После успеха книги «Лайфхак на каждый день»[1] я решил второй раз вступить в ту же воду – и написать еще одну книгу на похожую тему.

Удивительно, подумал я, что никто еще не написал книгу про бизнесхаки (когда я придумал это слово, его еще и в интернете не было – ни в Яндексе, ни в Google).

Если есть лайфхаки – советы, которые делают лучше каждодневную жизнь, – то почему бы не быть бизнесхакам – советам, которые делают лучше жизнь делового человека? Бизнесхак – это прием, трюк или технология, позволяющая сэкономить время, деньги, усилия или другие ресурсы; сделать что-то в бизнесе правильнее, проще, быстрее или экономичнее.

Я предложил продолжить работу над этой книгой Фариду Каримову – моему соавтору по книге «Лайфхак на каждый день», но он отказался: «Не моя тема…» И тогда я нашел нового соавтора – мастера «Бюро спикеров» Рената Шагабутдинова. Это точно была его тема – мало перед кем прошло и проходит столько хороших советов по бизнесу.

Ренат согласился, взялся за работу – и во многом благодаря его умению доводить все дела до финиша книга в ваших руках.

Отдельное спасибо всем нашим соавторам, тем, кто прислал нам бизнесхаки.

Есть краудфандинг, есть краудсорсинг, а у нас получился краудрайтинг – и это еще один бизнесхак, который стоит взять на вооружение: «Один IQ хорошо, а много IQ – лучше».

Надеюсь, книга вам понравится и вы тоже поделитесь с нами своими новыми бизнесхаками.

С миру по нитке… Второму изданию, расширенному и дополненному, – быть!

И главное.

Помни, читатель: важно не просто прочитать лайфхак или бизнесхак, а начать его использовать, сделать его привычкой.

Или, как я люблю говорить, главное – это знать, что делать, как делать, а потом взять и сделать.

Поэтому берите бизнесхаки (а их более 240) и делайте, делайте, делайте.

В мае 2015 года я увидел в блоге Игоря Манна сообщение о новом наборе участников в его «Бюро спикеров». Анонсированных тем было больше десяти, и среди них нашлась одна, показавшаяся мне интересной: «Как сделать, как довести до конца задуманное и запланированное».

Я написал Игорю и через некоторое время стал одним из участников его «Бюро». Позднее Игорь предложил поработать с ним вместе над книгой «Бизнесхак на каждый день» – продолжением «Лайфхака на каждый день», успешной и популярной книги, написанной в соавторстве с Фаридом Каримовым.

Я занимаюсь отбором книг в МИФе, через меня проходят сотни текстов по личному развитию и бизнесу. Многое приходится внедрять, чтобы успевать совмещать спорт, работу, преподавание и другие дела. И я с радостью откликнулся на предложение Игоря – было чем поделиться. Ну а сколько читает о бизнесе, маркетинге и личном развитии Игорь Манн – думаю, вы уже знаете, если это не первая его книга, которую вы держите в руках.

Мы взялись за работу над «Бизнесхаком на каждый день», потому что пропускаем через себя много книг, информации, общаемся с интересными людьми и имеем, как нам кажется, достаточный опыт, чтобы подготовить такую «выжимку», концентрат лучших практик и приемов.

Соответственно, мы делали эту книгу не только вдвоем, опираясь на собственные бизнесхаки и идеи. На нашу просьбу поделиться любимыми и самыми полезными бизнесхаками откликнулись авторы МИФа, наши читатели, друзья и коллеги. Мы очень благодарны всем, кто участвовал в создании книги, и указали авторов всех «гостевых» бизнесхаков.

Мы собирали сотни идей из книг, идеи из писем читателей и коллег, каждый из нас вносил свои бизнесхаки на рассмотрение – и мы проходились по этому «лонг-листу», фильтруя его и отбирая все лучшее. В результате нескольких таких встреч, на каждой из которых были проанализированы списки из сотен бизнесхаков, и сформировался итоговый список.

Уверен: даже если вы уже прочитали немало книг по личной эффективности, продуктивности и бизнесу, то все равно сможете найти как минимум несколько (а то и несколько десятков) идей, которые вам помогут в бизнесе и жизни.

Например, знали ли вы, что информацию с визиток можно моментально считывать с помощью специального приложения? А что короткий дневной сон может поднять вашу продуктивность на 34 %? А, например, о том, как погладить рубашку в гостинице без утюга – и без хлопот? О том, как без (или почти без) вложений развивать своих сотрудников? Как в несколько раз быстрее набирать электронные письма?

«Бизнесхак на каждый день» не обязательно читать линейно: это не книга-повествование, а книга-сборник, как и «Лайфхак на каждый день». Читайте все советы подряд и внедряйте понравившиеся или сразу выбирайте интересные вам разделы. Если вы аналитик или маркетер, вам могут пригодиться советы по Excel (мы вынесли их в приложение, чтобы не пугать тех, кому они не пригодятся ☺) и статистике. Маркетеру и продавцу, конечно, поможет соответствующий раздел «Маркетинг и продажи». Если вас беспокоит, что вы тратите слишком много времени на обработку писем, – вам в раздел «Электронная почта». Вы руководите небольшим бизнесом? Обратите внимание на разделы о найме, менеджменте, переговорах и деловых встречах. А раздел «Продуктивность», уверен, поможет любому специалисту, менеджеру, студенту – каждому, кто хотел бы успевать больше, тратя меньше времени на рутину, оставляя его для главного, и находить мотивацию для важных, но не всегда желанных дел.

Мы будем рады обратной связи, замечаниям, предложениям и критике. Пишите: renat@howtoexcel.ru

Знать о лайфхаке/бизнесхаке – это полдела: его нужно внедрить в свою жизнь. Переход от «знать, что делать» к «взять и сделать» – тема отдельных книг, и мы не будем обсуждать его слишком подробно, но порекомендуем те бизнесхаки из этой книги, которые не столько ценны сами по себе, сколько могут помочь внедрить изменения.

Среди них:

• Don’t Break the Chain;

• «Сжигайте корабли»;

• «1000 важных дел в году»;

• «Лягушки по утрам»;

• «Как не забывать про важные, но нерегулярные задачи – HassleMe»;

• «Минные растяжки»;

• «Дайте четкие указания».

Нелегко найти человека, который все успевает, все время работает продуктивно и не испытывает проблем с мотивацией. У большинства из нас всегда есть простор для улучшения своих результатов. Бизнесхаки из этого раздела помогут тратить меньше времени на рутину, оставляя его для главного, и находить мотивацию для важных, но не всегда желанных дел.

Никогда не полагайтесь только на свою память: удержать в ней все вопросы и задачи невозможно.

Продумайте те точки, в которых нужно фиксировать важные напоминания, рабочие вопросы для обсуждения, чек-листы и т. д.

Их называют «минными растяжками». Бытовой пример такой растяжки – записка на двери, в которой указан список вещей для путешествия. Здесь реализован ключевой принцип: «растяжка» должна находиться в том месте, которое вы не пропустите.

Пример из моей практики: к каждой еженедельной встрече с руководителем готовится список вопросов в Evernote.

Любой вопрос, который возникает в течение недели, сразу туда записывается (даже если нет времени, можно записать его кратко, чтобы не забыть, и подробно расшифровать чуть позже). Перед началом каждой встречи просматривается одна заметка в Evernote – все вопросы уже в ней, ничего не будет пропущено.

Перед подготовкой к спортивному соревнованию можно положить чек-лист с необходимым инвентарем на паспорт или кошелек – тот предмет, который вы точно не забудете перед выходом из дома.

Если вы часто пишете похожие электронные письма, используйте шаблон и перечислите в нем темы, на которые нужно обратить внимание. Это отличный способ сэкономить время и не забыть о важных вопросах.

Некоторые авторы книг по личной эффективности рекомендуют переворачивать зубную щетку, чтобы не забыть о каком-либо важном вопросе утром.

«Минные растяжки» можно использовать не только для того, чтобы ничего не упустить самому, но и для того, чтобы проверять других.

Есть известная история от Михаила Иванова, сооснователя издательства МИФ, об одном из российских руководителей, который закупил тираж деловой книги для своих топ-менеджеров и в каждой книге на 35-й странице написал: «Дочитаешь до этого момента, зайди ко мне – обсудим». Говорят, что никто не зашел…

Любопытная история с проверкой связана с группой Van Halen и M&M's[5]. Не поручусь, что это правда (вероятнее всего, все-таки да: на некоторых западных сайтах мне удалось найти даже скриншот с изображением соответствующего пункта в контракте), но ход мыслей, как говорилось в известном анекдоте, мне нравится…

У этой группы в контракте было требование: в гримерной должна стоять чаша с конфетами M&M's. Казалось бы, ничего неординарного. Но был один небольшой нюанс: в чашке не должно было находиться коричневых конфет, и это указывалось в контракте.

Дело не в том, что музыканты издевались над организаторами мероприятий и совсем зазнались. Вокалист группы Дэвид Ли Рот объяснял это так: у группы довольно сложное оборудование, требование по его настройке и, соответственно, огромное количество нюансов в контрактах. И если музыканты замечали коричневые конфеты в гримерке, то понимали, что организаторы концерта не прочитали внимательно контракт и, скорее всего, другие важные мелочи тоже не учтены.

Схема следующая.

1. Найдите партнера «на обед» – человека, который поддержит вас в развитии и при этом не даст отказаться от собственных обещаний. Здорово, если это будет коллега, и не важно, из какого отдела (даже хорошо, если это будет чужой отдел – очень ценный обмен опытом). Вы можете даже выбрать коллегу случайным образом.

2. Договоритесь о четырех обедах. Обед – это условность. Можно встречаться по скайпу. Можно ужинать за бокалом вина. Можно обедать в офисе. Длительность встречи – 45–60 минут. Первый обед назначайте сразу, как решитесь, а следующие – на каждом очередном.

3. Пусть во время обеда каждый рассказывает о прошедшей неделе и делится:

• своими победами – что ему удалось на неделе, что хорошо получилось;

• уроками или ошибками, из которых он сделал выводы;

• планами и обещаниями – что хочется попробовать на грядущей неделе, что он будет делать по-другому.

Это простой метод, который оказывается весьма эффективным для многих людей.

Суть его в том, чтобы начать цепочку из дней, проведенных с полезной привычкой (или, наоборот, без вредной), и постараться не прерывать ее как можно дольше.

Например, вы принимаете решение не начинать день с проверки электронной почты и отмечаете на календаре дни, в которые соблюдали это ограничение.

Или решаете не курить как можно дольше, если сейчас страдаете от этой привычки.

Главное – продержаться первые дни, а дальше вас захватит азарт, и вам не захочется прерывать длинную успешную цепочку дней!

На практике для применения этого инструмента можно либо распечатать и повесить на стену календарь, либо купить или скачать приложение для смартфона или планшета (например, это: Don’t Break The Chain! https://goo.gl/mJssW9).

Глеб Архангельский, основоположник российской школы тайм-менеджмента, рекомендует начинать день с небольших, но неприятных дел – так называемых лягушек (у испанцев есть поговорка «Каждый день съедай лягушку»). Выполнение неприятного дела подарит вам облегчение и приятное настроение на весь день. А вот если его не сделать, оно будет висеть дамокловым мечом до конца дня.

Каждый вечер я пишу три самые важные бизнес-задачи на следующий день. Это помогает мне концентрироваться и с легким сердцем отказываться от мелких бесконечных дел, завершать день с чувством удовлетворения. Я делаю более тысячи важных дел в году:)

Добавим: если вы привыкли записывать задачи не на бумаге, а в смартфоне, то к этому бизнесхаку от Яны подойдут приложения One Big Thing и JustFree.

Уже завтра нужно сдать статью или главу книги, но вот никак не удается дописать первую страницу. Ну правильно: на улице кризис, интересно же, что там с ценами на нефть, с курсом доллара, да еще кто-то лайкнул пост в Facebook…

Разверните на полный экран свой документ в Word или каком-нибудь другом текстовом редакторе: это позволит вам сосредоточиться только на текущем документе, не отвлекаясь на другие элементы рабочего стола.

Добавим, что в том же Word и других приложениях MS Office можно свернуть ленту инструментов, чтобы совсем минимизировать все отвлекающие элементы. Чтобы свернуть ленту, нажмите Ctrl + F1.

Очень простое, но полезное правило: если можете сделать что-то за две минуты, сделайте не откладывая. Если не можете – не держите в голове: перенесите в бумажный ежедневник, в план Evernote, поставьте напоминание в смартфоне или в электронную почту (см. бизнесхак «Как не забывать про важные, но нерегулярные задачи – HassleMe»). Ничего не доверяйте своей памяти – она изменяет.

Если вам нужно заняться неприятной или неинтересной для вас задачей, договоритесь с собой о том, что посвятите ей только пять минут. Сложно найти доводы, чтобы не выделить такое небольшое время на задачу. Это позволит преодолеть прокрастинацию и начать – а дальше вы, скорее всего, втянетесь и сможете поработать над проблемой больше пяти минут.

Мы часто не можем сделать что-то важное, все откладывая и откладывая это на потом.

Попробуйте выделить для этого один день.

В этот день ничего не делайте – кроме этого дела.

Почта отключена, смартфоны выключены, уведомления в соцсетях отключены – только вы и это дело.

Главный принцип прокрастинации был сформулирован еще 85 лет назад и звучит примерно так: «Любой человек может сделать любой объем работы, если это не то, что нужно делать сейчас».

Джон Перри, автор книги «Искусство прокрастинации»[6], предлагает это использовать и обманывать себя, размещая в своих списках дел в качестве первых задач не самые важные – и тогда вы будете «прокрастинировать» и откладывать их, приступая к другим, якобы неважным. Такой вот метод структурной, как ее называет автор, прокрастинации.

Да, метод структурной прокрастинации кажется самообманом – но чуть позже, когда мы будем говорить про теорию игр в свете личного развития, вы поймете, что это не самообман, а игра между вашим «я», желающим добиться поставленных целей, и «я», желающим отдыха, сна, безделья, мгновенных наград и т. д.

Так что обманывать себя не так уж и зазорно, если вы обманываете «ленивую» часть «я», добиваясь своего.

Вот так может выглядеть список дел «структурного» прокрастинатора:

Сходить к зубному.

Подготовить отчет.

Написать рецензию на книгу.

Помыть посуду.

Термин «стерильная кабина» – из авиации[7].

При взлете и посадке – наиболее ответственных, сложных и опасных этапах – в кабине допускаются разговоры только на темы, связанные с полетом. Когда высота уже набрана, можно обсуждать последние игры Лиги чемпионов, новости, девушек и все прочее. Но не на взлете.

Устройте и вы себе «стерильную кабину» – время и пространство для сосредоточенной работы и концентрации.

Если вы работаете дома – обговорите с близкими, что в определенное время вас нельзя беспокоить (или сделайте табличку с двумя цветами: красный – нельзя отвлекать или входить в комнату, зеленый – можно). А для коллег, которые тоже работают удаленно, установите в календаре встречу на ваше «стерильное» время и назовите ее, например, «мораторий на встречи и звонки» (спасибо Артему Степанову за идею!). Расскажите коллегам, что в это время можно звонить только по срочным делам.

Первый шаг к экономии времени – учет. Он позволяет понять, на что уходят ресурсы и где есть резервы.

Программа RescueTime осуществляет мониторинг времени, проведенного вами за компьютером. Вы узнаете, на какие сайты вы тратите больше всего времени, сколько часов посвятили электронной почте, на что отвлекались, какие сайты посещали.

Программа может заблокировать бесполезные сайты.

Совет от Яны Агаруновой.

Каждый вечер делитесь друг с другом пятью хорошими вещами, которые произошли за день. Подводите итоги, узнавайте, что каждого из вас радует, сближайтесь. Подробнее читайте в книге «Мой муж – предприниматель»[8].

StayFocusd – это надстройка для браузера, которая ограничивает время на бесполезных сайтах.

Вы можете самостоятельно решить, сколько минут в день готовы потерять на развлекательных порталах (и определить их список). Время, установленное вами, отводится на все сайты из списка, его нельзя разделить.

Во время пользования запрещенными сайтами иконка приложения в правом верхнем углу браузера будет становиться красной. Когда до конца отведенного на развлечения времени останется пять минут или всего одна, программа вас об этом оповестит.

Как только вы исчерпаете время, сайты станут недоступными до конца дня.

Программу можно активировать только на будни.

Почему многие жалуются на нехватку времени?

Ведь всегда и у всех количество времени одинаково.

Но вот внешних раздражителей прибавилось. Это и электронная почта (о ней мы поговорим в отдельном разделе – это очень важно), и социальные сети, и мобильная связь с программами-мессенджерами и т. д.

Интуитивно сложно догадаться, что постоянное «дерганье» и переключение с одной задачи на другую крайне неэффективно.

Наоборот, у вас создается иллюзия движения, активной работы, постоянной занятости.

Но с нейробиологией не поспоришь – многозадачности не существует. Рейс 401 компании Eastern Airlines[9], к величайшему сожалению, разбился из-за невозможности людей концентрироваться на нескольких задачах (и трагической случайности). При посадке в Майами командир корабля опустил рукоятку выпуска шасси, но соответствующая лампочка не загорелась. Капитан полез разбираться, задел штурвал (и отключил автопилот), позже привлек помощника, бортинженера и механика из Boeing, который – так уж вышло – тоже летел этим рейсом в кабине. Все занимались извлечением лампочки из панели и просто забыли про управление самолетом, который врезался в болото. А оказалось, что лампочка просто перегорела, хотя шасси работало.

Некоторые задачи невозможно привязать к конкретной дате или тем более к определенному времени. Они должны выполняться при наступлении определенных обстоятельств или в момент посещения определенного места. Такие обстоятельства и называют кайросом («благоприятный момент» на древнегреческом) в противоположность хроносу (последовательно текущему времени).

Например:

• буду в офисе – спрошу у Виктора Николаевича о его проекте;

• буду проезжать мимо банка – зайду продлить договор;

• приеду к родителям в гости – оплачу квитанции за дом.

Обязательно проведите анализ – в какое время вы наиболее продуктивны, если вы еще не выяснили это при помощи специальных наблюдений.

Для этого нужно в течение недели-двух вставать пораньше, пробовать работать ночью, рано утром, днем.

Обычно у большинства людей спад активности происходит днем после обеда. Это отличное время для короткого дневного сна, о котором мы говорили ранее.

Пики продуктивности чаще всего приходятся на утро и вечер.

Не проверяйте в самое продуктивное время электронную почту. Оставьте это время для ключевых задач, требующих концентрации, энергичности, осознанности.

Наименее продуктивное время оставьте для простых дел – это могут быть задачи из квадрантов C и D, рутинные составляющие задач из квадрантов A и B, спортивные тренировки, изучение легкой, но полезной бизнес-литературы, отдых.

Кстати, согласно исследованиям Дэна Ариели, эксперта по поведенческой экономике и профессора психологии, у подавляющего большинства людей самое продуктивное время – с 9 утра до полудня (40 % опрошенных), на втором месте – период с 6 до 9 утра (более 20 % опрошенных).

Про «медиадетокс» в 2015–2016 годах вышло несколько хороших книг («Цифровая диета»[10], «Интеллектуальный инсульт»[11]). Нассим Талеб[12] писал про важность отказа от новостей еще в «Черном лебеде»[13] и пришел к очень интересному выводу: чем дольше живет идея, тем выше вероятность, что она продолжит жить.

Незачем тонуть в потоках некачественного контента и отсеивать его, когда есть фундаментальные книги, авторы, пресса и концепции. Их значимость вечна или долгосрочна. Даже на них у нас не хватает времени, поэтому изучать информацию, значимость которой сохраняется 5–100 минут, обидно. Бесценный и ограниченный ресурс – внимание – может тратиться на генерирование знаний (написание статьи, чтение учебника, посещение тренинга) или на генерирование эмоций (чтение новостей в сети).

Условно говоря, лучше читать Бертрана Рассела, которого изучают и издают уже очень давно. А новость про скачок курса акций компании N на 0,3 % будет значимой в течение 15 минут и забудется. А вот потраченного на нее времени (внимания) не вернешь.

Еще один важный аргумент для отказа от новостей (во всяком случае, от тех, которые не важны для профессиональной деятельности): негативные новости привлекают больше внимания и способствуют повышению рейтинга. Про авиакатастрофу или другое печальное событие говорят несколько дней в подавляющем большинстве СМИ. Получается, что такой «негативный отбор» формирует не очень веселую новостную картинку, хотя мы живем в один из самых благополучных и безопасных периодов истории.

Что такое слепая десятипальцевая печать?

При такой печати каждый палец отвечает только за определенные символы (нельзя нажимать на эти клавиши другими пальцами).

При этом пользователь смотрит на экран или на текст, который перепечатывает.

Это навык, доведенный до автоматизма, – вы не задумываетесь, где находится та или иная клавиша. Благодаря этому скорость значительно выше, чем при «зрячей» печати.

Какие преимущества вам даст освоение слепой печати?

Сэкономится время при работе с почтой, отчетами, любым текстом.

Высвободится время на более сложные и важные задачи.

Улучшится осанка.

Меньше станет портиться зрение.

Уменьшится количество опечаток.

Снизится утомляемость.

Основные правила слепой печати:

• во время набора текста на клавиатуру смотреть нельзя;

• каждый палец нажимает только определенные для него клавиши;

• после каждого нажатия на клавишу палец возвращается «на исходную позицию»;

• пробел нажимается одним или двумя большими пальцами;

• Shift нажимается мизинцем свободной руки (той, что не печатает символ в данный момент).

Если вы уже читали книгу «Номер 1»[15], то знакомы с этим навыком. Впрочем, и в других хороших книгах по личному развитию он упоминается часто – и не зря!

Это очень важное и непростое умение – говорить «нет».

Что оно даст?

• Вы начнете отказываться от мероприятий и встреч, которые не имеют для вас ценности, но от участия в которых вам неудобно отказываться.

• Вы не станете общаться с теми, кто вам неприятен, кто жалуется вам на жизнь и свои проблемы – вместо того чтобы их решать.

• Откажетесь от вредных привычек и бессмысленного времяпрепровождения.

Чек-листы работают у хирургов и пилотов – людей, в работе которых ошибки вообще недопустимы.

Это простой и мощнейший инструмент: заранее опишите и продумайте последовательность действий, которые вам нужно выполнить в связи с каким-то бизнес-процессом; подготовьте список вещей, которые вы берете в любую деловую поездку; составьте список того, что нужно взять на соревнование.

Например, многие спортсмены (и любители, и профессионалы) используют чек-листы: составляют список того, что нужно взять на соревнование, и список того, что нужно сделать.

Казалось бы, это излишне: и так понятно, что на забег нужны кроссовки и форма.

Но если не использовать чек-лист, однажды в солнечный день вы забудете взять солнцезащитный спрей или не возьмете важную мелочь – напульсник.

