Тим Райхель Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Принципы

Принципы тайм-менеджмента

В этой главе я покажу тебе семь основных принципов успешного тайм-менеджмента.

Эти концепции, которым следовали величайшие деятели в истории человечества, не теряют своей актуальности и используются уже сотни лет. В каждой книге, каждом семинаре или видеокурсе по этой теме ты обязательно найдешь эти семь принципов. Так что их нужно знать и следовать им. По возможности каждый день, потому что это единственный способ решить проблему нехватки времени и сделать жизнь более наполненной. Но прежде чем мы перейдем к делу, у меня есть пять рекомендаций.

1. Практикуй навыки разумно!

Семь принципов тайм-менеджмента имеют только одну цель: сделать жизнь лучше. Принципы могут помочь тебе сосредоточиться на важных вещах и принимать правильные решения в напряженной повседневной жизни. Однако строго следовать этим рекомендациям иногда может быть сложно, особенно в самом начале. Принципы не должны стать репрессивным инструментом, пользуясь которым ты будешь дисциплинировать себя – и, вопреки усталости и изнеможению, работать по заданной программе. Используй их ра-зумно и не переусердствуй. Только так ты сможешь раскрыть всю их силу.

2. Не позволяй сбить себя с толку!

В этой книге я собрал и описал для тебя принципы тайм-менеджмента. Вполне возможно, что ты уже слышал или знаешь некоторые из них под другими названиями. Как я уже сказал, эти стратегии существуют вне времени и будут актуальны даже в 3000-м году. Здесь ты найдешь квинтэссенцию самого важного из многочисленных исследований, руководств и материалов курсов, которые я подготовил для тебя таким образом, чтобы ты мог усвоить, понять и применить как можно больше информации за короткое время.

3. Относись к методам серьезно!

Ты удивишься, насколько просты эти семь принципов. Ужасно просты, если быть точным. Но это не значит, что ты должен недооценивать их и поэтому выполнять без энтузиазма или даже игнорировать. Многим людям знакомы основные принципы успешного тайм-менеджмента. «Конечно, я давно это знаю», – стандартная реакция на многие из них. Как ни странно, эти люди не пользуются ничем из описанного, а систематически тратят время на неважные мелочи, хотя якобы владеют информацией. Сделай лучше! Относись серьезно к методам и без промедлений применяй их.

4. Будь креативным!

Эти семь принципов следует рассматривать как главные правила успешной и счастливой жизни. Они составляют основу всего искусства тайм-менеджмента, дающего тебе силы достичь нереальных результатов. В то же время они дают возможность взять передышку, освобождают больше свободного времени. Для тебя это означает: поняв принципы, наполни их содержанием и найди возможное применение. Во второй части этой книги ты познакомишься с 24 методами, я буду поддерживать тебя, в то время как ты шаг за шагом будешь применять их на практике.

5. Будь активным!

Стань активным. Ты не просто можешь, ты должен! Если ты бегло пробежишь глазами следующие страницы, после чего снова будешь жить как прежде, твои навыки тайм-менеджмента не улучшатся. Немедленно примени изученные методы на практике и применяй их при любой удобной возможности. Волшебное слово «регулярность» означает: преврати семь принципов в привычку и внедри их в свою жизнь. Лишь тогда ты сможешь постоянно ее совершенствовать. Давай же, наконец, перейдем к первому принципу!

#1. Наметить цели

Многие думают, что у них есть цели. На самом же деле – это лишь обычный самообман и несколько бродящих в голове мечтаний. Четкие цели на будущее – их нет. И именно в этом проблема. Даже лучший тайм-менеджмент не имеет смысла без целей. Потому что как ты собираешься чего-то достичь, не зная точно, чего именно?

Совершенно верно – никак.

Не ставить перед собой цели – один из самых действенных способов оставаться непродуктивным и не иметь успеха на протяжении всей жизни. Нет лучшего способа затормозить себя. Существует интересное исследование по этому поводу: только около трех процентов всех людей имеют четкие, письменно зафиксированные цели. Но эти три процента добиваются в жизни в пять-десять раз больше, чем все остальные вместе взятые. Именно потому, что ставят перед собой цели и записывают их! Только четкие цели помогают добиться выдающихся результатов во всех сферах жизни. Потому что, как только ты поймешь, где хочешь оказаться, ты выберешь путь и сделаешь правильные шаги. Только так и никак иначе.

Без целей у тебя нет плана, и ты обречен на неудачу, ничего не начав. Уровень достижений навсегда останется намного ниже твоих возможностей. И это лишает мотивации и делает несчастным в долгосрочной перспективе. Без целей ты попадаешь в негативную спираль, по которой двигаешься вниз. Чтобы этого не произошло, нужно четко понимать, чего именно ты хочешь достичь, и грамотно ставить цели. Это сориентирует в хаотичной повседневной жизни. В ней появится четкая структура – и ты, наконец, сосредоточишься на главном.

Конечно, «стать успешным и иметь больше времени» – хотя и хорошее намерение, прекрасный план на будущее, но это нельзя считать целью. Почему? Оно слишком неопределенно, ни к чему не обязывает, у него нет привязки ко времени. В итоге имеем: пустая болтовня в третьей степени. Лишь туманное обещание.

К чему приводит «туманная» цель, покажет следующая история.

4 июля 1952 года, утро.

Остров Каталина, западнее калифорнийского побережья. В воду заходит 34-летняя женщина, ее зовут Флоренс Чедвик. У Флоренс сегодня большие планы: она хочет стать первой женщиной в мире, которая проплывет около 30 километров до материка. Вода ледяная, а туман такой густой, что она едва может видеть сопровождающие ее лодки.

Однако Флоренс полна решимости. В конце концов, именно она была первой женщиной, переплывшей Ла-Манш в обе стороны. Миллионы зрителей по национальному телевидению следят за попыткой установить мировой рекорд и видят, как Флоренс начинает заплыв. Чтобы обезопасить маршрут, приходится несколько раз отгонять акул, стреляя по ним из оружия. Ее мучает усталость и холод, но она держится. Целых 15 часов. Потом она сдалась.

Дрожа и коченея от холода, Флоренс просит сопровождающих вытащить ее из воды. Ее мать и тренер, которые едут в лодке рядом, кричат ей, что берег очень близко. Она оглядывается и не видит ничего, кроме густого тумана, она чувствует бессилие и решает прекратить заплыв. Через некоторое время, уже сидя в лодке, Флоренс была потрясена, узнав, что до цели оставалось менее 800 метров. Всего в полумиле от побережья Калифорнии она сдалась, и ее вытащили из воды. Позже репортер спросил: «Мисс Чедвик, что помешало вам проплыть последние полмили?»

«Это был туман», – ответила она. «Если бы я могла видеть землю, я бы справилась…»

История Флоренс Чедвик демонстрирует, насколько важно иметь перед глазами цель. За несколько минут до величайшего триумфа она сдалась, потому что потеряла ее из виду.

ЕСЛИ НЕ ДЕРЖАТЬ ПОСТАВЛЕННЫЕ ЦЕЛИ В ПОЛЕ ЗРЕНИЯ, КАЖДОЕ ИСПЫТАНИЕ В ЖИЗНИ ПРЕВРАЩАЕТСЯ В ДОЛГОЕ ТУМАННОЕ СТРАНСТВИЕ.

Ты не знаешь, как далеко продвинулся, что ожидает тебя впереди и какие возможности есть рядом. Как будто дрейфуешь безо всяких ориентиров. Без четких целей в трудные времена тебе не хватает мотивации расти и двигаться дальше. Только сфокусировавшись на контрольной точке, к которой ты движешься, ты полностью раскроешь свой потенциал, покажешь лучший результат и станешь наконец счастливым.

Лучшее в целях то, что ты можешь выбирать их сам. Для этого они должны отвечать некоторым требованиям: быть четкими, понятными, обязательными к исполнению и иметь сроки исполнения. Эти вопросы помогут тебе в постановке целей:

✓ Какого именно состояния я хочу достичь?

✓ Как выглядит желаемый результат в деталях?

✓ Как можно выделить мою цель из множества других?

✓ Какие показатели свидетельствуют о достижении цели?

✓ Когда я хотел бы достичь своей цели?

Ставь перед собой более конкретные цели. Лучше всего – записывать их, чтобы отчетливее осознавать взятые на себя обязательства. Здесь действует следующий принцип: чем яснее ты представляешь себе желаемое конечное состояние, тем ты более мотивирован.

#2. Расставить приоритеты

Как только ты подумаешь о своих целях и определишь самые важные сферы своей жизни, то быстро заметишь: «Как же всего много! Как же я со всем справлюсь? Как я должен сегодня выполнить свою работу, прочитать книгу, принять участие в семинаре по повышению квалификации, а также помочь своему коллеге? Ведь позже я хочу еще увидеться с друзьями, позаботиться о семье, пройтись по магазинам и заняться спортом. Как все успеть?!»

Ответ на этот вопрос прост и в то же время обескураживает: никак. Ты не можешь успеть все. У нас никогда не бывает достаточно времени, чтобы выполнить все, что нам хотелось бы. Мы не справляемся даже с тем, что обязаны сделать, и буквально тонем в работе. Ежедневно возникают новые цели и требуют места в нашем календаре. Не говоря уже обо всех незапланированных вещах, которые приходится делать спонтанно. Чтобы тебя не накрыло этой лавиной, нужно сделать предварительный отбор. Ты должен расставить приоритеты: взвесить, какие из запланированных мероприятий будут выполнены в первую очередь, а что можно отложить на более поздний срок. Что важно, а что (на данный момент) менее важно? Сложность в том, что жизнь ежедневно дает тебе новые шансы и возможности. Во многих сферах жизни ты свободно можешь решать, как ты распределишь время и чем займешься. С другой стороны, ты понимаешь, что нельзя забывать и об обязательствах.

По этой причине ты должен научиться отличать важное от второстепенного. Используй время для важных задач, которые действительно помогут продвигаться в достижении цели, и перестань тратить часы на бесполезные занятия. Но как расставить приоритеты в своей жизни правильно? Что стоит у тебя на первом месте? Что находится в самом конце? Ясно одно:

СРЕДИ МНОЖЕСТВА ЗАДАЧ И ПРОБЛЕМ РАССТАВИТЬ ПРИОРИТЕТЫ ПРАВИЛЬНО НЕ ТАК ПРОСТО.

Возможно, самым важным для тебя в настоящий момент является успех в профессии, но могут быть и другие приоритеты. Возможно, тебе хотелось бы иметь время для хобби, друзей, семьи или воплощения мечты. Сбалансировать все это – настоящее искусство. На одной из моих самых первых лекций профессор рассказал историю. Позже я узнал, что это была известная притча. Она поможет тебе более грамотно расставить приоритеты в своей жизни.

Профессор начал лекцию с того, что поставил перед собой большую стеклянную банку из-под соленых огурцов и начал наполнять ее камнями. После того как банка заполнилась, он спросил у группы: «Банка полна?» Мы все кивнули. Затем профессор достал из сумки коробку с галькой, засыпал ее в банку и осторожно встряхнул. Мелкие камешки заняли промежутки между крупными камнями. И снова профессор спросил, думаем ли мы, что банка теперь полна. Все опять утвердительно кивнули.

Теперь профессор вытащил из кармана куртки мешочек с песком и высыпал содержимое в банку. Песок заполнил последние пустоты. «Теперь банка полна», – заметил профессор и добавил: «Но вы наверняка сможете влить в нее еще две чашки кофе». Он жестом показал, как выливает в банку две чашки кофе. «В качестве альтернативы подойдет и пиво», – добавил он с улыбкой.

На этом он закончил свое вступление и объяснил нам, о чем эта притча: «Банка символизирует нашу жизнь. Большие камни – самые важные ее составляющие: семья, спутник жизни, друзья, здоровье – и так далее. Если бы все остальное исчезло, благодаря этим составляющим наша жизнь все равно была бы наполнена. Галька представляют собой менее важные вещи – такие как работа, учеба, финансы, квартира или машина. Песок символизирует мелочи жизни: домашнее хозяйство, рутинные дела, встречи, заботы и так далее. Если сначала насыпать в банку песок, не останется места для больших камней. Так же и в нашей жизни: если мы будем тратить все свое время на мелкие дела, у нас не останется времени на большие».

В конце профессор обратился к нам: «Обращайте внимание на важные вещи в жизни. Расставляйте приоритеты правильно и находите время для того, что для вас важно. У вас будет достаточно времени для работы, домашних дел или вечеринок. В первую очередь обращайте внимание на большие камни – именно они имеют значение. Остальное – просто песок. И о кофе: это должно доказать вам, что у нас всегда есть время выпить чашечку кофе с дорогими нам людьми, какой бы напряженной ни была повседневная жизнь».

На этом примере ты видишь, как важно правильно расставлять жизненные приоритеты. Если ты хочешь быть счастливым, успешным и удовлетворенным, нельзя зацикливаться на мелочах. Сфокусируйся на важнейших аспектах жизни – на больших камнях. Желательно делать это ежедневно. В этом тебе помогут следующие вопросы:

✓ Какие сферы жизни для меня особенно важны?

✓ Что наполнит мою жизнь, если все другое исчезнет?

✓ Без чего я мог бы обойтись?

✓ Для кого я всегда найду время?

✓ Что или кто является моими камнями/галькой/песчинками?

Не теряй контроль в напряженной повседневной жизни и расходуй энергию правильно. При любой возможности спрашивай себя, качественно ли ты проводишь свое время в настоящий момент или тратишь его впустую. Отличай важные вещи от второстепенных, обозначай приоритеты – и так ты не собьешься с пути.

#3. Построить планы

Определившись с целями и приоритетами, ты можешь с нуля освоить тайм-менеджмент. Однако для этого понадобится план. А еще лучше несколько. Почему? Потому что, только имея планы, можно определиться с целями и жить по своему усмотрению. Без плана не хватает ориентиров и мотивации для выполнения ежедневных задач. Ты живешь и работаешь по инерции. Плывешь по течению и ждешь, что само придет к тебе в руки. Проблема такой точки зрения: в какой-то момент ты теряешь контроль. Живешь от дедлайна к дедлайну и пропускаешь одну важную встречу за другой.

Без плана ты упускаешь прекрасные возможности и часто не реализуешь свой потенциал. На практике это означает: ты всегда опаздываешь, приходишь неподготовленным на деловые встречи, срываешь важные сроки и регулярно испытываешь стресс на работе. В личной жизни дела обстоят не лучше: ты забываешь о днях рождения друзей, провоцируешь конфликты с близкими, не успеваешь выполнять работу по дому, почти забываешь об увлечениях и проваливаешь бронирование очередного отпуска. Глупо, да? Нет, плохо спланировано! Ты можешь предотвратить большую часть этих негативных событий с помощью простого планирования. Кроме того, если ежедневно заранее составлять план, то будет намного легче начинать с важных задач и выполнять все до конца. Ты автоматически будешь меньше откладывать на потом и более сосредоточенно работать над своими целями.

Или, выражаясь словами Алана Лакейна: «Планирование означает перенос своего будущего в настоящее так, чтобы иметь возможность работать над ним уже сегодня». Возникает вопрос: насколько далеко в будущее нужно заглядывать? Насколько ранним должно быть планирование? Лучше всего пытаться заглядывать как можно дальше. Чем дальше ты смотришь в будущее и точнее планируешь свою жизнь, тем более устойчивой, жизнеспособной и последовательной будет твоя стратегия.

