Краткое содержание книги: Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают. Деймон Захариадис

To-Do List Formula: A Stress‑Free Guide To Creating To-Do Lists That Work!

10 самых популярных систем составления списков задач № 1. Длинные списки «все включено»

В этой стратегии нет ничего элегантного. Вы просто записываете каждое дело, которое приходит вам в голову, в единый список.

Вы уже видите недостатки, которые есть в этом подходе. Во-первых, ваш список будет слишком длинным, во-вторых, в нем будет слишком много возможностей для выбора, и, в-третьих, он будет слишком разнородным. Хочется отметить, что такие списки все-таки имеют право на жизнь. Просто это первый шаг составления списка. После того как вы запишете все дела, которые приходят вам в голову, нужно будет организовать их с учетом важности, приоритета, содержания и других характеристик. № 2. Список «Задача + дата начала + срок выполнения»

Привлекательность такого варианта списка дел в его простоте. Кроме того, в нем есть один из самых важных элементов – сроки. Такой список позволяет сфокусироваться на небольшом количестве задач. Вы можете уделять внимание задачам, которые уже начаты или должны быть начаты в этот день, и отложить те, дата начала которых еще не наступила. Кроме того, вы сможете избежать ситуации, когда начинаете работать над задачей в последнюю минуту. Указанная вами дата начала подскажет, что уже нужно начинать работать над ней, чтобы уложиться в срок. У этого способа тоже есть недостатки, но он гораздо лучше, чем первый вариант списка «все включено». № 3. Парные списки: основной список и список дел на день

Этот подход подразумевает, что у вас есть два отдельных списка: ваш основной список и список дел на день. Основной список – это, по сути, хранилище всех ваших задач независимо от их приоритета, сроков, времени на выполнение и проектов, с которыми они связаны. Второй список – список дел на день, который вы держите под рукой и периодически просматриваете, чтобы отслеживать прогресс.

Как работают эти списки вместе? Каждый день вы просматриваете свой основной список дел и выбираете задачи, которые нужно сделать в ближайшее время. Вы переносите их в свой список дел на день, учитывая, что в вашем расписании есть достаточно времени на их выполнение. Такой подход может быть эффективным, если у каждого задания определены срок выполнения, содержание, приоритетность и время, необходимое на выполнение. № 4. Стратегия 3 + 2

Эту систему можно описать очень простой формулой: три большие задачи и две небольшие. Каждый день вы выбираете пять задач, над которыми будете работать.

Большие задачи занимают от одного до двух часов, небольшие задачи должны выполняться не дольше 30 минут.

Основное преимущество этой стратегии в том, что она ограничивает количество дел, которые вы делаете за день: их пять, не больше и не меньше.

Стратегию можно сочетать с «техникой помидора». Разделите одну из своих больших задач на четыре «помидора», каждый по 25 минут, и запланируйте пятиминутные перерывы.

Одним из преимуществ этого подхода будет минимизация переключения с задачи на задачу. Так как ваш список дел будет включать всего несколько задач, на которых нужно сфокусироваться, вы вряд ли будете все время переключаться с одного на другое. Конечно, недостатки у этого подхода тоже есть. Он жесткий, без возможности гибкости и подстройки. Кроме того, в нем нет указаний, как выбирать эти пять задач на день. Автор рекомендует использовать стратегию 3 + 2 так: составьте основной список всех дел, которые вам нужно сделать, с указанием подробностей каждой задачи, сроков и целей. И каждый вечер выбирайте из него три большие задачи и две небольшие на следующий день. № 5. Правило 1–3–5

Правило 1–3–5 – это разновидность стратегии 3 + 2. Вы выбираете одну большую задачу, три задачи среднего размера и пять небольших задач, чтобы выполнить все это в течение дня. Таким образом, количество задач увеличивается до девяти. Этот подход гибче, чем техника 3 + 2: во-первых, можно сделать девять дел, а не пять, во-вторых, появляется третья категория задач, в-третьих, число задач все же ограниченно. Недостатки тоже есть: этот подход не учитывает содержание задач и не подсказывает, по какому принципу выбирать текущие задачи из общего списка дел. № 6. Система, основанная на проектах

В этой системе вы разбиваете задачи на категории на основании проектов, с которыми они связаны. В итоге получается несколько списков, по одному на каждый проект. Плюс в том, что привязка к основной цели заложена изначально и вы ясно видите прогресс по всем проектам. Вы можете легко выбирать задание, над которым начнете работать, в зависимости от того, какой проект для вас сейчас наиболее актуален. Недостатки этой системы: она не определяет структуру вашего дня и содержит мало подробностей о каждом задании (неизвестно нужное время и приоритеты). № 7. 3-MIT-подход

MIT – это аббревиатура от most important task, что в переводе означает «самая важная задача». Она была популяризирована Лео Бабаутой из ZenHabits.net. Изначально эта стратегия означала, что вы выбираете одно наиболее важное задание и фокусируетесь на его выполнении в течение дня, не обращая внимания ни на что другое. Только после завершения этой задачи вы начинаете заниматься чем-то другим. Подход 3-MIT – распространенный вариант. Как подразумевает название, нужно выбрать три приоритетные задачи, сфокусироваться на них в течение дня и выполнить, что бы ни случилось. Такая идея практична. Но если вы недостаточно мотивированы, подвержены прокрастинации, часто не справляетесь со своей нагрузкой, этот подход вам вряд ли подойдет.