С чек-листом такие упущения невозможны.

Полезны чек-листы и в работе. Для каждого сложного бизнес-процесса у меня есть чек-лист. Обычно он просматривается при срабатывании какого-то события – триггера.

См. также «Минные растяжки».

Pomodoro – это известный и простой метод повышения продуктивности.

Все просто: вы ставите таймер (у автора техники он был в форме помидора) на некоторое время (20, 30, 40, 45 минут – со временем вы определите оптимальный для себя формат), работаете, не отвлекаясь, сосредоточившись на вашей задаче, затем делаете перерыв на пять – десять минут, снова заводите таймер. А после нескольких подходов делаете более длинный перерыв или обедаете.

Самое важное в этой методике – полная концентрация на работе и обязательный отдых после каждого сеанса, когда вы полностью отвлекаетесь, прогуливаетесь, дышите свежим воздухом, пьете кофе и т. д.

Отдых нужен, даже если вам еще не хочется отдыхать. Не стоит доводить до момента, когда у вас не останется сил, – лучше их регулярно пополнять.

Технического оснащения для Pomodoro почти не требуется: подойдет простой таймер в телефоне или часах.

Если очень хочется, можно скачать одно из многочисленных мобильных приложений, в котором помимо таймера будут дополнительные опции, например возможность смотреть вашу статистику.

Есть и надстройки для популярных браузеров, и, если вы склонны отвлекаться на соцсети, они могут быть полезны: в них можно настроить список запрещенных сайтов, которые отключатся во время концентрированной работы. И отключить это будет невозможно!

А во время перерыва вы сможете почитать соцсети и другие сайты, которые мешают работе.

Но лучше не проводить все время перерыва в браузере – пройдитесь, разомнитесь, смените положение.

Что использовать:

• для браузера – Strict Workflow;

• для смартфона – 5217 Pomodoro, Flat Tomato или Pomodoro Time Pro.

Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык – даже если они проходят в одном помещении или неподалеку. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и т. д.

К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании – мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если все прошло вовремя – спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте «гибкие» задачи. Если задержитесь – не придется беспокоиться и опаздывать на следующую.

Если вы привыкли заносить дела в списки (или в один общий список – в данном случае это не так важно), а встречи – в календарь или ежедневник, попробуйте от этой модели (списки + расписание) перейти к более простой модели – с одним только расписанием.

Я перешел – и отказался от бумажного ежедневника. Все задачи заносятся в Google Календарь (конечно, инструмент можно выбрать и другой) наравне со встречами, и на них сразу отводится время, которое так или иначе понадобится, – ведь задача из списка не может быть выполнена мгновенно. Почему бы сразу его не выделить?

Так вы сможете лучше понимать свою загрузку и планировать время.

А рассчитать, сколько времени на выполнение той или иной задачи понадобится, вы сможете с опытом все точнее и точнее.

Вы хотите проводить книжный клуб на работе примерно каждые полтора месяца?

В среднем раз в три-четыре дня вам нужно кормить рыбок?

Вы хотели бы совершать оздоровительные прогулки в парке хотя бы раз в восемь – десять дней?

Нужно напоминать подчиненному о задаче с некоторой периодичностью, но не каждый день?

Используйте сервис HassleMe, доступный по адресу http://www.hassleme.co.uk. Укажите задачу, периодичность и вашу электронную почту. Сервис будет присылать вам напоминания с заданной периодичностью, отклоняясь от нее в ту или иную сторону (задали три дня – задача будет приходить на почту каждые два – четыре дня).

Если у вас нет постоянного ассистента, но периодически возникает необходимость делегировать какие-то несложные задачи – ведение календаря встреч, организацию поездок, покупку билетов и т. д., – воспользуйтесь сервисами персональных ассистентов.

Например, в России есть сервис личных помощников «ВашиПчелки»: http://yourbees.ru.

Также обратите внимание на You.Do – сервис, на котором можно сформулировать задачу и найти для нее исполнителя: https://youdo.com.

Есть и западные сервисы с англоязычными ассистентами.

• Fancy Hands: https://www.fancyhands.com.

• Zirtual: https://www.zirtual.com.

• Brickwork: http://www.brickworkindia.com.

• Uassist.ME: http://www.uassist.me.

У трудолюбивых японцев есть понятие «икигай» – это то, ради чего вы просыпаетесь по утрам. Японцы вообще очень целеустремленные люди. Есть у них такая традиция: покупают безглазую куклу (она называется «дарума»; скорее это голова куклы), загадывают желание, ставят цель, рисуют один глаз, и – вперед!

Пока желание не исполнится, а цель не будет достигнута, кукла смотрит на вас немым одноглазым укором.

А теперь собственно бизнесхак.

Поставьте вашей команде или себе большую цель, подарите всем по даруме и нарисуйте ей один глаз.

Поставьте на край рабочего стола.

Всё – она теперь работает.

Пусть смотрит одним глазом, как циклоп или миньон, и мотивирует вас всех.

Кстати, тут у нас заработало импортозамещение. В Новосибирске наладили производство кукол и магнитов под брендом «Хочун». Если вам далеко до магазина японских товаров, можете заказать «Хочуна» – на сайте выбор большой.

Очень часто приходится предоставлять копии документов – паспорт, ИНН, а иногда и учредительные документы. Для удобства их все можно отсканировать и хранить в отдельном блокноте Evernote. Каждый документ отдельной заметкой. Очень удобно и быстро можно отправлять необходимый скан прямо из заметки. Это же касается реквизитов компании в текстовом формате.

Записывайте все идеи (специальный блокнот в Evernote может быть хорошим решением) большие и маленькие, храните эти записи, просматривайте их время от времени: то, что нельзя реализовать сейчас, возможно, удастся сделать через месяц или год.

И помните про десять «идейных заповедей» из «Маркетинга на 100 %»[18] (здесь приведем их без подробного описания).

Правило 1. Не убий.

Правило 2. Не дай убить.

Правило 3. Не зевай.

Правило 4. Смотри по сторонам.

Правило 5. Укради.

Правило 6. Перемешивай.

Правило 7. Делись.

Правило 8. Не останавливайся.

Правило 9. Реализуй.

Правило 10. Гордись.

На пути к большой цели – в бизнесе, спорте или другой сфере жизни – будут промежуточные победы и результаты. Отмечайте их и вознаграждайте себя за локальные успехи. Сложно найти мотивацию для того, чтобы непрерывно трудиться над проектом в течение четырех месяцев – или готовиться к соревнованию год. Но если вы будете вознаграждать себя за промежуточные шаги и победы, награда станет легче и настрой будет другим. Если вы пишете книгу – празднуйте каждую главу или часть. Если работаете над большим проектом – отмечайте основные вехи.

Как можно себя порадовать? Купить интересную книгу, встретиться с друзьями в ресторане, устроить вечеринку, поехать в другой город на выходные, заняться шопингом… Главное, чтобы награда радовала именно вас. Да и заслуженный, «заработанный» праздник приносит больше удовольствия, чем праздное времяпрепровождение без повода ☺.

Если перед вами стоит количественная цель – совершенные звонки, сделки, количество статей, – до середины пути сосредоточьтесь на том, сколько вы прошли («уже написал четыре статьи из десяти в этом цикле»), а после середины – на том, сколько вам осталось («осталось сделать четыре звонка из двадцати»).

На большинстве марафонов мира стоят километровые отметки – и во второй половине частенько начинает напрягать количество пройденных километров. На ультрамарафоне Comrades, наоборот, на отметках указано количество оставшихся километров – и после нескольких часов бега видеть таблички вроде «63» не очень весело, зато в конце таблички начинают радовать и, кажется, по-настоящему добавлять сил.

Кстати, это можно применять и в маркетинге. Если клиенты набирают баллы или мили – можно до середины необходимого интервала указывать «набранные» баллы, а после середины – оставшиеся до цели.

См. также бизнесхак «Поставьте два штампа сами».

Закон Паркинсона звучит следующим образом: «Работа занимает время, отпущенное на нее».

Изначально Паркинсон сформулировал этот закон в шутливой статье в журнале, но впоследствии дополнил другими законами и издал книгу, ставшую довольно популярной.

Этот закон можно использовать себе на пользу: сдвигайте сроки и дедлайны, отпускайте себе меньше времени на задачи – вы все равно успеете их выполнить.

Да, у всего есть свои пределы – трудно написать статью за семь минут, но, если вы раньше тратили на подготовку оной два часа, попробуйте поставить таймер на час – почти наверняка вы успеете подготовить ее с прежним качеством.

Сжатые сроки заставляют нас концентрироваться, меньше отвлекаться, работать продуктивнее.

А чем больше вы будете загружать себя делами, работой и планами, тем больше будете успевать (опять же, в разумных пределах).

Нехватка времени не всегда становится главным ограничителем на пути к новым победам. У вас может оставаться еще несколько часов на ту или иную задачу – а вот сил может и не быть. К счастью, существуют проверенные и эффективные приемы, позволяющие жить на полную – и успевать больше за то же время.

В своей статье в Harvard Business Review[19] Тони Шварц сформулировал закон убывающей отдачи: если не соблюдать ритмичность и не восстанавливать энергию в рамках одного рабочего дня, то вы будете становиться все менее продуктивными.

В качестве примера он приводит двух условных сотрудников: оба работают с девяти до семи часов вечера.

Первый отдыхает только 20 минут во время обеда.

Второй обедает 40 минут, после обеда спит 15 минут, ближе к пяти часам дня выходит на короткую прогулку и делает короткие перерывы в остальное время.

То есть работает он почти на два часа меньше. Но успевает гораздо больше, потому что первый часам к четырем уже настолько устает, что его продуктивность очень сильно падает, внимание рассеивается, и он легко отвлекается.

Работа превращается в видимость.

Не пытайтесь работать «на убой», делайте больше перерывов. Абсолютная длительность вашего рабочего времени уменьшится, но его качество значительно возрастет, особенно в конце дня.

Прогуливайтесь, выходите подышать воздухом (на балкон или на улицу). Пусть перерывы будут приятными, хотя бы чуть-чуть: так вы будете их больше ждать и плодотворнее работать между ними (вы же помните о приливе сил перед отпуском?).

Не пользуйтесь социальными сетями во время работы, но – если они вам интересны – заходите туда на пять минут во время перерыва. Не читайте статей не по работе – отложите их, чтобы пролистать, когда наступит перерыв.

Для короткого перерыва в условиях цейтнота прямо за компьютером вы можете воспользоваться сайтом http://www.donothingfor2minutes.com.

На сайте нет ничего, кроме умиротворяющей картинки, шума волн и таймера на две минуты, который обнуляется, если вы будете производить какие-то действия (двигать мышью или нажимать клавиши).

Не пейте чай или кофе прямо во время работы – насладитесь напитком во время короткого перерыва.

Это не потерянное время, а инвестиция, которая позволит полезнее провести остаток дня.

Старайтесь не употреблять много сладкого и не пить газированную воду в течение рабочего дня. Большое количество сахара приводит к резким скачкам энергии – и за временным всплеском может последовать слабость и апатия. Если очень хочется перекусить между основными приемами пищи – ешьте фрукты, орехи, мюсли, пейте чистую воду.

Чтобы вы могли наглядно представить (и ужаснуться), сколько сахара содержится в продуктах, которыми мы привыкли перекусывать, – зайдите на сайт http://sugarstacks.com.

Если следишь за показателем – то, как известно, он начинает улучшаться как бы «сам собой».

Фитнес-браслеты – которых на рынке сейчас много, на любой вкус и кошелек – анализируют и объемы сна, и его качество (разбивку по глубоким и легким фазам).

Экспериментируйте, отслеживайте:

• в каких условиях вам лучше спится;

• в какое время;

• за сколько часов до сна вам лучше всего закончить последний прием пищи.

С ночным сном все более-менее очевидно: желательно спать по семь-восемь часов в сутки и учитывать свои предпочтения и особенности (кто-то проводит очень продуктивные часы работы утром, а кто-то ночью). И хорошо бы проанализировать качество сна – см. предыдущий лайфхак.

Но есть одна потребность:

• она свойственна всем (и совам, и жаворонкам);

• редко удовлетворяется;

• сильно повышает продуктивность;

• позволяет отчасти компенсировать ночной недосып (в разумных пределах).

Существует серьезное заблуждение относительно спорта: якобы он отбирает энергию, которой и так не хватает – я, мол, после работы устаю, куда еще бегать, какой еще зал?

Но на самом деле спорт энергию дает, а не отбирает. Во всяком случае, до определенного предела. Если вы не ставите серьезных целей и не тренируетесь по 10–15 часов в неделю, то спорт не будет требовать специального режима питания и отдыха.

(Шкалы на графике условные; его цель – передать суть этого «перелома».)

Конечно, заниматься спортом много и серьезно в любом случае лучше, чем не заниматься вовсе, но надо понимать, что многочасовые тренировки, марафоны и длинные триатлоны требуют восстановления, хорошего сна и отдыха.

А вот хотя бы две – четыре тренировки в неделю (беговые, велосипедные, плавательные, другие аэробные нагрузки) дадут вам бодрость, силы, хорошее настроение, возможность держать рабочий темп гораздо дольше, чем раньше. И сон станет гораздо крепче.

Кроме того, физические упражнения повышают производительность вашего мозга – об этом говорят многие ученые, в том числе известный нейробиолог Джон Медина, автор книги «Правила мозга», о которой мы уже упоминали выше.

Во время коротких рабочих перерывов по возможности делайте короткие физические упражнения (планку, отжимания, приседания).

Хорош и турник – знаю, что у некоторых он есть в офисе (на улице или в помещении). Если вы работаете дома, все еще проще: можно установить турник в дверном проеме или купить такой, который не крепится к стенам, а просто устанавливается на полу.

Физкульт-минутка лучше пассивного перерыва, когда вы продолжаете оставаться за компьютером, но переключаетесь с работы на развлекательный контент.

См. также бизнесхак «Семь минут на фитнес».

Прием «Квадратное дыхание» может быть весьма полезным для менеджеров, чья работа предполагает сложные переговоры, частые встречи и публичные выступления, а также для всех, чья деятельность связана с периодическим стрессом. Эта техника используется для быстрого перехода в спокойное состояние – всего за пару минут она позволяет снять излишнее волнение и напряжение.

Квадратное дыхание выполняется крайне просто и не требует особых навыков. Сядьте или встаньте наиболее удобно, закройте глаза, а далее:

1) сделайте вдох, одновременно считая про себя до пяти;

2) задержите воздух в себе, одновременно считая про себя до пяти;

3) сделайте выдох, одновременно считая про себя до пяти;

4) задержите дыхание, одновременно считая про себя до пяти.

Повторите этот цикл несколько раз, пока не почувствуете расслабление.

Стоя люди работали издревле. Для этой цели был придуман даже специальный стол – конторка.

Хемингуэй (нобелевский лауреат в области литературы) однажды заметил: «Возможно, писательство и путешествия расширяют кругозор, но однозначно можно получить и широкую задницу. Поэтому я пишу стоя».

Лайфхак: заведите себе стол для работы стоя.

Купите конторку или стол-трансформер, у которого столешница поднимается и опускается. Можно обойтись и подручными средствами: водрузить на стол картонную коробку, а сверху поставить компьютер или положить тетрадь.

Важно! Отрегулируйте высоту стола по росту, чтобы не уставать и не портить осанку. Вот так это должно выглядеть в идеале.

По данным сайта iamnotaprogrammer.com.

Игорь Манн:

В процессе работы не стойте столбом, переминайтесь с ноги на ногу, покачивайтесь. Тогда вы не устанете. А если уж такое случилось, можно присесть на стул или прилечь на диван.

Хорошо бы всегда иметь доступ к массажисту – и дома, и в командировках. Увы, это удовольствие доступно немногим – в основном профессиональным спортсменам .

Но есть простой и доступный инструмент, позволяющий сделать быстрый самомассаж и прийти в тонус. Это массажные ролики. Я (Ренат) использую ролики бренда Blackroll, но на рынке представлены и другие бренды.

Для начала рекомендую брать ролик минимальной жесткости (у Blackroll это зеленый или оранжевый цвет).

Для поездок можно приобрести мини-ролл, который практически не займет места в чемодане.

Многие исследования подтверждали то, что понятно интуитивно: пребывание на природе (и любование ею) улучшает здоровье, фокус, концентрацию. А как попасть на природу посреди рабочего дня, да еще в центре большого города?

Исследование, результаты которого были опубликованы в научном журнале Environmental Psychology[22], показало, что люди, просто смотревшие на фотографии природы в течение 40 секунд, улучшали фокус и снижали уровень стресса. Им даже не пришлось выходить. Конечно, побывать на природе лучше, но на безрыбье (в офисе) и хорошая фотография сойдет. Поставьте себе любимый вид в качестве обоев рабочего стола – и заводите таймер на 40–60 секунд, когда нужно расслабиться.

Чтение деловой, научно-популярной и художественной литературы – бюджетный, интересный, доступный и мощный инструмент для развития бизнеса и самих себя. Читать можно больше, а усваивать информацию эффективнее – бизнесхаки из этого раздела вам в помощь!

RSS (Rich Site Summary) старая, но по-прежнему актуальная технология, которая может быть очень полезной для управления информацией.

У большинства сайтов и блогов есть RSS-лента, где публикуются все посты или посты из определенной категории.

RSS может быть:

• у сайта целиком;

• у какой-то категории записей, например вы хотите получать статьи только из категории «Книги»;

• у одной записи, например, если вы хотите получать все новые комментарии к посту.

Дополнение к предыдущему бизнесхаку.

Pocket – удобная программа для отложенного чтения с любого мобильного устройства. Статьи в Pocket попадают в урезанном варианте: вырезается вся реклама, дизайн – остаются только текст и картинки. Pocket особенно удобен, когда у вас несколько девайсов: смартфон, планшет, ридер – и везде один и тот же список статей.

1. Покупайте или берите в библиотеке больше книг. Наличие бумажных книг в комнате будет вам напоминать о необходимости их прочитать.

2. Читайте несколько книг одновременно. Нет ничего зазорного в том, чтобы читать книги параллельно.

3. Бросайте неинтересные и бесполезные книги. Слишком много выходит интересных и полезных.

4. Попробуйте освоить скорочтение. Но если вы не сможете посещать курсы, ничего страшного. Прочитайте одну из книг по этой теме (например, книгу Питера Кампа[23]) или же просто читайте больше – навык разовьется сам собой. Это все равно что долго и много бегать трусцой: физическая форма улучшится – до определенного уровня, конечно, – даже если вы не станете прибегать к услугам тренера и специально планировать тренировки.

5. Если вы читаете электронные книги, установите приложение для чтения на всех устройствах. Вы сможете читать в очереди, в транспорте, использовать любую, даже самую короткую паузу, чтобы прочитать несколько страниц.

6. Читайте перед сном.

7. Организуйте книжный клуб. Это можно делать и в офисе (так делают многие компании, в том числе издательство МИФ), и дома (у меня дома на балконе висит меловая доска, на которой можно писать, – отличный и недорогой аксессуар для книжного клуба). См. «Организуйте книжный клуб».

8. Перестаньте читать новости, актуальность которых теряется через десятки минут. Потратьте это время на более фундаментальные работы. См. «Отказ от новостей».

В год выходят сотни новых деловых книг. А еще есть тысячи уже вышедших, известных и не очень.

Как найти хорошие книги, потратив время на ненужную деловую литературу? Как сориентироваться в этом море?

Есть несколько источников информации, которые помогут вам находить максимально полезные книги.

Вот какие источники я рекомендую для книг на русском языке.

• Книга «100 лучших бизнес-книг всех времен. О чем они и почему их следует прочитать»[24]. Если вас интересуют книги по бизнесу – ознакомьтесь с ней. Во-первых, это расширит ваш кругозор. Во-вторых, вы ознакомитесь с ключевыми идеями ста бизнес-книг и будете знать, с какими из них стоит познакомиться поближе.

• Список «10 non-fiction книг от известных людей» на Slon.ru. (Начните со списка Дмитрия Губина[25] или посетите его лекцию. Вам понравится.)

• Рекомендованная литература в понравившихся книгах.

• Топ продаж Озона.

• Рецензии лучших бизнес-тренеров и экспертов по вашей теме.

• Дерево знаний МИФа[26].

• Отзывы на Озоне, но их нужно проверять. Простая проверка достоверности – посмотрите, есть ли у автора отзыва другие отзывы, пишет ли он о разных авторах и о книгах разных издательств. Не написаны ли все отзывы на книгу с промежутком в несколько часов или дней? Если что-то из этого верно – возможно, отзыв заказной.

Если не конспектировать ключевые идеи книги и не отмечать интересные мысли и примеры, через некоторое время вы забудете, о чем читали.

Читайте со стикерами-закладками Post-It – они не портят книгу, на них можно делать отметки, а разные цвета этих закладок позволяют создать собственную систему: например, красным выделять то, что нужно внедрить в работу, желтым – интересные примеры, синим – любопытные теоретические концепции.

У Игоря Манна, кстати, горизонтальные стикеры означают хорошую идею, а вертикальные – возможность заработать или сэкономить деньги. Таким образом, непроработанный вертикальный стикер означает, что вы теряете деньги.

По каждой деловой и научно-популярной книге, которая показалась вам полезной и интересной, делайте конспект – желательно, чтобы он был в формате «майнд-мэпа». В качестве центральной темы выбирайте название книги (можно добавить изображение обложки), в качестве «топиков» первого уровня – основные темы книги и далее добавляйте ключевые идеи и методы из книги к темам первого уровня. Здорово, если вы будете добавлять иллюстрации к «топикам» интеллектуальной карты – они значительно улучшают запоминание.

После подготовки такой карты вы сможете через любое время после прочтения книги быстро вспомнить ее основные мысли – проверено.

Дмитрий Губин в своей лекции «Смерть худлита и второе рождение non fiction: что читать, зачем читать, где брать»[27] рассказал об идее непрерывного чтения, которая позволяет ему успевать читать довольно много книг.

Идея очень простая: одну и ту же книгу надо читать и дома в бумаге, и в дороге в электронном формате, и во время бега/вождения/других активностей – в аудиоформате.

Убеждайте, договаривайтесь, эффективно готовьтесь к встречам и плодотворно их проводите. Бизнесхаки в этом разделе – вам в помощь!

Сделайте в Google Документах текстовый файл с повесткой встречи и откройте доступ всем участникам.

Так накануне встречи каждый сможет занести свои вопросы и идеи и ознакомиться с общим планом мероприятия.

Когда все заранее представляют в деталях, о чем пойдет речь, и готовятся соответственно – встреча проходит гораздо эффективнее.

Обязательно запланируйте время на все вопросы, включенные в повестку. Так вы сможете понять, насколько велика вероятность успеть обсудить все, и, возможно, сразу решите разделить встречу на две или отказаться от неприоритетных вопросов.