ВЕДЬ ЕСЛИ ТЫ ТОЧНО ЗНАЕШЬ, КУДА ХОЧЕШЬ ПОПАСТЬ В ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ, ТО НАМНОГО ПРОЩЕ СТРОИТЬ КОНКРЕТНЫЕ ПЛАНЫ ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС.

Так главные цели всегда находятся в поле зрения, и ты можешь в соответствии с ними планировать свои краткосрочные задачи.

Планы не только помогают тебе жить более сосредоточенно и целеустремленно, они также могут сэкономить огромное количество времени. Объясняется это правилом 10/90. Оно гласит: первые 10 процентов времени, которое ты тратишь на планирование, экономят тебе 90 процентов времени, необходимого для выполнения запланированной задачи. Потратив немного дополнительных усилий на организацию, тебе потребуется значительно меньше времени для выполнения задачи. Несмотря на то, что на планирование тоже будет затрачено какое-то время, ты, благодаря четкой стратегии, справишься со всем быстрее, потому что сможешь работать эффективнее. Инвестировав немного времени в планирование, ты сэкономишь 90 процентов фактических усилий, действуя стратегически и умело распределяя время.

ПРИВЫЧКА ПЛАНИРОВАТЬ ОТЛИЧАЕТ УСПЕШНЫХ ЛЮДЕЙ ОТ МЕНЕЕ УСПЕШНЫХ.

Именно такая привычка впоследствии приносит ощущение безмерного счастья – неважно, в какой сфере жизни. Не имея плана, ты навсегда останешься заурядным – в то время как, начав думать на шаг вперед, сможешь попасть в один процент лучших из лучших.

При этом планы, как и цели, не работают, если просто существуют у тебя в голове. Ты должен планировать в письменной форме, а также записывать все идеи, концепции и мероприятия. Только на бумаге твои идеи превратятся в ясные и наглядные списки, которые ты сможешь серьезно обдумать и проработать. Без письменного закрепления ты быстро теряешь контроль, многое улетучивается, ты забываешь о важных промежуточных шагах и сбиваешься с пути. Письменный план более обязательный для исполнения, чем просто мысль о задаче. Он мотивирует, подстегивает тебя. Записывая планы, ты с большей вероятностью воплотишь их в жизнь. Так что заведи привычку планировать в письменной форме – на бумаге. Возможно, это и небольшой шаг, но он сильно увеличивает шансы на успех.

Твои мысли – это больше не размытые желания или какие-то фантазии, а цели, подлежащие исполнению. Это похоже на официальное соглашение с самим собой. Вероятность того, что ты будешь его соблюдать, гораздо больше, чем если бы это была спонтанная идея, просто витающая в твоей голове.

НО БУДЬ ОСТОРОЖЕН: ПЛАНЫ НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ СТАТИЧНЫМИ И ОГРАНИЧИВАТЬ ТЕБЯ. ЛЮБОЕ ДАВЛЕНИЕ БУДЕТ БЛОКИРОВАТЬ ТВОЮ РАБОТУ.

Проявляй гибкость в планировании и реагируй на неожиданные события или новые условия. Нет ничего хуже устаревшего плана, который никуда тебя не приведет, и ты это знаешь. Процесс планирования должен адаптироваться к изменениям в твоей жизни, и в то же время оказывать тебе поддержку и давать ориентиры.

Вот почему ты должен регулярно работать над планом, придумывая новые идеи и отбрасывая устаревшие задачи. Бывший президент США, Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал: «Планы не важны, но планирование – это все». Вот вопросы, которые помогут тебе в планировании целей:

✓ Каких целей я хотел бы достичь сегодня?

✓ Какие цели стоят передо мной на этой неделе/в этом месяце/в этом году?

✓ Какие задачи относятся к этим целям?

✓ Из каких промежуточных этапов состоят задачи?

✓ Когда я приступлю к выполнению промежуточных этапов?

Запиши ответы на вопросы и используй их, чтобы спланировать свои следующие шаги. Старайся формулировать как можно четче и занимайся планированием регулярно – желательно ежедневно. Уже через некоторое время станет заметно, что в повседневной жизни появилось намного больше ясности. Эта структура не только сделает тебя более спокойным и продуктивным: она постепенно возвратит тебе контроль над жизнью.

#4. Сфокусировать внимание

Успех – неважно, в какой области – не особо связан с интеллектом. В этом случае речь идет больше о правильной стратегии и настрое. Конечно, это будет преимуществом, если у тебя есть определенные когнитивные способности, но решающее значение все же имеет стратегия. Это также относится и к тайм-менеджменту: нет смысла быть одним из самых умных и талантливых людей в мире, если ты перегружен выполнением задач из списка дел, и малейший встречный ветер сбивает тебя с ног. Если ты хочешь быть продуктивным, умей фокусировать внимание. Это означает: не занимайся слишком многими делами одновременно, а всегда концентрируйся на одной конкретной задаче! Все твое внимание должно быть сосредоточено на текущем занятии.

Многие задачи и проблемы в твоей жизни сложны и кажутся на первый взгляд пугающими. Их нельзя выполнить «как бы между прочим». Ты должен сначала вдуматься, спланировать, опробовать, начать с самого начала, собрать данные и так далее. Если ты проявишь невнимательность и потеряешь контроль, ты потратишь время, энергию и мотивацию впустую. Так что сформируй привычку никогда не делать несколько дел параллельно.

Вместо этого думай и действуй поэтапно: дели большие задачи на более мелкие – их легче контролировать, а затем выполняй их шаг за шагом. Это не так сложно и дотошно, как может показаться. Такая привычка избавит тебя от страха перед большими задачами и даст толчок двигаться дальше. Большие, плохо обозримые задачи блокируют твою энергию. Это приводит к тому, что пропадает желание начинать, ведь за деревьями ты не видишь леса. Или, если ты все же начинаешь, то теряешься и через некоторое время сдаешься.

Поэтому думай только о следующем шаге и занимайся только этой задачей. Таким образом ты будешь постепенно приближаться к своей цели, не теряя ориентира и не испытывая постоянный стресс.

Успешные люди почти никогда не практикуют многозадачность, а концентрируются только на чем-то одном. Это простое, базовое правило является настоящим стимулятором продуктивности и гарантирует, что ты не потеряешь фокус и сможешь быстрее выполнять поставленные задачи одну за другой.

ЕСЛИ ТЫ ХОЧЕШЬ БЫТЬ ПОСТОЯННО ПЕРЕГРУЖЕННЫМ И РЕГУЛЯРНО ТЕРПЕТЬ НЕУДАЧИ, ПОПРОБУЙ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ.

Многозадачность – самый быстрый способ потерять мотивацию, выгореть и почувствовать себя несчастным. Это ухудшит твою производительность и приведет к тому, что ты будешь очень плохо справляться со своими делами. Многозадачность снижает концентрацию и качество работы, а это в итоге будет стоить тебе времени. Заведи привычку не делать одновременно много дел. Занимайся только одним. Хотя многозадачность и имеет положительную репутацию, она опасна: если ты сразу взваливаешь на себя слишком многое, ты просчитываешься и делаешь значительно меньше, чем тот, кто сосредоточен на одной задаче.

Ты сконцентрирован, но все еще не достиг цели.

Если ты все же нашел свой внутренний фокус, тебе придется защищать его от внешних помех. Иногда при необходимости имеет смысл изолировать себя от внешнего мира. И я имею в виду настоящую изоляцию: зайди в свою комнату, офис или свободное помещение, закрой за собой дверь, окно, задерни шторы или жалюзи и полностью изолируй себя от окружающего мира. Никто не должен тебя беспокоить, оградись ото всех внешних влияний. Надень наушники, чтобы защитить себя от отвлекающих звуков, и сделай все возможное, чтобы ничто не мешало.

То же самое относится и к цифровой сфере. Благодаря Интернету мы хотя и живем в эпоху неограниченных возможностей, есть одна загвоздка: мы живем во времена бесчисленных отвлекающих факторов.

YouTube, WhatsApp и прочие – одни из самых главных убийц продуктивности. Твои смартфон и компьютер готовы предоставить тебе бесконечное количество информации и ждут, когда же ты перестанешь работать, чтобы проверить последние новости или обновить ленту.

САМЫЙ ПРОСТОЙ И ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ ИЗБЕЖАТЬ ИСТОЧНИКОВ ОНЛАЙН-ПОМЕХ – ЭТО КОРОТКАЯ, НО ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННАЯ ЦИФРОВАЯ ИЗОЛЯЦИЯ.

Запрети себе пользоваться смартфоном и браузерами или используй приложения, которые на короткое время блокируют отвлекающие онлайн-сервисы, чтобы они не мешали тебе.

Твоя концентрация – это динамическая величина: она колеблется туда-сюда между максимумом и минимумом в течение дня. Следующие вопросы помогут тебе регулярно проверять уровень концентрации и фокусироваться:

✓ Что я делаю прямо сейчас?

✓ Приближает ли меня то, что я делаю, к моим целям?

✓ Какая из задач на данный момент самая важная?

✓ Почему эта задача важна?

✓ Каков мой следующий шаг?

Время от времени делай перерыв в работе и проверяй, действуешь ли ты по-прежнему сосредоточенно или отклонился от курса и дрейфуешь. Отвлекающие факторы и мелочи часто незаметно проникают в процессы, подрывая твою эффективность. Постарайся предотвратить это и не теряй фокус.

#5. Работать эффективно

Сосредоточенные действия – основа продуктивной работы, но даже самый четкий фокус и сильная концентрация не помогут, если использовать их неправильно. Например, тебе нужно завершить важный проект, но обновление названий папок займет три часа, что совсем не эффективно. Более того, если продолжить в том же духе, твое имя внесут в зал славы самых непродуктивных людей всех времен.

Конечно, там ты будешь находиться в хорошей компании, потому что многие люди работают таким образом: они старательно сортируют документы, наводят справки, пишут электронные письма, звонят по телефону, участвуют в совещаниях или смотрят презентации. Они что-то делают, но в итоге это не приносит им никакой пользы.

Они заняты, но не продуктивны.

Если к концу тяжелого рабочего дня не выполнена почти ни одна важная задача, причиной может быть то, что время заполнено ненужными занятиями, которые не приближают тебя к поставленным целям. Поэтому важно быть эффективным и предпринимать правильные шаги. Что-то неважное не станет важным, даже если сделать это очень хорошо. В то же время нужно как можно лучше и быстрее выполнять задачи, которые приближают тебя к успеху. Особенно мешают две черты характера человека: нерешительность и перфекционизм.

Затягивание и откладывание важных задач, так называемая прокрастинация, хотя и широко распространена, сама по себе не является большой проблемой. Это защитный механизм нашего тела, который пытается оградить нас от неприятных задач. К сожалению, часто именно эти задачи продвигают нас в жизни. И, если мы хотим двигаться вперед, мы должны преодолеть себя, принять вызов и взяться за дело.

Однако эта отчаянная затея не так уж и проста, ведь чтобы победить прокрастинацию, мы должны в первую очередь вести борьбу с собой. Речь идет не о прямой борьбе, а скорее о понимании причины проблемы. И если ты поймешь, почему откладываешь важные дела и постоянно отвлекаешься, то сможешь тщательно проанализировать ситуацию и предпринять меры. Часто достаточно спросить себя: «Почему моя работа такая сложная?», «Что меня сдерживает?» или «Что я могу сделать, чтобы облегчить начало?» Четких, мотивирующих целей (принцип #1) и структурированного плана работы (принцип #3) часто бывает достаточно, чтобы преодолеть первоначальные трудности.

ПОМИМО ЗАТЯГИВАНИЯ, ОДНИМ ИЗ САМЫХ БОЛЬШИХ ТОРМОЗОВ НА ПУТИ К ЭФФЕКТИВНОСТИ ЯВЛЯЕТСЯ ПЕРФЕКЦИОНИЗМ.

В этом отношении есть два типа людей: одни называют себя перфекционистами и им нравится это качество, другие признают эту проблему и считают перфекционизм опасным. При этом перфекционизм – это не хорошо и не плохо. Он и то, и другое. Стремление к перфекционизму может подтолкнуть тебя к новым высотам. Однако он также может стать источником проблем и несчастий. Вот почему нужно научиться правильно использовать перфекционизм, не истощая и не ломая себя в процессе.

Перфекционизм пагубно сказывается на эффективности, потому что замедляет твою работу и не приносит взамен должной пользы. Часто для очень хороших результатов достаточно выполнить поставленную задачу на 90 или 95 процентов (100 процентов практически невозможны). Таким образом, вместо того чтобы тратить свое драгоценное время на мелкие шаги и усовершенствования, лучше ускориться и определить для себя разумные приоритеты.

Поэтому моя рекомендация такова: развивай избирательный перфекционизм и усвой, что ты не можешь каждое требование удовлетворить на 100 процентов.

Особенно свои собственные требования. Начни прямо сейчас с одного из заданий в твоем списке дел и заверши его как можно более поверхностно. Приложи немного усилий и осмысленно заверши задание, но исключи ненужные промежуточные шаги и детали. Стремись выполнить его примерно на 80 процентов от твоей обычной производительности, а затем остановись и ответь на следующие вопросы:

✓ Как ты оцениваешь результат?

✓ Ты очень недоволен?

✓ Чувствуется ли разница, если сравнивать с предыдущими?

✓ Заметит ли кто-то другой разницу?

✓ Сколько времени, энергии и нервов ты сэкономил?

Прокрастинация и перфекционизм – сильные противники сбалансированного тайм-менеджмента, но при правильном подходе и здоровой дозе самоанализа ты преодолеешь эти препятствия. В большинстве случаев это всего лишь мелкие детали, над которыми тебе нужно работать, чтобы стать эффективным. Не забывай об этом и старайся постоянно повышать свою продуктивность.

#6. Сформировать привычки

Сформировать навыки тайм-менеджмента просто, это не займет много времени. Однако в долгосрочной перспективе они приносят пользу только при регулярном использовании. Цели, приоритеты, планы, сфокусированность и эффективность не имеют ценности в долгосрочной перспективе, если не уделять им внимание каждый день.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ НЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ ИСКЛЮЧЕНИЕМ ИЗ ПРАВИЛ – ОН ДОЛЖЕН ВОЙТИ В ПРИВЫЧКУ!

Это как ежедневная личная гигиена, только на ментальном и организационном уровне. Если хочешь оставаться на высоте и производить хорошее впечатление, ты должен выработать модели продуктивного поведения. Исследования показывают, что более 95 % успеха в жизни зависит от выработанных привычек. Одноразовые действия могут дать тебе кратковременный прилив мотивации, но он проходит так же быстро, как и появляется. По словам Зига Зиглара: «Люди часто говорят, что мотивация недолговечна. Ну, чтобы быть чистым, душ надо принимать каждый день, а не однажды».

