступившие товарно-материальные ценности. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов. Кстати, справочник складов можно дополнить, не выходя из данного режима работы. Для этого следует нажать расположенную справа кнопку Выбрать и в открывшемся окне справочника складов ввести требуемый склад. После этого выбрать введенный склад можно как в окне справочника (для этого нужно выделить его курсором и нажать кнопку Выбрать), либо из раскрывающегося списка.

Аналогичным образом в поле Поставщик указывается наименование поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу.

Данные, которые представлены в области настроек Общие данные по накладной, носят лишь информационный характер и вручную не редактируются. Они рассчитываются автоматически после того, как сформирована спецификация документа.

На вкладках Отгрузка и доставка и Продажи можно ввести дополнительные сведения о данной сделке и о продажах товаров.

Все изменения, выполненные на вкладках окна ввода и редактирования накладной, вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки ОК (после этого документ появится в списке накладных, см. рис. 1.13), которая доступна на всех вкладках. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После ввода основных данных по документу можно приступать к формированию его спецификации. Интерфейс формирования спецификации открывается автоматически после того, как в окне ввода документа нажата кнопка ОК. Если же спецификацию нужно создать не сразу, а спустя определенное время, то для перехода в режим создания и редактирования спецификации нужно будет выделить в списке накладных (см. рис. 1.13) соответствующий документ курсором, нажать кнопку Редактировать и в открывшемся меню выполнить команду Список товаров (к аналогичному результату приведет нажатие комбинации клавиш Shift+F4). В результате на экране откроется окно формирования и редактирования спецификации документа (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Формирование спецификации приходной накладной

В верхней части данного окна отображаются основные реквизиты приходной накладной, по которым ее можно идентифицировать: номер и дата документа, наименование поставщика и склад, на который будут оприходованы товары, поступившие по данной накладной.

Для каждого товара в спецификации представлена вся основная информация: код (номенклатурный номер) товара, его наименование, производитель, цена прихода и отпускная цена, валюта цены, сумма наценки, количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения, общая сумма товарной позиции, сумма и ставка НДС, цена товара без НДС (по умолчанию подразумевается, что НДС входит в цену товара), и др.

Для добавления в спецификацию документа новой товарной позиции следует нажать кнопку Добавить товар, которая расположена внизу окна – в результате на экране откроется окно справочника товаров, в котором нужно выбрать товар. После этого в новой товарной позиции спецификации будут автоматически заполнены колонки Код, Наименование, Производитель, Наценка, Ставка НДС и Количество (по умолчанию в данном поле отображается значение 1).

Цена, по которой поступил товар, указывается с клавиатуры в поле Цена закупочная. На основании введенного в данном поле значения, а также значения поля Наценка, автоматически будет рассчитана продажная цена товара, которая отобразится в поле Цена розн., а также значение поля Цена без НДС (при расчете данного значения учитывается также значение поля Ставка НДС).

В поле Количество введите количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения.

После заполнения поля Количество автоматически рассчитаются суммы прихода и налога на добавленную стоимость.

После ввода товарных позиций соответствующим образом автоматически пересчитаются остатки товаров.

При необходимости можно быстро перейти в режим редактирования любого товара, включенного в состав спецификации. Для этого нужно выделить его курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать данные о товаре либо нажать клавишу F4. При этом на экране откроется окно редактирования товара, в котором выполняются необходимые действия.

В программе реализована возможность отслеживания минимального остатка каждой товарной позиции (если остаток на складе будет меньше указанной величины, программа выдаст соответствующее предупреждение). После ввода в спецификацию приходной накладной каждой товарной позиции на экране автоматически открывается окно, в котором в информационных строках отображается код (номенклатурный номер) товара, его наименование, а также название (номер) склада, на который он приходуется. Все эти параметры показываются справочно, и их редактирование невозможно. В поле Мин. остаток следует с клавиатуры ввести количество минимального остатка данного товара на складе и нажать кнопку ОК.

Если по товару контролировать минимальный остаток не нужно, то в данном окне нажмите кнопку Отмена.

Чтобы удалить из спецификации товарную позицию, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить, расположенную внизу окна. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Возможности программы предусматривают формирование и вывод на печать самых разных документов, в той или иной степени имеющих отношение к приходу товаров по данной накладной. Для перехода в соответствующий режим нужно нажать кнопку Мастер печати, которая также находится внизу окна. При нажатии этой кнопки на экране открывается окно, которое представлено на рис. 1.16.

Рис. 1.16. Мастер печати

В данном окне в поле Поставщик отображается наименование организации-поставщика товаров, а в поле Покупатель – наименование получателя этих товаров по данной накладной. При необходимости значение каждого из этих полей можно изменить путем перевыбора из раскрывающегося списка. Также в соответствующих полях указывается банк покупателя и банк поставщика.

В нижней части окна представлен перечень форм документов, которые можно вывести на печать. Среди них присутствуют, например, товарная накладная по форме ТОРГ-12, гарантийный талон, счет-фактура, товарный чек, и др. Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно пометить его соответствующим флажком (возможен выбор одновременно нескольких позиций) и нажать кнопку Напечатать выбранные. При необходимости можно отредактировать заложенную в программе форму любого документа – для перехода в соответствующий режим нужно пометить требуемый документ и нажать кнопку Редактировать форму.

На рис. 1.17 показана печатная форма документа Счет на оплату.

Рис. 1.17. Печатная форма счета на оплату

Чтобы вывести документ на печать, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать отчета (на этой кнопке изображен принтер).

Для отражения в складском учете операции по расходу товарно-материальных ценностей следует сформировать в программе соответствующую расходную накладную. Для перехода в режим работы с расходными накладными следует выполнить команду главного меню Документы→Расходные документы. При активизации данной команды на экране отображается окно списка накладных, изображенное на рис. 1.18.

Рис. 1.18. Перечень расходных накладных

В окне представлен перечень созданных ранее расходных накладных. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается номер накладной, ее дата, наименование получателя ТМЦ, название склада, с которого будут списаны ТМЦ, сумма по документу, информация об оплате документа и прочие сведения.

В программе «Учет товаров» можно работать с двумя видами расходных накладных: накладная на отпуск товаров сторонним получателям и накладная на внутреннее перемещение ТМЦ (например, с одного склада на другой). Рассмотрим порядок формирования каждого вида документа.

Ввод расходной накладной на отпуск товаров на сторону осуществляется в два этапа: вначале вводится информация о самом документе (дата, номер, информация об оплате, и др.), а затем формируется перечень отпущенных по данной накладной товарно-материальных ценностей (т. е. спецификация документа).

Чтобы сформировать новую накладную на отпуск товаров на сторону, нажмите кнопку Создать, которая находится слева внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Новая расходная (к аналогичному результату приведет нажатие комбинации клавиш Ctrl+Insert). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.19.

Рис. 1.19. Формирование расходной накладной

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Накладная и Отгрузка, доставка и документы.

На вкладке Накладная осуществляется ввод основных данных по документу, на основании которых его можно идентифицировать. В поле Номер накладной указывается номер документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания документа, но его при необходимости можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Дата накладной указывается дата расходной накладной. Значение данного поля также формируется автоматически – по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости можно изменить значение данного поля, введя требуемую дату либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Поле Склад предназначено для ввода названия склада, с которого по данному документу отпускаются товары. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов. Если в раскрывающемся списке требуемый склад отсутствует, его можно добавить, не выходя из данного режима работы. Для этого следует нажать расположенную справа кнопку Выбрать и в открывшемся окне справочника складов ввести требуемый склад. После этого выбрать введенный склад можно как в окна справочника (для этого нужно выделить его курсором и нажать кнопку Выбрать), либо из раскрывающегося списка.

Аналогичным образом в поле Клиент указывается наименование получателя товарно-материальных ценностей по данному документу.

Если товар отпускается со скидкой, то размер скидки (в процентах) указывается в поле Скидка.

В поле Автор сделки из раскрывающегося списка, можно выбрать ФИО сотрудника, отвечающего за совершение данной сделки.

Данные, которые представлены в области настроек Общие данные по накладной, носят лишь информационный характер. Они рассчитываются автоматически после того, как сформирована спецификация документа. Поэтому при создании новой накладной, у которой спецификация пока отсутствует, все показатели будут иметь нулевое значение.

Для ввода, редактирования и хранения информации об отгрузке товаров по данному документу предназначена вкладка Отгрузка, доставка и документы, содержимое которой представлено на рис. 1.20.

Рис. 1.20. Ввод данных об оплате расходного документа

Здесь можно ввести сведения о дате отгрузки, дате доставки, а также о документах, сопровождающих сделку.

Далее можно приступать к формированию спецификации расходной накладной (рис. 1.21).

Рис. 1.21. Спецификация расходного документа

В верхней части данного окна отображаются основные реквизиты расходной накладной, по которым ее можно идентифицировать: номер и дата документа, название (номер) склада, с которого будут списаны товары по данному документу, наименование получателя товаров и размер скидки (при наличии таковой).

Для каждой товарной позиции в спецификации отображается вся основная информация: код (номенклатурный номер) товара, его наименование, количество в установленных для него единицах измерения, цена списания и фактическая цена, сумма списания и фактическая сумма, размер наценки, ставка и сумма НДС, цена товара без НДС, и др.

Чтобы добавить позицию в спецификацию, нажмите кнопку Добавить, которая расположена внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Добавить. В результате на экране откроется окно справочника товаров. В левой части окна справочника нужно выбрать товарную группу, в которой находится требуемый товар, затем в правой части установить на него курсор и нажать кнопку Выбрать, которая находится справа внизу окна – в результате откроется окно Ввод количества. В данном окне следует с клавиатуры ввести количество отпускаемого товара (в информационной строке показано предельное количество, которое можно отпустить) и нажать кнопку ОК.

В результате выполненных действий в новой товарной позиции спецификации документа будут автоматически заполнено большинство параметров (ставка НДС, сумма и др.).

Поскольку практически всегда отпускная цена товара выше цены поступления (за исключением очень редких, специфических случаев), то значение поля Цена факт. следует отредактировать с клавиатуры, указав в нем цену продажи (по умолчанию значение данного поля равняется покупной цене товара). После изменения значения данного поля автоматически соответствующим образом пересчитаются значения полей Сумма факт., Сумма НДС и Цена без НДС.

Если необходимо удалить из спецификации тот или иной товар, следует выделить его в списке курсором и нажать кнопку Удалить, которая расположена внизу окна. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Формирование и вывод на печать разных документов, в той или иной степени имеющих отношение к расходу товаров по данной накладной, осуществляется так же, как и при работе с приходной накладной – переход в соответствующий режим осуществляется с помощью кнопки Мастер печати. Дальнейшие действия рассмотрены выше (см. рис. 1.16).

Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – это перемещение их внутри предприятия из одного структурного подразделения в другое (например, со склада – в цех, или с одного склада – на другой, и т. д.). Для документального оформления данной операции используется документ, который называется «Накладная на внутреннее перемещение».

Чтобы создать накладную на внутреннее перемещение в программе «Учет товаров», нужно в окне списка расходных документов (см. рис. 1.18) нажать кнопку Создать и в открывшемся меню выполнить команду Новое перемещение. В результате на экране откроется окно, как показано на рис. 1.22.

Рис. 1.22. Выбор склада для списания товара

В данном окне нужно выбрать склад или иное структурное подразделение, с которого будет произведен отпуск товаров. Например, товар может отпускаться со склада в торговый киоск – в этом случае источником будет являться склад. Если же товар из торгового киоска возвращается на склад, то в данном случае источником будет являться киоск.

Для выбора склада-источника нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку Выбрать. Сразу после этого откроется аналогичное окно, в котором точно таким же образом нужно выбрать склад или иное подразделение предприятия, на которое будут оприходованы товары по данному документу (склад назначения).

После выбора склада назначения на экране откроется окно формирования и редактирования спецификации документа (см. рис. 1.21), описание которого приведено выше.

Для любого предприятия информация о складских остатках ТМЦ всегда является актуальной и востребованной. В программе «Учет товаров» вы можете просмотреть остатки по любому складу на любую дату.

Чтобы войти в режим работы со складскими остатками, выполните команду главного меню Остатки→Товары на складе (складах). При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Выбор склада для просмотра остатков

В данном окне нужно курсором выделить склад, остатки по которому следует просмотреть. Затем в поле Остаток на нужно указать дату, по состоянию на которую необходимо просмотреть остатки.

После нажатия в данном окне кнопки ОК отобразится ведомость остатков, пример которой показан на рис. 1.24.

Рис. 1.24. Ведомость остатков ТМЦ

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей. В левой части отображается список товарных групп, в правой части представлены товары той группы, на которой установлен курсор. Для каждого товара в соответствующих колонках отображается его код и полное наименование, единица измерения, цена, остаток в установленных для него единицах измерения, количество дней, в течение которых товар находится на складе, наименование организации-производителя, место на складе, вид фасовки и иная информация.

Внизу в правой части окна, под списком товаров, отображается дополнительная информация о товаре, на котором в списке установлен курсор: название поставщика, приходная цена, номер и дата приходной накладной, размер наценки и продажная цена.

Чтобы вывести ведомость остатков на печать, следует нажать кнопку Печать, которая находится слева вверху окна, и в открывшемся меню выбрать команду Печать остатков. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.25.

Рис. 1.25. Настройка ведомости остатков

В данном окне осуществляется настройка и выбор печатной формы документа. В поле Печатать нужно из раскрывающегося списка выбрать вариант формирования отчета. Возможен выбор одного из трех перечисленных ниже вариантов.

• Все остатки – будет распечатана полная ведомость остатков товаров.

• Только текущую группу – будет распечатана ведомость остатков товаров той товарной группы, на которой в левой части окна остатков (см. рис. 1.24) установлен курсор.

• То, что в списке товаров – будут распечатаны остатки товаров, которые отображаются в правой части окна остатков (см. рис. 1.24). Отличие данного вида отчета от предыдущего заключается в том, что в правой части могут быть представлены не только товары текущей группы: при активизации команды главного меню Настройки→Вывести полный список товаров в правой части, вызываемой также нажатием клавиши F5, в правой части будет представлен полный список остатков, по всем товарным группам.

В полях Отдел и Номер стеллажа можно с клавиатуры соответственно указать название отдела, к которому относятся товары, и номер стеллажа, на котором они хранятся. На небольших предприятиях эти параметры обычно не заполняются.

При необходимости можно установить фильтр по поставщику на включаемые в отчет данные. Для этого в поле Поставщик из раскрывающегося списка следует выбрать название организации-поставщика; в данном случае в ведомость остатков будут включены остатки только товаров, полученных от данного поставщика. Если фильтр по поставщику применять не требуется, то в поле Поставщик следует ввести значение Все контрагенты (это значение предлагается по умолчанию).

В нижней части окна представлен перечень форм документов, которые можно вывести на печать. Среди них присутствуют, например, акт сверки остатков, ведомость остатков, и др. Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно пометить его соответствующим флажком (возможен выбор одновременно нескольких позиций) и нажать кнопку Напечатать выбранные. При необходимости можно отредактировать заложенную в программе форму любого документа – для перехода в соответствующий режим нужно пометить требуемый документ и нажать кнопку Редактировать форму.

На рис. 1.26 показан пример отчета Остатки (оптовая цена).

Рис. 1.26. Отчет по остаткам товаров на складе

В данном отчете представлен перечень остатков по выбранному складу. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается код товара, его наименование, производитель товара, текущий остаток, цена и сумма. В нижней части отчета представлена итоговая информация.

В верхней части окна отчета содержится инструментальная панель, предназначенная для выполнения тех либо иных действий с отчетом; названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Наиболее часто с отчетом выполняются две операции: это сохранение отчета в отдельном файле и вывод его на печать.

Для сохранения отчета в отдельном файле нужно в инструментальной панели нажать кнопку Сохранить отчет в файле. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Возможности программы предусматривают сохранение файла отчета в одном из следующих форматов: *.frp, *.rtf, *.htm, *.csv или *.txt (выбор формата осуществляется в поле Тип файла из раскрывающегося списка).

Чтобы вывести отчет на печать, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Печать отчета. Дополнительная настройка параметров печати в данном случае не предусмотрена – отчет будет сразу отправлен на печать.

При необходимости вы можете быстро сформировать расходную накладную на весь числящийся на складе товар. Эта возможность может быть полезна в целом ряде случаев, и ее наверняка оценит по достоинству каждый предприниматель, являющийся пользователем программы (например, бывает необходимо быстро «обнулить» складские остатки в преддверии налоговой проверки, ареста складских помещений, и т. п.).

Формирование расходной накладной на все числящиеся на складе остатки осуществляется с помощью команды Печать→Накладной на весь товар, вызываемой в окне складских остатков (см. рис. 1.24). При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 1.27.

Рис. 1.27. Настройка параметров накладной на весь остаток

В данном окне осуществляется настройка параметров накладной, которая будет сформирована на весь остаток товаров. В поле Поставщик из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике поставщиков и клиентов, выбирается наименование организации-поставщика по данному документу. Это может быть как название собственной, так и любой другой организации (или фамилия индивидуального предпринимателя). Эта возможность позволяет сформировать накладную на весь остаток товаров от имени совершенно посторонней организации.

Получатель товарно-материальных ценностей по данному документу указывается в поле Покупатель. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике поставщиков и клиентов.

В поле Дата накладной указывается дата формирования документа. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Номер накладной автоматически формируется номер накладной; при необходимости это значение можно отредактировать по своему усмотрению.

Вариант подписи валюты документа вводится с клавиатуры в поле Подписывать валюту. От значения данного поля зависит, каким образом будет отображаться сокращенное наименование валюты в документе: например, цена может быть указана как 100 р., или 100 руб., или 100 рублей.

Для формирования печатной формы документа нажмите кнопку Печать.

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, каким образом в программе «Учет товаров» отражаются основные операции складского учета при проведении торгово-закупочной сделки.

Предположим, что предприятие проводит торгово-закупочную операцию, в ходе которой на склад предприятия поступает 100 пакетов товара «Сок яблочный» и 150 пакетов товара «Сок томатный». Затем на сторону реализуется 60 пакетов товара «Сок яблочный» и 80 пакетов товара «Сок томатный».

Через некоторое время часть оставшегося товара передается на другой склад предприятия: 15 пакетов товара «Сок яблочный» и 30 пакетов товара «Сок томатный».

Нам необходимо сформировать в программе «Учет товаров» все необходимые документы, а также ведомость складских остатков.

При рассмотрении данного примера предполагается, что всем параметрам настройки программы установлены значения, используемые по умолчанию.

В первую очередь необходимо добавить товары «Сок яблочный» и «Сок томатный» в справочник товаров. Откроем справочник товаров (Справочники→Товары) и создадим в нем товарную группу Соки, в которую добавим позиции Сок яблочный и Сок томатный так, как это показано на рис. 1.28.

Рис. 1.28. Ввод данных в справочник товаров

Теперь формируем приходную накладную на все количество поступивших товаров. Вначале введем основные данные по документу так, как показано на рис. 1.29.

Рис. 1.29. Первый этап формирования приходной накладной

Чтобы не усложнять пример, мы не будем заполнять вкладки Отгрузка и доставка и Продажи.

После нажатия в данном окне кнопки ОК приступим к созданию спецификации накладной. Ее нужно заполнить так, как показано на рис. 1.30.

Рис. 1.30. Формирование спецификации приходной накладной

Когда в процессе формирования спецификации программа запросит минимальный остаток товара, нужно указать 0.

Таким образом, мы оприходовали поступивший товар.

Теперь приступим к формированию расходной накладной на отпуск товаров на сторону. Для этого войдем в режим работы с расходными накладными (Документы→Расходные документы) и введем основные данные по документу так, как это показано на рис. 1.31.

Рис. 1.31. Первый этап формирования расходной накладной

При заполнении параметров данного окна особое внимание обратите на поле Склад: в нем необходимо указать наименование или номер именно того склада, на который ранее были оприходованы отпускаемые товары (в нашем примере это Продуктовый склад).

После нажатия в данном окне кнопки ОК заполним спецификацию документа так, как это показано на рис. 1.32.

Рис. 1.32. Формирование спецификации расходной накладной

Обратите внимание: при формировании спецификации вам необходимо лишь выбрать товар и указать его количество; все остальные параметры (сумма позиции, ставка и сумма НДС, цена без НДС и др.) программа рассчитывает автоматически. Если цена расхода отличается от приходной цены, то ее нужно отредактировать в поле Цена факт.

В соответствии с условиями примера часть оставшегося товара нам нужно передать на другой склад. Для этого, не выходя из режима работы со списком расходных накладных, формируем накладную на внутреннее перемещение. В качестве склада источника указываем Продуктовый склад (именно на этом складе числятся перемещаемые товары), а в качестве склада назначения – Магазин (предварительно он должен быть внесен в справочник складов). После этого сформируем спецификацию документа так, как это показано на рис. 1.33.

Рис. 1.33. Спецификация накладной на внутреннее перемещение

В данном случае, как и при заполнении спецификации расходной накладной, вам необходимо только выбрать требуемые позиции в справочнике товаров и указать количество каждой из них. Все остальные параметры спецификации программа рассчитает автоматически. При необходимости можно отредактировать фактическую цену.

Теперь нам осталось лишь узнать, какое количество товара осталось на складе Продуктовый склад после оприходования и последующего отпуска на сторону и внутреннего перемещения части товара. Для этого нужно выйти из режима работы с расходными документами и выполнить команду главного меню Остатки→Товары на складе (складах), после чего в открывшемся окне выбрать Продуктовый склад. Результат выполненных действий показан на рис. 1.34.

Рис. 1.34. Остаток товаров на складе

Как видно на рисунке, после проведения рассмотренных выше операций на складе осталось товара Сок яблочный – 25 пакетов, а товара Сок томатный – 40 пакетов, что полностью соответствует действительности. Чтобы сформировать печатную форму ведомости остатков, выполните в данном окне команду Печать→Печать остатков, и в открывшемся окне выберите отчет Остатки (продажная цена). Результат выполненных действий показан на рис. 1.35.

Рис. 1.35. Ведомость остатков товаров

Чтобы вывести ведомость остатков на печать, нажмите в инструментальной панели окна отчета кнопку Печать отчета (на этой кнопке изображен принтер).

Подобным образом вы можете просмотреть и вывести на печать ведомость остатков по складу Магазин, на который поступила часть товаров со склада Продуктовый склад. Чтобы просмотреть текущие остатки сразу на всех складах, воспользуйтесь командой главного меню Остатки→Остаток на всех складах (на сегодня).

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, следует просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки, а также ввести необходимый минимум информации в справочники программы. О том, как это делать, рассказывается ниже.

Чтобы войти в режим настройки параметров, выполните команду главного меню Сервис→Настройки программы. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Настройка программы, вкладка Сведения о фирме

Как видно на рисунке, данное окно состоит из пяти вкладок: Сведения о фирме, Учет, Журналы документов, Прайс-лист и Дополнительно. На этих вкладках собраны однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки. Мы не будем подробно рассматривать каждый параметр, а остановимся лишь на тех, которые наиболее важны для того, чтобы начать работу с программой.

Начинать настройку программы следует с ввода основных сведений о фирме либо о предпринимателе, от имени которого будет эксплуатироваться программа. В частности, название пользователя программы будет отображаться в печатных формах документов. Ввод сведений о фирме осуществляется на вкладке Сведения о фирме (см. рис. 2.2).

Вначале в поле Тип укажите тип организации – пользователя программы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Организация (подразумевается юридическое лицо) или Частный предприниматель (подразумевается предприниматель без образования юридического лица).

Затем в соответствующих полях с клавиатуры введите краткое и полное наименование организации, его ИНН и коды, адрес месторасположения или государственной регистрации, телефон, данные о руководителе и главном бухгалтере предприятия, и др.

Слева внизу окна в табличной части формируется список банковских счетов предприятия. Чтобы добавить новый счет, нажмите кнопку Добавить, затем в открывшемся окне укажите его название (например, Валютный счет в Сбербанке), номер, наименование банка, номер корреспондентского счета и БИК, после чего нажмите кнопку ОК.

Чтобы отредактировать данные по введенному ранее счету, выделите его в списке курсором, нажмите кнопку Изменить и введите требуемые данные. Для удаления счета из списка (например, после его аннулирования) выделите его курсором и нажмите кнопку Удалить, после чего подтвердите удаление.

На вкладке Учет осуществляется настройка основных учетных параметров; также здесь определяются значения полей, которые будут использоваться по умолчанию в тех либо иных режимах работы программы (в частности, при создании новых документов). Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Настройка учетных данных

В соответствующих полях с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, укажите ставку налога на добавленную стоимость, размер оптовой наценки и размер розничной наценки (все эти параметры указываются в процентах). Затем из раскрывающегося списка выберите валюту, в которой вы планируете вести учет (по умолчанию предлагается выбор одного из двух вариантов – руб. или у.е.).

Далее расположены поля Единица измерения, Покупатель, Поставщик и Касса. В этих полях указываются значения по умолчанию соответствующих полей в разных режимах работы и документах программы. Выбранная здесь единица измерения по умолчанию будет использоваться, например, при формировании приходных и расходных накладных. В приходной накладной будет предложено соответствующее значение по умолчанию поля Поставщик, а в расходной накладной – поля Покупатель. Касса по умолчанию предлагается в режиме работы с кассовыми документами.

Порядок заполнения перечисленных полей одинаков: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне соответствующего справочника выделить курсором требуемое значение и нажать клавишу Enter.

Если в печатных формах документов не нужно выводить информацию об НДС, то установите флажок Не выделять НДС в документах. По умолчанию данный флажок снят.

Если установлен флажок Разрешить отрицательные остатки, то программа не будет контролировать остаток товаров на складе при формировании расходной накладной, в результате чего могут образовываться отрицательные остатки. Например, если остаток товара на складе 5 единиц, а по накладной отпущено 7 единиц, то программа выведет отрицательный остаток: –2 единицы. Если же данный флажок снят, то при попытке создания такой накладной программа выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения операции, и не позволит провести накладную. По умолчанию данный флажок снят.

Все выполненные настройки программы вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.

После того как выполнена настройка программы и введен необходимый минимум информации в ее справочники, можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим наиболее часто используемые режимы работы программы «Складской учет и торговля».

Поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия оформляется соответствующим документом – приходной накладной. Чтобы сформировать этот документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы→Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода документа, изображенное на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Формирование приходной накладной

В первую очередь в полях № и от необходимо указать соответственно номер приходной накладной и дату ее формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать: поле № – с клавиатуры, а поле от – с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию документу присваивается следующий порядковый номер и дата, соответствующая текущей системной дате компьютера.

После этого в поле Поставщик нужно указать поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу, а в поле Склад – название склада, на который они будут оприходованы. Данные поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести информацию о том, на каком основании на склад поступили товарно-материальные ценности. Таким основанием может являться, например, договор поставки. Введенная в данном поле информация отобразится в печатной форме документа в строке Основание.

После заполнения перечисленных полей можно приступать к формированию спецификации документа. Для этого следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенные в области настроек Спецификация документа над табличной частью.

ПРИМЕЧАНИЕ

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Если спецификация документа содержит только одну позицию, то для ее добавления нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Добавление товара в спецификацию приходной накладной

В первую очередь в данном окне нужно выбрать добавляемый товар. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар. Сразу после этого автоматически будет заполнено поле Ед. изм. – в нем отобразится краткое наименование базовой единицы измерения, которая была определена для данного товара в справочнике товаров (окно ввода товара, вкладка Ед. измерения). При необходимости вы можете указать для товара другую единицу измерения, перевыбрав ее в справочнике единиц измерений, который вызывается нажатием в поле Ед. изм. кнопки выбора.

В поле Количество укажите количество поступивших товаров, а в поле Цена – цену товара за единицу. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

При необходимости вы можете в соответствующих полях указать процент оптовой и розничной наценки, а также цену без округления.

После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК – в результате товар будет добавлен в спецификацию документа.