После каждой встречи анализируйте обратную связь: насколько все соответствовало таймингу, на какие вопросы нужно закладывать больше времени, а на какие меньше.

Обязательно предусмотрите в расписании встречи перерыв, особенно если она длится более полутора часов. Никто не может концентрироваться на протяжении нескольких часов. А с перерывом даже длинные встречи и совещания пройдут максимально продуктивно.

Чтобы жестко соблюдать тайминг, можно сделать так, как уже поступают в некоторых компаниях: повесить в переговорной табло или поставить на стол часы с обратным отсчетом. Все участники встречи будут видеть, как уходит время, отведенное на обсуждение, и сколько его еще осталось.

Классический цикл Деминга (Plan-Do-Check-Act, PDCA) отлично работает в случае с регулярными встречами и совещаниями. Просите участников после каждой встречи поделиться впечатлениями, рассказать, что им понравилось, а что нет и что можно улучшить (Check) и запланируйте соответствующие корректировки на следующий раз.

Так вы встанете на путь постоянных улучшений и сделаете вашу встречу гораздо более продуктивной уже через несколько итераций. Проверено в МИФе.

Если вы читали известную книгу Роберта Чалдини «Психология убеждения»[28], то наверняка помните об эксперименте с ксероксом. А если нет – сейчас узнаете о нем (книгу Чалдини мы горячо рекомендуем в таком случае прочитать – в ней еще много интересных экспериментов и методов убеждения).

Эксперимент[29] проводила бихевиорист Эллен Лангер и ее коллеги.

К очереди на ксерокс подходил человек и спрашивал: «Простите, можно мне пройти без очереди? У меня всего пять страниц». На такую просьбу откликались 60 % людей. А когда добавилась причина («…потому что я очень спешу») откликнулось уже 94 % людей.

Забавно, что при бессмысленной, тавтологической причине – «…потому что мне нужно сделать копии» (ведь всем в очереди нужно было делать копии!) откликались почти те же 93 % стоявших в очереди.

Так что у слов «потому что» есть сила. Пользуйтесь ею.

Чтобы стать пунктуальным, не опаздывать на внутренние и внешние встречи, можно делать так: пообещать всем, что если вы опоздаете, то заплатите за еду/напитки (если встреча внешняя, в кафе или ресторане) или за то время, что вас ждали (например, одна минута вашего опоздания делает каждого, кто вас ждал, богаче на 50 рублей).

Такой подход очень стимулирует приходить вовремя или даже заранее.

Помните: лучше прийти раньше на десять минут, чем опоздать на одну.

Бич компаний – длинные совещания, рабочие встречи, митинги.

Попробуйте проводить их стоя – как проводил рабочие встречи со своим кабинетом Берлускони (в бытность премьер-министром Италии).

Вряд ли такое совещание продлится больше получаса.

И для экстремалов: в одной компании совещания проводят в положении «планка» (если вы не знаете, что это такое, загляните в интернет).

Две-три минуты – и совещание заканчивается ☺.

Назначайте встречи и совещания на необычное, «неровное» время: не на 10:00 или 7:30, а на 8:23 или 7:56.

Во-первых, это стимулирует людей не опаздывать – более «точное» время повышает и точность участников.

Во-вторых, участники встречи априори ожидают чего-то необычного, так как первая же «точка контакта» – назначенное время – оказывается нестандартной.

Лайфхак от спецслужб: подражательные невербальные действия, то есть повторение жестов собеседника, создают благоприятное впечатление и позволяют эффективнее налаживать дружеские отношения.

На переговорах и встречах старайтесь садиться не напротив собеседника, а по одну сторону стола. Такая поза больше располагает к сотрудничеству и взаимопониманию, чем так называемая поза конфронтации, когда вы сидите друг напротив друга.

P. S. Даже если вы садитесь друг против друга, разверните свой стул под углом 45 градусов.

Бизнесхак, который пригодится, если переговоры или встреча проходят на вашей территории.

То, на какие кресла вы посадите своих гостей, может повлиять на степень их сговорчивости. Чем жестче кресло – тем менее сговорчивым будет собеседник, и наоборот.

Никогда не отказывайтесь от предложенного напитка, приходя на переговоры в чужой офис.

Исследования, проведенные в США, показали, что принятие/одобрение гостеприимства хозяев повышает вероятность заключения сделки.

Пусть и на 2,5 % – но и они лишними не будут.

Запоминаем. На вопрос «Чай? Кофе? Воды?» – всегда говорим: «Да, спасибо, пожалуй, …»

А если вы – принимающая сторона? Исследования[30] показывают, что теплая чашка чая/кофе в руках собеседника также располагает его к вам.

Приходите на встречу с небольшим подарком и вручайте его в самом начале. Доказано, что после получения презента – даже скромного – люди чувствуют себя «обязанными» и неосознанно стремятся к тому, чтобы сделать ответный шаг, «отдать долг», пойти вам навстречу.

Подробнее о принципе взаимности вы можете прочитать в уже упоминавшейся выше книге Чалдини «Психология убеждения»[31]. В ней он приводит несколько примеров и экспериментов, подтверждающих, что помощь или подарок устанавливают очень значимое социальное обязательство, и получатель в большинстве случаев будет чувствовать благодарность и желание ответить взаимностью.

Возьмите на встречу необычный девайс, устройство, аксессуар. Скорее всего, это заинтересует вашего собеседника и инициирует вопрос с его стороны. Ответ на этот вопрос станет началом разговора, позволит сделать атмосферу менее формальной и растопить лед.

Пример от Игоря Манна – iRing, удобное и необычное крепление для смартфона.

Если есть такая возможность, проводите переговоры и деловые встречи на своей территории – в своем офисе, там, где вам все знакомо и где вы будете чувствовать себя более комфортно. Если вы встречаете гостей, а не наоборот, то получаете психологическое преимущество, чувствуете себя увереннее.

Если у вас запланирована встреча в ресторане с важными гостями, заранее договоритесь с администратором или официантом, чтобы на ваш столик обратили повышенное внимание. Конечно, будет проще, если это ресторан, в котором вы постоянный гость и где у вас есть знакомые администраторы или официанты. Но и в новом заведении вы можете заранее договориться с персоналом, обсудив соответствующие чаевые.

Благодарим Виталия Говорухина за этот бизнесхак.

Все знают, что к переговорам и встречам стоит готовиться. Одна из важнейших составляющих подготовки – понять, что собой представляет ваш будущий визави. Для подготовки к типовым встречам удобно использовать чек-лист сбора информации.

Чем серьезнее переговоры, тем тщательнее стоит изучать потенциального контрагента. Это позволит повысить вероятность успеха.

Что именно изучать?

• Биографию и карьерный путь.

• Социальные сети (Facebook, LinkedIn, «ВКонтакте», «Одноклассники»). О чем он пишет (что интересно/ радует/ раздражает), с кем состоит в друзьях. Если есть общие друзья, возможно, получится узнать больше подробностей.

• YouTube. Ищем интервью, выступления. Оцениваем энергетику, стиль общения, образ мышления. Да-да, по видео можно это частично оценить.

• Текстовые интервью. Ищем в сети и узнаем больше о самом человеке и его компании.

• Бизнес-сайты. E-xecutive.ru, sostav.ru и т. д. Ищем публикации и комментарии в обсуждениях. Изучаем позицию и картину мира.

• Ищем статьи. Например, по тегу «Имя + статья», «Имя + сфера деятельности».

• Поиск по e-mail. Если есть визитка, то по e-mail находим контентные следы: поиск сотрудников, объявления, статьи.

Программа Business Card Reader Plus от ABBYY позволяет моментально считать данные с визитной карточки, использовав камеру смартфона, и перенести их в телефонную книгу. С ее помощью вы сможете:

• переносить данные с визиток в контакты на телефоне;

• хранить визитки в самой программе и искать необходимую информацию в базе;

• получать доступ к своей базе с визитками с любого устройства (база синхронизируется).

Scannable от Evernote – удобное приложение, которое самостоятельно определяет границы листа и делает качественные контрастные сканы. Его можно использовать не только для визиток, но и для бумажных документов.

Бывает такое – пришли на встречу, а визитной карточки нет: забыли или они закончились.

Есть четыре способа выйти из этой непростой ситуации.

1. Используйте заранее приложение up5 – и, если вы не забыли свой смартфон, проблема с визиткой будет решена.

2. Создайте профиль в LinkedIn и/или Facebook – и, извинившись за отсутствие визитной карточки, скажите: «Найдите меня в …»

3. Попросите еще одну визитку вашего собеседника и напишите свои контакты на ней (самый неправильный способ).

4. Возьмите любую купюру из кошелька (просить у собеседника не надо ☺) и напишите свою почту и мобильный телефон на ней.

Создавайте одну заметку к каждой запланированной встрече в программе Evernote. Каждый раз, когда у вас возникнет вопрос к участникам встречи или придет в голову идея, которую на этой самой встрече стоит обсудить, – занесите информацию в эту заметку, не пытаясь запомнить.

У вас будет разгружена память, а к встрече вы сможете просмотреть все вопросы – и никогда ничего не забудете.

Освойте язык жестов (начните с книг Алана и Барбары Пиз[32]). Это пригодится вам, во-первых, чтобы считывать мысли других – понимать, что люди думают, но не говорят или недоговаривают.

А во-вторых, чтобы манипулировать ими, управлять разговором.

Наиполезнейший навык для делового человека – на любом уровне, на любой позиции.

Это одна из техник, предложенных Марком Гоулстоном, автором бестселлера «Я слышу вас насквозь»[33].

Она помогает в тех случаях, когда ваш собеседник находится в возбужденном или паническом состоянии и его нужно успокоить.

Если вам говорят, что все пропало, дело катится к чертям и как-то иначе преувеличивают не столь серьезные проблемы, тихо и ровно, без пренебрежения и грубости, задайте вопрос: «Вы в самом деле так думаете?»

Этот вопрос, заданный в спокойной и вежливой манере, заставляет многих людей пересмотреть свое гиперболизированное отношение к проблеме или какому-то вопросу.

Еще одна эффективная техника от опытного переговорщика Марка Гоулстона. Она позволяет избежать прямых вопросов, заставляющих обычно уходить в глухую оборону, и втянуть собеседника в разговор. Позвольте ему самому высказаться и почувствовать, что его понимают и что он полноправный участник диалога.

Сравните эту технику с обычным вопросом: «Что вы хотите узнать из книги о переговорах?» и «Вы хотите купить книгу о переговорах, потому что вам нужно научиться ________?» (в момент паузы можно сделать приглашающий жест).

Этот метод хорошо работает в продажах. Во-первых, он ломает барьеры и нетипичен для большинства продавцов, во-вторых, вы не пытаетесь делать предположения о потребностях клиента, а позволяете ему высказаться самостоятельно.

Неловкая ситуация, знакомая многим: вы забыли имя нового партнера, знакомого, коллеги…

Есть несколько приемов для запоминания имен.

1. Самый простой способ: произнесите имя человека про себя хотя бы три раза подряд, глядя на него. «Николай. Николай. Николай».

2. Способ более эффективный: произнесите имя вслух, желательно несколько раз. Не говорите просто «Привет», а скажите: «Рад познакомиться, Мария». А затем, через короткий промежуток, произнесите имя еще хотя бы в одной фразе, например: «Мария, расскажите, вы первый раз участвуете в этой конференции?»

3. Если есть возможность (и это уместно и этично), обсудите нюансы произношения имени – так вы запомните его еще лучше. Например: «Простите, через “и” или через “е”?»

4. Артур Думчев – эксперт в области развития памяти – рекомендует использовать ассоциации для запоминания имен[34]. Познакомились с Сергеем – вспомните лучшего друга Сергея, представьте, что он неожиданно влетел в комнату и дал пощечину вашему новому знакомому! Чем абсурднее, эмоционально ярче вымышленная ситуация – тем она лучше запоминается. А связь с реальным товарищем и его именем не даст забыть имя нового знакомого. В момент прощания Артур рекомендует еще раз прокрутить ситуацию в голове, а в идеале – и на следующий день, и через неделю.

Исследование старой телевизионной игры «Слабое звено» привело к интересному выводу[35], который потом подтвердился в дополнительных исследованиях, уже не связанных с этим шоу: участник (или организатор) игры, переговоров или других мероприятий, находящийся ближе к центру, имеет большее влияние на остальных. Кроме того, на его ошибки другие участники обращают меньше внимания.

Выступление[36] Эми Кадди на TED[37] на тему «Язык вашего тела показывает, кто вы есть на самом деле» собрало более 37 миллионов просмотров. Ее основной тезис состоит в том, что «тело определяет сознание»: принимая сильную позу (прямая спина и плечи, грудь чуть вперед, руки не скрещены, голова приподнята), вы становитесь увереннее в себе – вплоть до изменения уровня гормонов. Достаточно занять сильную позу в лифте перед переговорами или важной встречей, чтобы они прошли увереннее.

Как говорит Эми, «притворяйтесь, пока не получится». Запустите цикл положительных изменений – занимайте уверенные позы искусственно, пока не почувствуете себя по-настоящему увереннее.

Как еще можно почувствовать себя увереннее перед ответственной встречей или мероприятием помимо «сильных поз»? Подумайте о том моменте жизни, когда вы чувствовали себя сильным и уверенным.

В одном научном исследовании-эксперименте участников просили либо сосредоточиться на каком-то моменте своей слабости из прошлого и описать его, либо проделать то же самое с моментом «силы». Участники эксперимента проходили собеседование в школу бизнеса – и у группы, сосредоточившейся на своей силе, вероятность принятия была выше на 162 % по сравнению с другой группой (и на 81 % выше, чем у контрольной группы).

Принятие решений – непростой процесс, требующий серьезных ресурсов (физических и эмоциональных). Бизнесхаки из этого раздела помогут вам принимать решения быстрее и эффективнее.

Об этом инструменте нам напомнила Дарья Сальникова, за что мы говорим ей спасибо.

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость – в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания).

Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон.

Давайте рассмотрим небольшой пример – решение компании (например, издательства) о выходе на международный рынок.

Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки – чтобы количественно сравнить оба варианта.

Каждый день нам приходится оценивать идеи – свои и чужие.

Идеи приходят в вашу голову, в головы ваших коллег, подчиненных и клиентов – и их нужно как-то оценить.

Для этого вам пригодится простое и бесплатное приложение «Фильтры Манна», в основе которого лежит методика, которой я пользуюсь уже лет пять.

Заходите в AppStore, запускаете поиск по словам «Фильтры Манна». Находите и скачиваете (бесплатно).

И пользуетесь. Алгоритм простой. Например, у вас есть идея – вы хотите разместить продающий текст на обороте ваших визиток.

Вы видите такие опции оценки идеи:

Очевидно, что реализовать такую идею быстро, просто, среднеплатно, и мы думаем, что эффект будет:

Нажимаем «Получить ответ», и вуаля!

Действуй!

Попробуйте, поиграйте с приложением.

Уверен, вам понравится оценивать идеи самому.

Также уверен, вы попросите вашу команду пользоваться им, чтобы не беспокоить вас возгласами: «Шеф! У меня классная идея!»

Идея классная, когда приложение говорит: «Действуй!»

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

В Средние века шуту позволялось осмеивать решения короля или вельмож – те, как правило, не могли открыто критиковать друг друга. Попробуйте и вы на совещаниях и мозговых штурмах назначать одного человека, который будет неприкосновенным. Пусть он критикует все идеи – так не возникнет ситуации, когда все побоялись покритиковать априори неудачную или бесперспективную идею руководства.

Мозговые штурмы очень удобно проводить в программах для построения майнд-мэпов.

В чем удобство майнд-мэпов? В том, что после проведения штурма вы сможете быстро и наглядно представить его результаты.

В большинстве программ есть специальные режимы для проведения мозговых штурмов – мы опишем процесс в Mindjet Mind Manager.

Итак, после того как вы собрали всех участников, создайте новую карту и включите режим Brainstorm. На первом шаге программа предложит вам сформулировать задачу штурма.

На втором шаге начинается основная часть – генерация идей. Как известно, на этом этапе не нужно ни судить идеи, ни разбивать их по категориям. Все участники излагают свои мысли, модератор фиксирует их – они добавляются в качестве топиков второго уровня в вашей карте.

Наконец, на третьем этапе вы сможете разбить идеи по категориям. Здесь Mindjet предлагает много возможностей.

1. Можно разбить идеи по категориям «сделать», «исследовать», «сохранить на будущее», «удалить».

2. Можно разнести их по четырем квадрантам матрицы Эйзенхауэра («срочно и важно», «важно, но не срочно», «срочно, но не важно», «не срочно и не важно»).

3. Есть и режим «шести шляп Де Боно», и другие варианты разбиения. Вы можете создать и собственные категории.

Простой и эффективный метод, суть которого – последовательно задавать вопрос «почему» – до пяти раз. Сформулируйте проблему (если она еще не сформулирована кем-то другим, например вашим коллегой) и спросите себя (или коллег), почему она возникла. Когда причины будут перечислены, задавайте вопрос «почему» в отношении них – и продолжайте процесс до тех пор, пока не докопаетесь до сути.

Говорят, что у трезвого на уме, то у пьяного на языке.

Иногда бокал вина – очень даже неплохая идея для бизнеса.

Попробуйте сделать SWOT-анализ самого себя в состоянии легкого алкогольного опьянения (сразу больше недостатков и плюсов находится!).

Попробуйте после бокала вина поработать над документами или ответственной презентацией – точно пойдет легче!

А некоторые деловые люди специально проводят важные встречи в ресторанах и о делах начинают говорить только после выпитого – обеими сторонами  – бокала.

Есть красивая история про двух военачальников, которые прибегали к необычному методу. Сян Юй в III веке до н. э. сжигал свои корабли, пока солдаты спали накануне сражения с войсками династии Цинь. А испанский конкистадор Кортес повторил это в XVI веке.

Солдаты сражаются яростнее и побеждают, когда им некуда отступать.

Но поведение, которое показали Сян Юй и Кортес, – редкость, ведь большинство людей стремятся сохранять максимум возможностей. Открыть ресторан и сделать в нем спортбар, кафе, пиццерию, паб и еще что-нибудь – и в итоге проиграть конкуренцию специализированному заведению. Встречаться сразу с двумя девушками и оттягивать выбор. Пытаться работать сразу на все сегменты рынка, чтобы не потерять никого из покупателей. Отправлять ребенка в шесть спортивных секций.

Сосредоточьтесь на ключевой цели. Дайте публичное обещание, сделайте что угодно, чтобы отрезать себе пути к отступлению. Да, это немного страшно, но очень эффективно.

Говорят, что прокрастинация – чума XXI века. К примеру, у крестьянина в Средние века не было никакой возможности откладывать дела. Если не поколешь дрова, не принесешь воду, не накормишь скот, наступят голод, холод, смерть.

Современные условия прокрастинацию не делают смертельной. Вам останется заставить себя поверить, что откладывать – смерти подобно и другого выхода у вас нет.

Возможно, вы слышали про импринтинг – открытие Конрада Лоренца, которое сводится к тому, что гусята после рождения привязываются к первому увиденному объекту, принимая его за мать.

Нечто похожее происходит и с людьми. Мы «цепляемся» к первым попавшимся в поле зрения числам и ориентируемся на них при принятии решений. Это убедительно доказали эксперименты Дэна Ариели[38], эксперта по поведенческой экономике. Например, студентов просили выписать последние две цифры номера их страхового медицинского полиса. Очевидно, что это совершенно случайное число. Затем их спрашивали, готовы ли они заплатить эту сумму (в долларах) за бутылку вина и несколько других лотов, и предлагали указать максимальную сумму, которую они готовы отдать за каждый лот. После чего проводился закрытый аукцион, и лоты отдавались тем, кто указал максимальную цену. После анализа данных выяснилось, что студенты с большим номером страхового полиса называли большие цены, хотя все они полностью отрицали влияние этих цифр на их решение.

Как потребитель вы можете учитывать этот фактор при принятии решений – и помнить, что ваши «рыночные решения» не на 100 % рациональны.

А как поставщик/продавец помните, что покупатель может судить о дороговизне/дешевизне товара, отталкиваясь не от издержек, не от реальной его ценности или других факторов, а от «якоря» – первой цены на данную товарную категорию (или даже, как показал эксперимент, случайной цифры).

Принятие решений требует серьезных ресурсов.

Возможно, вы слышали про знаменитый «эксперимент с вареньем»[39]. В продуктовом магазине проводили дегустацию джема и предлагали после нее приобрести банку понравившегося со скидкой.

В эксперименте сравнивались две витрины: на одной было шесть видов джема, на другой – 24.

Витрина с большим выбором ожидаемо привлекла больше людей: 60 % остановившихся против 40 % у витрины с ограниченным выбором.

Но зато статистика покупок уже не так интуитивно очевидна: 30 % посетителей витрины с ограниченным выбором сделали покупку – против 3 % посетителей витрины с большим выбором, который, судя по всему, усложняет решения, а не дает нам свободу.

При возможности ограничивайте количество альтернатив, когда принимаете решение, – иначе будет очень нелегко его принять и сравнить все варианты.

Если у вас есть два способа добраться из точки А в точку Б: на такси (200 рублей) и на метро (50 рублей) и вы никак не сможете дойти пешком, то во сколько вам обойдется тот или иной вариант?

Такси обойдется в 150 рублей, а метро – в 0 рублей, потому что 50 вам придется заплатить в любом случае.

Деньги, уже потерянные (или которые будут потрачены в любом случае), не должны приниматься в расчет при принятии решений.

Как говорит Ричард Нисбетт[40], «нет смысла есть кислый виноград потому, что вы много за него заплатили». Деньги вам уже не вернуть, и не нужно оправдывать эти расходы.

В экономике этот принцип называется принципом невозвратных издержек и сводится к тому, что, принимая решение, нужно учитывать только будущие прибыли и затраты.

А фраза из названия этого бизнесхака – самый печальный пример невозвратных издержек: когда на войну отправляют новых солдат, потому что те, кто уже погиб, не должны погибнуть зря.

Если вы не можете выбрать между двумя похожими, практически равноценными вариантами, представьте, что находитесь в середине большого резинового жгута буквально между этими вариантами, и спросите себя, что вас держит и какая сторона тянет вас сильнее.

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

• как я буду относиться к этому через десять минут?

• как я буду относиться к этому через десять месяцев?

• как я буду относиться к этому через десять лет?

Электронная почта может быть удобным инструментом, а может стать чудовищным пожирателем вашего времени. От нее никуда не деться – это инструмент делового общения № 1, – и лучше пусть работа с ней будет удобной и приятной. Приемы из этого раздела помогут вам тратить на почту минимум времени – и оставлять больше часов на более важные задачи.

Цитируйте всю историю переписки с конкретным адресатом, потому что у многих людей сотни писем в день и им может быть очень сложно вспомнить, о чем шла речь раньше. Недаром многие деловые люди в своей подписи просят: «Пожалуйста, цитируйте всю переписку со мной».