Например, если ты размышляешь о своих приоритетах и составляешь план хотя бы раз в год, ты добьешься краткосрочного успеха. Однако существует большая вероятность того, что уже через несколько дней твои взгляды изменятся и планы перестанут быть актуальными. Тайм-менеджмент больше не будет работать, потому что устарела основа. Хочешь держать руку на пульсе? Думай ежедневно о самых важных принципах. Если тебе удастся регулярно интегрировать различные техники продуктивной работы в повседневную жизнь, в долгосрочной перспективе ты станешь даже более успешным и счастливым, чем представлял себе раньше. Ты сможешь больше успевать при меньшем стрессе. Потому что стресс возникает не из-за того, что ты сделал, а из-за того, что не сделал.

Вот почему необходимо быть упрямым с самого начала и вырабатывать в себе положительные привычки. Конечно, этого не сделать одним нажатием кнопки, и придется поработать. А без постоянной практики и повторения новые модели поведения не закрепятся в твоем подсознании.

К счастью, привычки формируются по одной и той же схеме. Каждая привычка проходит три этапа: стимул, реализация и награда.

Привычка всегда инициируется внутренним или внешним стимулом, действующим как триггер. Это может быть, например, ощущение (страх, растерянность, скука) или сигналы из окружающей среды (звонит будильник, вибрирует смартфон, уличный шум). Этот раздражитель запускает процесс появления привычки. После выполнения и реализации цикл завершается наградой (отдых, развлечение, острые ощущения). Эта модель применима как к положительным, так и к отрицательным привычкам. Если ты хочешь повысить производительность и улучшить навыки тайм-менеджмента, тебе нужно сделать две вещи: во-первых, ввести в свой распорядок дня новые позитивные привычки; во-вторых, проанализировать старые и выяснить, какие модели поведения тебя тормозят.

Это хорошая возможность присмотреться к повседневным делам и вести дневник занятий, в котором ты будешь записывать каждое свое действие. На начальном этапе это потребует больших усилий, но всего через неделю у тебя будут собраны надежные данные о твоих текущих делах. Например, если ты тратишь 90 минут в день на проверку электронной почты и просмотр профилей в социальных сетях, это в сумме составляет 630 минут в неделю. Эта цифра (более десяти часов!) черным по белому показывает, в чем именно хромает твой тайм-менеджмент. Обнаружив недостатки, ты сможешь постепенно заменить вредные привычки новыми, лучшими.

Концентрируйся при этом только на одной новой привычке и не перегружай себя вначале слишком большим количеством новых действий.

ТОТ, КТО ПЫТАЕТСЯ ИЗМЕНИТЬ НЕСКОЛЬКО ВЕЩЕЙ ОДНОВРЕМЕННО, ОБЫЧНО ТЕРПИТ НЕУДАЧУ ВО ВСЕМ СРАЗУ.

Новые модели поведения поначалу кажутся неудобными и требуют полного внимания. Если ты вдруг начнешь каждое утро просыпаться в 5 утра, планировать свой день, читать по 30 страниц книги, не глядя в смартфон, а затем отправишься на пробежку, то никакой пользы от этого в конце концов не получишь. Единственное, что ты получишь, – это плохое настроение.

Работай только над одной новой привычкой, но делай это правильно. Начни с малого и практикуй новые навыки ежедневно. Тогда большие успехи не заставят себя ждать. Следующие вопросы помогут тебе в организации:

✓ Какая новая привычка оказала бы большое положительное влияние на твою жизнь?

✓ Как бы ты мог применить эту привычку, чтобы она не доставляла дискомфорта?

✓ В какое время ты мог бы использовать эту привычку, чтобы она разумно вписалась в распорядок дня?

✓ Как можно в деталях описать стимул, реализацию и награду твоей новой привычки?

✓ Как ты можешь гарантировать, что действительно будешь придерживаться своей новой привычки?

Привычки, как правило, работают автоматически и без твердого плана. Однако до тех пор, пока твои новые навыки не превратились в привычку, обращайся с ними аккуратнее. Проще всего, если ты внесешь привычки в свой распорядок дня и проработаешь отдельные шаги, как делаешь со списком важных дел. Со временем ты заметишь, что многие вещи станут более естественными, а планирование в один прекрасный момент станет излишним. Но до тех пор для большей надежности новые привычки должны оставаться в твоем календаре.

#7. Никогда не сдаваться

В твоей жизни бывают периоды, когда календарь переполнен, а список важных дел трещит по швам. Одна задача вытесняет другую, и ни на что не хватает времени. Одно дело сделано, но пять новых задач прилетают на письменный стол – и так до тех пор, пока ты не почувствуешь, что больше не можешь справляться с ситуацией. Положение кажется безнадежным, и неясно, что делать, чтобы выбраться из него.

Что многие делают в такой ситуации? Ничего. Поскольку у них создается впечатление, что все равно ничего не исправить, они сдаются с самого начала. Они говорят себе что-то вроде: «Я все равно с этим не справлюсь. Тайм-менеджмент для меня не работает. Пытаться сделать что-то, что с самого начала является безнадежной затеей, – пустатая трата времени и энергии». Такое мышление заставляет их терпеть неудачи, видеть подтверждение своей правоты и в следующий раз делать то же самое. Замкнутый круг. Но, если вы все же продолжите действовать, это принесет плоды. Да, тайм-менеджмент утомляет, нервирует, а иногда и разочаровывает. Но усилия того стоят. Продолжай, не сдавайся, даже если это трудно и ты предпочел бы засунуть голову в песок.

А теперь я расскажу тебе маленькую историю, которая вдохновит тебя не опускать руки, даже если задача кажется безнадежной.

Жили-были на ферме две лягушки. Однажды они играли в прятки в сарае рядом с коровами. Фермер и его помощники уже закончили работу, так что вся территория была в их распоряжении. Вдруг по неосторожности они соскользнули в кастрюлю, наполовину заполненную сливками. Они сразу поняли, что утонут. Плавать или просто лежать в этой вязкой массе было невозможно. Сначала лягушки бешено барахтались в сливках, чтобы добраться до края кастрюли.

Но все напрасно: они даже не сдвинулись с места и опускались все ниже. Лягушки чувствовали, как с каждой минутой становится все труднее держаться на поверхности и переводить дух.

Через некоторое время одна из них сказала: «Я больше не могу. Нам не выбраться отсюда. В этой жиже нельзя плавать. И, если я все равно умру, я не понимаю, почему я должна и дальше выбиваться из сил. Какой смысл умирать от изнурения, если мы все равно обречены?» Затем она перестала барахтаться и ушла на дно. Густые сливки буквально поглотили ее.

Вторая лягушка не поддалась унынию. Эта была более настойчивой и упрямой, чем ее компаньонка. Она сказала себе: «Это правда, у меня нет шансов. Это безнадежно. Из этой кастрюли не выбраться. И все-таки я не сдамся смерти просто так, я буду драться до последнего вздоха. Я не уступлю ни одной секунды, пока не пробьет мой последний час».

Она барахталась часы напролет на одном и том же месте, нисколько не продвигаясь вперед. Она сучила, гребла, била лапками, а сливки медленно густели и постепенно превращались в масло. Внезапно лягушка почувствовала опору и смогла ухватиться. Удивленная, она сделала прыжок и, трепыхаясь, приземлилась на краю горшка. Она, квакая, попрыгала домой – а после этого жила долго и счастливо до конца своих дней.

Из истории мы можем извлечь два урока. Во-первых, в следующий раз, когда будешь мазать масло на бутерброд, обрати внимание на спрятанные там кусочки лягушки. Во-вторых, что гораздо важнее: многие ситуации только кажутся безвыходными, но не являются таковыми. Они выглядят сложными, пугающими и угнетающими, но при наличии решимости и мужества ты можешь справиться с ними.

Даже если люди рядом с тобой сдадутся и опустят руки, ты не должен делать то же самое. У тебя всегда есть выбор: бросить полотенце на ринг и признать себя побежденным без боя или собрать все силы и бороться до последней секунды. Продолжая, ты, возможно, придешь к цели, даже если в настоящее время не видишь перед собой точного пути или не имеешь под рукой подходящего решения проблемы. Зачастую новые возможности появляются только после того, как ты приступаешь к работе. Лишь немногие процессы понятны с самого начала, многие из них проясняются с течением времени. Однако если ты сдашься перед первым препятствием, у тебя никогда не будет возможности найти выход из сложившейся ситуации. Ты проиграл еще до того, как начал. Но ты не имеешь права допускать этого.

Подумай об этом в следующий раз, когда твои повседневные задачи станут непосильными, тайм-менеджмент не сработает, и ты столкнешься с, казалось бы, непреодолимыми трудностями.

СИТУАЦИЯ НИКОГДА НЕ БЫВАЕТ БЕЗНАДЕЖНОЙ – ТЫ ПРОСТО НЕ СРАЗУ ВИДИШЬ РЕШЕНИЕ.

Однако если ты продолжишь действовать, то обязательно найдешь его. А теперь получи мотивационную инъекцию, ответив на следующие вопросы:

✓ Какие подобные ситуации ты уже преодолевал раньше?

✓ Что свидетельствует о том, что ты снова справишься?

✓ Каким образом ты можешь быстро и просто улучшить свое положение?

✓ Кто мог бы тебе в этом помочь?

✓ Что мешает продолжать пытаться и стараться изо всех сил?

Этот последний принцип является самым важным из всех, потому что он укрепляет характер и гарантирует, что ты будешь постоянно совершенствоваться. Никогда не сдавайся и не прекращай борьбу за контроль над своим временем – именно это является основой тайм-менеджмента и гарантирует счастливую жизнь.

Подведем итоги

В этом обзоре ты снова найдешь семь принципов тайм-менеджмента из этой главы. Постарайся усвоить каждый из них и применять их ежедневно, чтобы ты мог эффективнее использовать свое время и установить баланс в жизни.

#1. Наметить цели: поставь свои личные цели и сформулируй их как можно конкретнее – желательно в письменной форме.

#2. Расставить приоритеты: определи сферы жизни, которые особенно важны для тебя, и организуй тайм-менеджмент в соответствии с этим.

#3. Построить планы: планируй пути достижения своих целей и переноси таким образом свое будущее в настоящее, чтобы начать работать над ним уже сейчас.

#4. Сфокусировать внимание: удели все свое внимание одному делу и выполняй его сосредоточенно.

#5. Работать эффективно: не отвлекайся и выполняй задачи как можно лучше и быстрее, не проявляя чрезмерного перфекционизма.

#6. Сформировать привычки: встраивай положительные привычки в повседневную жизнь и регулярно работай над улучшением навыков тайм-менеджмента.

#7. Никогда не сдаваться: не позволяй трудным этапам сбить тебя с пути, будь настойчивым – все окупится, если ты продолжишь движение.

Это была первая часть книги. Во второй части мы рассмотрим 24 практических метода управления своим временем, чтобы помочь тебе наполнить жизнью семь основополагающих принципов.

Методы

Методы улучшения менеджмента

На следующих страницах я познакомлю тебя с 24 методами тайм-менеджмента, которые помогут тебе в организации профессиональных будней и повседневной частной жизни. Тебя ждут 24 прагматичных инструмента, которые можно опробовать и использовать в соответствии со своими личными желаниями и ощущениями. Но прежде чем ты набросишься на новое чудодейственное средство, я дам тебе пять рекомендаций, которые помогут извлечь максимальную пользу из этой книги.

1. Не переусердствуй!

В жизни речь не идет о том, чтобы стать оптимизированной машиной повышенной производительности. Все должно доставлять удовольствие! Это может быть непросто, а иногда и утомительно, но в конце концов твоя жизнь должна делать тебя счастливым. Ни больше, ни меньше. Если же ты попытаешься заполнить каждую свободную минуту работой и не будешь думать ни о чем, кроме эффективности или производительности, произойдет выгорание. Так что используй методы с умом и не переусердствуй. Тайм-менеджмент не имеет ничего общего с самоэксплуатацией.

2. Решай сам!

Методы управления временем, приведенные в этой книге, были отобраны для тебя лично мной. Таким образом, подборка носит субъективный характер и не является полной – есть еще и другие приемы, стратегии и советы. Тем не менее, следующие 24 метода составляют качественную основу для прокачивания навыков тайм-менеджмента и сочетают классические и современные подходы. Ты можешь сам решить, что тебе особенно интересно. В конце я привожу подборку других книг по тайм-менеджменту. Там ты можешь углубить знания, полученные в этой книге, или ознакомиться с дополнительными концепциями.

3. Получи общее представление!

В этой книге методы расположены не в хронологическом порядке и не в порядке важности. Я определил порядок, ориентируясь на содержание и стилистические аспекты. Но это совсем не значит, что ты должен читать, прорабатывать и применять их на практике именно в таком порядке. У тебя есть выбор: либо ты изучаешь книгу от начала до конца, либо выбираешь главы в случайном порядке или по заголовкам. Моя рекомендация: сначала просмотри книгу, получи общее представление, попробуй некоторые методы, а затем реши, хочешь ли ты свободно перемещаться по книге или будешь следовать оглавлению. Оба пути приведут к цели.

4. Адаптируй и подстраивай методы!

Методы и концепции, изложенные в этой книге, не высечены в камне. Я уверен: они работают. Но это не значит, что для тебя нет лучшей альтернативы. Если ты чувствуешь, что конкретная техника или отдельные приемы тайм-менеджмента тебе не подходят, измени способ их исполнения! Приспосабливай стратегии к своим потребностям и не загоняй себя в структуру, в которой тебе не комфортно. Я только показываю тебе возможности – ты принимаешь решения.

5. Начни прямо сейчас!

Эта книга об улучшении навыков тайм-менеджмента немедленно, в рекордно короткие сроки и на долгие годы. Как я уже предупреждал во введении: одного чтения недостаточно – нужны активные действия. Если ты не будешь выполнять задания в конце глав и ограничишься только теорией, то совершенно ничего не изменишь в своей жизни. Эффект от методов тут же испарится, а твои текущие навыки тайм-менеджмента останутся такими же, как и были. Чтобы этого не случилось, начинай сейчас, действуй немедленно!

#1. Метод «съешь лягушку» Одно предложение

Метод «съешь лягушку» подразумевает, что ты начинаешь каждый день с самой сложной, требующей усилий задачи, прежде чем переходить к другим делам.

Как это работает

Большинство людей начинает свой день с простых задач. Вместо того чтобы взяться за действительно важные задачи, они хотят сначала «втянуться» и «разогреться» перед тем, как приступить к решению сложных проблем. Если ты будешь честен с собой, то обнаружишь, что зачастую тоже начинаешь свой день с мелочей. Лишь немногие из нас берутся за самую сложную задачу – или, говоря иначе, в первую очередь взваливают на себя самую большую «глыбу» из списка дел. Единственная проблема: нас отвлекают маленькие, простые вещи. Они дают нам чувство удовлетворения, когда мы быстро справляемся с ними, но мешают приблизиться к большим целям. Как же остановить надоедливое откладывание сложных задач? Идеальное решение предлагает метод Брайана Трейси «съешь лягушку»:

✓ Создай привычку: не задумываясь, с утра сначала выполняй самую важную и сложную задачу, прежде чем переходить к следующим пунктам списка дел!

Принцип основан на английской пословице: «Съешь лягушку с утра». Если ты каждое утро съедаешь лягушку на завтрак, то можешь быть уверен, что ничего хуже с тобой не случится. Твоя лягушка – это самая трудная и самая важная задача, которая, как ты надеешься, окажет наибольшее положительное влияние на жизнь. В то же время это задача, которую ты больше всего склонен откладывать. Хотя сильное противоречие (важность задачи против высокой вероятности прокрастинации) может сначала привести к проблемам, награда того стоит: начав с самой неприятной задачи утром и расправившись с ней, ты будешь прекрасно чувствовать себя оставшуюся часть дня и продвинешься к своим целям, возвысишься над многими своими конкурентами и повысишь производительность.