Если спецификация приходной накладной включает в себя несколько позиций, то целесообразно воспользоваться механизмом подбора товаров, который позволяет быстро заполнить спецификацию документа. Для этого нужно нажать маленький черный треугольник, расположенный справа от кнопки Добавить позицию в спецификацию, и в открывшемся меню выбрать команду Подбор товаров.

В результате на экране откроется окно справочника номенклатуры. Для включения позиций в спецификацию нужно дважды щелкнуть мышью на каждой из них, и в открывшемся окне указывать количество каждого товара.

Все остальные параметры спецификации будут заполнены автоматически: Артикул, Ед. изм. и Цена – на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а Сумма будет рассчитана на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.10, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Однако по учету документ будет проведен только после нажатия кнопки Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету).

ВНИМАНИЕ

После проведения документа его редактирование становится невозможным. Чтобы вновь включить возможность редактирования, необходимо отменить проведение документа.

Для формирования печатной формы приходной накладной нажмите кнопку Печать. На рис. 2.11 показана накладная, которая была сформирована в окне, изображенном на рис. 2.10.

Рис. 2.11. Печатная форма документа

С помощью кнопки В Excel можно быстро сформировать заявку поставщикам на поставку товаров в соответствии со спецификацией документа. Эта заявка будет создана в табличном редакторе Excel, откуда ее можно распечатать с помощью команды главного меню Файл→Печать.

Все сформированные и сохраненные приходные накладные хранятся в журнале приходных накладных, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал приходных накладных.

Однако поступление товара на склад может оформляться не только приходной накладной, но и накладной на возврат товара от покупателей, которая по своей сути также является приходным документом. Чтобы сформировать такой документ, выполните команду главного меню Документы→Возврат от покупателя. Хранятся созданные ранее накладные на возврат товара от покупателей в специальном журнале, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов→Журнал накладных на возврат от покупателей.

Порядок работы с накладной на возврат товара от покупателей почти такой же, как и с обычной приходной накладной. Разница заключается лишь в том, что в окне ввода накладной присутствуют кнопки В кассовую книгу и РКО, и отсутствует кнопка В Excel. При нажатии кнопки В кассовую книгу программа автоматически сформирует запись в кассовой книге на возврат покупателю суммы денег за возвращенный им товар в соответствии с суммой накладной на возврат товара. При нажатии кнопки РКО программа автоматически сформирует расходный кассовый ордер на возврат денег покупателю в соответствии с накладной на возврат товара.

Отпуск товарно-материальных ценностей со склада предприятия оформляется расходной накладной. Чтобы сформировать этот документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы→Расходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода документа, изображенное на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Формирование расходной накладной

Как и при работе с приходными накладными, в первую очередь в полях № и от необходимо указать соответственно номер документа и дату его создания. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать: поле № – с клавиатуры, а поле от – с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию документу присваивается следующий порядковый номер и дата, соответствующая текущей системной дате компьютера.

После этого в поле Контрагент укажите получателя товарно-материальных ценностей по данному документу, а в поле Склад – название склада, с которого они будут списаны. Данные поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Если документ создается по ранее выписанному счету, то номер этого счета можно указать в поле К счету №. Требуемый счет выбирается в окне журнала счетов, которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора. Это позволяет автоматически отслеживать платежи, поступившие в качестве оплаты счета, в расходных накладных.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести информацию о том, на основании чего осуществляется отпуск товарно-материальных ценностей со склада (договор купли-продажи, и др.). Указанная здесь информация отобразится в печатной форме документа в строке Основание.

После заполнения перечисленных параметров можно приступать к формированию спецификации документа. Для этого следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенные в области настроек Спецификация документа над табличной частью.

Если спецификация документа содержит только одну позицию, то для ее добавления нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Добавление позиции в спецификацию расходного документа

В первую очередь нужно указать наименование отпускаемой товарно-материальной ценности. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар. Сразу после этого автоматически будет заполнено поле Ед. изм. – в нем отобразится краткое наименование базовой единицы измерения, которая была определена для данного товара в справочнике товаров (окно ввода товара, вкладка Ед. измерения). При необходимости вы можете указать для товара другую единицу измерения, перевыбрав ее в справочнике единиц измерений, который вызывается нажатием в поле Ед. изм. кнопки выбора.

В поле Количество укажите количество отпускаемых товаров, а в поле Цена – отпускную цену товара за единицу. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

Значение поля Итого рассчитается программой автоматически на основании значений полей Количество и Цена.

После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК – в результате товар будет добавлен в спецификацию документа.

Если спецификация расходной накладной включает в себя несколько позиций, то, как и в случае с приходной накладной, целесообразно воспользоваться механизмом подбора товаров. Для этого нужно нажать маленький черный треугольник, расположенный справа от кнопки Добавить позицию в спецификацию, и в открывшемся меню выбрать команду Подбор товаров.

В результате на экране откроется окно справочника номенклатуры. Для включения позиций в спецификацию нужно дважды щелкнуть мышью на каждой из них – на экране будет открываться окно, изображенное на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Ввод данных по позиции спецификации

В соответствующих полях данного окна следует указать количество добавляемого товара и цену за единицу, после чего нажать кнопку ОК.

Параметры спецификации Артикул и Ед. изм. будут заполнены автоматически на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а параметр Сумма будет рассчитан на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.13, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить позицию из спецификации, выделите ее в списке курсором и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Однако по учету документ будет проведен только после нажатия кнопки Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету). Не стоит забывать, что редактировать можно только непроведенные документы.

Чтобы распечатать расходную накладную, нажмите кнопку Печать, которая расположена слева внизу окна. Печатная форма расходной накладной показана на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Печатная форма расходной накладной

Все сформированные и сохраненные расходные накладные хранятся в журнале расходных накладных, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал расходных накладных.

Однако отпуск товарно-материальных ценностей со склада предприятия может оформляться не только расходной накладной, но и накладной на возврат товара поставщику, которая по своей сути также является расходным документом. Чтобы сформировать такой документ, выполните команду главного меню Документы→Возврат поставщику. Хранятся созданные ранее накладные на возврат товара поставщикам в специальном журнале, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов→Журнал накладных на возврат поставщику.

Порядок работы с накладной на возврат товара поставщику почти такой же, как и с обычной расходной накладной. Разница заключается лишь в том, что в окне ввода накладной присутствует поле Курс у.е., и отсутствует поле К счету №. В поле Курс у.е. можно указать курс рубля по отношению к условной единице. По умолчанию в данном поле отображается значение, установленное в справочнике курсов условных единиц (этот справочник вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Курс у.е.).

Акт списания товаров по своей сути тоже является расходным документом. Однако в данном случае речь идет не об отпуске товарно-материальных ценностей на сторону, а лишь об их списании со склада по тем либо иным причинам. Такими причинами могут, например, являться: нарушение целостности упаковки, нетоварный вид, истечение сроков годности, умышленная или неумышленная порча, и др. Сумма списанных товарно-материальных ценностей может быть отнесена на виновных лиц, или на затраты предприятия, или за счет прибыли, или за счет резервных фондов, и др.

Списание товарно-материальных ценностей со склада оформляется документом, который называется акт списания. Чтобы сформировать такой документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы→Акт списания. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования акта, изображенное на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Формирование акта списания товаров

В первую очередь в полях № и от введите номер документа и дату его формирования. Затем в поле Со склада укажите название или номер склада, с которого будет производиться списание товарно-материальных ценностей по данному документу. Требуемое значение выбирается в окне справочника складов, которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Основание следует указать, на каком основании осуществляется списание товарно-материальных ценностей. Обычно таким основанием является приказ или распоряжение руководителя предприятия. Здесь же можно указать и причину списания (порча, истечение сроков годности, и др.).

Как и при работе с накладными, позиции в спецификацию документа могут добавляться как по отдельности, так и в групповом режиме. В первом случае нужно нажать в инструментальной панели кнопку Добавить позицию в спецификацию – в результате откроется окно, которое показано на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Добавление товара в спецификацию акта на списание

В поле Товар укажите название списываемого товара (значение выбирается в справочнике номенклатуры, который вызывается с помощью кнопки выбора). После заполнения данного поля автоматически будет заполнено поле Ед. изм., значение которого при необходимости можно перевыбрать в справочнике единиц измерений.

В поле Количество введите количество списываемого товара. При этом не забывайте, что оно должно быть выражено в тех единицах измерения, которые указаны в поле Ед. изм. Иначе говоря, не стоит списывать промокшие сигареты блоками или коробками, если они ранее приходовались и учитывались в пачках.

В поле Цена указывается цена списания товара. В качестве цены списания может использоваться, например, учетная цена товара, или цена его поступления. Учетная цена товара может отличаться от цены поступления в случаях, когда проводилась дооценка или уценка товаров.

Завершается добавление позиции в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Добавление нескольких позиций осуществляется в таком же порядке, как и при работе с накладными. При этом для каждой позиции открывается окно, изображенное на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Ввод количества списываемого товара

В данном окне с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика следует указать количество списываемого товара и нажать кнопку ОК.

Параметр спецификации Артикул будет заполнен автоматически на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а параметр Сумма будет рассчитан на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.17, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить позицию из спецификации, выделите ее в списке курсором и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью вы сможете отменить проведение документа по учету). Помните, что редактирование проведенных документов невозможно.

Чтобы распечатать акт списания, нажмите кнопку Печать, которая расположена слева внизу окна. Печатная форма акта показана на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Акт списания товаров

Все сформированные и сохраненные акты списания хранятся в соответствующем журнале, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал актов списания.

Как известно, на каждом складе периодически необходимо проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Обычно инвентаризация проводится в конце календарного года, при смене материально-ответственных лиц, при внезапном обнаружении излишком или недостач, а также в иных случаях.

Результаты инвентаризации оформляются документом, который называется акт инвентаризации. В программе «Складской учет и торговля» для перехода в режим работы с данным документом предназначена команда главного меню Документы→Акт инвентаризации. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.20.

Рис. 2.20. Формирование акта инвентаризации

В данном окне осуществляется формирование акта инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе.

Как и при работе с рассмотренными выше документами, в первую очередь необходимо указать номер и дату формирования документа. Значения данных полей формируются программой автоматически при создании документа, но вы можете отредактировать их по своему усмотрению.

В поле По складу указывается название или номер склада, на котором проводилась инвентаризация. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника складов выделите курсором требуемую позицию и нажмите Enter.

Чтобы добавить позицию в спецификацию акта инвентаризации, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить позицию в спецификацию – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Добавление позиции в спецификацию акта инвентаризации

В первую очередь нужно указать наименование товарно-материальной ценности. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар.

В поле Количество на складе по документам укажите количество товара согласно учетным данным (из карточки складского учета), а в поле Количество на складе реально – фактическое количество товара, имеющееся на складе. В поле Цена следует ввести учетную цену данного товара. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

Завершается добавление позиции в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК.

Параметр Разница в стоимости будет рассчитан автоматически на основании значений параметров Кол-во по документам, Кол-во реально и Цена. Внизу данной колонки показывается общая сумма отклонений по данному акту в валюте цен.

Заполнить спецификацию акта инвентаризации можно в автоматическом режиме. Для этого нажмите в инструментальной панели кнопку Заполнить акт на основании данных об остатках на складах, либо кнопку Заполнить, расположенную внизу окна. В результате спецификация будет заполнена на основании информации об учетных остатках товарно-материальных ценностей, имеющейся в программе. Отметим, что данная функциональность отключена в демо-версии программы.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.21, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить позицию из спецификации, выделите ее в списке курсором и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для быстрого удаления всех позиций спецификации нажмите в инструментальной панели кнопку Очистить спецификацию.

Вы можете оставить в спецификации только те позиции, у которых учетное и фактическое количество остатка различается. Это бывает полезно для того, чтобы быстро просмотреть все расхождения фактических и учетных данных. Для включения такого режима отображения нажмите в инструментальной панели кнопку Показать только те строки, где кол-во по документам и кол-во реально различаются.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Чтобы провести акт инвентаризации по учету, нажмите кнопку Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету). Помните, что редактировать можно только непроведенные документы.

Вы можете быстро создать соответствующие документы на те позиции, у которых фактические и учетные данные различаются: на недостачу товарно-материальных ценностей будет оформлен акт списания, на излишек – приходная накладная. Чтобы выполнить данную операцию, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать документы на различающиеся позиции. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Чтобы распечатать акт инвентаризации, нажмите кнопку Печать, которая расположена слева внизу окна, или соответствующую кнопку инструментальной панели. Печатная форма акта инвентаризации показана на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Акт инвентаризации

Все сформированные и сохраненные акты инвентаризации хранятся в соответствующем журнале, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал актов инвентаризации.

Многие предприятия время от времени проводят переоценку числящихся на складе товарно-материальных ценностей. Смысл данной операции заключается в том, чтобы привести учетную цену товарно-материальных ценностей в соответствие с текущими реалиями. Например, если на какие-то продукты питания в скором времени истекает срок годности, то можно провести их уценку, чтобы привлечь покупателей и тем самым поспособствовать скорейшей их реализации. Или, если на рынке цена на какой-то товар резко поднялись, можно сделать его дооценку.

Возможности программы «Складской учет и торговля» предусматривают проведение переоценки товарно-материальных ценностей как в ручном, так и в автоматическом режиме. Для перехода в соответствующий режим работы выполните команду главного меню Торговля→Переоценка товаров – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Переоценка товарно-материальных ценностей

Как видно на рисунке, окно переоценки товаров разделено на две части. В левой части отображается список товарных групп, в правой части показано содержимое текущей группы. Например, на рис. 2.23 в справочнике показаны товары, включенные в товарную группу Соки. Как нетрудно заметить, содержимое данного окна по своей структуре напоминает справочник номенклатуры (см. рис. 2.4).

В поле Фильтр вы можете установить фильтр на отображаемые в списке данные – для этого введите с клавиатуры условие фильтра и нажмите Enter. Например, если список включает в себя большой ассортимент соков, пива и газированных напитков, а вам нужно получить список только соков, то введите в поле Фильтр значение Сок и нажмите Enter. Чтобы вернуться к работе с полным списком номенклатурных позиций, очистите поле Фильтр и нажмите Enter. Возможность фильтрации особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных.

Если установить флажок Только наличие, то в списке будут представлены только те позиции, по которым есть остаток на складе.

Для каждой позиции правой части окна в соответствующих колонках показывается следующая информация: код позиции, ее полное наименование, валюта цены, базовая цена, процент оптовой и розничной наценок, оптовая цена и розничная цена.

Чтобы выполнить переоценку вручную, нужно дважды щелкнуть мышью на той ячейке таблицы, значение которой нужно изменить. Вы можете изменять значение следующих полей: Валюта, Баз. цена, Нац. опт и Нац. розн. Значение поля Валюта выбирается из раскрывающегося списка, а значения остальных полей вводятся с клавиатуры.

Значение поля Цена опт формируется автоматически на основании значений полей Баз. цена и Нац. опт. Значение поля Цена розн также формируется программой автоматически – на основании значений полей Баз. цена и Нац. розн.

ВНИМАНИЕ

Все изменения, выполненные в режиме переоценки товарно-материальных ценностей, вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки Записать, которая находится справа внизу окна (это относится и к ручной, и к автоматической переоценке). Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы выполнить переоценку товарно-материальных ценностей автоматически, нажмите кнопку Переоценка, которая расположена слева внизу окна. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.24.

Рис. 2.24. Настройка автоматической переоценки

В данном окне осуществляется настройка параметров автоматической переоценки. Слева вверху находится раскрывающийся список, в котором нужно указать тип переоценки – дооценка (в данном случае нужно выбрать значение увеличить; оно используется по умолчанию, см. рис. 2.24), или уценка (в данном случае нужно выбрать значение уменьшить).

Затем в расположенном справа поле укажите, какой именно параметр следует изменить. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – учетную цену, оптовую наценку или розничную наценку (последнее значение используется в программе по умолчанию).

Затем с помощью переключателя нужно определить, каким образом будет произведена переоценка: путем увеличения постоянного значения (например, цену или наценку всех номенклатурных позиций увеличить на 10), либо увеличения на какой-то процент. В первом случае нужно установить переключатель в положение на постоянную величину, во втором – в положение на процент. И в первом, и во втором случае размер увеличения указывается в расположенном справа поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Выполненные настройки вступят в силу после нажатия в данном окне кнопки Выполнить. Через некоторое время программа выдаст информационное сообщение об успешном завершении операции.

В окне переоценки товаров вы можете выполнять те же действия, что и в окне справочника номенклатуры: добавлять новые номенклатурные позиции и товарные группы, а также редактировать и удалить имеющиеся. Для этого используйте соответствующие команды контекстного меню или кнопки инструментальной панели, которая расположена слева вверху окна.

Как уже неоднократно отмечалось выше, все созданные в программе документы, которые были сохранены нажатием кнопки Записать, хранятся в соответствующих журналах документов: приходные накладные – в журнале приходных накладных, акты списания – в журнале актов списания, и т. д. Это позволяет при необходимости в любой момент вернуться к любому созданному ранее документу.

Для доступа к журналам документов предназначены соответствующие команды меню Журналы документов.

Работа со всеми журналами документов построена по одинаковому принципу. Поэтому здесь мы не будем приводить подробное описание каждого журнала, а рассмотрим для примера лишь один из них – журнал расходных накладных. Научившись работать с данным журналом, вы легко сможете работать и с другими журналами программы.

Для перехода в режим работы с журналом расходных накладных предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал расходных накладных. При активизации данной команды на экране открывается окно журнала, изображенное на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Журнал расходных накладных

В данном окне представлен перечень введенных ранее документов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках представлена следующая информация.

• Крайняя слева колонка (без названия) – признак проведенного документа. На рис. 2.25 все документы проведены.

• Дата – здесь отображается дата формирования документа.

• Номер – отображается номер документа.

• Контрагент – в данном поле показано наименование контрагента по данному документу (т. е. получателя товарно-материальных ценностей).

• Со склада – здесь содержится название или номер склада, с которого были списаны товарно-материальные ценности по данному документу.

• Сумма – отображается сумма расходной накладной (т. е. общая сумма отпущенных товарно-материальных ценностей).

• Резерв – здесь отображается признак резервирования товара.

• Основание – в данном поле указывается, на основании чего был произведен отпуск товарно-материальных ценностей по данному документу.

Под списком документов показывается общая сумма всех расходных накладных, включенных в список.

Для отображения позиций списка расходных накладных в программе может использоваться три цвета. Черным цветом отображаются полностью оплаченные документы, красным – полностью не оплаченные, бордовым – частично оплаченные.

Вы можете формировать новые расходные накладные непосредственно в журнале документов. Чтобы ввести новый документ, выполните команду контекстного меню Добавить либо нажмите клавишу Insert (также можно воспользоваться кнопкой Добавить расходную накладную, расположенную в инструментальной панели). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно ввода расходной накладной (см. рис. 2.12), описание которого приведено выше, в разделе «Формирование расходных документов».

Вы можете создавать новые расходные накладные путем копирования введенных ранее накладных. Для этого нужно выделить в списке курсором требуемый документ и выполнить команду контекстного меню Создать копию. В результате на экране откроется окно редактирования расходной накладной (оно полностью соответствует окну ввода, см. рис. 2.12), все параметры которого будут соответствовать параметрам накладной-источника (исключением являются лишь поля № и от – их значения программа создаст заново). Изменив требуемые параметры, вы быстро получаете новый документ. Эту возможность особенно удобно использовать при формировании большого количества однотипных накладных, у которых большинство параметров являются одинаковыми.

Чтобы перейти в режим редактирования расходной накладной, выделите ее в списке курсором и выполните команду контекстного меню Изменить либо нажмите клавишу Enter (можно также воспользоваться кнопкой Изменить накладную, которая расположена в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно редактирования накладной, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить накладную из журнала документов, выделите ее в списке курсором и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить накладную. В результате на экране откроется окно редактирования документа, в котором вместо кнопки Записать будет кнопка Удалить. Для подтверждения удаления нужно нажать эту кнопку.

Вы можете экспортировать содержимое журнала документов во внешний файл для просмотра и распечатки. Возможности программы предусматривают экспорт списка документов в файлы следующих форматов: Excel, RTF, TXT и HTML. Чтобы экспортировать данные, выберите требуемый формат в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню. При выборе любого варианта на экране открывается окно, в котором по обычным правилам работы с приложениями Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла.

Чтобы вывести содержимое журнала документов на печать, выполните команду контекстного меню Печать списка.

При необходимости можно установить фильтр на отображаемые в списке данные. Для этого в контекстном меню выберите требуемый способ фильтрации: Фильтр по дате, Фильтр по контрагенту или Фильтр по складу. При этом в качестве условия фильтрации будет использоваться соответствующий параметр документа, на котором в списке установлен курсор. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, выполните в контекстном меню команду Очистить фильтр.

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, каким образом в программе «Складской учет и торговля» отражаются основные операции складского учета при проведении торгово-закупочной сделки.

Предположим, что предприятие проводит торгово-закупочную операцию, в ходе которой на склад предприятия «Склад 1» поступает 50 штук товара «Шоколад Аленка» и 70 штук товара «Шоколад Победа». Затем на сторону реализуется 20 штук товара «Шоколад Аленка» и 30 штук товара «Шоколад Победа».

Через некоторое время часть оставшегося товара передается со склада «Склад 1» на склад «Склад 2»: 10 штук товара «Шоколад Аленка» и 15 штук товара «Шоколад Победа».

Нам необходимо сформировать в программе «Складской учет и торговля» все необходимые документы, а также ведомость складских остатков.

При рассмотрении данного примера предполагается, что всем параметрам настройки программы установлены значения, используемые по умолчанию.

В первую очередь нам необходимо внести информацию в справочник складов и в справочник номенклатуры. Чтобы вызвать справочник складов, выполним команду главного меню Справочники→Склады – в результате откроется окно, как на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Справочник складов

Нам нужно ввести в справочник два склада: Склад 1 и Склад 2. Нажатием клавиши Insert вызовем окно ввода нового склада и заполним его так, как показано на рис. 2.41.

Рис. 2.41. Добавление нового склада в справочник

После нажатия в данном окне кнопки ОК в справочнике складов появится Склад 1. Аналогичным образом добавим в справочник Склад 2.

Теперь вызовем справочник номенклатуры, создадим в нем товарную группу Шоколад и добавим в нее товары Шоколад Аленка и Шоколад Победа (рис. 2.42).

Рис. 2.42. Заполнение справочника номенклатуры

В качестве единицы измерения для каждого вида товара выберем штуки.

Теперь нам осталось лишь ввести контрагентов в соответствующий справочник. Поставщиком товаров в нашем примере будет ООО «Купи-Продай», покупателем – СП «Красный большевик». Здесь мы не будем приводить описание того, как добавить контрагентов в справочник, поскольку подробное описание справочника контрагентов приведено выше, в разделе «Работа со справочниками программы».

После того как заполнены справочники программы, можно приступать к формированию документов. Чтобы отразить в складском учете поступление товаров на склад, сформируем приходную накладную так, как показано на рис. 2.43.

Рис. 2.43. Накладная на приход товара

Не стоит забывать, что накладная будет проведена по складскому учету только после нажатия Провести. Обратите внимание: поступившие товары оприходованы на Склад 1. В центральной части документа отображается автоматически рассчитанная сумма документа, количество позиций в натуральных единицах измерения и число наименование в списке.

В соответствии с условиями примера, на сторону реализуется 20 штук товара «Шоколад Аленка» и 30 штук товара «Шоколад Победа». Чтобы отразить эту операцию в складском учете, сформируем расходную накладную так, как показано на рис. 2.44.

Рис. 2.44. Накладная на расход товара

Обратите внимание: товарно-материальные ценности отпущены именно с того склада, на который они ранее были оприходованы – Склад 1. В центральной части окна отображается автоматически рассчитанная сумма накладной, количество товарных позиций в натуральных единицах измерения, число наименований, а также сведения об оплате документа (данный документ не оплачен полностью).

Теперь нам необходимо переместить часть товара со склада Склад 1 на склад Склад 2. Для этого выполним команду главного меню Документы→Накладная перемещения и сформируем накладную на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей так, как показано на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Накладная на внутреннее перемещение

Обратите внимание: товар перемещается со склада Склад 1 (т. е. оттуда, куда он был оприходован) на склад Склад 2. Не забывайте, что накладную необходимо провести по учету с помощью кнопки Провести.

После того как все необходимые документы сформированы и проведены по учету, мы можем просмотреть отчетность по складским операциям. В первую очередь сформируем отчет об остатках товарно-материальных ценностей на складах предприятия. Чтобы сразу увидеть, сколько товара у нас осталось на складах Склад 1 и Склад 2, дважды выполним команду главного меню Отчеты→Товар на складах, чтобы открылось два окна отчета. В левой части первого окна установим курсор в положение Склад 1, в левой части второго окна – в положение Склад 2 (рис. 2.46).

Рис. 2.46. Отчет об остатках товаров на складах

Как видно на рисунке, в результате проведенных складских операций остаток товара Шоколад Аленка на Склад 1 составил 20 штук, а на Склад 2 – 10 штук (именно столько шоколада мы переместили на этот склад со склада Склад 1, см. рис. 2.45). Что касается товара Шоколад Победа, то на Склад 1 его осталось 25 штук, а на Склад 2 – 15 штук (именно столько было перемещено на этот склад со склада Склад 1, см. рис. 2.45).

Теперь сформируем ведомость остатков товарно-материальных ценностей на определенную дату. Для этого выполним команду главного меню Отчеты→Остатки товаров и выполним настройку параметров отчета так, как показано на рис. 2.47.

Рис. 2.47. Настройка параметров отчета по остаткам товаров

В данном окне в поле На дату укажем дату, по состоянию на которую нужно сформировать отчет. Чтобы отчет был достоверным, эта дата не должна быть меньше даты проведения последней складской операции, подлежащей отражению в отчете (в противном случае эта операция или несколько таких операций просто «выпадут» из отчета).

В поле Группа товаров укажем группу Шоколад, а вот поле Товар оставим незаполненным, чтобы получился отчет по всем товарам выбранной группы (напомним, что в нашем примере этими товарами являются Шоколад Аленка и Шоколад Победа). Поле Склад также заполнять не будем – это позволит нам увидеть остатки товарно-материальных ценностей на всех складах, где они имеются в наличии.

У остальных параметров данного окна оставим значения, предложенные по умолчанию.

После нажатия кнопки Просмотр на экране отобразится окно отчета (рис. 2.48).

Рис. 2.48. Отчет об остатках товаров на складах

Данные отчета свидетельствуют о том, что товара Шоколад Аленка на Склад 1 осталось 20 штук, а на Склад 2 – 10 штук. Товар Шоколад Победа на Склад 1 имеется в количестве 25 штук, а на Склад 2 – 15 штук.

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, следует просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки, а также ввести необходимые данные в ее справочники. Далее рассказывается о том, как подготовить программу к работе.

Перед тем как приступить к настройке программы, следует ввести в справочник контрагентов информацию о собственном предприятии. Дело в том, что возможности программы предусматривают создание и использование нескольких профилей настроек, и каждый профиль должен быть привязан к своему предприятию. О том, как ведется работа со справочником контрагентов, рассказывается ниже, в разделе, посвященном описанию справочника контрагентов.

Для перехода в режим настройки программы следует выполнить команду главного меню Администратор→Настройки программы. В результате на экране откроется окно со списком созданных ранее профилей настроек, которое изображено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Настройки программы

В данном окне содержится список созданных ранее профилей настроек. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование настройки, название собственного предприятия (фамилия предпринимателя), к которому относится данная настройка, и вид деятельности этого предприятия.

Профилем настройки в программе Memo Sclad 4x4 называется конкретный вариант ее настройки. Например, один вариант настройки программы может использоваться для «черного» учета, другой – для ведения официального учета, и т. п. Также можно использоваться разные варианты настроек для разделения учета в разных торговых точках: например, для коммерческого киоска используется один вариант настройки, а для торговой палатки на рынке – другой, и т. п.