В электронных письмах лучше писать «13.11.2015», а не «послезавтра». Это все-таки не звонок – ваш адресат может прочитать письмо следующим утром или вообще через несколько дней.

В результате долгой переписки тема письма может стать такой: «RE: RE: RE: RE: RE: FW: FW: RE: FW: Отчет по продажам».

При этом суть обсуждения уже изменилась и речь идет не о первоначальном вопросе.

В таких случаях меняйте тему на актуальную, даже если продолжаете старую переписку, – адресатам будет проще понять, о чем речь.

Если у вас в почте накопилось очень много писем, начинайте с тех, где вопросы «стоят дороже всего» с точки зрения вашего бизнеса.

Это могут быть письма:

• от крупных клиентов;

• связанные с большими потенциальными выгодами;

• или потенциальными потерями вашего бизнеса.

Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.

Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook, или на изменившийся заголовок в браузере. Даже если вы не будете открывать и читать письмо, все равно прерветесь и потеряете концентрацию на текущей задаче.

В книге The Organized Mind Дэниела Левитина описывается эксперимент, показывающий, что один лишь взгляд в почтовую программу, в которой есть новые непрочитанные сообщения, в среднем на 10 баллов снижает результат последующего теста на IQ.

Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая производится несколько раз в день. (Глеб Архангельский рекомендует проверять почту два – четыре раза в день, другие авторы – от четырех до шести раз. Наш личный опыт: ближе к шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно вам нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности. Если вы, например, PR-менеджер, то вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.)

Существенный минус веб-интерфейсов – у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).

Воспользуйтесь сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: https://www.batchedinbox.com.

Вы будете меньше отвлекаться, испытывать меньше стресса и более продуктивно обрабатывать почту.

Сервис Unroll.Me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.

Кроме того, у вас появится возможность настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.

Сервис можно найти по адресу https://unroll.me.

Сервис FollowUp.cc позволяет получать напоминания о письмах, на которые вам не ответили.

Он очень удобен: при отправке письма вам достаточно поставить в скрытую копию адрес 5days@followUp.cc, и через пять дней (конечно, вы можете настроить любой удобный интервал и даже сделать повторяющееся напоминание, если вам нужно выходить на связь с каким-то человеком периодически) вам придет напоминание с копией вашего письма. Если вы поставите такой адрес в обычную копию – напоминание придет и вашему адресату.

Сервис можно найти по адресу https://followup.cc.

Есть отличный сервис Google Inbox. Он присылает те же самые уведомления и намного удобнее в использовании – не нужно уходить на сторонний сервис, родной интерфейс Google Почты. Одни удовольствия.

Адрес сервиса https://inbox.google.com.

Добавим, что в новый интерфейс вы можете попасть прямо из своей почты по ссылке в правом нижнем углу.

Среди преимуществ Inbox:

• отложенная отправка;

• удобная группировка писем, покупок, оповещений;

• напоминания;

• дайджесты из рассылок.

В Outlook вы можете настроить несколько подписей, сделать одну из них подписью по умолчанию, а другую (другие) использовать в отдельных случаях. Между ними можно моментально переключаться.

Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий/сегментов (например, подпись для учеников и слушателей, подпись для коллег и подпись для потенциальных слушателей).

Настроить подписи в Outlook можно так: Файл → Параметры → Почта → Подписи.

Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards[41], вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».

У почтовых ящиков Gmail есть ограничения по объему дискового пространства. Это самое пространство может быстро закончиться из-за нескольких десятков-сотен ненужных или неактуальных писем с большими вложениями.

Их можно быстро найти. Для этого введите в строку поиска size: ###, где ### – размер вложения в байтах. Так, например, оператор size: 20971520 позволит получить выдачу писем с вложениями от 20 мегабайт.

Для прочтения писем с непонятной кодировкой воспользуйтесь сервисом «Декодер» от Студии Артемия Лебедева. Интерфейс – проще некуда: просто вставьте текст и нажмите кнопку.

Сервис можно найти по адресу http://www.artlebedev.ru/tools/decoder.

Создайте в своем рабочем почтовом ящике несколько папок, соответствующих разделам таблицы Эйзенхауэра. Напомним, что он предложил разделять все входящие дела на четыре категории по критериям их важности и срочности: «важные и срочные», «важные и не срочные», «не важные и срочные», «не важные и не срочные». При первичном ознакомлении с письмом можно вручную переносить его в подходящую категорию. Но лучше автоматизировать этот процесс. Настройте почтовые фильтры таким образом, чтобы письма от начальства автоматически попадали в папку «важные и срочные», а от подчиненных и коллег – в «важные и не срочные». Информационные рассылки и письма от людей, не влияющих на рабочий процесс, можно автоматически переносить в папку «не важные и не срочные». После этого, проверяя рабочую переписку, вы в первую очередь сможете заняться двумя первыми папками, и только потом, при наличии свободного времени, перейти к письмам, не требующим особого внимания.

Если вы заходили в свой почтовый ящик с нескольких устройств и не помните, вышли ли из аккаунта, зайдите в раздел «Дополнительная информация» (небольшая ссылка в правом нижнем углу основного окна почты Gmail). В появившемся окне вы сможете увидеть, с каких устройств и когда вы заходили в почтовый ящик и – при необходимости – выйти из всех сеансов (кроме текущего), нажав соответствующую кнопку.

В Gmail есть возможность цитировать небольшой фрагмент из письма при ответе.

Активировать эту опцию можно при помощи следующего алгоритма: Настройки → Лаборатория → Цитировать выбранный текст.

После ее активации достаточно будет в любом письме выделить фрагмент и нажать «Ответить», чтобы этот фрагмент был процитирован во вновь созданном письме.

Итак, вы попали в копию групповой переписки – в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма «не по делу» и множатся с каждой секундой.

Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно.

• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) в верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать». Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.

• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.

Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, в которых одинаковые адресаты, тема и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.

Письмо можно отправлять не сразу, а отложить отправку до указанного срока.

Для этого нужно нажать на кнопку «Задержка доставки» в разделе «Параметры» на ленте инструментов во время редактирования письма.

Когда это нужно?

1. Если мгновенный ответ нежелателен.

2. Если необходимо распределение вашей рабочей нагрузки (разобрать всю почту за один раз, но не получать все ответы одновременно) или нагрузки руководителя/коллеги (например, вы можете отложить отправку на один-два дня, чтобы коллега не получал письмо в первый день после отпуска, если оно не срочное).

3. Могут быть и другие частные случаи.

Автозамена сэкономит очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и т. д.), то стоит настроить для них автозамену. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:

• вд → Всего доброго!

• *Отв → Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней;

• Eml → vash_email@vash_domen.ru

Естественно, вы можете настроить любые сочетания – это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.

Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел «Почта», нажмите на кнопку «Орфография и автозамена»:

В появившемся окне нажмите на кнопку «Параметры автозамены» и далее в пункте «Заменять при вводе» укажите краткие версии выражений и их расшифровки.

После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку «Добавить».

Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.

Быстрые блоки напоминают автозамену, но в отличие от нее позволяют вставлять сразу целые абзацы (блоки) текста в письмо. А от шаблонов они отличаются тем, что вызываются гораздо быстрее – не нужно совершать лишних кликов.

Выделите в теле любого письма абзац (или несколько абзацев), который вам приходится часто вставлять в свои сообщения. Можно для этого создать новое письмо, если под рукой нет подходящего.

Перейдите в раздел «Вставка» на ленте инструментов, нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и нажмите в выпадающем меню кнопку «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

После этого в диалоговом окне введите имя нового экспресс-блока.

Отныне при вводе этого имени у вас будет всплывать подсказка, после появления которой достаточно нажать Enter, чтобы ввести весь сохраненный текст целиком и не печатать его вручную.

Как добраться до места назначения и не устать от дороги так, что уже ничего не захочется? Как питаться, заниматься спортом и поддерживать себя в форме в поездках, когда город незнаком, а много инвентаря с собой не взять?

В этот раздел вошли бизнесхаки, которые помогут вам работать в командировках так же продуктивно, как дома. Своими советами с нами поделились несколько бизнес-тренеров, которые очень много путешествуют.

Заказывайте билеты на самолет во вторник. Многие авиакомпании пересчитывают цены именно в ночь со вторника на среду.

Кроме того, заходите на сайты авиакомпаний и на сайты-агрегаторы по поиску билетов и отелей в режиме инкогнито (этот режим доступен во многих браузерах), не входя в личный кабинет. Цена может значительно снизиться (мы проверяли: вплоть до двукратного снижения).

На всякий случай напомним об известных и простых источниках информации в поездках: сайт Tripadvisor и приложение Booking.com (если вы бронировали отель через него, то сможете загрузить бесплатный путеводитель с офлайн-картами и обозначенными на них достопримечательностями, ресторанами, музеями и т. д.).

Во многих современных самолетах «крылья» подголовника складываются, о чем знают далеко не все. Если вы летите на таком самолете, зафиксируйте эти «крылья» в удобном положении – и сон будет более комфортным. Как правило, подголовник достаточно жесткий, чтобы поддерживать голову, и его можно использовать как подушку.

Установите на смартфон одно из приложений, переводящих текст прямо с камеры, – и у вас не будет проблем с чтением вывесок и указателей на иностранных языках во время поездок (увы, далеко не все надписи дублируются на английском – да и английский знают далеко не все).

Например, для перевода текста при помощи камеры подойдет приложение «Переводчик Google».

Бизнесхак от Романа Рыбальченко.

В TripIt можно внести все перелеты, данные о гостинице, встречи и нужную информацию в поездке. Можно выдать доступ ассистенту и коллегам. Можно настроить автоматический поиск бронирований из почты.

Адрес сервиса https://www.tripit.com.

Попробуйте тоже найти свой бренд – рюкзаков сейчас очень много.

Главные требования:

• защитный карман для ноутбука;

• много разных отделений и кармашков;

• легкий сам по себе;

• спина проветривается;

• надежная фурнитура, которая не бренчит.

Документы в таком портфеле не мнутся (у отделения для документов жесткие стенки), очки в безопасности (футляр достаточно жесткий), ноутбук – тоже. Кроме того, прямо на рюкзаке есть чек-лист с необходимыми вещами – не забудете ничего важного. В таком рюкзаке каждая вещь, визитка, книга и документы на своих местах – вы не станете тратить время на поиск.

У него есть один минус – цена. Приобретался он еще при курсе евро образца 2014 года – и тогда она была совсем другой…

Подробнее о рюкзаке можно прочитать по ссылке http://goo.gl/nqbho9.

В командировках очень сложно поддерживать режим питания. Чаще всего приходится довольствоваться аэропортовой / самолетной / вокзальной и всякой другой не самой вкусной и полезной кухней. На конференциях ты становишься заложником кофе-брейков и ланчей, в незнакомом городе зачастую обходишься тем, что готовят в гостинице.

Что делать?

Победить убийственное влияние командировочной еды на ваш организм полностью, скорее всего, не удастся, но радикально сократить можно.

Мой маленький лайфхак называется «Гранола и стевия». Не спешите гуглить, что означают эти два «исконно русских» слова. Я вам сейчас расскажу.

Гранола – это вкусная и полезная запеканка из орехов, овсянки, ягод и сухофруктов. Связывающим элементом такой запеканки обычно выступает мед. После приготовления плитка гранолы, изначально размером с противень вашей духовки, разрезается на батончики, хранится и используется бесконечно долго.

Рекомендую делать самому дома, процесс готовки занимает минут пятнадцать (имеется в виду та часть процесса, когда работаете вы, а не духовка). А духовке (без вашего присутствия) придется поработать еще около получаса.

Вот вам самый простой рецепт: овсяные хлопья, миндаль, семечки подсолнуха или тыквы, мед, растительное масло, соль и сушеные ягоды смешиваете (точные пропорции не даю, сам я делаю на глаз). Застилаете противень бумагой для выпечки. Разогреваете духовку до 160 градусов. Выкладываете массу слоем около сантиметра высотой. Отправляете в духовку на 20–30 минут. Даете остыть. Разрезаете на батончики.

Почему это хорошо?

1. Вы контролируете состав, а значит, для вас в этом блюде не будет никаких сюрпризов.

2. Это здоровый перекус, который даст вам энергию, снизит аппетит и не позволит переедать. Иногда гранола может служить заменой приема пищи. Конечно, я не рекомендую вам заменять батончиком гранолы полноценный обед, хотя иногда это тоже оправдано. Многие лекторы вообще воздерживаются от обеда, потому что после обеда энергия становится ощутимо меньше, чувствуются вялость и сонливость, и это передается аудитории. Батончик гранолы в этом случае, конечно же, лучше, чем полный отказ от обеда.

3. Чрезвычайно практично в подготовке, перевозке и собственно поедании.

Заказывайте в полете кошерное или фруктовое меню, его качество редко подводит.

Заказать особый тип питания, как правило, можно заранее на сайте авиакомпании при бронировании или в любое время после него. Кстати, тогда вы получите его раньше, чем остальные пассажиры свой стандартный рацион ☺.

Вы едете в незнакомый город на несколько дней и хотите поддерживать себя в форме?

Самый простой и доступный способ – это бег. Вам нужно минимум вещей (легкая беговая форма и кроссовки, которые пригодятся и для прогулок в свободное от работы время – в беговой обуви меньше устают ноги). И кроме того, вы не будете зависеть от оборудования отеля (не понадобятся оборудованный фитнес-зал и бассейн).

Но где бегать в незнакомом городе? Какие-то маршруты могут быть неудобны (плохое покрытие), какие-то некрасивы (промышленная зона), а какие-то опасны (неблагополучный район, нет освещения или много пересечений с автомобильной дорогой).

Пользуйтесь инструментом Strava HeatMap, чтобы узнать, где бегают местные любители активного отдыха. Strava HeatMap – это интерактивная карта, на которой отображается, по каким улицам больше всего бегают пользователи сервиса Strava.

Сайт сервиса http://labs.strava.com/heatmap.

Кстати, сервис показывает и наиболее любимые у велосипедистов маршруты – это может помочь, если вы берете двухколесный транспорт напрокат. HeatMap одинаково хорошо работает что в Кейптауне, что в Будапеште, что в любом другом городе – проверено.

P. S. А самые удобные кроссовки для поездок, по моему скромному мнению, – Nike Flyknit Free 4.0. Они очень гибкие и сворачиваются вдвое, не занимая много места в чемодане. Кстати, они же подойдут для вечерней прогулки по городу (в теплое время года) это мягкая и удобная модель. У других производителей тоже есть модели, которые хорошо складываются и занимают мало места.

P. P. S. Если же вы бегаете много и серьезно подходите к подбору обуви для бега, воспользуйтесь сервисом Runner’s World Shoe Advisor[42].

Алексей Капуста, автор предыдущего бизнесхака, делится своим опытом:

«Бег – практически универсальный способ для поддержания физической формы, доступный путешественнику типа меня. Боевой набор, который теперь практически постоянно находится в моем рюкзаке: кроссовки, носки, шорты, футболка. Плюс браслет, меряющий пульс, айфон для записи и для воспроизведения музыки и наушники. Осенью по погоде к этому набору добавляется флиска и ветровка, шорты заменяются на тайтсы.

Сейчас бег для меня превратился уже не только просто в активность для поддержания формы, но и в своего рода игру – на каждой пробежке я фотографирую интересные места и выкладываю фото в Instagram с тегом #morningrun. За последний месяц у меня в ленте появились Днепропетровск, Уфа, Санкт-Петербург, Кишинев, Турция (район Кемера – Анталии), завтра собираюсь побегать во Львове».

Существуют программы интервальных тренировок на семь минут, которые нагружают разные группы мышц и не требуют никакого оборудования – достаточно секундомера или мобильного приложения и стула в номере гостиницы. Установите приложение на смартфон (их очень много, ищите по словам «7 minutes» в магазине приложений) или возьмите несколько готовых программ из книги «7 минут на фитнес». Такие тренировки можно провести даже в поездке с очень напряженным графиком.

Они подойдут и для того, чтобы сделать перерыв между часовыми «рабочими блоками» и размяться. Если, конечно, у вас есть возможность делать упражнения в офисе или же вы работаете дома. «Каждый из нас знает, как правильно и полезно делать утреннюю гимнастику. Но… положа руку на сердце, многие ли делают ее регулярно?

Почему? Мой ответ – скучно.

Вот представьте себе, что каждое утро к вам домой приходит хорошо сложенный фитнес-тренер в сексуальной спортивной форме (пол этого тренера выберите сами) и предлагает сделать вместе 15-минутную разминку. Вы бы отказались? Вот и я об этом же.

Нет, я сейчас не про эскорт-сервис.

Для меня прекрасным способом разнообразить свою утреннюю фитнес-жизнь стала группа программок на iPad от Runtastic. Например, одна из них называется ABS-workout. Прелесть этой группы программ в том, что с вами занимается некий анимированный персонаж (выбора пола, увы, нет, мне приходится заниматься с мужчиной), который: а) задает темп; б) отсчитывает количество повторов; в) показывает правильную технику выполнения упражнения.

Итак, надеваете спортивную форму, которую возите с собой для бега, падаете на ковер рядом с кроватью в вашем гостиничном номере, включаете айпад (думаю, что для айфона это тоже существует) и вперед! Комплекс длится не больше 15 минут. Прекрасно работает как перед пробежкой, так и в дни, когда пробежка не удается (например, когда на улице минус 15). Проверено».

В случае частых командировок старайтесь по максимуму использовать программы лояльности авиакомпаний – «Аэрофлот Бонус», S7 Priority, Miles and More и т. п. Это поможет накопить мили, которые потом в отпуске можно будет обменять на билет или повысить экономкласс до бизнес-класса. Для поездов существует программа «РЖД Бонус». Также не стоит пренебрегать программами лояльности гостиниц – кэшбэк 10 % за проживание на сайте gostinets.com, Hilton HHonors, Kempinski Discovery, проката авто – Hertz #1Club и другими.

Во время командировок не выписывайтесь из гостиницы между семью и девятью часами утра и не заселяйтесь между четырьмя и семью часами вечера, потому что в эти часы все выселяются и заселяются.

Очень часто на предприятии приходится заказывать билеты на группу лиц. Обычно это делает секретарь (или офис-менеджер). Затем приходится каждому отдельно рассылать электронные билеты и ваучеры на гостиницу. Удобно создать общий блокнот в Evernote. Создать заметку с электронными билетами. Каждый сам распечатает себе билет и ваучер. И всегда у всех под рукой.

Быстро и без хлопот можно погладить рубашку или пиджак в гостинице, если повесить изделие на плечики, разместить в ванной комнате и ненадолго включить горячую воду через лейку, создав эффект парилки. Отпаренная рубашка будет выглядеть так же, как после утюга.

Вам предстоит командировка или поездка в отпуск – и вы хотите знать, какие самолеты у разных авиакомпаний представлены на интересующем вас маршруте? Воспользуйтесь сервисом seatguru.com – достаточно внести ваш маршрут, чтобы ознакомиться с типом судна и даже расстоянием между креслами:

Ну а если вы хотите получить более подробную информацию для выбора перевозчика – вам на сайт airlines-inform.ru: здесь есть отзывы обо всех российских и международных аэропортах, авиакомпаниях, самолетах. Можно прочитать и подробные фотообзоры перелетов – чтобы понять, сервис какой авиакомпании привлекательнее на том или ином маршруте, насколько удобно добираться из аэропорта до города и т. д.

Спортсмены используют компрессионное белье (гетры, шорты, рукава, футболки) не только для соревнований и восстановления после тяжелых тренировок, но и при долгих перелетах.

Даже если вы не занимаетесь спортом, но часто и далеко летаете, компрессионные гетры вам пригодятся – ноги будут меньше затекать в полете, и по приезде вы почувствуете себя лучше.

Путешествуя с ручной кладью, вы получаете несколько преимуществ:

• экономите время до и после полета;

• не останетесь без багажа в командировке;

• не рискуете столкнуться с неожиданными переплатами – если будете лететь лоукостером или по билету с платным багажом.

Путешествовать с ручной кладью могут и женщины ☺. Прочитайте, как это делает Инна Кузнецова (автор книг «Вверх»[43] и «Месяц в небе»[44], регулярно совершающая поездки по работе), в ее блоге http://karial.livejournal.com/214629.html.

Игорь Манн очень часто выступает перед разными аудиториями и использует несколько проверенных бизнесхаков. Кроме того, своими приемами с нами поделились коллеги.

Посмотрите ставшую культовой презентацию «Смерть через PowerPoint (и как от нее спасаться)» Алексея Каптерева: http://goo.gl/VfiOep.

Она позволит избежать главной проблемы, возникающей у большинства авторов презентаций: создания «слайдоментов», то есть слайдов-документов с большими объемами текста, которые приходится читать.

Не убивайте презентацию! Используйте слайды в качестве иллюстраций к вашей речи, а не как шпаргалку для чтения.

Когда вы просматриваете готовую презентацию, задавайте себе вопросы в отношении каждого слайда:

1) можно ли что-то с этого слайда удалить?

2) какую задачу решает этот слайд?

Если выступление нужно не для галочки, а для достижения четких целей, то вы не можете себе позволить выражаться путано или расплывчато. Нельзя упустить важные моменты выступления.

Чтобы сразить слушателей наповал, используйте диктофон в телефоне для подготовки к выступлению – проговорите и запишите свой доклад.

Может быть, вы потратите на подготовку больше времени. Но так вы убьете сразу трех шустрых зайцев, которые регулярно убегают от выступающих.

1. Отрепетируете свою речь: найдете удачное вступление, отточите формулировки аргументов, избавитесь от сложных словесных конструкций, свяжете отдельные части доклада в единый текст. Подозреваю, что этого не делают 99 % докладчиков, надеясь на способность импровизировать. Но лучшая импровизация получается из отрепетированных элементов.

2. Точно впишетесь в тайминг. Прочитав свой текст вслух от начала и до конца, вы поймете, сколько времени вам нужно. Выбросите лишнее или добавите недостающее.

3. Выучите свой доклад наизусть. Запись в диктофоне позволит вам прослушать себя неограниченное количество раз – до тех пор, пока вы не начнете рассказывать синхронно с записью.

Во время репетиции посмотрите, сколько времени требуется на каждый слайд. Затем в углу каждого слайда добавьте маленькие кружочки (заметные только вам) с анимацией исчезновения через 15 секунд и запуск анимации после исчезновения предыдущего кружочка. Получается своеобразный прогресс-бар.

Если слайд на 1 минуту, то в углу вы увидите 4 кружочка. Осталось 2 – у вас 30 секунд.

Во время выступления вы можете волноваться и неадекватно ощущать течение времени. Исчезающие кружочки помогут вам контролировать ситуацию.