Как использовать метод «съешь лягушку»: во-первых, надо собрать все задачи, которые тебе не очень нравятся и выполнение которых вызывает ощущение, будто ты ешь отвратительную лягушку. Затем из этих неприятных задач ты отсеиваешь те, которые не помогают напрямую в достижении целей. Останется то, что действительно продвинет тебя вперед и за что необходимо взяться первым делом. Если потратить всего полчаса своего времени на эти задачи сразу с утра и заниматься ими, не отвлекаясь, ты увидишь, насколько продуктивным можешь быть.

Если у тебя несколько лягушек одновременно, всегда следует начинать с самой уродливой. Это означает, что если в списке дел две, три или четыре важные задачи, начинай с самой большой и неприятной. То есть всегда берись за то, что доставляет меньше всего удовольствия, но в то же время невероятно важно для успеха.

НО БУДЬ ОСТОРОЖЕН: ДАЖЕ ЕСЛИ НЕКОТОРЫЕ ЗАДАЧИ НЕПРИЯТНЫ, ЭТО НЕ ОЗНАЧАЕТ, ЧТО ОНИ ДОЛЖНЫ СТАТЬ ДЛЯ ТЕБЯ ПРИОРИТЕТНЫМИ.

Не ведись на «фальшивых лягушек» и не давай им себя запутать! Задачи, над которыми ты работаешь, используя метод «съешь лягушку», всегда должны иметь прямое положительное влияние на цели более высокого уровня. Когда же дело доходит до особо уродливых лягушек, у Трейси есть для тебя совет: «Если уж нужно съесть лягушку, нет смысла сидеть и пристально ее рассматривать». Не размышляй долго о том, как невыносима и скучна эта задача. Просто сядь и выполни ее – вот решение, которое продвинет тебя дальше.

Итак: закрой глаза – и вперед!

Руководство

Прежде чем ты займешься своими лягушками, сначала идентифицируй их. Для того чтобы отобрать самых крупных из них, ориентируйся на план ниже:

Шаг 1: найти самые неприятные задачи!

✓ Какие из твоих задач отнимают много времени или нервов?

✓ К чему тебе приходится принуждать себя больше всего?

✓ Какие пункты из списка дел не дают тебе заснуть ночью?

✓ За выполнение каких задач ты заплатил бы больше всего денег?

✓ Какую задачу ты уже давно откладываешь?

Шаг 2: найти важные задачи, а второстепенные задачи вычеркнуть!

✓ Какие задачи имеют прямое влияние на твои цели?

✓ По шкале от 1 до 10: насколько важны твои задачи?

✓ Какие задачи оказывают наибольшее позитивное влияние на твою жизнь?

✓ Какие задачи не помогают тебе продвигаться дальше?

✓ Если бы ты мог сделать только одно дело для достижения своих целей, что бы это было?

После того как ты определился со своими лягушками, определи их последовательность и выбери ОДНУ задачу, которая наиболее важна для тебя в данный момент.

Завершая, сразу зарезервируй время на следующее утро, когда ты, без помех и не отвлекаясь, сможешь заняться этой задачей.

Пример

Лягушек не всегда легко идентифицировать. Поэтому посмотри на типичные примеры лягушек:

✓ Написать отчет

✓ Подготовить презентацию

✓ Позвонить клиенту

✓ Попросить начальницу об отпуске

✓ Заняться английским языком

✓ Бег/Занятие спортом

✓ Здоровый завтрак

То же самое и с фальшивыми лягушками – задачами, которые только кажутся важными, но на самом деле им не следует отводить приоритетную роль:

✓ Убраться на письменном столе

✓ Сортировка электронных писем

✓ Вынести мусор

✓ Провести встречу с коллегами

✓ Сменить интернет-провайдера

✓ Сделать покупки

✓ Собрать информацию

Задание

Определи свою самую большую лягушку на данный момент, выдели время на следующее утро, затем «съешь» ее на завтрак.

#2. Эффект Парето Одно предложение

Эффект Парето показывает, какие 20 процентов твоих задач отвечают за 80 процентов результатов.

Как это работает

Если ты хочешь достичь целей и воплотить свои планы в жизнь, совершай правильные поступки. Это означает: будь эффективным. Если при этом ты хочешь сэкономить время, ты должен выполнять свои задачи как можно более эффективно. Это, в свою очередь, означает, что ты должен действовать рационально. При этом эффективность всегда важнее рациональности. То, что ты делаешь, намного важнее того, как ты это делаешь! Конечно, есть смысл работать рационально, но любая рациональность ничего не стоит, если ты применяешь ее к неправильным задачам.

Чтобы найти правильные задачи, давайте сделаем небольшой экскурс в экономику и познакомимся с эффектом Парето. После этого легче будет оценить, какие задачи имеют для тебя важность, а какие действия лишь тратят твое время.

Вильфредо Парето был итальянским профессором экономики; его сильной стороной была статистика. В одном из своих самых известных исследований он доказал принцип 80/20, который впоследствии стал известен под названиями «эффект Парето», «распределение Парето» или «принцип Парето».

Речь идет о следующем: Парето обнаружил, что богатство распределено в обществе очень неравномерно. В частности, он установил, что 80 % богатства принадлежит 20 % населения. Это распределение можно обобщить и применить ко многим областям, помимо экономики.

Общий принцип Парето таков: только 20 % усилий обеспечивают 80 % результата. Дисбаланс часто бывает еще выше: 90/10, 95/5 или 99/1. Но обычно применяется соотношение 80/20. Применительно к тайм-менеджменту это означает следующее:

✓ За 20 % своего времени ты достигаешь 80 % успеха.

Оставшиеся 80 % времени тратятся на оставшиеся 20 % результата. Другими словами, если у тебя есть список дел с десятью задачами, которые предстоит выполнить, две из них имеют такую же ценность, как остальные восемь, вместе взятые. Графически это выглядит так:

Некоторые из твоих задач приведут к цели намного быстрее, чем остальные, и именно эти задачи нужно найти. Поэтому каждый раз, когда ты приступаешь к новой задаче, спрашивай себя: «Является ли это действие частью ценных 20 %?» Если нет, отодвинь их на второй план! Отныне сосредоточься в первую очередь на задачах, которые приносят хорошие результаты. Сортируй задачи, расставляя приоритеты и используя все преимущества эффекта Парето.

Руководство

Ты можешь использовать принцип Парето всякий раз, когда хочешь сравнить между собой задачи, которые служат одной и той же цели. Вот как ты можешь решить, принесет ли действие большую выгоду или совсем незначительную:

Шаг 1: Поставь цель и запиши ее!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Составь обзор необходимых рабочих задач!

✓ Какие задачи ты должен выполнить?

Шаг 3: Определи свои задачи для 20 % времени!

✓ Какие задачи дают лучшие/наибольшие результаты?

Шаг 4: Определи свои задачи для 80 % времени!

✓ Какие задачи приносят совсем немного успеха?

Шаг 5: Расставь приоритеты!

✓ Сосредоточься исключительно на задачах из списка 20-ти процентов и не обращай внимания на все остальные!

Тебе придется немного поэкспериментировать, чтобы выяснить, какие действия повседневной и профессиональной жизни приносят высокие результаты. Как только ты определишь, что входит в список 20 процентов, сразу окажешься на пути к коренному изменению распределения времени и задач.

Пример

На первый взгляд распределение Парето 80/20 кажется негибким и непрактичным. Но на самом деле это совершенно не так. Принцип Парето можно применить ко многим сферам жизни, и он поможет тебе правильно расставить приоритеты.

Давай посмотрим на некоторые примеры этой закономерности:

✓ 80 % твоих результатов являются следствием 20 % всех усилий.

✓ 80 % прибыли предприятия приходится на 20 % продукции.

✓ 80 % оборота обеспечиваются 20 % клиентов.

✓ 80 % твоего прогресса в обучении достигается за счет 20 % лекций.

✓ 80 % своего свободного времени ты проводишь с 20 % самых близких друзей и знакомых.

Невозможно однозначно определить задачи Парето. Однако, как правило, достаточно знать, какие задачи больше, а какие меньше способствуют успеху или достижению желаемых результатов. Вот несколько примеров вопросов, которые помогут это понять:

Какие задачи…

… обязательны для твоей цели?

… особенно неприятны?

… ты часто откладываешь?

… приносят результат здесь и сейчас?

… продвигают тебя вперед в долгосрочной перспективе?

… упрощают все остальное?

… необходимы/не нужны?

… ты можешь вычеркнуть без последствий?

Задание

Найди 20 % задач в своем списке дел (и в своей жизни), которые обеспечивают тебе 80 % всех результатов, и займись исключительно этими делами!

#3. Формула SMART Одно предложение

С помощью формулы SMART ты можешь сформулировать четкие и мотивирующие цели.

Как это работает

Цели очень важны для тайм-менеджмента. Если в повседневной жизни ты не ставишь перед собой никаких целей, то никогда не сможешь разумно и рационально использовать свое время, ведь в твоем распоряжении слишком много разных вариантов действий. Без четкой формулировки цели существует риск того, что большая часть твоего внимания и энергии будет потрачена впустую на второстепенные вопросы. Как же следует формулировать цели? Ответ прост: как можно более четко! В управлении проектами есть хороший и простой подход: цели должны быть SMART. Вот что стоит за формулой SMART:

✓ S: spezifisch (конкретный)

✓ M: messbar (измеримый)

✓ A: attraktiv (привлекательный)

✓ R: realistisch (реалистичный)

✓ T: terminiert (ограниченный во времени)

Таким образом, чтобы обеспечить результат, ваши цели должны соответствовать пяти характеристикам: конкретность, измеримость, привлекательность, реалистичность, ограниченность по времени. Сначала максимально конкретно сформулируй свою цель. Потому что ты можешь уверенно работать над результатом только в том случае, если четко и точно определишь цель. Она должна быть не расплывчатым желанием, а первым шагом к реализации.

ЧЕМ КОНКРЕТНЕЕ ТЫ ОПРЕДЕЛИШЬ ЦЕЛЬ, ТЕМ ЛУЧШЕ СМОЖЕШЬ ПРЕДСТАВИТЬ СЕБЕ РЕЗУЛЬТАТ, А ЗНАЧИТ – С БОЛЬШЕЙ ВЕРОЯТНОСТЬЮ ДОСТИГНЕШЬ ЕГО.

Кроме того, все цели должны быть измеримыми – поддающимися количественной оценке. В противном случае невозможно проверить, последовательно ли ты работал над своими целями и достиг ли их в конце концов. Обычно это легче реализовать в профессиональной жизни, чем в личной, но все же стоит попробовать все, чтобы получить конкретные данные. Кроме того, ты должен уметь привлекательно и адекватно формулировать свою цель, чтобы не попасть в мотивационную яму, а иметь желание действительно достичь цели. С другой стороны, гипертрофированные или скучные цели не продвинут тебя вперед. Не забывай: постановка целей – сложная штука. Конечно, это совершенно нормально, что ты хочешь высоко подняться. Но твои цели всегда должны оставаться реалистичными и соответствовать текущей действительности. Если ты формулируешь свои цели таким образом, что достичь их совершенно нереально, вся концепция бессмысленна. Последнее важное качество твоих целей заключается в том, что они должны быть ограничены во времени. Только когда цели привязаны к временным рамкам, ты можешь начать последовательно достигать их.

Формула SMART – это хороший инструмент, с помощью которого ты можешь быстро и легко сформулировать свои цели. Пять качеств гарантируют, что цели будут конкретными и понятными и тебе не придется тратить много времени на планирование. В результате ты получишь не только четкий план действий, но и ощутимый заряд мотивации.

Этот эффект усиливается, если записывать свои цели на бумаге. На первый взгляд это выглядит как мелочь, но она оказывает большое влияние на твою выдержку и шансы на успех. Зафиксированная на бумаге цель будет мотивировать и подхлестывать тебя. Это больше, чем просто проявление интереса: это официальное соглашение с самим собой. И вероятность того, что ты будешь придерживаться этого соглашения, намного выше, чем если бы это была спонтанная идея, просто витающая в твоей голове.

Руководство

Формулировать цели по принципу SMART просто – нужно лишь учитывать пять характеристик, которым они должны соответствовать. Найди что-нибудь, чем можно писать, и сформулируй свои цели следующим образом:

Шаг 1: Цели должны быть конкретными!

✓ Чего именно ты хочешь добиться?

Шаг 2: Цели должны быть измеримыми!

✓ Как ты можешь проверить свою цель/успех?

Шаг 3: Цели должны быть привлекательными!

✓ Стоит ли стремиться к своей цели?

Шаг 4: Цели должны быть реалистичными!

✓ Достижима ли твоя цель?

Шаг 5: Цели должны быть ограниченными во времени!

✓ Когда именно ты хочешь достичь своей цели?

Иногда случается, что для каких-то целей не могут быть выполнены все пять критериев. Особенно когда на достижение цели влияют внешние факторы или в процессе работы меняются приоритеты. Кроме того, не все цели четко измеримы. Они даже могут создать внутренний конфликт с точки зрения привлекательности и реалистичности. Несмотря на эти недостатки, концепция SMART обеспечивает прочную основу, которую ты можешь использовать в качестве руководства.

Пример

Не каждая цель может или должна быть SMART. Обычно бывает достаточно наметить свои цели, а затем приступить к работе. Во всяком случае концепция SMART поможет тебе определить цели по четкой схеме, так что тебе не нужно будет их каждый раз заново обдумывать.

Вот некоторые примеры:

Пример 1 (конкретность):

✓ Не так: «Я буду больше двигаться».

✓ А так: «При любой возможности я буду пользоваться лестницей вместо лифта».

Пример 2 (измеримость):

✓ Не так: «Я продолжу работу над отчетом завтра где-то после обеда».

✓ А так: «Я буду работать над вторым и третьим разделом отчета завтра с 14:00 до 16:00».

Пример 3 (привлекательность):

✓ Не так: «Завтра я весь день буду убираться в подвале».

✓ А так: «Завтра я потрачу два часа на уборку подвала. После этого я сделаю перерыв».

Пример 4 (реалистичность):

✓ Не так: «Сегодня вечером я буду читать книгу, заполнять налоговую декларацию и красить садовый забор».

✓ А так: «Сегодня вечером я полчаса почитаю, потом соберу налоговую документацию и выберу краску для садового забора».

Пример 5 (ограничение во времени):

✓ Не так: «Я поговорю с моим партнером».

✓ А так: «В субботу в 14:00 я поговорю со своим партнером».

Задание

Используя формулу SMART, определи четкие цели на следующий день!

#4. Фокус-вопрос Одно предложение

Фокус-вопрос концентрирует все твое внимание на одной сфере и помогает установить четкие приоритеты.

Как это работает

Фокус-вопрос Гэри Келлера – это простой инструмент для определения того, какая задача является наиболее важной для достижения конкретной цели. Следовательно, ее выполнение должно быть твоим главным приоритетом. Фокус-вопрос:

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы все остальное стало проще – или даже излишним?