В самом начале эксплуатации программы в списке профилей настроек будет только одна позиция, которая предложена разработчиками.

Чтобы создать новую настройку, нужно нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить. Также для этого можно воспользоваться кнопкой Добавление новой записи, которая находится в инструментальной панели главного окна программы.

ВНИМАНИЕ

Инструментальная панель главного окна программы находится в его верхней части, под заголовком. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Кнопки инструментальной панели можно использовать практически во всех интерфейсах и режимах работы программы.

Окно создания нового профиля настройки представлено на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Создание профиля настройки

В аналогичном окне осуществляется и редактирование созданной ранее настройки. Для перехода в режим редактирования нужно выделить требуемую настройку курсором и нажать в инструментальной панели программы кнопку Редактирование записи, либо в контекстном меню выбрать команду Изменить.

Как видно на рисунке, данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Дополнительно, Платежки в банк и Расчеты. Каждая вкладка включает в себя набор однотипных, сходных по назначению и функциональности параметров настройки.

ВНИМАНИЕ

Информация, введенная в окне создания и редактирования настройки (см. рис. 3.3), будет сохранена только после нажатия кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках данного окна.

В контексте рассматриваемой темы нас интересует содержимое вкладок Общие и Дополнительно.

На вкладке Общие (см. рис. 3.3) содержатся параметры общего назначения, определяющие общие свойства данного профиля настройки. В поле Наименование с клавиатуры вводится наименование профиля настройки. Рекомендуется вводить наименование, кратко отражающее суть создаваемой настройки – например, Учет на складе № 1, или Учет в долларах США, и т. п. Также можно просто нумеровать создаваемые настройки – например, Настройка № 1, Настройка № 2, и т. д.

В поле Предприятие из раскрывающегося списка следует выбрать название собственного предприятия (фамилию индивидуального предпринимателя). Содержимое раскрывающегося списка формируется в справочнике контрагентов, причем в данный список включаются только те предприятия (предприниматели), для которых установлен признак собственного предприятия.

С помощью параметров Поставщик и Клиент можно указать соответственно поставщика товарно-материальных ценностей и их покупателя, которые будут по умолчанию подставляться в соответствующие поля при формировании новых складских документов (накладных, и др.). Выбор значений этих параметров осуществляется следующим образом: нужно нажать кнопку Выбрать поставщика/клиента для новых документов по умолчанию (она расположена справа от наименования параметра, и ее название отображается во всплывающей подсказке), затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать Enter. Чтобы удалить значение какого-то из этих параметров, нажмите кнопку Х.

В поле Отечество укажите название страны, в рамках которой будет вестись складской учет. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике стран происхождения товаров (данный справочник рассматривается ниже, в соответствующем разделе).

В поле Основание можно с клавиатуры ввести текст, который будет по умолчанию подставляться в одноименное поле складских документов при их формировании. Аналогичным образом заполняется поле Дополнение – введенное значение будет подставляться по умолчанию при формировании нового складского документа в поле Дополнение.

Если вы хотите, чтобы сумма налога на добавленную стоимость в складских документах рассчитывалась автоматически, установите флажок НДС и в открывшемся справа поле с клавиатуры либо с помощью счетчика введите требуемую ставку НДС в процентах.

На вкладке Дополнительно выполняется настройка некоторых дополнительных параметров. В поле Базовая единица измерения следует указать наименование единицы измерения, которая будет использоваться в данной настройке в качестве базовой. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерений.

Если на данной вкладке установить флажок Разрешить расчет цены позиций накладных от суммы, то в накладных цена позиции будет рассчитываться автоматически на основании ее количества и суммы (эти параметры указываются пользователем). При снятом флажке режим автоматического расчета цены отключен.

В области настроек Виды цен для новых накладных указывается вид цен, который будет предлагаться программой по умолчанию для приходных и расходных накладных (поля соответственно Приход и Расход). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов цен.

С помощью переключателя Страна – (локализация валюты) укажите страну, в валюте которой должен вестись складской учет. По умолчанию переключатель установлен в положение Россия (следовательно, учет будет вестись в российских рублях).

Количество настроек, создаваемых пользователем, не ограничено и определяется только его потребностями.

Чтобы удалить настройку из списка, установите на нее курсор и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите клавишу Delete. При этом команда выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Всем документам, операциям и отчетам, с которыми работает пользователь в процессе эксплуатации программы, по умолчанию присваивается определенная дата. Например, новому документу дата присваивается в момент его формирования (т. е. в окне формирования нового документа поле Дата будет заполнено автоматически сразу после открытия окна).

По умолчанию в качестве такой даты используется текущая дата. Однако пользователь может изменить ее и установить в качестве используемой по умолчанию даты любую дату, по своему усмотрению. Для выполнения данной настройки следует выполнить команду главного меню Файл→Изменить дату – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Настройка даты по умолчанию

В данном окне с помощью переключателя нужно указать, какая дата должна использоваться в программе по умолчанию при работе с документами, операциями и отчетами. Если переключатель установлен в положение Текущую дату компьютера, то в качестве такой даты будет использоваться текущая системная дата компьютера. Если же переключатель установлен в положение Фиксированную дату, то справа открывается поле, в котором с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа от данного поля кнопки, указывается произвольная дата, которая будет использоваться в программе по умолчанию.

Выполненные изменения вступают в силу после нажатия кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

На любом предприятии обязательно присутствуют материально-ответственные лица, и складские работники также относятся к этой категории сотрудников.

Кроме этого, каждый контрагент, с которым сотрудничает предприятие, также имеет как минимум одно ответственное лицо: например, предприниматель у себя является и директором, и кладовщиком, и т. п. Что касается юридического лица, то у него обязательно должны быть директор и главный бухгалтер.

Для ввода, редактирования и хранения информации о физических лицах, занимающих ответственные должности, в программе предусмотрено ведение справочника ответственных лиц. Переход в режим работы с данным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники→Ответственные лица – при активизации данной команды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Список ответственных лиц

В данном окне содержится список введенных ранее ответственных лиц. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО и название занимаемой должности.

Как видно на рисунке, окно состоит из трех вкладок. На вкладке По наименованию представлен полный список ответственных лиц, на вкладке Свои содержатся только позиции, которым в окне редактирования (см. рис. 3.6) установлен признак Свой (этот признак устанавливается собственным сотрудникам), а на вкладке Чужие – позиции с признаком Чужой.

Для добавления в справочник новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Ввод сведений об ответственном лице

В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов добавляемого ответственного лица. Кстати, в этом же окне производится редактирование параметров введенного ранее сотрудника: для перехода в режим редактирования нужно в списке ответственных лиц (см. рис. 3.5) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить либо дважды щелкнуть мышью.

Единственное поле, которое является обязательным для заполнения в данном окне – это поле Наименование: в нем следует с клавиатуры ввести ФИО сотрудника. Без заполнения данного поля ввод ответственного лица будет невозможен.

В поле Документ вводится информация о документе, удостоверяющем личность ответственного лица: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Основные реквизиты документа – это его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.

Поскольку в процессе эксплуатации программы фамилии ответственных лиц могут склоняться (например, при формировании документов), то в полях Выдать (кому?) и Принято (от кого?) вводится фамилия (а при необходимости – также имя и отчество) в соответствующем падеже. Например, если ФИО сотрудника – Иванов Иван Иванович, то в поле Выдать (кому?) следует ввести значение Иванову Ивану Ивановичу, а в поле Принято (от кого?) – значение Иванова Ивана Ивановича. Учтите, что некоторые фамилии не склоняются.

В поле Должность следует указать название занимаемой данным сотрудником должности – например, Заведующий складом, Кладовщик, и т. п.

С помощью переключателя Принадлежность определяется, является ли данное лицо сотрудником собственного предприятия либо нет. В первом случае данный переключатель нужно установить в положение Свой, во втором случае – в положение Чужой.

Завершается процесс ввода и редактирования ответственного лица нажатием в данном окне кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить позицию из справочника ответственных лиц, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Для ввода, редактирования и хранения информации о странах мира, которые являются производителями либо импортерами товаров, предусмотрен справочник стран происхождения товаров. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники→Ассортимент товаров→Страны происхождения. Окно справочника показано на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Страны происхождения товаров

В данном окне отображается список введенных ранее названий стран происхождения товаров. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается полное наименование страны и ее приоритет.

Название страны, которая в данной настройке используется в качестве текущей (см. рис. 3.3, значение поля Отечество), отображается красным цветом.

Чтобы ввести в справочник информацию новое государство, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мыши).

Создать новую позицию можно также на основании введенной ранее позиции: для этого нужно установить курсор на позицию-источник и выполнить команду контекстного меню Копия. У созданной таким способом позиции наименование будет полностью соответствовать наименованию позиции-источника, а приоритет будет отличаться. И наименование, и приоритет можно отредактировать с клавиатуры.

В справочнике стран происхождения не предусмотрено использование отдельного окна ввода и редактирования позиций. Поэтому данные о странах происхождения вводятся с клавиатуры.

ВНИМАНИЕ

Значение поля Приоритет обязательно должно быть уникальным – в противном случае при вводе позиции программа выдаст информационное сообщение об ошибке.

Вы можете быстро изменить приоритеты всех одновременно позиций списка – для этого удобно использовать команду контекстного меню Сортировка. При активизации данной команды приоритеты устанавливаются в соответствии с порядком следования позиций в списке.

Чтобы удалить позицию из справочника стран происхождения, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для ввода, редактирования и хранения информации о видах деятельности предприятий в программе предусмотрено ведение справочника видов деятельности, который открывается с помощью команды главного меню Справочники→Виды деятельности. При выполнении команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Список видов деятельности

В данном окне отображается список введенных ранее видов деятельности (при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование вида деятельности, его приоритет, а также дата открытия и закрытия.

Чтобы добавить в справочник новый вид деятельности, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мышью). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно ввода и редактирования вида деятельности, которое представлено на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Окно ввода и редактирования

В первую очередь в поле Наименование следует ввести полное наименование вида деятельности – например, Розничная торговля, или Консигнация, и т. п.

Далее необходимо указать приоритет данного вида деятельности (иначе говоря, его место среди других видов деятельности): значение поля Приоритет можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.

В поле Открыт следует ввести дату открытия данного вида деятельности. Если данный вид деятельности подлежит лицензированию, то в поле Открыт можно указать дату выдачи лицензии; для нелицензируемых видов деятельности в данном поле можно ввести дату выдачи свидетельства о государственной регистрации, либо просто дату начала осуществления этого вида деятельности, и т. п. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика.

ВНИМАНИЕ

Поля Наименование, Приоритет и Открыт являются обязательными для заполнения; если не заполнено хотя бы одно из них, ввод вида деятельности будет невозможным – программа выдаст соответствующее информационное сообщение.

В поле Закрыт указывается дата закрытия данного вида деятельности. Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Открыт.

Завершается процесс ввода и редактирования вида деятельности нажатием в данном окне кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить позицию из справочника видов деятельности, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Все товарно-материальные ценности учитываются в определенных единицах измерения: например, зажигалки учитываются в штуках, сок – в пакетах или литрах, какие-то товары могут учитываться в наборах или комплектах, и т. д. Информация об используемых единицах измерения хранится в соответствующем справочнике.

Данная информация необходима в разных режимах работы программы: при вводе новых товарных позиций в справочник товаров и услуг, при формировании товарно-сопроводительных документов, и др.

Чтобы открыть справочник единиц измерения, выполните команду главного меню Справочники→Ассортимент товаров→Единицы измерения – в результате откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Справочник единиц измерений

В данном окне отображается список введенных ранее единиц измерения (при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее полное и сокращенное наименование.

Чтобы ввести в справочник информацию о новой единице измерения, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мыши).

Отдельного диалогового окна для ввода и редактирования единиц измерения в программе не предусмотрено. Поэтому и полное, и сокращенное наименования единиц измерения вводятся с клавиатуры.

ПРИМЕЧАНИЕ

Значение поля Сокращенно не может превышать трех символов.

Следует учитывать, что в документах системы (накладных, и др.) при выборе соответствующей единицы измерения будет отображаться ее сокращенное наименование.

Вы можете создавать новые единицы измерения на основании уже имеющихся. Для этого нужно выделить позицию-источник курсором и выполнить команду Копия, которая находится в контекстном меню.

Чтобы удалить позицию из справочника единиц измерения, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Количество позиций, добавляемых в справочник единиц измерения, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Ввод, редактирование и хранение данных о товарно-материальных ценностях, учитываемых в складском учете, осуществляется в справочнике товаров, который вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Ассортимент товаров→Товары. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Справочник товаров

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. По умолчанию открывается вкладка Рабочие; все остальные вкладки предназначены для сортировки товарно-материальных ценностей по тому или иному признаку.

Чтобы ввести в справочник товаров новую позицию, выполните команду контекстного меню Добавить либо нажмите клавишу Insert. При этом на экране откроется окно ввода товара, которое показано на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Добавление товара в справочник

Данное окно состоит из четырех вкладок: Общие, Сертификаты, Текущие остатки и резерв и Прайс-лист по видам цен. Ввод основной информации о товаре осуществляется на вкладке Общие.

В поле Наименование с клавиатуры введите наименование товара (например, Сигареты «Мальборо», или Сок Яблочный). Затем в поле Вид укажите его вид; требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов товаров. Например, для товара Сигареты «Мальборо» можно указать вид Табачные изделия, товар Электродрель Bosh можно отнести к виду Инструменты, и т. д.

Для каждой товарно-материальной ценности можно указать характерный признак. Ввод, редактирование и хранение информации о товарных признаках осуществляется в справочнике признаков товаров, который открывается с помощью команды главного меню Справочники→Признаки товаров. При вводе или редактировании товара его признак выбирается из раскрывающегося списка в поле Признак. Например, мороженому или пельменям можно установить признак Заморозка, горюче-смазочным материалам – признак Огнеопасные, и т. д.

В поле Производитель укажите наименование предприятия, являющегося производителем данного товара, а в поле Страна – название страны происхождения этого товара. Оба поля заполняются путем выбора значения из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике.

Штрих-код товара указывается в соответствующем поле. Вы можете просмотреть увеличенное изображение штрих-кода, нажав кнопку Просмотр изображения штрих-кода (кнопка расположена справа от поля и является последней в ряду кнопок, ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши). При нажатии кнопки открывается окно, как на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Просмотр штрих-кода товара

В полях Артикул и Приоритет с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика укажите соответствующие данные, а в полях Брутто и Нетто – вес брутто и вес нетто данного товара.

ВНИМАНИЕ

Параметры Наименование, Штрих код, Артикул и Приоритет являются обязательными для заполнения.

Все товарно-материальные ценности в программе делятся на две категории: весовые и штучные. Чтобы отнести данный товар к категории весовых, установите флажок Весовой товар. Если данный флажок снят, то программа будет распознавать товар как штучный.

Как известно, подавляющее большинство товарно-материальных ценностей облагается налогом на добавленную стоимость. Чтобы указать ставку НДС по данному товару, установите флажок НДС и в открывшемся справа поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика укажите размер ставки в процентах. Если данный товар не облагается НДС, данный флажок можно снять.

В области настроек Фасовка указывается единица измерения данного товара, а также информация о его фасовке. По умолчанию для всех товаров предлагается базовая единица измерения, указанная в настройках программы на вкладке Дополнительно (подробнее см. выше раздел «Настройка параметров»), однако вы можете использовать и другие единицы измерения.

Чтобы добавить единицу измерения, щелкните в данной области правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить. В результате на экране откроется окно выбора единицы измерения и настройки фасовки, которое показано на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Выбор единицы измерения

В данном окне в поле Единица измерения из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерений (см. рис. 3.10), нужно выбрать подходящую единицу измерения. Затем в поле Приоритет укажите ее приоритет, а в поле Коэффициент – коэффициент пересчета в базовую единицу измерения. После этого нажмите кнопку Да. Все параметры данного окна являются обязательными для заполнения.

На вкладке Сертификаты формируется список сертификатов на данный товар. Вкладка Текущие остатки и резерв предназначена для просмотра текущих остатков товара, а также для его резервирования. Резервирование удобно использовать, например, для предотвращения отпуска товарно-материальных ценностей, предназначенных конкретному получателю, другим предприятиям и организациям, а также в иных случаях.

На вкладке Прайс-лист по видам цен выполняется настройка ценообразования для данного товара.

Завершается добавление в справочник нового товара нажатием кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.

После настройки программы и заполнения ее справочников можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим самые необходимые режимы работы программы.

Поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия оформляется приходной накладной. Чтобы перейти в режим работы с приходными документами, выполните команду главного меню Документы→Приход склада (эта команда вызывается также нажатием клавиши F2). При активизации данной команды на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Список приходных документов

В данном окне содержится перечень введенных ранее приходных накладных (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции).

Чтобы ввести новую накладную, выберите в контекстном меню команду Добавить либо нажмите Insert. Чтобы отредактировать введенную ранее накладную, выделите ее в списке курсором и выполните команду контекстного меню Изменить либо нажмите Enter. Ввод нового и редактирование имеющегося документа осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Редактирование приходного документа

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Документ и Содержание. Это обусловлено тем, что формирование документа выполняется в два этапа: вначале на вкладке Документ вводится основная информация о документе (номер, дата формирования, контрагент по документу, и др.), а затем на вкладке Содержание формируется спецификация документа.

Содержимое вкладки Документ показано на рис. 3.16. В первую очередь в полях № и от необходимо указать номер и дату документа. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Через кого можно указать ФИО сотрудника, через которого передаются товарно-материальные ценности по данному документу.

В поле Основание указывается, на основании чего формируется данный документ. Это может быть, например, приказ или распоряжение руководителя предприятия, или договор поставки товарно-материальных ценностей, и т. п. По умолчанию в данном поле предлагается значение, которое было введено в настройках программы на вкладке Общие (см. рис. 3.3), но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. Если в настройках программы значение по умолчанию не вводилось, то поле Основание в момент создания нового документа будет пустым.

Если товарно-материальные ценности были получены по доверенности, то в полях По дов. № и от следует указать номер этой доверенности и дату ее выдачи.

Информация об ответственных лицах указывается в области настроек Ответственные лица. Значения полей Руководитель, Гл. бухгалтер и Принял выбираются из раскрывающихся списков, а поле Отпустил заполняется с клавиатуры.

В поле Вид/д из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности (см. рис. 3.8), выбирается название вида деятельности, к которому следует отнести данный документ.

С помощью переключателя Вид расчета укажите, каким образом будет произведен расчет за полученные по данному документу товарно-материальные ценности. Чаще всего используются виды расчета Наличный и Безналичный, немного реже – Взаимозачет.

В области настроек Предприятие указывается наименование предприятия, которое является получателем товарно-материальных ценностей по данному документу. Нажмите расположенную слева кнопку, затем в открывшемся окне справочника предприятий выделите курсором требуемое значение и нажмите клавишу Enter.

В области настроек Контрагент указывается поставщик товарно-материальных ценностей по данному документу, а также грузополучатель. Последний параметр удобно использовать, например, когда предприятие, являющееся получателем товаров, имеет несколько торговых точек, складов, филиалов или иных структурных подразделений, на каждом из которых может осуществляться прием товарно-материальных ценностей. Выбор поставщика и грузополучателя осуществляется из справочников, для вызова которых нужно нажать соответствующую кнопку.

Как уже отмечалось выше, формирование спецификации приходного документа осуществляется на вкладке Содержание, содержимое которой показано на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Формирование спецификации приходного документа

Чтобы добавить товар в спецификацию, вначале следует его выписать, и только после этого – собственно добавлять. Чтобы выписать товар, нажмите в нижней части окна кнопку Выписать, затем в открывшемся окне списка товаров выделите курсором требуемую позицию и нажмите Enter – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Выписка товара для включения в спецификацию

В данном окне нужно указать количество товара, а также его цену. Значение поля Сумма программа рассчитает автоматически на основании количества и цены.

После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку Да – в результате откроется окно, как на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Выписанный товар

В данном окне в поле Кол-во отобразится количество выписанного товара. После того как вы выпишите все необходимые товарные позиции, нажмите кнопку В документ, которая находится внизу окна – в результате выбранные товары будут добавлены в приходную накладную.

Вы можете отредактировать данные по любому товару, включенному в спецификацию. Для этого нужно выделить его курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить либо нажать клавишу Enter, после чего в открывшемся окне выполнить необходимые действия.

Чтобы удалить товар из спецификации, выделите его в списке курсором и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Завершается ввод приходной накладной нажатием кнопки Да. При нажатии кнопки Нет окно ввода/редактирования накладной будет закрыто без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках окна.

Чтобы содержащиеся в накладной данные были проведены по складскому учету, документ необходимо провести. Для этого выделите его в списке приходных накладных (см. рис. 3.15) курсором и выполните команду контекстного меню Проводка либо нажмите кнопку Проводка, которая расположена внизу окна. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Проведение приходной накладной по складскому учету

Чтобы провести документ, нажмите в данном окне кнопку Да. При необходимости вы можете одновременно сформировать документ на оплату (кассовый, банковский или бартерный) – для этого нажмите соответствующую кнопку и в открывшемся поле укажите дату документа на оплату, после чего нажмите кнопку Да. Созданный документ на оплату можно сразу же провести – для этого установите флажок Выполнить проводку документов на оплату.

Перечень платежных документов, созданных по каждому приходному документу, можно просмотреть, выделив накладную в списке курсором и выполнив команду Оплата, которая находится в контекстном меню.

Отпуск товарно-материальных ценностей со склада предприятия оформляется документом «расходная накладная». Чтобы перейти в режим работы с этими документами, выполните команду главного меню Документы→Расход склада (эта команда вызывается также нажатием клавиши F3). При активизации данной команды на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Список расходных накладных

В данном окне содержится перечень введенных ранее расходных документов (при первом открытии окна список будет пустым).

Для ввода нового документа выберите в контекстном меню команду Добавить либо нажмите Insert. Чтобы отредактировать введенный ранее документ, установите на него курсор и выполните команду контекстного меню Изменить либо нажмите Enter. При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Ввод и редактирование расходного документа

Формирование расходного документа, как и приходной накладной, выполняется в два этапа: вначале на вкладке Документ вводится основная информация о документе (номер, дата формирования, контрагент по документу, и др.), а затем на вкладке Содержание формируется его спецификация.

Начинать работу с документом следует на вкладке Документ (см. рис. 3.22). В первую очередь в полях № и от необходимо указать номер и дату документа. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Через кого можно указать ФИО сотрудника, через которого передаются товарно-материальные ценности по данному документу.

В поле Основание указывается, на основании чего формируется данный документ. Это может быть, например, приказ или распоряжение руководителя предприятия, или договор поставки товарно-материальных ценностей, и т. п.

При отпуске товаров по доверенности в полях По дов. № и от следует указать номер этой доверенности и дату ее выдачи.

Информация об ответственных лицах указывается в области настроек Ответственные лица. Значения полей Руководитель, Гл. бухгалтер и Принял выбираются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в справочнике ответственных лиц, а поле Отпустил заполняется с клавиатуры.

В поле Вид/д из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности (см. рис. 3.8), выбирается название вида деятельности, к которому нужно отнести данный документ.

С помощью переключателя Вид расчета укажите, каким образом будет произведен расчет за отпущенные по данному документу товарно-материальные ценности.

В области настроек Предприятие указывается наименование предприятия, которое является поставщиком товарно-материальных ценностей по данному документу (т. е. со склада которого отпускаются ценности). Нажмите расположенную слева кнопку, затем в открывшемся окне справочника предприятий выделите курсором требуемое значение и нажмите клавишу Enter.

В области настроек Контрагент указывается получатель ценностей по данному документу; также можно указать конкретную торговую точку, если их у получателя несколько. Эти параметры заполняются так же, как и в приходной накладной.

Для формирования спецификации расходного документа откройте вкладку Содержание, содержимое которой показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Спецификация накладной на отпуск товара

Формирование спецификации на отпуск товара осуществляется по таким же правилам, как и для приходной накладной (подробнее см. предыдущий раздел). Однако необходимо обращать внимание на остаток товаров на складе, чтобы не включить в спецификацию товара больше, чем его есть в наличии.

Данные накладной будут отражены в складском учете только после проведения документа. Для этого выделите его в списке (см. рис. 3.21) курсором и выполните команду контекстного меню Проводка либо нажмите кнопку Проводка, которая расположена внизу окна. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно (см. рис. 3.20), описание которого приведено в предыдущем разделе.

Перечень платежных документов, созданных по каждому расходному документу, можно просмотреть, выделив накладную в списке курсором и выполнив команду Оплата, которая находится в контекстном меню.

В процессе работы бывает так, что задолженность контрагентов (дебиторская или кредиторская) возникает без осуществления хозяйственных операций. Например, при отпуске товара покупателю возникает задолженность этого покупателя перед поставщиком – это понятно. При перечислении денег задолженность погашается – это тоже понятно. А если вы просто одолжили деловому партнеру некоторую сумму денег? Или отпустили товар с отсрочкой платежа с условием оплаты наличными деньгами, которые не отражаются в «белой» бухгалтерии?

Подобных примеров существует великое множество. Суть в данном случае одна: необходимо каким-то образом вести учет долгов, возникающих в результате подобных операций.

В программе «Memo Sklad 4x4» такая возможность предусмотрена: пользователь просто вводит в программу информацию о возникновении и погашении долгов, без предварительного оформления тех либо иных документов.

Для перехода в данный режим работы следует выполнить команду главного меню Документы→Долги (или нажать клавишу F5). При этом открывается окно, как показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Перечень долговых записей

В данном окне представлен список введенных ранее долговых записей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается порядковый номер записи, дата создания записи, день недели и точное время, когда была создана запись, сумма долга, наименование контрагента по задолженности, название собственного предприятия и наименование вида деятельности, к которому следует отнести данную запись.

Чтобы создать новую долговую запись, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert). При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Добавление долговой записи

В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов долговой записи. В таком же окне производится редактирование параметров введенной ранее долговой записи: для перехода в режим редактирования нужно в списке долговых записей (см. рис. 3.24) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо дважды щелкнуть на ней мышью.

В первую очередь необходимо определить номер, дату и сумму создаваемой долговой записи.

Номер записи указывается в поле № документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового документа, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика.

Дата долговой записи указывается в поле от. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика. Это данное поле также заполняется автоматически в момент создания документа – по умолчанию в нем отображается текущая дата.

СОВЕТ

В качестве даты создания долговой записи рекомендуется указывать дату возникновения данной задолженности.

Сумма задолженности указывается в поле Сумма. В данное поле возможен ввод значения с точностью до двух знаков после запятой.

В правой части окна с помощью переключателя Операция следует указать тип данной операции: Расход или Приход. Еще правее расположен флажок Возврат: если он установлен, то данная операция будет считаться операцией возврата долга.

В поле Вид деятельности из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается название вида деятельности, к которому относится данная долговая запись. Например, если возникла задолженность за перевозку товара, то в данном поле можно выбрать значение Грузоперевозки. Если же был отпущен товар в долг, то можно указать значение Торговля, и т. д.

В поле Оператор укажите ФИО сотрудника, ответственного за данную операцию. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике операторов.

В области настроек Контрагент указывается наименование контрагента по данной долговой записи. Чтобы указать контрагента, нужно нажать расположенную слева кнопку, затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 4.7) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. Сразу после этого в области настроек Контрагент отобразится не только наименование выбранного контрагента, но и его индивидуальный номер налогоплательщика, а также юридический адрес.

Аналогичным образом в области настроек Предприятие следует указать название собственного предприятия, от имени которого формируется долговая запись. Если программа эксплуатируется от имени одного предприятия (предпринимателя), то выбирать ничего не нужно – требуемые реквизиты отобразятся автоматически.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данной долговой записи. Например, можно ввести текст, раскрывающий суть записи: Поставлен товар с отсрочкой платежа 20 дней, За аренду складских помещений, и т. п.