Это очень удобный инструмент для проведения презентаций, встроенный в PowerPoint (режим докладчика) и Keynote (монитор докладчика).

В режиме докладчика вам видны следующие слайды, ваши заметки и таймер – на экране вашего компьютера. Аудитория же видит только сам слайд на другом мониторе или экране.

Слушателям нравится, когда они понимают, на каком этапе презентации находятся. Добавьте в «заглавные» слайды разделов или на каждый слайд презентации шкалу прогресса, которая поможет им в этом. Особенно важно это учесть, если у вашего выступления сложная структура и много разделов.

Вот пример такой «шкалы».

Хорошая аналогия из мира книг – колонтитулы. Правильные колонтитулы помогают читателю ориентироваться в книгах со сложной структурой – об этом много раз писал известный книговед Аркадий Мильчин.

Кстати, иногда в книгах сам автор решает помочь читателю и добавляет «шкалу прогресса», как в презентациях.

Если у вас есть такая возможность – приезжайте на место выступления пораньше и пообщайтесь с участниками мероприятия. Во-первых, вы сможете освоиться на месте и почувствовать себя по-хозяйски (большинство участников будут приходить к вам, а не вы к ним – это важный психологический момент), во-вторых, у вас в аудитории уже будут знакомые, к которым вы сможете обращаться во время выступления. Это тоже добавит уверенности.

Если вы хотите подготовить хорошую инфографику для своей презентации – воспользуйтесь одним из этих сервисов.

• PikToChart – сервис для создания инфографики с большим количеством шаблонов: http://piktochart.com.

• Timeline JS – бесплатный сервис для создания «таймлайнов»: http://timeline.knightlab.com.

• Easelly – один из самых простых сервисов для создания инфографики: http://www.easel.ly.

• Quadrigram – платный сервис (есть trial-доступ) для создания сложных и детализированных диаграмм и инфографики: http://www.quadrigram.com.

Но как выбрать подходящий шаблон или график? Здесь вам может помочь «Периодическая система методов визуализации», доступная по ссылке http://goo.gl/hxoJnC.

Подавляющее большинство методов визуализации разбито на шесть категорий. Каждый метод проиллюстрирован примером. Таблица доступна только на английском, но для понимания многих примеров знание языка не обязательно.

Большинство фотографий защищены авторским правом, но есть и бесплатные сервисы, на которых вы сможете подобрать материалы для своей презентации.

• Free Photos: http://www.freedigitalphotos.net.

• Free Images: http://www.freeimages.com.

• Freerange: https://freerangestock.com.

• Free Photos Bank: http://freephotosbank.com.

• iStock: http://www.istockphoto.com/ru.

Выступления TED доступны на сайте конференции (http://www.ted.com).

Для многих роликов есть русский перевод и почти для всех – русские субтитры.

Смотрите хотя бы несколько роликов в неделю, и тогда:

• вы научитесь правильно выступать;

• поймете, как лучше оформлять слайды;

• получите много полезной информации;

• будете параллельно учить английский.

Как известно, если в первом акте на стене висит ружье…

Возьмите на презентацию реквизит – какой-то предмет, связанный с темой выступления. Пусть он лежит на столе и ждет момента, когда вы сможете его показать и использовать в качестве примера в своем рассказе.

Реквизит будет интриговать слушателей, а его использование позволит больше вовлечь их в презентацию.

Бывает, придешь на ранее согласованную встречу с клиентом, которая должна длиться час.

А клиент вам неожиданно заявляет: «У вас десять минут».

Что делать?

Не комкайте свою получасовую презентацию – лучше подготовьте ее заранее в формате печа-куча или Ignite!

Печа-куча – это 20 слайдов, которые нужно показать за 6 минут и 40 секунд – на каждый слайд у вас всего 20 секунд.

Ignite! – формат еще динамичнее.

В нем у вас всего 20 слайдов и 15 секунд на каждый.

Готовить такие презентации непросто, но смотрят ее не отрываясь! (Сказать «затаив дыхание» преувеличением не будет.)

Берите с собой одну-две бутылки воды или просите позаботиться об этом организаторов мероприятия. Во-первых, вам в любом случае нужно много пить во время выступления (мы теряем больше жидкости, чем может казаться). Во-вторых, если вы вдруг потеряете нить своего повествования или из аудитории поступит неожиданный вопрос, вы сможете выиграть несколько десятков секунд, пока будете неспешно открывать бутылку, наливать воду в стакан и пить ее.

Если чувствуете, что посреди выступления у вас пропадает голос, першит в горле или вы «пускаете петуха», прижмите подбородок к груди (как боксер) и некоторое время поговорите так. В этом положении вы меньше нагружаете голосовые связки.

Находите лучших кандидатов и отсеивайте неподходящих вовремя, помогайте новичкам адаптироваться и обучайте команду без лишних затрат.

Не стоит входить в положение кандидата – в смысле не надо ломать свой алгоритм подбора (иногда мы даем кандидатам пробные проекты, но бывает, что они просят нанять их раньше, так как им не на что жить и они уже уволились и т. д.) это всегда плохо заканчивается, к сожалению.

Каждый нанимающий менеджер имеет в арсенале много примеров. Это дает возможность увидеть человека «в деле», а не слушать его социально ожидаемые ответы. Очень показательно.

Важно, чтобы у человека были не столько ПК – профессиональные компетенции, сколько ФК – фундаментальные компетенции (результативность, ответственность, интерес к делу, парадигма «победа – победа»).

Мы считаем, что если человек умный, адекватный, берет на себя ответственность и у него горят глаза, то есть он «наш» по фундаментальным компетенциям, то ПК мы можем его научить.

Безусловно, это касается не абсолютно всех случаев – на некоторые позиции нужны готовые эксперты.

Если на интервью вас смущает малейшая деталь – в работе она превратится в огромного слона. Хороший тест – не всегда показатель, что кандидат наш.

Чтобы сократить время на изучение кандидатов, создайте в почте готовые шаблоны с тестовыми заданиями:

Не тратьте время на изучение поступившего резюме – в нем можно написать все что угодно. Вам нужен сотрудник, способный не составлять красивые резюме, а «взять и сделать». Работа сведется к трем шагам:

1) открыть резюме, чтобы скопировать адрес;

2) открыть нужный шаблон, вписать имя, дату исполнения;

3) отправить и забыть про резюме, пока не получите ответное задание.

Если человек не сделает задание, когда он ищет работу, то он не будет выполнять ваши задания и когда станет вашим сотрудником. Такие вам не нужны.

Подготовьте для кандидатов задания, которые проверят их рабочие навыки. Эти задания должны соответствовать двум требованиям:

• нельзя давать коммерческие задания, иначе кандидат решит, что его используют;

• задания должны проверять способности, нужные на этой вакансии.

Вам с этими людьми лететь до Марса, и, если в ком-то сомневаетесь, лучше даже не пробовать. Чтобы экономить свое время, мы ведем предварительный отсев соискателей. Каждый из них проходит у нас три этапа.

Сначала мы смотрим резюме. Если что-то в нем зацепило, отправляем письмо с просьбой выполнить тестовое задание. Задание должно быть выполнено строго к оговоренному сроку (обычно к 12 часам через два рабочих дня), о чем предупреждаем соискателя в письме. Задание не очень сложное, но требующее на выполнение около часа. Таким образом мы отсеиваем тех, кто по-настоящему не заинтересован в работе, и тех, кто не пришлет ее в срок, – если человек не может вовремя выполнить тестовое задание, то и работать он будет так же.

На втором этапе проводим первичное собеседование. За подбор персонала на этом этапе отвечают два человека: специалист отдела кадров, который определяет, подходит ли соискатель по темпераменту, духу, вольется ли в коллектив, комфортно ли ему будет работать и т. д., и руководитель отдела, который оценивает соискателя с профессиональной точки зрения: сможет ли человек выполнять ту работу, которая ему будет поручена.

И если руководитель и специалист отдела кадров в соискателе уверены, то его приглашают на третий этап – собеседование с исполнительным директором. Здесь уже окончательно оговариваются все нюансы – от размера зарплаты до договоров и отпусков. Как правило, 90 % отсеиваются еще на тестовом задании, зато те, кто приходит на собеседования, действительно стоящие кадры.

Если встает вопрос, кого брать: специалиста, который все умеет и все знает, но «ровно дышит» к тому, что он делает, или новичка, который только пробует, но у него глаза горят, – мы берем второго. Ибо жажда – это великий двигатель всего и вся. Круто, если найдется специалист с горящими глазами, но такие встречаются крайне редко.

Вам в голову закралась мысль, что человека стоит уволить? Даже если кажется, что учить нового не хочется, этот умеет уже все, а найти профессионала будет сложно и т. д. и т. п., – увольняйте! Рано или поздно это все равно случится. Помните, у вас экипаж МКС? Слабаки вам в команде не нужны ☺.

Сколько раз возникали такие ситуации, и всегда в итоге человека приходилось увольнять, и всегда на его место находился сотрудник, выполняющий эту работу еще лучше.

Попросите кандидата (белого воротничка), который придет к вам на собеседование, сделать SWOT-анализ самого себя.

Он не знает, что такое SWOT и как его делать?

Зачем вам такой кандидат?

А по его ответам и по его уточняющим вопросам вы узнаете очень многое.

Так отбирать сотрудников быстрее и точнее.

Прежде чем искать тренеров по разным дисциплинам и программам за пределами компании, обратите внимание на внутренних экспертов – своих коллег и подчиненных. Среди них наверняка есть те, кто готов поделиться своими «фишками» и приемами продаж и переговоров; эксперты по Excel или Outlook; те, кто научился печатать вслепую с невероятной скоростью и готов рассказать о своем опыте, и т. д.

В МИФе, например, большая часть обучающих мероприятий организуется и проводится сотрудниками.

Если вы работаете удаленно или у вас несколько офисов – организуйте вебинар. Для этого существует несколько платформ – мы можем порекомендовать webinar.ru. Если участников немного – подойдет и Google Hangouts. Разовый вебинар (без подписки) можно организовать на webinar.fm.

См. также бизнесхак «Организуйте книжный клуб».

Вам приходится объяснять одно и то же всем новичкам компании (или определенного отдела)? Попросите соответствующих экспертов и руководителей подготовить FAQ – вопросы, которые вы чаще всего слышите от новичков и которые им чаще всего приходится решать (для тех, кто взаимодействует с клиентами, можно подготовить список типичных вопросов клиентов), и ответы на них.

Один раз потратьте время на подготовку такого документа – и экономьте его впоследствии. К тому же сотрудники привыкнут, что сначала нужно порыться во внутренних документах и подумать, а не бежать при первой проблеме к руководителю.

Если искать сотрудников не только в своем городе, но и во всем мире – то у вас будет выбор из гораздо большего количества кандидатов. А значит, и шансы найти идеального кандидата возрастут многократно.

Проводить собеседования – во всяком случае, первичные – без проблем можно по скайпу.

Конечно, для этого и работать нужно дистанционно – но с современными технологиями это не проблема.

Рекомендуем ознакомиться с книгой Remote[45] – манифестом удаленной работы от компании 57signals, которая успешно работает дистанционно.

Кстати, так работает и МИФ – в блоге издательства вы можете прочитать о том, как проходят рабочие дни наших коллег, в том числе и HR-менеджеров.

Во многих компаниях уже есть такая практика, и все же не будет лишним написать об этом еще раз. Просите ваших коллег порекомендовать кандидатов – и обязательно поблагодарите их за это (в том числе и материально), если кандидат подойдет.

Известная практика из жизни компании Zappos, славящейся своей корпоративной культурой: там сотруднику предлагают уйти после испытательного срока, получив за это существенную выплату.

Для компании выгоднее на испытательном сроке отказаться от тех, кто ценит эту выплату выше, чем возможность работать в Zappos. Такой фильтр позволяет оставлять только мотивированных людей, мечтающих работать именно в этой компании. Подумайте, можете ли вы применить похожие фильтры у себя.

Попробуйте не брать нового человека на место уволенного (или ушедшего по своему желанию). Если в отделе или департаменте работают несколько человек – задачи уволенного можно распределить среди них, немного увеличив каждому зарплату. Вполне возможно, что резервов продуктивности для этого хватит, а ваши сотрудники не будут против. Выиграют все – и коллеги, и компания.

Не стоит портить человеку выходные – выберите для увольнения любой другой день недели.

Часто при проведении мероприятий требуются люди не на полный рабочий день (на выставке, на совещании, на конференции и т. д.). Везти с собой сотрудников «на подхват» достаточно накладно. Мы прибегаем к помощи студентов профильных учебных заведений. Для них это хорошая практика и небольшой заработок, для нас – экономия средств на билетах, гостиницах и суточных.

Если к вам пришел новый сотрудник, предварительно составьте план его знакомства с вашей компанией. Начните с рассказа о ней и ее достижениях, познакомьте с основными процессами и регламентами, в которые он будет вовлечен, составьте график встреч с ключевыми сотрудниками и с теми, кто участвует в его бизнес-процессах. Встретьте его маленьким подарком – букетом цветов, фирменной кружкой с его именем, коробкой конфет.

Бизнесхаки в этом разделе помогут вам в развитии и мотивации вашей команды.

Ротацию кадров предложили Игорь Манн, Анна Турусина и Максим Батырев в своей книге «Согласовано»[46] как один из инструментов для изучения отделами маркетинга и продаж деятельности друг друга.

Но этот инструмент можно и нужно применять более широко и для других отделов.

Как это происходит? Вы начинаете ротацию кадров двух подразделений. Все сотрудники одного отдела по очереди отправляются на недельную стажировку в смежный отдел продаж.

Так они лучше поймут, что делают коллеги в течение недели, какие перед ними стоят задачи, какие возникают сложности. «Принимающая сторона» рассказывает о своей работе, возможно, делает презентацию.

Даже в небольших компаниях для одних отделов деятельность других может оказаться загадкой – и будет полезно для обоих отделов и компании в целом, если коллеги узнают больше о других звеньях производственного процесса.

Игорь Манн: «Я делал так в компании Lucent Technologies. Я тогда начал работать директором по маркетингу в московском офисе этой компании, и отношения между отделом маркетинга и департаментом продаж были очень напряженными. Я начал отправлять своих сотрудников на недельную стажировку в департамент продаж.

Правила были просты:

• мой сотрудник работал там с 9 до 18;

• в комнату отдела маркетинга сотрудник «на ротации» мог заходить до 9 утра и после 18 вечера, заниматься маркетинговыми задачами ему в эту неделю запрещалось (мы настраивали на телефоне соответствующее сообщение и делали специальный автоответ для электронной почты);

• главная цель: постараться как можно лучше понять работу менеджеров по продажам и вернуться через неделю в маркетинг с идеями, как им можно еще эффективнее помочь.

Сделайте общий глоссарий для всех сотрудников. Добавьте туда основные определения и термины, с которыми сталкиваетесь в работе (это могут сделать представители каждого отдела по своим терминам).

Пополняйте глоссарий – и со временем он может превратиться в FAQ (ответы на часто задаваемые вопросы) или даже полноценную внутреннюю справочную систему.

Этот инструмент очень пригодится для обучения новых сотрудников – и для обмена знаниями и опытом между действующими коллегами.

Реализовать глоссарий можно на Google Sites, на внутреннем портале или даже в обычном Google Документе, доступ к которому будут иметь только сотрудники с вашей корпоративной почтой.

В одном любопытном эксперименте двум группам студентов отправляли письма о благотворительной акции – сборе продуктов.

В письме, адресованном первой группе, содержалась общая информация по поводу акции и была указана дата ее проведения.

В письме для второй группы содержались более конкретные указания: «В такое-то время приходите в такое-то место на кампусе и принесите продукты, например банку консервов».

Перед экспериментом студентов с помощью психологических тестов распределили по двум типам: «ангелы» и «жадины» – в зависимости от их склонности к благотворительности. Удивительно, но с подробным письмом 25 % жадин откликнулось на просьбу (против 0 % среди получателей общего письма). У «ангелов» отклик тоже изменился внушительно – с 8 до 42 %.

Когда у вас есть четкая инструкция, действовать становится проще. Достаточно вспомнить, сколько времени уходило у вас на рабочие процессы сразу после прихода на новую работу и сколько – через полгода.

Облегчайте себе и другим процессы, не расходуйте лишние ресурсы: давайте подробные инструкции.

Визуализация – один из принципов бережливого производства. Принцип применим и для организации личных дел, и для управления проектами.

Что позволяет сделать визуализация?

• постепенно оценивать свою дневную производительность и трезво прогнозировать свою загрузку;

• не брать новую работу, если ресурсов для ее выполнения недостаточно;

• выявлять «зависшие» проекты.

Работа в любом бизнесе состоит из проектов. Например, в моей компании «Курск Хелп» проект переезда в новый офис состоял из 52 задач. Ребрендинг – 134 задачи. Запуск франшизы – 22 задачи. Новый сайт – из 14 задач. Видеоролик – 58 задач. Модернизация отдела IT – 28 задач. И все это одновременно. У каждой задачи свой срок и исполнитель. Мы уверены: в вашем бизнесе задач не меньше.

«Я без системы управления проектами не представляю своей жизни». Именно эта фраза объединяет руководителей самых успешных компаний в любой стране мира.

Представьте на минуту, что было бы, если бы все ваши идеи быстро внедрялись в жизнь? Предположим, вы прочитали книгу, сходили на тренинг, пообщались с наставником. Выписали для себя 20 идей и все 20 воплотили в своей компании за две недели. А если 100 или 500 идей?

Пробовали внедрить идею с управлениями задачами, но она не прижилась? Рассказываю, как это должно выглядеть. Берете простой и бесплатный задачник Wunderlist или, еще круче, Asana (но он на английском). Пишете туда задачи для каждого отдела. Подробно, со сроками и понятными формулировками. Как вариант, с подзадачами.

Возьмите менеджера, желательно бюрократа, и поручите ему раз в неделю проводить планерки! В одно и то же время. Обсуждается, у кого сколько задач в работе, у кого сколько просрочено, кто сколько задач закрыл.

Внедрите такой механизм – и все изменится. Проверено неоднократно.

Еще один бизнесхак от Ирины Шаминой.

Раз в месяц у нас проводятся общие планерки, где мы рассказываем, что сделали крутого за этот месяц и кто к этому был причастен. На этой планерке безгранично хвалим тех, кто отличился. После этого обговариваем план на следующий месяц, в реализации которого каждый может поучаствовать. Так вот, после публичной похвалы желающих отличиться станет намного больше ☺.

На общих планерках никогда никого не ругаем и не говорим о том, что плохо. Все недочеты и промахи обсуждаем на планерках с руководителями отделов, совместно принимаем решение. Одна голова хорошо, тридцать – еще лучше.

Все выговоры и кнуты только тет-а-тет. При этом делать выговор следует, не нарушая иерархии. То есть выговор делает только непосредственный руководитель.

Книжный клуб – прекрасный способ:

• развивать сотрудников интеллектуально;

• поощрять их общаться друг с другом и налаживать связи;

• генерировать новые идеи для бизнеса;

• помогать сотрудникам развивать навыки выступлений и подготовки презентаций.

Когда в письме вы обращаетесь к нескольким адресатам – перечисляйте их имена по алфавиту, а не в соответствии с должностями и иерархией. Это самая нейтральная и корректная форма сортировки списка адресатов ☺.

Можно сколько угодно вбивать в головы, как важно самообразование, но все равно не каждый сотрудник будет учиться вечером после работы или в выходные. Хобби, жена и дети, мысли о том, когда же отдыхать, или просто банальная лень – все это станет серьезной преградой на пути самообразования.

Дайте сотрудникам возможность учиться прямо в офисе в рабочее время.

Например, у нас каждый вторник с 12 до 13 все собираются на просмотр семинара или вебинара. Сначала мы просто закидываем идеи и темы в общий список, потом голосуем, какие из них интересуют большее количество людей, затем составляем план просмотра. В один день это может быть видеоурок по юзабилити, в другой – по копирайтингу или тайм-менеджменту.

А каждую пятницу первый час дня выделяется на чтение бизнес-литературы.

Еще одной гордостью считаем нашу библиотеку. За библиотеку отвечает офис-менеджер. Два раза в год мы закупаем интересные профильные книги (опять же, список составляем на основе пожеланий трудящихся), которые любой может взять для прочтения. А после прочтения устраиваем презентацию лучших книг и их обсуждение. Как правило, на таких обсуждениях рождается много новых идей по развитию компании.

Попробуйте и уже через полгода ощутите серьезный профессиональный рост специалистов и приток новых идей для развития.

Для каждого сотрудника мы составляем карточку роста на год, где описываем, в какой точке он находится сейчас, в какой должен находиться через год и что для этого за год надо сделать.

Это очень удобно руководству, поскольку оно заранее знает, как растет каждый сотрудник и вся компания в целом. И удобно сотруднику – он не просто так просиживает штаны, но осознает, что у него есть цель.

После того как мы внедрили такие карточки, рост в компании у нас пошел намного интенсивнее.

Любой бизнес – это отношения между людьми. Мы уже почти научились поздравлять партнеров с праздниками и днями рождения. А что вы знаете о своих сотрудниках? На моих совещаниях было правило: каждый вначале рассказывал одну самую потрясающую историю, произошедшую с ним за прошлую неделю, личную и корпоративную.

В одной из книг Игоря была история про благодарственное письмо родителям сотрудника. Очень необычный инструмент. Обращается к ценностям. Использовал: был wow-эффект.

Эта простая идея может сэкономить вам и вашим коллегам немало времени, и вытекает она из уже упомянутого цикла Деминга. Периодически анализируйте, нужен ли тот или иной регулярный отчет или внутренняя рассылка. Запросите обратную связь у «потребителей» вашего отчета. Вполне возможно, что он уже им не нужен, или нужен в урезанном виде, или же совсем в другом формате.

Я сталкивался с такой ситуацией в нескольких компаниях. К сожалению, инерция бывает очень сильной – и ненужный отчет делается и рассылается «по накатанной» еще несколько месяцев, а то и лет. И случается, что исполнитель тратит несколько часов раз в неделю, при этом половина получателей отчет даже не открывает, а другая половина читает его по диагонали.

Если вы CEO (генеральный директор), попробуйте делать регулярную (например, ежеквартальную) рассылку для всех коллег с новостями, планами, анализом ситуации в компании, идеями.

Такая практика есть, например, в Krostu и МИФе. Сотрудникам очень нравится получать новости и быть в «едином информационном поле» – ведь часто коллеги из разных отделов не видят всю картину происходящего в компании. Полезно синхронизировать видение – и кто может сделать это лучше, чем руководитель?

Кстати, архив рассылки полезно сохранять – как минимум для будущих новичков компании.

Trello – бесплатный сервис (у которого есть платные аккаунты с расширенными возможностями) с очень простым интерфейсом для ведения совместной работы над проектами и списками задач.