Вопрос поразительно прост. Тем не менее он вызывает заметные изменения в твоем образе мышления, создает четкие рекомендации к действию и, таким образом, обеспечивает значительное улучшение навыков тайм-менеджмента. Сами по себе вопросы бесполезны. Они не помогут тебе в один момент, если ты находишься в мотивационной яме или страдаешь от проблем с концентрацией. Однако, посмотрев внимательнее, ты поймешь, что вопросы могут дать ценные подсказки о том, как ты можешь решить проблему и справиться с трудными задачами. Как раз это является целью фокус-вопроса. Он заставляет тебя задуматься над тем, что важно в твоей жизни прямо сейчас. Сам бы ты об этом или не подумал, или не задал бы себе этот вопрос.

Фокус-вопрос подталкивает тебя расставить приоритеты («Какую ОДНУ вещь…»), заставляет действовать («…я могу сделать,…») и защищает тебя от потери ориентиров и отвлечения внимания («…чтобы все остальное стало проще или даже излишним.»).

Всякий раз, отвечая на фокус-вопрос, ты будешь понимать все яснее, чего хочешь достичь и какие шаги необходимо сделать на этом пути. Именно взаимодействие нескольких факторов делает фокус-вопрос таким эффективным. Этот инструмент может сослужить тебе хорошую службу, особенно при меняющихся и сложных требованиях повседневной жизни. Твои планы обновляются практически ежедневно, и добавляются новые задачи. Прежние обязательства, которые еще вчера были актуальны, сегодня уже не важны. Тем не менее ты не должен терять контроль и начинать новый день без ориентиров.

ГОВОРЯ КОРОТКО: ПОСТОЯННО МЕНЯЯ СВОИ ПРИОРИТЕТЫ, ТЫ НЕ ДОЛЖЕН ТЕРЯТЬ ИЗ ВИДУ СВОИ ДОЛГОСРОЧНЫЕ ЦЕЛИ.

Фокус-вопрос – идеальное средство, которое поддержит тебя в этом.

С одной стороны, он концентрирует твое внимание на одной-единственной задаче. С другой стороны, обеспечивает взгляд на глобальную картину. Возникает постоянное сопоставление элементов вопроса, приведенного выше: «ОДНА задача» и «чтобы все остальное стало проще или даже излишним». Поэтому ты всегда видишь свои действия в более широком контексте, а не изолированно.

Но лучше всего то, что через короткое время фокус-вопрос развивает собственную продуктивную динамику. Представь себе свой успех в какой-то определенной сфере жизни как ряд костяшек домино, расставленных на небольшом расстоянии друг от друга. Чтобы наконец достичь своей цели, ты должен опрокинуть каждую костяшку. А как лучше всего это сделать? Правильно, начиная с самого начала. Фокус-вопрос требует от тебя найти первую костяшку домино и со всей решимостью сбить ее. Сделав это, ты увидишь, что в ответ на это следующие кости тоже упали – или готовы упасть. Самое сложное (начало) сделано – остальное происходит автоматически. Твоя «одна задача» является первой костяшкой в ряду – и, таким образом, оказывает наибольшее влияние на все последующие. Дальше все, что нужно делать, это не отступать!

Руководство

Задавать фокус-вопрос и отвечать на него легко. Тем не менее большинство людей не делают этого и потому остаются в состоянии парализующей непродуктивности. Они занимаются ненужными делами вместо того, чтобы выполнять важную для них ОДНУ задачу. Как лучше всего это делать:

Шаг 1: Задайте фокус-вопрос!

✓ Что является ОДНОЙ задачей, которую я могу выполнить, чтобы все остальное стало проще или даже излишним?

Шаг 2: Собери возможные вопросы!

✓ Какие обстоятельства ты примешь во внимание для ответа на фокус-вопрос?

Шаг 3: Определи свою «ОДНУ задачу»!

✓ Какие действия принесут тебе наилучшие результаты?

Шаг 4: Повторяй фокус-вопрос регулярно!

✓ Изменились ли твои приоритеты?

Задавай себе фокус-вопрос несколько раз в день. Создай себе напоминание и пусть оно появляется на смартфоне каждые два-три часа. Также можно прикрепить записки с напоминаниями к своему рабочему столу, чтобы хотя бы раз в день думать о том, что же является для тебя «ОДНОЙ задачей». Чем чаще ты задаешь себе этот вопрос, тем лучше.

Пример

Чтобы ты мог уже сейчас попробовать задать фокус-вопрос, я собрал различные примеры применения для семи разных сфер жизни.

Пример 1 (личное развитие):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы быстрее достичь своих личных целей?

Пример 2 (здоровье):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы уменьшить стресс и вести более здоровый образ жизни?

Пример 3 (отношения):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы улучшить отношения с моим спутником жизни?

Пример 4 (семья):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы мои отношения с родителями стали более приятными?

Пример 5 (профессия):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы продвинуться по карьерной лестнице?

Пример 6 (смысл жизни):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы помочь другим людям?

Пример 7 (финансы):

✓ Какую ОДНУ задачу я могу выполнить, чтобы накопить деньги и быть финансово независимым?

Задание

Сформулируй свой личный фокус-вопрос для трех разных сфер жизни и определи наиболее важные для тебя задачи!

#5. Тактика салями Одно предложение

Применяя тактику салями, ты разбиваешь большие цели и задачи на маленькие, легко контролируемые шаги и выполняешь их один за другим.

Как это работает

Главная причина плохого тайм-менеджмента – слишком сложные задачи. Слишком большие цели могут быть пугающими и демотивирующими. В таких случаях тебе вовсе не хочется начинать – или ты все же начинаешь, но через короткое время увязаешь в мелочах, а затем, выбившись из сил, сдаешься. Тактика салями – это простой и эффективный способ для избавления от страха перед большими задачами. С помощью этого метода ты разбиваешь большие цели на маленькие ломтики (как у салями) и продвигаешься вперед, ломтик за ломтиком. Основной принцип, лежащий в основе, прост и заключается в следующем:

✓ Думай пошагово!

Два маленьких слова способны многое изменить. Выработай привычку больше не рассматривать большие задачи как одно целое, а думай небольшими шагами. Разбей предстоящие проекты на небольшие выполнимые части, а затем шаг за шагом прорабатывай их. Ты, конечно, держишь под контролем общую картину – но в реализации это больше не играет важной роли. В этом есть два основных преимущества. Во-первых, тебе легче сначала выполнить малую часть большой задачи, чем начинать всю работу сразу. Это немного раскачает тебя, и, скорее всего, ты сразу перейдешь к следующему шагу, как только преодолеешь первое маленькое препятствие. Во-вторых, это разделение гарантирует, что ты не потеряешь контроль и в любой момент времени будешь точно знать, в какой точке выполнения задачи находишься.

Ты больше не будешь блуждать или отвлекаться на мелочи. Пошаговый план поможет тебе не сбиться с пути и покажет, что делать дальше. Именно это подводит тебя к центральному вопросу, который нужно задать себе при планировании и распределении задач: «Каким будет мой следующий шаг?» Сфокусируй свое внимание на следующем действии, которое необходимо выполнить. Всегда спрашивай себя, что нужно сделать на следующем этапе – все остальное пока не важно. Ты можешь разделить свои задачи на любое количество шагов и подстроить их под свой ритм работы. При этом лучше стремиться планировать более детально, чем слишком абстрактно. Потому что если делать большие скачки в самом начале, то новый план действий почти не принесет преимуществ – даже скорее собьет тебя с толку. Если же запланировать слишком много мелких шагов, это станет причиной перегруза рабочего плана, что приведет к негибкости в его исполнении. Но не стоит волноваться, для начала все не так уж плохо. Общая структура может выглядеть так:

→ Твоя задача

→ Подзадача 1

→ Подзадача 1a

→ Подзадача 1б

→ Подзадача 1в

→ Подзадача 2

→ Подзадача 2a

→ Подзадача 2б

→ …

Со временем у тебя выработается определенная рутина в составлении плана шагов, и ты сможешь полагаться на свой опыт. Но до тех пор порядок действий необходимо довести до автоматизма. Тактика салями работает лучше всего, если выполнять ее письменно и разбивать задачи на структурированные списки. Для каждой подзадачи должен быть установлен обязательный крайний срок исполнения, чтобы без необходимости ты не откладывал неприятные действия.

Руководство

С помощью тактики салями ты можешь разбить любую задачу на отдельные части и выполнять ее по частям. После разделения следует определить последовательность выполнения и всегда концентрироваться на текущем шаге. Можно действовать по следующей схеме:

Шаг 1: Выбери задачу!

✓ Чем бы ты хотел заниматься?

Шаг 2: Определи цель!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 3: Определи основные компоненты своей задачи!

✓ Что относится к твоей задаче?

Шаг 4: Определи каждый отдельный шаг на твоем пути!

✓ Какие конкретные рабочие задачи ты должен выполнить?

Шаг 5: Определи последовательность!

✓ В какой последовательности должны быть выполнены шаги?

Шаг 6: Начни с первой подзадачи!

✓ Концентрируйся только на одном-единственном конкретном шаге!

Основные трудности возникают на шаге 3: определение основных компонентов. На первый взгляд этот шаг кажется условным и абстрактным. Но это не так. Любую задачу можно разбить на следующие основные компоненты: подготовка, выполнение и оценка результатов. Каждая задача, с которой ты сталкиваешься, в основном состоит из этих трех элементов, даже если обычно ты воспринимаешь только один из них (реализацию).

Однако если ты привыкнешь разбивать свои проекты по этому шаблону, то сможешь действовать более целенаправленно и быстрее справляться с работой.

Пример

В принципе, ты можешь разбить свои задачи на любое количество шагов – и таким образом адаптировать их под свой индивидуальный рабочий ритм.

Вот пример:

Пример 1 (сменить интернет-провайдера):

✓ Шаг 1: выбрать задачу

Сменить интернет-провайдера

✓ Шаг 2: определить цель

Получить быстрое подключение к Интернету за меньшие деньги

✓ Шаг 3: определить основные составляющие

Собрать информацию/сравнить провайдеров

Сменить провайдера

Подшить документы для хранения

✓ Шаги 4 и 5: Определить каждый шаг и последовательность

Изучить потенциальных интернет-провайдеров

Ограничить выбор пятью вариантами

Сравнить тарифы

Расторгнуть старый договор

Заключить новый договор

Настроить новое подключение к Интернету

Протестировать новое интернет-соединение

Подшить договорную документацию для хранения

Задание

Определи задачу и раздели ее, используя тактику салями, на мелкие подзадачи, которые ты последовательно выполнишь!

#6. АВС-анализ Одно предложение

С помощью АВС-анализа ты можешь определить приоритет различных задач и отсортировать их по степени важности.

Как это работает

Действительно важные задачи ты сможешь найти в своей повседневной жизни, только проанализировав и оценив все свои действия. Только тогда ты сможешь быть продуктивным и разумно использовать время. Полезным инструментом для достижения этого является так называемый АВС-анализ. С его помощью ты можешь классифицировать свои задачи и присваивать им разный уровень приоритета. Выполнив это, ты будешь знать, какие задачи особенно важны для достижения поставленных целей и где таятся «пожиратели времени».

Присваивая соответствующий приоритет каждому запланированному действию, ты подчеркиваешь пользу соответствующей задачи – и, таким образом, устанавливаешь важность ее выполнения. В частности, используя АВС-анализ, ты определяешь цель и назначаешь приоритет от A до С для всех запланированных действий. Затем ты сортируешь свой выбор на задачи категории «А», «В» и «С» и начинаешь над ними работать. Задачи категории «А» представляют собой наиболее важные задачи («Что обязательно нужно сделать?»), задачи категории «В» представляют собой задачи средней важности («Что следует сделать?»), а задачи категории «С» наименее важны для достижения вашей цели («Что можно сделать?»).

Эта классификация дает понять, что лишь немногие задачи имеют решающее значение для твоего успеха (задачи типа «А») и вносят значительный вклад в достижение целей.

БОЛЬШАЯ ЧАСТЬ ТВОЕГО ВРЕМЕНИ ЗАНЯТА ВТОРОСТЕПЕННЫМИ ДЕЛАМИ («C»-ЗАДАЧАМИ), ХОТЯ ЭТИ ДЕЙСТВИЯ МАЛО ВАЖНЫ ИЛИ СОВСЕМ НЕ ВАЖНЫ.

Поэтому, согласно АВС-анализу, применяется следующее правило:

✓ Сосредоточься на задачах категории «А» – трать меньше времени на задачи «В» и практически не трать время на задачи «С»!

При выполнении АВС-анализа и постановке трех вопросов (Что обязательно нужно/следует/можно сделать?), как правило, приходят на ум и другие ключевые действия, которые до этого при планировании оставались без внимания. В таком случае ты можешь расширить список дел, пересмотрев установленные тобой ранее приориты. Добавление или удаление задач требует повторного анализа ценности каждой задачи.

И напоследок несколько советов по практическому применению АВС-анализа:

✓ Категорию «А» следует присваивать задачам продуманно (только самым важным!)

✓ Интенсивно работать только над одной или двумя задачами категории «А» в день (от трех до четырех часов).

✓ Категорию «В» также не следует присваивать задачам слишком необдуманно (должно прослеживаться их непосредственное влияние на цель!)

✓ Не слишком долго работать над двумя-че-тырьмя задачами категории «В» в день (достаточно одного-двух часов).

✓ Задачи категории «C» – это все виды деятельности, которые не имеют прямого влияния на достижение цели (мелкие дела и рутинная работа).

✓ Над задачами категории С не следует работать более одного часа в день.

Если ты регулярно оцениваешь каждое свое действие и понимаешь, какие задачи приближают тебя к цели, – значит сделан значительный шаг к улучшению тайм-менеджмента. Простое разделение на три приоритетные категории (A, B и C) способствует фокусированию на главном и мгновенно помогает отличать важное от второстепенного.

Руководство

ABC-анализ прост и может использоваться для любого типа постановки целей. Выполнив четыре небольших шага, ты легко сделаешь оценку своего списка дел:

Шаг 1: Определи цель!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Оцени свои действия!

✓ Какое влияние оказывают мои действия на цель?

Шаг 3: Определи приоритетность задач и присвой им категории «A», «B» и «C»!

✓ Что нужно, следует и можно сделать для достижения цели?

Шаг 4: Выполни задачи категории «А» в первую очередь!

✓ Ты позаботишься о задачах категории «B» и «C» позже!

Старайся оценивать максимально объективно полезность этих задач для своих самых важных целей. После того как ты разбил на категории все задачи в списке дел, проверь свои результаты. В течение короткого времени приоритеты могут сместиться, а это означает, что и оценка задач изменится.

Классификация твоих действий по категориям задач «A», «B» или «C» – это каждый раз индивидуальная оценка. Никто, кроме тебя, не может определить, какие задачи в данный момент важны, а какие – нет.

Немного потренировавшись, ты быстро поймешь, как это работает, и будешь уверенно расставлять приоритеты. Тем не менее имеет смысл регулярно перепроверять АВС-анализ, чтобы распределение по категориям соответствовало текущим интересам.