№ 8. Метод Канбан

Метод Канбан – рай для визуалов. Это прекрасная стратегия, если вам нравится видеть свои проекты и задачи на разных стадиях выполнения.

Как это работает: возьмите настенную доску и пачку стикеров. На доске сделайте три колонки: левая колонка «Задачи», средняя «В процессе», правая «Сделано». Каждое новое задание записывайте на стикере и приклеивайте его в колонку «Задачи». Начав работу над задачей, вы переклеиваете стикер в среднюю колонку «В процессе». Когда задание завершено, стикер перемещается в колонку «Сделано».

У этого подхода есть несколько существенных преимуществ. Во-первых, это очень наглядная презентация ваших проектов и задач. Он позволяет выбрать наиболее важные задачи и легко расставлять приоритеты в зависимости от срочности. Метод Канбан позволяет вам отслеживать прогресс выполнения задач, и каждая задача может быть легко связана с проектом, к которому она относится, если вы используете стикеры разных цветов.

Электронные инструменты для метода Канбан – Trello, KanbanFlow, LeanKit, Kanbanote.

Один из недостатков системы Канбан – о каком-нибудь небольшом деле можно запросто забыть, если оно затеряется в общей массе. № 9. Матричная система

Читайте саммари этой книги в библиотеке Smart Reading

Эта система была представлена Стивеном Кови в его книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Eе также называют матрицей Эйзенхауэра. Матрица состоит из четырех квадрантов:

• важное срочное;

• важное несрочное;

• неважное срочное;

• неважное несрочное.

Шаг 3. Разбейте проекты на отдельные задачи

Чтобы воплотить проект, разбейте его на компоненты. Проект воплощается в жизнь благодаря работе над отдельными задачами. Вы наверняка знаете об этом интуитивно. Но используете ли вы этот принцип для ваших ежедневных списков задач? Разбивка проектов на небольшие задачи делает их более достижимыми. Это также позволяет вам фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью. Шаг 4. Определите срок для каждой задачи

Указывайте сроки для ваших заданий. Сроки могут быть гибкими. Вы можете изменять их, если изменяются приоритет и важность задачи. Сроки не обязательно должны быть точными. Например, если срок выполнения задачи еще не близок, вы можете определить его, например, как «середина августа» вместо «15 августа». Сроки должны быть:

• реалистичными (нет смысла указывать срок, заранее зная, что вы в него не уложитесь, это приведет только к стрессу и разочарованию);

• обусловленными реальной причиной (по сути, она является для вас стимулом начать действовать);

• сжатыми (вспомните закон Паркинсона «Работа занимает все время, отведенное на нее»: установка более жестких рамок для самих себя улучшит ваш фокус, вы действительно сможете делать больше). Шаг 5. Сократите список текущих задач до семи

Автор настоятельно рекомендует сократить ваш ежедневный список до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на выполнение. С этим количеством вы реально можете справиться. О более мелких задачах поговорим далее. Шаг 6. Разделите задачи по проектам, типам или месту выполнения

Разделите задачи по нескольким параметрам: проект, тип работы и место. Составьте отдельный список для каждого.

Например, у вас могут быть проекты: написать книгу, сделать ремонт на кухне, купить машину. Возможные типы работы: аналитическая, креативная, механическая. Варианты места выполнения работ: в офисе, дома, в дороге.

Пишите разными цветами или используйте онлайн-инструменты, например Todoist. Шаг 7. Вычеркните ненужное

Регулярно вычеркивайте из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Какие типы задач могут быть кандидатами на удаление:

• Расплывчато сформулированные желания.

• Задачи, смысл которых неясен (задачи без описаний, например «позвонить Джону». Зачем вам звонить ему? Как это продвинет вас в нужном вам направлении? Какие будут последствия, если этого не сделать?).

• Мелкие задачи. Их также нужно исключить. Они оказались в вашем списке случайно, просто потому, что вы о них в какой-то момент вспомнили.

• Лозунги. По сути, это обещания (вроде «сбросить вес» или «выучить испанский»). Превратите их в проекты, разбейте на задачи помельче и укажите сроки.