Trello позволяет делать несколько «досок» со списками задач, прикреплять изображения и ссылки, назначать ответственных на задачи, переносить задачи из одной карточки в другую.

Адрес сервиса – trello.com.

Еще один удобный сервис для совместной работы. В нем можно строить схемы бизнес-процессов и потоков ценности, «схемы путешествия клиента» (Customer journey map), планировать проекты с помощью календарей, диаграмм Ганта, досок, проводить маркетинговый анализ (например, PEST, BCG или SWOT) и многое другое. Есть возможность добавлять файлы и изображения. По сравнению с Trello есть больше возможностей для визуализации, построения сложных схем и анализа взаимосвязей.

Сервис можно попробовать (и использовать) бесплатно, но возможности такого тарифа ограничены (несколько пользователей и досок).

Адрес сервиса – realtimeboard.com.

Часто нам требуется оперативное информирование сотрудников, но в большинстве бизнесов основная часть персонала не находится постоянно за компьютером и не открывает сразу же входящие письма, а личный телефонный звонок может отвлечь от текущих задач и требует значительных временных затрат при наличии большого штата.

На выручку может прийти обыкновенный мессенджер, например WhatsApp. Создайте группу оперативной связи и подключите в нее сотрудников. Групп может быть несколько, в соответствии с зоной ответственности, должностями или темами. Теперь у вас появилась возможность не только оперативно информировать и ставить задачи, но и подключать всю группу к обсуждению важных, не требующих отлагательств вопросов.

Этот совет я прочитал в книге Тимура Дергунова и с тех пор часто его использую. Нередко случается, что менеджер сообщает коллеге или подчиненному о проблеме, рассчитывая, что тот воспримет это как задачу и будет ее решать. Но собеседник, хотя и услышал о наличии проблемы, не воспринял ее как руководство к действию и, соответственно, не стал что-либо делать.

На одном из тренингов проводилась такая игра – сотрудники передавали друг другу маркеры и карандаши, которые символизировали задачи, требующие решения, одновременно говоря: «Маркер отдал», «Карандаш принял» и т. п. При этом для передающего окончание процесса передачи маркера – не факт, когда он его отпустил физически, а когда услышал подтверждение второй стороны о получении. Таким образом сотрудники понимают, что самое плохое, что может произойти в их коммуникациях друг с другом, – это «маркеры, упавшие на пол», то есть потерянные, бесхозные задачи. Просите коллегу повторить задачу, чтобы убедиться, что она им воспринята и будет решена.

Как вы, возможно, уже знаете из книг Игоря, существуют тысячи инструментов маркетинга. Некоторые из них бесплатны, а другие могут быть применены очень быстро и без больших ресурсов. О таких мы и расскажем в этом разделе.

В него же вошли бизнесхаки, которые помогут вам в продажах. Спасибо коллегам-экспертам, поделившимся своими «фишками»!

Если вы хотите повысить эффективность вашего маркетинга и, как следствие, добиться постоянного роста результативности бизнеса, вам необходим метод «90 дней». Его придумал Игорь Манн в 1997 году, и совместно с Игорем мы успешно реализовали его в нескольких компаниях.

«90 дней» – универсальный инструмент, эффективно работающий в любой компании в сегментах b2b и b2c. С его помощью вы получите системный и прозрачный подход к маркетингу и в течение трех месяцев сможете показать классные результаты по разным направлениям.

Суть метода проста – он похож на квартальный план отдела продаж, но если у отдела продаж ключевые показатели – объемы продаж, деньги, то для маркетингового плана вы формируете список из 30–50 важных для бизнеса задач на квартал (три месяца).

Потом вы делите их на группы – PR, интернет-маркетинг, лидогенерация, внутренний маркетинг, удержание клиентов…

За каждой задачей должен быть ответственный сотрудник.

Задача координатора плана (как правило, маркетера компании или директора по маркетингу) сделать так, чтобы задачи выполнялись одна за другой – и общий процент выполнения задач к концу квартала должен быть на уровне 80–90 %.

Работать по методу «90 дней» просто, понятно и интересно.

И с каждой последующей итерацией (каждым новым планом «90 дней») маркетинг становится более системным, быстрым, разнонаправленным, сфокусированным и результативным.

Визитная карточка всегда под рукой.

Она может помочь вам завести знакомство, запомниться и даже продать продукт или услугу.

Визитка должна быть хороша. Чертовски хороша!

Есть десять простых способов сделать свою визитку более эффективной.

1. Пишите вначале свое имя, затем фамилию – первое можно сделать крупнее. Мы обращаемся друг к другу по имени, фамилия уходит на второй план.

2. Креативно сформулируйте должность. Все вокруг «владельцы», «директора», «менеджеры». Станьте на визитке «волшебником», «гениальным директором», «избранным». Если вам кажется, что это несерьезно, укажите свою функцию: «решаю важные задачи», «достигаю результатов», «делаю вас известными».

3. Разбейте номер телефона на несколько частей с помощью тире. Так его проще считать. Правильный формат для мобильного телефона – +7 111 999-88-77. Для городского – 8 (123) 999-88-77. Исключения – когда можно сгруппировать похожие цифры иначе. Например, +7 111 99-88-777.

4. Оставьте только актуальную контактную информацию. Не хотите, чтобы вам звонили, не указывайте телефон. Предпочитаете общаться по скайпу? Укажите на это! Кстати, вписанный от руки номер телефона добавляет визитке ценности – собеседник сразу понимает, что вы даете ему эксклюзивный канал для общения.

5. Уберите сокращения «тел.», «раб.», «моб.» и «e-mail». В 99 % случаев и так понятно, что есть что. Это самый простой способ сделать визитку «легче».

6. Используйте необычную верстку. Почти у всех визиток информация находится «по горизонтали». Выделитесь! Попробуйте разместить информацию вертикально. А если по диагонали? (проверено – запоминается).

7. Не экономьте на бумаге. Да, визитка из хорошей дизайнерской бумаги выйдет дороже. Но ее будет приятно держать в руках. Если требуется, напечатайте два комплекта визиток – один «для всех» (подешевле) второй – «эксклюзивный», для самых важных контактов.

8. 99 % визиток – белого цвета. Думаю, вы поняли намек ☺.

9. Не забывайте про оборотную сторону. Она – для вашего коммерческого предложения. Укажите три причины купить именно у вас. Перечислите спектр ваших услуг. Объясните, как вы работаете. Вариантов масса! Если вам нужна визитка для иностранцев, сделайте отдельный комплект – не стоит указывать на обороте перевод (это глупо, несерьезно и дешево).

10. Придумайте «фишку». Можно обыграть вашу должность (например, круглая «черная метка» для коллектора), сделать визитку-трансформер (визитка в виде бумажного журавлика, если вы сотрудник или владелец суши-бара), придумать ритуал (вы предлагаете на спор порвать вашу визитку, а она сделана из антивандального материала). Удивляйте и запоминайтесь!

Сколько у вас поклонников, которые рекомендуют компанию друзьям и знакомым? Почему некоторые клиенты уходят к конкурентам и пишут нелестные отзывы? Чтобы получить ответы на эти вопросы, опросите своих покупателей и посчитайте индекс NPS.

NPS (Net Promoter Score) такой же значимый показатель, как и прибыль, который замеряют прогрессивные компании во всем мире. Его плюс в том, что он помогает предсказывать будущий доход, в то время как стандартные финансовые показатели отражают текущую ситуацию.

Сама методика расчета NPS достаточно проста (и поэтому так популярна) и подходит как для b2с-, так и для b2b-компаний.

Задайте клиентам главный вопрос по e-mail или по телефону: «Насколько вероятно, что вы порекомендуете нашу компанию своим друзьям и знакомым при случае? Оцените, пожалуйста, по шкале от 0 до 10, где 0 – точно не буду рекомендовать, 10 – очень вероятно, что буду рекомендовать».

Дополнительные вопросы, которые стоит задать после основного:

• почему вы поставили нам именно эту оценку?

• что мы можем сделать для того, чтобы вы поставили нам максимальный балл?

«100 слов о…» – необычный формат решения задачи отстройки от конкурентов.

Когда конкуренты используют стандартные способы презентации – буклет, брошюра, слайды… «многа букф», – вы используете документ «100 слов о нашей компании».

Вы можете распечатать его на принтере или отпечатать в типографии, можете сделать отдельный слайд в презентации.

Само название, необычность подачи информации поможет выделиться и запомниться (краткость – не только сестра таланта, но и гарант выбора в вашу пользу ☺).

Будьте готовы, что ваш клиент начнет считать слова. Человеческое любопытство и не такое заставляет делать… В этом случае лучше, если слов будет ровно 100.

В программах Word и Pages есть функция подсчета слов. Самому считать не надо – за вас все сделает компьютер. В Word количество слов отображается в строке состояния (внизу экрана) в левой части. В Pages нужно будет щелкнуть на кнопку на панели инструментов и выбрать «Показать количество слов».

А если есть праздники – то должны быть и поздравления.

Поздравительные письма и адреса помогают налаживать и поддерживать отношения с клиентами, переводить их на более неформальный уровень.

Даже суровый b2b-бизнес (когда компания продает другой компании) на деле бизнес p2p – когда люди продают другим людям (people to people).

А в этом случае не нужно забывать о праздниках и памятных событиях.

Какие могут быть праздники:

• календарные;

• профессиональные;

• юбилеи;

• государственные;

• личные;

• семейные (в России много семейных компаний);

• связанные с традициями;

• связанные с достижениями;

• народные;

• международные;

• религиозные;

• корпоративные.

Если хотите убедиться в том, что реклама или коммерческое предложение, созданные вами, будут работать на 100 %, проверьте их по системе «Семь из семи».

Покажите сначала рекламное объявление вашим коллегам – пусть они покритикуют то, что вы сделали.

Теперь покажите рекламу знакомому маркетеру из другой компании (вот зачем вам нужен нетворкинг) попросите указать на замеченные недостатки.

Теперь можно показать объявление клиентам компании, спросить их мнение.

Следующие – потенциальные клиенты компании (их непросто опросить, но их обратная связь многое вам даст для улучшения вашей рекламы).

Теперь родители и дети! Чего не поймут они – не поймут и ваши клиенты.

Если рекламу делало для вас агентство А, то покажите продукт их труда конкурентам – агентству Б. Так и скажите: «Вот реклама ваших коллег, агентства А. Что-то нас в ней смущает… Как она вам?» Наслаждайтесь результатом ☺.

Финальный аккорд – можно показывать объявление вашему руководителю. Смело. Основные косяки вы уже вычистили.

Часто коммерческие предложения или рекламные буклеты начинают со слов «Уважаемые коллеги», «Уважаемые дамы и господа», «Дорогие наши читатели».

Суровая правда жизни – люди никогда не читают коммерческие предложения или рекламные буклеты, собравшись толпой или кучкой.

Пишите такие тексты, обращаясь к одному читателю: «Дорогой клиент», «Уважаемый партнер».

Бенчмаркинг – это поиск новых хороших идей извне: в других компаниях, других отраслях, других странах.

Если у вас закончились все идеи, связанные с тем, как развивать свою компанию дальше, попробуйте использовать бенчмаркинг.

Внутренний бенчмаркинг. Поищите идеи внутри своей компании. Может, ваша бухгалтерия или логистика работает так, что диву даешься. В чем их секрет?

Просто общайтесь с руководителями подразделений и лучшими сотрудниками – уверены, инсайтов будет много.

Межотраслевой бенчмаркинг. Можете посмотреть на лучшие компании в других отраслях. Если вы агентство недвижимости, то посмотрите, как работают автодилеры, продавцы яхт и девелоперы.

Международный бенчмаркинг. Изучите лучшие международные практики. Что делают компании, аналогичные вашей, в Швеции, США или Японии? Уверены, у вас появится много хороших идей, если вы проанализируете деятельность компаний-лидеров на международных рынках.

Есть много способов сделать маркетинг лучше, а бизнес прибыльнее.

Но ни одна концепция не сравнится с концепцией точек контакта.

Точки контакта – это ситуации, моменты и интерфейсы соприкосновения клиента с компанией.

Если в точке контакта все хорошо, клиент с вами начинает или продолжает работать.

Если в точке контакта все плохо, то «давай, до свидания!» – клиент уходит или не приходит к вам.

Улучшите ваши точки контакта – сделайте свой бизнес лучше очень быстро.

(Более подробно см. книгу «Точки контакта».)

Сервис Google Trends позволяет анализировать динамику популярности определенной темы (для этого в верхней строке на странице сервиса нужно ввести эту тему) и понять, в каких странах этой темой интересуются больше, а в каких меньше (на примере запроса «Excel»):

Кроме того, с помощью сервиса можно узнать, что больше всего обсуждают и ищут в сети за последние сутки – как в России, так и в других странах. Вы можете проанализировать все темы или же выбрать только одну из категорий: бизнес, здоровье, наука и техника, развлечения или спорт. Этот функционал доступен на главной странице сервиса.

Адрес сервиса https://www.google.ru/trends.

Статистику запросов в Яндекс по определенным словам можно узнать на странице https://wordstat.yandex.ru.

Вводите ключевые слова в поисковую строку и нажимайте на кнопку «Подобрать».

Под строкой есть три кнопки для выбора одной из опций:

• «по словам»: вы увидите, с какими словами обычно ищут заданное слово (и сколько было запросов);

• «по регионам»: статистика запросов по городам;

• «история запросов»: запросы по заданному слову (словам) в динамике.

С помощью сервиса Google Alerts вы можете получать сообщения о новых публикациях в сети по интересующей вас теме. В качестве темы укажите название вашей компании (или даже собственные фамилию и имя), профессиональную тему, которой занимаетесь, название IT-продукта, по которому вы проводите консультации, и т. д.

Чтобы настроить оповещения, зайдите на страницу сервиса, введите нужный вам запрос, нажмите кнопку «Еще параметры» и настройте рассылку:

• укажите частоту отправки;

• укажите источники (например, вы можете отключить блоги);

• укажите язык материалов;

• укажите страну;

• выберите способ доставки: на почту Gmail или в формате RSS.

Любой бизнес построен вокруг отношений между продавцом и клиентом, но не каждый продавец позволяет клиенту участвовать в своем развитии – и это совершенно напрасно! Всего один вопрос: «Что мы должны сделать, чтобы быть еще лучше для вас?» – способен привнести массу новых идей и возможностей, которые не видели вы и ваши сотрудники. Задайте этот вопрос и попросите клиента ответить на него сразу после очередной сделки или же спустя небольшой промежуток времени, совершая звонок вежливости. Но ни в коем случае не стоит предлагать варианты ответа – это не только накладывает ограничения, но и не позволяет сформулировать собственную идею.

Каждая компания тратит значительные средства и время на изучение и анализ конкурентов, при этом запрещая собственным сотрудникам пользоваться их услугами и товарами в попытке воспитать корпоративный дух. А напрасно. Если конкурент лучше и сильнее, то, несмотря на получение заработной платы в вашей бухгалтерии, деньги сотрудник понесет ему, и будет глупо предполагать обратное – уж слишком мы любим себя, ценим нами заработанное и не готовы пользоваться неудобными и некачественными услугами и товарами, даже если сами к этому причастны.

Измените отношение сотрудников к конкурентам и введите систему поощрений за информацию о веских причинах покупать не у вас и о лучших решениях соперника по бизнесу. Правильная работа с полученной информацией и оперативная настройка бизнес-процессов, способствующая правильным изменениям в выпускаемой продукции или системе продаж, позволит становиться качественно лучше, реже слышать хвалебные оды конкуренту и гарантированно поднимет корпоративный дух сотрудников и лояльность ваших клиентов.

Программа лояльности в России – тема сложная. Большинство компаний используют стандартные методы привлечения и удержания клиентов: выдают карту со скидкой 3–5 %, пишут письма и SMS по большим праздникам, не понимая, как отслеживать ROI и анализировать действия, которые повлияли на решение того или иного покупателя.

Давайте разберемся, как следует привлекать и удерживать клиентов с помощью программы лояльности, которая действительно работает.

1. Аудит существующей базы данных и программы лояльности.

Первое, что мы должны сделать, – проанализировать существующую базу данных клиентов. Скорее всего, большинство анкетных данных будут отсутствовать. Причин здесь несколько: например, в ретейле при заполнении анкеты для получения накопительной карты сами клиенты пропускают многие данные. Кто-то пишет только телефон для связи, кто-то почту. Возраст девушки и женщины не указывают, поскольку у нас не принято спрашивать про возраст. В результате в дальнейшем нам трудно ориентироваться на возможные предпочтения таргетированных групп, так как нет возможности выделить их по возрасту и предпочтениям – ведь очень редко накопительную карту активируют в момент покупки, а это крайне важно. Первая покупка уже дает представление о частичных предпочтениях клиентов, и для дальнейшего их удержания подобная информация жизненно необходима.

Второе, о чем следует упомянуть, – это мотивация продавцов и менеджеров по продажам. Я редко встречаю KPI, который завязан на количестве выданных карт лояльности и повторных покупках клиентов, получивших карты. Такой мотивации чаще всего, к сожалению, нет. В результате только отдел маркетинга мотивирован возвращать клиентов и удерживать их. Это категорически неправильно – ведь находящиеся на первой линии общения с клиентами продавцы тоже должны быть вовлечены в процесс возвращения клиентов. Помимо создания KPI и мотивации для продавцов мы разрабатываем еще и скрипты с объяснениями клиентам, как работает программа лояльности, акцентируя внимание на «фишках» и самых больших «плюшках», которые они смогут получить, постоянно пользуясь товарами или услугами именно вашей компании. Этот спусковой крючок, или триггер, как мы его называем, запускается в момент совершения покупки, когда человек находится в приподнятом настроении и эндорфины помогают нам посеять и закрепить в его памяти идею о программе лояльности. Эйфория становится мощнейшим инструментом для сохранения информации, но ее обязательно нужно закрепить – прислать классное письмо, в котором лежит карта лояльности и визуально привлекательная, а главное, понятная инструкция, как и зачем следует активировать карту.

Чтобы клиенты заполняли как можно более подробно анкету для программы лояльности, мы рекомендуем поощрять эти не самые интересные действия баллами, которые пойдут в зачет. О баллах я расскажу чуть позже.

2. Создание алгоритмов привлечения и удержания клиентов. Сейчас начнется космос. Держитесь за ваши кресла. Безусловно, то, что мы применяем, можно и нужно называть инновацией. Мы предугадываем действия клиентов и направляем их в нужное нам русло. Мы разрабатываем алгоритмы, способные вернуть и удержать клиента на долгое время. Как мы это делаем? Давайте рассмотрим вот такой пример.

Клиент купил айфон. Он заполнил анкету и получил карту лояльности. Продавец передал клиенту конверт с картой и подробной инструкцией, как ее активировать и что она дает. Спустя две недели мы напоминаем о себе в виде персонализированного письма, рассказывая о «фишках» и полезных приложениях айфона. Просим пройти опрос об адаптации к новой iOS. На данном этапе мы ничего не продаем. Спустя три недели мы просим зарегистрироваться в личном кабинете, если этого не произошло, и поощряем за совершенное действие скидкой на наушники именно для того айфона, который купил клиент. Спустя четыре недели мы рассказываем о нашей программе лояльности, награждаем клиента бейджами и баллами за совершенные действия, демонстрируя в личном кабинете его дорожную карту и призы, к которым он должен стремиться.

Как видите, мы не начинаем ему продавать какие-то дополнительные товары или услуги сразу – так делать нельзя. Мы постепенно рассказываем о взаимодействиях с нами, дарим ему полезную информацию и обучаем новым «фишкам». Это важно – обучение через фан дается легче и проще, уж поверьте мне. Думаю, стоит сделать несколько пояснений, например, что такое дорожная карта. Это временная линия в личном кабинете клиента на вашем сайте или в мобильном приложении, где обозначены призы и количество баллов, необходимые для их получения.

3. Создание игровой механики и правил получения баллов.

Темой геймификации я занимаюсь более двух лет. Это немного, но в России ее до сих пор практически нет. В книге, которую я сейчас пишу, все кейсы – российские, но большинство из них созданы западными компаниями. Значит, тренд существует и спрос на подобные инструменты тоже, но мы о них пока не знаем. Геймификация – это использование игровых элементов в бизнесе. Давайте посмотрим на компоненты любого геймифицированного процесса:

• бейджи;

• награды;

• аватарки;

• рейтинговая система;

• задания;

• коллекционирование;

• баллы;

• уровни;

• разблокировка контента;

• призы.

Заставить сотрудников помнить о ценности каждого клиента – задача сложная.

Но есть достаточно простое упражнение, с помощью которого вы сможете решить эту проблему, – это расчет стоимости клиентов на всю жизнь.

Для этого вы должны прикинуть три числа:

• сколько раз в течение года клиент будет покупать у вас (А);

• каким будет средний чек (Б);

• сколько лет клиент будет покупать у вас (В).

Дэн Зарелла, профессиональный исследователь социальных сетей и эксперт по интернет-маркетингу, проанализировал статистику твитов и выяснил, что больше всего ретвитов происходит в период с 15 до 17 часов. Разница с другим временем суток очень существенная – соответственно, если публикуете сообщения в Twitter с призывом поделиться ею, стоит делать это в указанные часы.

В рамках недели количество ретвитов растет от понедельника к пятнице и резко падает в выходные.

Длинные твиты получают больше кликов (зависимость CTR от количества символов в сообщении прямо пропорциональна). Просьба о ретвите увеличивает их количество в четыре раза. Чем чаще пользователь пишет о себе («я», «мы», «нас» и т. д.), тем меньше у него читателей.

Позитивные публикации привлекают больше читателей, чем негативные.

Обычно первый раунд переговоров заканчивается коммерческим предложением. Стороны встретились, обсудили потребности. По итогам представитель поставщика отправил коммерческое предложение. Так делает подавляющее большинство.

Если вы хотите выделиться и запомниться потенциальному клиенту, то в этот же день вместо коммерческого предложения отправьте ему протокол переговоров.

Отразите в нем ключевые тезисы вашего разговора и достигнутые договоренности.

Не требуется делать стенограмму или полную расшифровку – перечислите цели, которые ставит себе потенциальный клиент, и то, что должно произойти в его бизнесе в результате сотрудничества с вами. Просто спросите себя: «О чем мы договорились?» – и кратко изложите ответ на бумаге. Продавцы делают это так редко, что небольшой текст на половину (или даже четверть) А4 вызовет искреннее восхищение клиента.

Внутренняя готовность к составлению итогового протокола подарит вам дополнительный «сверхбонус» – вы будете вести встречу с целью достичь договоренностей и все реже и реже станете отвечать на поставленный вопрос ответом «Ни о чем не договорились», чаще и чаще начнете перечислять в итоговом протоколе конкретные шаги по развитию вашего сотрудничества.