Завершается процесс ввода/редактирования долговой записи нажатием в данном окне кнопки Да. Кнопка Нет предназначена для выхода из режима ввода/редактирования без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод новых долговых записей на основании введенных ранее (т. е. быстрое создание копии имеющейся долговой записи). Эту возможность удобно использовать, например, для быстрого добавления новой долговой записи, у которой некоторые или большинство реквизитов совпадают с какой-нибудь из введенных ранее записей, а также в иных ситуациях.

Чтобы создать новую долговую запись путем копирования имеющейся, нужно в окне списка долговых записей (см. рис. 3.24) выделить курсором запись-источник и нажать кнопку Копия, расположенную внизу окна, либо выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате на экране откроется окно ввода/редактирования долговой записи (см. рис. 3.25), в котором нужно будет отредактировать те реквизиты, которые отличаются от записи-источника, и нажать кнопку Да. В результате выполненных действий новая долговая запись будет добавлена в список.

При необходимости можно просмотреть и информацию о контрагенте по данной долговой записи. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и нажать кнопку Контрагент, которая расположена внизу окна.

Чтобы удалить долговую запись, выделите ее в списке курсором и выполните команду контекстного меню Удалить (либо нажмите клавишу Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Ведение складского хозяйства неизбежно сопряжено с возникновением целого ряда затрат. В данном разделе мы узнаем, как осуществляется учет складских затрат в программе «Memo Sklad 4x4».

В первую очередь необходимо сформировать структуру складских затрат. Для этого выполните команду главного меню Документы→Затраты→Бюджет по статьям и в открывшемся окне сначала создайте группы статей затрат, а затем в состав каждой группы включите соответствующие статьи.

После этого можно приступать к вводу данных о складских затратах. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Документы→Затраты→Документы по затратам. При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Список документов по складским затратам

В данном окне отображается перечень введенных ранее затратных документов (при первом открытии окна оно будет пустым). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация:

• номер документа;

• дата формирования документа;

• обозначения дня недели, когда был сформирован документ;

• точное время формирования документа;

• сумма по документу;

• порядок расчетов (наличные, безналичный либо прочие);

• ФИО лица, ответственного за данный расход;

• название затратной статьи.

Чтобы ввести сведения о возникших затратах, выполните команду контекстного меню Добавить либо нажмите клавишу Insert. Для редактирования введенного ранее затратного документа выделите его курсором и выберите в контекстном меню Изменить либо нажмите Enter. При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.27.

Рис. 3.27. Ввод затратного документа

В первую очередь в данном окне определите значения полей Номер и от. Эти параметры заполняются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика. Оба поля являются обязательными для заполнения.

С помощью переключателя Форма расчета укажите, каким образом будут оплачены затраты. Возможные варианты – Наличный, Безналичный и Прочие (в последнем случае может подразумеваться, например, оплата расходов товаром, или оказание услуг в счет покрытия затрат, и т. п.).

Поле Оператор заполняется программой автоматически и не редактируется; в нем отображается имя пользователя, создавшего данный документ.

В поле Подотчетное лицо указывается ФИО сотрудника, ответственного за формирование данного документа (следовательно – за правильность отражения суммы затрат). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике ответственных лиц.

В поле Предприятие укажите наименование собственного предприятия. Если программа эксплуатируется от имени нескольких предприятий, то нужное значение выбирается из раскрывающегося списка. Если же программа используется от имени одного предприятия, то данное поле будет заполнено автоматически в момент создания документа.

В поле Статья из раскрывающегося списка выберите название статьи затрат, на которую необходимо отнести сумму по данному документу.

Сумма затрат указывается в поле Сумма. Это поле является обязательным для заполнения.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Например, если документ отражает затраты на аренду, то в данном поле можно ввести название месяца и номер года (Аренда за октябрь 2007 года). Если же документ отражает затраты на транспорт, то можно ввести примечание За перевозку шоколада и кофе, и т. д.

Завершается ввод затратного документа нажатием кнопки Да.

Как и любой другой документ, созданный в программе, затратный документ необходимо провести – только после этого сумма затрат будет отражена в складском учете. Чтобы провести документ, выделите его в списке курсором и выполните команду контекстного меню Проводка. О том, что документ проведен, будет свидетельствовать изменение цвета знака в колонке Сумма (знак суммы отобразится синим цветом).

Как видно на рис. 3.26, окно списка документов состоит из нескольких вкладок. Эти вкладки предназначены для фильтрации документов по тому или иному признаку. Например, если вы откроете вкладку Без проводки, то в списке останутся только непроведенные по учету документы. Если вам нужно, чтобы в списке остались документы только по какой-то статье, откройте вкладку По статье и выберите из раскрывающегося списка название статьи затрат, которая вас интересует. Перечень документов будет отфильтрован сразу после выбора статьи затрат. На вкладке По подотчетному лицу вы можете аналогичным образом отфильтровать документы по сотруднику, ответственному за их оформление, и т. д.

Чтобы удалить документ из списка, выделите его курсором и выберите в контекстном меню команду Удалить, после чего подтвердите удаление.

Одним из наиболее популярных отчетов, генерируемых программой «Memo Sklad 4x4», является товарный отчет. Он наглядно и понятно показывает всю информацию о движении товарно-материальных ценностей по складу за определенный интервал времени. Чтобы сформировать товарный отчет, выполните команду главного меню Операции→Товарный отчет, после чего в открывшемся окне нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Расчет либо нажмите кнопку Расчет, расположенную в левом нижнем углу окна. Пример товарного отчета показан на рис. 3.28.

Рис. 3.28. Товарный отчет

В данном отчете отображаются только те товарные позиции, по которым в течение отчетного периода (он указан в верхней части окна в полях Дата с по) было движение, либо по которым имеются остатки на складе. Для каждой позиции списка показано наименование товарной позиции, единица измерения, входящий остаток (количество и сумма), приход и расход (количество и сумма), а также исходящий остаток (количество, цена и сумма).

Если программа эксплуатируется от имени нескольких предприятий, то можно включить фильтр по любому из них: для этого установите флажок Предприятие и в открывшемся справа поле из раскрывающегося списка выберите название нужного предприятия. По умолчанию данный флажок снят, и в списке показано движение по всем товарно-материальным ценностям независимо от принадлежности тому или иному предприятию. Если программа эксплуатируется от имени одного предприятия, то использование данного параметра не имеет смысла.

Вы можете также установить фильтр на отображаемые данные по одному из следующих условий: вид товара, признак товара, производитель товара и страна происхождения. Для этого установите соответствующий флажок и из раскрывающегося списка выберите требуемое значение. При этом можно одновременно фильтровать данные по разным условиям – например, оставить в списке только бакалейные изделия отечественного производства.

ВНИМАНИЕ

После каждого выбора условия фильтрации, а также после отключения фильтра нужно обязательно выполнять команду контекстного меню Расчет или нажимать кнопку Расчет, расположенную внизу окна – только после этого настройки вступят в силу.

Возможность фильтрации особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Чтобы вернуться к работе с полным отчетом, отключите все условия фильтрации (т. е. снимите все флажки), и установите требуемый интервал времени.

Возможности программы позволяют просмотреть детализированный отчет о движении конкретного товара. Для этого нужно выделить данный товар в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Движение либо нажать кнопку Движение, расположенную внизу окна. При этом на экране откроется окно, в котором каждое движение (приход или расход) товара будет показано в отдельной позиции, с указанием номера и даты соответствующей накладной, количества, цены и суммы товара, наименования контрагента по документу, и др.

При необходимости из окна товарного отчета вы можете быстро перейти в режим просмотра и редактирования свойств товара (см. рис. 3.12). Для этого нужно выделить товар в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Товар либо нажать кнопку Товар, расположенную внизу окна.

Чтобы вывести товарный отчет на печать, нажмите кнопку Товарный отчет.

Также довольно наглядным и содержательным является отчет о продаваемости товаров. Его принципиальное отличие от товарного отчета заключается в том, что в нем нет информации о поступлении товаров (за исключением возвратов от покупателей), а также об остатках товаров на складе.

Чтобы сформировать отчет о продаваемости товаров, выполните команду главного меню Ведомости→Продаваемость товаров, после чего в открывшемся окне нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Расчет либо нажмите кнопку Расчет, расположенную в левом нижнем углу окна. Отчет о продаваемости товаров показан на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Отчет о продаваемости товаров

В данном отчете показаны сведения, относящиеся к тому периоду времени, который указан в верхней части окна в полях Дата с по.

Как видно на рисунке, окно отчета состоит из нескольких вкладок. На всех вкладках представлена одна и та же информация, единственное различие заключается в способе сортировки товаров: на вкладке По наименованию (см. рис. 3.29) они отсортированы по названиям, на вкладке По количеству – по значению поля Продажа, и т. д.

Вы можете установить фильтр на отображаемые данные по одному из следующих условий: вид деятельности, отдел, группа отделов, вид товара, признак товара, производитель товара и страна происхождения. Для этого установите соответствующий флажок и из раскрывающегося списка выберите требуемое значение. При этом можно одновременно фильтровать данные по разным условиям – например, оставить в списке только кондитерские изделия фабрики «Красный большевик». Не забывайте, что все изменения вступают в силу только после перерасчета, осуществляемого нажатием кнопки Расчет или аналогичной команды контекстного меню.

Чтобы просмотреть детализированный отчет о движении конкретного товара, выделите его курсором нажмите кнопку Движение, расположенную внизу окна. При этом на экране откроется окно, в котором каждое движение (приход или расход) товара будет показано в отдельной позиции, с указанием номера и даты соответствующей накладной, количества, цены и суммы товара, наименования контрагента по документу, и др.

Чтобы быстро перейти в режим просмотра и редактирования свойств товара (см. рис. 3.12), воспользуйтесь командой контекстного меню Товар.

Чтобы вывести отчет на печать, нажмите кнопку Реестр. Чтобы просмотреть печатную форму отчета, в открывшемся окне установите флажок Просмотр перед печатью и нажмите кнопку Да. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Создание отчета

В данном окне с помощью переключателя можно выбрать вариант группировки товаров в отчете: по виду товара, по товарному признаку, по производителю, по стране происхождения или без группировки. После нажатия кнопки Создать откроется печатная форма отчета (рис. 3.31).

Рис. 3.31. Печатная форма отчета о продаваемости товаров

Для работы в данном окне используйте команды главного меню или кнопки инструментальной панели. Чтобы отправить отчет на печать, выполните команду Операции→Печать отчета, которая вызывается также нажатием клавиши F2.

Вы можете сохранить отчет в отдельном файле для последующей работы с ним. Для этого выберите в меню Операции команду, которая соответствует требуемому формату файла отчета.

Для экспорта файла отчета в Word используйте команду Операции→Экспорт в MS Word.

Отчет об остатках товарно-материальных ценностей – один из главных отчетов, без которого немыслимо ведение складского учета. В программе «Memo Sklad 4x4» можно формировать разные ведомости остатков. Здесь мы рассмотрим те из них, которые являются наиболее востребованными.

Чтобы сформировать реестр остатков товарно-материальных ценностей, выполните команду главного меню Отделы→Реестр остатков. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.32.

Рис. 3.32. Настройка параметров отчета

В данном окне осуществляется настройка параметров отчета. С помощью переключателя Группировать товары по укажите подходящий режим группировки товаров, а с помощью переключателя Сортировать товары по – режим их сортировки в реестре. При необходимости можно просмотреть остатки товаров только определенного производителя: для этого установите флажок Производитель и в открывшемся справа поле из раскрывающегося списка выберите название производителя.

Реестр выводится в окне табличного редактора Excel. Запуск процесса формирования отчета инициируется нажатием кнопки Экспорт реестра остатков. Пример реестра показан на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Реестр остатков

Чтобы вывести реестр остатков на печать, выполните команду Файл→Печать или нажмите Ctrl+P.

Чтобы просмотреть текущие остатки товарно-материальных ценностей, выполните команду главного меню Отделы→Текущие остатки по товарам. В результате на экране откроется окно отчета, которое показано на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Текущие остатки товаров

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей. В левой части показаны остатки товарно-материальных ценностей, в правой части – остатки товара, на котором в левой части установлен курсор, в отделах предприятия. Отметим, что информация в правой части окна отображается лишь в том случае, когда учет товаров ведется в разрезе отделов предприятия.

В списке товаров для каждой позиции показывается наименование, единица измерения, фасовка и остаток. Вы можете просмотреть детализированный отчет о движении любого товара. Для этого выделите товар в списке курсором и выполните команду контекстного меню Движение. В результате откроется окно, в котором каждое движение товара будет показано в отдельной позиции, с указанием номера и даты соответствующей накладной, количества, цены и суммы товара, наименования контрагента по документу, и др.

При необходимости из окна товарного отчета вы можете быстро перейти в режим просмотра и редактирования свойств товара (см. рис. 3.12). Для этого нужно выделить товар в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Товар либо нажать кнопку Товар, расположенную внизу окна.

Чтобы вывести отчет на печать, нажмите кнопку Реестр остатков, затем в открывшемся окне установите флажок Просмотр перед печатью и нажмите кнопку Да. Печатная форма отчета показана на рис. 3.35.

Рис. 3.35. Отчет о текущих остатках товаров

Чтобы распечатать отчет, выполните в данном окне команду Операции→Печать отчета либо нажмите клавишу F2.

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, каким образом в программе «Memo Sklad 4x4» отражаются основные операции складского учета при проведении торгово-закупочной сделки.

Предположим, что предприятие проводит торгово-закупочную операцию, в ходе которой на склад предприятия поступает 1000 пачек товара «Мальборо» и 1 500 пачек товара «Кэмэл». Затем на сторону реализуется 600 пачек товара «Мальборо» и 800 пачек товара «Кэмэл».

Нам необходимо сформировать в программе все необходимые документы, а также ведомость складских остатков.

При рассмотрении данного примера предполагается, что всем параметрам настройки программы установлены значения, используемые по умолчанию.

В первую очередь необходимо добавить товары «Мальборо» и «Кэмэл» в справочник товаров. Откроем справочник товаров (Справочники→Ассортимент товаров→Товары) и добавим в него товары так, как показано на рис. 3.36.

Рис. 3.36. Добавление позиций в справочник товаров

В качестве базовой единицы измерения используется Пачка, а в качестве дополнительной для каждого товара укажем Блок, который равняется 10 пачкам. Штрих-код оставим тот, который программа сформировала по умолчанию, а в качестве страны происхождения товара – Россия.

Как уже отмечалось выше, поступление товаров на склад оформляется документом «Приходная накладная». Чтобы сформировать приходную накладную, выполним команду главного меню Документы→Приход склада, и в открывшемся окне в контекстном меню выберем Добавить. На вкладке Документ заполним параметры так, как показано на рис. 3.37.

Рис. 3.37. Заполнение общих параметров приходной накладной

После этого сформируем спецификацию документа. О том, как это делается, уже шла речь выше, поэтому здесь мы подробно останавливаться на этом не будем. Спецификацию нужно сделать так, как показано на рис. 3.38.

Рис. 3.38. Спецификация приходного документа

После ввода всех данных сохраним документ нажатием кнопки Да – в результате он отобразится в списке приходных накладных.

Не стоит забывать, что сформированный документ необходимо провести по складскому учету. Для этого выделим его в списке курсором и выполним команду контекстного меню Проводка. В открывшемся окне формировать платежные документы не будем, и нажмем кнопку Да. В результате знак суммы в колонке Сумма должен отобразиться синим цветом (это означает, что документ проведен).

Чтобы увидеть результат выполненных действий, сформируем товарный отчет. Для этого выполним команду Операции→Товарный отчет, и в открывшемся окне нажмем кнопку Расчет. Результат выполненных действий показан на рис. 3.39.

Рис. 3.39. Оприходование поступившего товара на склад

Данный отчет свидетельствует о том, что поступивший товар успешно оприходован на склад: входящий остаток отсутствует, затем было поступление товаров, которое перешло в исходящий остаток. Помните, что в нашем примере 1 блок включает в себя 10 пачек. Поэтому поступившее количество показывается для «Кэмэл» и «Мальборо» соответственно 150 и 100, что равняется 1500 пачек и 1000 пачек.

Чтобы отразить отпуск товарно-материальных ценностей со склада, сформируем расходную накладную. Напомним, что переход в режим формирования расходных документов осуществляется с помощью команды главного меню Документы→Расход склада. В окне списка документов, которое открывается при активизации данной команды, выполним команду контекстного меню Добавить и заполним параметры расходного на вкладке Документ так, как показано на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Заполнение общих параметров расходной накладной

Как нетрудно заметить, заполнение вкладки Документ ненамного отличается от заполнения такой же вкладки при формировании приходного документа.

Далее переходим на вкладку Содержание и формируем спецификацию так, как показано на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Спецификация расходного документа

Обратите внимание: в спецификации товары учтены в блоках, которые включают в себя 10 пачек (это мы указали в справочнике товаров, см. выше раздел «Ввод исходных данных»).

Теперь сохраняем введенные данные нажатием кнопки Да, а затем в окне списка документов проведем расходную накладную по складскому учету с помощью команды контекстного меню Проводка (документ на оплату не формируем).

Чтобы просмотреть, каким образом в складском учете отразились все операции по проведенной сделке, сформируем товарный отчет. Для этого выполните команду главного меню Операции→Товарный отчет, и в открывшемся окне нажмите кнопку Расчет. Результат выполненных действий показан на рис. 3.42.

Рис. 3.42. Товарный отчет

Данный отчет наглядно иллюстрирует все движение наших товаров: отсутствие входящего остатка, поступление на склад, отпуск со склада и наличие исходящего остатка.

Также можно сформировать и вывести на печать отчет о текущих остатках. Для этого выполните команду главного меню Отделы→Текущие остатки по товарам, затем в открывшемся окне нажмите кнопку Реестр остатков, далее установите флажок Просмотр перед печатью и нажмите кнопку Да. В результате откроется печатная форма отчета об остатках (рис. 3.43).

Рис. 3.43. Отчет о текущих остатках товаров на складе

Рассмотренные товарные позиции находятся в конце списка. Как видно на рисунке, остаток товара «Мальборо» составил 40 блоков (что равняется 400 пачкам), а остаток товара «Кэмэл» – 70 блоков (700 пачек).

Чтобы вывести отчет на печать, выполните в окне отчета команду Операции→Печать отчета или нажмите клавишу F2.

После настройки программы следует ввести в нее исходные данные: сформировать перечень товаров, ввести сведения о курсах валют, и др. Для ввода исходных данных в программе предусмотрено ведение соответствующих справочников, описание которых приводится ниже.

Для ввода, редактирования и хранения информации о валютных курсах используется классификатор курсов валют. Напомним, что в программе возможно использование двух валют: российского рубля и доллара США.

Для перехода в режим работы с валютными курсами предназначена команда главного меню Классификаторы→Валюта и динамика курсов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Alt+V. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Курсы валют

В программе «SLS-Склад Лайт» вы не можете добавлять новые валюты или удалять имеющиеся. Но отредактировать параметры российского рубля или доллара США вы можете – для этого нужно выделить курсором соответствующую позицию и выполнить команду контекстного меню Изменить либо команду главного меню Валюта→Изменить. В результате на экране откроется окно Изменение, которое показано на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Редактирование параметров валюты

В данном окне вы можете отредактировать наименование валюты, ее краткое название и обозначение, указать точность округления, определить порядок склонения, и т. д. Все параметры данного окна заполняются с клавиатуры, за исключение поля Род (его значение выбирается из раскрывающегося списка) и поля Код (значение данного поля сформировано программой автоматически и его редактирование невозможно). Для сохранения изменений нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы ввести информацию о курсе рубля по отношению к доллару, установите курсор в позицию доллар США, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Динамика курса (можно также воспользоваться командой Курс→Динамика курса главного меню). При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Динамика курсов валют

В данном окне представлен список введенных ранее курсов валют (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка показана дата курса и его значение.

Чтобы ввести новый курс, выполните в данном окне команду контекстного меню Добавить либо команду главного меню Курс→Добавить (можно также воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране откроется окно добавления курса (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Добавление курса

В данном окне с клавиатуры введите дату курса и его значение и нажмите кнопку Сохранить.

ВНИМАНИЕ

В качестве текущего курса валют (см. рис. 4.3) используется курс, введенный на последнюю дату.

Чтобы изменить введенный ранее курс, выделите его в списке (см. рис. 4.5) курсором и выполните команду контекстного меню Изменить либо команду главного меню Курс→Изменить. Окно редактирования курса выглядит аналогично окну ввода (см. рис. 4.6).

Чтобы удалить курс валют, выделите его в списке курсором и выполните команду Курс→Удалить либо аналогичную команду контекстного меню. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Как уже отмечалось выше, любое предприятие в процессе работы сотрудничает с другими субъектами хозяйствования, кратко называемых «контрагенты». В складском учете контрагенты выступают в роли поставщиков и получателей товарно-материальных ценностей, проходящих через склад предприятия. В любом приходном или расходном документе в обязательном порядке необходимо указывать контрагента по данной операции.

Ввод, редактирование и хранение информации о контрагентах предприятия осуществляется в справочнике контрагентов, вызываемом с помощью команды главного меню Классификаторы→Контрагенты (эта команда активизируется также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Alt+K). Окно справочника контрагентов, которое открывается при выполнении этой команды, показано на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Справочник контрагентов

Как видно на рисунке, окно справочника разделено на две части: левую и правую. В программе предусмотрена возможность объединения контрагентов в группы по тем либо иным признакам (например, группа Покупатели, группа Поставщики, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – список контрагентов той группы, на которой в левой части установлен курсор. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы.

Заполнять справочник контрагентов следует с формирования структуры групп, чтобы впоследствии добавлять контрагентов в соответствующие группы. Для добавления в справочник новой группы следует выполнить команду главного меню Контрагент→Новая группа либо аналогичную команду контекстного меню; также можно воспользоваться клавишей F4. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Добавление группы контрагентов

В данном окне с клавиатуры введите название группы контрагентов и нажмите кнопку Сохранить.

В состав каждой группы можно включать подгруппы – это особенно актуально при работе с большим количеством контрагентов. Например, в состав группы Поставщики можно включить подгруппы Российские и Зарубежные, и т. д. Чтобы добавить подгруппу, установите курсор на родительскую группу и команду главного меню Контрагент→Новая группа либо нажмите F4.

ВНИМАНИЕ

Удаление групп контрагентов осуществляется только из правой части окна. Для этого в левой части окна установите курсор на родительскую группу, а в правой – на удаляемую группу, после чего выполните команду Контрагент→Удалить.

При удалении группы контрагентов программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Если удаляемая группа не является пустой (т. е. в нее входит как минимум один контрагент), то перед ее удалением вначале нужно удалить из нее всех контрагентов.

После формирования структуры групп можно приступать к заполнению их контрагентами. Чтобы добавить контрагента в группу, установите на нее курсор и выполните команду Контрагент→Добавить в главном или контекстном меню. В результате на экране откроется окно ввода контрагента (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Ввод нового контрагента

В данном окне с клавиатуры вводится краткое и полное название предприятия-контрагента, его уникальный код, а также дополнительная информация произвольного характера. Среди перечисленных параметров обязательным для заполнения является только поле Краткое название. После ввода данных нажмите Сохранить.

Вы можете в любой момент изменить параметры введенного ранее контрагента. Для этого установите на него курсор и выполните команду Контрагент→Изменить в главном либо в контекстном меню. При этом на экране откроется окно редактирования контрагента, которое полностью аналогично окну ввода (см. рис. 4.9).

Для удаления контрагентов из справочника используйте команду Контрагент→Удалить. При удалении программа запрашивает подтверждение данной операции.

В программе реализована возможность отражения складских операций на учетных счетах – по аналогии с тем, как это осуществляется в бухгалтерском учете. В данном случае учетные счета являются аналогом Плана счетов бухгалтерского учета.

Информация об учетных счетах хранится в специально предназначенном классификаторе, для вызова которого нужно выполнить команду главного меню Классификаторы→Учетные счета. При активизации данной команды на экране открывается окно классификатора, которое показано на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Классификатор учетных счетов

В окне классификатора содержится перечень счетов с указанием номера (числового кода) и названия каждого из них. Чтобы добавить счет в справочник, выполните команду Счет→Добавить или нажмите Insert. Добавление счета осуществляется в окне, которое показано на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Добавление учетного счета

В данном окне следует указать номер (код) счета и его название. При вводе этих параметров можно руководствоваться официально утвержденным Планом счетов бухгалтерского учета (хотя это и не обязательно). Учтите, что значение поля Номер должно быть уникальным, и не должно превышать 6 символов.

Для изменения учетного счета используйте команду Счет→Изменить, а для его удаления – команду Счет→Удалить.

Количество учетных счетов, добавляемых в справочник, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Ввод, редактирование и хранение информации о хранящихся на складе товарах осуществляется в справочнике товаров и услуг, вызываемом с помощью команды главного меню Товары→Товары и услуги либо нажатием комбинации клавиш Ctrl+Alt+G. Отметим, что в данном справочнике можно хранить информацию не только о товарно-материальных ценностях, но и о сопутствующих услугах (погрузка/разгрузка, перевозка грузов, охрана склада, и др.).

Окно справочника показано на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Справочник товаров и услуг

Окно справочника состоит из двух частей: левой и правой. Дело в том, что возможности программы предусматривают объединение однотипных товаров в тематические товарные группы (например, группа Канцтовары, группа Спорттовары, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – содержимое группы, на которой установлен курсор. Это дает возможность, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, быстро просмотреть товары каждой группы.

Заполнять справочник товаров следует с формирования списка товарных групп, чтобы впоследствии сразу разносить товары по соответствующим группам. Для добавления в справочник новой товарной группы выполните команду главного меню Карточка→Новая группа товаров либо аналогичную команду контекстного меню, или нажмите клавишу F4. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования товарной группы, изображенное на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Добавление товарной группы в справочник

В данном окне необходимо ввести название товарной группы и нажмите кнопку Сохранить. Рекомендуется вводить такое название, которое кратко характеризует данную группу (например, не Группа 1 и Группа 2, а Спорттовары и Канцтовары).

Список групп можно формировать в виде иерархической структуры, включая в состав групп подгруппы. Это удобно для более глубокого учета товаров на складе, что приобретает особую важность при работе с большим количеством товаров. В частности, в состав группы Канцтовары можно включить подгруппы Бумага, Карандаши, Тетради и др., в состав группы Спорттовары – подгруппы Одежда, Обувь и Спортивный инвентарь, и т. д. Чтобы добавить подгруппу, установите курсор на родительскую группу и выполните команду Карточка→Новая группа товаров либо нажмите F4.

ВНИМАНИЕ

Изменить название товарной группы вы впоследствии не сможете. Если же такая необходимость возникла, нужно просто добавить новую группу с требуемым названием, перенести в нее товары из прежней группы (с помощью команды главного меню Операции→Перенос в другую группу), после чего удалить ненужную группу.

Удалить товарную группу вы сможете только из правой части окна. Для этого в левой части окна установите курсор на группу-родитель, а в правой – на удаляемую группу, после чего выполните команду главного меню Карточка→Удалить либо такую же команду контекстного меню.

После формирования структуры товарных групп можно приступать к заполнению их товарами. Чтобы добавить товар в группу, откройте ее и выполните команду Карточка→Новый товар. В результате на экране откроется окно добавления нового товара (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Добавление товара

В момент создания нового товара автоматически будет присвоено значение параметру № п/п. В поле Уч. счет укажите учетный счет, на котором будет учитываться данный товар. Требуемое значение выбирается в окне справочника учетных счетов (см. рис. 4.10), которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Отриц. остаток укажите, допускается ли отрицательный остаток по данному товару. Из раскрывающегося списка выберите одно из перечисленных ниже значений.

• Запретить – отрицательный остаток данного товара запрещается. При попытке проведения операции, которая влечет за собой возникновение отрицательного остатка, программа блокирует ее и выдает соответствующее предупреждение.

• Разрешить – отрицательный остаток разрешается. В данном случае программа не налагает никаких ограничений.