Пример

Для лучшего понимания посмотрим на этот пример. Предположим, это твой список дел:

✓ Перезвонить г-же Мейер

✓ Прочитать окончательный отчет

✓ Подготовить доклад для совещания

✓ Купить подарок на день рождения Томаса

✓ Ответить на электронные письма

✓ Изучить данные о продажах

✓ Парикмахерская

✓ Заняться спортом

В зависимости от твоей личной цели, необходимо установить приоритеты. Для цели «Подготовка к совещанию» план может выглядеть так:

✓ Цель: ты хочешь подготовиться к завтрашнему совещанию.

✓ После выполненного ABC-анализа список дел выглядит так:

(B) Прочитать окончательный отчет

(A) Подготовить доклад для совещания

(B) Изучить данные о продажах

Действие: сначала ты готовишь доклад для совещания, затем читаешь окончательный отчет и изучаешь новые данные о продажах. Все остальное (категория C) должно подождать.

Задание

Поставь себе конкретную цель на день и расставь приоритеты для задач с помощью АВС-анализа!

#7. Матрица Эйзенхауэра Одно предложение

Используя матрицу Эйзенхауэра, ты можешь распределять задачи по категориям, разделять важные и срочные дела и решать, о чем нужно позаботиться в первую очередь.

Как это работает

В повседневной жизни тебе приходится сталкиваться с разнообразными проблемами. И часто с первого взгляда неясно, идет ли речь о важных задачах или не очень, и насколько они критичны по времени. Но именно эта способность различать важна для тайм-менеджмента. Она помогает в конце дня определить, приблизился ли ты к своим целям или потратил энергию впустую. Метод, который использовал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, может помочь тебе разбить на категории и структурировать список дел. Он называется «матрица Эйзенхауэра». Этот метод надежен и работает всегда. При работе с ним задавай себе два вопроса для каждой задачи:

✓ Важна или не важна эта задача?

✓ Срочная или несрочная эта задача?

Задача считается важной, если она оказывает прямое влияние на твою главную цель и помогает тебе продвигаться вперед. В противном случае задача классифицируется как неважная. Задания считаются срочными, если их нужно выполнить оперативно, иначе они потеряют смысл, или промедление грозит негативными последствиями. Во всех остальных случаях (например, если нет дедлайна) задачи не считаются срочными. На основе этих двух вопросов и четырех различных возможных комбинаций ответов создается матрица решений, в которой каждая задача находит свое место.

Таким образом, каждый список дел можно оценить с точки зрения конкретной цели и временных рамок. Так выглядит общая матрица Эйзенхауэра:

Если задача классифицируется как важная и срочная (задачи категории «А»), ты должен выполнить ее немедленно и лично. Для важных задач, которые не являются срочными (задачи «B»), устанавливаются сроки исполнения, они выполняются самостоятельно, но в более поздний срок. Задачи, которые оцениваются как срочные, но не важные (задачи «C»), могут быть делегированы. Если задача не является ни важной, ни срочной, то вообще не стоит ею заниматься (задачи «Р»).

С помощью системы Эйзенхауэра ты можешь легко и быстро сортировать свои задачи. Как только ты оценишь все свои дела по степени важности и срочности, то вдруг обнаружишь, сколько лишних действий ты совершаешь каждый день. Поначалу это осознание может шокировать – но оно необходимо. Потому что, последовательно применяя принцип Эйзенхауэра в течение нескольких недель, расставляя задачи по приоритету и отбрасывая неважные мелочи, ты начнешь планировать более рационально. И тем самым сэкономишь свое время. Много времени.

Руководство

В рамках принципа Эйзенхауэра ты оцениваешь важность и срочность своих задач. Эти параметры, в свою очередь, зависят от главной цели и имеющегося времени.

Следующие три шага покажут тебе, как это сделать:

Шаг 1: Определи главную цель!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Определи важные/неважные задачи!

✓ Какие задачи помогут тебе достичь цели?

Шаг 3: Определи срочные/несрочные задачи!

✓ Какие задачи срочные/несрочные?

После того как проведена оценка списка дел, можно расставить приоритеты для задач. В результате ты получишь четыре категории в такой последовательности:

✓ Задачи «А» (важные и срочные)

✓ Задачи «В» (важные, но не срочные)

✓ Задачи «С» (не важные, но срочные)

✓ Задачи «D» (не важные и не срочные)

Начни с выполнения задач «А», а затем продвигайся по списку дел. Сосредоточься только на важных аспектах и исключи все второстепенные действия.

Пример

С помощью двух категорий «Важность» и «Срочность» ты можешь классифицировать все задачи и решить, какой приоритет им присвоить.

Пример 1 (задачи «А»: важные и срочные):

✓ Обработать запрос важного клиента

✓ Перезвонить руководителю

✓ Отвезти ребенка в больницу

✓ Оплатить аренду

✓ Заполнить налоговую декларацию (срок сдачи – 5 дней)

Пример 2 (задачи «В»: важные, но не срочные):

✓ Заполнить налоговую декларацию (срок сдачи – 5 недель).

✓ Организовать отпуск

✓ Написать отчет по проекту

✓ Найти новых клиентов

✓ Пойти к стоматологу

Пример 3 (задачи «С»: не важные, но срочные):

✓ Сделать покупки

✓ Поменять шины

✓ Помочь коллеге

✓ Отнести посылку на почту

✓ Присутствовать на еженедельном совещании

Пример 4 (задачи «P»: не важные и не срочные):

✓ Навести порядок на столе

✓ Ответить на неважные электронные письма

✓ Убраться в гараже

✓ Узнать стоимость билета на концерт

Задание

Примени принцип Эйзенхауэра к своему списку дел и раздели все задачи на важные/неважные и срочные/несрочные!

#8. Метод ALPEN (Альпы) Одно предложение

Метод ALPEN (Альпы) – концепция из пяти шагов, с помощью которой ты сможешь составить продуктивный план на день.

Как это работает

Для эффективного управления временем без долгосрочных планов не обойтись. Для конкретных действий и видимых результатов решающее значение имеет ежедневное планирование. Только если тебе удастся разбить глобальные цели на ежедневные задачи, ты добьешься быстрого прогресса. Для ежедневного планирования, которое способствует тому, что ты не перегружаешь свой день задачами, а работаешь эффективно, можно использовать метод ALPEN. Концепция Лотара Зайверта состоит из пяти этапов планирования и не требует много времени для внедрения. Вот что представляет из себя метод ALPEN:

✓ A: Запись задач и сроков выполнения (Aufgaben)

✓ L: Оценка продолжительности действий (Länge)

✓ P: Планирование буферного времени (Pufferzeiten)

✓ E: Принятие решений (Entscheidungen)

✓ N: Последующий контроль (Nachkontrolle)

Сначала составь список всех задач, которые хочешь выполнить в определенный день и определи сроки их исполнения. Важно делать это в письменной форме. Затем оцени продолжительность каждого действия. Для этого ты можешь опираться на собственный опыт или сравнивать с аналогичными задачами (как правило, лучше закладывать больше времени!). Дополни свой список дел, указав рядом с каждым действием его предполагаемую продолжительность.

На этом этапе часто становится ясно: список перегружен – ты должен провести сортировку! Таким образом мы подходим к следующему пункту метода ALPEN: буферному времени. Каким бы хорошим ни был твой план на день, он никогда не будет выполен на 100 процентов. Вот почему необходимо учитывать буферное время при составлении ежедневного плана. Известное эмпирическое правило из специализированной литературы гласит: планируй только 50–60 процентов своего рабочего времени, а остальное резервируй на случай непредвиденных обстоятельств! На первый взгляд это кажется слишком непродуктивным, но опыт показывает, что пожиратели времени – прокрастинация, неожиданные события, отвлекающие факторы и помехи – крадут у нас больше, чем мы думаем.

Буферное время поможет тебе справиться с этим и даст свободу действий. Оно также может быть использовано для восстановления сил между двумя задачами (если дела идут хорошо). Или его можно посвятить более сосредоточенной работе. Далее, когда задачи и их продолжительность определены и зарезервированы 50 процентов дня, ты должен решить, какие задачи из списка будут включены в план на день. Подумай о своих главных целях и сосредоточься на самых важных задачах. Расставь разумные приоритеты и осознанно решай задачи, которые действительно помогут тебе продвинуться вперед. Остальное придется отложить, отменить или выполнить в дополнительное рабочее время.

После завершения процесса отбора твой новый план на день в основном готов. На последнем этапе метода ALPEN ты должен провести его критический контроль. Будь честным и объективным, чтобы планирование принесло тебе максимально возможную пользу. Регулярно спрашивай себя: реалистичен ли мой план? Не беру ли я на себя слишком много? Правильно ли были оценены задачи и время? Где недавно возникали проблемы? После такой проверки можно рассчитывать, что в твоих руках надежный план, который разгрузит тебя и поможет продуктивно провести день.

Руководство

Метод ALPEN – это простой и гибкий инструмент, который ты можешь использовать для быстрого создания продуманного плана на день. Для этого нужно сделать всего пять шагов:

Шаг 1: Запиши задачи и сроки!

✓ Что в твоем списке дел?

Шаг 2: Оцени продолжительность выполнения задач!

✓ Сколько времени занимают твои задачи?

Шаг 3: Запланируй буферное время!

✓ Планируй максимум 50–60 процентов своего рабочего времени!

Шаг 4: Прими решение!

✓ Какие задачи попадут в твой план на день?

Шаг 5: Последующий контроль!

✓ Является ли твой план разумным и сбалансированным?

Метод ALPEN – последовательный. После выполнения шага № 5 ты снова возвращаешься к шагу № 1 и т. д., а результаты оказывают влияние друг на друга. Поэтому убедись, что не застрял в бесконечном цикле планирования.

ЗАКОНЧИ ПЛАНИРОВАТЬ ДЕНЬ, КОГДА ОН ДОСТАТОЧНО ХОРОШ – ОН ВСЕ РАВНО НЕ БУДЕТ ИДЕАЛЬНЫМ.

Пример

Твой план на день сильно зависит от имеющихся условий и состояния, в котором ты находишься. Например, часто будут возникать встречи и сроки, которые нельзя отложить или перенести, и поэтому их нужно будет включить в план в обязательном порядке. Кроме того, в некоторые дни ты будешь более эффективным и мотивированным, чем в другие.

Эти изменения также необходимо учитывать при работе с методом ALPEN. Для лучшего понимания давай рассмотрим пример:

Шаг 1 и 2: Запиши задачи/оцени их продолжительность!

✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)

✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)

✓ Подготовить презентацию (45 минут)

✓ Перезвонить коллеге (15 минут)

✓ Ответить на электронные письма (30 минут)

✓ Проверить резюме (45 минут)

✓ Написать отчет о проекте (90 минут)

✓ Организовать поездку (60 минут)

Шаг 3: Запланируй буферное время!

✓ В твоем распоряжении 8 часов (480 минут). Из них распланируй 50 процентов (т. е. 240 минут).

Шаг 4: Прими решение!

✓ Написать отчет о проекте (90 минут)

✓ Подготовить презентацию (45 минут)

✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)

✓ Перезвонить коллеге (15 минут)

✓ Ответить на электронные письма (30 минут)

✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)

Шаг 5: Последующий контроль!

✓ Является ли твой план разумным и сбалансированным?

Задание

Спланируй свой следующий день, используя метод ALPEN!

#9. Getting Things Done или Как привести дела в порядок Одно предложение

Пользуясь этим методом, ты организуешь свою повседневную жизнь с помощью списков и, таким образом, сможешь отслеживать все предстоящие важные задачи.

Как это работает

Getting Things Done – это метод тайм-менеджмента Дэвида Аллена, основанный на идее занесения в списки всех задач, сроков их исполнения и идей. Таким образом, ты следишь за повседневной жизнью и получаешь контроль над сложными задачами. Система метода Getting Things Done (коротко: метод GTD) не дает четких предписаний, как выполнять работу, а фокусируется на записи и организации задач. Эта техника гарантирует, что больше не придется держать в голове слишком много информации. Появится ясность: все, записанное в списке дел, больше не давит на тебя. Метод GTD прост в использовании, он дает тебе ощущение достижения уже через короткое время. Тем не менее, следует соблюдать некоторые основные принципы и придерживаться порядка их выполнения:

✓ Сбор

✓ Обработка

✓ Организация

✓ Просмотр

✓ Выполнение

На первом этапе ты собираешь все задачи, которые на данный момент важны. Сюда входят все дела от «покраски садового забора» до «ведения переговоров о зарплате». Затем ты их обрабатываешь и определяешь, когда ты хотел бы ими заняться.

Далее в рамках этой оценки ты определяешь конкретные действия: «купить краску» или «назначить встречу с руководителем». Этот шаг особенно важен, потому что он позволяет трансформировать цели в действия. Затем ты организуешь свои задачи, занося их в список дел или календарь. Важно, чтобы ты освободил голову и сохранил данные на внешнем носителе – это единственный способ разгрузиться. Составив список однажды, ты должен регулярно просматривать и пересматривать свои задачи, чтобы иметь возможность отслеживать текущие события и реагировать на них соответствующим образом. На последнем шаге ты решаешь, какие задачи из своего списка ты будешь выполнять, исходя из времени и энергии.

Для реализации метода GTD Дэвид Аллен рекомендует использовать разные списки и регулярно их обновлять. К ним относятся:

✓ Входящие задачи

✓ Проекты

✓ Следующие шаги

✓ Ожидание

✓ Идеи

Все задачи, встречи и идеи, с которыми ты сталкиваешься в течение дня, собираются в списке входящих задач. Затем они преобразуются в конкретные действия (см. выше) или добавляются в более крупные планы мероприятий и перемещаются в список проектов. Задачи, над которыми ты хочешь работать дальше, попадают в список следующих шагов. Если в какой-то момент тебе понадобится помощь других или нужно дождаться соответствующей информации, перемести свой проект в список ожидания. Ты можешь собрать новые идеи, задумки или вещи, которые ты хотел бы однажды сделать в списке идей, и систематизировать их позже.

Руководство

Метод «GTD» поможет тебе целостно организовать повседневную жизнь и создать «внешнюю память». Начни с текущей исходной позиции и выполни следующие шаги:

Шаг 1: Выбрось все из головы!

✓ Записывай все: каждую маленькую задачу, срок исполнения или напоминание, которое ни в коем случае нельзя забыть.

Шаг 2: Сразу определи свое первое действие!

✓ Для каждой задачи реши, что нужно сделать в первую очередь.

Шаг 3: Определи важность и срочность!

✓ Оцени свои задачи и назначь крайние сроки исполнения.

Шаг 4: Упорядочи свой список и сохрани его на внешнем носителе!

✓ Разбей свои задачи на категории и храни их в электронном виде (на компьютере/смартфоне) или бумажном списке.

Шаг 5: Регулярно проверяй свой список!

✓ Поддерживай актуальность списков и ежедневно просматривай задачи.

Для реализации этого метода – и особенно для управления различными списками – могут быть очень полезны специализированные приложения (Trello, Evernote, Wunderlist и т. д.).

Пример

В повседневной жизни на тебя порой обрушивается множество мыслей и задач. Например: «Завтра собрание в 8 утра. Я должен еще распечатать отчет для него. Затем я должен зайти к своему руководителю: мы планируем рождественский праздник. Вечером нужно вынести мусор. Я договорился встретиться с Лизой. В моей квартире порядок? Когда истекает срок подачи налоговой декларации? Позже я запланирую следующий отпуск в Испании. Вчера я пропустил звонок от хорошего клиента. Я напишу ему позже. В следующую среду у меня выходной. Срок регистрации на семинар заканчивается послезавтра – не забудь! Мне нужно к стоматологу».