Кроме того, необходимость составить такой протокол «прокачает» ваше личное качество – умение слушать. Если вы будете знать, что слова клиента, его ожидания и опасения нужно изложить на бумаге, то совершенно по-другому станете вести себя на встрече – начнете слышать.

Советы.

1. Создайте для себя заранее шаблоны писем с готовой структурой:

– благодарность за уделенное время;

– бизнес-цели клиента;

– выводы по встрече;

– поставленные задачи;

– сроки выполнения.

2. Помогите себе воспитать новую привычку. Уходите на встречу – закройте клавиатуру листом с большим словом ПРОТОКОЛ. Это позволит вам не забыть по привычке о важной задаче – когда вы вернетесь со встречи, то будете знать, что нужно сделать в первую очередь.

3. Пользуйтесь функциями голосового набора. Большинство смартфонов поддерживают его во встроенной клавиатуре. Если вы еще не пользуетесь им, то обратите внимание на значок микрофона на клавиатуре. Благодаря таким приложениям вы сможете надиктовать в машине основной объем текста протокола и отправить на свой e-mail. По приезде вам останется отредактировать и отформатировать текст. Вставьте в готовый шаблон и отправьте потенциальному клиенту.

4. Отправьте протокол в этот же день. Чем раньше вы это сделаете, тем больший эффект он будет иметь.

Какой цифрой заканчивать цену? Ряд экспериментов и исследований[49] показали: если цена оканчивается на цифру 9, это ассоциируется со скидками и сигнализирует о снижении. В большинстве дорогих ресторанов цены заканчивались на 0 или другие цифры. В дешевых 63 % цен заканчивались на девятку.

Круглые цены, в свою очередь, более пригодны для среднего и премиального сегмента.

При выходе на региональные рынки и поиске оптовиков или дистрибьюторов для своей продукции следует договариваться не с лидерами рынка, а с компаниями, следующими за ними, – примерно с третьей позиции рейтинга по седьмую. В качестве партнеров более выгодны еще не «зажиревшие», молодые, активные компании, которые пока не вышли на лидирующие позиции, но очень туда стремятся.

Один интересный эксперимент[50] подтвердил то, что начало в любом деле для нас наиболее сложно и затратно – и это можно использовать в маркетинге. На автомойке выдавали дисконтные карточки – вроде тех, что дают в кофейнях, – с наклейками. Часть клиентов получила карточку с восемью позициями для штампов (после сбора которых можно было получить бесплатную мойку), другая – с десятью позициями, две из которых уже были со штампами, как будто клиент дважды прошел мойку.

В обоих случаях суть была одна и та же: нужно восемь раз помыть машину, чтобы получить бесплатную мойку в подарок. Но те, кто был уже «на пути» – с двумя проставленными штампами, – дошли до бесплатной мойки в 34 % случаев. Другая группа – в 19 %.

Во время презентации упор принято делать на демонстрацию выгод. Что-то вроде «назвал характеристику – назови выгоду». Однако мозг человека работает иначе: нет сравнения – нет выбора; нет выбора – нет продажи. Одну модель презентовать недостаточно, даже если будут перечислены все выгоды. При презентации двух моделей чаще выберут ту, что дешевле. Оптимальна сравнительная презентация трех вариантов (большее количество вариантов приводит к усложнению выбора).

Поэтому намного эффективнее использовать «три коробочки» – прием, описанный Биллом Бишопом в книге «Как продать лобстера»[52]. С помощью этого приема, например, владельцы кинотеатров в свое время резко увеличили продажу попкорна и напитков: раньше они продавались в больших и маленьких стаканах, и 80 % оборота приходилось на маленькие. Тогда в ассортимент добавили мегастаканы емкостью в два раза больше. В сравнении с мегастаканами прежние большие уже таковыми не воспринимались, и их доля выросла до 60 %. Доля маленьких стаканов упала с 80 до 20 % – ведь они стали восприниматься совсем маленькими.

При продаже сначала презентуйте товар, соответствующий потребностям покупателя и попадающий в верхнюю границу озвученного им бюджета. Затем переходите к более дорогому аналогу, выше качеством или с увеличенным функционалом. Подробная презентация уже не нужна, расскажите только о его дополнительных преимуществах: «Есть еще почти такая же модель. Она дороже на три тысячи, но зато здесь увеличенная память и более мощный процессор» (подробная презентация может перегрузить покупателя, и он уйдет «думать»). Затем показывайте третью модель – дешевле первой – и презентуйте ее отличия со знаком минус: «Эта модель дешевле на две тысячи, но здесь нет защиты от пыли и нет USB-выходов». Такой подход повышает ценность первых двух вариантов и, соответственно, вероятность их продажи (страх потерять у нас обычно сильнее желания приобрести). Дополнительные плюсы техники: у покупателя есть ощущение выбора, и за счет сравнения его ему упрощают. Плюс он не чувствует, что ему что-то навязывают, поэтому легче принимает решение.

Воспринимайте свой магазин (бизнес) как дистанцию с барьерами: преодоление каждого из них повышает вероятность продажи. Универсальные барьеры для покупателей – войти в магазин, обойти торговый зал, заговорить с продавцом, расплатиться на кассе. Частные барьеры – пройти на примерку, присесть к менеджерскому столику, записаться на замер. Например, распахнутые двери в магазине одежды резко увеличивают входящий трафик. Даже одна закрытая створка сокращает входящий поток более чем вполовину (поэтому в торговых центрах дверей практически нет). Чтобы покупатель прошел в торговый зал и задержался в нем, его нужно чем-то удивить – необычными моделями или оригинальными инсталляциями. В противном случае он решит, что в магазине нет выбора, и быстро его покинет.

Чтобы покупатель решился примерить, его к этому нужно дополнительно побудить: «Меряйте с удовольствием. Просто так, что ли, висит». У менеджерского столика должны стоять удобные стулья, а персоналу следует знать, как и когда предложить покупателю присесть (кстати, в служебном помещении должны храниться раскладные стулья – на случай, если покупателей будет несколько). Все продавцы должны уметь «подталкивать» покупателя к покупке: «Вам как удобнее оплачивать – картой или наличными?», «Вам обычную упаковку или подарочную?» Если этого не делать, страх покупателя ошибиться с выбором и расстаться с деньгами может легко победить, и он уйдет «думать».

В b2b-продажах чаще всего приходится иметь дело с компаниями, у которых нет явной потребности в рассмотрении новых предложений. Традиционный подход, предполагающий установление контакта и последующее выявление потребностей, тут дает отчетливый сбой. Чтобы «купить» внимание потенциального клиента в самом начале встречи, лучше сразу сделать ему предложение – только не сотрудничества и не своего продукта «хорошего качества по выгодной цене»: это самый быстрый способ убить интерес к продолжению разговора. Предложение должно содержать конкретное описание или выгоды, которую может получить клиент, или решения его проблемы.

• Для производителей тортов одна из ключевых проблем – возврат нереализованной продукции. У нас есть решение, которое позволяет сократить возвраты минимум на 30 %. Насколько это может быть интересно вашей компании?

• Есть идея, как вашему супермаркету с помощью обычной упаковки дополнительно заработать до двух миллионов рублей в год. Насколько это может быть интересным?

В ситуации неопределенности и нехватки информации человек склонен ориентироваться на поведение других людей (в психологии этот феномен называется эффектом социального доказательства). Поэтому истории клиентов, которые уже воспользовались предложением и извлекли очевидные выгоды, – прекрасный способ привлечь внимание к своему предложению и мощный аргумент при презентации КП. Я также активно использую истории успеха клиентов для усиления Большой Идеи.

Истории стоит рассказывать определенным образом – они должны буквально программировать выбор клиентов. Отлично работает техника СаПеР (сомнение – преодоление – результат).

«Знаете компанию “Веселый кондитер”? Они сначала с недоверием отнеслись к нашему предложению. Сами понимаете, все сначала обещают райские кущи. Мы убедили их попробовать нашу глазурь. В результате проблема растрескивания полностью решилась, и теперь торты сохраняют товарный вид на протяжении всего периода реализации. Возвраты нереализованной продукции сократились на 28 %».

Важный момент. Истории успеха нужно рассказывать про компании из той же весовой категории и географически близкие. В Москве с усмешкой будут слушать истории про региональные компании. Во Владивостоке никого не зацепят истории про пензенский бизнес. Владельца небольшого магазинчика будут раздражать истории успеха розничных сетей, и наоборот.

Кстати, истории успеха клиентов помогают также при анализе сильных сторон своей компании. Правда, редко кто из менеджеров может сказать, почему этот клиент начал сотрудничать с компанией (или продолжает это делать). Между прочим, это знание здорово помогает, когда клиент начинает просить скидку, апеллируя к длительной истории отношений.

Если вдуматься, b2b-клиенты чаще всего заинтересованы в увеличении доходности бизнеса. Например, торговую компанию может совершенно не интересовать качество продукта, но ей важно понимать, сколько она на нем заработает. Поэтому с ней лучше говорить о статистике продаж, оборачиваемости, рентабельности, влиянии на продажи всей товарной группы. Для продуктов, позволяющих тем же промышленным предприятиям повысить производительность и сократить расходы, это тоже актуально: сэкономленные деньги – заработанные деньги. Поэтому монетизация потенциальной выгоды – мощный аргумент, особенно если он подкреплен историями успеха других клиентов или, на худой конец, тестовыми испытаниями. На практике возможную доходность сделки в процессе продаж обсуждают редко, отдавая предпочтение более эмоциональным аргументам.

Поэтому я рекомендую ко всем горячим коммерческим предложениям прилагать технико-экономическое обоснование сделки. Долларизируется буквально все: параметры сделки (доставка, частота, условия оплаты, компенсация потерь и т. д.), отличия продукта, стоимость владения, истории успеха других клиентов.

Кстати, долларизировать можно и те потери, которые несет клиент, не решая выявленные проблемы. Это прекрасный способ сподвигнуть его к решительным действиям:

Обещая много, вы можете заполучить клиента на одну сделку/покупку. Но что будет дальше? Сможете ли вы всегда выполнять обещанное и держать планку?

Если нарисовать простую матрицу 2 × 2 – сколько обещали / сколько сделали, – станет понятно, что лучший вариант в долгосрочном плане – превзойти ожидания клиента. Кроме того, так вы снижаете риски. В крайнем случае, если не получится выполнить все идеально, клиент просто будет доволен – ведь вы не сделаете меньше, чем обещали.

Большинству компаний достаточно поднять цены на 1 %, чтобы сразу же повысить свою прибыль (в среднем на 11 %[55]).

Для большинства клиентов увеличение цены на 1 % проходит безболезненно.

Вы просто поднимаете цены.

Вы сразу же увеличиваете вашу прибыль.

Проанализируйте свои цены и найдите те позиции, на которые давно пора повысить цену. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• на продукты и услуги с неэластичным спросом по цене (труднозаменяемые товары, товары первой необходимости и т. д.);

• товары, на которые давно не поднимали цены (более года);

• товары, которые можно продавать разным клиентам по разным ценам.

Не поднимайте цены резко (5 % и выше). Лучше поднять цены в интервале 1–3 %.

Предупредите о подъеме цен клиентов заранее. Дайте им возможность купить товар/услугу по старой цене – это формирует долгосрочную лояльность. Не поднимайте цены часто – если только это не обосновано курсовой разницей или другими форс-мажорными факторами. Оптимально поднимать цены два – четыре раза в год.

Если боитесь поднять цены на весь ассортимент, то сделайте это с его частью.

Создайте УТП у ваших продуктов и услуг

УТП – это ответ на вопрос «Почему я должен купить именно этот продукт или услугу и именно по этой цене». Составьте список выгод, которые клиенты получают, купив ваш продукт или услугу.

Использование цифр 3, 5, 7, 9 – если цена на них оканчивается, это снижает возможный дискомфорт в глазах клиента. Такие цены не кажутся высокими.

Использование правильных стикеров дает возможность продать больше. Так, например, стикеры «Хит продаж», «Надо брать», «Рекомендуем», «Последние позиции» позволяют увеличить продажи до 8 % даже при повышении цены.

Рекомендуем провести мозговой штурм с командой и придумать на нем как можно больше разных стикеров.

И начинайте их смелее использовать!

Один издательский дом перед тем, как передать рукопись книги в типографию, предпринимает следующие шаги.

Сначала рукопись вычитывают автор(-ы) или переводчик(-и). Затем – профессиональные корректоры.

После этого издательство отдает рукопись пяти студентам филологического факультета очень известного вуза (хорошим студентам, конечно). И обещает, что за каждую найденную ошибку им заплатят по одному доллару.

Выстраивая такую систему проверки, издательство поступает очень мудро. Выигрывают все.

Читатель получает книгу без ляпов. Корректоры видят ошибки, которые они просмотрели. Студенты тренируются – и зарабатывают.

Почему бы менеджеру по маркетингу не взять эту идею на вооружение? Предложите вашим коллегам – на тех же условиях – вычитать подготовленные вами пресс-релиз, брошюру или план.

Поступая так, вы, во-первых, сами намного тщательнее подготовите документ и более внимательно его проверите.

Во-вторых, создадите еще один фильтр для проверки (и, возможно, фан).

И вне зависимости от того, сколько «заработают» ваши коллеги на проверке маркетинговых текстов, вы – и компания – окажетесь в выигрыше.

Сервис Максима Ильяхова «Главред» (https://glvrd.ru) очищает текст от словесного мусора, стоп-слов, проверяет на соответствие информационному стилю.

Есть расширения для браузеров и сайтов.

Ну а чтобы проверить текст на наличие ошибок, пригодится онлайн-сервис «Орфограммка» (http://orfogrammka.ru). Загружайте в него текст – и через две минуты получите проверку с указанием ошибок и их описанием. Сервис проверяет орфографию, грамматику, пунктуацию и стилистику.

Без интернета, смартфонов, ноутбуков и планшетов уже сложно представить себе жизнь. Технологии могут быть как злом, так и добром – бизнесхаки в этом разделе позволят вам поставить их себе на службу.

Двойной пробел при вводе текста в вашем смартфоне позволяет закончить предложение и начать следующее. При нажатии такого сочетания автоматически ставится точка, пробел и начинается новое предложение с заглавной буквы.

Без телефона никуда: сообщения, почта, звонки, оповещения о банковских операциях, одноразовые пароли…

Как оставаться на связи дольше?

• Очевидный совет – приобрести переносной аккумулятор для смартфона или чехол со встроенным аккумулятором.

• Уменьшить яркость экрана.

• Отключить автоматическую загрузку почты (то есть режим Push в настройках в разделе «Почта») и обновление приложений.

• Отключить Bluetooth и Wi-Fi, если они не используются.

• Чтобы зарядить телефон максимально быстро, переведите его на время зарядки в режим полета.

Вы часто набираете свой адрес (почтовый или e-mail) в SMS и в мессенджерах? Или регулярно начинаете сообщение с одной и той же фразы?

Чтобы экономить время, настройте сокращения для самых часто используемых слов и словосочетаний. Сокращение – это короткий набор символов, который после ввода автоматически будет расшифрован и развернут в полную фразу (аналог в Word – автозамена).

Например, вы можете заменить сочетание @@ или «e-mail» на свой почтовый ящик ivanov@company.com.

Другие примеры:

• сзвп – спасибо за ваше письмо;

• опп – обязательно отвечу на ваше письмо позднее, как только доберусь до компьютера;

• мойсайт – более подробную информацию вы можете найти на моем сайте: www.сайт. ru.

Камеру вашего телефона во многих случаях можно использовать как записную книжку и «внешнюю память».

Одалживаете кому-то свою книгу – сфотографируйте человека с книгой, чтобы не забыть, у кого она.

Перед походом в магазин можно сфотографировать холодильник, чтобы знать, какие продукты у вас еще в наличии.

В командировке и на отдыхе можно сфотографировать машину, которую вы берете напрокат (а именно ее мелкие повреждения), чтобы потом к вам не было претензий по поводу старых царапин.

Сфотографируйте телефон или адрес с рекламного баннера.

Ваш багаж в аэропорту вылета – на случай, если он потеряется или будет поврежден.

Лицензию таксиста – чтобы его было проще найти в случае, если вы что-то у него забудете в машине.

Место, на котором вы оставили машину на большой парковке.

Если вы пользуетесь айфоном, то можете одним движением удалять набранный текст в любом приложении.

Традиционная клавиша Backspace на клавиатуре работает, но она не всегда удобна: с ее помощью можно удалять по одному символу или ускорить удаление, удерживая эту клавишу.

А чтобы удалить весь набранный в программе текст, просто потрясите телефон. После этого появится диалоговое окно «Не применять “Печать”» – нажмите в нем на кнопку «Вернуть» – и весь текст будет удален.

Очевидный для многих совет, но все же достаточно важный, чтобы о нем напомнить.

Если у вас нет возможности подключиться к Wi-Fi, а интернет нужен, используйте смартфон как модем (большинство моделей имеют такую опцию). Главное – чтобы у вас был хороший тариф (и вы не находились в роуминге).

Спасибо Ольге Копыт за напоминание о расширенном поиске.

В любой из поисковых систем вы можете уточнять запрос, ограничивая поиск определенным регионом, датой обновления сайта, языком, конкретным сайтом, типом файлов и другими параметрами.

Кроме того, уточнять поиск помогут специальные операторы, примеры которых мы сейчас рассмотрим.

Можно искать конкретную фразу, в которой все слова идут только в заданном порядке. Для этого нужно заключить ее в кавычки: «Microsoft Excel 2016».

Чтобы исключить из результатов поиска страницы с определенным словом, поставьте перед ним дефис.

Чтобы искать числа в определенном диапазоне (в Google) поставьте между ними две точки:

Оператор site позволяет искать только на одном сайте или в одной доменной зоне:

Подробнее о расширенном поиске Яндекса можно прочитать здесь: https://goo.gl/jTAQdB.

А о поиске Google здесь: https://goo.gl/onLHwp.

Слишком много открытых вкладок ведет к потере фокуса, а переключение между ними – типичная попытка существовать в многозадачном режиме, который, как мы обсуждали ранее, у человека не работает. К тому же большое количество вкладок снижает не только вашу производительность, но и производительность компьютера, занимая много памяти.

Установите для себя правило работать только в одной вкладке браузера – или загрузите одно из бесплатных расширений для браузера, например OneTab.

Если вам нужно провести опрос коллег, тестирование новичков после испытательного срока, получить обратную связь от потребителей, воспользуйтесь бесплатным и предельно простым инструментом – Google Формами.

Google Формы можно найти по адресу https://docs.google.com/forms.

А в приложении 1 мы подготовили для вас подробную инструкцию по их созданию.

Используйте один из сервисов (Bit.ly, Goo.gl) для сокращения ссылок, чтобы превращать http://www.lifehack.org/360736/science-says-coffee-naps-are-better-than-coffee-nap-alone в http://goo.gl/odldk3.

Такие ссылки удобнее и смотрятся намного элегантнее в книгах, статьях, в переписке – где угодно.

В этой книге мы сократили длинные ссылки – так что вы можете оценить удобство этого бизнесхака уже во время чтения.

Тяжелые файлы сложно отправлять по электронной почте – обычно объем вложения ограничен и не превышает десятка мегабайт.

Для отправки более тяжелых документов пользуйтесь wetransfer.com – сервис позволяет бесплатно передавать файлы до 2 Гб. Загружайте файл, укажите ваш e-mail и адресата, и он получит ссылку на файл, а вы – отчет о загрузке.

Установите на свой ПК или Mac бесплатную программу LightShot – и делать скриншоты станет намного проще. Теперь при нажатии клавиши PrintScreen вы сможете:

• вырезать только отдельный фрагмент вашего экрана;

• загружать скриншот онлайн и отправлять коллегам или друзьям ссылку;

• быстро редактировать скриншот;

• сохранять его в файл;

• искать похожие изображения в Google;

• выводить скриншот на печать.

Если у вас Mac – воспользуйтесь программой CleanMyMac, которую можно скачать по адресу http://macpaw.com/cleanmymac. Она очистит ваш компьютер от ненужных файлов и освободит дисковое пространство. Программа безопасная и не удаляет важные и нужные файлы.

Для других компьютеров можно воспользоваться программой CCleaner, которая доступна по адресу http://www.piriform.com/CCleaner.

У нее есть бесплатная версия с хорошим функционалом.

Программа поможет очистить реестр, ненужные и временные файлы, автозапуск, неиспользуемые программы.

Программа SequoiaView сканирует ваш жесткий диск и визуализирует все файлы на нем. Чем больше файл, тем больше будет серый квадрат на экране программы, который ему соответствует. Это позволит быстро увидеть, какие файлы занимают больше всего места на вашем диске. При наведении на любой файл в программе вы увидите его полный путь – можно быстро перейти к нему и удалить или перенести на внешнее хранилище либо в облако.

Особенно актуально для ноутбуков с небольшим объемом памяти (например, 100 Гб).

Нажав сочетание клавиш Shift + F3, вы можете быстро менять регистр в выделенном тексте в Word или Outlook. Текст будет последовательно меняться между следующими вариантами:

• нижний регистр;

• Прописные Первые Буквы;

• ВЕРХНИЙ РЕГИСТР.

Удобно вести дела, используя календарь на телефоне, который синхронизирован с планшетом и рабочим компьютером.

Есть мнение, что человек не может запомнить больше пяти дел одновременно. Поэтому, чтобы ничего не забыть, девять из десяти руководителей используют ежедневник.

Недостатки ежедневника: не везде с вами, нет функции поиска, нет напоминаний, невозможно пользоваться больше года. У облачного календаря эти функции есть. А еще можно добавлять в события коллег. Секретари также будут видеть календарь директора.

Но главная «фишка» все-таки в синхронизации. Когда во всех ваших устройствах одновременно срабатывают звуковые напоминания – забыть о событии невозможно.

Секрет эффективности в том, чтобы за утренним кофе открыть на компьютере программу Outlook и уделить пять минут планированию дня, перенести на новое время пропущенные события.

Технически это можно реализовать, если развернуть в вашей компании сервер Microsoft Exchange или воспользоваться платным аккаунтом для бизнеса – Google apps. Цена за такой аккаунт – 4 $ в месяц. Помимо облачного календаря вы получите доступ к другим облачным сервисам: контактам, почте, файлам, видеоконференциям и т. д.

Важно, чтобы у каждого сотрудника была персональная почта. Например, director@ваш_сайт.ru. Развернуть такую почту на собственном почтовом сервере или, как мы рекомендуем, на базе Яндекс (до 100 сотрудников) можно бесплатно.

Сегодня у 70 % компаний адрес почты выглядит примерно так: superfima1984@mail.ru. Часто бывает так: если вся фирма использует один общий электронный ящик, то рядовые сотрудники в работе используют уже свою личную почту. Кому будут писать клиенты, когда сотрудники покинут компанию?

У каждого сотрудника должна быть своя персональная почта на домене вашего сайта, желательно привязанная к должности, а не к фамилии.