• Предупредить – если в результате проведения операции по данному товару сформируется отрицательный остаток, то программа выдаст соответствующее информационное сообщение, но операцию при этом не заблокирует.

Учтите, что поле Отриц. остаток отображается только в том случае, если в настройках программы на вкладке Товары в поле Отрицательные остатки выбрано значение Определять в карточке (см. рис. 4.2).

В поле Наименование с клавиатуры вводится наименование товарно-материальной ценности. Это поле является единственным параметром данного окна, обязательным для заполнения.

В поле Ед. изм. укажите название единицы измерения данного товара, а в поле Примечание при необходимости можете ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному товару (например, Срок годности 1 год, или На ответственном хранении, и т. п.).

Информация о продажной цене товара указывается в области настроек Цены продажи.

Если в настройках программы на вкладке Товары установлен флажок Классификация по фирмам, странам, ГТД (см. рис. 4.2), то в окне ввода товара отобразятся поля Фирма-производитель, Страна происхождения и № гр. Таможенной декларации. Значения данных полей выбираются из соответствующих справочников, вызываемых по кнопке выбора; ни одно из этих полей не является обязательным для заполнения.

Для сохранения введенных данных нажмите кнопку Сохранить, чтобы закрыть окно без сохранения изменений – кнопку Отказаться.

Чтобы впоследствии отредактировать параметры товара, используйте команду Карточка→Изменить в главном или контекстном меню окна. Удаление товаров из справочника осуществляется с помощью команды Карточка→Удалить или нажатием клавиши Delete.

Как уже отмечалось выше, возможности программы предусматривают учет хранящихся на складе ценностей в разрезе производителей, стран происхождения и грузовых таможенных деклараций – при условии включения соответствующей настройки (см. рис. 4.2). Информация об этих товарных характеристиках хранится в соответствующих справочниках, доступ к которым осуществляется из меню Классификаторы. Поскольку порядок работы с данными справочниками идентичен, мы рассмотрим его на примере одного из них – справочника фирм-производителей.

Чтобы открыть справочник фирм-производителей, выполните команду главного меню Классификаторы→Фирмы-производители. Окно справочника изображено на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Справочник фирм-производителей

В данном окне отображается список фирм-производителей, которые были внесены в справочник ранее (поэтому при первом открытии справочника он будет пустым). Для каждой позиции отображается ее название.

Чтобы добавить в справочник фирму-производителя, выполните команду главного меню Классификатор→Добавить позицию или аналогичную команду контекстного меню (можно также воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране открывается окно, которое показано на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Добавление фирмы-производителя

В данном окне введите название производителя и нажмите ОК.

Чтобы отредактировать название фирмы, выделите ее курсором и выполните команду Классификатор→Изменить позицию. Окно редактирования полностью аналогично окну ввода (см. рис. 4.16).

Вы можете вводить новые позиции в справочник путем копирования уже имеющихся. Для этого выделите позицию-источник курсором и выполните команду Классификатор→Скопировать позицию. Учтите, что необходимо обязательно внести какое-нибудь изменение в название добавляемой фирмы – в противном случае программа ее не сохранит.

Для удаления позиций из справочника используйте команду Классификатор→Удалить позицию.

После настройки программы и заполнения справочников можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим, каким образом в программе «SLS-Склад Лайт» отражаются основные операции складского учета.

Все операции с товарно-материальными ценностями (приход, расход, переоценка, и др.) выполняются в карточке товара. Чтобы открыть карточку товара, войдите в список товаров (см. рис. 4.12), выделите требуемый товар курсором и дважды щелкните на нем мышью либо выполните команду Режимы просмотра→Карточка товара/услуги в главном или контекстном меню. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Карточка товара

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. Содержимое вкладки Описание полностью идентично окну ввода товара (см. рис. 4.14) с той разницей, что все параметры в нем недоступны для редактирования (чтобы включить возможность редактирования, нужно выполнить команду Карточка→Изменить). На вкладке Операции представлена информация обо всех складских операциях, которые были проведены с данным товаром; отметим, что эта вкладка является наиболее содержательной и востребованной в карточке товара. На вкладке Дополнительно содержится дополнительная информация о товаре, а на вкладке Файлы можно формировать список файлов, относящихся к данному товару (например, файл с детальным описанием, или файл с изображением, и т. п.).

ВНИМАНИЕ

Содержимое главного меню карточки товара меняется в зависимости от того, какая вкладка открыта в данный момент.

Чтобы ввести приходную операцию, перейдите на вкладку Операции и выполните команду главного меню Операция→Приход или нажмите клавишу F3. При этом на экране откроется окно ввода приходной операции, которое показано на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Ввод приходной операции

В данном окне вводятся все основные параметры приходной операции.

В поле Дата указывается дата прихода. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент открытия окна – в нем по умолчанию отображается текущая дата в соответствии с системной датой компьютера. Это значение вы можете отредактировать по своему усмотрению.

В поле Тип операции укажите тип создаваемой операции – Приход. Кроме этого, в данном поле можно указать следующие значения (выбирается из раскрывающегося списка): Возврат поставщику, Уменьшение стоимости и Дополнительные затраты.

Количество товара в установленных для него единицах измерения укажите в поле Количество. При этом соблюдайте внимание и не приходуйте, например, сигареты в блоках, если до настоящего времени они учитывались в пачках.

В поле Валюта введите валюту операции – российский рубль или доллар США. Требуемая валюта выбирается в окне справочника курсов валют (см. рис. 4.3), которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Цену товара за одну единицу измерения введите в поле Цена. Здесь также нужно быть внимательным: если вы учитываете сигареты, например, в пачках, но и цена должна быть за одну пачку (а не за блок или коробку).

Значение поля Сумма программа рассчитывает автоматически на основании значений полей Количество и Цена. Если поле Сумма отредактировать вручную, то соответствующим образом автоматически изменится и значение поля Цена.

В поле Документ № укажите номер накладной или иного товарно-сопроводительного документа, по которому на склад предприятия поступил товар. Это поле не является обязательным для заполнения, но для прозрачности учета его рекомендуется заполнить.

В поле Контрагент указывается поставщик товара по данному документу. Чтобы заполнить это поле, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 4.7) выделите курсором требуемую позицию и нажмите клавишу Enter.

При необходимости вы можете ввести произвольную информацию, которая могла бы дополнительно охарактеризовать данную операцию – для этого предназначено поле Примечание. Примеры значений данного поля: На ответственное хранение, В счет предоплаты, На консигнацию, и т. п.

В поле Налоги укажите способ расчета налога на добавленную стоимость по поступившим товарам. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка: включая – НДС будет включен в цену товара, или не включая – налог не будет включен в цену товара. По умолчанию программа предлагает включать сумму НДС в цену товара. Ставка НДС в процентах указывается в поле %НДС.

В поле Сумма (РУБ) отображается сумма НДС. Значение данного поля формируется программой автоматически на основании значения поля Налоги, ставки НДС, цены товара, а также текущего курса валют (если приходная операция формируется в долларах США). Ручное редактирование данного поля невозможно (изменения не сохраняются). Значение поля всегда формируется только в российских рублях.

В поле Чистая сумма отображается итоговая сума приходной операции в российских рублях. Это значение также рассчитывается программой автоматически. При этом учитываются значения текущего курса валют, ставки НДС, суммы документа, а также способа расчета НДС, указанного в поле Налоги.

Завершается ввод приходной операции нажатием кнопки Сохранить. После этого информация об этой операции появится в табличной части вкладки Операции.

Аналогичным образом осуществляется ввод операции по возврату товара от покупателя (она также является приходной). Чтобы ввести такую операцию, нужно на вкладке Операции выполнить команду Операция→Возврат покупателя. Разница будет заключаться лишь в том, что в окне ввода операции (см. рис. 4.18) в поле Тип операции нужно выбрать значение Возврат покупателя.

Чтобы отразить в складском учете отпуск товарно-материальных ценностей со склада, нужно ввести расходную операцию. Ввод расходных операций, как и приходных, осуществляется в карточке товара на вкладке Операции (см. рис. 4.17). Чтобы ввести расходную операцию, выполните на данной вкладке команду главного меню Операция→Расход или нажмите клавишу F4. При этом на экране откроется окно ввода расходной операции, которое показано на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Ввод расходной операции

В поле Дата нужно ввести фактическую дату отпуска товаров со склада. Это значение программа формирует автоматически (по умолчанию в качестве даты расхода предлагается текущая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению.

В поле Тип операции из раскрывающегося списка выберите тип операции – Расход. Помимо этого, поле может принимать следующие значения: Возврат покупателя, Резервирование и Списание.

Количество отпускаемого товара введите в поле Количество. При этом следите за тем, чтобы товар отпускался в тех единицах измерения, в которых он учитывается в складском учете.

Валюта операции (российский рубль или доллар США) указывается в поле Валюта. Чтобы ввести валюту, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника курсов валют (см. рис. 4.3) выделите курсором требуемую позицию и нажмите Enter.

Цена отпускаемого товара указывается в поле Цена. Следите за тем, чтобы цена указывалась за ту единицу измерения, в которой товар учитывается в складском учете.

Значение поля Сумма программа рассчитывает автоматически на основании значений полей Количество и Цена. Если поле Сумма отредактировать вручную, то соответствующим образом автоматически изменится и значение поля Цена.

В поле Документ № следует ввести номер расходного товарно-сопроводительного документа, по которому отпускается товар.

В поле Контрагент указывается получатель данного товара. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов (см. рис. 4.7), которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной расходной операции.

В поле Налоги укажите способ расчета налога на добавленную стоимость по отпускаемым товарам. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка: включая – НДС будет включен в цену товара, или не включая – налог не будет включен в цену товара. По умолчанию программа предлагает включать сумму НДС в цену товара. Ставка НДС в процентах указывается в поле %НДС.

В поле Сумма (РУБ) отображается сумма НДС. Значение данного поля формируется программой автоматически на основании значения поля Налоги, ставки НДС, цены товара, а также текущего курса валют (если отпуск товара отражается в долларах США). Ручное редактирование данного поля невозможно (изменения не сохраняются). Значение поля всегда формируется только в российских рублях.

В поле Чистая сумма отображается итоговая сумма расходной операции в российских рублях. Это значение также рассчитывается программой автоматически. При этом учитываются значения текущего курса валют, ставки НДС, суммы документа, а также способа расчета НДС, указанного в поле Налоги.

Завершается ввод расходной операции нажатием кнопки Сохранить. После этого информация об этой операции появится в табличной части вкладки Операции.

ВНИМАНИЕ

Чтобы увидеть расходные операции, нужно в раскрывающемся списке, который расположен в верхней части вкладки Операции, выбрать значение Расход или Все операции. Аналогичным образом осуществляется просмотр списка и других типов операций (например, чтобы увидеть приходные операции, в данном поле нужно выбрать значение Приход или Все операции, и т. д.).

Аналогичным образом осуществляется ввод операции по возврату товара поставщику (она также является расходной). Чтобы ввести такую операцию, нужно на вкладке Операции выполнить команду Операция→Возврат поставщику или нажать комбинацию клавиш Shift+F3. Разница будет заключаться лишь в том, что в окне ввода операции (см. рис. 4.19) в поле Тип операции нужно выбрать значение Возврат поставщику.

В программе «SLS-Склад Лайт» вы можете поводить операции резервирования товарно-материальных ценностей, а также их списания.

Смысл операции резервирования товаров заключается в том, что фактический остаток зарезервированных товаров на складе остается прежним, а свободный остаток уменьшается на количество зарезервированного товара. Например, у вас на складе есть 100 единиц товара, и вы знаете, что 30 единиц предназначены конкретному покупателю. В этом случае вы резервируете эти 30 единиц товара, а оставшуюся часть (70 единиц) можете отпускать без ограничений. В результате программа будет следить за тем, чтобы количество товара на складе не было меньше, чем зарезервировано, и не позволит провести расходную операцию, после которой остаток будет менее 30 единиц.

Списание товара со склада может происходить по разным причинам, самыми распространенными из которых являются: выявление недостачи, истечение сроков годности, порча, нарушение целостности упаковки, хищение, пересортица, и т. п. Каждое списание оформляется соответствующим актом (подробнее о порядке списания товарно-материальных ценностей рассказывается в первой главе книги, в разделе «Акты о недостаче, об излишках и на списание ТМЦ»).

Чтобы ввести операцию резервирования, нужно в карточке товара на вкладке Операции выполнить команду Операция→Резервирования. Ввод операции списания осуществляется с помощью команды Операции→Списание.

Окно ввода операции резервирования или списания полностью аналогично окну ввода расходной операции (см. рис. 4.19). При этом в поле Тип операции должно отображаться название соответствующей операции. В поле Примечание для операции резервирования можно ввести значение, например, Зарезервировано для ООО «Торговый мир», а для операции списания – Списание из-за истечения сроков годности, и т. п.

В процессе работы может возникать необходимость переоценки товарно-материальных ценностей. Чтобы ввести операцию переоценки, выполните в карточке товара на вкладке Операции команду Операция→Переоценка товара – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Переоценка товара

В данном окне в поле Дата укажите дату переоценки, а в поле Документ № – номер акта переоценки товара. В поле Тип операции отображается значение Переоценка, которое формируется программой автоматически и не редактируется.

Значение поля Старая цена также изменить невозможно, а новую цену следует ввести в поле Новая цена.

В поле Описание введите произвольное описание операции переоценки, а в поле Примечание – дополнительное к ней примечание. Поля Налоги и %НДС в данном случае не заполняются.

Завершается ввод операции переоценки нажатием кнопки Сохранить.

Формирование отчетности по складским операциям осуществляется в окне списка товаров (см. рис. 4.12) с помощью команд меню Формы. Отметим, что содержимое данного меню зависит от того, на какой позиции в левой части окна установлен курсор. Если он установлен на самый верхний уровень иерархии (По группам), то с помощью команд меню Формы можно формировать отчеты по всем товарам, внесенным в справочник. Если же курсором выделено название какой-то группы, то отчетность формируется по товарам только этой группы.

ВНИМАНИЕ

Если в левой части справочника товаров (см. рис. 4.12) курсор установлен в одну из следующих позиций: По номенклатурным номерам, По №№ п/п, Результаты поисков или Отмеченные, то меню Формы в составе главного меню окна не отображается.

Чтобы просмотреть остатки товаров во всех группах, установите курсор на верхний уровень иерархии (По группам) и выполните команду Формы→Наличие товаров во всех группах. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Настройка отчета о наличии товаров

В данном окне осуществляется настройка параметров отчета. В поле Распечатывать укажите, какие данные должны быть выведены на печать: по всем товарам, внесенным в справочник, или только по имеющемся в наличии товарам. В поле Номенклатурный номер выберите режим печати номенклатурного номера: печатать отдельной строкой, печатать в наименовании товара или не печатать (последний вариант обычно выбирается в случае, когда механизм номенклатурных номеров не используется).

Запуск процесса формирования отчета инициируется нажатием кнопки ОК. Пример готового отчета показан на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Отчет о наличии товаров

Как видно на рисунке, в данном отчете показана учетная цена товара, его фактический остаток и свободный остаток (т. е. за вычетом зарезервированных товаров).

Также можно сформировать отчет о количественно-суммовых остатках в ценах продажи – как по всем товарам, так и по конкретной группе (в зависимости от того, где в левой части окна справочника установлен курсор). Для этого выполните команду главного меню Формы→Количественно-суммовые остатки в ценах продажи – в результате на экране откроется окно настройки параметров отчета (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Настройка отчета о количественно-суммовых остатках

В данном окне в поле На укажите дату, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет (дата указывается в формате ЧЧММГГ); если данное поле не заполнить, то отчет будет сформирован по состоянию на текущую дату, в качестве которой используется системная дата компьютера. Затем в поле Цена продажи из раскрывающегося списка выберите вид цены, который должен приниматься для составления отчета. В поле Текущий курс укажите курс пересчета долларов США в российские рубли, а в поле Номенклатурный номер – режим печати номенклатурного номера.

После заполнения всех параметров нажмите кнопку ОК. Пример отчета показан на рис. 4.24.

Рис. 4.24. Отчет о количественно-суммовых остатках

В верхней части окна отчета содержится инструментальная панель, предназначенная для выполнения тех либо иных действий с отчетом; названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Наиболее часто с отчетом выполняются две операции: это сохранение отчета в отдельном файле и вывод его на печать.

Для сохранения отчета в отдельном файле нужно в инструментальной панели нажать кнопку Сохранить как. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Отчет будет сохранен в файле печати с расширением PVT.

Вы также можете экспортировать отчет во внешний файл следующего формата: HTML, Excel, RTF или ТХТ. Для этого нажмите в инструментальной панели кнопку Экспорт в RTF, HTML, Excel и текстовый файл, и в открывшемся меню выберите подходящий формат. В результате отчет будет выведен в отдельном окне.

Чтобы отправить отчет на печать, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Печать текущего файла.

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, каким образом в программе «SLS-Склад Лайт» отражаются основные операции складского учета и формирование отчетности по складским операциям.

Предположим, что предприятие проводит торгово-закупочную операцию, в ходе которой на склад предприятия поступает 200 единиц товара «Порошок Тайд» и 300 единиц товара «Порошок Ариэль». Затем на сторону реализуется 70 единиц товара «Порошок Тайд» и 90 единиц товара «Порошок Ариэль».

Нам необходимо сформировать в программе «SLS-Склад Лайт» все необходимые операции, а также ведомость складских остатков.

В первую очередь нам необходимо добавить в справочник товаров наши товарные позиции. Для этого сформируем в справочнике новую товарную группу – Моющие средства. Затем добавим в эту группу позиции Порошок Тайд и Порошок Ариэль, заполнив их параметры так, как показано на рис. 4.25.

Рис. 4.25. Добавление товара

Аналогичным образом добавим в программу Порошок Ариэль с той разницей, что цена продажи у него будет: наличная – 3 доллара США, а безналичная – 4 доллара США.

В конечном итоге содержимое группы Моющие средства должно выглядеть так, как показано на рис. 4.26.

Рис. 4.26. Содержимое группы Моющие средства

Далее в справочник контрагентов введем поставщика товаров – ООО «Торговый мир», и покупателя товаров – ЗАО СП «Дом торговли».

В справочнике курсов валют установим текущий курс рубля по отношению к доллару США в размере 30,0 рублей за один доллар.

Чтобы отразить поступление на склад товара «Порошок Тайд», сформируем в карточке товара приходную операцию так, как показано на рис. 4.27.

Рис. 4.27. Поступление товара «Порошок Тайд»

Чтобы отразить поступление товара «Порошок Ариэль», сформируем приходную операцию так, как показано на рис. 4.28.

Рис. 4.28. Поступление товара «Порошок Ариэль»

В результате выполненных действий товары будут оприходованы на склад, что соответствующим образом отразится на их остатках (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Остаток товаров после оприходования

Как видно на рисунке, в данный момент на складе числится 300 единиц товара «Порошок Ариэль» и 200 единиц товара «Порошок Тайд».

Чтобы отразить отпуск покупателю товара «Порошок Тайд», сформируем расходную операцию так, как показано на рис. 4.30.

Рис. 4.30. Отпуск со склада товара «Порошок Тайд»

Аналогичным образом сформируем расходную операцию для товара «Порошок Ариэль» с той разницей, что в поле Количество нужно ввести значение 90, а в поле Цена – значение 3.

В результате выполненных действий соответствующим образом изменятся остатки товара (рис. 4.31).

Рис. 4.31. Остатки товаров после отпуска их со склада

Как видно на рисунке, после проведения расходных операций на складе осталось 210 единиц товара «Порошок Ариэль» и 130 единиц товара «Порошок Тайд».

Чтобы сформировать отчет о движении товаров в группе Моющие средства, выполним в окне списка товаров команду главного меню Формы→Оборотная ведомость по группе и выполним настройку параметров отчета так, как показано на рис. 4.32.

Рис. 4.32. Настройка оборотной ведомости

После нажатия в данном окне кнопки ОК будет сформирован отчет в том виде, как показано на рис. 4.33.

Рис. 4.33. Оборотная ведомость по товарной группе «Моющие средства»

Как видно на рисунке, в оборотной ведомости отражено все движение товаров: приход от поставщика и отпуск покупателю, а также показаны их остатки.

Чтобы вывести оборотную ведомость на печать, выполните в окне отчета команду Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Чтобы сформировать отчет не только с количественными, но и с суммовыми показателями, выполните команду главного меню Формы→Количественно-суммовые остатки в ценах продажи, и в открывшемся окне выполните настройку параметров отчета так, как показано на рис. 4.34.

Рис. 4.34. Настройка отчета о количественно-суммовых остатках

После нажатия в данном окне кнопки Печать будет сформирован отчет в таком виде, как показано на рис. 4.35.

Рис. 4.35. Ведомость количественно-суммовых остатков

Как видно на рисунке, в ведомости отражена цена продажи (в соответствии со значением поля Цена продажи, см. рис. 4.34), фактический и свободный остаток (в нашем случае эти показатели одинаковы), а также сумма остатка в денежном выражении, рассчитанная на основании цены и количества.

Чтобы распечатать отчет, выполните в окне отчета команду Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Прежде чем приступить к эксплуатации программы, следует ознакомиться с ее пользовательским интерфейсом, основными инструментами и настройкой. Об этом рассказывается ниже.

Пользовательский интерфейс программы «Складской учет», который отображается сразу после запуска, представлен на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Программа «Складской учет»

Основную часть интерфейса занимает рабочая область программы. Именно в этой области выполняется вся работа. Содержимое рабочей области зависит от выбранного режима работы: например, на рис. 5.1 выбран режим работы «Состояние склада», в котором можно просмотреть складские остатки, ассортимент имеющихся товаров и иную информацию (более подробно этот режим рассматривается ниже).

Выбор требуемого режима работы осуществляется в левой части интерфейса программы (именно там по умолчанию находится ее главное меню). Все имеющиеся режимы в зависимости от своего назначения сгруппированы в тематические разделы: Работа, Хронология, Отчеты, Справочники и Другое. Для выбора требуемого режима нужно щелчком мыши открыть соответствующий раздел, после чего открыть режим, щелкнув мышью по соответствующей кнопке. В некоторых разделах для просмотра всех имеющихся режимов нужно пользоваться кнопкой прокрутки (это маленькая кнопка с черным треугольником; на рис. 5.1 она находится сразу над названием раздела Хронология).

При щелчке правой кнопкой мыши в любом месте рабочей области открывается контекстное меню, с помощью которого можно переключать режимы работы программы, вызывать калькулятор, а также изменять месторасположение главного меню программы или вообще скрывать его. Например, после выбора в контекстном меню команды Меню→Сверху главное меню программы будет расположено в верхней части окна, как в большинстве стандартных Windows-приложений.

По мере знакомства с программой мы более подробно рассмотрим ее основные режимы работы.

Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Для этого в левой части интерфейса нужно открыть раздел Другое и щелкнуть мышью на кнопке Настройка. В результате на экране откроется окно настройки параметров, изображенное на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Режим настройки программы

Вы можете самостоятельно определить цвет и картинку фона. В принципе, предложенные по умолчанию цвета вполне эргономичны, но если есть желание изменить тот или иной цвет, следует нажать кнопку Задать и в открывшемся окне цветовой палитры выполнить требуемую настройку цвета.

Характерной особенностью программы является то, что в ее базе данных уже есть определенная информация, внесенная разработчиками: несколько товарных позиций, складов, и др. Это сделано для того, чтобы пользователю было проще самостоятельно разобраться с программой. При необходимости эту информацию можно удалить: для этого в режиме настройки программы следует нажать кнопку Очистить. При этом будут удалены все данные, кроме поставщиков, покупателей и единиц измерения (эти данные нужно будет удалять из соответствующих справочников вручную). При необходимости можно периодически выполнять очистку базы данных.

После настройки программы можно приступать к заполнению ее справочников. Отметим, что полноценная эксплуатация программы возможна только после того, как заполнены ее основные справочники.

Справочник складов предназначен для ввода и редактирования информации о складах предприятия. Причем неважно, что используется в качестве склада: специально оборудованное помещение, гараж, съемный подвал или большая комната в квартире.

Для перехода в режим работы со справочником складов следует в разделе Справочники нажать кнопку Склады, либо воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+S. В результате выполнения любого из этих действий на экране отображается окно справочника, изображенное на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Справочник складов

Как видно на рисунке, данное окно состоит из верхней и нижней частей. В верхней части представлен список введенных ранее складов (для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается название или номер склада, его адрес местонахождения и, при наличии – телефон). В нижней части осуществляется ввод нового или редактирование имеющегося склада (на котором установлен курсор в верхней части окна).

Чтобы добавить в справочник новый склад, нужно внизу окна нажать кнопку + (эта кнопка находится в инструментальной панели, расположенной внизу окна). Затем в нижней части окна следует заполнить перечисленные ниже поля.

• Название – в данном поле вводится название или номер склада, либо иной признак, по которому можно его идентифицировать.

• Адрес – здесь указывается точный адрес месторасположения склада.

• Телефон – поле предназначено для номера телефона склада. Если на складе нет телефона, можно указать номер телефона кладовщика.

• Примечание – в данном поле при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному складу.

Для сохранения введенной информации следует нажать соответствующую кнопку, которая является второй справа в инструментальной панели (на этой кнопке изображена «галочка»).

ВНИМАНИЕ

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в строке состояния (в левом нижнем углу основного интерфейса программы) при подведении указателя мыши к соответствующей кнопке. Это относится ко всем режимам работы программы «Складской учет».

Редактирование информации по введенному ранее складу выполняется аналогичным образом (перед редактированием следует выделить в верхней части окна требуемый склад курсором).

При необходимости можно отменить информацию, введенную в процессе редактирования – для этого предназначена кнопка Отменить изменения (на ней изображен «крест»). Отметим, что после сохранения введенной информации отменить ее уже будет невозможно (придется вносить коррективы в режиме редактирования).

Для удаления склада из справочника нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку Удалить запись, которая расположена справа от кнопки Вставить новую запись. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В справочнике товаров осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех товарно-материальных ценностях, с которыми работает предприятие. Для перехода в режим работы с данным справочником необходимо в разделе Другое нажать кнопку Товары, или просто нажать комбинацию клавиш Ctrl+T. После выполнения любого из указанных действий на экране отображается окно справочника, которое представлено на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Справочник товаров

В данном окне представлен перечень введенных ранее товарно-материальных ценностей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается название, код, единица измерения, вид товара, сведения о ценах и прочая информация. В правой части окна находится область Снимок; в этой области для товара, на котором в списке установлен курсор, может отображаться его изображение или какой-нибудь соответствующий ему символ (логотип, товарный знак, и т. п.).

Для добавления в список новой товарной позиции следует в инструментальной панели, которая расположена внизу окна, нажать кнопку Вставить запись. В результате в списке появится новая строка, в которой нужно ввести перечисленные ниже сведения.

• Название – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование товарной позиции. При необходимости можно указывать не только название товара, но и какие-нибудь его признаки (сорт, артикул, номенклатурный номер, и т. п.).

• Код – здесь с клавиатуры вводится произвольный код товара.

• Ед. измерения – в данном поле указывается единица измерения данного товара. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерения (описание данного справочника приведено ниже, в соответствующем разделе).

• Вид товара – здесь указывается вид товара, к которому его необходимо отнести. Для удобства работы в программе реализован механизм видов товаров. Например, можно использовать следующие типы товаров: Соки, Кондитерские изделия, Сигареты, Бытовая техника, Фурнитура, и т. п. Значение поля Вид товара выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого пользователь формирует в справочнике видов товаров (описание данного справочника будет приведено ниже).

• Ценообраз. – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается группа ценообразования, к которой необходимо отнести данный товар. Список групп ценообразования формируется в соответствующем справочнике, описание которого приведено ниже. Здесь же отметим, что группа ценообразования влияет на автоматический расчет цены товара и отображение этой цены в документах и прайс-листах.

Также в соответствующих полях можно указать сведения о ценообразовании по товару, о его минимально возможных (пороговых) остатках на складе, и др. Введенные данные будут сохранены только после нажатия кнопки Сохранить изменения, которая также находится в инструментальной панели внизу окна (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в строке состояния главного окна программы при подведении к кнопке указателя мыши).

Как уже отмечалось, каждую позицию списка можно проиллюстрировать; в этом случае при выделении данной позиции курсором ее изображение (либо иной графический объект, соответствующий данному товару) будет отображаться в правой части окна в области Снимок. В этой области внизу находится панель инструментов, включающая в себя три кнопки (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). Чтобы добавить изображение, нужно нажать кнопку Открыть картинку с диска для текущего товара и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь к файлу изображения. В качестве иллюстраций можно использовать файлы следующих типов: *.jpg, *.jpeg, *.bmp и *.wmf.

При необходимости используемый для иллюстрации файл можно сохранить в другом месте, не выходя из программы. Для этого нужно нажать кнопку Сохранить картинку из БД на диск и а открывшемся окне указать путь для сохранения и имя файла.

Чтобы удалить изображение того или иного товара, нужно в левой части окна выделить его в списке курсором, а в правой части нажать кнопку Удалить картинку из БД для текущего товара. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Информацию о любом товаре в любой момент можно отредактировать. Для этого нужно выделить данный товар в списке курсором и внести требуемые изменения. Сохранение изменений осуществляется нажатием кнопки Сохранить изменения.

Чтобы удалить ненужный товар из справочника, следует выделить его курсором и нажать кнопку Удалить строку. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В справочнике поставщиков хранится информация о поставщиках товарно-материальных ценностей, а в справочнике покупателей – информация о покупателях (клиентах) данного предприятия. Переход в режим работы с данными справочниками осуществляется с помощью соответствующих кнопок, находящихся в разделе Справочники. Кроме этого, справочник поставщиков можно вызвать с помощью комбинации клавиш Ctrl+P, а справочник покупателей – нажатием комбинации клавиш Ctrl+K.

Поскольку порядок работы с данными справочниками аналогичен, мы не будем рассматривать их по отдельности, а изучим порядок работы с ними на примере справочника поставщиков.

Окно справочника поставщиков изображено на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Справочник поставщиков

Данное окно состоит из двух частей. В верхней части содержится перечень введенных ранее организаций, в нижней части осуществляется ввод новых и редактирование имеющихся позиций справочника.

Для добавления в справочник новой позиции нужно в инструментальной панели, которая расположена внизу окна, нажать кнопку Вставить запись. При этом в списке появится новая позиция, для которой в нижней части окна в соответствующих полях нужно с клавиатуры ввести краткое и полное наименование организации, страну регистрации, почтовый адрес, фамилию контактного лица, номер телефона, адрес веб-сайта и электронный адрес, банковские реквизиты и произвольное примечание (например, Поставщик сигарет, или Отпускает товар без предоплаты, и п.п.). После заполнения необходимых реквизитов (обязательно должен быть заполнен хотя бы один реквизит) для сохранения данных нужно нажать кнопку Сохранить изменения.

С помощью кнопки Копировать в «покупателей» вы можете быстро скопировать поставщика, на котором в списке установлен курсор, в справочник покупателей.

Чтобы удалить из справочника того или иного поставщика, нужно в верхней части окна выделить его курсором и нажать кнопку Удалить строку. При этом программа попросит подтвердить выполнение данной операции.

Выше мы уже отмечали, что в программе предусмотрено ведение справочников единиц измерения, групп ценообразования и видов (типов) товаров. Работа с этими справочниками для удобства пользователей ведется в одном окне, для вызова которого нужно в разделе Справочники нажать кнопку Другое либо воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+D. Данное окно представлено на рис. 5.6.

Рис. 5.6. Прочие справочники программы

Как видно на рисунке, данное окно стоит из трех частей, каждая из которых предназначена для работы с определенным справочником.

Справочник единиц измерения ведется в левой части окна. Содержимое данного справочника используется в разных местах программы – например, при вводе и редактировании товарных позиций в справочнике товаров. Для добавления в справочник новой единицы измерения достаточно нажать кнопку Вставить запись и с клавиатуры ввести название новой позиции. После ввода новых и редактирования имеющихся позиций необходимо сохранить введенные данные нажатием кнопки Сохранить изменения. Для отказа от внесенных изменений предназначена кнопка Отменить изменения. Для удаления текущей позиции предназначена кнопка Удалить запись (при нажатии данной кнопки программа запрашивает подтверждение операции удаления).

В центральной части окна расположен справочник групп ценообразования. С помощью данного механизма программа автоматически формирует розничную цену товарной позиции и ее цену для прайс-листа. Для добавления в справочник новой позиции следует нажать кнопку Вставить запись, после чего с клавиатуры заполнить перечисленные ниже параметры.

• Название – в данном поле вводится название группы ценообразования. Можно просто нумеровать группы в порядке очередности, или присваивать названия, кратко отражающие суть групп.

• Продажная – здесь указывается коэффициент пересчета цены в розничную цену. Розничная цена указывается в расходных документах, а также в прайс-листе.

• Опт1 и Опт2 – в данных полях вводятся коэффициенты пересчета цены в оптовую цену (в программе предусмотрена возможность использования двух оптовых цен, отражаемых в прайс-листе).

В полях Продажная, Опт1 и Опт2 значение вводится следующим образом: не более одного символа – до запятой и не более двух символов – после запятой.

Для редактирования введенной ранее позиции достаточно с клавиатуры внести требуемые изменения. Не стоит забывать, что для сохранения новых и отредактированных позиций следует нажать кнопку Сохранить изменения – в противном случае они будут потеряны. Чтобы удалить позицию, нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Удалить запись, после чего утвердительно ответить на появившийся запрос программы.

Справочник видов (типов) товаров ведется в правой части окна. Однотипные, сходные по назначению и функциональности товарно-материальные ценности рекомендуется объединять в тематические группы. Добавление новых позиций осуществляется стандартным способом – для этого достаточно нажать кнопку Вставить запись и с клавиатуры ввести название вида (типа) товаров. После ввода новых или редактирования имеющихся позиций нужно для сохранения введенных данных нажать кнопку Сохранить изменения. Для удаления позиций предназначена кнопка Удалить запись.

Далее мы на конкретных примерах продемонстрируем приемы и методы работы с программой «Складской учет».

Пользователь программы может в любой момент просмотреть текущее состояние склада и остатки хранящихся на нем товарно-материальных ценностей. Для перехода в данный режим работы нужно в разделе Работа нажать кнопку Состояние склада. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Просмотр состояния складов

В данном окне представлен перечень товарно-материальных ценностей, которые в данный момент числятся на складах предприятия. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается вся необходимая информация: название товара с его единицей измерения, вид (тип) товара, сведения о ценах, название склада и прочие сведения.

ВНИМАНИЕ

Содержимое окна состояния склада доступно только для просмотра, редактирование данных не допускается, поскольку вся информация, представленная в окне, формируется автоматически на основании приходных и расходных документов, а также справочников предприятия.

При необходимости можно включить режим, при котором товары, количество которых меньше определенного числа, будут подсвечены в списке другим цветом. Это полезно, например, для предотвращения ситуаций, когда тот или иной товар неожиданно заканчивается. В поле Подсветка до следует с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика ввести число, и когда остаток той или иной товарной позиции будет равен или меньше указанного числа, данная позиция будет подсвечена в списке другим цветом, привлекая к себе внимание пользователя. По умолчанию для такой подсветки используется красный цвет.

В программе реализована возможность установки фильтра на отображаемые в списке данные по складу или по типу товара. Иначе говоря, можно выполнить такую настройку, в результате которой в списке будут представлены только товары, хранящиеся на определенном складе или относящиеся только к определенной группе (например, можно просмотреть только остатки соков, или только сигарет, и т. п.). Чтобы включить фильтр по складу, нужно в поле Склад из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов (описание данного справочника приведено выше, в разделе «Справочник складов»), выбрать название склада, остатки по которому должны отображаться в списке. При необходимости можно включить так называемый обратный фильтр по тому или иному складу; в этом случае в списке будут показаны остатки по всем складам, кроме указанного склада. Для этого нужно из раскрывающегося списка выбрать название склада, остатки по которому должны быть исключены из списка, и установить расположенный справа флажок Кроме.

Аналогичным образом с помощью флажка Вид устанавливается фильтр (обычный и обратный) по виду товара (в данном случае из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике типов товаров, выбирается название типа товара).

С помощью кнопки Картинка можно просмотреть изображение (или иную иллюстрацию) того товара, на котором в списке установлен курсор. Предварительно это изображение должно быть назначено товару в справочнике товаров.

Кнопка Статистика предназначена для получения статистических данных по товарным остаткам и ценам в разрезе складов предприятия.

Как уже отмечалось выше, остатки товарно-материальных ценностей на складах предприятия рассчитываются автоматически, на основании введенных пользователем приходных и расходных операций. О том, как в программе «Складской учет» оформляется приход и расход товаров, пойдет речь далее.

Чтобы оформить поступление ценностей на склад, нужно в разделе Работа щелкнуть мышью на кнопке Ввод прихода либо воспользоваться клавишей F5. При этом на экране открывается окно, изображенное на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Приход ценностей на склад

В данном окне в поле Название из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике товаров, выбирается поступивший товар. Перед этим рекомендуется установить флажок По группе, и в расположенном справа поле из раскрывающегося списка выбрать вид товара, к которому относится поступающий товар (например, товар Сок томатный может быть отнесен к типу товаров Соки). В этом случае раскрывающийся список поля Название будет содержать только товары выбранного вида, что особенно удобно при большом количестве позиций в справочнике товаров.

В полях Количество и Цена с клавиатуры вводится соответственно количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения и цена этого товара за единицу. После заполнения данных полей автоматически рассчитывается сумма прихода, которая отображается в информационной строке справа от поля Цена. При любом последующем изменении любого из этих полей сумма прихода пересчитывается автоматически.

В поле Поставщик из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике поставщиков (подробнее см. выше раздел «Справочники поставщиков и покупателей»), выбирается название организации-поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу.

В поле Документ при необходимости можно с клавиатуры ввести реквизиты документа, по которому производится поставка. Это может быть, например, номер и дата договора поставки, или номер и дата платежного документа, согласно которому была произведена предоплата за данный товар, и т. п.

Поле Примечание предназначено для ввода произвольного текста, дополнительно характеризующего данную приходную операцию. Примеры значений данного поля: В счет предоплаты, Отсутствуют сертификаты качества, Срок годности 12 мес., и т. п.

Номер товарно-сопроводительного документа (накладная, копия чека, и др.), по которому поступили товарно-материальные ценности, указывается в поле Накладная №. Если товар поступил без сопроводительного документа (например, приобретен на оптовом рынке за наличный расчет), то это поле можно не заполнять.

Дата товарно-сопроводительного документа указывается в поле от (данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке). Если товар поступил без сопроводительного документа, то данное поле не заполняется.

В поле Склад из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов, следует выбрать название склада, на который будут оприходованы поступившие ценности.

В поле Дата с клавиатуры либо с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке, указывается дата совершения операции. Значение данного поля может не совпадать с датой товарно-сопроводительного документа, указанной в поле от. По умолчанию в поле Дата указывается текущая дата.

После нажатия кнопки Внести информация о поступившей позиции отобразится в правой части окна. Вы можете одним документом оформить поступление нескольких товарных позиций, изменяя соответствующим образом необходимые параметры и нажимая каждый раз кнопку Внести. Если при этом не изменять номер и дату товарно-сопроводительного документа, то все приходы будут оформлены одной накладной.

Чтобы оприходовать поступившие ценности, нажмите кнопку Оприходовать, расположенную в правом нижнем углу окна.

Просмотреть перечень приходных операций можно в режиме просмотра хронологии прихода или в отчете по накладным. Описание данных режимов будет приведено ниже.

Оформление отпуска товарно-материальных ценностей со склада осуществляется в специальном режиме, для открытия которого нужно в разделе Работа нажать кнопку Ввод расхода либо воспользоваться клавишей F6. В результате на экране откроется окно ввода расходной операции, которое представлено на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Оформление отпуска ценностей со склада

В верхней части данного окна в поле Склад следует из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов, выбрать название склада, с которого производится отпуск товарно-материальных ценностей по данному документу. После этого в поле Название указывается название отпускаемой товарной позиции; значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике товаров.

В поле Количество вводится количество отпускаемого товара в установленных для него единицах измерения, а в поле Цена – цену товара за единицу. В поле Умн. коэф. указывается коэффициент, на который будет умножена цена товара, указанная в поле Цена. Если данный товар в справочнике товаров был отнесен к какой-либо группе ценообразования, то поле Умн. коэф. будет заполнено автоматически на основании значения колонки Продажная, которое введено в справочнике групп ценообразования для данной группы. При необходимости значение поля Умн. коэф. можно отредактировать с клавиатуры.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если значение, введенное в поле Количество, превышает реальный остаток данного товара на складе, то проведение операции будет невозможным – при нажатии на кнопку Внести программа выдаст соответствующее сообщение. Причем в данном случае имеется в виду остаток именно на том складе, который указан в поле Склад – ведь именно с этого склада предполагается списание товарно-материальных ценностей.

После заполнения полей Количество, Умн. коэф. и Цена автоматически рассчитывается сумма расхода. При любом изменении любого из этих полей сумма расхода пересчитывается автоматически.

В поле Покупатель из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике покупателей, выбирается название организации – получателя товарно-материальных ценностей по данной операции (это поле доступно для редактирования только при снятом флажке На склад, который расположен внизу окна). Если вы занимаетесь розничной торговлей, то можно в справочник покупателей ввести позицию Торговый зал, или Ларек, и т. п., и отпускать со склада товары в адрес этого получателя; кстати, подобные операции можно отражать иначе – с помощью документа на внутреннее перемещение (этот вариант рассматривается чуть ниже).

В поле Документ при необходимости можно с клавиатуры ввести реквизиты документа, по которому производится отпуск ценностей. Это может быть, например, номер и дата договора, или номер и дата платежного документа, согласно которому была произведена оплата за данный товар, и т. п. При розничной торговле это поле обычно не заполняется.

Поле Примечание предназначено для ввода произвольного текста, дополнительно характеризующего данную расходную операцию. Примеры значений данного поля: В счет предоплаты, Отсутствуют сертификаты качества, В ларек на 3 дня торговли, и т. п.

Номер товарно-сопроводительного документа (накладная, чек, и др.), по которому отпущены товарно-материальные ценности, указывается в поле Накладная №. Если товар отпускается без сопроводительного документа (например, реализован со склада за наличный расчет), то это поле можно не заполнять.

СОВЕТ

Отпуск товаров со склада на точку розничной торговли (в ларек, в торговую палатку, и т. п.) рекомендуется обязательно оформлять накладными; продавец, получивший товар, должен расписаться в его получении, и один экземпляр накладной с его подписью должен быть у лица, сдавшего товар (водитель, экспедитор, и т. п.).

Дата товарно-сопроводительного документа указывается в поле от (данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке). Если товар отпущен без сопроводительного документа, то данное поле не заполняется.

В поле Дата с клавиатуры либо с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке, указывается дата совершения операции. Значение данного поля может не совпадать с датой товарно-сопроводительного документа, указанной в поле от. По умолчанию в поле Дата указывается текущая дата.

Возможности программы предусматривают отражение в учете не только отпуска товарно-материальных ценностей на сторону, но и их внутреннего перемещения в пределах одного предприятия. Например, товар может перевозиться с одного склада на другой. Наиболее же характерный пример внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей на мелких торговых предприятиях – отпуск его со склада на розничную торговую точку (в ларек, в палатку, и т. п.). Чтобы создать расходную операцию на внутреннее перемещение, нужно в нижней части окна установить флажок На склад и в расположенном правее раскрывающемся списке выбрать название склада либо иного подразделения (торгового ларька, и т. п.), в адрес которого отпускаются товары. Предварительно требуемый склад (ларек и т. п.) должен быть внесен в справочник складов (описание данного справочника приведено выше, в соответствующем разделе).

Следует учитывать, что внутреннее перемещение на один и тот же склад не допускается, т. е. значения полей Склад и На склад должны различаться. В противном случае при нажатии кнопки Перенести программа выдаст информационное сообщение о невозможности проведения данной операции.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если установлен флажок На склад, то расположенное выше поле Покупатель становится недоступным для редактирования. Это обусловлено тем, что одна и та же операция в принципе не может совершаться отдельно для разных получателей.

Позиции вносятся в спецификацию накладной нажатием кнопки Внести – по аналогии с тем, как это делается при оформлении приходного документа (подробнее см. предыдущий раздел).

Чтобы списать позиции со склада, нажмите кнопку Списать, расположенную в правом нижнем углу окна.

Просмотреть перечень расходных операций можно в режиме просмотра хронологии расхода или в отчете по накладным. Описание данных режимов будет приведено ниже.

Возможности программы «Складской учет» предусматривают быстрое и удобное формирование прайс-листа. О том, как это делается, рассказывается в данном разделе.

Чтобы сформировать прайс-лист, следует вначале войти в режим просмотра состояния склада. Для этого нужно в разделе Работа щелкнуть мышью на кнопке Состояние склада или просто нажать клавишу F7. Затем нужно в разделе Работа щелкнуть мышью на кнопке Прайс – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Настройка прайс-листа

В данном окне нужно указать параметры формирования прайс-листа. Например, вы можете сгенерировать прайс-лист как по всем складам, так и по конкретному складу, или включить в прайс-лист только товары, которые имеются на складах, и т. д. Для получения прайс-листа в соответствии с указанными параметрами нажмите кнопку Создать. Фрагмент прайс-листа показан на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Фрагмент прайс-листа

Чтобы распечатать прайс-лист, нажмите в инструментальной панели кнопку с изображением принтера (она является первой слева).

В процессе работы может возникать необходимость просмотра сводной информации по приходу товарно-материальных ценностей – например, для анализа периодичности прихода, движения товарно-материальных ценностей, и др. В программе «Складской учет» реализована такая возможность: для перехода в соответствующий режим нужно в разделе Хронология щелкнуть мышью на кнопке Прихода, или просто нажать клавишу F3. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Хронология приходных операций

В данном окне представлен перечень всех приходных операций, зарегистрированных и проведенных в программе «Складской учет». Для каждой позиции показаны подробные сведения: дата операции, поставщик, сумма, и др. Спецификация приходного документа отображается в нижней части окна.

Для приходных операций, которые были созданы для отражения внутреннего перемещения товаров, в колонке Поставщик отображается значение Внутр. перемещение.

Чтобы удалить ту или иную операцию из списка, нужно установить на нее курсор и выполнить команду контекстного меню Удалить операцию. При этом программа выдаст предупреждение о том, что подобное удаление приходных операций может привести к искажению данных и к их некорректности. Чтобы предупредить несоответствие данных, рекомендуется вначале удалить (списать) товар со склада, а затем уже удалять соответствующую операцию из хронологии прихода.

Чтобы получить печатную форму приходного документа (накладной), нажмите кнопку Накладная. Пример приходного документа показан на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Приходная накладная

Чтобы отправить документ на печать, нажмите в инструментальной панели кнопку с изображением принтера (она является первой слева).

Чтобы просмотреть хронологию отпуска товаров со склада, нужно в разделе Хронология нажать кнопку Расхода, либо воспользоваться клавишей F4. В результате на экране откроется окно, которое представлено на рис. 5.14.

Рис. 5.14. Хронология расходных операций

В данном окне представлен перечень всех расходных операций, зарегистрированных и проведенных в программе «Складской учет». Для каждой позиции показаны подробные сведения: дата операции, покупатель, сумма, и др. Спецификация расходного документа отображается в нижней части окна.

Для расходных операций, которые были созданы для отражения внутреннего перемещения товаров, в колонке Покупатель отображается значение Вн. перемещение.

Чтобы удалить ту или иную операцию из списка, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст предупреждение о том, что подобное удаление расходных операций может привести к искажению данных и к их некорректности.

Чтобы получить печатную форму расходного документа (накладной), нажмите кнопку Накладная. Пример расходного документа показан на рис. 5.15.

Рис. 5.15. Расходная накладная

Чтобы отправить документ на печать, нажмите в инструментальной панели кнопку с изображением принтера (она является первой слева).

В данном разделе мы рассмотрим, каким образом в программе «Складской учет» осуществляется формирование отчетности.

Для перехода в режим настройки и формирования отчетности следует в разделе Отчеты щелкнуть мышью на кнопке Показать отчет, либо нажать клавишу F9. В результате на экране откроется окно настройки параметров отчета, изображенное на рис. 5.16.

Рис. 5.16. Настройка параметров отчета

В левой части окна нужно щелчком мыши выбрать вид отчета, который вы желаете сформировать. Все остальные настройки выполняются в правой части окна.

В полях Начальная дата и Конечная дата следует указать соответственно начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке.

Далее с помощью соответствующих параметров можно настроить фильтр для отбора данных в отчет. Например, при установке флажка По поставщику (данный вариант используется для отчета по приходным операциям) справа открывается для редактирования поле, где вы можете указать поставщика, по которому требуется сформировать отчет. Аналогичным образом можно отобрать данные по получателю (для расходных операций), по складу, по товару и др. Отметим, что доступность параметров фильтра определяется выбранным в левой части окна видом отчета (например, для отчета по приходным операциям параметр По получателю недоступен). Во всех случаях возможно включение обратного фильтра – для его включения установите флажок Кроме.

С помощью кнопки Отчет инициируется процесс формирования отчета. При нажатии данной кнопки откроется окно, в котором можно указать порядок сортировки данных в отчете. На рис. 5.17 представлен отчет в соответствии с настройками, которые показаны на рис. 5.16.

Рис. 5.17. Хронологический отчет о поступлении товара

Примерно по такому же алгоритму формируются и другие отчеты. Чтобы распечатать отчет, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку с изображением принтера.

В рассматриваемой конфигурации справочник представляет собой хранилище основной, базовой информации, на которой базируется вся последующая работа. В справочниках хранятся сведения о номенклатуре материальных ценностей, об организациях и контрагентах, о физических лицах компании, об используемых валютах, структурных подразделениях компании, единицах измерения товарно-материальных ценностей, и др.

Выбор справочника для работы осуществляется с помощью соответствующих команд главного меню, или ссылок панели функций. Также выбрать справочник можно в окне списка справочников (рис. 6.1), которое вызывается с помощью команды главного меню Операции→Справочники (команда доступна, если включен интерфейс Полный, для этого используйте команду главного меню Сервис→Переключить интерфейс→Полный).

Рис. 6.1. Выбор справочника

Помните, что эксплуатация программы возможна только после ввода исходных данных, то есть после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу, можно вводить соответствующие сведения уже в процессе работы, но это не всегда удобно (придется отвлекаться от текущей операции для ввода необходимых данных в справочник).

В программе предусмотрено ведение большого количества разных справочников. Далее мы рассмотрим те из них, которые минимально необходимы для ведения складского учета.

В справочнике номенклатуры осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех товарно-материальных ценностях, а также работах и услугах, которые используются на предприятии. Без этого справочника обойтись невозможно: все позиции, включаемые в товарно-сопроводительные и складские документы, в обязательном порядке должны быть в него внесены.

Чтобы войти в режим работы со справочником номенклатуры, его можно выбрать в окне выбора справочников (см. рис. 6.1), либо открыть с помощью команды главного меню Склад→Номенклатура. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Справочник номенклатуры

В левой части данного окна содержится иерархический перечень групп номенклатуры, в правой части – список номенклатуры, которая входит в текущую группу (для удобства работы рекомендуется однотипные номенклатурные позиции объединять в группы – например, Бытовая техника, Одежда, Обувь и т. д.). Для каждой позиции списка номенклатуры в соответствующих колонках показывается следующая информация: код номенклатурной позиции, краткое и полное наименование, единица измерения, номер грузовой таможенной декларации, страна происхождения, ставка НДС и произвольный комментарий.

Чтобы добавить в справочник новую группу номенклатуры, выполните команду Действия→Новая группа или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Справочник номенклатуры

Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование групп номенклатуры: в данном случае необходимо выделить группу щелчком мыши и выполнить команду Действия→Изменить или нажать клавишу F2.

В соответствующих полях данного окна вводится код и наименование группы товаров (значение поля Код формируется системой автоматически, но его можно отредактировать с клавиатуры; поле Наименование заполняется с клавиатуры). В поле Родитель указывается группа товаров, которой будет подчинена создаваемая группа (значение данного поля выбирается в окне, открываемом с помощью кнопки выбора). Если данная группа должна находиться в корневой директории Номенклатура, которая создана в программе по умолчанию, то поле Родитель следует оставить пустым.

Завершается процесс создания (редактирования) группы товаров нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Чтобы ввести в справочник новую номенклатурную позицию, нужно выделить щелчком мыши группу, в состав которой ее нужно включить, и выполнить команду главного меню Действия→Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия→Изменить или нажмите клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Ввод и редактирование номенклатурной позиции

В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров. Отметим, что не все из них являются обязательными для заполнения.

Группа номенклатуры – в данном поле указывается группа номенклатуры, к которой нужно отнести данную номенклатурную позицию. Требуемое значение выбирается в окне списка групп, открываемом с помощью кнопки выбора. В данном окне нужно выделить требуемую группу щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Краткое наименование – здесь с клавиатуры вводится краткое наименование номенклатурной позиции, которое будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.

Код – в этом поле указывается код номенклатурной позиции. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания новой позиции, но при необходимости его можно отредактировать. Для этого с помощью команды Действия→Редактировать код нужно включить режим редактирования кода, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение.

Полное наименование – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование номенклатурной позиции, которое будет выводиться в печатных формах документов.

Услуга – этот флажок необходимо установить в том случае, когда текущей номенклатурной позицией является услуга.

Единица измерения – в этом поле выбирается единица измерения номенклатурной позиции. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора единиц измерения (с ним мы познакомимся позже) выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Комментарий – в данном поле при необходимости с клавиатуры вводится дополнительная информация произвольного характера, относящаяся к текущей номенклатурной позиции.

Остальные параметры номенклатурной позиции в зависимости от своего назначения и функциональности сгруппированы на вкладках По умолчанию, Цены, Спецификации и Счета учета. Рассмотрим содержимое каждой из них.

ВНИМАНИЕ

Вкладки Цены, Спецификации и Счета учета становятся доступными только после сохранения данной номенклатурной позиции с помощью кнопки ОК или Записать. В данном случае целесообразнее использовать кнопку Записать, поскольку после нажатия кнопки ОК данные будут записаны и сохранены с одновременным закрытием окна, и его придется открывать заново.

На вкладке По умолчанию определяются значения параметров, которые впоследствии будут предлагаться по умолчанию для данной номенклатурной позиции при оформлении разных документов. Здесь заполняются перечисленные ниже параметры.

НДС – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается ставка налога на добавленную стоимость, применяемая к текущей номенклатурной позиции.

Номер ГТД – в данном поле из классификатора номеров ГТД, который вызывается нажатием кнопки выбора, выбирается номер грузовой таможенной декларации. Очевидно, что заполнение данного поля имеет смысл только для импортных товарно-материальных ценностей. Выбранное значение будет использоваться по умолчанию при оформлении поступления и реализации данной номенклатурной позиции.

Страна происхождения – здесь указывается название страны-производителя данной номенклатурной позиции. Необходимое значение выбирается в окне классификатора стран мира, которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора. Выбранное значение будет использоваться по умолчанию при оформлении поступления и реализации данной номенклатурной позиции.

На вкладке Цены (рис. 6.5) вводится информация о ценах номенклатурной позиции.

Рис. 6.5. Вкладка Цены

В таблице отображается список типов цен, которые ранее были внесены в справочник типов цен номенклатуры. Чтобы указать цену, нужно пометить ее соответствующим флажком и с клавиатуры в поле Цена ввести ее значение.

Содержимое вкладки Спецификации показано на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Вкладка Спецификация

Содержимое данной вкладки обычно используется на предприятиях, осуществляющих производственную деятельность, а также другими субъектами хозяйствования. Здесь формируется перечень спецификаций, определяющих состав данного изделия. Чтобы добавить в список новую спецификацию, нужно на данной вкладке выполнить команду Действия→Добавить или нажать в инструментальной панели кнопку Добавить (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), либо воспользоваться клавишей Insert. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отображается окно, изображенное на рис. 6.7.

Рис. 6.7. Создание спецификации

В табличной части данного окна (она называется Исходные комплектующие) формируется список материалов и комплектующих, необходимых для изготовления одной единицы изделия. Это изделие указано в области Выходное изделие (продукция, полуфабрикат, услуга) в поле Номенклатура. Для добавления позиции нужно нажать в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. После этого в поле Номенклатура нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника номенклатуры выбрать материал (полуфабрикат и т. п.), а в поле Количество с клавиатуры ввести количество данной позиции, необходимое для изготовления одной единицы изделия. Завершается формирование спецификации нажатием кнопки ОК или Записать.

В соответствии со спецификацией материалы, полуфабрикаты и комплектующие будут списываться на себестоимость одной единицы изделия.

Если для номенклатурной позиции сформировано несколько спецификаций, то одну из них можно назначить основной. Для этого на вкладке Спецификации (см. рис. 6.6) нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Основная.

На вкладке Счета учета (рис. 6.8) формируется перечень счетов бухгалтерского и налогового учета, которые будут по умолчанию подставляться для данной номенклатурной позиции в соответствующих документах конфигурации.

Рис. 6.8. Вкладка Счета учета

Чтобы ввести сведения о счетах учета, нужно на данной вкладке нажать кнопку Добавить. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.9.

Рис. 6.9. Сведения о счетах учета

В программе реализована возможность ввода данных о счетах учета номенклатурной позиции отдельно для каждой организации, входящей в состав корпорации. Это бывает удобно, когда, например, одна организация производит изделие, а другая – продает его. Очевидно, что это изделие будет в первой организации проходить как готовая продукция, а во второй – как покупной товар. Кроме этого, данный механизм удобно применять и в целом ряде других случаев. Выбор организации, для которой вводятся сведения о счетах учета данной номенклатурной позиции, осуществляется из раскрывающегося списка в поле Организация.

Кроме этого, информацию о счетах учета можно вводить в разрезе складов и типов складов, которые указываются соответственно в полях Склад и Тип склада.

После этого в соответствующих полях нужно указать счета бухгалтерского и налогового учета данной номенклатурной позиции. Все эти поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне справочника счетов дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции. После ввода всех счетов нужно сохранить данные нажатием кнопки ОК или Записать.

Чтобы изменить введенные ранее сведения о счетах учета, нужно выделить на вкладке Счета учета (см. рис. 6.8) соответствующую позицию щелчком мыши и нажать в инструментальной панели данной вкладки кнопку Изменить текущий элемент (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или выполнить команду контекстного меню Изменить. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования (см. рис. 6.9), в котором выполняются требуемые корректировки.

Завершается ввод и редактирование номенклатурной позиции нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны независимо от того, какая вкладка открыта в данный момент.

Для хранения принадлежащих предприятию (или находящихся в аренде, временном пользовании, на ответственном хранении и т. п.) товарно-материальных ценностей предназначены соответствующие помещения, называемые складами. Для формирования, редактирования и хранения списка складов (мест хранения) в программе предназначен соответствующий справочник, который можно вызвать с помощью команды главного меню Склад→Склады (места хранения) или выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 6.1).

Окно справочника складов показано на рис. 6.10.

Рис. 6.10. Список складов (мест хранения) компании

Если на предприятии используется большое количество складских помещений, то для удобства работы их можно объединять в группы – например, Оптовые склады, Розничные склады, Производственные склады (кладовые), и т. п. Перечень групп складов формируется в левой части окна справочника (см. рис. 6.10), а справа отображается содержимое текущей группы. Отметим, что если вы не желаете использовать механизм группировки складов – можете вести один общий список складов (если предприятие располагает одним-двумя складами, то их группировка не будет иметь никакого смысла).

ПРИМЕЧАНИЕ

Элементы справочника «Склады (места хранения)» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товарно-материальных ценностей, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.

Руководитель любого склада всегда несет материальную ответственность за сохранность находящихся на складе ценностей. Поэтому для каждого склада в обязательном порядке назначается как минимум одно ответственное лицо (при необходимости их может быть и несколько). Отметим, что за одним и тем же материально-ответственным лицом может быть закреплено одновременно несколько складов. Из окна справочника вы можете быстро перейти к списку ответственных лиц – для этого нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Перейти, и в открывшемся меню выберите команду Ответственные лица.

ПРИМЕЧАНИЕ

Список ответственных лиц формируется после того, как заполнен справочник физических лиц, поскольку в качестве ответственных лиц будут выбираться лица именно из этого справочника.

Чтобы сформировать группу складов, выполните команду Действия→Новая группа или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.11.

Рис. 6.11. Ввод группы складов

В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование создаваемой группы складов. В поле Код указывается код создаваемой группы. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Родитель можно указать группу складов, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.

После нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать созданная группа складов будет добавлена в окно списка. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Переход в режим формирования нового склада осуществляется с помощью команды Действия→Добавить, либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу складов, в которую должен быть помещен создаваемый склад). Чтобы отредактировать текущий склад, следует воспользоваться командой Действия→Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по созданию и редактированию склада выполняются в диалоговом окне, которое представлено на рис. 6.12.

Рис. 6.12. Ввод и редактирование склада

Здесь нужно ввести перечисленные ниже сведения.

• Группа – в данном поле из справочника складов (окно справочника открывается с помощью кнопки выбора) выбирается группа складов, к которой будет отнесен данный склад.

• Наименование – здесь с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемого склада (например – Склад сборочного цеха, Склад промтоваров и т. п.).

• Ответственное лицо – в данном поле указывается материально-ответственное лицо, за которым будет закреплен текущий склад. Необходимое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. С помощью кнопки История можно просмотреть историю смены материально-ответственных лиц текущего склада.

• Вид склада – здесь нужно указать вид данного склада (в рассматриваемой конфигурации предусмотрено разделение складов по видам). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Оптовый, Розничный и Неавтоматизированная торговая точка.

• Код – значение данного поля формируется автоматически и представляет собой числовой код текущего склада. При необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры.

• Тип цен – смысл данного параметра заключается в том, что для каждого склада можно установить тип цен, по которым будет производиться розничная продажа товарно-материальных ценностей. Требуемое значение выбирается в окне справочника Типы цен номенклатуры, которое открывается на экране после нажатия кнопки выбора. Данный параметр является обязательным для заполнения в том случае, если в расположенном выше поле Вид склада выбрано любое значение, кроме Оптовый.

• Комментарий – в данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести любую дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему складу.

По окончании ввода данных нужно нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.

В справочнике контрагентов хранятся сведения обо всех контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие. В частности, ими являются поставщики и получатели товарно-материальных ценностей, поступающих на склад и отпускаемых со склада. При оформлении товарно-сопроводительных документов на приход и отпуск ценностей нужно обязательно указывать контрагента, который выбирается в справочнике контрагентов.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно выполнить команду главного меню Операции→Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 6.1) выделить щелчком мыши позицию Контрагенты и нажать кнопку ОК. В результате на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Справочник контрагентов

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух панелей – левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что возможность группировки контрагентов – довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие, и т. д.).

При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна установить курсор на ту позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия→Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 6.14.

Рис. 6.14. Создание группы контрагентов

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное наименование создаваемой группы. Отметим, что это поле в данном окне является единственным параметром, обязательным для заполнения.

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Действия→Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 6.14) внести требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия→Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 6.15.

Рис. 6.15. Ввод и редактирование контрагента

Отметим, что в данном окне осуществляется не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Действия→Изменить либо нажать клавишу F2.

В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора. Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Общие (она открыта на рис. 6.15) вводятся основные сведения о контрагенте. В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций – Юр. лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица – Физ. лицо.

В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена в инструментальной панели данного окна) либо клавишу Enter.

В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.

В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.

Если данный контрагент входит в состав какого-либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.

На вкладке Адреса и телефоны, содержимое которой показано на рис. 6.16, вводятся соответствующие контактные данные контрагента.

Рис. 6.16. Вкладка Адреса и телефоны

В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Порядок действий в обоих случаях одинаков: можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне (рис. 6.17), открываемом по кнопке выбора.

Рис. 6.17. Ввод адреса контрагента

В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома, и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент – для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.

В поле Телефон (см. рис. 6.16) можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При вводе нескольких номеров их можно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта, и др.).

На вкладке Контакты (рис. 6.18) формируется перечень контактных лиц данного контрагента.

Рис. 6.18. Вкладка Контакты

Чтобы добавить в список новое контактное лицо, нужно в области Контактные лица выполнить команду Действия→Добавить либо нажать клавишу Insert. В результате на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести информацию о контактном лице и нажать кнопку ОК.

На вкладке Счета и договоры (рис. 6.19) вводятся данные о банковских счетах контрагента, а также о заключенных с ним договорах.

Рис. 6.19. Вкладка Счета и договоры

Для банковских счетов и договоров предназначены соответствующие параметры. Порядок действий в обоих случаях одинаков: для добавления новой позиции в с список нужно выполнить команду Действия→Добавить или нажать клавишу Insert, после чего в открывшемся окне ввести параметры банковского счета (договора) и нажать кнопку ОК.

В нижней части окна ввода и редактирования контрагента находится поле Комментарий, которое доступно на всех вкладках данного окна. В этом поле при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера по данному контрагенту.

Завершается ввод и редактирование контрагента нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Учет каждой номенклатурной позиции ведется в установленных для нее единицах измерения, причем данный реквизит является обязательным. Если при вводе номенклатурной позиции не указать единицу измерения, то сохранить или записать эту позицию не получится – на экране отобразится соответствующее информационное сообщение.

Для ввода, редактирования и хранения информации об используемых единицах измерения предназначен специальный классификатор. Чтобы войти в режим работы с классификатором единиц измерения, его можно выбрать в окне выбора справочников (см. рис. 6.1), либо открыть с помощью команды главного меню Склад→Классификатор единиц измерения. Окно классификатора показано на рис. 6.20.

Рис. 6.20. Классификатор единиц измерения

В данном окне содержится перечень введенных ранее единиц измерения. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее код, а также краткое и полное наименование.

Для создания новой единицы измерения нужно нажать клавишу Insert либо выполнить команду Действия→Добавить; для редактирования текущей – нажать клавишу F2 либо выполнить команду Действия→Изменить. Если включен режим редактирования в диалоговом окне (для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия→Редактировать в диалоге), то на экране откроется окно редактирования единицы измерения, которое представлено на рис. 6.21 (в противном случае ввод и редактирование единиц измерения осуществляется непосредственно в окне списка).

Рис. 6.21. Ввод и редактирование единицы измерения

В соответствующих полях данного окна с клавиатуры вводится краткое и полное наименование единицы измерения, а также ее код. Завершается процесс ввода либо редактирования единицы измерения нажатием кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Для добавления в классификатор новых единиц измерения можно использовать также Общероссийский классификатор единиц измерения, который выводится на экран нажатием в окне списка кнопки Подбор из ОКЕИ. В окне ОКЕИ необходимо установить курсор в требуемую позицию и нажать Enter либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши – в результате на экране откроется окно редактирования единицы измерения (см. рис. 6.21), в котором будут заполнены все поля. Для добавления в список выбранной единицы измерения нужно, как обычно, нажать в данном окне кнопку ОК либо Записать.

В данном разделе мы научимся работать со справочником, в котором хранятся сведения обо всех физических лицах, с которыми предприятие имеет те или иные отношения. Помимо прочего, из этого справочника впоследствии будут выбираться ответственные лица (напомним, что за каждый склад отвечает конкретное ответственное лицо, которое указывается в режиме редактирования данных о складе, см. рис. 6.12).

Для перехода в режим работы с данным справочником выберите его в списке (см. рис. 6.1) или воспользуйтесь командой главного меню Кадры→Физические лица. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 6.24.

Рис. 6.24. Справочник физических лиц

Как видно на рисунке, окно справочника состоит из двух панелей. В левой панели формируется перечень групп физических лиц, а в правой отображается содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что механизм группировки физических лиц очень удобен – это позволяет систематизировать хранение данных о физических лицах в зависимости от текущего статуса или положения каждого лица. К тому же возможности программы предусматривают использование уровней вложенности – например, в группе Штатные можно создать подгруппы Администрация, Бухгалтерия, Склад, Отдел продаж, Производственный цех и т. д.

Вы можете в любой момент переместить физическое лицо из одной группы в другую (например, уволившегося человека – из группы Штатные в группу Уволенные). Для этого нужно щелкнуть на соответствующей позиции правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно со списком имеющихся групп, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели данного окна) или клавишу Enter.

Чтобы создать новую группу физических лиц, нужно выполнить команду Действия→Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. Для перехода в режим редактирования группы щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование группы физических лиц осуществляется в окне, которое изображено на рис. 6.25.

Рис. 6.25. Ввод группы физических лиц

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное название группы (желательно, чтобы оно отражало назначение группы, например – Штатные, Уволенные, и т. п.). В поле Группа физ. лиц можно указать группу, которая будет являться родительской для создаваемой группы: например, группа Отдел поставок может находиться в подчинении у группы Штатные, и т. д. Если вы не намерены использовать механизм вложенности групп, можете оставить данное поле незаполненным. Что касается поля Код, то здесь автоматически программа сформирует числовой код группы (это произойдет при нажатии кнопки ОК или Записать).

Подчиненность групп вы можете изменить в любой момент. Чтобы переместить группу из одной родительской группы в другую, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия→Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно, в котором будет представлен список всех сформированных ранее групп физических лиц. Нужно установить курсор на новую родительскую группу, и нажать кнопку Выбрать, расположенную в инструментальной панели.

Чтобы ввести в справочник информацию о физическом лице, выполните команду Действия→Добавить или нажмите клавишу Insert. Перед этим щелчком мыши укажите группу, к которой следует отнести это физическое лицо (впрочем, группу можно будет поменять в режиме ввода/редактирования). Чтобы отредактировать данные о введенном ранее физическом лице, выделите соответствующую позицию курсором и выполните команду Действия→Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование физических лиц осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.26.

Рис. 6.26. Ввод данных о физическом лице

Прежде всего нужно в поле Имя нужно с клавиатуры последовательно, через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО – в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 6.26. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Сидорова Т.П., или Сидорова Татьяна Павловна, и т. д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода фамилии, имени и отчества).

Справа вверху окна находится поле Код, значение которого формируется программой автоматически в момент записи информации. Без особой надобности редактировать значение данного поля не рекомендуется, чтобы не нарушить целостность данных, но если это все же необходимо – предварительно включите возможность редактирования с помощью команды Действия→Редактировать код.

Остальные сведения о физическом лице вводятся на вкладках Общее и Адреса и телефоны. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Содержимое вкладки Общее показано на рис. 6.26: здесь вводятся все основные сведения о физическом лице – дата и место рождения, его пол, гражданство, и др. Дата рождения указывается в соответствующем поле, где вы можете ввести значение как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Затем в поле Пол из раскрывающегося списка нужно выбрать пол сотрудника – Мужской или Женский.

Чтобы указать сведения о месте рождения сотрудника, нужно в поле Место рождения нажать кнопку выбора или клавишу F4. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.27.

Рис. 6.27. Ввод места рождения

Параметры данного окна необходимо заполнять в соответствии с Постановлением от 21 октября 2002 г. № 122п Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом необходимо учитывать следующее:

• Все сведения вводятся только в именительном падеже, при этом нужно строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты).

• В поле Город (село, дер.) с клавиатуры вводится только название населенного пункта без указания его типа. Иначе говоря, слова «город», «село», «деревня», «поселок», «станица» и т. п., а также их сокращенные обозначения вводить не нужно.

• В поле Район вводится только название района, без указания слова «район» или любого сокращения данного слова.

• В поле Область (край, респ.) название области, края, республики указывается полностью, при этом слова «область», «край» указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область указываются общепринятыми сокращениями: «АССР», «ССР», «АО» и т. п.

• Поле Страна для бывших республик Советского Союза не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в поле Область (край, респ.).

Завершается ввод данных о месте рождения физического лица нажатием в данном окне кнопки ОК.

В поле Удостоверение следует ввести сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Это делается в диалоговом окне (рис. 6.28), которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Рис. 6.28. Ввод и редактирование паспортных данных

В данном окне в поле Вид документа нужно выбрать вид документа, удостоверяющего личность. В большинстве случаев таким документом является паспорт гражданина Российской Федерации. Другими документами, удостоверяющими личность, могут являться: удостоверение беженца в Российской Федерации, паспорт моряка, справка об освобождении из места лишения свободы, вид на жительство, временное удостоверение гражданина Российской Федерации, и т. д. Отметим, что программа поставляется с уже сформированным перечнем видов документов, удостоверяющих личность. Для выбора документа нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.

В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.

Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК или клавиши Enter.

После ввода паспортных данных нужно указать сведения о гражданстве физического лица. Необходимые действия выполняются в окне, которое изображено на рис. 6.29.

Рис. 6.29. Сведения о гражданстве

В данном окне в поле Страна нужно указать название государства, гражданином которого является данное физическое лицо. Для этого нажмите в данном поле клавишу F4 или кнопку выбора затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделите щелчком мыши название страны и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого, если нужно, установите перечисленные ниже параметры.

• Не имеет право на пенсию – этот флажок нужно установить в случае, если данное физическое лицо не имеет права на получение пенсии от Пенсионного фонда Российской Федерации.

• Не имеет право на медицинское страхование – данный параметр нужно включить, если человек не имеет права на медицинское страхование в России.

• Не является налоговым резидентом РФ – этот флажок устанавливается для всех физических лиц, которые не являются налоговыми резидентами России.

Обычно перечисленные параметры применяются к физическим лицам, которые являются гражданами других государств, но это не исключает их применения и к российским гражданам.

В поле Запись о гражданстве действует нужно с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указать дату, начиная с которой вступает в силу запись о гражданстве физического лица.

Завершается ввод сведений о гражданстве нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если физическое лицо является инвалидом, то нужно ввести соответствующие сведения. Для этого в поле Инвалидность нажмите кнопку выбора или клавишу F4 – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.30.

Рис. 6.30. Ввод и редактирование данных об инвалидности

В соответствующих полях данного окна нужно ввести серию и номер справки об инвалидности, а также дату ее выдачи (эту справку выдает уполномоченное медицинское учреждение). В поле Группа инвалидности из раскрывающегося списка выбирается номер группы инвалидности, а в поле Срок действия справки указывается дата последнего дня срока действия справки об инвалидности.

ВНИМАНИЕ

Если человек является инвалидом, в данном окне нужно обязательно установить флажок Инвалидность. Если же человек инвалидом не является, данное окно все равно нужно вызвать и убедиться в том, что флажок Инвалидность не установлен (в противном случае его нужно снять), после чего нажать кнопку ОК. В этом случае в поле Инвалидность отобразится значение Не является инвалидом.

В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.

Далее нужно ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 6.31).

Рис. 6.31. Контактные данные физического лица

В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность (то есть регистрационный адрес физического лица). При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.32 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).

Рис. 6.32. Ввод адреса

В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.

Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – если адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.

В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.

Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ, и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).

Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно закрыто не будет, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.

При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать – для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК.

Любой учет базируется на первичной документации. Применительно к складскому учету это, в первую очередь, накладные и прочие товарно-сопроводительные документы, акты инвентаризации и акты на списание ценностей. Далее мы рассмотрим, как в программе «1С Бухгалтерия 8.2» осуществляется ведение складского документооборота.

Приходные операции по поступлению товарно-материальных ценностей от поставщиков оформляются в конфигурации с помощью документа Поступление товаров и услуг. Чтобы перейти в режим работы с этими документами, нужно выполнить команду главного меню Покупка→Поступление товаров и услуг, либо в панели функций на вкладке Покупка щелкнуть мышью на позиции Поступление товаров и услуг. Независимо от того, каким вариантом вы воспользовались, на экране откроется окно списка, изображенное на рис. 6.33.

Рис. 6.33. Список приходных документов

В данном окне содержится перечень сформированных ранее документов. В крайней слева колонке списка отображается признак проведенного/непроведенного документа (на рис. 6.33 проведены все документы, кроме второго сверху), в двух расположенных рядом колонках – признаки ручного редактирования и отражения в налоговом учете. В последующих колонках окна для каждой позиции списка отображаются перечисленные ниже реквизиты.

• Дата – здесь содержится дата формирования и время записи текущего документа.

• Номер – здесь указывается номер документа в системе.

• Вид операции – в данном поле отображается название вида операции, которая оформляется текущим документом.

• Сумма – показывается сумма по документу в валюте документа.

• Валюта – показывается валюта текущего документа.

• Организация – в данном поле отображается наименование организации, от имени которой оформляется текущий документ (как правило – наименование собственной организации).

• Контрагент – в этом поле отображается наименование контрагента по текущему документу (т. е. поставщика, от которого оформляется приход номенклатурных позиций).

• Склад компании – здесь содержится название склада, на который оформляется приход номенклатурных позиций.

• Дата вх. и Номер вх. – в этих полях отображается соответственно дата и номер приходного документа, присвоенные ему при оформлении поставщиком.

• Ответственный – в этом поле содержится имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа.

• Комментарий – поле предназначено для отображения дополнительной информации произвольного характера, относящейся к текущему документу.

С помощью команды Действия→Провести осуществляется проведение текущего документа (это можно делать как в окне списка, так и в окне редактирования). Команда Действия→Отмена проведения предназначена для быстрой отмены проведения текущего документа (данная команда доступна только тогда, когда в списке курсор установлен на проведенный ранее документ). После выполнения каждой из этих команд соответствующим образом изменяется признак проведенного/непроведенного документа, содержащийся в крайней левой колонке списка.

Для формирования нового документа нужно выполнить команду Действия→Добавить либо нажать клавишу Insert, для редактирования текущего – выполнить команду Действия→Изменить либо нажать клавишу F2. При добавлении нового документа на экране откроется окно выбора операции по документу (рис. 6.34).

Рис. 6.34. Выбор вида операции по документу

В данном окне нужно выделить щелчком мыши требуемый вид операции и нажать кнопку ОК. Как показывает практика, у большинства предприятий обычно наиболее востребованной является операция Покупка, комиссия. Поскольку содержимое окна ввода и редактирования (рис. 6.35) документа зависит от вида операции, мы будем с ним знакомиться на примере именно этой операции.

Рис. 6.35. Оформление приходного документа

В данном окне вы можете изменить вид операции – для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер формируется номер приходного документа в системе. Этот номер программа генерирует автоматически при нажатии кнопки Записать или выполнении команды Действия→Записать. Этот номер вы можете отредактировать вручную, предварительно включив данную возможность с помощью команды Действия→Редактировать номер.

В поле от указывается дата и время формирования документа. При создании документа здесь автоматически отображается текущая дата. После того как документ записан с помощью кнопки Записать, к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.

В поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется текущий документ (обычно это название собственной организации). Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.

В поле Контрагент из справочника контрагентов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается поставщик номенклатурных позиций по данному документу.

В поле Склад указывается наименование склада, на который будет оформляться поступление номенклатурных позиций по текущему документу (то есть куда они будут оприходованы). Значение данного поля выбирается в окне справочника складов (порядок работы с данным справочником мы изучили ранее), которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Договор – в данном поле указывается название договора, в рамках которого осуществляется поставка по текущему документу. Значение данного поля выбирается из числа договоров, заключенных с выбранным в поле Контрагент предприятием. Перечень этих договоров выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам (это определяется в режиме ввода и редактирования договора в справочнике договоров контрагентов), то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов для договора, указанного в поле Договор. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).

Чтобы данный документ был отражен в налоговом учете, нужно установить флажок Отразить в налог. учете.

Спецификация товарной части документа формируется на вкладке Товары, а сведения о сопутствующих услугах можно ввести на вкладке Услуги. Кроме этого, в окне имеются также вкладки Счета учета расчетов, Дополнительно и Счет-фактура. Если в настройках программы включен режим учета возвратной тары, то в данном окне будет присутствовать также вкладка Тара.

Содержимое вкладки Товары показано на рис. 6.35. Здесь формируется список товарно-материальных ценностей, поступивших по данному документу. Чтобы добавить в список позицию, нужно в инструментальной панели данной вкладки нажать кнопку Добавить (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), либо клавишу Insert. Появившейся в списке позиции будет автоматически присвоен порядковый номер.

После этого в поле Номенклатура нужно нажать клавишу F4 или кнопку выбора, чтобы вызвать интерфейс справочника номенклатуры. В этом окне нужно выбрать поступившую по данному документу номенклатурную позицию. Если до настоящего момента она не была внесена в справочник – вы можете это сделать прямо сейчас (работать со справочником номенклатуры мы научились ранее).

В полях Количество и Цена с клавиатуры вводится соответственно количество номенклатурной позиции в установленных для нее единицах измерения и цена за одну единицу. На основании количества и цены программа автоматически рассчитает сумму по данной номенклатурной позиции, которая отобразится в колонке Сумма.

В поле % НДС отображается размер ставки налога на добавленную стоимость для данной номенклатурной позиции. Напомним, что эта ставка указывается в режиме ввода/редактирования каждой номенклатурной позиции. В случае необходимости вы можете изменить значение данного поля, выбрав другую ставку НДС из раскрывающегося списка.

Значение поля Сумма НДС рассчитывается программой автоматически на основании значений полей Сумма и % НДС. Однако в случае необходимости вы можете отредактировать его вручную (при этом значения полей Сумма и % НДС останутся неизменными).

ВНИМАНИЕ

Параметры учета НДС отображаются только в том случае, когда в окне Цены и валюта установлен флажок Учитывать НДС. Данное окно выводится на экран с помощью кнопки Цены и валюта, которая расположена в инструментальной панели окна редактирования документа (см. рис. 6.35).

В полях Счет учета (БУ) и Счет НДС нужно указать соответственно счет учета номенклатурных позиций, поступивших по данному документу, и счет учета НДС по поступившим ценностям. Эти поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне указать требуемый счет.

Чтобы удалить позицию из списка поступивших ценностей, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу Delete. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

По мере добавления, редактирования и удаления номенклатурных позиций итоговая сумма по документу будет автоматически пересчитываться.

Для выбора номенклатурных позиций в текущий документ удобно воспользоваться кнопкой Подбор. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 6.36.

Рис. 6.36. Подбор позиций для включения в документ

Вверху окна в поле Подбор из раскрывающегося списка выбирается вариант представления данных в списке. Возможные варианты – По справочнику (этот вариант предлагается по умолчанию), Цены номенклатуры, Остатки номенклатуры, Остатки и цены номенклатуры. В зависимости от выбранного варианта изменяется информативное наполнение табличной части окна (например, при выборе варианта Цены номенклатуры в списке будут представлены сведения о ценах, и т. д.).

Под инструментальной панелью приводится иерархический перечень групп номенклатуры, в нижней части отображается перечень номенклатурных позиций текущей группы. Для включения требуемой позиции в документ следует установить на нее курсор и дважды щелкнуть мышью либо нажать клавишу Enter. При повторном включении позиции в документ ее количество увеличится на единицу.

Внизу окна находится группа флажков Запрашивать, которая включает в себя флажки Количество и Цена. Если все флажки сняты, то выбранная позиция сразу попадает в спецификацию текущего документа. Если же установлен хотя бы один из данных флажков, то после выбора номенклатурной позиции на экране открывается окно, которое показано на рис. 6.37.

Рис. 6.37. Ввод цены и количества

Данное окно включает в себя поля Количество, Цена и Сумма (нередактируемое поле). В поле Количество с клавиатуры вводится количество номенклатурной позиции в установленных для нее единицах измерения. В поле Цена также с клавиатуры вводится цена номенклатурной позиции. На основании значений полей Количество и Цена автоматически рассчитывается сумма по текущей номенклатурной позиции, которая отображается в информационном поле Сумма.

Поля Количество и Цена доступны для редактирования только тогда, когда в группе флажков Запрашивать установлены соответствующие флажки (иначе говоря, если установлен только флажок Количество, то в окне, изображенном на рис. 6.37, для редактирования будет доступно только поле Количество).

После нажатия в окне Количество и цена (см. рис. 6.37) кнопки ОК номенклатурная позиция с установленными количеством и ценой будет помещена в спецификацию приходного документа. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Что касается вкладки Услуги, то в целом порядок действий здесь будет таким же, как и при формировании списка товарно-материальных позиций. На этой вкладке формируется перечень услуг, которые не оказывают влияния на себестоимость поступивших товарно-материальных ценностей, но влияют на общую сумму по документу. В случае, если необходимо отразить только получение услуг, то спецификация документа формируется только на вкладке Услуги. Что касается услуг, которые оказывают влияние на себестоимость поступивших товарно-материальных ценностей, то их получение отражается документом Поступление доп. расходов (переход в режим работы с данными документами осуществляется с помощью команды главного меню Покупка→Поступление доп. расходов).

На вкладке Счета учета расчетов содержится два параметра: Счет учета расчетов с контрагентами и Счет учета расчетов по авансам. В поле Счет учета расчетов с контрагентами следует указать счет, на котором учитываются расчеты с данным поставщиком. Что касается параметра Счет учета расчетов по авансам, то он используется только в случае применения в расчетах авансов.

На вкладке Дополнительно в полях Вх. номер и Вх. дата можно указать соответствующие входящие реквизиты документа. В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за формирование и проведение данного документа, а в полях Грузоотправитель и Грузополучатель – наименование соответственно грузоотправителя и грузополучателя по данному документу.

На вкладке Счет-фактура содержится флажок Предъявлен счет-фактура, который устанавливается в случае предъявления счет-фактуры. При установленном данном флажке открываются поля Номер входящего счета-фактуры и Дата входящего счета-фактуры, в которых указываются соответствующие реквизиты документа.

В нижней части окна (под всеми вкладками) находятся параметры Тип цен, Счет-фактура и Комментарий. В поле Тип цен отображается информация об используемых ценах – в том случае, если соответствующие параметры были определены в окне Цены и валюта. Напомним, что данное окно вызывается с помощью одноименной кнопки инструментальной панели. Отметим, что параметр Тип цен не является обязательным для заполнения.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

В поле Счет-фактура отображается ссылка Ввести счет-фактуру или ссылка с реквизитами уже зарегистрированной счет-фактуры. Чтобы зарегистрировать счет-фактуру по документу, предварительно необходимо его записать и щелкнуть на ссылке Ввести счет-фактуру. При этом на экране отобразится окно ввода счет-фактуры, в котором выполняются все необходимые действия. После нажатия в окне ввода счет-фактуры кнопки ОК ссылка Ввести счет-фактуру в окне редактирования приходного документа исчезнет, а вместо нее появится ссылка с реквизитами созданной счет-фактуры (см. рис. 6.35). Теперь эта ссылка будет использоваться для перехода в режим просмотра и редактирования введенной счет-фактуры.

Чтобы вывести приходный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную справа внизу окна, и в открывшемся меню выбрать форму документа. По умолчанию программа предлагает распечатать накладную по форме ТОРГ-12 (рис. 6.38).

Рис. 6.38. Приходная накладная по форме ТОРГ-12

С помощью соответствующих команд меню Печать можно сгенерировать и другие печатные формы документа. Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Для оформления возврата товарно-материальных ценностей от покупателей в программе предназначен документ Возврат товаров от покупателя. Для перехода в режим работы с этими документами нужно выполнить команду главного меню Продажа→Возврат товаров от покупателя или в панели функций на вкладке Продажа щелкнуть мышью на ссылке Возврат товаров от покупателя. Окно списка документов, которое после этого отобразится на экране, показано на рис. 6.39.

Рис. 6.39. Документы на возврат ценностей от покупателей

Для ввода нового документа нажмите в панели инструментов кнопку Добавить – в результате откроется окно для выбора вида операции, возможные варианты – Продажа, комиссия и Оборудование. На рис. 6.40 показано окно ввода и редактирования возвратного документа для вида операции Продажа, комиссия.

Рис. 6.40. Оформление документа на возврат ценностей от покупателя

Поскольку многие реквизиты данного окна нам уже хорошо знакомы (мы с ними познакомились в предыдущем разделе), мы на них останавливаться лишний раз не будем, а рассмотрим только те параметры, которые для нас являются новыми или требуют дополнительных пояснений.

В поле Документ отгрузки можно указать документ, в соответствии с которым ранее были отгружены возвращаемые покупателем номенклатурные позиции. Выбор осуществляется в окне списка расходных документов, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Рекомендуется предварительно заполнить поле Контрагент – тогда на выбор будут предложены документы только от данного контрагента.

В центральной части окна на вкладке Товары составляется список возвращаемых ценностей. Добавлять позиции в список можно как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно нажать в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить и далее действовать так же, как и при заполнении спецификации приходного документа (подробнее см. предыдущий раздел). Однако намного удобнее это делать автоматически – с помощью кнопки Заполнить.

При нажатии на эту кнопку открывается меню, содержащее две команды – Заполнить по документу отгрузки и Добавить из документа отгрузки. При активизации команды Заполнить по документу отгрузки перечень возвращаемых позиций будет сформирован в соответствии с документом, указанным в поле Документ отгрузки. Если же выбрать команду Добавить из документа отгрузки, то на экране отобразится перечень расходных документов на имя покупателя, указанного в поле Контрагент. В этом списке нужно выбрать расходный документ, позиции которого будут добавлены в спецификацию возвратного документа. После этого единственное, что нужно будет сделать вручную – это подкорректировать количество и, при необходимости – удалить из списка лишние позиции. Если же возврат осуществляется в полном соответствии с расходным документом (то есть, что получили – то полностью и вернули), то никаких дополнительных действий предпринимать больше не нужно.

На вкладке НДС в соответствующем поле нужно указать счет учета налога на добавленную стоимость (по умолчанию предлагается счет 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»). Также на данной вкладке находится флажок Покупателем выставляется счет-фактура на возврат. Если он установлен, то в нижней части окна появляется ссылка Ввести счет-фактуру, с помощью которой осуществляется переход в режим формирования счет-фактуры. При снятом данном флажке ссылка исчезает (вместо нее появляется текст не требуется), и становится доступным расположенное ниже поле Отразить возврат, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать одно из двух значений – в книге покупок или в книге продаж.

Если на вкладке НДС установлен флажок Покупателем выставляется счет-фактура на возврат, то на вкладке Счет-фактура появляется флажок Предъявлен счет-фактура. Если его установить, то ниже появляются поля Номер входящего счета-фактуры и Дата входящего счета-фактуры, в которых вводятся соответствующие параметры выставленного покупателем документа.

Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК – только после этого ценности будут оприходованы на склад, указанный в верхней части окна в поле Склад.

Чтобы распечатать документ, нажмите книзу окна кнопку Возврат от покупателя. Печатная форма документа показана на рис. 6.41.

Рис. 6.41. Печатная форма документа на возврат ценностей от покупателя

Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Поступившие ценности автоматически приходуются на склад после проведения в конфигурации соответствующего приходного документа. С некоторыми из них мы уже познакомились ранее (например, Поступление товаров и услуг, или Возврат товаров от покупателя), а еще один такой документ, который называется Оприходование товаров, рассмотрим в данном разделе.

Основное предназначение данного документа – оприходование выявленных в результате инвентаризации излишков ценностей. Также этот документ можно использовать для любого другого оприходования – например, когда нужно поставить на учет ценности, поступившие без накладной или прочих товарно-сопроводительных документов.

Доступ к документам Оприходование товаров осуществляется с помощью соответствующей команды меню Склад, или ссылки Оприходование товаров в панели функций. В любом случае открывается окно списка приходных складских документов, изображенное на рис. 6.42.

Рис. 6.42. Список документов на оприходование ценностей

Здесь представлен перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них показана основная информация, по которой можно идентифицировать документ: дата и порядковый номер, сумма, название склада, наименование организации, и др.

Чтобы оприходовать ценности, нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в инструментальной панели. Чтобы отредактировать сохраненный ранее документ, нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документов Оприходование товаров осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.43.

Рис. 6.43. Оформление документа на оприходование ценностей

Несмотря на очевидное внешнее сходство данного интерфейса с окнами редактирования других приходных документов, с которыми мы уже познакомились ранее, здесь есть свои специфические особенности.

Например, в данном окне есть параметр Инвентаризация. В данном поле можно указать документ инвентаризации, на основании которого выполняется оприходование товаров. Этот документ выбирается в окне списка документов Инвентаризация товаров на складе, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Также имеется обязательный для заполнения параметр Статья доходов. Здесь необходимо ввести название статьи прочих доходов, на которую будет отнесена сумма оприходованных ценностей.

В расположенном внизу интерфейса поле Основание можно сформулировать причину оприходования ценностей по данному документу. Примеры значений данного поля – По результатам инвентаризации, Ввод начальных остатков, и др.

Если вы приходуете выявленные излишки на основании документа Инвентаризация товаров на складе, то для быстрого составления списка ценностей удобно использовать команду Заполнить по инвентаризации, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. В этом случае программа автоматически сформирует список ценностей, которые в документе Инвентаризация товаров на складе проходят как излишки.

Чтобы провести документ по конфигурации, выполните команду Действия→Провести или нажмите кнопку ОК.

Чтобы получить печатную форму документа, нажмите соответствующую кнопку или выполните команду Накладная на оприходование товаров, которая открывается при нажатии на кнопку Печать. Печатная форма документа показана на рис. 6.44.

Рис. 6.44. Печатная форма документа на оприходование ценностей

Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл→Печать, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Отпуск товарно-материальных ценностей на сторону отражается документом, который называется – Реализация товаров и услуг. Переход в режим работы с данным документом осуществляется с помощью команды главного меню Продажа→Реализация товаров и услуг (также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой на вкладке Продажа панели функций). В любом случае на экране открывается окно списка, которое показано на рис. 6.45.

Рис. 6.45. Список документов на отпуск ценностей покупателям

В данный список автоматически попадают все документы, которые ранее были сформированы и сохранены в конфигурации. Для каждого документа показывается признак его проведения (на рис. 6.45 все документы проведены по учету), дата формирования и порядковый номер в конфигурации, вид операции и сумма по документу, валюта, получатель и поставщик ценностей, склад отгрузки, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий.

Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. После этого программа предложит выбрать вид операции по документу (рис. 6.46).

Рис. 6.46. Выбор вида операции по документу

В данном окне выделите щелчком мыши требуемый вид операции и нажмите кнопку ОК – в результате откроется окно ввода и редактирования документа (рис. 6.47). Отметим, что для отражения обычной реализации товаров и услуг нужно выбрать вид операции Продажа, комиссия. Если для перехода права собственности на отгружаемые ценности необходимо выполнение дополнительных условий (поступление оплаты, подтверждение получения ценностей, и др.), то укажите вид операции Отгрузка без перехода права собственности. Отметим, что этот же вид операции можно использовать и для передачи ценностей на ответственное хранение. Что касается вида операции Оборудование, то его следует выбирать для оформления реализации оборудования.

Рис. 6.47. Оформление расходного документа на отпуск ценностей покупателям

Это окно во многом напоминает интерфейс ввода и редактирования приходного документа, подробное описание которого приведено выше. Поскольку порядок действий в этих режимах во многом совпадает, мы не будем приводить здесь детальное описание интерфейса редактирования документа на реализацию, а уделим внимание лишь тем моментам, которые отсутствуют у приходного документа.

На вкладке Товары (она открывается по умолчанию, ее содержимое показано на рис. 6.47), следует ввести счета учета доходов и расходов (по кредиту счета доходов проводится сумма выручки от продаж, а по дебету счета расходов – списывается себестоимость проданных ценностей). Спецификацию вкладки можно заполнить в автоматическом режиме – для этого нужно нажать кнопку Заполнить и в открывшемся меню выбрать команду Заполнить по поступлению или Добавить из поступления. В первом случае табличная часть документа будет заполнена позициями из выбранного приходного документа (выбор документа осуществляется в окне списка, которое отображается при активизации данной команды). При этом имеющиеся позиции из табличной части будут удалены. Во втором случае разница состоит в том, что имеющиеся позиции из спецификации не удаляются, а к ним добавляются позиции из выбранного приходного документа.

Содержимое вкладки Дополнительно показано на рис. 6.48.

Рис. 6.48. Вкладка Дополнительно

Здесь, помимо грузоотправителя и грузополучателя, в соответствующих полях можно ввести адрес доставки отгружаемых ценностей и банковский счет организации.

Что касается счет-фактур, то их формирование осуществляется так же, как и в режиме работы с приходными документами, подробнее см. выше раздел «Поступление ценностей от поставщиков».

Чтобы получить печатную форму документа, нажмите внизу окна кнопку Печать и в открывшемся меню выберите подходящий вариант. На рис. 6.49 показана накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15.

Рис. 6.49. Печатная форма документа

Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

После проведения документа в конфигурации будут автоматически сформированы соответствующие бухгалтерские проводки. Посмотреть их можно с помощью команды Действия→Результат проведения документа, которую можно вызвать как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне редактирования документа.

Возврат полученных ранее ТМЦ поставщику относится к числу типичных хозяйственных операций. Особенно часто она встречается в организациях, ведущих активную торговую деятельность. Причины для возврата могут быть самыми разными: замена одного товара другим, возврат бракованного или некачественного товара, отсутствие денег для расчета с поставщиком, и т. д.

Для оформления возврата ценностей поставщику в конфигурации предназначен документ, который так и называется – Возврат товаров поставщику. После проведения этого документа со склада будет списано количество возвращенных ценностей. При выполнении команды главного меню Покупка→Возврат товаров поставщику открывается окно со списком сформированных ранее документов на возврат (рис. 6.50).

Рис. 6.50. Документы на возврат ценностей поставщикам

Как видно на рисунке, данное окно является стандартным интерфейсом списка. В нем для каждой позиции списка показаны данные, по которым можно идентифицировать документ (дата формирования, номер, сумма, и др.).

Чтобы сформировать новый документ на возврат, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить (после этого в открывшемся окне нужно будет указать вид операции по документу), для перехода в режим редактирования документа используйте команду Действия→Изменить. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.51 (это окно соответствует операции Покупка, комиссия).

Рис. 6.51. Оформление документа на возврат ценностей поставщику

На рисунке видно, что большинство параметров данного окна нам хорошо знакомы, поскольку встречаются в интерфейсах редактирования других документов, с которыми мы познакомились ранее. Чтобы не повторяться, здесь мы рассмотрим только те параметры, которые встретились нам впервые или которые требуют дополнительных пояснений.

В поле Документ поступления можно указать документ, в соответствии с которым ранее были получены возвращаемые поставщику номенклатурные позиции. Выбор осуществляется в окне списка приходных документов, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Рекомендуется предварительно заполнить поле Контрагент – в этом случае в списке будут представлены документы на приход номенклатурных позиций только от данного контрагента (это особенно актуально при большом количестве приходных документов). Если же поле Контрагент ранее не было заполнено, то оно заполнится автоматически после выбора документа в поле Документ поступления.

Если установлен флажок Поставщику выставляется счет-фактура на возврат, то на возвращаемые ценности формируется отдельный счет-фактура. Если же данный параметр отключен, то возврат номенклатурных позиций будет отражен по счет-фактуре поступления.

Спецификация документа формируется в табличной части окна на вкладке Товары. Добавлять позиции в список можно как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно нажать в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить и далее вручную ввести необходимые сведения. Однако намного удобнее это делать автоматически – с помощью кнопки Заполнить.

При нажатии на эту кнопку открывается меню, содержащее две команды – Заполнить по поступлению и Добавить из поступления. При активизации команды Заполнить по поступлению перечень возвращаемых позиций будет сформирован в соответствии с документом, указанным в поле Документ поступления. Если же выбрать команду Добавить из поступления, то на экране отобразится перечень приходных документов от поставщика, указанного в поле Контрагент. В этом списке нужно выбрать приходный документ, позиции которого будут добавлены в спецификацию возвратного документа. После этого единственное, что нужно будет сделать вручную – это подкорректировать количество и, при необходимости – удалить из списка лишние позиции. Если же возврат осуществляется в полном соответствии с приходным документом (то есть, что получили – то полностью и вернули), то никаких дополнительных действий предпринимать больше не нужно.

На вкладке Дополнительно содержатся уже знакомые нам параметры Ответственный, Грузоотправитель и Грузополучатель (см. предыдущий раздел), а также нередактируемое поле Сумма, в котором отображается итоговая сумма по документу в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре.

Содержимое вкладки Счета учета показано на рис. 6.52.

Рис. 6.52. Вкладка Счета учета

На данной вкладке следует указать счет учета расчетов с поставщиком (поле Счет учета расчетов), счет учета расчетов по претензиям (поле Счет учета по претензиям, сумма возврата будет проведена через этот счет), а также счета учета доходов и расходов для списания разницы стоимости ценностей. В поле Статья доходов и расходов необходимо указать статью, на которую будут отнесены отклонения стоимости (выбор осуществляется в окне справочника доходов и расходов, открываемом нажатием кнопки выбора).

Вы можете распечатать документ на возврат ценностей по форме ТОРГ-12 или в простой форме (предварительно необходимо записать документ). Для этого нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать требуемый вариант. На рис. 6.53 показан документ на возврат ТМЦ в простой форме.

Рис. 6.53. Документ на возврат ценностей поставщику в простой форме

Чтобы отправить документ на печать, выполните команду главного меню Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

При желании можно просмотреть результат проведения документа на возврат ТМЦ по учету – для этого предназначена команда Действия→Результат проведения документа. При активизации данной команды на экране отображается окно с проводками, сформированными по данному документу.

В программе «1С Бухгалтерия 8» списание ценностей со склада происходит автоматически после проведения по бухгалтерскому учету соответствующего расходного документа. С некоторыми такими документами мы уже познакомились ранее – например, Реализация товаров и услуг или Возврат товаров поставщику. Здесь же мы рассмотрим еще один расходный складской документ, который называется Списание товаров.

По сути, этот документ является зеркальным отражением документа Оприходование товаров (см. выше раздел «Оприходование ценностей»). Его основное предназначение – списание выявленных в результате инвентаризации недостач ценностей. Также он иногда используется для списания прочих недостач ценностей (порча, истечение сроков годности, и т. п.), а также при отпуске их со склада без оформления накладной или иных товарно-сопроводительных документов.

Переход в режим работы с данным документом осуществляется с помощью команды главного меню Склад→Списание товаров или соответствующей ссылки панели функций. В результате открывается окно, изображенное на рис. 6.54.

Рис. 6.54. Документы на списание ценностей

Это окно, которое по сути является типичным интерфейсом списка, содержит набор стандартных сведений о каждом сохраненном ранее документе. Поэтому мы на нем останавливаться не будем, а сразу перейдем в режим редактирования документа на списание ценностей (рис. 6.55).

Рис. 6.55. Оформление документа на списание ценностей

Порядок действий в данном окне такой же, что и в режиме редактирования документа на оприходование ценностей, описание которого приведено выше. Отметим лишь, что поле Основание в данном случае находится не внизу, а вверху окна.

Вы можете распечатать документ как в виде акта на списание произвольной формы (для этого нажмите кнопку Акт списания товаров), так и по форме ТОРГ-16 (для этого нужно выбрать соответствующую команду в меню кнопки Печать), На рис. 6.56 показан документ по форме ТОРГ-16.

Рис. 6.56. Акт о списании товаров

Отправка документа на принтер осуществляется с помощью команды главного меню Файл→Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Просмотреть результат проведения документа можно с помощью команды Действия→Результат проведения документа, которое доступно как в окне редактирования, так и в окне списка.

Такая хозяйственная операция, как внутреннее перемещение ценностей, периодически происходит на любом предприятии. Ее особенность заключается в том, что при этом ценности не покидают пределы предприятия, а лишь перемещаются из одного подразделения на другое (со склада в производственную кладовую, со склада в объект розничной торговли, и т. д.).

Для отражения в учете операций по внутреннему перемещению товарно-материальных ценностей в программе «1С Бухгалтерия 8» предназначен документ Перемещение товаров. Чтобы начать работу с документами этого типа, нужно выполнить команду главного меню Склад→Перемещение товаров, или в панели функций на вкладке Склад щелкнуть мышью на ссылке Перемещение товаров. Окно списка документов, которое при этом открывается на экране, показано на рис. 6.57.

Рис. 6.57. Документы на внутреннее перемещение ценностей

В окне списка для каждого сохраненного ранее документа показаны основные его параметры, а также названия подразделений, между которыми происходит перемещение ценностей. Ввод новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.58.

Рис. 6.58. Оформление документа на внутреннее перемещение

Это окно не имеет принципиальных отличий от окон редактирования других товарно-сопроводительных документов. Отметим лишь, что в полях Отправитель и Получатель указывается соответственно наименование склада-отправителя и склада-получателя ценностей по данному документу. В полях Счет учета отпр. (БУ) и Счет учета получ. (БУ) указываются счета бухгалтерского учета соответственно для списания и оприходования товарно-материальных ценностей по данному документу. Если в верхней части окна установлен флажок Отражать в налог. учете, то аналогичным образом указываются счета и для налогового учета.

Чтобы распечатать документ, нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать печатную форму документа – Перемещение товаров (предлагается по умолчанию) или ТОРГ-13 (Накладная на внутреннее перемещение). На рис. 6.59 показан документ по форме Перемещение товаров.

Рис. 6.59. Печатная форма документа

Отправка документа на принтер осуществляется стандартным способом – с помощью команды главного меню Файл→Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

После того, как разнесены и проведены по учету все складские документы, можно приступать к формированию отчетности. Далее мы рассмотрим, как в программе 1С Бухгалтерия 8.2 осуществляется формирование отчетов по складским операциям.

В бухгалтерском учете используется два вида оборотно-сальдовой ведомости (далее – ОСВ): сводная ОСВ (по всем счетам), и ОСВ по конкретному счету.

Сводная ОСВ содержит входящее и исходящее сальдо по счетам, а также обороты по каждому из них. Столбцы с входящим и исходящим сальдо, в сущности, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия (с некоторыми оговорками) соответственно на начало и конец отчетного периода.

Чтобы в программе «1С Бухгалтерия 8» получить сводную ОСВ, нужно выполнить команду главного меню Отчеты→Оборотно-сальдовая ведомость. Пример сводной ОСВ изображен на рис. 6.63.

Рис. 6.63. Сводная ОСВ

В полях Период с по указывается соответственно начальная и конечная дата интервала времени, данные которого должны попасть в отчет. В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по которой формируется ведомость. Учтите, что после каждого изменения параметров настройки отчета для его переформирования нужно нажать кнопку Сформировать, которая находится в инструментальной панели данного окна, или выполнить команду Действия→Сформировать.

При необходимости можно выполнить более тонкую настройку параметров отчета. Для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Настройка, и в открывшемся окне указать требуемые параметры формирования отчета.

СОВЕТ

Получив сводную ОСВ, можно быстро сформировать по любому счету один из следующих отчетов: ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ счета, Обороты счета по месяцам и Обороты счета по дням. Для этого дважды щелкните мышью на соответствующем счете, после чего в открывшемся окне укажите вид отчета.

Однако в контексте рассматриваемой темы нас больше интересует ОСВ по конкретному счету, а именно – по счету, на котором учитываются хранящиеся на складе ценности. Выполните команду главного меню Отчеты→Оборотно-сальдовая ведомость по счету – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 6.64.

Рис. 6.64. Настройка ОСВ по счету

В соответствующих полях данного окна нужно указать начальную и конечную даты отчетного периода, счет, по которому формируется отчет, а также организацию (по умолчанию в поле Организация предлагается название организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной).

Пример готовой ведомости по счету 10 «Материалы» представлен на рис. 6.65.

Рис. 6.65. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 «Материалы»

Для перехода в режим более тонкой настройки отчета нажмите в инструментальной панели кнопку Настройка.

У многих пользователей самым популярным отчетом, формируемым в программе «1С Бухгалтерия 8», является карточка счета. Этот документ отличается наглядностью, читаемостью, возможностью отслеживать текущее сальдо, способностью наряду с компактностью отчетной формы аккумулировать в себе краткую, но в то же время достаточно полную и конкретную информацию обо всех движениях по счету, и др.

Доступ к карточке счета осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Карточка счета. В результате на экране откроется такое же окно, как и для оборотно-сальдовой ведомости по счету, в котором нужно указать параметры отчета и нажать кнопку Сформировать. Пример готового отчета по счету 41 «Товары» показан на рис. 6.66.

Рис. 6.66. Карточка счета 41 «Товары»

Двойным щелчком мыши на любой позиции карточки счета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого была сформирована данная проводка. Чтобы распечатать отчет, нажмите Ctrl+P или выполните команду Файл→Печать.

Здесь мы познакомимся с отчетом Карточка субконто, который во многом похож на отчет Карточка счета. Разница в данном случае заключается в том, что карточка субконто привязывается не к счету, а к значению субконто. Например, можно сформировать отчет по субконто Договоры, Номенклатура, Контрагенты и т. д. При этом вы можете сделать тонкую настройку отчета: например, сформировать его только по субконто Номенклатура со значением субконто Шоколадная паста, и т. д.

Чтобы сформировать карточку субконто, нужно выполнить команду главного меню Отчеты→Карточка субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.67.

Рис. 6.67. Настройка параметров отчета

В соответствующих полях данного окна на вкладке Общие указывается период формирования отчета, выбирается организация, по которой он формируется, а также режим отображения оборотов. В табличной части окна нужно выбрать как минимум один вид субконто для формирования отчета: для этого нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов, затем в поле Вид субконто нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемый вид субконто.

На вкладке Отбор можно выполнить тонкую настройку фильтра, в соответствии с которым будут включаться данные в отчет. Например, если на вкладке Общие вы выбрали вид субконто Номенклатура, то на вкладке Отбор можно указать конкретные номенклатурные позиции, по которым будет сформирован отчет.

Чтобы сформировать отчет, нажмите в окне настройки параметров кнопку ОК. Пример карточки субконто по номенклатуре Паста шоколадная показан на рис. 6.68.

Рис. 6.68. Карточка субконто по номенклатуре

Из карточки субконто вы можете быстро перейти в режим редактирования соответствующего первичного документа – для этого в отчете дважды щелкните мышью на соответствующей проводке.

Еще одним популярным отчетом конфигурации является Анализ счета. Он позволяет просмотреть суммы оборотов по счету в корреспонденции с другими счетами. Например, вы можете увидеть, с какими счетами корреспондирует счет 10 «Материалы», на котором учитываются хранящиеся на складе сырье и материалы. Чтобы его получить, выполните в главном меню программы команду Отчеты→Анализ счета, затем в открывшемся окне укажите параметры формирования отчета (отчетный период, счет и организацию), и нажмите кнопку Сформировать. Пример такого отчета показан на рис. 6.69.

Рис. 6.69. Анализ счета 10 «Материалы»

Как видно на рисунке, отчет содержит информацию о корреспонденции выбранного счета с другими счетами. По каждой корреспонденции можно получить отчет по проводкам – для этого достаточно дважды щелкнуть на соответствующей позиции мышью. Пример такого отчета представлен на рис. 6.70.

Рис. 6.70. Отчет по проводкам

С помощью данного отчета мы можете определить, из каких сумм сложилась соответствующая корреспонденция в отчете «Анализ счета». На рис. 6.70 представлена расшифровка корреспонденции счета 20 (дебет) со счетом 10 (кредит), общая сумма которой составляет 199953,67 рублей. Данная расшифровка позволяет просмотреть детальную информацию о списании отпущенных со склада ценностей на производственные затраты.