Хаос. С таким количеством мыслей, некоторые из которых не имеют ничего общего друг с другом, невозможно ясно думать. С помощью метода GTD ты разберешь этот беспорядок. Вот так:

Работа и карьера:

✓ Поучаствовать в собрании (8:00, внести в календарь!)

✓ Распечатать отчет (до 8:00, PDF на USB-носителе!)

✓ Назначить встречу с руководителем (планирование рождественского праздника с коллективом!)

✓ Написать клиенту (пропущенный звонок!)

✓ Срок регистрации на семинар истекает! (внести в календарь!)

Квартира и организация быта:

✓ Вынести мусор (вечер!)

✓ Прибраться в квартире (пропылесосить, вымыть ванную…!)

✓ Срок подачи декларации? (поиск в сети!)

✓ Стоматолог (запись на прием!)

✓ Оценить свои задачи и назначить им сроки исполнения.

Досуг:

✓ Встреча с Лизой (погладить брюки!)

✓ Отдых в Испании (выбрать отель!)

✓ Среда свободна (внести в календарь!)

Задание

Примени метод «Getting Things Done» и организуй свою повседневную жизнь, составив пять списков!

#10. График производительности Одно предложение

Графики производительности описывают твой биоритм и показывают, в какое время суток ты наиболее продуктивен.

Как это работает

Твоя производительность в течение дня меняется: она колеблется и зависит от твоего биоритма. Есть фазы дня, когда ты очень продуктивен и выполняешь одну задачу за другой. Но бывают и такие моменты, когда совершенно ничего не получается, и сложная работа – это последнее, за что тебе следует браться. Эти колебания отражаются на графике производительности. Он показывает, в какое время дня производительность выше или ниже твоего базового уровня, принятого за 100 процентов. Это позволяет делать прямые выводы о твоей концентрации и мотивации, а также лучше оценивать, когда и какую задачу следует выполнять.

Для так называемого жаворонка типичный распорядок дня можно описать следующим образом: с 6 часов утра работоспособность возрастает и достигает первого максимума около 10 часов утра. После этого кривая идет вниз и около 14:00 доходит до полуденного минимума. Вечером – около 20:00 – второй максимум перед тем, как отправиться в постель и погрузиться в фазу глубокого сна. В целом в этом распорядке дня есть два доминирующих максимума и минимума (см. рисунок). У каждого человека свой биоритм и свой индивидуальный график производительности. Поэтому ты не можешь просто применять готовые концепции, приведенные выше. К счастью, помимо этого варианта графика производительности существует множество других: он может быть более сдвинут вправо и, конечно же, иметь больше или меньше двух точек максимума и минимума. Колебания также могут быть сильнее или слабее. Есть бесконечно много вариаций.

Ни один график производительности по своей сути не является хорошим или плохим, ни одна версия не является лучше другой. Они просто разные. Важно то, что ты знаешь свой график производительности и умело используешь фазы подъема и спуска. При этом ты планируешь сложные задачи на пиковые фазы и работаешь над важными проектами, когда твоя производительность достигает максимума.

ЕСЛИ ТЫ НАХОДИШЬСЯ В СОСТОЯНИИ НИЗКОЙ РАБОТОСПОСОБНОСТИ, НЕ СТОИТ БОРОТЬСЯ СО СВОИМ БИОЛОГИЧЕСКИМ РИТМОМ.

Вместо этого постарайся расслабиться и использовать эту фазу для рутинных дел и социальных контактов. Как только ты определишь свой ежедневный ритм и распределишь свои задачи в соответствии с ним, ты будешь работать намного эффективнее и достигнешь лучших результатов, а также сэкономишь время и энергию.

Руководство

Если ты будешь учитывать свой биоритм в тайм-менеджменте, то начнешь работать более эффективно и с большей мотивацией. Нужно постараться найти свой собственный график производительности и знать, на какое время дня приходятся ее минимумы и максимумы. Используй координатную сетку, подобную той, что ты видишь на диаграмме, и каждый раз заноси туда оценку своей работоспособности.

Надо признать: этот подход не является точной наукой, но он приводит к неплохим результатам, которые помогут тебе быстрее продвинуться вперед. Вопросы ниже также помогут тебе более точно составить график производительности:

✓ Когда ты встаешь?

✓ В какое время ты можешь хорошо концентрироваться?

✓ Когда ты можешь легко приступить к работе?

✓ В какое время ты особенно продуктивен?

✓ В какое время ты делаешь перерыв?

✓ Когда ты принимаешь пищу?

✓ В какие фазы дня у тебя ничего не получается?

✓ В какое время ты невнимателен и часто отвлекаешься?

✓ Когда у тебя появляется желание пообщаться?

✓ Когда ты ложишься спать?

Старайся осознанно наблюдать за своими действиями в течение дня и записывать, в каком состоянии ты находишься. Скоро ты заметишь повторяющиеся паттерны поведения и лучше поймешь свой биоритм.

Пример

Иногда для создания графика производительности бывает достаточно немного понять свой стиль работы и эмоционально-физическую форму в течение дня.

Например, если ты не принадлежишь к «жаворонкам», то график производительности автоматически сдвигается по горизонтали, а вместе с ней и твои максимумы и минимумы. Первая продуктивная фаза начинается не в 6 утра, а поздним утром. Тогда кривая производительности может выглядеть следующим образом:

Задание

Определи свой личный график производительности и спланируй в соответствии с ним свои действия на следующий день!

#11. Уровни планирования Одно предложение

Используя уровни планирования, ты можешь планировать краткосрочные и долгосрочные цели, структурировать и реализовывать их.

Как это работает

При планировании речь идет о переносе будущего в настоящее, чтобы ты мог работать над ним сейчас. Все это хорошо. Только возникает вопрос, как далеко нужно заглянуть в будущее? На какой период нужно планировать заранее? По возможности чем дальше, тем лучше. Чем дальше ты смотришь в будущее и чем тщательнее планируешь свою жизнь, тем более устойчивой и последовательной будет твоя стратегия. Благодаря этому все большие, глобальные цели всегда остаются под контролем, и ты можешь ориентироваться на них в планировании краткосрочных задач. При этом зачастую есть только одна проблема: чем для более отдаленного будущего ты планируешь, тем более неопределенными и негибкими становятся твои планы. Например, если ты уже сейчас планируешь, как будет выглядеть жизнь через семь лет, то ты слишком сильно «высовываешься из окна». Поэтому твоя стратегия должна быть такой:

✓ Планировать – да! Можно и в долгосрочной перспективе, но поэтапно и на разных уровнях.

И именно в этом может помочь концепция уровней планирования. Для этого ты составляешь планы для всех отрезков своей жизни. Они имеют разную продолжительность и строятся, базируясь друг на друге. Так ты можешь быть уверен, что планируешь отдаленное будущее, насколько это только возможно, но при этом сохраняешь связь с настоящим – а твои планы остаются конкретными и реалистичными. С помощью этой системы можно выстроить планирование на долгосрочную перспективу, но при этом остаться гибким и реагировать на изменения текущих условий или личных предпочтений. Для целостного тайм-менеджмента ты можешь работать с годовыми планами и разбить свою стратегию на месяцы, недели и дни. Это могло бы выглядеть так:

→ Пятилетний план

→ Трехлетний план

→ Годовой план

→ План на месяц

→ План на неделю

→ План на день

В соответствии с этой моделью ты должен сперва определить пятилетний план, который станет для тебя основным. В нем прописываются главные стратегические цели: профессиональный успех, стать матерью/отцом, построить дом и так далее. Затем ты планируешь более детально – составляешь трехлетний план; а затем еще более тщательно – каждый отдельный год. В конце ты получишь 12 месячных планов, 52 недельных и 365 планов на день.

Конечно, ты не должен делать все сразу и решать, чем будешь заниматься 3 октября 2045 года. Но все же твои планы должны быть всегда актуальными: планы на день составляются ежедневно (накануне); планы на неделю обновляются еженедельно (за неделю до этого) и так далее. Долгосрочные планы (например, план на пять лет или три года) обычно проверяются и корректируются ежегодно.

Эти уровни в первую очередь служат для ориентации и должны давать определенные импульсы в создании конкретных планов на месяц, неделю или день. Чем сбалансированнее планирование и чем более достижимыми кажутся поставленные цели, тем выше твоя мотивация работать над планом – и, следовательно, вероятность того, что в конце ты сможешь отметить все задачи в своем списке как выполненные.

Руководство

Концепция уровней планирования не подчиняется никаким официальным правилам. Нет четких указаний, сколько уровней необходимо использовать для планирования или через какие промежутки времени твои планы должны быть пересмотрены. Данные из предыдущего раздела – это моя личная рекомендация. Ни больше, ни меньше. Важно только, чтобы ты думал и планировал по уровням – и делал это письменно и регулярно. Следующие шаги могут помочь тебе в этом процессе:

Шаг 1: Определи, насколько долгосрочным ты хотел бы видеть свой план!

✓ Ты хочешь планировать на год, два, три или десять лет вперед?

Шаг 2: Выбери единицу краткосрочного планирования!

✓ Ты хочешь планировать на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе?

Шаг 3: Разбей свой период планирования!

✓ Какие уровни планирования должны быть учтены?

Шаг 4: Составь свой план!

✓ Какие цели и мероприятия ты можешь запланировать прямо сейчас?

Шаг 5: Определи периодичность актуализации планов!

✓ С какой регулярностью ты хочешь корректировать и перерабатывать свои планы?

Нет ничего плохого в том, чтобы время от времени добавлять уровни планирования или удалять лишние. У тебя всегда должно быть чувство, что в твоем распоряжении есть надежная дорожная карта будущего. При этом твое планирование не должно быть слишком детальным, иначе ты увязнешь и будешь больше заниматься составлением планов, а не достижением своих целей.

Пример

Планировать правильно не так уж и легко. Особенно если ты никогда еще этим не занимался системно или делал это очень редко. Чтобы помочь тебе ничего не упустить из поля зрения при ежедневном планировании, рассмотрим несколько лучших примеров из практики и то, как их можно внедрить в жизнь.

Пример 1 (планирование в письменной форме):

✓ Планы не работают, если они существуют только у тебя в голове. Вот почему ты должен всегда планировать в письменной форме, фиксировать все планы, независимо от того, какого они уровня. Только на бумаге идеи превращаются в четкие планы, с которыми ты можешь работать.

Пример 2 (гибкое планирование):

✓ Планы не должны быть статичными и ограничивать тебя. Иначе ты по собственной вине окажешься под их давлением, а твое продвижение к цели будет блокироваться. Всегда планируй гибко и быстро реагируй на неожиданные события или новые условия. Процесс планирования должен динамически адаптироваться к твоей жизни, а не наоборот.

Пример 3 (планировать регулярно):

✓ Планируй регулярно – желательно ежедневно. Каждый вечер перед сном собирай все важные задачи и составляй план на следующий день. У этого есть большое преимущество: если ты составишь свой план на день накануне вечером, подсознание будет работать над ним, пока ты спишь.

Задание

Используй концепцию уровней планирования и структурируй свои цели и задачи на текущий год!

#12. Закон Паркинсона Одно предложение

Согласно закону Паркинсона, объем работы увеличивается, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение. Его можно использовать, чтобы устанавливать разумные сроки исполнения задач.

Как это работает

Многие люди обращаются очень расточительно со своим временем, потому что они так привыкли или же они ориентируются на поведение окружающих. Это касается предпринимателей, наемных сотрудников, студентов, пенсионеров и многих других. В этом виновата наша восьмичасовая культура – она способствует мышлению в категории: «Если уж у меня есть восемь, девять или десять часов, я должен использовать все это время для выполнения своих задач». Сам по себе подход понятен, но такой образ действий имеет мало общего с производительностью. Это не более чем произвольная интерпретация, ведь продолжительность задачи должна зависеть не от наличия времени, а от ее сложности и качества решения. К сожалению, приходится наблюдать прямо противоположное. Британский социолог Сирил Паркинсон исследовал эту связь и обобщил результаты своих многочисленных исследований в законе, названном его именем:

✓ Задача расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение.

Задачи без точно установленного срока исполнения могут быть до бесконечности растянуты во времени. В таких условиях быть продуктивным практически невозможно, потому что мы мастерски саботируем самих себя и всегда ищем, на что отвлечься. И лишь приближающийся дедлайн заставляет работать активнее. Мы вынуждены сосредотачиваться на важных вещах, потому что на второстепенные не остается времени.

ВОТ ПОЧЕМУ УСТАНАВЛИВАТЬ КРАЙНИЕ СРОКИ ТАК ПОЛЕЗНО: ОНИ НЕУДОБНЫ И РАЗДРАЖАЮТ, НО ПРИНОСЯТ ПОЛЬЗУ.

Если у тебя есть 24 часа, чтобы написать отчет, нехватка времени вынуждает сосредоточиться только на том, что абсолютно необходимо. Ты должен расставить приоритеты, отбросить неважное и работать эффективно. Отчет нужно сдать на следующий день – нельзя терять время! Если же у тебя есть неделя, то первые несколько дней ты тратишь время на непродуктивные дела, останавливаешься на множестве мелочей, а к концу пишешь отчет более сосредоточенно. Но если у тебя, не дай Бог, есть месяц, ты тратишь время впустую, стремишься к совершенству, исследуешь каждую пока еще совсем не важную для тебя деталь и можешь забыть об эффективной работе.

По этой причине следует как можно чаще определять крайние сроки исполнения и пользоваться законом Паркинсона. Важно не только устанавливать для себя обязательные сроки на ближайшее время, но и придерживаться их. Дедлайны, которые станут актуальными только через несколько недель или месяцев, никуда тебя не приведут. Они только создадут ментальное напряжение и заставят работать неэффективно. Также мало помогают сроки, не оказывающие вообще никакого давления.

ЕСЛИ ТЫ С САМОГО НАЧАЛА ЗНАЕШЬ, ЧТО ПРЕВЫШЕНИЕ ДЕДЛАЙНА НЕ БУДЕТ ИМЕТЬ ПОСЛЕДСТВИЙ, ТО ТВОЙ ДЕДЛАЙН БЕССМЫСЛЕНЕН И БЕСПОЛЕЗЕН.

Работая с дедлайнами, находящимися в отдаленном будущем, основную цель ты должен разбить на промежуточные шаги и определить для каждого из них обязательные сроки исполнения. Так ты не будешь отвлекаться и сможешь сосредоточиться на главном. Цель состоит в том, чтобы ты, контролируя свой главный дедлайн, сначала концентрировался бы на ближайших мини-дедлайнах и благодаря этому работал продуктивно.

Руководство

Закон Паркинсона можно применить ко всем сферам повседневной жизни. Он особенно полезен для неприятных задач или проблем, решение которых требует много времени. Используй следующие рекомендации для применения его на практике:

Шаг 1: Определи задачу и сформулируй ее письменно!

✓ Что бы ты хотел сделать?

Шаг 2: Назначь ближайший срок исполнения для твоей задачи!

✓ Когда задача должна быть выполнена?