Возможности:

• сотрудники смогут писать другу другу;

• улучшится имидж;

• сотрудники напрямую смогут общаться с клиентами и поставщиками;

• руководитель сможет оповестить всю фирму, написав на общий ящик.

Неправильная организация общей папки – главная ошибка многих компаний. Последствия такие: подчиненные хранят важные данные в своих компьютерах (часто прямо на рабочих столах). Найти нужный документ становится невозможным. В случае ухода сотрудника вся информация чаще всего уходит вместе с ним. В информационном пространстве – полный бардак.

Проверьте. Сможете прямо сейчас открыть последнюю выписку ЕГРЮЛ? Или самый последний заключенный договор с клиентом?

Я рекомендую такую структуру общей папки:

Вы и каждый сотрудник будете всегда знать, где лежит договор с клиентом, логотип, копия устава, паспорт секретаря и т. д.

Лучше общую папку сделать сетевым диском, например «B: \\», и прописать его на компьютере каждого пользователя. Права доступа прописываются согласно полномочиям.

Было бы классно сделать эту папку «облачной» – синхронизировать с Яндекс диском и Google Drive.

Еще два бизнесхака от Павла Фаткулина. Спасибо!

WebEx.сom – идеальный сервис для презентации, когда нужно открыть общий доступ к экрану и провести демонстрацию продукта для удаленного зрителя.

Альтернативы сервиса: Go-To-Meeting (gotomeeting.com) и Join.me (join.me).

Для поиска новых клиентов или информации о действующих партнерах можно использовать ресурсы, перечисленные ниже.

• Платные информационные базы («СПАРК», «Интегрум»). «Интегрум» при запросе предоставляет бесплатный доступ к базе на месяц.

• Сайт Арбитражных судов РФ – www.arbitr.ru. Полезно посмотреть, кто судится с вашими конкурентами и по каким вопросам, а потом принимать решение, сотрудничать с этими организациями или нет. Также помогает бороться со злостными неплательщиками, например посмотреть, кто уже выиграл суд у вашего должника, связаться с ними и попросить помощь или новые контакты. Как правило, в этой просьбе не отказывают – неплательщика хотят наказать.

• Первое независимое рейтинговое агентство www.fira.ru – для проверки финансового состояния клиента перед предоставлением отсрочки, кредитного лимита.

Если вы пользовались компьютером в гостинице, интернет-кафе или другом публичном месте и зашли в несколько своих аккаунтов на разных сайтах, есть возможность одним действием выйти из всех них.

Для этого зайдите на сайт SuperLogout.com. Сразу после перехода на него вы станете выходить из всех аккаунтов автоматически.

Будьте осторожны: сервис действует без предупреждения и дополнительных подтверждений с вашей стороны – сразу после перехода на сайт!

Заведите специальный внешний жесткий диск и раз в неделю (поставьте повторяющееся напоминание в свой календарь Google, Outlook или на смартфоне) переносите на него все важные документы и файлы. Так как презентации, документы, таблицы и другие офисные файлы не занимают много дискового пространства, стоит каждый раз создавать новую папку с указанием даты (например: «Тренинги 10.08.2015» или «Работа 15.11.2016») и переносить туда все документы, а не перезаписывать старые версии. Таким образом вы сможете в любой момент вернуться к версиям документов за определенную неделю, сравнить их, найти информацию, которая была в какой-то момент удалена или преобразована.

Если вы пользуетесь Outlook – делайте резервную копию файла c расширением. ost, который находится в папке C: \Users\Имя пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Это позволит вам восстановить почту в случае проблем с компьютером.

IFTTT – удобный интернет-сервис, доступный по адресу https://ifttt.com. Название расшифровывается как If this, than that – «Если это, тогда то». Сервис позволяет автоматизировать многие действия в сети, связывая разные инструменты, социальные сети и сайты.

Примеры использования IFTTT:

• если вы изменили фотографию в одной социальной сети, она обновится в другой;

• все понравившиеся фотографии в Instagram автоматически загрузятся на Dropbox;

• любое письмо в Gmail, отмеченное как «задача», добавится в календарь;

• новые фотографии можно будет отправить с Flickr в Twitter;

• новые контакты автоматически окажутся занесены в отдельную Google Таблицу;

• если завтра пойдет дождь, вы получите сообщение-напоминание;

• новые статьи можно переслать с определенного сайта себе на почту.

В приложениях MS Office есть функции, которые могут использоваться часто и быть при этом запрятанными в не самые доступные разделы меню. Но их можно вывести на панель быстрого доступа – то есть в ряд иконок в самой верхней части окна.

Примеры таких функций:

• закрепление верхней строки или других областей в Excel (Вид → Закрепить области → Закрепить верхнюю строку);

• использование шаблонов в Outlook (Главная → Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму);

• вставка даты и времени в Word (Вставка → Дата и время).

Как видите, в этих случаях нужно совершить от двух до четырех действий. Чтобы сократить этот путь до одного действия, щелкните правой кнопкой на нужный пункт меню и нажмите «Добавить на панель быстрого доступа»:

Теперь нужная функция будет всегда под рукой – над панелью инструментов:

Сейчас, когда к почтовому ящику привязаны многие сервисы, иметь ненадежный пароль в почте – опасно. Да и в других приложениях и сайтах ему лучше быть надежным.

Надежный пароль – это сочетание строчных и заглавных букв, цифр и символов. Например:

Желательно иметь разные пароли в разных сервисах. Если вам сложно сочинить разные пароли, придумайте изменяемую часть – например, часть цифр может меняться от сервиса к сервису.

Еще один вариант – использовать название сервиса/сайта в качестве части пароля. Этот прием предложил Артур Думчев в своей книге «Помнить все»[56]. Выберите базовый пароль и вставляйте в него название домена или сервиса:

• 77Base_Parol&8 – базовый вариант;

• 77BaFace_PaBookrol&8 – для Facebook;

• 77BaEver_PaNoterol&8 – для Evernote.

В этом разделе мы собрали несколько бизнесхаков и метрик для тех, кто анализирует данные и наглядно их представляет.

Кроме того, в приложениях мы собрали десятки полезных функций и приемов работы в Google Docs и Excel. Если вы потребитель аналитики и не занимаетесь ею самостоятельно, можете пропустить это приложение. Но если вы работаете с таблицами и ищете смысл в больших и малых данных, эти приемы сберегут вам немало времени.

Управленческая информация должна быть актуальной и «живой». Что это значит? Что ее нельзя хранить в форматах PDF или Word, например. Потому что тогда вы не сможете:

• быстро обновить данные;

• поменять одну из переменных – и посмотреть на то, как это изменение отразится на итоговых показателях (провести сценарный анализ);

• добавить новые показатели.

В аналитике принято сравнивать данные (отчетность, показатели) с какой-то базой: предыдущим периодом, аналогичным периодом прошлых лет, с конкурентами, со средним показателем по отрасли, по региону, с нормативами и т. д.

Сравнение может быть абсолютным (в отделе стало работать на три человека больше) и относительным (было шесть сотрудников, а стало девять: прирост на 50 %!).

Ни то ни другое сравнение не показательно само по себе. Процентный прирост может быть огромным (возможно, вы слышали про эффект низкой базы: бегуны быстро прогрессируют в первые годы, рост продаж нового направления в бизнесе может быть стремительным в первые месяцы и годы, пока рынок не пресытился), но без абсолютных цифр эта информация не поможет вам делать выводы и принимать решения.

Приросты считаются так:

Сначала дадим определения:

• среднее арифметическое – сумма всех элементов выборки, разделенная на их количество;

• мода – значение, которое встречается чаще всего;

• медиана – такое число из выборки, что ровно половина элементов этой выборки больше него, а половина – меньше.

Взвешенное среднее – то, при котором значения усредняемого показателя умножаются на определенные веса (например, на объем или количество).

Допустим, у вас в магазине есть 20 тысяч книг по 500 рублей, 10 тысяч книг по 600 рублей и 3 тысячи книг по 850 рублей. Какова средняя цена книги из вашего ассортимента? Количество книг здесь будет весом, а цена – усредняемым показателем.

На практике для расчета этого показателя можно применять функцию СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) в Excel. Она позволяет перемножить несколько массивов. В данном примере она будет выглядеть так:

Еще один интересный показатель в статистическом анализе – это квантили. Чаще всего встречаются 1 %-, 5 %-, 95 %-, 99 %-ный квантили. Рассмотрим на примере: пусть 95 %-ный квантиль зарплат в регионе составляет 1 тысячу денежных единиц. Это значит, что 95 % населения получает менее 1 тысячи единиц (или 95 человек из 100 получают менее 1 тысячи единиц). Аналогично, если 5 %-ный квантиль составляет 200 единиц, то 5 % населения зарабатывает менее 200 единиц.

Квантили удобны, когда необходимо получить интервал, в который с высокой вероятностью попадают все интересующие вас объекты исследования. Или когда вам необходимо отфильтровать экстремальные значения.

Для нахождения квантилей используйте функции Excel:

• в старых версиях Excel: КВАРТИЛЬ (QUARTILE);

• в Google Таблицах: QUARTILE;

• в новых версиях Excel: КВАРТИЛЬ.ВКЛ/КВАРТИЛЬ.ИСКЛ (QUARTILE.INC/ QUARTILE.EXC).

Что такое выбросы? Это данные, нетипичные для конкретной выборки, способные исказить статистические показатели (например, среднее), рассчитанные по ней.

Откуда они появляются? Выбросы могут возникать из-за ошибок ввода информации, неправильного сбора данных, а также по причинам, не связанным с темой исследования (например, в какой-то месяц были низкие продажи из-за внешних факторов – проблем дистрибьютора, какого-то форс-мажора на рынке).

Если вернуться к примеру с заработной платой из бизнесхака «Медиана, мода и среднее», то зарплата руководителя – это не выброс.

Выбросы можно и нужно удалять, и делают это как вручную, так и автоматически.

Если у вас мало данных (например, статистика по продажам за два-три года по месяцам), то убрать их можно вручную, экспертно оценив, есть ли нетипичные данные в выборке (их может и не быть вовсе, особенно в небольшой выборке).

Если же данных много, то выбросы лучше искать автоматически. Делать это можно в Excel, Google Таблицах или в статистических пакетах.

Есть несколько базовых методов.

Правило трех сигм. Все наблюдения, которые на три среднеквадратичных отклонения (сигмы) больше или меньше среднего, – выбросы.

Формула среднеквадратичного отклонения:

Его можно рассчитать в Excel с помощью функции СТАНДОТКЛОН.В (STDEV.S), если у вас выборка из общей совокупности, и с помощью функции СТАНДОТКЛОН.Г (STDEV.P), если вы оцениваете отклонение по всей генеральной совокупности.

В Google Таблицах используйте функции СТАНДОТКЛОН (STDEV) для выборки и СТАНДОТКЛОНП (STDEVP) для генеральной совокупности.

Примечание. Генеральная совокупность – это все объекты, которые вы собираетесь исследовать. Например, если вы проводите маркетинговое исследование своей целевой аудитории, генеральной совокупностью могут быть все мужчины от 25 до 39 лет с определенным доходом, проживающие в городе N.

Соответственно, выборка – это часть генеральной совокупности, элементы, по которым есть наблюденные данные.

Если вы сомневаетесь – используйте формулу для выборки. Данные по всей генеральной совокупности встречаются редко.

Метод Тьюки[57].

1. Рассчитайте 25-й и 75-й персентили. В Excel и Google Таблицах – с помощью функции ПЕРСЕНТИЛЬ (PERCENTILE).

2. Вычтите 25-й персентиль из 75-го, чтобы получить межквартильный размах (МР).

3. Рассчитайте внутренние и внешние границы по следующим формулам:

Нижняя внешняя граница = 25-й персентиль – 3 МР;

Верхняя внешняя граница = 75-й персентиль + 3 МР;

Нижняя внутренняя граница = 25-й персентиль – 1,5 МР;

Верхняя внутренняя граница = 75-й персентиль + 1,5 МР.

4. Значения, лежащие за пределами внешних границ, – выбросы (если данные распределены нормально, то за пределами этих границ будет лежать лишь 0,000002 данных). Значения за пределами внутренних границ тоже можно считать выбросами, но не такими экстремальными. За их пределами будет лежать 0,01 данных.

Не стоит в аналитических и финансовых расчетах (речь, конечно, об управленческой отчетности и внутренних расчетах, а не о бухгалтерии) стремиться к абсолютной точности, к трем-четырем знакам после запятой.

Окажется ли решение более взвешенным, если вы будете знать о росте показателя на 1,247 % вместо того, чтобы знать о его росте на 1,2 %? Стоит ли более точный расчет того времени и внимания, которое на него потратите вы / аналитик / маркетер / кто-либо другой из ваших коллег?

Корреляция – это статистический показатель, характеризующий силу статистической связи между двумя случайными величинами (наборами наблюдаемых данных).

Коэффициент корреляции любых величин всегда лежит в диапазоне от – 1 до 1. На данном промежутке можно выделить следующие точки и интервалы:

– 1: детерминированная (неслучайная) отрицательная связь. Одна величина растет – другая падает, и наоборот. Связь строгая, то есть величины связаны напрямую.

от – 1 до – 0,8: сильная отрицательная связь. Вообще чем больше коэффициент корреляции (по модулю) тем сильнее связь.

от – 0,8 до 0: слабая отрицательная связь (значения ближе к нулю, скорее всего, означают полное отсутствие связи – такая корреляция может возникать случайно).

0: полное отсутствие связи.

от 0 до 0,8: слабая положительная связь (значения ближе к нулю, скорее всего, означают полное отсутствие связи – такая корреляция может возникать случайно).

от 0,8 до 1: сильная положительная связь.

1: детерминированная (неслучайная, строгая) положительная связь показателей.

Коэффициент корреляции полезен для определения причинно-следственных связей. При этом связь может быть двусторонней (например, привлекательность соцсети и количество зарегистрировавшихся пользователей – так называемый сетевой эффект). Чем привлекательнее социальная сеть, тем больше в ней регистрируется людей. Верно и в обратную сторону: чем больше зарегистрировавшихся пользователей, тем привлекательнее соцсеть.

Часто встречается односторонняя связь, например сложность пожара и количество пожарных, участвовавших в его тушении. Из наблюдаемой положительной корреляции вряд ли стоит делать вывод, что сложность пожара зависит от количества пожарных, или пытаться снизить сложность пожара, уменьшая количество пожарных в команде. Тем не менее обратная взаимосвязь выглядит разумной. При этом помните, что наличие статистической взаимосвязи не обязательно говорит о причинно-следственной связи. Корреляция бывает ложной. Блогер Дмитрий Чернышев в своем Живом Журнале[58] приводит курьезные примеры, в которых присутствует статистическая связь, но явно отсутствует причинно-следственная. Так, есть сильная корреляция между:

• потреблением моцареллы и количеством докторских степеней (один из самых известных примеров);

• потреблением сметаны и количеством мотоциклистов, погибших в ДТП;

• средним возрастом «Мисс Америка» и количеством людей, погибших от горячего пара, и т. д.

Другой пример ложной корреляции – та, что возникает по причине наличия общего тренда. Например, положительная корреляция между числом выехавших на отдых за рубеж и количеством произведенных турбин. Очевидно, что причинно-следственной связи между показателями нет. Но можно предположить, что оба показателя могут зависеть от экономического роста в стране. Значения коэффициента корреляции, близкие к нулю, необязательно говорят об отсутствии причинно-следственной связи – только об отсутствии линейной зависимости, взаимосвязь между величинами может быть более сложной.

Таким образом, при анализе статистической взаимосвязи в первую очередь нужно опираться на логическую объяснимость направления (положительная или отрицательная) и силы взаимосвязи. Если эмпирический опыт подтверждается корреляцией, можно смело ее использовать. Если статистика не соответствует практике, необходимо использовать ее с осторожностью.

Кстати, и наличие корреляции не означает наличия причинно-следственной связи. Возможно, обе величины связаны с какой-то третьей и поэтому коррелируют, но между ними может не быть причинно-следственной связи.

Для расчета коэффициента корреляции в Google Таблицах и Excel (пример демонстрируется в Google Таблицах) есть функция КОРРЕЛ (CORREL). Ее аргументы – это диапазоны с наблюденными значениями показателей.

В примере в столбцах A и B находятся случайные числа (сгенерированные с помощью функции СЛУЧМЕЖДУ (RANDBETWEEN)). Коэффициент корреляции практически нулевой – что вполне естественно. Между двумя массивами случайных чисел связи нет.

Связь можно анализировать и на диаграммах – хорошо подходит точечная:

В следующем примере мы рассчитываем корреляцию между ценой нефти марки Brent и курсом USD/RUB. Связь весьма сильная: –0,82.

Диаграмма для этих данных:

Функция КОРРЕЛ аналогично работает и в Excel.

Мы склонны верить точным цифрам и графикам (возможно, вы слышали о том, что в XIX веке высоту Джомолунгмы преувеличили – вместо 29 тысяч футов указали 29 002, чтобы людям не казалось, что расчеты были примерными). Но и статистика, и графики представляют собой поле для манипуляций.

Так, если на графике немного подкорректировать значения вертикальной оси и отобразить неполный период, то совсем небольшие колебания могут выглядеть как тренд или гигантский скачок.

Представьте, что на графике ниже – ВВП некой страны. Неплохой рывок в конце года, не так ли?

Но на самом деле это не рывок, а незначительный рост. И только в рамках полугодия – относительно первого полугодия же не все так радужно. Все дело в том, что диапазон значений оси на первом графике меньше и на нем нет первого полугодия.

Если вы хотите подробнее ознакомиться со статистическими манипуляциями, прочитайте небольшую книгу Дарелла Хаффа «Как лгать при помощи статистики»[59], где анализируются и объясняются все способы манипулирования данными.

Не используйте объем, затенение и другие визуальные эффекты, которые лишь мешают восприятию графиков и диаграмм.

Существует формула, разработанная Эдвардом Тафти[60] – главным специалистом по информационному дизайну:

Или, если перевести на русский язык:

В идеале это соотношение должно быть равно единице. Но часто оно гораздо ниже, потому что на графике много дополнительных неинформативных элементов. Сравните, например, следующие две круговые диаграммы, отображающие структуру продаж овощной лавки:

Кстати, круговые диаграммы, даже с хорошим коэффициентом Data-Ink, часто проигрывают линейчатым в простоте восприятия сообщения:

Больше о типах диаграмм можно прочитать в книге Джина Желязны «Говори на языке диаграмм»[61].

Google Формы – простой инструмент для планирования мероприятий, проведения опросов, сбора обратной связи после мероприятий, проведения тестирований по итогам обучения.

Для создания формы нужно пройти по ссылке https://docs.google.com/forms/ и нажать на иконку со знаком «+» в правом нижнем углу.

После нажатия на кнопку появится новый пустой шаблон формы:

В верхние поля введите название формы и краткое описание, и можно создавать вопросы. Существует несколько видов вопросов (выпадающий список с вариантами появляется при щелчке на текущий тип).

По умолчанию создается вопрос с возможностью выбора ответа из списка. Этот вариант подойдет для случаев, когда респондент должен выбрать только один вариант. Например, в случае с вопросом «В каком отделе вы работаете?».

Текст (строка) и текст (абзац) это вопросы, на которые опрашиваемый может ответить любым текстом. В двух этих вариантах отличается только размерность поля для ввода текста (строка или несколько строк). Этот вариант подойдет для вопросов типа «Опишите кратко ваше впечатление от мастер-класса» или «Кратко охарактеризуйте спикера».

Несколько из списка – вопрос, на который можно выбрать несколько ответов одновременно. Например, на вопрос «Какие задачи вам помог решить тренинг?» можно выбрать несколько ответов из списка.

Раскрывающийся список – это аналог варианта «Один из списка». На такой вопрос тоже можно ответить только одним из вариантов. Отличие в том, что варианты будут появляться в выпадающем списке, а не отображаться на экране сразу.

Шкала – вопрос, на который можно ответить, выбрав оценку из шкалы. Подойдет для вопроса «Как бы вы оценили прошедший тренинг по пятибалльной шкале?». Вы можете выбрать минимальный и максимальный баллы и сделать подписи к ним, чтобы респондент не путался в том, что значит минимальная и максимальная цифры:

Дата и время – ответы, которые могут быть введены только в соответствующем формате. Подойдут для вопросов вида «В какой день вам удобнее присутствовать на обучении?» (отмечу, что если нужно выбрать только из двух-трех вариантов дат, то лучше все-таки использовать тип «Ответ из списка»).

После выбора типа вопроса вы можете начать вводить варианты ответов:

Обратите внимание, что в вопросах со списком можно добавить вариант «Другое». Тогда, если ни один из предложенных вами вариантов респонденту не подойдет, он сможет ответить текстом.

Чтобы добавить новый вопрос, кликните на иконку с плюсом слева.

В этом же меню можно добавить к вопросам изображения и видео (третья и четвертая кнопки), а также разделить их на тематические разделы (нижняя кнопка меню).

Любой вопрос можно сделать обязательным. Для этого активируйте переключатель в правом нижнем углу.

Чтобы поменять фоновый цвет формы, щелкните на палитру в правом верхнем углу.

Соседняя с палитрой кнопка позволит провести предварительный просмотр формы.

Следующая – настроить форму. В настройках в разделе «Общие» можно разрешить отвечающим отправлять ответы повторно или просматривать сводку по ответам всех респондентов.

В разделе «Презентация» можно поменять текст подтверждения, который появится после заполнения формы, а также активировать демонстрацию хода выполнения. Кроме того, вопросы можно перемешать (если они не должны идти в строгой последовательности). Третий пункт в этом разделе актуален только в том случае, если до этого на вкладке «Общие» вы разрешили одному участнику заполнять форму несколько раз:

Если вы проводите тестирование, а не опрос – вам в третий раздел настроек. Активируйте тест и укажите, какие итоги тестирования будут доступны участнику (см. скриншот ниже).

Когда вопросы, настройки и оформление будут готовы, форму можно отправлять.

Для этого нажмите на кнопку «Отправить» и выберите из следующих вариантов:

• электронная почта – форма придет на e-mail адресату; можно указать тему письма и добавить текст сообщения;

• по ссылке – самый удобный вариант, если нужно отправить форму сразу многим участникам. Кроме того, Google позволяет задать короткий URL для формы, он выглядит аккуратнее;

• HTML-код для публикации;

• социальные сети.

После того как респонденты ответят на вопросы, вы сможете просматривать сводку ответов прямо в Google Формах – для этого перейдите в раздел «Ответы».

Все ответы также можно просмотреть в Google Таблицах, нажав на соответствующую иконку.

А в таблице вы уже сможете обрабатывать и анализировать ответы так, как вам удобно – с помощью функций, диаграмм, сводных таблиц и других инструментов. Это уже отдельная и большая тема. Если хотите узнать больше о Google Таблицах – загляните в следующее приложение.