Совет 2. Не допускайте перегрузок

Одна из основных угроз любой системы управления – это перегрузка. Периодически оценивайте свою загруженность, чтобы оценить, можете ли вы взять на себя дополнительные задачи или откажетесь от того, что запланировали. Совет 3. Группируйте задачи по содержанию

Краткие описания задач помогут понять, как выстроить их по очередности. Совет 4. Еженедельно пересматривайте основной список дел

Если в вашем основном списке более 12 задач, еженедельно пересматривайте его. Так вы сможете оценить прогресс и откорректировать приоритеты, если они изменились.

• Соберите все списки дел, включая основной и списки с подробным описанием задач.

• Проведите мозговой штурм. Дополните основной список дел.

• Разбейте новые проекты на отдельные задачи.

• Распределите новые задачи в соответствии с их контекстом (проект, тип деятельности и место выполнения). При необходимости создайте новые списки на основе этих описаний.

• Разберите почту. Ответьте на сообщения, если это необходимо. Если сообщение требует каких-либо несрочных действий, запишите это в основной список дел и заархивируйте сообщение. Также заархивируйте сообщения, которые не требуют ответа или действия, но могут понадобиться. Удалите все остальное.

• Удалите из всех списков задачи, в которых больше нет необходимости.

• Выберите важные и срочные задачи, отметьте их как кандидатов в ваш ежедневный список дел.

• Отметьте задачи, для которых вам нужно вовлечение других людей. Добавьте к ним имена, даты и все прочие подробности.

• Проверьте сроки по самым важным задачам. Исправьте, если необходимо.

• Добавьте сроки выполнения по всем новым задачам.

• Просмотрите свой календарь на будущую неделю. Создайте список дел на день. Совет 5. Обновляйте список целей

Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к вашей цели, либо удаляет от нее. Ваши цели должны быть конкретными. И вы обязательно должны их записывать. Пересматривайте их раз в месяц, уделяя этому 30 минут. Соответственно, меняйте списки задач. Совет 6. Не увлекайтесь методологией

Изменяйте детали вашей системы, если вы находите новые, более эффективные способы справляться с делами. Но не увлекайтесь перебором методик – ведь задача состоит в повышении продуктивности, а не в бесконечном переборе вариантов. Совет 7. Создайте систему на ваш вкус

Не существует идеальной системы списков задач. Основные части эффективной системы – сроки, описание задач, разделение на текущие и будущие задачи – универсальны для всех. Другие компоненты не так важны, их можно менять или вообще не использовать. Главное, чтобы ваш подход соответствовал вашим обстоятельствам. Совет 8. Будьте последовательны

Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если пропустить день или два, возникает эффект снежного кома. Создайте новую привычку работать со списками дел.

После изучения системы купите настенный календарь и красную ручку. Отмечайте красным каждый день, когда применяли систему. Продолжайте, пока не будет сформирована привычка.

Последовательность и постоянство – залог эффективной работы системы списков дел. Проблема в том, что это непросто. От вас требуется принятие обязательств и настойчивость.

Если вас постигла неудача, важно, что вы будете делать дальше. Можно сдаться и перестать пытаться, а можно признать, что идеал – это иллюзия, простить себя и начать все заново. Такой подход гораздо продуктивнее.

Постарайтесь найти причину ваших сложностей и измените систему так, чтобы избегать этого в будущем. Ваши решения в период сложностей определят, сработает ваша система в долгосрочном плане или нет. Как встроить списки задач в жизнь

Офлайн или онлайн?

На этот вопрос нет однозначно правильного ответа. Давайте разберем преимущества и недостатки обоих вариантов.

10 лучших мыслей

1. Продуктивность – это способность делать больше важных дел за меньшее время.

2. Списки дел помогают организовать все задачи и ни о чем не забыть, снизить стресс и повысить продуктивность.

3. В правильно составленном списке дел каждая задача имеет описание: содержание, сроки, важность, необходимые ресурсы.

4. Каждая задача должна быть связана с какой-либо важной целью – это повышает мотивацию и шансы на то, что дело будет сделано.

5. Формулируйте задачи для списка, используя активные глаголы, это побуждает к действию.

6. В списке на каждый день должно быть не более семи дел, на которые нужно минимум 15 минут времени. Более мелкие дела и более крупные проекты нужно вносить в другие списки.

7. Группируйте задачи по темам, типу активности, месту исполнения. Чтобы справиться с масштабной задачей, разделите ее на задачи помельче и решайте их последовательно.

8. Ведите список основных дел, списки задач с их описаниями и список дел на день. Планируйте с вечера, глядя в свой календарь: вставляйте во временные слоты крупные задачи или группы мелких задач.

9. Пересматривайте и корректируйте списки: основной – раз в месяц, подробные списки задач – раз в неделю.

10. Секрет успеха в составлении списков дел – взаимосвязанность списков разного масштаба и последовательность применения методики.