Шаг 3: Обеспечь обязательность исполнения!

✓ Каковы последствия нарушения срока исполнения?

С помощью третьего шага ты оказываешь давление на самого себя и тем самым придаешь весомость выполнению работы в срок. На этом этапе обрати внимание на разумность и обоснованность, чтобы, с одной стороны, ты не подвергался сильному стрессу, а с другой – не относился к работе слишком небрежно.

Кроме этого, может быть полезной установка квазисроков. Например, начни выполнять задачу за 15 минут до назначенного разговора по телефону или за полчаса до окончания рабочего дня. Так ты будешь вынужден закончить начатое в отведенное время, потому что в противном случае нарушишь другие сроки и пропустишь встречи.

Пример

Дедлайны полезны: они мотивируют работать с максимальной отдачей, однако только в том случае, если ты используешь их правильно. Важно, чтобы они заставляли двигаться, но не были непосильными для тебя. С помощью обязательных дедлайнов в ближайшем будущем ты можешь значительно повысить свою производительность.

Важно назначать точные сроки исполнения для всех задач и придерживаться их.

Пример 1 (короткие, близкие сроки):

✓ «Сегодня в 16:00 моя новая презентация будет готова!»

✓ «Завтра в 18:00 я отправлю письмо!»

✓ «В пятницу в 10:00 у меня следующий визит к врачу!»

Для дедлайнов, намеченных на отдаленное будущее, ты разбиваешь основную цель на промежуточные шаги и устанавливаешь для себя мини-дедлайны для их исполнения. Это будет медленно и комфортно приближать тебя к большой цели без стресса и потери мотивации.

Пример 2 (длительные, отдаленные сроки исполнения):

✓ Дедлайн отдаленный: представление отчета о проекте через два месяца.

✓ Мини-дедлайны: ты распределяешь главы, которые нужно написать, на восемь недель и для каждой устанавливаешь крайний срок:

Неделя 1: Глава 1

Неделя 2: Глава 2

Неделя 3: Глава 3

…

Чтобы мини-дедлайн оказывал достаточное давление, ты можешь каждую неделю встречаться с руководителем или коллегой и обсуждать проделанную тобой работу.

Задание

Используй закон Паркинсона и установи крайний срок для каждой из своих текущих задач – и придерживайся его!

#13. Тайм-боксинг Одно предложение

С помощью техники тайм-боксинга ты определяешь временные рамки для выполнения одной или нескольких задач и сосредоточенно работаешь над этими тайм-боксами.

Как это работает

Методика «тайм-боксинг» изначально возникла в управлении проектами и использовалась для разделения сложных задач на фиксированные блоки времени. Такое разделение делает структуру задач четкой и в то же время позволяет избежать излишнего перфекционизма. Кроме того, временные рамки способствуют быстрому и последовательному выполнению задачи. Чтобы ощутить преимущества этой техники в полной мере, следует ориентироваться на более мелкие, чем на слишком крупные блоки времени (тайм-боксы). Короткое время обработки не только оказывает существенное влияние на то, сколько времени нам требуется для выполнения задачи, но также определяет, когда мы подойдем к ее завершению. В этом как раз и есть суть так называемого правила Эдвардса. Оно гласит:

✓ Усилия, затрачиваемые на выполнение задачи, возрастают обратно пропорционально оставшемуся времени.

Или на понятном языке: чем меньше времени у тебя есть на задачу, тем усерднее ты работаешь. Однако если в наличии имеется много времени до дедлайна, ты будешь работать над задачей с минимальными усилиями. Если такое поведение кажется тебе знакомым, и ты узнаешь в нем себя, будь уверен – ты не одинок. Почти все люди следуют правилу Эдвардса, если изначально не предпринимают сознательных действий для продуктивной работы над задачей.

ВСЯКИЙ РАЗ, КОГДА ДЕДЛАЙН НАХОДИТСЯ В ОТДАЛЕННОМ БУДУЩЕМ И ТЫ НЕ ОЩУЩАЕШЬ НИКАКОГО ДАВЛЕНИЯ, ЭТО ДЕЙСТВУЕТ КАК ПРИГЛАШЕНИЕ К «НИЧЕГОНЕДЕЛАНИЮ».

Потому что твоя ситуация пока комфортна и нет никаких оснований проявлять активность.

Только по прошествии некоторого времени ты медленно начинаешь подготовку и неторопливо приступаешь к своей задаче. Но как только приближается крайний срок и давление возрастает, ты закатываешь рукава и начинаешь продуктивно работать. По мере приближения дедлайна твоя решимость и вовлеченность растут. С помощью метода тайм-боксинга ты сознательно вызываешь это состояние и можешь целенаправленно использовать его в повседневной жизни.

Тайм-боксинг может быть организован двумя способами: с ориентацией на время или на задачу. При использовании тайм-боксинга, ориентированного на время, ты распределяешь определенные блоки времени на весь день и работаешь над своими задачами с помощью этой структуры. Например, ты можешь разбить свой день на 30-минутные или 60-минутные блоки. Они могут быть и меньше: если ты сталкиваешься с большим количеством задач и должен быстро реагировать, также подойдут 15-минутные или даже 5-минутные блоки, в зависимости от текущей ситуации. Тайм-боксинг, ориентированный на задачу, работает немного иначе. Используя его, ты сначала определяешь свои задачи и подходящие временные блоки, в течение которых ты планируешь выполнить каждую из этих задач: задача 1–30 минут, задача 2–15 минут, задача 3–20 минут и т. д. Это сделает структуру дня более вариативной и неравномерной, но более подходящей для индивидуального характера твоих задач. Оба варианта тайм-боксинга прекрасно работают и улучшают производительность.

Однако тайм-боксинг требует определенной чуткости. Если неправильно выбрать единицу времени, существует риск, что ты либо будешь работать неэффективно, либо будешь в стрессе пытаться уложиться в отведенное для задачи время. Поэтому пробуй разные временные блоки, пока не найдешь их оптимальную продолжительность. Если ты находишься в потоке – высокопродуктивном состоянии – тайм-боксинг может действовать как тормоз и помешать твоему порыву. В этом случае лучшим решением было бы продолжение работы за пределами блока времени.

Руководство

Метод тайм-боксинга может использоваться как для сложных задач, так и для быстрых дел. Ориентированный на задачу тайм-боксинг требует выполнить следующие четыре шага:

Шаг 1: Определи цель!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Выбери задачу для достижения цели!

✓ Что ты должен для этого сделать?

Шаг 3: Определи единицу времени (тайм-бокс) для своей задачи!

✓ Как долго ты планируешь работать над своей задачей?

Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!

✓ Сколько ты будешь работать над своей задачей?

При использовании подхода, ориентированного на время, необходимо скорректировать свой порядок действий и сначала определить блоки времени. Соответствующая инструкция может выглядеть так:

Шаг 1: Определи единицы времени (тайм-боксы) для своего плана на день!

✓ Как бы ты хотел распределить свое время?

Шаг 2: Поставь цель для каждой единицы времени!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 3: Определи задачу для достижения цели!

✓ Что ты должен сделать для этого?

Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!

✓ Когда ты будешь работать над задачей?

Пример

Тайм-боксинг – это индивидуальный подход к планированию задач. Ты имеешь возможность устанавливать временные интервалы по своему усмотрению. При этом их длительность не может быть правильной или неправильной. Для лучшего понимания рассмотрим два примера:

Пример 1 (ориентация на задачу):

✓ 8:00–8:30 Сделать звонки

✓ 8:30–9:00 Ответить на электронные письма

✓ 9:00–9:15 Перерыв

✓ 9:15–10:00 Подготовиться к встрече

✓ 10:00–10:15 Подготовить коммерческое предложение для заказчиков

✓ 10:15–10:45 Поговорить с г-жой Мейер

✓ 10:45–11:00 Прочитать квартальный отчет

✓ 11:00–12:00 Вебинар по повышению квалификации

✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед

✓ …

Пример 2 (ориентация на время):

✓ 8:00–8:30 Задание 1

✓ 8:30–9:00 Задание 2

✓ 9:00–9:30 Задание 3

✓ 9:30–10:00 Задание 4

✓ 10:00–10:30 Задание 5

✓ 10:30–11:00 Задание 6

✓ 11:00–11:30 Задание 7

✓ 11:30–12:00 Задание 8

✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед

✓ …

Задание

Используя тайм-боксинг, определи пять продуктивных единиц времени (тайм-боксов) на следующий день!

#14. Task Chunks или блоки задач Одно предложение

Task Chunks или блоки задач – это задачи, объединенные в группы. Они создаются путем сортировки похожих задач, которые ты затем можешь эффективно выполнять блоками.

Как это работает

Проблемы, требующие решения, и информация, которая обрушиваются на тебя каждый день, имеют кое-что общее с задачами из твоего списка дел: они обычно беспорядочны. Их последовательность произвольна, естественная упорядоченность отсутствует. Если браться сразу за все, с чем сталкиваешься, ты, конечно же, будешь занят, но далеко не продуктивно. Ты будешь переходить от задачи к задаче, каждый раз вникая в рабочие процедуры и процессы. При таком подходе теряется не только энергия, но и много времени. Поэтому намного эффективнее объединять похожие задачи в блоки и потом последовательно работать над ними. Такое группирование в блоки называется Chunking, а соответствующие блоки задач являются так называемыми Task Chunks. Систематическое формирование блоков задач – постоянный процесс, который позволяет тебе регулярно записывать, упорядочивать и систематизировать свои задачи для удобного хранения. Для этого нужно всего лишь сделать три небольших шага:

✓ Записать

✓ Упорядочить

✓ Систематизировать для хранения

Ты можешь легко включить этот процесс в свою повседневную жизнь и тем самым лучше организовать процесс работы. Один или несколько раз в день записывай всю информацию, задания и обязательства – так ты сможешь ничего не упустить из поля зрения.

Затем отсортируй все входящие данные, расставь приоритеты и избавься от лишнего. Далее собери все важные задачи в один список и организуй хранение соответствующей информации таким образом, чтобы при необходимости ее можно было быстро найти. Рабочий процесс будет выглядеть примерно так:

Если в начале ты тонул в беспорядочном потоке задач, то в конце процесса получишь четкую и легко контролируемую систему, с которой намного легче работать. Кроме того, система хранения создает порядок в твоей голове и делах, что также экономит время и бережет нервы. Для сравнения: твой прежний образ мышления был таким: «Я должен сразу разобраться со всем, что приходит мне в голову или ложится на стол». Новая стратегия иная: «Сначала я собираю всю информацию и задачи в одном месте, потом сортирую, а займусь ими позже».

Процесс разделения на блоки не имеет каких-либо точных предписаний, а основывается на содержании задач и времени их выполнения: задачи, которые требуют аналогичных решений, имеют похожие условия или подразумевают использование одних и тех же инструментов, могут быть легко объединены в один блок задач. Короткие задачи и подзадачи больше подходят для группирования, чем большие, которые сами по себе отнимают много времени. При необходимости их тоже можно разделить на отдельные рабочие шаги и впоследствии добавить в соответствующие блоки задач.

Руководство

Рутинные задачи особенно подходят для объединения в блоки, поскольку они возникают регулярно и их легко планировать. Так они формируют каркас для ежедневного планирования, которое базируется на блоках задач. Как это сделать:

Шаг 1: Собери все задачи в список!

✓ С какими задачами ты сталкиваешься сейчас и будешь иметь дело в будущем?

Шаг 2: Упорядочи свои задачи!

✓ Можешь ли ты сгруппировать определенные задачи по категориям?

Шаг 3: Организуй похожие задачи в блоки (Task Chunks)!

✓ В каких случаях имеет смысл группировать задачи?

Шаг 4: Четко распланируй блоки задач!

✓ К какому сроку ты выполнишь каждый из блоков задач?

Некоторые задачи не могут быть включены в блоки, потому что они ограничены во времени и должны быть выполнены как можно быстрее. Поэтому обращай внимание на конечные сроки твоих задач, чтобы не ошибиться в планировании. Если в твои проекты вовлечены другие люди, нужно проанализировать: возможно, эти проекты также стоит разбить на блоки.

Кроме того, для отдельных блоков задач полезно выделять фиксированные временные рамки, в которых ты будешь имееть дело исключительно с определенными группами задач. У этого есть два преимущества: во-первых, ты работаешь более сосредоточенно, а во-вторых, дедлайн заставляет тебя фокусировать внимание на задачах. Таким образом блоки задач становятся хорошим дополнением к другим методам тайм-менеджмента.

Пример

Группирование в блоки (Chunking) зависит от твоих аналитических и организационных навыков. Ты сможешь сформировать эффективные блоки задач только в том случае, если будешь продуманно и умело разделять и группировать свои задачи. Посмотри следующие примеры:

Пример 1 (рутинные задачи, электронная почта):

✓ Написать электронное письмо г-же Мейер

✓ Составить электронное письмо клиенту № 1

✓ Ответить на письмо от клиента № 2

✓ Прочитать письмо от шефа

✓ Удалить спам-письма

Пример 2 (поиск информации):

✓ Завершить поиск информации для отчета о новом проекте

✓ Собрать данные для совещания на следующей неделе

✓ Запросить информацию для нового коммерческого предложения

✓ Проверить работу практиканта по сбору информации

✓ Начать поиск информации для следующего отпуска

Пример 3 (хранение):

✓ Убраться на столе

✓ Отсканировать документы

✓ Подшить документы

✓ Проверить канцелярские товары

✓ Отсортировать налоговые документы

Задание

Используй блоки задач (Task Chunks) для следующего планирования дня и сгруппируй задачи из своего списка дел!

#15. Техника помидора Одно предложение

С помощью техники помидора ты разделяешь свою задачу на этапы и работаешь над ними в течение небольших интервалов времени.

Как это работает

Техника помидора – один из самых современных методов тайм-менеджмента, разработанный итальянцем Франческо Чирилло в 1980-х годах. На самом деле, Чирилло обнаружил эту технику довольно случайно – после того как обратил внимание на некоторые ее особенности, проводя эксперимент на себе. У нашего итальянского знакомого было много дел: многочисленные и разнообразные задачи с затяжными дедлайнами, которые зачастую были назначены на несколько недель вперед. Это настолько блокировало его, что он никак не мог заставить себя начать выполнять дела из своего списка. Совсем перегруженный заботами, Чирилло решил провести необычный эксперимент над собой. Он достал из шкафа маленький кухонный таймер, который обычно использовал для варки яиц, установил его на 25 минут и заключил договор с самим собой:

✓ «Если мне удастся сосредоточенно работать над задачей в течение этого времени, я получу пятиминутный перерыв. В этот небольшой перерыв я могу делать все, что захочу, не чувствуя себя виноватым».

За следующие 25 минут Чирилло успел столько, сколько обычно делает за целый день. А все из-за маленького таймера в форме помидора, который прозвенел через 25 минут. Так родилась «Техника помидора». С помощью этой техники тайм-менеджмента большие блоки работы разбиваются на небольшие 25-минутные отрезки времени (так называемые помидоры), в течение которых ты сконцентрирован на одной задаче. После следует небольшой пятиминутный перерыв.

После четырех «помидоров» можно сделать более длительный перерыв от 15 до 30 минут. Ты можешь подобрать продолжительность интервала, ориентируясь на свой личный ритм. Общий план «помидора» выглядит так: